Учебное пособие Томск 2004 ббк ч 81 icon

Учебное пособие Томск 2004 ббк ч 81


4 чел. помогло.
Смотрите также:
Учебное пособие Томск 2004 ббк 65. 272...
Учебное пособие Томск  2004 Министерство образования и науки Российской...
Учебное пособие Томск-2002 ббк 65. 272 Удк 36. 4001...
Учебное пособие Томск 2007 ббк: Т3(2)4-2 я73...
Учебное пособие Томск 2009 ббк 88. 37...
Учебное пособие Томск 2007 ббк 65. 272...
Учебное пособие Томск 2007 ббк 65. 272...
Учебное пособие Томск 2004 Попова Л. Л. Социодинамика культуры. Учебное пособие. Томск: тпу...
Учебное пособие Томск 2001 ббк 65. 272...
Учебное пособие Томск 2007 ббк ю25 я 73...
Учебное пособие Томск 2007 Н. Н. Соколов История Франции на рубеже XVIII-XIX вв. Учебное пособие...
Учебное пособие подготовлено на кафедре философии Томского политехнического университета и...



страницы: 1   2   3   4   5   6   7
вернуться в начало
^

Статистические сведения об архивных учреждениях Российской Федерации (по состоянию на ноябрь 2003 г.)1




^

Вид учреждения


Объем документов (млн единиц хранения)

Численность работников по основной деятельности (чел.)

Органы управления архивным делом




1024

Федеральные архивы

39,8

1742

Государственные архивы субъектов РФ

125,2

5493

Муниципальные архивы (архивные отделы муниципальных образований)

36,1

3914

Всего

20,1

12173*

*Численность вспомогательного персонала – 1562 чел.

Общая численность работающих – 13823 чел.

В течение 2000—2003 гг. внимание органов государственной власти и управления к деятельности Федеральной архивной службы России значительно возросло. Следствием этого стал рост финансирования федеральных архивных учреждений, что позволило начать разрабатывать планы по развитию системы государственных архивов. Это развитие связано с укреплением их инфраструктуры, начиная от модернизации пожарно-охранной сигнализации, компьютеризации основных архивных процессов и заканчивая восстановлением работ по страховому копированию документов Архивного фонда России.

Годы экономического кризиса (с1992 по 2000 г.) не были окрашены для отечественных архивов только в темные тона. В ряде направлений архивной деятельности, таких, как использование архивных документов, создание публичного научно-справочного аппарата к ним, отечественное архивное дело, по общей оценке российских и зарубежных пользователей, бурно развивалось, как ни в какое другое время.

На сегодняшней организации архивного дела в России отразились особенности переходного периода в истории российского государства. Во многом система архивных учреждений и управления архивным делом сохранила многие черты прежней советской системы, но приобрела и некоторые новые, ранее ей не присущие. Однако многие изменения, которые произошли в организации работы в российских архивах, не имеют легитимной основы, поскольку ныне действующие «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятые в июне 1993 г., устарели в своей значительной части. Как отмечает руководство Федеральной архивной службы в лице В. П. Козлова, необходимость разработки нового закона «Об архивном деле в Российской Федерации» стала очевидна уже к концу 1990 х гг. Первый раз новый закон после всех согласований был внесен в Правительство в 1998 г. и был отклонен из-за наличия в нем элементов унитарной организации архивного дела, сторонниками которой являются большинство архивистов страны. В 2003 г. законопроект после всех согласований был повторно внесен в Правительство и одобрен.

В течение 1990-х—начала 2000-го гг. неуклонно росло количество документов, поступающих на хранение в государственные архивы. Таблица 2 позволяет отразить динамику комплектования документами государственных и муниципальных архивов России, массивами документов вечного хранения за первое десятилетие существования самостоятельной архивной службы России (с 1992 по 2002 г.)

Таблица 2

^ Динамика приема документов в Российской Федерации

за период с1992 по 2002 г.

Годы

Управленческая документация

Документы по личному составу

Научно-техническая документация

Кино-/

видео документы

Фото-документы

Фоно-документы

млн ед. хранения

тыс. ед. хранения

тыс. ед. хранения

тыс. ед. хранения

тыс. ед. хранения

тыс. ед. хранения

1991

1,3

-

15,4

2,0 / -

67,7

1,5

1992

2,3

215,4

82,9

8,5 / -

75,1

5,1

1993

2,1

572,2

64,7

6,1 / -

65,2

4,7

1994

2,0

427,3

211,3

5,6 / -

69,4

3,1

1995

1,7

582,6

117,4

7,9 / -

71,7

2,2

1996

1,6

413,1

92,8

7,4 / -

90,9

2,9

1997

1,5

499,1

76,9

5,7 / -

63,7

1,3

1998

1,5

686,3

75,4

2,4 / 0,5

77,2

1,1

1999

1,6

826,2

75,6

1,5 / 0,4

56,8

3,4

2000

1,4

1368,5

75,4

1,1 / 0,7

75,3

1,7

2001

1,5

1624,3

81,6

1,3 / 0,6

56,2

1,8

2002

1,5

2287,5

92,8

1,2 / 1,3

89,7

7,4

Итого

20,0

9502,5

1062,2

50,7 / 3,5

858,9

36,2

За период с 1991 по 2002 г. в архивы поступило 20,0 млн дел, что значительно опережало возможности отечественных архивов по размещению архивных документов, поскольку вместо требуемых 50,0 тыс. м2 площадей за указанное десятилетие на федеральном уровне было введено в эксплуатацию около 6,3 тыс. м2, а в субъектах Федерации получено еще 81,4 тыс. м2 (как правило, неприспособленных под архивохранилища помещений ликвидированных производственных и научных организаций, требующих ремонта и переоснащения).

Одна из серьезнейших проблем, с которой столкнулись отечественные архивы в 1990-е гг. – необходимость сохранения и использования документов, касающихся социальной защиты граждан России (их личные дела, финансовые документы, фиксирующие заработную плату, имеющиеся у граждан льготы и т.д.). Никогда подобные категории документов не являлись сферой внимания государственной архивной службы. Такие документы хранились в ведомствах, в объединенных ведомственных архивах. Развитие капитализма в России в течение 1990-х гг. отрицательным образом сказалось на сохранности личных дел работников отечественных предприятий, организаций, учреждений. Многие документы были утрачены в результате плохого хранения, а иногда и намеренно уничтожались по приказам новых владельцев предприятий. Вместе с тем за истекшее десятилетие (с 1991 по 2002 г.) Государственная дума Российской Федерации приняла множество законов, согласно которым граждане России получили право на социальную защиту, реализовать которое невозможно без документов, дающих представление о трудовой истории людей.

За десять лет в системе архивной службы России было создано 282 архива документов по личному составу (32 государственных и 250—в районном и городском звене), которые приняли на долговременное хранение свыше 9,5 млн дел, в основном от ликвидированных за это время организаций.

Кризис 1990-х гг. фактически не затронул такую сферу деятельности архивов, как использование документов. Статистика числа пользователей архивов, количества подготовленных информационных материалов, выдачи архивных справок социально-правового, имущественного, генеалогического характера, создания публичного научно-справочного аппарата, подготовки документальных публикаций подтверждает рост внимания отечественных и зарубежных исследователей к архивным документам, содержащимся в отечественных архивах.

Архивы России сыграли важную роль в социальной защите ее граждан, в реабилитации жертв политических репрессий, в формировании демократического облика страны среди ее граждан и на международной арене. В течение 1990-х – начала 2000-го г. вышло свыше тысячи названий публикаций сборников документов и справочников по архивам.

В начале 2000-го г. несколько замедлился процесс открытия российских архивов, особенно архивов бывшей КПСС. Причина этого состоит в отсутствии эффективной системы рассекречивания архивных документов. В результате, например, до сих пор оставался недоступным такой важный для изучения общественно-политических процессов в СССР вид документов, как обзоры писем трудящихся, составлявшиеся в партийных органах.

В результате проведенной реорганизации Правительства РФ Федеральная архивная служба РФ получила новое название – «Федеральное архивное агентство РФ» – и вошла в состав Министерства культуры РФ. Таким образом, хотя и формально, еще раз было подчеркнуто то важное место, которое занимают архивы в культурной жизни страны, в формировании ее культурного облика.

Данный краткий обзор современного состояния архивного дела в России показывает, что в течение кризисных для страны 1990-х гг. отечественные архивы, архивная служба, архивное дело в целом не только сумели выжить, но и осуществили новый качественный шаг в своем развитии.


Глава 4. Классификация документов Архивного фонда Российской Федерации


4.1. Состав Архивного фонда Российской Федерации


Архивный фонд Российской Федерации—это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации и подлежащих постоянному (вечному) хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей. Архивный фонд Российской Федерации образован с целью централизованного учета и хранения документов, их всестороннего изучения и использования.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, времени создания, вида носителя, места хранения и формы собственности, в том числе поступившие на законном основании из-за рубежа, а также архивные фонды и архивные документы государственных учреждений Российской Федерации, находящиеся за границей.

Впервые Единый государственный архивный фонд РСФСР был образован в 1918 г. Он включил в свой состав документы архивов ликвидированных правительственных учреждений Российской империи и Российской республики (провозглашенной 01.09.1917 г.) и законченные делопроизводством дела советских правительственных учреждений после истечения срока их хранения в учреждениях.

Последующие декреты и постановления Советского правительства, изданные в развитие Декрета от 1 июня 1918 г., значительно расширили состав ЕГАФ.

Длительное время основы организации архивного дела и классификации документов Государственного архивного фонда СССР определяло «Положение о ГАФ СССР», утвержденное Постановлением Совета министров СССР от 13 августа 1958 г. Оно явилось результатом обобщения опыта развития дореволюционного и советского архивного дела. Данное положение действовало вплоть до распада Советского Союза в 1991 г.

В настоящее время состав и организация Архивного фонда Российской Федерации определяются в соответствии с положениями, содержащимися в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», вступивших в силу 7 июля 1993 г.

В ст. 5 «Основ законодательства» указывается, что в состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России (Федеральным архивным агентством).

Архивный фонд Российской Федерации делится на две основные части – государственную и негосударственную.

^ Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью.

К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральной собственности, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц.

^ Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории Российской Федерации, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность. 

Федеральные государственные архивы и центры хранения документации содержат в своем составе документы за досоветский период, а также документы, образованные в результате деятельности советских учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц; письменные памятники истории, права, искусства, литературы и быта народов бывшего СССР и современной России; научно-техническую документацию; кинофото- и фонодокументы (негативы и позитивы кинофильмов и фотоснимков, матрицы граммофонных пластинок и материалы звукозаписей); иллюстративные, рукописные, печатные и другие материалы, выпускавшиеся со специальной целью агитации и пропаганды (плакаты, листовки, воззвания, прокламации и т. п.); микрофотокопии документов, документы партийных организаций (прежде всего архивный фонд КПСС).

Кроме того, отечественные архивы активно формируют архивные фонды, содержащие документы постсоветского периода, датируемые временем после 1991 г.

В конце 1990-х гг. объем Архивного фонда Российской Федерации составлял свыше 460 млн единиц хранения на различных носителях.

Структурная схема организации Архивного фонда Российской Федерации определяется существующей сетью архивных учреждений, составляющих систему Росархива, других учреждений, в законодательно определенном порядке хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, а также сетью архивов министерств, ведомств, организаций, в том числе негосударственных, документы которых отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации объемом более 39 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14-ти федеральных архивах.

Свыше 123 млн единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации хранится в 201 государственном архиве субъектов Российской Федерации и более 30 млн единиц хранения—в 2,5 тыс. муниципальных архивах.

Около 2,5 млн единиц хранения сосредоточено в Архиве Российской академии наук, ее научных и научно-отраслевых архивах и свыше 7 млн единиц хранения—в музеях и библиотеках.

Ежегодно объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях системы Росархива, увеличивается в среднем на 1,6 млн единиц хранения за счет приема из ведомств документов, отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации.


^ 4.2. Понятие о классификации документов Архивного фонда Российской Федерации. Классификация документов Архивного фонда Российской Федерации в целом и ее основные признаки


^ Классификация документов Архивного фонда Российской Федерации – это научная группировка архивных документов по наиболее существенным признакам с целью организации и всестороннего использования в интересах государства и общества.

В советский период развития отечественного архивоведения сложилась практика классификации документов архивного фонда страны на три последовательные ступени (этапа) с учетом уровней объектов классификации, которая до сих пор сохраняет свое значение в архивоведческой практике:

  1. классификация документов Государственного архивного фонда СССР (в настоящий момент Архивного фонда Российской Федерации) в целом, определяющая организацию сети государственных архивов;

  2. классификация документов в пределах архивов, определяющая хранение материалов по архивным фондам;

  3. классификация документов в пределах архивных фондов, определяющая их организацию внутри каждого фонда.

Таким образом, на первом уровне объектом классификации является вся совокупность документов Архивного фонда Российской Федерации, на втором — документы конкретного архива, на третьем — документы каждого архивного фонда.

Для документов Архивного фонда Российской Федерации характерны не только индивидуальные, специфические признаки, но и признаки, присущие некоторой совокупности документов (групповые признаки).

Эти положения легли в основу классификации документов архивного фонда страны, которая осуществлялась в советский период развития отечественного архивного дела. Она позволяла облегчить поиск и изучение огромного количества документальных источников. Именно поэтому сложившаяся практика классификации документов Государственного архивного фонда СССР была унаследована и активно применяется в настоящий момент при комплектовании архивных фондов.

Классификация документов Государственного архивного фонда в целом предполагала их научную группировку с целью оптимального распределения по государственным архивам.

С учетом господствовавших на тот момент методологических принципов (историзма, всесторонности и комплексности изучения документов) в отечественном архивоведении в советский период было установлено несколько наиболее существенных признаков (оснований) классификации материалов Государственного архивного фонда. Их учет определял образование сети государственных архивов. Среди данных признаков указывались следующие:

а) принадлежность документов к определенным историческим эпохам;

б) принадлежность документов к учреждениям федерального (ранее всесоюзного), регионального (республиканского, областного, краевого, окружного) и местного подчинения;

в) принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам (городам федерального значения, республикам, краям, областям, округам, районам);

г) принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

д) способ и техника создания документов.

Перечисленные признаки находятся в тесной взаимосвязи при классификации документов и могут дополнять друг друга.

Рассмотрим указанные признаки более подробно.

^ Принадлежность документов к определенным историческим эпохам. Данный признак является наиболее общим классификационным признаком группировки документов. В советском архивном деле он определял деление всех документов Государственного архивного фонда СССР на материалы эпохи социализма и материалы досоветского (дореволюционного) периода.

Впервые основы деления документов в соответствии с историческими эпохами, в частности по двум историческим эпохам, были заложены в ленинском декрете от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела», в котором указывалось: «Все дела и переписка правительственных учреждений, законченные к 25 октября 1917 г., поступают в Государственный архивный фонд». В Декрете была выражена мысль о том, что датой разделения материалов двух эпох следует установить победу Великой Октябрьской социалистической революции.

«Положение об организации Единого государственного архивного фонда РСФСР», утвержденное коллегией Центрархива 3 февраля 1925 г., предлагало использовать в качестве даты размежевания материалов февраль — март 1917 г. Циркуляр Центрархива РСФСР от 22 апреля 1925 г. предписывал относить к периоду социализма документы, которые начали откладываться с февраля — марта 1917 г., т.е. с начала буржуазно-демократической революции в России. Однако такое решение вопроса не вполне соответствовало господствующим в компартии взглядам по поводу учения марксизма-ленинизма о пролетарской революции и диктатуре пролетариата.

Циркуляр Центрархива РСФСР от 25 мая 1926 г. «О размежевании архивных материалов Исторического архива и Архива Октябрьской революции» установил новую дату деления документов — 1 января 1917 г., так как с 1 января учреждения заводили новые дела, а старые, как правило, заканчивали. Эта разграничительная дата позволяла осуществлять деление материалов по историческим эпохам без дробления отдельных дел, однако она по-прежнему оставалась исторически неоправданной.

В какой-то степени разрешили вопрос «Правила определения архивного фонда», изданные Главным архивным управлением СССР в 1939 г. В них подчеркивалось, что начало образования документов социалистической эпохи положила Великая Октябрьская социалистическая революция, что учреждения советской власти, созданные в результате слома буржуазно-помещичьего государственного аппарата, являются новыми фондообразователями, в деятельности которых начали образовываться документы советской эпохи. Документы учреждений Временного правительства были отнесены к периоду капитализма.

Определенные трудности вызывала классификация документов тех фондообразователей, которые не были устранены после революции и продолжали существовать. К ним, наряду с банками и синдикатами, относились также заводы, фабрики, научные и культурно-просветительные учреждения, учебные заведения и т. д.

Разграничительной датой при делении по эпохам документов бывших капиталистических предприятий, банков, трестов, научных и культурных учреждений была принята дата их национализации, конфискации или реорганизации.

Особого подхода требовали материалы органов, осуществлявших проведение Великой Октябрьской социалистической революции: военно-революционных комитетов, Советов рабочих и солдатских депутатов, Красной гвардии и рабочей милиции, которые зародились еще в период существования Временного правительства. Документы этих органов составляли единые архивные фонды и входили в состав материалов советского периода.

К документам по истории социализма были отнесены материалы гражданских и военных учреждений, организаций и предприятий, войсковых частей и соединений, государственных и общественных деятелей, деятелей культуры, науки и техники, выдающихся представителей промышленности, сельского хозяйства, строительства и других отраслей народного хозяйства Советского Союза, советских социалистических республик до образования СССР, народных республик (Бухарской, Хорезмской, Тувинской и Дальневосточной), материалы различных государственных образований и политических режимов, существовавших на какой-либо части территории СССР.

К документам по истории феодализма и капитализма были отнесены материалы гражданских и военных учреждений, организаций и предприятий, войсковых частей и соединений, государственных и общественных деятелей, деятелей культуры, науки и техники Русского (Московского) государства, Российской империи и всех других государственных образований, вошедших в их состав; Российской буржуазной республики периода Временного правительства; прибалтийских буржуазных республик, а также материалы, отложившиеся до установления Советской власти на территориях, вошедших в состав СССР.

Документы личного происхождения относили к материалам эпохи социализма или к материалам по истории феодализма и капитализма в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок.

В соответствии с классификацией документов по историческим эпохам сеть государственных архивов в советский период подразделялась на архивы, хранящие материалы дореволюционной эпохи; архивы, хранящие материалы советской эпохи; архивы, хранящие материалы двух эпох – дореволюционной и советской (с обособленным учетом и хранением материалов по эпохам внутри каждого архива).

Что касается документов постсоветского периода, датируемых временем с 1991 г. по настоящее время, то можно отметить их менее значительный объем по сравнению с документами предыдущих эпох. Поэтому специальных архивов, в задачи которых входил бы сбор и хранение только современной документации, в системе российских архивов еще не сформировано. Сбором, обработкой и хранением современной документации занимается сразу несколько российских государственных архивов, а также государственные архивы субъектов Российской Федерации, местные архивы. Однако 1991 г. стал определяющим при формировании и датировке многих архивных фондов. Особенно это касается архивов, сохраняющих документы по новейшей истории России (т.е. бывших партийных архивов).

^ Принадлежность документов к учреждениям федерального, регионального и местного подчинения. Документы, составлявшие Государственный архивный фонд СССР создавались в различных по значению учреждениях, организациях и предприятиях. Именно поэтому они подразделялись на материалы:

  • всесоюзного;

  • республиканского;

  • местного значения.

Основанием для подобной классификации являлся характер деятельности учреждений, организаций, предприятий и значение содержания документов, возникавших в результате этой деятельности. Такая классификация впервые была обоснована в «Положении об организации Единого государственного архивного фонда РСФСР», принятом еще в 1925 г., но до сих пор ее влияние сказывается при классификации документов Архивного фонда Российской Федерации.

В соответствии с данной классификацией к группе документов центрального происхождения были отнесены материалы высших и центральных государственных учреждений и общественных организаций, действовавших в масштабе РСФСР, а к группе документов местного происхождения — материалы местных учреждений, организаций и предприятий. Подобная классификация являлась основанием для создания сети центральных и местных государственных архивов РСФСР.

Деление документов по их значению на центральные и местные было закреплено в «Положении об архивном управлении РСФСР» от 28 января 1929 г. В частности в нем отмечалось, что документы, отложившиеся в деятельности высших и центральных государственных учреждений дореволюционного и послереволюционного периодов и центральных органов общественных (кооперативных, научных и др.) организаций, сосредо-точиваются в непосредственном ведении Центрального архивного управления РСФСР. Все остальные материалы находятся в непосредственном ведении соответствующих органов архивного управления по месту отложения означенных материалов.

С образованием в 1929 г. Центрального архивного управления СССР в составе Государственного архивного фонда были выделены документы, имеющие союзное значение. Деление документов на центральные и местные на тот момент перестало отвечать задачам советского архивного строительства. Выделение документов, имеющих союзное значение, повлекло за собой образование сети центральных государственных архивов СССР.

Организационное оформление классификации документов ГАФ СССР по комплексам материалов союзного, республиканского и местного значения было завершено Положениями о Государственном архивном фонде Союза ССР 1941 и 1958 гг. и нашло отражение в сети государственных архивов СССР.

После развала Советского Союза и образования Российской Федерации как правопреемника СССР значительная масса архивных документов союзного значения осталась в собственности России. Это позволило не только сохранить практически в полном составе сеть союзных архивов, но даже несколько расширить ее за счет бывших архивов Коммунистической партии Советского Союза. Данное обстоятельство дало возможность дальнейшего применения рассматриваемой классификации документов, но, в силу произошедших изменений в административно-территориальном делении государства, в настоящий момент она предусматривает разделение Архивного фонда Российской Федерации на материалы федерального, регионального и местного значения. Это деление нашло свое отражение и правовое закрепление в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации», утвержденном и введенном в действие Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. за № 552.

Принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам. Административно-территориальное устройст-во любой страны выступает как историческая категория, которая развивается и изменяется в зависимости от развития государства, изменения его задач и функций.

Административно-территориальное устройство государства было учтено отечественными архивоведами при классификации документов Государст-венного архивного фонда СССР, но до сих пор лежит в основе построения сети государственных архивов России.

Признак принадлежности документов к определенным административно-территориальным единицам (имевшим место как в дореволюционный, советский, так и постсоветский периоды истории России) тесно взаимосвязан с признаком принадлежности материалов к комплексам союзного, республиканского и местного значения (в настоящий момент—федерального, регионального и местного значения). На основе взаимодействия этих признаков осуществлялось распределение документов Государственного архивного фонда СССР между архивами союзного, республиканского и местного подчинения, а сейчас между федеральным центром, субъектами Российской Федерации, а в их пределах — между другими административно-территориальными единицами (городами, районами и т.д.).

Классификация документов с учетом их принадлежности к административно-территориальным единицам имеет большое значение в тех случаях, когда на современной территории одного или нескольких регионов существовала в прошлом какая-либо административно-территориальная единица и в связи с этим встает задача выявить отношение сложившегося в прошлом документального комплекса к комплексам более современных материалов.

Достаточно важны вопросы, связанные с классификацией документов в пределах республик с различным национальным составом. Исходя из интересов малых народов, в архивах многих субъектов РФ создавались и создаются комплексы материалов, относящиеся к территориям, населенным малыми народами и народностями России.

Классификация документов по национальным административно-территориальным единицам затрудняется тем, что до 1917 г. народы, населявшие Российскую империю, не имея своих автономий, как правило, не имели и учреждений, материалы которых отражали бы историю конкретного народа. Их история отражалась в комплексах документов, которые содержали сведения в целом по истории всех или нескольких народов, населявших конкретные административно-территориальные единицы. Такие исторически сложившиеся комплексы документов, хотя они и содержат сведения по истории нескольких народов, не подвергаются распылению. Обычно они хранятся в государственном архиве, расположенном в бывшем административном центре, где находились эти губернские учреждения.

В ходе осуществления классификации нередко сталкиваются с трудностями, связанными с достаточно частыми изменениями административно-территориального устройства России. Только почти за семидесятилетний период существования СССР они проводились несколько раз. Так, например, в 1937 г. на территории СССР насчитывалось 47 краев и областей, в 1959 г. — 123, в 1971 г. — 120, в 1978 г. — 127. В настоящий момент в составе Российской Федерации 89 субъектов (49 областей, 6 краев, 2 города федерального значения, 1 автономная область, 21 республика, 10 автономных республик), но процесс образования и преобразования субъектов РФ нельзя признать завершенным (этот процесс уже привел к тому, что в скором будущем вместо двух субъектов РФ – Пермской области и Коми-Пермяцкого автономного округа—появится новый субъект – Пермский край, а общее число субъектов РФ сократится до 88-ми).

При создании в пределах России новых административно-территориальных единиц возникает необходимость обеспечить эти образования соответствующими архивными учреждениями, службами и документами. В отечественном архивоведении данная работа проводится при условии соблюдения принципа недробимости отдельных исторически сложившихся комплексов материалов и обеспечения интересов конкретных территориальных единиц в деле использования документов.

В отечественном архивоведении полагают, что при создании новых областей и районов нецелесообразно передавать в новый государственный (областной или районный) архив материалы ликвидированных фондообразователей, действовавших на территориях, вошедших в новое объединение, поскольку нарушение этого условия может привести к распылению исторически сложившихся комплексов фондов организаций и предприятий.

^ Принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности. Признак группировки документов на основе их принадлежности к отдельным отраслям деятельности был положен в основу организации материалов Единого государственного архивного фонда (ЕГАФ), образованного в 1918 г. когда документы, объединялись по отраслевым секциям.

По «Положению о Центральном архиве РСФСР», утвержденному декретом ВЦИК от 30 января 1922 г., Единый государственный архивный фонд РСФСР был разделен на пять секций:

  • политическую;

  • экономическую;

  • юридическую;

  • историко-культурную;

  • военно-морскую.

В «Положении об организации ЕГАФ РСФСР» 1925 г. архивные материалы группировались по четырем секциям:

  • народного хозяйства;

  • политики и права;

  • армии и флота;

  • культуры и быта.

«Положением об архивном управлении РСФСР», утвержденным ВЦИК и СНК РСФСР от 28 января 1929 г., секционное деление архивных материалов было отменено. Однако признак классификации документов с учетом их принадлежности к отраслям деятельности продолжает применяться до сих пор для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных федеральных государственных архивов.

В современной России существует ряд архивов, хранящих документы определенной отрасли или сферы общественной деятельности. Среди них можно назвать такие федеральные государственные архивы, как Российский государственный военно-исторический архив, Российский государственный архив военно-морского флота, Российский государственный архив экономики, Российский государственный архив литературы и искусства и др.

^ Способ и техника создания документов. В составе Архивного фонда Российской Федерации имеется значительное количество научно-технической документации, кинофотодокументов, звукозаписей. Их хранение требует особого режима, а изучение—специальной аппаратуры для просмотра или прослушивания содержания. Это обстоятельство обусловило необходимость классификации документов по способу и технике их создания. Данная классификация позволяет отделить техническую документацию, кинофотодокументы, звукозаписи от управленческих документов и организовать их обособленное хранение.

С этой целью еще в советский период были созданы специализированные архивы, которые в преобразованном виде продолжают свою деятельность и сегодня – это Российский государственный архив научно-технической документации, Российский государственный архив кинофотодокументов, Российский государственный архив фонодокументов.


^ 4.3. Классификация документов в пределах архивов


Советские архивоведы полагали, что научная организация документов обеспечивается не только их классификацией в пределах Государственного архивного фонда СССР в целом, но и классификацией в пределах каждого архива. Подобная классификация до сих пор активно применяется в современных российских архивах.

Под классификацией документов в пределах архивов понимается их группировка по архивным фондам и комплексам архивных фондов. Эта работа связана с комплектованием архивов документами, с правильной постановкой их хранения и учета и созданием научно-справочного аппарата для достижения всестороннего использования документации.

В период зарождения архивного дела в России отечественные исследователи не ставили теоретически обоснованных положений по классификации документов в пределах архивов, однако многие из них, в частности Д. Я. Самоквасов, считали наиболее правильной организацию материалов по исторически сложившимся комплексам документов — архивным фондам.

Одним из первых отечественных исследователей, сформулировавшим определение понятия «архивный фонд» был А. П. Воронов, который толковал понятие архивного фонда как совокупность документов, являющихся собственностью какого-либо учреждения, корпорации, фамилии (семьи) или лица. Наряду с критерием собственности использовались и другие возможные подходы к классификации по фондам, а именно: по отраслям, темам, видам документов. Примером подобного рода являлось распределение всех документов Военно-ученого архива по 33-м разрядам, созданным по тематическому и номинальному признакам (материалы по истории вообще, материалы по истории войн, мирное время в войсках, теория военного искусства, статистические сведения и т. д.).

Классификация документов в соответствии с подобными логическими схемами носила формальный характер и приводила к разрушению архивных фондов. Именно поэтому в советском архивоведении она получила название формально-логической классификации.

Наибольшее распространение в архивах России и европейских государств в XIX в. получила группировка материалов по фондам. Она осуществлялась на основе принципа происхождения документов («провениенцпринципа»), основным требованием которого было сохранить целостность архивного фонда.

В настоящий момент в практике зарубежных архивов имеет место создание смешанных фондов (из материалов учреждения и его предшественника), групп фондов (из материалов мелких учреждений с однородными функциями) и т. д.

В архивах СССР (и в современных отечественных архивах) в основу научной организации документов был положен принцип историзма. Принцип историзма находит свое проявление в уточнении состава материалов конкретного архивного фонда с целью изъятия из него документации других фондов. Только в необходимых случаях отечественные архивисты прибегают к организации объединенных архивных фондов и архивных коллекций.

Работа по классификации проводится в основном в отношении документов, впервые поступающих на государственное хранение. В некоторых случаях она может осуществляться и в отношении материалов, уже находящихся на хранении в архиве, например, с целью исправления допущенных ранее, при организации фондов, ошибок или с целью создания более удобной и целесообразной формы организации материалов. Классификация документов по фондам может осуществляться и в ходе переработки или усовершенствования архивных справочников.


^ 4.3.1. Понятие «архивный фонд»


Архивным фондом называется принятый на государственное хранение комплекс документов, имеющих между собой исторические и (или) логические связи (это родовое понятие архивного фонда).

Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей, распространяемой на все комплексы документов, находящиеся в архивах, независимо от способа и техники их создания.

Выделяется несколько разновидностей архивного фонда:

  • архивный фонд учреждения (предприятия, организации, отдельного лица);

  • объединенный архивный фонд;

  • архивная коллекция;

  • комплекс научно-технической документации.

В традиционном понимании архивный фонд – это комплекс документов, образовавшихся в деятельности определенного учреждения, организации, предприятия или лица.

В связи с тем, что с начала 1950-х гг. значительно усилился приток документов в архивы, а с середины 60-х гг. увеличилось поступление новых материалов (научно-технической документации, кинофотодокументов, звукозаписей, перфокарт, перфолент и т.д.), потребовалось расширить понятие «архивный фонд». Данный шаг преследовал цель унифицировать классификацию документов в архивах, создать единую систему учета различных документов в составе ГАФ СССР (а позднее и Архивного фонда РФ), а также осуществлять более строгий отбор документов на государственное хранение.

В настоящее время в отечественном архивном деле проблема соотношения исторического и логического методов при организации различных архивных комплексов решается следующим образом: при пофондовой организации текстовых документов на бумажной основе преобладает применение исторического подхода к документации, а для документов на других материальных носителях—логического метода.

В процессе образования архивных фондов достаточно условно можно выделить несколько основных этапов:

^ Первый этап, в ходе которого образуются документы, отражающие текущую деятельность фондообразователей. Фондообразователи – это учреждения, организации, предприятия, войсковые части, отдельные лица и т.д., в деятельности которых образуются документы.

^ Второй этап, в ходе которого формируется документальный фонд. Документальный фонд – это вся совокупность документов (независимо от их ценности и местонахождения), образованная в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Каждый документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию соответствующего фондообразователя:

а) документы делопроизводства;

б) архив фондообразователя;

в) его архивный фонд, находящийся в государственном архиве. Особенность документального фонда состоит в том, что он включает материалы как с постоянными, так и с временными сроками хранения и не имеет стабильного состава.

^ Третий этап, в ходе которого материалы с временными сроками хранения выделяются к уничтожению в порядке, установленном Федеральной архивной службой РФ (Федеральным архивным агентством РФ), а материалы, имеющие научную и практическую ценность, поступают на постоянное хранение в государственные архивы, где организуются по архивным фондам. Организация документов по архивным фондам закрепляется пофондовым учетом этих материалов, как в пределах каждого архива, так и в составе Архивного фонда Российской Федерации в целом.

^ Четвертый этап подразумевает классификацию документов, распределение их по архивам и архивным фондам. Важнейшую роль при классификации документов играет принцип недробимости архивных фондов, который является основой научной организации документов Архивного фонда Российской Федерации. Материалы архивного фонда учреждения (предприятия, общественной организации, войсковой части) или отдельного лица представляют собой исторически сложившийся комплекс документов. Единство происхождения, тесные исторические и логические связи, существующие между документами таких фондов, обусловливают требование соблюдения их целостности. В соответствии с принципом недробимости архивного фонда комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве.

Концентрация в одном архиве комплексов фондов, имеющих органические связи, способствует научной организации документов и облегчает их всестороннее использование.

^ Пятый этап связан с работой по определению границ архивного фонда. Определение границ архивного фонда подразумевает установление состава документов, подлежащих включению в конкретный архивный фонд.

В ходе данного этапа, прежде всего, необходимо выяснить, каждое ли учреждение может образовывать самостоятельный архивный фонд, т.е. быть фондообразователем. Решение поставленной задачи требует изучения деятельности учреждения, его преобразований, реорганизаций и хронологических рамок существования.

В процессе изучения деятельности предприятия основное внимание обращается на определение самостоятельности фондообразователя. С этой целью анализируется место и роль учреждения в реализации им определенных государственных, общественно-значимых и иных функций, изучается характер его работы, административные, юридические и финансовые права, содержание его документов.

Формальными признаками самостоятельности фондообразователя являются наличие:

  • нормативно-правового акта об образовании учреждения, о его компетенции, функциях и структуре (декрета, положения, постановления и пр.);

  • штатного расписания учреждения;

  • самостоятельного бюджета;

  • расчетного счета в банке;

  • гербовой печати;

  • самостоятельного ведения учреждением делопроизводства.

Указанные признаки помогают определить границы архивных фондов, исходя из особенностей деятельности фондообразователей.

Самостоятельными фондообразователями могут быть иногда и отдельные структурные подразделения учреждения, имеющие оперативную и организационную обособленность, что выражается в выполнении определенных функций, независимо от других структурных подразделений учреждения, и в наличии правового акта, баланса штатного расписания, гербовой печати и штампа.

Обязательным признаком фондообразователя, а следовательно и самостоятельности его архивного фонда является наличие основной документации учреждения, всесторонне отражающей его главные функции и имеющей вследствие этого государственную ценность.

Для определения полноты состава документов архивного фонда устанавливаются его хронологические границы.

Хронологическими границами архивного фонда считаются даты, в пределах которых образуются документы, подлежащие включению в состав этого фонда. При выявлении хронологических рамок деятельности фондообразователя за основу берутся даты нормативно-правовых актов, в соответствии с которыми он был создан и ликвидирован. Даты этих актов могут не совпадать с датами фактической организации и ликвидации учреждения: иногда учреждение начинает функционировать после длительного организационного периода; точно так же может затянуться и его ликвидационный период. В таких случаях в архивных справочниках указываются фактические даты существования фондообразователя.

Установление хронологических границ архивного фонда требует изучения факторов, имеющих влияние на деятельность фондообразователя. К ним относятся:

  • факторы политического характера — внесение изменений в систему функционирования органов государственной власти и управления (реорганизации, ликвидации, слияния, разукрупнения и т.д.);

  • юридического (правового) характера, результатом действия которых могут являться реорганизации государственного аппарата, хозяйствующих субъектов, общественных организаций;

  • административного характера, связанные с административно-территориальными изменениями страны.

В результате действия указанных факторов, вместо ранее существовавших фондообразователей, появляются новые фондообразователи, а документы, возникшие в результате их деятельности, образуют новые архивные фонды.

На хронологические рамки деятельности фондообразователей и на границы архивных фондов не имеют влияния следующие изменения:

  • переименования учреждений;

  • награждение или присвоение им почетных наименований;

  • передача учреждений из одного ведомства в другое;

  • изменения подчиненности учреждений внутри одного ведомства;

  • изменения местонахождения;

  • изменение структуры учреждений;

  • расширение или сужение круга вопросов и территориальных границ деятельности учреждений при условии сохранения тех же задач и функций.

Все эти изменения не вызывают ликвидации фондообразователей.

Некоторые особенности имеет работа, связанная с определением границ фондов личного происхождения.^ Фонд личного происхожденияэто архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи или рода. Фонды личного происхождения делятся на личные, семейные и родовые.

^ Личный фонд — совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица.

Семейный фонд — совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности членов одной семьи.

^ Родовой фонд — совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности представителей одного рода.

Семейные и родовые фонды различаются по количеству поколений, отложивших документы. Фонд семьи содержит материалы не более трех поколений, а фонд рода — не менее четырех.

Каждый личный фонд составляет единый, не подлежащий дроблению комплекс документов.

Определение границ фондов личного происхождения прежде всего связано с установлением хронологических рамок жизни и деятельности фондообразователей. Однако в большинстве личных фондов присутствует более обширный состав документов, датируемых в более широких хронологических границах, чем хронологические рамки жизни фондообразователя. Это обстоятельство вызвано тем, что в состав личного фонда, помимо личного архива фондообразователя (личных документов, рукописей, переписки и др.), могут входить и отдельные материалы близких родственников (родителей, жены или мужа, братьев и сестер, детей и др.), если они имеют значение для характеристики фондообразователя и его окружения или обладают определенной научной или иной ценностью.

Если отдельные родственники основного фондообразователя сами являются выдающимися деятелями, а их материалы сохранились в значительном количестве, то совокупность документации всех этих лиц будет составлять уже не личный, а семейный фонд.

В состав личного фонда в ряде случаев включаются материалы, образовавшиеся после смерти фондообразователя: некрологи, статьи и воспоминания о нем, материалы об организации юбилеев и издании произведений фондообразователя и т. п.

При определении границ фондов личного происхождения следует учитывать, что в их составе не должна находиться официальная документация, относящаяся к деятельности учреждений.

^ Шестой этап связан с определением фондовой принадлежности документов, что вызвано постоянным притоком в архивные учреждения новых документов. Определение фондовой принадлежности документов — это установление наименования фондообразователя (учреждения, организации, предприятия или отдельного лица), в деятельности которого образовались архивные документы. Эта работа проводится не только в рамках государственных архивов, но начинает осуществляться уже в ведомственных архивах при подготовке документов к передаче на государственное хранение.

Причины, вызывающие необходимость определения фондовой принадлежности документов, сохраняемых в рамках государственных архивов, могут быть различными: необходимость исправления ошибок при отнесении документов к тому или иному фонду, нарушение целостности состава отдельных фондов и рассредоточение документов, небрежное обращение с материалами, плохие условия хранения и перевозок.

Существуют прямые и косвенные признаки определения фондовой принадлежности документов, которые применяются в процессе их детального изучения.

К прямым признакам определения фондовой принадлежности материалов относят отдельные элементы документов, если в этих элементах содержится название фондообразователя. Название учреждения может содержаться в таких элементах входящих документов, как адресат, оттиск регистрационного штампа, текст (содержание) документа.

В установлении названия учреждений фондообразователей также могут помочь различного рода резолюции и пометы, содержащиеся в документе.

При отсутствии прямых признаков фондовая принадлежность отдельных дел и документов может устанавливаться по косвенным признакам. К косвенным признакам относят:

  • содержание документов (данные о каком-либо событии, деятельности какого-либо учреждения, об известном лице, о какой-либо территории);

  • фамилию автора (корреспондента, лица, наложившего на документ резолюцию);

  • особенности почерка, бумаги, чернил и т. п.

В работе по определению фондовой принадлежности документов встречаются документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений, начатые делопроизводством в одном учреждении, а законченные в другом. Фондовая принадлежность подобных дел определяется по документам последнего учреждения, в котором дела были закончены делопроизводством.


^ 4.3.2. Образование объединенных архивных фондов


Объединенный архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых частей, отдельных лиц), имевших (имеющих) между собой исторические или логические взаимосвязи.

Между фондообразователями могут быть установлены взаимосвязи по различным направлениям, а именно:

  • однородность целевого назначения;

  • подчиненность;

  • единство объекта и времени деятельности;

  • местонахождение;

  • общность делопроизводства;

  • родственные связи (для физических лиц)

  • профессиональные и другие отношения.

Объединенные архивные фонды создаются для упрощения учета материалов, более рационального размещения фондов в хранилищах и создания компактного и качественного научно-справочного аппарата. Подобные фонды организуются из мелких архивных фондов с небольшим количеством дел.

Объединенные архивные фонды из документов архивных фондов органов государственной власти и государственного управления создаются только с разрешения архивных органов.

Правильное образование объединенных архивных фондов возможно осуществить только на основе всесторонне продуманного выбора признаков, на основании которых документы будут сгруппированы в объединенный архивный фонд. Признаки группировки должны вытекать из особенностей фондообразователей и существующих между ними связей.

При создании объединенных архивных фондов необходимо учитывать основные признаки классификации документов Архивного фонда Российской Федерации в целом. В частности, нельзя соединять в одном объединенном фонде документацию фондов федерального значения с материалами фондов регионального и местного характера или документы фондообразователей, относящихся к различным отраслям государственной и общественной деятельности, народного хозяйства и культуры.

Создание каждого объединенного архивного фонда осуществляется на основе результатов предварительно проведенной научно-исследовательской работы. Она состоит в изучении истории фондообразователей, материалы которых предполагается включить в объединенный архивный фонд, выявлении связей фондообразователей друг с другом, установлении функций фондообразователей, времени и места их деятельности, преобразований, которые они претерпевали, и т.д.

Для группировки документов в объединенные архивные фонды применяются следующие основные признаки:

  • единство целевого назначения фондообразователей;

  • подведомственность (подчиненность) фондообразователей;

  • единство объекта деятельности фондообразователей.

Признак единства целевого назначения используется при группировке документов фондообразователей, однородных по характеру своей деятельности и задачам.

При создании объединенных архивных фондов из документов однородных по целевому назначению учреждений необходимо учитывать отраслевую и ведомственную принадлежность фондообразователей, при этом не допускается существование фондов аналогичных учреждений вне рамок объединенного фонда.

Признак подведомственности (подчиненности) фондообразователей используется для объединения документов какого-либо фондообразователя, имевшего административное, производственное, культурное или иное назначение, с документами подчиненных ему учреждений, предприятий, заведений и др.

Признак единства объекта деятельности применяется для объединения в одном фонде документов учреждений и организаций, не подчиненных друг другу, но связанных между собой одним объектом деятельности.

Рассмотренные основные признаки могут сочетаться с второстепенными, к которым относят следующие признаки:

  • хронологический;

  • территориальный;

  • общности делопроизводства.

Хронологический признак используется для объединения документов фондообразователей, действовавших в один и тот же период времени.

Территориальный признак используется для объединения материалов фондообразователей, действовавших в пределах одной территории (республики, края, области, губернии, округа, уезда, района и др.).

Признак общности делопроизводства применяется в случаях, когда объединяются документы фондообразователя-предшественника и фондообразователя-преемника, формирование дел которых происходило в виде непрерывного процесса, приведшего к созданию органически связанного комплекса документов, не поддающегося разделению.

Признаки группировки архивных фондов в объединенный архивный фонд, как правило, взаимно дополняют друг друга. Поэтому на практике объединенные архивные фонды создаются на основе различных сочетаний основных и второстепенных признаков (при условии, что ведущими остаются первых три признака). Обязательным условием создания любого объединенного архивного фонда должна быть недробимость документов конкретных фондов, вошедших в его состав.

Фонды отдельных лиц обычно объединяются по признаку родственных или профессиональных связей. Примером таких объединений служат семейные и родовые фонды, а также фонды деятелей литературы и искусства, работавших в тесном творческом содружестве. Например: Аксаковы С. Т., К. С., И. С., Вяземские П. А., П. П. и др., Ильф И. А. и Петров Е. П.


^ 4.3.3.Образование архивных коллекций


Архивная коллекция – это совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам. Например: «Документы участников Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.», «Воспоминания участников Отечественной войны 1812 г.».

В качестве признаков группировки документов обычно выступают:

  • тематический;

  • авторский;

  • номинальный;

  • хронологический и др.

Указанные признаки могут сочетаться между собой. Конкретный выбор того или иного признака зависит от специфики документов и целей образования коллекции.

Для архивных коллекций, в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов, характерно преобладание не исторических, а логических связей.

Существование поступившей в архив коллекции документов должно быть научно обосновано, в противном случае она должна быть расформирована, а ее материалы присоединены к соответствующим архивным фондам.

Обычно коллекции создаются из отдельных разрозненных документов, которых слишком мало для того, чтобы организовать из них самостоятельные архивные фонды. В документальных фондах многих учреждений, сдающих свои материалы на государственное хранение, встречаются лишь отдельные ценные документы, из которых может быть сформирована архивная коллекция.

Разновидностью архивной коллекции является персональное собрание, т.е. коллекция, состоящая из автографов и других документов какого-либо выдающегося деятеля, а также из материалов о нем, независимо от их происхождения.

Создание таких собраний связано с некоторым разрушением архивных фондов, поскольку из последних производится изъятие всех автографов и прочих материалов, касающихся лица, в память о котором создается персональное собрание. Поэтому организация документов в форме персонального собрания считается исключением, которое возможно только в отношении материалов особо выдающихся деятелей. Оно проводится с целью наиболее полного выявления, учета, глубокого и всестороннего изучения всех автографов и прочих материалов, касающихся данных людей.

В отечественных архивах на хранении содержатся персональные собрания документов К. Маркса, Ф. Энгельса, В. И. Ленина, А. С. Пушкина, Л. Н. Толстого, А. М. Горького, В. В. Маяковского и др.


^ 4.4. Классификация документов в пределах архивных фондов


4.4.1. Основы классификации документов архивного фонда


В западноевропейском и русском дореволюционном архивном деле организация материалов в пределах архивных фондов осуществлялась на основе так называемого «регистратурпринципа». Этот принцип, утвердившийся в голландских и немецких архивах в конце XIX в., по сути представлял собой вариант принципа происхождения («провениенцпринципа»). Основным требованием регистратурпринципа являлось требование сохранять в неприкосновенности организацию документов, принятую в регистратуре (в архиве учреждения).

В то же время некоторые западные архивисты высказывались в пользу классификации документов внутри фондов по предметно-тематическим или другим логическим схемам. Однако практика организации документов при помощи логических схем показала, что это ведет к нарушению единства исторических связей, существовавших между документами.

В советском архивоведении организация документов архивного фонда строилась таким образом, чтобы наиболее точно сохранить исторически сложившуюся структуру фондообразователя, а также наиболее полно отразить характер его деятельности, состав и содержание документации.

Сложившиеся в советский период традиции по организации документов архивного фонда были унаследованы современным отечественным архивоведением. Вместе с тем достаточно широко применяются и предметно-тематические схемы классификации, которые, казалось бы, были отвергнуты отечественными архивистами в советский период.

Наименьшей классификационной единицей в пределах архивного фонда является физически обособленная единица хранения, которая может состоять из совокупности документов, объединенных по каким-либо общим признакам, или из одного документа. В современной архивной практике единицей хранения письменных документов является дело.

В более узком значении дело понимается как совокупность документов (или документ), относящаяся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенная в отдельную папку (обложку). В обоих значениях дело является единицей классификации и учета архивных документов.

^ Процесс формирования архивных дел включает в себя несколько основных этапов:

Первый этап связан с процессом делопроизводства. В ходе этого этапа документы формируются в единицы хранения (дела) в соответствии с номенклатурой дел.

^ Второй этап осуществляется в рамках архива учреждения. В архиве учреждения дела, передаваемые для хранения в архив учреждения, разделяются на материалы постоянного и долговременного хранения. Эти группы материалов учитываются в отдельных описях и хранятся в архиве учреждения обособленно, хотя и являются органическими частями его документального фонда. Кроме того, в архиве учреждения документальный фонд освобождают от дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и приводят в определенную систему дела, подлежащие передаче в государственный архив.

^ Третий этап проводится в рамках государственных архивов. В государственных архивах проводится заключительная работа по классификации документов архивного фонда, которая включает в себя две последовательные стадии:

  • создания групп единиц хранения, родственных по содержанию, авторству, времени, делопроизводственной форме или другим признакам;

  • расположения в фонде полученных групп и единиц хранения в пределах самых мелких групп.

^ 4.4.2. Схемы классификации документов в пределах архивного фонда


Практическое осуществление группировки и расположения единиц хранения (дел) в пределах архивного фонда проводится в соответствии с заранее разработанной схемой классификации (классификационной схемой), определяющей организацию всех материалов архивного фонда.

Схема классификации документов представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначается для распределения документов фонда по этим делениям. В качестве классификационных делений могут выступать классы, подклассы, отделы, подотделы, разделы, подразделы, рубрики, подрубрики и пр.

Ведущими классификационными признаками при разработке классификационных схем могут быть признаки, характерные для всех материалов архивного фонда. Ими чаще всего являются структурный и хронологический признаки. На основе ведущих признаков в схеме классификации создаются общие, самые крупные группы и подгруппы дел (два первых классификационных ряда) — отделы, подотделы (разделы, подразделы).

Выбор ведущих признаков классификации может быть обусловлен характером деятельности фондообразователя, его организационной структурой в конкретный промежуток времени, составом и содержанием материалов, особенностями делопроизводства.

К числу второстепенных признаков классификации относят:

  • отраслевой;

  • функциональный;

  • номинальный;

  • тематический;

  • авторский;

  • корреспондентский;

  • географический признаки.

Как правило, второстепенные признаки применяются начиная с третьей ступени деления, в пределах групп, образовавшихся на основе ведущих признаков, которыми в большинстве случаев являются структурный и хронологический. Лишь в отдельных случаях, в основном в отношении фондов и коллекций бесструктурных фондообразователей, второстепенные признаки могут выступать в качестве основных.

Вид схемы классификации материалов фонда определяется двумя наиболее общими признаками группировки, по которым производятся два первых деления этого фонда. В зависимости от выбора этих признаков выделяются следующие разновидности схем классификации документов фондов учреждений:

  • структурно-хронологическая или хронологически структурная;

  • отраслевая хронологическая или хронологически отраслевая;

  • функционально-хронологическая или хронологически-функцио-нальная;

  • номинально-хронологическая, хронологически номинальная;

  • тематически-хронологическая, хронологически тематическая и т.д.

Структурно-хронологическая (или хронологически структурная) схема применяется в отношении документов фондообразователей, имевших (имеющих) определенную организационную структуру. В этом случае основной задачей схемы становится наиболее полное и ясное отражение исторически сложившейся организации фондообразователя.

Применение структурно-хронологической схемы осуществляется в основном в отношении фондообразователей, прекративших свою деятельность. В том случае, если структура фондообразователя подвергалась частым изменениям или он еще не прекратил своей деятельности, применяется хронологически структурная схема.

При осуществлении структурно-хронологической схемы материалы фонда сначала группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а затем по годам. Например:

1. Канцелярия — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д.

2. Общий отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д.

3. Планово-финансовый отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т.д.

Согласно хронологически структурной схеме дела сначала группируются по годам, а потом по структурным подразделениям. Например:

1980 г. 1981 г.

1. Секретариат. 1. Секретариат.

2. Плановый отдел. 2. Плановый отдел.

3. Финансовый отдел. 3. Финансовый отдел.

Если фондообразователь не имел (не имеет) структурных подразделений или его структура отличалась особой сложностью и изменчивостью, в таких случаях применяется отраслевая хронологическая или хронологически отраслевая схема.

При классификации документов по отраслевой хронологической схеме дела группируются по отраслям деятельности фондообразователя, а затем по годам. Например: 1. Землеустройство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

2. Земледелие — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3. Растениеводство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

Для организации документов по хронологически отраслевой схеме дела группируются сначала по годам, а затем по отраслям деятельности фондообразователя. Например:

1980 г. 1981 г.

  1. Землеустройство. 1. Землеустройство.

  2. Земледелие. 2. Земледелие.

  3. Растениеводство. 3. Растениеводство.

При классификации документов бесструктурных фондообразователей применяется функционально-хронологическая и хронологически функциональная схемы (первая в отношении фондообразователей, закончивших свое существование, вторая — в отношении действующих фондообразователей). Например:

Функционально-хронологическая схема

  1. Руководство и контроль — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

  2. Планирование — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

3. Финансирование — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

Хронологически функциональная схема

1980 г. 1981 г.

1. Руководство и контроль. 1. Руководство и контроль.

2. Планирование. 2. Планирование.

3. Финансирование. 3. Финансирование.

Для фондов бесструктурных фондообразователей иногда применяется номинально-хронологическая или хронологически номинальная схема. Первая в основном применяется при небольшом объеме фонда, вторая – в отношении материалов действующих фондообразователей. Примеры:

Номинально-хронологическая схема

  1. Приказы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

  2. Планы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

  3. Отчеты — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

4. Переписка — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д.

Хронологически номинальная схема

1980 г. 1981 г.

1. Приказы. 1. Приказы.

2. Планы. . 2. Планы.

3. Отчеты. 3. Отчеты.

4. Переписка. 4. Переписка.





оставить комментарий
страница5/7
Дата03.10.2011
Размер2.13 Mb.
ТипУчебное пособие, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6   7
плохо
  1
отлично
  3
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх