Лекция «Основы делопроизводства»
1 чел. помогло. | скачать Лекция «Основы делопроизводства» Делопроизводство – это ведение документации организации. В делопроизводство входят прием, заполнение, оформление и отправка документов, контроль их движения и исполнения, при необходимости – обновление. Делопроизводство часто входит в профессиональные обязанности секретаря-референта. Докуме́нт (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. Официальная формулировка понятия документ в законодательстве РФ: Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. (Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994 г. с изменениями, внесенными ФЗ от 26.03.2008 № 28-ФЗ Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью. В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект - совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены. Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией. ^ По назначению: организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение); информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка); учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.) По времени создания: первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.) По способу изготовления: черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал) По типу содержания: текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные По способу представления: электронный, на бумажных носителях По месту издания: внутренние, внешние По направлению отправки: входящие, исходящие По распространению: опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные По необходимости технических средств: человекочитаемые, машиночитаемые По уровню секретности: не секретные, секретные, с разным уровнем секретности. ^ семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму). ^ – обязательный элемент оформления официального документа. Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Примеры реквизитов: 01-Государственный флаг РФ, 02-герб субъекта РФ, 03-эмблема организации или товарный знак, 04-код организации, 05-ОГРН (основной государственный регистрационный номер), 06-ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), … , 30-идентификатор электронной копии документа. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Бланк (в переводе с фран., «белый; чистый») – лист бумаги с напечатанным названием организации с частично напечатанным текстом, предназначенный для составления документа по определенной форме. Устанавливают два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов: А4 (210х297) и А5 (148х210), для документов с таблицами A3 (420x297). Каждый лист документа, в том числе и на бланке, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое (30-35); 10 мм – правое; 20 мм – верхнее (10-15); 20 мм – нижнее (10-15); колонтитул – 1 см. Для документа используют: шрифт – Times New Roman, 14 (12), обычный; заголовки – Arial, 18 … 15, по центру (левому краю); отступ первой строки абзаца 1,27 (1,25); межстрочный интервал 1,5 (1,2 или 1). При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. ^ проставляют посередине верхнего поля листа. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире. ^ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электро́нная цифрова́я по́дпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭЦП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП. ^ , которые должны быть полноценным источником информации:
Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов". Шрифт (нем. Schrift ← schreiben — писать) — графический рисунок начертаний букв и знаков, составляющих единую стилистическую и композиционную систему, набор символов определенного размера и рисунка. В узком типографском смысле шрифтом называется комплект типографских литер, предназначенных для набора текста. Основные характеристики шрифтов:
Группа шрифтов разных видов и кеглей, имеющих одинаковое начертание, единый стиль и оформление, называется гарнитурой. Компьютерные шрифты делятся на два типа: растровые и векторные. В растровых шрифтах каждый символ описан в виде набора точек (пикселей), расположенных в узлах сетки растра — точечный рисунок. Растровые шрифты непригодны для высококачественной печати и используются в основном в программах с текстовым интерфейсом и в консоли. Они широко использовались в эпоху матричных принтеров и мониторов низкого разрешения. В векторных (или контурных) шрифтах символы представляют собой криволинейные контуры, описываемые математическими формулами. Каждый знак описан с помощью векторов, определяющих координаты опорных точек, которые соединены прямыми или кривыми и образуют контур знака без привязки к абсолютному размеру или разрешению. Такое описание позволяет легко изменять масштаб изображения без потери качества, что невозможно в случае с растровыми шрифтами. Векторные шрифты одинаково выглядят как на экране, так и на бумаге. Существует несколько различных форматов векторных шрифтов, различающихся способом хранения и представления информации о шрифте: PostScript Type1, TrueType, OpenType. ^ – высота площадки, на которой размещается знак. Пункт (сокращенно пт) – основная единица измерения шрифта и набора (0,353 мм). Основу действующей двенадцатиричной системы заложил французский типограф Фурнье в 1732 году, а развил его соотечественник Дидо. Система Дидо распространена в Европе и принята в России; в англо-американском мире действует так называемая система Пика. 1 пункт в системе Дидо был равен 0,376 мм, а в системе Пика – 0,351 мм. 12 пунктов = 1 цицеро, 4 цицеро = 1 квадрат (~18 мм). В расчетах, не требующих точности, можно считать 1 пункт=1/3 мм, а 3 пункта – 1 мм. В конце 1980-х годов американской компанией Adobe был разработан язык описания страниц PostScript, в котором ^ (25,4 мм), т. е. 0,352777.... мм. С тех пор англо-американская система измерения шрифтов используется во всех компьютерных программах верстки и дизайна по умолчанию. Иногда эти единицы измерения называют точками – point, сокращенно pt. Например, шрифт 14 пт: 0,352777*14=4,93888…мм. Международный стандарт ISO 216 определяет бумажные форматы. Он был создан в 1975 году из немецкого стандарта DIN 476 и отличается от него только бо́льшими допустимыми погрешностями. ISO 216:1975 определяет две серии форматов бумаги: A и B; ISO 269:1985 определяет серию C для разработчиков; ISO 217:1995 определяет две серии необрезанных форматов бумаги: RA и SRA. Стандарт основан на метрической системе мер, и основан на формате бумажного листа, имеющего площадь в 1 м². Все форматы бумаги ISO имеют одно и то же отношение сторон, равное квадратному корню из двух, это отношение примерно равно 1:1,4142. Преимущества использования отношения сторон, равного квадратному корню из двух, для размеров бумажного листа было замечено в 1768 году немецким учёным Георгом Лихтенбергом. Вальтер Порстманн распространил эту идею на систему различных форматов бумаги (Германия, 1922 год, стандарт DIN 476). В Германии даже сейчас в повседневной жизни международный формат называют «DIN A4». Серия форматов A (Серия форматов бумаги ISO A). Стандарт основывается на метрической системе мер. Базовый лист бумаги А0 имеет площадь в 1 м² и соотношение сторон 1:1,4142. Все другие размеры получаются разрезанием вдоль короткой стороны на две равные части.
Серия форматов B (Серия форматов бумаги ISO B) Листы формата B имеют такое же соотношение сторон, как серия A. ISO B0 имеет ширину в 1 м
Серия форматов C (Серия форматов бумаги ISO С). Серия форматов C предназначена для конвертов для листов серии A. Отношение сторон такое же, как и в серии A.
С6 — основной почтовый формат конверта советского периода ^ Длина Погрешность < 150 мм ±1,5 мм 150—600 мм ±2 мм 600 мм ±3 мм Основной формат в США, Канаде: Letter (русск. «леттер» — письмо) является форматом бумаги, который обычно используется в США, Канаде, Мексике и некоторых других странах. Наиболее используемым форматом за пределами Северной Америки является международный стандарт A4. Размер листа формата Letter 8½ × 11 дюймов или 215,9 × 279,4 мм, в то время как формат А4 имеет размер 210 × 297 мм. ^ Об электронных книгах. Существует несколько групп форматов электронных книг – графические и растровые. Растровые форматы представляют объект в виде множества точек, векторные – в виде простейших геометрических фигур (точки, линии, многоугольники). Однако, как и любая другая, эта классификация условна. Например, PostScript, PDF могут быть чисто векторными. Так же DOC, PDF могут содержать только растровые отсканированные картинки или же наоборот - содержать только текст Существует также разделение форматов электронных книг на предназначенные для чтения текста он-лайн и для сохранения на компьютере пользователя. К первой группе относятся файлы такого формата, как HTML и TXT, ко второй – RTF, DjVu, PDF и проч. ^ (англ. e-text, eBook) — версия книги в электронном (цифровом) виде. Данный термин применяется как для произведений, представленных в цифровой форме, так и в отношении устройств, используемых для их прочтения. OCR - Оптическое распознавание символов (англ. Optical Character Recognition) — механическая или электронная конвертация изображений символов и букв в текст, редактируемый на компьютере. Перевод осуществляется программным путём, после получения изображения со сканера или фото. Текст, преобразованный из графической формы в символьную (текстовую), можно далее обрабатывать любыми текстовыми редакторами. ^ TXT - форма представления последовательности символов в компьютере, в строгом смысле этого термина соответствующая MIME-типу «text/plain». Простая последовательность восьмибитных кодов, каждый из которых соответствует либо символу, либо управляющему коду. Отличается лишь кодировкой и способом перевода строки. Формат txt активно использовался на заре электронных библиотек. Сейчас книги в формате txt можно найти в некоторых небольших библиотеках. Файлы формата TXT имеют наименьший размер. Основной плюс TXT – его совместимость со всеми устройствами и любым программным продуктом, недостаток – нет графики и сложного форматирования. DOC или .doc (от англ. document) — расширение имени файла, используемое для файлов, представляющих текст, с разметкой или без. Расширение .DOC часто использовалось для обозначения простых текстовых файлов без форматирования, однако позже стало использоваться для двоичных форматов с разметкой. ^ - свободный межплатформенный формат хранения размеченных текстовых документов, предложенный Microsoft. Формат, поддерживаемый большинством текстовых редакторов, созданный для документов в среде ОС Windows. Обеспечивает возможность сохранения структуры текстовых документов, позволяет выделять фрагменты, создавать колонки и т.п. ^ - формат представления электронных версий книг в виде XML-документов. Стандарт призван обеспечить совместимость с любыми устройствами и форматами. XML позволяет легко создавать документы, готовые к непосредственному использованию и программной обработке (конвертации, хранению, управлению) в любой среде. Документы, обычно имеющие расширение .fb2, могут содержать структурную разметку основных элементов текста, некоторое количество информации о книге, а также могут содержать вложения с двоичными файлами, в которых могут храниться иллюстрации или обложка. ^ - Формат DJVU был создан компанией АТ&T специально для компактного представления информации в Internet. Это, по существу, растровый многостраничный графический файл. При его создании специальные алгоритмы отделяют текст от фона и иллюстраций, после чего они сжимаются с различным разрешением. Эти свойства делают его идеальным для множества сканированных руководств и пособий. DJVU позволяет представить книгу «как есть». Для копирования текста последние версии формата DJVU содержат текстовый слой. DJVU плохо отображает качественную графику (глянцевые журналы). HTML (.HTM; .CHM; .MHT) - HyperText Markup Language - Стандартный язык разметки документов во Всемирной паутине. Хотя НTML позволяет неплохо оформить текстовый документ, он все же не слишком подходит для e-book. Далеко не всем нравится читать книги в браузере. При использовании же программы-ридера, HTML конвертируется в обычный текст и теряет все свои преимущества. Для электронных учебников, справочников чаще всего используют формат CHM. ^ - Открытый формат электронных книг - стандартная версия программы FlipAlbum создает альбомы-книги FlipBooks с расширением OPF (Open Electronic Book Package Format). Эти файлы могут быть просмотрены с помощью самой программы или бесплатной утилиты для работы с OPF-файлами. HTMLHelp - Книга - файл формата .chm. Содержит в себе набор HTML-страниц , может также включать в себя содержание со ссылками на страницы, предметный указатель, а также базу для полнотекстового поиска по содержимому страниц. Используется для создания справки в ОС Windows и, по аналогии, для создания книг, с помощью специального программного обеспечения. XML — текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных, для обмена информацией между программами, а также для создания на его основе более специализированных языков разметки. XML позволяет легко создавать документы, готовые к непосредственному использованию и программной обработке (конвертации, хранению, управлению) в любой среде, поэтому на его основе создан формат FictionBook. Язык XML имеет наилучшее сочетание качеств, необходимых для e-book. Поэтому попытки делать e-book на его основе уже предпринимались неоднократно и небезуспешно. Форматы на основе XML позволяют структурировать книгу. ^ (ODF, сокращённое от OASIS Open Document Format for Office Application — открытый формат документов для офисных приложений) — открытый формат файлов документов для хранения и обмена редактируемыми офисными документами, в том числе текстовыми документами (такими как заметки, отчеты и книги), электронными таблицами, рисунками, базами данных, презентациями. PDF - (Portable Document Format, произносится пи-ди-эф) — кроссплатформенный формат электронных документов, созданный фирмой Adobe Systems с использованием ряда возможностей языка PostScript. Первоначально PDF разрабатывался для нужд полиграфии. В основном для платформенно-независимого переноса макетов. В последние годы интенсивно продвигается как формат для создания e-book. Возможность редактирования низкая, так как нужно устанавливать громоздкий Adobe Acrobat. Основной аргумент против массового применения PDF для изготовления e-book — это большой объем файла и неудобство чтения на портативных устройствах. PDF предназначен для вывода на печать. Существуют и другие форматы, аналогичные PDF Формат Zinio, предназначенный специально для выпуска в электронном виде периодических изданий. ExeBook - Книга в формате ExeBook — по сути, Win32-приложение. Основной особенностью книги в формате EXE является ее максимальная приближенность к бумажному аналогу. RBS (Radix-Tools REBUS) - это защищенный формат, основанный на HTML и включающий в себя текстовый, графический, мультимедиа-контент и интерактивные составляющие. Сжатый формат PRC – так называемый Palm-формат, использует механизм шифрования контента электронной книги, что обеспечивает защиту интеллектуальной собственности при ее продаже. PRC используются для электронных книг в формате Mobipocket Reader для чтения книг на кпк и телефонах. DocBook — приложение SGML или XML (проще говоря — популярный набор тегов), предназначенное для разметки документов, такое же, как HTML для разметки веб-документов. CSV (от англ. Comma Separated Values — значения, разделённые запятыми) — это текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных. Каждая строка файла — это одна строка таблицы. Значения отдельных колонок разделяются разделительным символом запятой, точкой с запятой, символом табуляции. Закрытые специализированные форматы Существует довольно много форматов электронных книг, которые были созданы для одного конкретного устройства или программы. К ним можно отнести Rocket e-book (.rb), Micro$oft Reader (.lit), PalmDoc, MobiPocket (.prc) Jinke Book Wolf (.wol) и т.д. Плюс некоторые программы для чтения норовят сконвертировать текст в свой собственный, ни с чем не совместимый формат (IceBook Professional на PC, iSilo и Weasel на Palm и прочие). Правда, при близком рассмотрении оказывается, что это все те же HTML, RTF или txt. Источники
|
отлично
3 