Делопроизводство и документооборот в общественной организации
скачатьДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ В общественной организацииРабота с документами – важная часть деятельности общественной организации. Согласно ГОСТ Р 51141-98 делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство включает в себя регистрацию, предварительное рассмотрение и распределение документов, их учет, организацию обработки документов, контроль исполнения документов и т.д. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. Все документы принято разделять на три большие группы1:
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительные документы делятся на следующие группы:
Стоит отметить, что делопроизводство в общественной организации нельзя приравнивать к делопроизводству в какой-нибудь коммерческой или государственной структуре. Документы – это не цель, а лишь одно из средств обеспечения эффективной работы организации. Приводим минимальный перечень организационно-распорядительных документов (дел) территориальной организации РСМ:
Требования к бланкам документов.
20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
- общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа.
Деятельность организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется решениями, распоряжениями, приказами. Решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Протоколы Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. На заседании, как правило, составляют черновик протокола, который в максимально короткие сроки (не позднее трех дней) обрабатывают, перепечатывают и представляют на подпись председателю заседания и секретарю. Протоколы оформляются на общем бланке организации формата А4 или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование организации и включает в себя следующие реквизиты:
Датой протокола является дата проведения заседания. Протоколам присваиваются номера в пределах календарного года. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, а также всех присутствующих членов коллегиального органа. При большом количестве присутствующих на заседании или собрании указывается лишь общее число присутствующих (список прилагается к протоколу). Если есть приглашенные, то они указываются во вводной части (должность и организация, которую представляют). Вводная часть содержит повестку дня. Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Слово «СЛУШАЛИ» пишется с красной строки прописными буквами после цифры, обозначающей номер вопроса, затем указывают должность, инициалы и фамилию докладчика. Если доклад представлен, то в протоколе отмечается «Доклад прилагается». В противном случае в протоколе надо кратко изложить основные положения доклада. После слова «ВЫСТУПИЛИ» с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения (постановления). Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу – начинается словом «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)», написанным с красной строки. Данная часть текста протокола строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения. РЕШЕНИЕ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ) указывается в протоколе полностью, т.к. является наиболее его важной составной частью. Решения, принятые на заседании, доводятся до членов организации в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основе протокола. Протоколы относятся к числу важных документов организации, поэтому хранятся постоянно или от 10 лет до ликвидации организации (пример оформления протокола см. на стр.60). Выписка из протокола Выписка из протокола оформляется следующим образом:
Постановления (решения) Постановление (решение) – распорядительный документ коллегиального органа управления (например, Совета территориальной организации РСМ). Текст постановления (решения) состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении. Если основанием к изданию постановления (решения) является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа. В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем - слово «ПОСТАНОВИЛ» («РЕШИЛ») на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Приказы по основной деятельности Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач организации.1 Приказы издаются только при необходимости. Отмена приказов, изменения, дополнения, производятся только приказами. Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:
Текст приказа состоит из двух частей:
Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие – срок исполнения. Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на __________ (наименование должности, инициалы и фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле опускается. Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ. Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом. Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется «Грифом согласования документа». Подписывает приказ руководитель организации. После подписания приказы регистрируются, а затем копируются в количестве, необходимом для рассылки заинтересованным организациям и структурным подразделениям. Реквизиты приказа:
Приказы по основной деятельности хранятся постоянно (если организация является источником формирования госархива) или от 10 лет до ликвидации организации, приказы по административно-хозяйственным вопросам (отпуска, командировки, дежурства и т.п.) - 5 лет (ст.6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»). Приказы по личному составу Приказами по личному составу оформляются, как правило, прием, увольнение, перемещение сотрудников организации и т.д. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (№1 л/с, №2 л/с...). Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А-4 (приложение №2). Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8 (приложение №3). При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги. Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Приказы по личному составу хранятся 75 лет. В процессе деятельности организации могут издаваться другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, командировках, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс «к» (№ 1 к, № 2 к...) и формируются в самостоятельное дело (документы по личному составу – приложение №4). Распоряжения Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных и текущих вопросов. Распоряжения подписывают руководитель или по его поручению заместитель руководителя организации. Распоряжения руководителя территориальной организации РСМ могут быть по кадровым, финансово-хозяйственным вопросам, вопросам реализации программ РСМ и другим. Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть документа начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)». Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Срок хранения распоряжений - аналогично приказам. Приводим пример оформления распоряжения. Письма Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами, сообщения или уведомления о чем-нибудь. Этапы подготовки и составления писем:
Реквизиты бланка письма следующие:
Требования к тексту письма следующие: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, одноаспектность, объективность, ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной - излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д. Для составления писем используется специальный бланк письма (пример оформления письма см. на стр.99). Если письмо составлено на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Виды служебных писем.
Рассмотрим отдельные виды писем. Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров. Письмо-предложение оформляется на бланке письма. Письмо-приглашение содержит приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Письмо-приглашение может содержать:
Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п. Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый…!». Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). Письмо-ответ должно содержать номер и дату документа, на который дается ответ. В тексте излагается принятое решение:
Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. Письмо-извещение – документ, информирующий о мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии. Письмо-извещение оформляется на бланке письма и начинается словами: «Ставим Вас в известность...». Письмо-напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо обязательства, проведения мероприятий или других договоренностей. Например: ^ Письмо-напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. ^ – документ, в котором сообщается о каких-либо фактах и мероприятиях, пропагандируется деятельность организаций, продукция. Рекламное письмо – документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров. Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар. Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию. ^ составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов или материальных ценностей. Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ. Например: ^ Возвращаем подписанный с нашей стороны договор… Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийное письмо оформляется на бланке письма и удостоверяется печатью организации. Письмо-подтверждение – документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия. Направление письма-подтверждения относится к обязательной части деловых отношений. Письмо-подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ… На следующей странице приводим пример оформления письма. ^ Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции
Оформление и отправка исходящей корреспонденции
Составление номенклатуры дел Документы, посвященные определенному вопросу деятельности организации, после исполнения группируются в дело. ^ совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу деятельности, помещенные в одну обложку. Номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (выписка из перечня – приложение №7). Номенклатура дел предназначена для распределения и группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности. В номенклатуру дел включаются все дела и документы, отражающие деятельность организации, журналы регистрации, справочные картотеки. В качестве разделов номенклатуры дел используются наименования структурных подразделений, а при их отсутствии в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности организации или должности руководителей и специалистов. Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности организации документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки. 1 1
|
плохо
1 