Правила машинописного оформления текстовых работ. 27 Машинописное оформление табличного материала. 32 icon

Правила машинописного оформления текстовых работ. 27 Машинописное оформление табличного материала. 32


Смотрите также:
Советы по оформлению работ...
Предлагаемое пособие посвящено вопросам оформления работ в соответствии с гостами Российской...
Методические указания по написанию и оформлению курсовых и дипломных работ основаны на...
Методические указания по написанию и оформлению курсовых и дипломных работ основаны на...
Все аспекты оформления текстовых документов и отчетов о нир содержатся в следующих документах...
Правила оформления работ на республиканский конкурс научных работ студентов вузов...
Тема: Систематизация текстовых задач в курсе математики 5 классов...
Правила оформления исследовательских работ (рефератов курсовых, контрольных, диссертационных)...
Правила оформления курсовых и дипломных проектов (работ) методическое пособие...
Правила оформления дипломной работы Подготовка к защите и защита дипломных работ Приложение А...
Правила написания числительных в тексте > Сокращения слов и словосочетаний > Правила оформления...
Правила оформления студенческих выпускных работ и отчетов санкт-Петербург Издательство спбгту...



Загрузка...
страницы:   1   2   3   4   5   6
скачать
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

ГОМЕЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ

Заочное отделение







ДЛЯ СПЕЦИАЛЬНОСТЕЙ

«Экономика и организация производства»,

«Маркетинг»,

«Финансы»


Разработала преподаватель Н.С. Васьковцова


Гомель 2007

Содержание


  1. Документирование управленческой деятельности 3

    1. Понятие о делопроизводстве. Виды и значение документов. 3

    2. Общие требования к служебным документам. Формуляры и бланки документов. 9

  2. Машинописное оформление текстов документов 15

    1. Машинописное оформление служебных документов. Государственные стандарты по оформлению документов. 15

    2. Состав реквизитов 17

    3. Правила машинописного оформления текстовых работ. 27

    4. Машинописное оформление табличного материала. 32

  3. Особенности составления организационно-распорядительных документов 36

    1. Делопроизводство по общим, административным и трудовым вопросам. 36

    2. Делопроизводство по финансово-расчетным, кассовым операциям 57

    3. Делопроизводство по снабжению, сбыту 60

  4. Организация делопроизводства 69

    1. Понятие, структура и объем документооборота 69

    2. Обработка и движение внешних и внутренних документов. Контроль и проверка исполнения документов 70

    3. Систематизация документов. Номенклатура дел. Формирование дел, подготовка их в архив для хранения 75

  5. Литература 84

      ^ 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

      1.1 Понятие о делопроизводстве. Виды и значение документов.


Документ – это результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.).

Значение функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа – это целевое назначение, присущее ему.

Т. к. понятие «документ» неразрывно связано с понятием «информация», то основной и наиболее обобщающей функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, т. к. необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. В состав данной функции входит фиксация, сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная функция документа состоит в фиксировании, сохранении и передачи именно социальной информации. Документ является не только продуктом социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в определенной степени формировать их. Поэтому социальная функция документа определяется местом, ролью документа в данном обществе, в жизни государства.

Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. В управленческой функции можно выделить стабилизацию, т.е. нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности, и обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества.

Правовая функция – функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действия (правовые акты органов государственной власти и государственного управления, акты управления, издаваемые учреждениями и т.п.).

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. Основные виды учета отражены в статистических и финансово-экономических документах.

Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов фиксации. Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции.

В делопроизводстве ключевым понятием является понятие системы документации.

Система документации представляет собой совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Системы документации могут быть межотраслевыми, а также отраслевыми, т.е. учитывающими специфику той или иной отрасли.

Любая сфера человеческой деятельности предполагает использование довольно большого объема различной информации, фиксируемой в документах. Увеличение потоков обрабатываемой информации, требует механизации и автоматизации этого процесса, что возможно при наличии общих правил и требований к оформлению документации.

Одним из факторов повышения производительности управленческого труда является совершенствование систем документации, основным направлением которого являются унификация и стандартизация управленческих документов. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации – создание системы документов, которая может дать экономический эффект

Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения. Т.е. унификация документов представляет собой решение задач по совершенствованию их содержания и форм.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Поэтому основной задачей стандартизации является установление единых требований к реквизитам и документам в целом.

С середины 70 – х гг. в управлении стали широко применяться средства вычислительной техники, что вызвало необходимость разработки унифицированных систем документации (УСД). В настоящий момент основные положения к УСД устанавливает стандарт СТБ 6.10.1 – 95. Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их реквизитов.

Предмет «Деловая документация» предполагает изучение и оформление учащимися организационно- распорядительной документации. Этот вид документации занимает особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий. ОРД в равной степени представляет интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления создана унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Для данной системы был разработан государственный стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». УСОРД – это комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рациональной работы с документами.

Кроме государственных стандартов допускается разрабатывать и использовать:

  • стандарты предприятий (СТП);

  • инструкции по делопроизводству в отрасли;

  • инструкции по делопроизводству в конкретных организациях.

В отличие от государственных стандартов в СТП и инструкциях по делопроизводству более популярно излагаются требования к документам; приводятся образцы оформления конкретных видов документов; допускается ввести свои, дополнительные требования к оформлению документов, которые будут действовать только в рамках этого предприятия или отрасли.

^ КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ:

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела. Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в дело документы с различным по характеру содержанием.

^ Классификация документов – необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документированного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по различным признакам.

  1. По содержанию:

  • Организационно-распорядительные (устав, должностные инструкции, штатное расписание и др.);

  • Распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания и др.)

  • По личному составу (приказы по личному составу, трудовые договора, личные дела, трудовые книжки и др.);

  • Информационно-справочные (служебные письма, акты, протоколы, заявления, объяснительные и докладные записки и др.);

  • Коммерческие (договора, соглашения и др.);

  • Финансово-бухгалтерские (отчеты, сметы, счета и др.).

  1. По наименованию:

  • Приказы;

  • Положения;

  • Протоколы;

  • Акты;

  • Правила;

  • Уставы и т.д.

  1. По видам:

  • Типовые – разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;

  • Примерные - разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер;

  • Индивидуальные – разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

  • Трафаретные – изготавливаются типографским способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

  1. По степени сложности:

  • Простые – содержат только один вопрос (рекомендуется использовать простые документы);

  • Сложные – содержат несколько вопросов.

  1. По месту составления:

  • Внутренние – созданы в учреждениях (организациях, предприятиях) для решения своих вопросов и не выходят за их пределы;

  • Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

  1. По срокам исполнения:

  • Срочные – документы, срок исполнения которых установлен законом и правовыми актами, а также документы с пометкой «срочно»;

  • Несрочные– документы, срок исполнения которых устанавливает администрация конкретного учреждения (организации, предприятия).

  1. По происхождению:

  • Служебные – созданы в учреждении (организации, предприятии) по вопросам его деятельности;

  • Официально-личные – касаются конкретных лиц (заявления, жалобы и др.).

  1. По степени гласности:

  • Обычные – доступ к документам не ограничен;

  • Секретные– доступ к документам ограничен, нарушение работы с такими документами может повлечь юридическую ответственность;

  • Для служебного пользования - доступ к документам ограничен, нарушение работы с такими документами может повлечь ответственность в рамках учреждения (организации, предприятия).

  1. По юридической силе:

  • Подлинные – оформлены и выданы в установленном законом порядке с соблюдением всех правил. Подразделяются на действительные и недействительные. Недействительными документы становятся в том случае, если утратили свою юридическую силу по какой-либо причине (например, по истечении срока действия);

  • Подложные – оформление или содержание не соответствует правилам.

  1. По стадиям создания:

  • Подлинник (оригинал)- первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный;

  • Копия – документ, воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставляется слово «копия») и соответствующим образом заверенный. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Следует различать следующие разновидности копий:

Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником под копирку на обычном листе бумаги и заверяется.

Выписка из документа – копия части документа.

Дубликат – повторный экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник имеют одинаковую юридическую силу.

  1. По срокам хранения:

  • Постоянного срока хранения;

  • Временного срока хранения (до 10 лет);

  • Долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

  1. По способу фиксации информации:

  • Письменные – рукописно-печатные;

  • Графические – чертежи, графики, карты;

  • фото- и кинодокументы;

  • электромагнитные.

  1. По роду деятельности (подразделяются на системы документации):

  • Плановая;

  • Организационно-распорядительная;

  • Первичная учетная;

  • Расчетно-денежная;

  • Отчетно-статистическая;

  • По ценообразованию;

  • По торговле;

  • По материально-техническому снабжению и сбыту;

  • Для строительства;

  • Конструкторская;

  • Технологическая и т.д.

      1.2 Общие требования к служебным документам. Формуляры и бланки документов.

^ СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ:

Одним из направлений унификации систем документации является построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра–образца (рисунок 1). Формуляр–образец строится для документов, относящихся к одной подсистеме УСД. Он должен содержать все реквизиты (отдельные составляющие документ элементы), входящие в конкретные исходные документы (после унификации этих реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения). Принятая в формуляре–образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в исходных документах.

Формуляр–образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности.

Формуляр-образец устанавливает:

  • Форматы бумаги;

  • Служебные поля;

  • Конструкционную сетку;

  • Расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.

Конструкционная сетка формуляра-образца образуется пересечением пронумерованных вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченного формата.

СТБ 6.38-2004 предусмотрено 32 реквизита:

1 – Государственный герб Республики Беларусь;

2 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 – код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП;

4 – код документа по ОКУД;

5 – наименование вышестоящей организации;

6 – наименование организации;

7 – наименование структурного подразделения;

8 – почтовый адрес отправителя;

9 – коммуникационные и коммерческие данные;

10 – название вида документа;

11 – дата;

12 – регистрационный индекс;

13 – ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 – место составления или издания;

15 – гриф ограничения доступа;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения;

18 – резолюция;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле;

21 – текст;

22 – отметка о наличии приложения;

23 – подпись;

24 – гриф приложения;

25 –гриф согласования;

26 – визы;

27 – печать;

28 – отметка об исполнителе;

29 – отметка о заверении копии;

30 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 – отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 – отметка о переносе данных на машинный носитель.

Кроме формуляра-образца различают еще типовой формуляр – совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, характерная для определенного вида документа.




Рисунок 1. Расположение и размеры реквизитов (формуляр-образец)

^ БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ:

Служебные документы, как правило, составляются на бланке. Бланки конструируются в соответствии с формуляром-образцом.

Бланк – стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает внешний вид документов, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используются стандартные листы бумаги.

Бланки разрабатываются на основе углового или продольного расположения реквизитов, флаговым или центральным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу, при этом бланковые надписи не должны выходить за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе – каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центральном способе – начало и конец каждой строки реквизита центрируются, т.е. равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 200 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного Герба Республики Беларусь» и Законом Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. № 301-3 «О государственных символах Республики Беларусь» государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документах (гербовых бланках). Бланки документов разрабатываются на основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы собственности могут разрабатывать общие бланки конкретных видов документов с угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо от формы собственности.

Установлены два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.


Бланк для писем:

На бланк для писем типографским способом или с помощью персонального компьютера наносят реквизиты: 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 и ограничительные отметки т линии для реквизитов 4, 11- 13, 16, 19, 20..

1 – Государственный герб Республики Беларусь;

2 – эмблема организации или товарный знак;

3 – код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП;

4 – код документа по ОКУД;

5 – наименование вышестоящей организации;

6 – наименование организации;

7 – наименование структурного подразделения;

8 – почтовый адрес отправителя;

9 – коммуникационные и коммерческие данные;

11 – дата;

12 – регистрационный индекс;

13 – ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

16 – адресат;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле.


Форма бланка для писем с продольным расположением реквизитов на двух языках:


^ Государственный герб

Республики Беларусь

(эмблема)


Найменне вышэйстаячай арганиiзацыi Наименование вышестоящей организации

(эмблема) Найменне арганиiзацыi Наименование организации

^ Найменне структурнага падраздзялення Наименование структурного подразделения

Паштовы адрас Почтовый адрес

Камунiкацыйныя даныя Коммуникационные данные

Камерцыйныя даныя Коммерческие данные


___________________ № _______________

На № _____________ от _______________




Общий бланк

На общий бланк наносят реквизиты 1-3, 5-7, 14 и в виде уголков ограничительных отметки реквизитов 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20, 32.

На общем бланке печатаются реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 10, 14, а также наносят ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20.

1 – Государственный герб Республики Беларусь;

2 – эмблема организации или товарный знак;

3 – код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП;

4 – код документа по ОКУД;

5 – наименование вышестоящей организации;

6 – наименование организации;

7 – наименование структурного подразделения;

10 – название вида документа;

11 – дата;

12 – регистрационный индекс;

14 – место составления или издания документа;

16 – адресат;

17 – гриф утверждения;

19 – заголовок к тексту;

20 – отметка о контроле.


Форма общего бланка с угловым расположением реквизитов на

одном языке:


Эмблема


Наименование вышестоящей организации

Наименование организации

Наименование структурного подразделения


Название вида документа


_________________ № _______________

Место составления или издания





      2^ . МАШИНОПИСНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

      2.1 Машинописное оформление служебных документов. Государственные стандарты по оформлению документов.

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД), которые можно разделить на три группы:

  • организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

  • распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов;

  • информационно- справочные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, протокол, письмо).

Для ОРД установлены два формата бумаги А4 (210 Х 297) и А5 (148 Х 210). Введение ограниченного числа форматов обеспечивает возможность формирования дел и удобства хранения документов.

Для формата А4 установлены следующие размеры полей:

  • левое - 30 мм

  • правое – не менее 8 мм

  • нижнее – не менее 20 мм

  • верхнее – не менее 20 мм.

Поля документов служат для подшивки документов, нанесения отметок, а также предохраняют текст от преждевременного износа.

С целью экономии бумаги тексты документов, используемых внутри организации, разрешается оформлять на двух сторонах листа (для документов сроком хранения до 3 лет). При печати документа на оборотной стороне листа размер левого поля должен быть не менее 8 мм, правого – не менее 30 мм, верхнего и нижнего – не менее 20 мм.

При оформлении многостраничного документа первая его страница печатается на бланке, а все последующие на чистых листах бумаги одинакового с бланком формата и качества. Второй и последующие экземпляры документа допускается печатать на бумаге, не совпадающей по цвету и качеству с первым, но одинакового с ним формата.

Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы, начиная со второй страницы. Нумерация выполняется арабскими цифрами без каких-либо знаков, посередине верхнего поля, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа. При оформлении документа на двух сторонах листа, вторая страница нумеруется при наличии третьей.

Тексты документов, изготавливаемых с помощью печатающих устройств, на бумаге формата А4 оформляют через 1,5 межстрочного интервала, на А5 – через 1 интервал. Тексты документов, изготавливаемые на компьютере, оформляют через 1 интервал.

За единицу измерения машинописных работ принята одна нормально заполненная страница формата А4, напечатанная с одной стороны. Нормально заполненной считается страница, на которой в зависимости от интервала печатания располагается соответствующее количество печатных знаков (Таблица 1).

Интервал

Количество

Строк

Знаков в строке

Знаков на странице

1,5

38 -41

60 – 64

2450

1

58 – 61

60 – 64

3630

Таблица 1 Количество печатных знаков на странице формата А4

Строки многострочных реквизитов печатаются через 1 межстрочный интервал и выравниваются по левой вертикальной линии. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 – 2 интервалами, а сами реквизиты – 2 -3 межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

Набор текста с использованием компьютера осуществляется в текстовом редакторе Microsoft Word, применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Выравнивание по ширине листа. Реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита Текст) печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов Адресат, Гриф утверждения, Гриф согласования, Отметка о наличии приложения, Гриф приложения отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Пример:


СОГЛАСОВАНО

Одинарный

Министр экономики

Республики Беларусь Точно 14 пт

Одинарный

Подпись Н.П.Зайченко

Одинарный

Дата

Часто текст документа состоит из нескольких разделов и подразделов. Каждый раздел (подраздел) оформляется с новой строки. Разделы имеют порядковые номера, обозначенные арабскими цифрами и записанные с абзацевого отступа. Номера подразделов состоят из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой.

Внутри разделов (подразделов) могут быть перечисления, перед каждой позицией которых ставят дефис. Если на пункты перечисления далее в тексте предполагается делать ссылки, перед каждым пунктом перечисления ставят строчную букву со скобкой. Например,



















Абзацевый отступ оформляется с первой позиции табулятора. Ниже приведена ^ таблица соответствия позиции табулятора позиции курсора текстового редактора (количество пропущенных символов).

позиции табулятора

0

1

2

3

4

5

6

7

Позиция курсора

0

5

16

24

32

40

48

56

Таблица 2 Положения табулятора

Способы выделения в тесте:

  • ^ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ: выделяют короткие слова в тексте или заголовки к тексту;

  • р а з р я д ко й : выделяют не только отдельные слова в тексте, но и небольшие фразы;

  • подчеркиванием: выделяют слова или части текста. Подчеркивающую линию начинают под первой буквой выделяемого слова, а заканчивают под последней, знак препинания, стоящий после слова, не подчеркивается. Подчеркиваются только кавычки и скобки.

      ^ 2.2 Состав реквизитов.

1. Государственный герб Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над наименованием организации, предприятия (посередине), а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 17 мм.

Право использования организациями, предприятиями Государственного герба Республики Беларусь определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь.

2. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит представляет собой условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации (предприятия) может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура и т.п.

3. Код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларуси ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления. Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛИП). Это постоянный код для организации и должен быть отпечатан типографским способом.

4. Код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД). Его впечатывают при оформлении документа. Исключением является бланк для письма, в котором реквизит №4 должен быть отпечатан изначально.

5. Наименование вышестоящей организации.

6. Наименование организации.

7. Наименование структурного подразделения. Все наименования даются в именительном падеже в строгом соответствии с наименованиями, зарегистрированными в учредительных документах, например в уставе.

8. Почтовый адрес отправителя. Он оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, действующими на территории Республики Беларусь. Установлен следующий порядок оформления почтового адреса учреждения (организации, предприятия): название улицы, номер дома, почтовый индекс, название города, название страны.

Пр. Партизанский, 20

220110, г. Минск

Республика Беларусь

Записывая адрес, можно использовать следует использовать сокращения:

п. я. (почтовый ящик)

ул. (улица)

в.ч. (войсковая часть)

пер. (переулок)

г. (город)

пр. (проспект)

с. (село)

корп. (корпус)

р-н (район)

д. (дом)

обл. (область)

кв. (квартира)

9. Коммуникационные и коммерческие данные. К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон, адрес электронной почты и т.д. Коммерческие данные – это номер счета, название банка и т.д. Указанные данные необходимы для установления контакта с организациями и выполнения расчетно-денежных операций.

10. Название вида документа. Реквизит печатают прописными буквами, проставляется на всех документах, кроме писем и факсов.

11. Дата. На дату отводится 10 знаков: восемь цифр и две разграничительные точки.

09.09.2007

Помимо даты, проставляемой на бланке, датируются также все стадии оформлении и обработки документа: согласование, утверждение, проставления резолюции, получение и исполнение документа.

Наряду с цифровым способом в текстах документов может применяться буквенно-цифровой способ оформления даты:

22 марта 2007 г.

12. Регистрационный индекс документа. Это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое в бланке на одном уровне с датой.

Для внутренних документов (приказов, протоколов.) – это обычный порядковый номер с начала года.

Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей, например 05 – 25/53, где 05 – индекс структурного подразделения; 25 – номер дела, в который подшивается копия отправляемого письма; 53 – порядковый номер документа внутри дела.

13. Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа. Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как он предполагает ответ на ранее посланное письмо. Этот реквизит – важнейший поисковый признак, дающий возможность при получении ответного документа сразу же определить, в какое структурное подразделение он должен быть направлен, и позволяющий в структурном подразделении найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Данный реквизит полностью переписывается из реквизитов 11 и 12 инициативного документа, например

На № 01 – 13/121 от 12.03.2007

14. Место составления или издания. Его располагают на общем бланке. Например,

г. Гомель

15. Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих секретную и конфиденциальную информацию. Располагается в правом верхнем углу документа, начиная с пятой позиции табулятора. И включает слова «Секретно», «Совершенно секретно», «Конфиденциально», «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставлять номер экземпляра данного документа. Например,


КТ


ЭКЗ. № 3

Конфиденциально


ЭКЗ. № 1

16. Адресат. Это сложный реквизит, который может содержать следующие части:

  1. Наименование учреждения (в именительном падеже);

  2. Наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

  3. Указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже);

  4. Почтовый адрес: может быть во всех случаях внешнего адресования, но обязателен при адресовании частному лицу или разовому корреспонденту.

Состав реквизита Адресат меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Рассмотрим виды адресования:

    • Адресование в учреждение:

^ Министерство здравохранения

Республики Беларусь

    • Адресование в структурное подразделение:

Министерство здравохранения

Республики Беларусь

^ Экономический отдел

    • А
      Министерство здравохранения

      Республики Беларусь

      Начальнику отдела кадров

      Сидорчику А. В.

      дресование конкретным должностным лицам:




    • А
      ^ Директору Гомельского Государственного политехнического техникума Савицкому А. А.

      дресование руководителю организации (предприятия):




    • А
      ^ Андрееву А.П.

      ул. П. Глебки, д. 12, к.56

      220121, г. Минск

      дресование частному лицу:



П
Директорам предприятий

ри направлении документа в несколько мест стараются создать обобщенный адресат. Например:


Если создать обобщенный адреса не удается, на одном документе можно разместить не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляют список на рассылку и на каждом экземпляре пишут один адрес.

17. Гриф утверждения. Утверждение – это способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространения действия документа на определенный круг учреждений (организаций, предприятий) и должностных лиц. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение имеет два варианта оформления:

  • Утверждение документа руководителем:


УТВЕРЖДАЮ

Директор

подпись А. А. Савицкий

дата




При утверждении документа руководителем вышестоящей организации в наименование должности включают наименование организации:


УТВЕРЖДАЮ

Председатель Комитета по архивам

и делопроизводству

Республики Беларусь


подпись И.К. Иванов

дата




  • У
    УТВЕРЖДЕНО

    Протокол общего собрания

    трудового коллектива

    17.06.2007 № 47

    тверждение изданием распорядительного документа (постановление, решение, приказ):



18. Резолюция. Этот реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Может носить общий или конкретный характер. Общие указания:

  • К руководству

  • К исполнению

  • К сведению

Конкретные указания выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам. Включает:

  1. Фамилию и инициалы исполнителя;

  2. Предписание действий;

  3. Порядок и сроки исполнения;

  4. Подпись руководителя;

  5. Дату резолюции.

Например,

Иванову В. М.

Прошу подготовить заключение

к 12.09.2007

личная подпись 02.09.2007

Резолюцию располагают между адресатом и текстом в правом верхнем углу документа или на любой свободной от текста площади листа. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки. Иногда, если резолюцию нецелесообразно располагать на самом документе, допускается ее оформление на отдельном листке, который прикрепляется к основному документу и является его составной частью.

19. Заголовок к тексту. Реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля за исполнение документа. Заголовок должен быть кратким и отражать лишь суть документа.

Заголовок должен грамматически согласовываться в падеже с наименованием документа. Например,

^ ПРИКАЗ - О проведении практики

ПРОТОКОЛ - Заседания педагогического совета

20. Отметка о контроле. Проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из буквы «К» или слова «Контроль», отметка может быть дополнена датой. Отметку пишут от руки красным, синим или зеленым карандашом или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка. Служит напоминанием, пока документ не исполнен.

21. Текст. Это основной реквизит документа. Его печатают через 2 – 4 межстрочных интервала после реквизита Заголовок к тексту. Тексты, как правило состоят из абзацев, каждый из которых печатается с первой позиции табулятора. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2 – 3 предложений.

Тексты сложных, больших по объему документов делятся на разделы и подразделы.

При подготовке текста документа необходимо соблюдать следующие основные принципы:

  • Достоверность и объективность содержания;

  • Полнота информации;

  • Краткость изложения;

  • Унификация и стандартизация языка и стиля документа;

  • Нейтральность тона.

22. Отметка о наличии приложения. Данный реквизит указывает на наличие документов, дополняющих, разъясняющих, детализирующих отдельные вопросы основного документа.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то данный реквизит оформляется так:

^ Приложение: на 7л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то данный реквизит оформляется так:

Приложение: список работников на 7л. в 2 экз.

Если документ имеет несколько приложений:

^ Приложение: 1 Список детских учреждений на 10 л. в 1 экз.

2 Список лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то данный реквизит оформляется по следующей форме:

^ Приложение: Письмо министерства образования Республики Беларусь

от 01.02.2007 № 01-09/180

и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложение к документу отправляется не во все указанные в документе адреса, то реквизит оформляют так:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес

Если приложения представлены в виде брошюры, то количество листов не указывают.

23. Подпись. Реквизит является обязательным элементом документа, является формой выражения ответственности за его содержание и законность. В состав реквизита входят:

  1. наименование должности лица, подписавшего документ;

  2. личная подпись;

  3. расшифровка подписи.

Рассмотрим возможные вариант оформления данного реквизита:

  • при оформлении документа на бланке организации:


Директор личная подпись И.Н. Петров


  • при оформлении документа не на бланке организации, в наименование должности включается наименование данной организации:


^ Генеральный директор

ОАО «Гомельдрев» личная подпись О. Р. Иванов


При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор личная подпись И.Н. Петров

Главный бухгалтер личная подпись Е.Н. Сидорова

Если документ подписывается несколькими должностными лицами равных должностей. Их подписи располагают на одном уровне:

Директор … Директор …

личная подпись И. О. Фамилия личная подпись И. О. Фамилия

Если документ составлен комиссией, то при его подписании указывают не наименование должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии:

^ Председатель комиссии: личная подпись П.Л. Иванов

Члены комиссии: личная подпись Р.О. Петров

личная подпись Л.Г. Сидоров

Присутствовали: личная подпись Н.К. Тимофеев

2
Приложение

к приказу генерального директора ОАО «Гомельдрев»

^ 18.09.2007 № 135
4. Гриф приложения
. Реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы приложения:


Е
Приложение 2

к приказу генерального директора ОАО «Гомельдрев»

18.09.2007 № 135
сли приложений несколько, на них ставят порядковый номер арабскими цифрами без знака номера:


А сам распорядительный документ содержит отметку о наличии приложения в тексте, оформленную вышеуказанным формам.

25. Гриф согласования.

Согласование является предварительной оценкой существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.

Различают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформляется Грифом согласования, внутреннее – Визой.

В состав грифа согласования входят:

      1. Слово СОГЛАСОВАНО;

      2. Наименование должности, включая наименование организации (предприятия);

      3. Личная подпись;

      4. Расшифровка подписи;

      5. Дата.

Расшифровку подписи располагают таким образом, чтобы ее последняя буква находилась под последней буквой в наименовании должности:

СОГЛАСОВАНО

Директор средней школы №5

личная подпись А.Р. Иванов

дата

Если согласование производится коллегиальным органом или письмом согласования:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

20.09.2007 № 56 или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства здравохранения Республики Беларусь

12.09.2007 № 01-09/178

Несколько грифов согласования размещают на одном уровне вертикальными рядами. Если грифов согласования много, составляется лист согласования. При этом на месте Грифа согласования делается отметка:

Лист согласования прилагается




оставить комментарий
страница1/6
Дата17.10.2011
Размер1,09 Mb.
ТипДокументы, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3   4   5   6
плохо
  1
отлично
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх