Инструкция по ведению делопроизводства в университете глава 1 icon

Инструкция по ведению делопроизводства в университете глава 1


Смотрите также:
Инструкция по ведению делопроизводства в университете...
Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии костромской области...
Инструкция по делопроизводству Пермского государственного университета...
Положение о службе делопроизводства 5 Инструкция по делопроизводству 6...
Порядок рассмотрения обращений граждан и получение консультаций...
Рекомендации по ведению делопроизводства в первичных организациях Белорусского профсоюза...
Порядок рассмотрения обращений граждан и получение консультаций...
Рекомендации по ведению делопроизводства в первичных профсоюзных организациях (профсоюзных...
Рекомендации по ведению делопроизводства в первичных профсоюзных организациях (профсоюзных...
Типовая инструкция по безопасному ведению работ для персонала котельных рд 10-319-99...
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения...
Инструкция по делопроизводству в Южно-Уральском государственном университете Содержание...



Загрузка...
страницы:   1   2   3   4
скачать






Учреждение образования

«Гродненский государственный

медицинский университет»

Приложение

к приказу от 05.05.2010 №87

ИНСТРУКЦИЯ

по ведению делопроизводства

в университете

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1. Инструкция по ведению делопроизводства в университете (далее - Инструкция) разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в университете.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь.

Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативно правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

4. Организация и ведение делопроизводства в университете осуществляются на основе настоящей Инструкции, которая является обязательной для применения.

5. Инструкция по делопроизводству университета, являющегося источником комплектования государственного архива, утверждается ректором после согласования с Научно-методическим учреждением «Государственный архив Гродненской области».

6. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в университете, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на канцелярию.

Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании университета, определяются их должностными инструкциями.

7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в университете, их сохранность возлагаются на ректора. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях университета, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Работники университета должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами.

Работники университета несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в канцелярию.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению ректора или руководителя соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

8. Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь и вышестоящими организациями.

^ ГЛАВА 2
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ


9. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов - фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Состав документов, образующихся в деятельности университета, определяется его компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности университета являются:

акты законодательства Республики Беларусь;

решения судов;

предписания государственных органов и должностных лиц;

поручения вышестоящих организаций;

осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения университетом возложенных на него функций и задач в соответствии с его компетенцией.

10. Университет наделен правом принимать (издавать) только те распорядительные документы, которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь и уставом.

11. Совместные распорядительные документы университета с другими организациями, издающими одинаковые виды документов (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующем виде.

12. Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее - заседания) фиксируется в протоколах.

Решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом ректора университета либо путем утверждения ректором или проректором протокола заседания.

13. Университет ведёт переписку с вышестоящими, сторонними организациями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ним задач и реализации возложенных на него функций.

Переписка между структурными подразделениями университета, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

14. Университет на основании нормативных правовых актов, определяющих его задачи и функции, издает (составляют) также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.

15. Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в уставе университета, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах университета.

16. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование), утверждение.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

17. Для сокращения количества применяемых форм документов в университете разрабатываются унифицированные формы документов (далее - УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов университета» - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее - табель).

Табель утверждается ректором. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются канцелярией.

Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности университета и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме согласно приложению 1.

Документы в табеле могут быть систематизированы по функциям и задачам управления.

18. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

дата;

регистрационный индекс;

подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

19. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп университета.

При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.

20. Каждый лист документа должен иметь поля:

левое - 30 мм;

правое - не менее 8 мм;

верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

^ ГЛАВА 3
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. УГЛОВОЙ ШТАМП


21. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

22. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

23. Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. № 69 (далее - СТБ 6.38-2004): бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

24. При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти-семи строк текста.

25. На бланк для письма наносятся реквизиты на двух языках:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации;

код организации по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

26. На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации;

код организации по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

место составления или издания.

27. Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

28. Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

29. При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий.

30. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

В университете бланк для письма и общий бланк изготавливаются с продольным расположением реквизитов на двух языках русском и белорусском.

31. Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

32. Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.

33. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

34. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы).

^ ГЛАВА 4
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ


35. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

36. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

^ 37. Реквизит «Эмблема организации».

Эмблема университета, зарегистрированная в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом - над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

^ 38. Реквизит «Код организации».

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (далее - ОКЮЛП).

^ 40. Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

Указывается полное официальное наименование вышестоящей организации.

41. Реквизит «Наименование организации».

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

Например:



Учреждение образования

«Гродненский государственный медицинский университет»

Управление здравоохранения Гродненского областного исполнительного исполкома

^ 42. Реквизит «Наименование структурного подразделения».

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

^ 43. Реквизит «Почтовый адрес отправителя».

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:







ул.Горького, 80

230009 г.Гродно

^ 44. Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, электронный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

Например:







ул.Горького, 80

230009 г.Гродно

e-mail : mailbox@grsmu.bу

тел. (0152) 43 03 65; 43 26 61, факс(0152) 43 53 41

бюдж.р/счет № 3604900000125

внебюд.р/счет № 3632900000067

г.Гродно, филиал 400 ГОУ АСБ «Беларусбанк»

МФО 152101752 УНН 500032863 ОКПО 02017499

^ 45. Реквизит «Название вида документа».

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

^ 46. Реквизит «Дата документа».

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (план, отчет и др.) - дата утверждения.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

08.03.2009

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.

Например:

08 марта 2009 г.

^ 47. Реквизит «Регистрационный индекс».

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел;

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

^ 48. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

^ 49. Реквизит «Место составления или издания».

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

Например:

25.09.2009 № 5

г. Гродно

^ 50. Реквизит «Гриф ограничения доступа».

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

^ 51. Реквизит «Адресат».

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

Например:





Министерство здравоохранения Республики Беларусь

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

Например:





Министерство здравоохранения Республики Беларусь




Управление кадровой политики, учреждений образования

и внешних связей

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:





Министерство здравоохранения Республики Беларусь




Начальнику управления кадровой политики, учреждений образования

и внешних связей

Фамилия И.О.

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:





Министру здравоохранения

Республики Беларусь

Жарко В.И.

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

Например:





Республиканские органы

государственного управления

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

Например:





Руководителям республиканских органов государственного управления

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:





Учреждение

«Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»


ул.Кропоткина, 55

220002 г. Минск

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем - почтовый адрес.

Например:





Столяровой Н.М.


ул.П.Глебки, д. 15, кв. 26

223120 п/о Логоза

Логойского р-на

Минской обл.

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

^ 52. Реквизит «Гриф утверждения».

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа (приказа) или ректором (проректором). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа ректором (проректором) гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Например:





УТВЕРЖДАЮ

Ректор университета

Подпись П.В.Гарелик


.03.2009

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

Например:





УТВЕРЖДАЮ

Ректор учреждения образования «Гродненский государственный

медицинский университет»

Подпись П.В.Гарелик


.03.2009


Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт (приказ) издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов.

При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

Например:





УТВЕРЖДЕНО

Приказ ректора

13.03.2008 № 13

или





УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания коллектива

13.03.2009 № 15



Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

Перечень документов университета, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь инструкции по делопроизводству согласно приложению 3.

^ 53. Реквизит «Резолюция».

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана ректором или проректором (собственноручная подпись) и датирована.

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

На документе должно быть не более одной резолюции. Если в документе детализируется порядок исполнения, то оформляются последующие резолюции руководителей.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;

для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.

^ 54. Реквизит «Заголовок к тексту».

Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Например:

приказ (о чем?) «О создании комиссии по врачебной этике»;

положение (о чем?) «О канцелярии»;

протокол (чего?) «заседания кафедры ...»;

правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;

должностная инструкция (кому?) «делопроизводителю»;

акт (о чем?) «О списании материальных ценностей»;

акт (чего?) «ревизии»;

письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.

Например:



О внедрении СТБ 6.38-2004




Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

^ 55. Реквизит «Отметка о контроле».

Отметка о контроле располагается с помощью штемпеля на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается фразой «На контроле» и дополнена контрольной датой.

^ 56. Реквизит «Отметка о наличии приложения».

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Например:



Приложение: на 7 л. в 2 экз.



Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Например:



Приложение:

1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

Например:



Приложение:

письмо Министерства здравоохранения Республики Беларусь

от 08.11.2008 № 12-7/389 и приложение к нему, всего на 5 л.

в 1 экз.

Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.

Например:



Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «... представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

^ 57. Реквизит «Подпись».

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

Например:





Ректор университета,

профессор

Подпись

П.В.Гарелик

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.

Например:





Ректор учреждения образования «Гродненский государственный медицинский университет», профессор

Подпись

П.В.Гарелик


При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям через двойной интервал.

Например:





Ректор университета,

профессор


Главный бухгалтер


Подпись


Подпись


П.В.Гарелик


К.С.Савицкая


При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:



Министр здравоохранения

Республики Беларусь

Подпись В.М.Жарко

Министр образования

Республики Беларусь

Подпись А.М.Радьков


При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке через двойной интервал.

Например:





Председатель комиссии

Подпись

В.В.Антонович

Члены комиссии:


Подпись

Подпись

Подпись

Г.Б.Орлов

П.П.Папаев

Я.Я.Старовойтов

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.

Например:





Председатель

Секретарь

Подпись

Подпись

В.И.Кириллов

А.А.Купрейчик

При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается только первый экземпляр документа.

При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

^ 58. Реквизит «Гриф приложения».

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака № ), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Например:





Приложение 2

к приказу ректора университета

30.08.2008 № 30

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

^ 59. Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в университете, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри университета - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его - с неподчиненными организациями (внешнее согласование).

^ 60. Реквизит «Гриф согласования».

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Например:



СОГЛАСОВАНО

Председатель профсоюзного

комитета сотрудников

учреждения образования «Гродненский государственный медицинский университет»

подпись Л.С.Кизюкевич

14.11.2008



Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:

Например:



СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертного совета 14.11.2008 № 13



или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства здравоохранения Республики Беларусь

03.10.2008 № 11-10/1186



Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

Например:



СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения

Республики Беларусь


Подпись В.И.Жарко

14.06.2008

СОГЛАСОВАНО

Министр образования

Республики Беларусь


Подпись А.М.Радьков

14.06.2008

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:

Например:





СОГЛАСОВАНО

Министр юстиции

Республики Беларусь

Подпись В.Г.Голованов

14.06.2008

СОГЛАСОВАНО

Председатель Верховного Суда

Республики Беларусь

Подпись В.Д.Сукало

14.06.2008


СОГЛАСОВАНО

Министр экономики

Республики Беларусь

Подпись Н.П.Зайченко

14.06.2008


Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 4. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:


Например:

Лист согласования прилагается

^ 61. Реквизит «Визы».

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:



Заведующий кафедрой

Подпись Инициалы, фамилия

10.06.2008



Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Например:



Проректор по учебной работе

Подпись В.В.Воробьев

10.06.2008

С проектом не согласен.

Замечания прилагаются



Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Например:



Начальник отдела кадров

Подпись А.М.Кулак

10.06.2008




Главный бухгалтер

Подпись К.С.Савицкая

10.06.2008




Начальник юридического отдела

Подпись Д.В.Найда

10.06.2008



При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

^ 62. Реквизит «Печать».

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

В университете действуют два вида печатей: печать университета с изображением Государственного герба Республики Беларусь и печати некоторых структурных подразделений.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах университета, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Перечень документов, на которых проставляется печать, определён университетом на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Печать ставится таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ, и его личной подписи.

Например:





Ректор университета

Подпись

П.В.Гарелик

^ 63. Реквизит «Отметка об исполнителе».

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

Например:

Корнеев 43 59 79

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

Например:

03 Маковецкий 43 95 01

АР 26.05.2008 Письмо.doc

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

^ 64. Реквизит «Отметка о заверении копии».

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров

Подпись расшифровка

30.08.2008

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью в отделе кадров.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле университета, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.


Например:

Верно

Подпись А.П.Германович

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Университет может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных университетом в подтверждение его прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

^ 65. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит: из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

Например:

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2008 № 11-10/130

Подпись

16.05.2008

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

Например:

В дело 02-15

Произведен перерасчет

Подпись

20.11.2008

^ 66. Реквизит «Отметка о поступлении».

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.


Например:







УО «Гродненский государственный медицинский университет»

16 мм



03.01.2009






№ 01–18/05






42 мм






оставить комментарий
страница1/4
Дата02.10.2011
Размер1,22 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3   4
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх