10. Должностные обязанности сотрудников ответственных за делопроизводство в таможенном органе
| скачать Тема 10. Должностные обязанности сотрудников ответственных за делопроизводство в таможенном органе 1. ОБЯЗАННОСТИ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте) и подчиняется непосредственно: в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела; на таможенном посту - начальнику поста. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу и в своей деятельности руководствуется:
Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа и правила эксплуатации оргтехники и средств вычислительной техники. Ответственный за делопроизводство имеет право: требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов; не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:
Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией. ^ Начальник ОДО осуществляет руководство отделом и обеспечивает ведение делопроизводства, работу архива в аппарате таможенного органа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива. Начальник ОДО назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению соответствующего заместителя начальника таможенного органа и непосредственно подчинен начальнику таможенного органа. Начальник ОДО в своей деятельности руководствуется:
Начальник ОДО должен иметь высшее образование и стаж работы по делопроизводству не менее 5 лет. Начальник ОДО имеет право:
Начальник ОДО несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач, надлежащую организацию его работы, своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства таможенного органа. Основной задачей начальника ОДО является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном органе, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения. Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан: обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам; обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа; обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа; обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них; осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему таможенных органах; обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение; принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники); разрабатывать нормативно - методические документы по ведению делопроизводства в таможенном органе и организовать разработку сводной номенклатуры дел таможенного органа; осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа; участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа; организовать регистрацию сотрудников, прибывших в командировку в таможенный орган; принимать участие в работе по подбору и расстановке сотрудников делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации; планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству таможенного органа; разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений сотрудниками отдела. Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами. 3. ОБЯЗАННОСТИ ИНСПЕКТОРА ОТДЕЛА (ОТДЕЛЕНИЯ) ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕГО РЕГИСТРАЦИЮ ПРИКАЗОВ, РАСПОРЯЖЕНИЙ, ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК И ДРУГИХ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА Инспектор осуществляет учет и регистрацию приказов, распоряжений, докладных записок на имя руководства таможенного органа и других внутренних документов, назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника ОДО. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела ОДО и в своей деятельности руководствуется:
Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе. Инспектор имеет право не принимать от структурных подразделений приказы и распоряжения, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела. Основной задачей инспектора является обеспечение качественного оформления, правильного учета, своевременной регистрации приказов, распоряжений, докладных записок на имя руководства таможенного органа и других внутренних документов. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан: принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) подписанные руководством таможенного органа приказы и распоряжения, докладные записки на имя руководства таможенного органа и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек; докладные записки после их регистрации передавать начальнику отдела документационного обеспечения для доклада руководству таможенного органа; осуществлять размножение (через копировально - множительный участок) и рассылку (через экспедицию) приказов и распоряжений на основании списка рассылки, подготовленного подразделением - составителем приказа, распоряжения; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства; формировать документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой; осуществлять справочную работу по документам; осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив таможенного органа; выполнять отдельные поручения начальника отдела. Инспектор несет ответственность за: состояние учета и регистрации указанных документов; формирование указанных документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию; невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа. ^ Инспектор осуществляет работы по печатанию документов, назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника ОДО. Подчинен непосредственно начальнику отдела. В своей деятельности руководствуется: положением об отделе документационного обеспечения; приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; настоящей должностной инструкцией. Инспектор, осуществляющий машинописные работы, должен иметь общее среднее образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы машинисткой не менее 1 года. Инспектор имеет право: не принимать для печатания материалы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела. Инспектор несет ответственность за: нарушение сроков и качества печатания документов, сохранность принятых в работу материалов; невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией. Основной задачей инспектора является своевременное и качественное выполнение машинописных работ. Инспектор обязан: осуществлять в установленном порядке прием материалов для печатания, учет машинописных работ и выдачу отпечатанных документов; обеспечивать сохранность принятых для печатания материалов и фонограмм; выполнять все виды машинописных работ с рукописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем; воспроизводить на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатать под диктовку; знать машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материалов при печатании различных документов; ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов и магнитофонов; перепечатывать документы, если в них при печатании допущено большое количество ошибок, исправлений, подчисток и других дефектов; следить за состоянием пишущей машины, диктофонов, магнитофонов и своевременно принимать меры к устранению их неисправностей. Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам: получения и выдачи документов, подлежащих печатанию - со структурными подразделениями; ремонта оргтехники, обеспечения материалами, бланками и т.п. - с хозяйственной службой таможенного органа. ^ Инспектор осуществляет размножение и копирование документов для структурных подразделений таможенного органа. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела ОДО и подчиняется непосредственно ему Инспектор в своей деятельности руководствуется: положением об отделе документационного обеспечения; приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; правилами эксплуатации копировально - множительного оборудования; настоящей должностной инструкцией. Ответственный за работу копировально - множительного участка должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. Инспектор имеет право: не принимать на размножение и копирование документы, оформленные с нарушением действующих инструкций; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела. Инспектор несет ответственность за: нарушение сроков и качества размножения и копирования документов, сохранность принятых в работу документов; состояние копировально - множительного оборудования; невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией. Основной задачей инспектора является обеспечение своевременного, качественного размножения и копирования документов для всех отделов таможенного органа. Инспектор обязан: осуществлять прием, выдачу и учет документов, поступающих на размножение и копирование; устанавливать очередность выполнения копировально - множительных работ; обеспечивать качественное выполнение размножения и копирования документов, сохранность принятых в работу документов; обеспечивать надлежащее состояние оборудования и его своевременный ремонт, соблюдать правила эксплуатации копировально - множительного оборудования; принимать меры к устранению причин, вызывающих брак при выполнении копировально - множительных работ; выполнять отдельные задания начальника отдела. ^ Инспектор осуществляет прием, сортировку, первичную обработку поступающей в таможенный орган и отправку исходящей корреспонденции. Инспектор подчинен непосредственно начальнику ОДО. Инспектор в своей деятельности руководствуется: положением об отделе документационного обеспечения; приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; правилами эксплуатации технических средств по обработке корреспонденции; настоящей должностной инструкцией. Инспектор экспедиции должен иметь общее среднее образование и стаж работы экспедитором не менее 1 года. Инспектор имеет право: не принимать на отправку документы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела. Инспектор несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией. Основной задачей инспектора является своевременная обработка поступающей в таможенный орган и отправка исходящей корреспонденции. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан: принимать поступающую в таможенный орган корреспонденцию, проверять целостность упаковки и правильность доставки документов, ошибочно доставленную корреспонденцию пересылать по принадлежности, сортировать корреспонденцию, обеспечивать полную ее сохранность; сверять номера входящих документов с номерами, указанными на конвертах; проверять наличие приложений, определять необходимость сохранения конвертов; получать исходящие документы с отметкой о виде почтового отправления, печатать на конвертах адреса корреспондентов, наносить на конверт знак особого вида почтового отправления, определять стоимость почтовой отправки; проставлять знак стоимости почтовой оплаты с одновременным нанесением календарного штемпеля, наименования таможенного органа и его адреса; конвертовать; заполнять бланки реестра и описи на заказную, простую корреспонденцию; следить за техническим состоянием оборудования для обработки корреспонденции, своевременно сообщать о его неисправности; выполнять отдельные поручения начальника отдела. Инспектор осуществляет доставку обработанной и подготовленной к отправке исходящей корреспонденции в соответствующее почтовое отделение. В необходимых случаях осуществляет доставку корреспонденции в другие организации. Инспектор осуществляет регистрацию сотрудников, прибывших в командировку в таможенный орган. Взаимоотношения по службе Инспектор: представляет поступающую в таможенный орган корреспонденцию инспектору участка входящей корреспонденции; принимает отправляемую корреспонденцию от инспектора участка исходящей корреспонденции. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа. ^ Инспектор осуществляет контроль за исполнением документов отделами таможенного органа. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела ОДО. Инспектор в своей деятельности руководствуется: положением об отделе документационного обеспечения; приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; настоящей должностной инструкцией. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) и специальную подготовку по установленной программе. Инспектор имеет право: вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела; требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений; знакомиться в структурных подразделениях таможенного органа со всеми документами по проверяемым вопросам; участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений. Основной задачей инспектора является осуществление систематического контроля за своевременным и качественным исполнением отделами таможенного органа организационно - распорядительных документов ГТК России, таможенных управлений, таможен и других документов. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан: осуществлять контроль (автоматизированный, карточный) за исполнением отделами таможенного органа приказов, распоряжений ГТК России и таможенного органа, поручений руководства таможенного органа по письмам ГТК России и других учреждений, организаций, предприятий; в ходе осуществления контроля за исполнением документов и поручений проставлять необходимые отметки в контрольных карточках и на документах; проверять обоснованность представляемых руководству таможенного органа предложений о снятии решений с контроля и по этим предложениям готовить соответствующие замечания; по результатам контроля составлять отчеты, справки, сводки с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства таможенного органа руководителей, допускающих отставание в выполнении поручений и решений; участвовать в проверках постановки контроля исполнения в структурных подразделениях таможенного органа с составлением справок по итогам проверок; принимать участие в разработке мероприятий по улучшению контроля и укреплению исполнительской дисциплины, подготовке проектов решений по вопросам постановки контроля и организации исполнения решений; выполнять отдельные задания начальника отдела. Инспектор несет ответственность за: состояние контроля исполнения документов и поручений, указанных выше; невыполнение проверок в установленные сроки; некачественную подготовку документов; невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией. Инспектор получает документы, подлежащие контролю, и материалы по их выполнению - от инспектора участка входящей корреспонденции, инспектора, осуществляющего регистрацию приказов по основной деятельности и распоряжений; отделов таможенного органа. Инспектор представляет начальнику отдела отчеты, сводки, справки о ходе исполнения контролируемых документов и результатах проверок структурных подразделений по вопросам организации контроля исполнения, укрепления исполнительской дисциплины. ^ Инспектор осуществляет учет и регистрацию обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника ОДО. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела. Инспектор в своей деятельности руководствуется: положением об отделе документационного обеспечения; приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа; типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; настоящей должностной инструкцией. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе. Инспектор имеет право: запрашивать от исполнителей информацию о прохождении обращений граждан; требовать от исполнителей своевременного возврата обращений граждан со всеми документами по их исполнению; вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела. Инспектор несет ответственность за: состояние учета и регистрации обращений граждан; формирование обращений граждан в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию; невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного учета, своевременной регистрации и передачи обращений граждан руководству и исполнителям, контроля за исполнением обращений. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан: принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) обращения граждан, передавать их на доклад руководству; направлять обращения граждан на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; обращения, требующие исполнения и ответа, ставить на контроль; осуществлять контроль за прохождением и своевременным возвращением исполнителями обращений граждан со всеми документами по их исполнению; формировать исполненные обращения граждан в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой; осуществлять подготовку обращений граждан к последующему хранению и использованию, передачу законченных производством дел в архив таможенного органа; осуществлять справочную работу по обращениям граждан; принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа; выполнять отдельные поручения начальника отдела. Взаимоотношения по службе Инспектор представляет: зарегистрированные обращения граждан - начальнику отдела, получаемые обращения с резолюцией руководства - исполнителям. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа.
|
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка: 