Учебно-методический комплекс включает методические указания и контрольные задания для студентов, обучающихся в Институте дополнительного профессионального образования icon

Учебно-методический комплекс включает методические указания и контрольные задания для студентов, обучающихся в Институте дополнительного профессионального образования


Смотрите также:
Учебно-методический комплекс для студентов специальности 030501 Юриспруденция очной и заочной...
Учебно-методический комплекс Рабочая учебная программа Методические указания и индивидуальные...
Учебно-методический комплекс для студентов специальности 351200 Налоги и налогообложение...
Учебно-методический комплекс Рабочая учебная программа Методические указания и индивидуальные...
Учебно-методический комплекс для студентов специальности 030501 «Юриспруденция»...
Учебно-методический комплекс для студентов специальности 030501 «Юриспруденция»...
Методические указания и контрольные задания для студентов-заочников образовательных учреждений...
Методические указания и контрольные задания для студентов-заочников образовательных учреждений...
Методические указания и контрольные задания для студентов-заочников образовательных учреждений...
Методические указания и контрольные задания для студентов-заочников образовательных учреждений...
Институт дополнительного профессионального образования...
Учебно-методический комплекс для специальности 520400 «Философия» подготовки бакалавра Автор к...



Загрузка...
скачать
российскАЯ федерациЯ

министерство образования И науки


ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ




Язык и стиль оформления

деловой документации


Учебно – методический комплекс


Тюмень, 2005

Язык и стиль оформления деловой документации. Учебно-методический комплекс. Тюмень, Тюменский государственный университет, 2005.


Учебно-методический комплекс включает методические указания и контрольные задания для студентов, обучающихся в Институте дополнительного профессионального образования.

В учебно-методическом комплексе рассматриваются некоторые лексические и стилистические характеристики слов и словосочетаний, выразительные средства языка и деловой речи. Даны унифицированные формы деловых бумаг, входящих в активный запас, тексты контрольных заданий и указания к их выполнению, краткий справочник слов делового языка, представляющих трудности в употреблении.


Печатается по решению учебно–методической комиссии ИДПО


Составитель: к. п.н., доцент Сидоренко Ксения Андреевна

Ответственный за выпуск: к.э.н., доцент Лиман Ирина Александровна


© Тюменский государственный университет, 2005.

Введение

Средства языка с точки зрения соответствия норме – одна из актуальных задач качества, действенности деловых бумаг. В центре внимания стилистического оформления текста находится анализ закономерностей использования стилистически значимых слов, вдумчивой оценки с точки зрения их мотивированности в контексте, выделение активного и пассивного запаса, слов иноязычного происхождения, терминов, стилистически значимых лексических средств в различных сферах общения.

Проблемы лексической стилистики тесно соприкасаются с проблемами культуры речи. Необходимо прежде всего иметь в виду правильное словоупотребление. В этой связи следует предусмотреть часто допускаемые речевые ошибки: употребление слов без учёта его значения, нарушение лексической сочетаемости, неправильный подбор синонимов, многозначных слов, смешение паронимов и т.д.

Работа над стилем текста – это работа над словом, так как оно – основа понимания речи.

Под стилистикой следует понимать науку о стилях языка. Это наука о языке и речи, изучающая языковые средства всех уровней с точки зрения наиболее целесообразного использования в зависимости от цели содержания текста. Важно учитывать уместность речи в оформлении текста делового сообщения.

Уместность – такой подбор, такая организация средств языка, которые делают речь (как устную, так и письменную) отвечающей целям и условиям сообщения, его логическому содержанию.

Употребление слов без учёта их значения меняет смысл высказывания: «Начало 1982 года было отмечено ухудшением климатических условий – метелями, резким понижением температуры». (Имеются в виду погодные условия, климат не мог измениться за один год).

Употребление слов без учёта их значения может стать причиной нелогичности и даже абсурдности высказывания. Например: «Декада узбекской кухни будет проходить пять дней» (декада – десяток – «десять дней»). Подобные ошибки свидетельствуют о «речевой беспомощности» авторов подобных текстов: «увеличить количество диспансерных больных до 150 человек». (Для того, чтобы не получилось такого понимания, что под воздействием медицины здоровые люди станут больными, следовало написать: «Взять под диспансерное наблюдение 150 больных»). В данном случае наблюдается абсурдность и комизм высказывания.

Логические ошибки в речи, возникающие вследствие неправильного словоупотребления порождают неясность высказывания, искажают смысл, ведут к абсурдности, неуместному комизму. Например: «Лучшие люди у нас награждаются Доской почёта». (Следовало бы сказать: «Портреты наших лучших людей можно увидеть на Доске почёта»).

Слова стилистически неравноценны. Одни воспринимаются как книжные (интеллект, чрезмерный), другие – как разговорные (заправский, малость). Одни придают речи торжественность (предначертать), другие звучат непринуждённо (работа, говорить). Всё многообразие значений, смысловых оттенков слова сосредотачивается и объединяется в его стилистической характеристике.

Стилистические ошибки возникают при смешении разностильной лексики, поэтому необходимо знать особенности официально-делового стиля, которые являются предметом нашего рассмотрения.

Одной из распространённых ошибок является несоблюдение краткости изложения в деловой документации. Сравним две редакции предложений:



В деле получения высоких надоев молока первостепенное значение имеет состав поголовья скота.




Высокие надои молока зависят прежде всего от породы коров.


Как видим, устранение многословия помогает выразить мысль более конкретно и стилистически правильно.

Особого внимания заслуживает проблема языка и стиля, используемых в деловой документации.


^ I Слово – основа понимания текста

Стилистика требует оценки слова с точки зрения мотивированности его в контексте. Слово – основа текста. Неправильный выбор слова делает речь неточной, а порой искажает смысл высказывания: «Погода сопутствовала хорошему отдыху» (вместо «благоприятствовала»). Подобные ошибки возникают в результате стилистической небрежности. Употребление слов без учёта их значения меняет значение высказывания.

Причиной нелогичности высказывания может стать подмена понятия, которая возникает в результате неправильного словоупотребления: «Приближения дня премьеры коллектив театра ждёт с особым волнением». (Ждут не приближения премьеры, а когда состоится премьера). Искажение смысла возникает в результате несоответствия посылки и следствия. Например: «Быстрота размножения вредителей зависит от того, насколько упорно и планомерно ведётся с ними борьба». (Получается, что чем больше борются с вредителями, тем быстрее они размножаются). В деловых текстах часто можно встретить выражения: «коллеги по работе», «эпиляция волос», «полный аншлаг», «памятный сувенир» и т.д. Такое ошибочное употребление слов свидетельствует о незнании их лексического значения.

Упражнение 1. Вставьте нужное слово вместо точек; мотивируйте свой выбор.

  1. На месте небольшого завода ….. (возведён, построен, создан) крупный деревообрабатывающий комбинат.

  2. В зависимости от конкретных условий установка может быть ….. (построена, смонтирована, создана, установлена) как на открытой площадке, так и в помещении.

  3. Коллектив ….. (внимательно, детально, подробно, пристально) изучив свои ….. (возможности, резервы), обязался ….. (перевыполнить, перекрыть, превзойти) это задание.


Упражнение 2. Вставьте нужное слово вместо точек; мотивируйте свой выбор.

  1. Коллективу ….. (присуждена, присвоена, выдана, выделена) премия за ….. (одержанные, полученные, достигнутые, завоёванные) успехи в труде.

  2. Этот недостаток можно ….. (увидеть, выявить, определить, заметить, отметить) невооружённым глазом.

  3. В новых условиях борьбы за качество ….. (получает, принимает, приобретает) первостепенное значение.

Небрежное отношение к языку может стать причиной речевой недостаточности (случайного пропуска слов, необходимых для точного выражения мысли: «Дирекции надо стремиться от этого равнодушия» (пропущено «избавиться»).

Вследствие пропуска слова могут возникнуть логические ошибки. Например: «Условия города отличны от села» (допустимо сравнение условий жизни в городе только с условиями жизни в селе).

Речевую недостаточность как распространённую ошибку следует отличать от эллипсиса (стилистическим тропом, который предусматривает оправданный пропуск слова). Например: «Сыну куплю машину, дочери – куклу». (Пропущено слово «куплю», т.к. и без него смысл ясен).

Упражнение 3. Обратите внимание на речевую недостаточность, отметьте случаи неясности высказывания, искажения смысла.

  1. За ошибки и недостатки председатель кооператива Петров заслуживает взыскания.

  2. Творчество Маяковского волнует читателей на самых различных языках.

  3. Переплёт сделался неотъемлемой деталью комнатного убранства.


Предметом лексической стилистики является и речевая избыточность. Например: «Спортсмены прибыли на международные соревнования для того, чтобы принять участие в соревнованиях, в которых будут участвовать не только наши, но и зарубежные спортсмены». Или: «Книга отредактирована главным редактором» (тавтология).

Упражнение 4. Исправьте стилистические недочёты.

  1. Утверждая документацию, директор ставит на ней свою роспись.

  2. Институт изучает вещества, определяющие игривость шампанского.

  3. Комиссия установила, что вследствие конструктивных и производственных дефектов плит перекрытия нередки случаи промерзания стен и потолков.

  4. Самолёты значительно укоротили путь от Камчатки до Якутска.

  5. Потребовались экскурсии в математику, геометрию, тригонометрию.


В работе над стилем предложения необходимо анализировать и звуковой строй речи. Известно, что одной из распространённых единиц делового стиля является аббревиатура (сложносокращённое слово: ТГУ, НИИ, Газпром и т.д.), но не всегда с точки зрения стиля её удобно использовать. Например: «Письма в Игарку пересылаются через Упрглавсевморпуть». (Лучше было бы раскрыть аббревиатуру: «через Управление Главного североморского пути».) Особенно это необходимо в тексте, предназначенном для чтения вслух.


^ II. Оформление текстов документов


Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. В офисах филиалов иностранных фирм возможно ведение части документов на двух языках, один из которых русский.

Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкет, таблиц, информационных блоков. Организационные, распорядительные, информационные документы оформляются традиционно в виде связного текста. Текст в этом случае, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть, например:

а) приказы – распорядительную часть;

б) письма, заявления-просьбу – без пояснения;

в) справки, докладные записки – только оценку фактов, выводы.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок, прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому). Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Например: «Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчёт». Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ, в тексте приводятся полные его данные. Например: «Согласно приказу Федеральной архивной службы России от 11.12.97 №401 «Об организации учёта особо ценных документов …».

К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. Устойчивые сочетания обеспечивают понимание текста без каких-либо комментариев. Например: «В соответствии с достигнутой договорённостью …» или «Принимая во внимание, что … просим (предлагаем) …» и т.д.

Наиболее употребительны в деловой речи глагольно-именные словосочетания. Например: архив – обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия – замещать, иметь; совещание – вести, готовить, открывать, закрывать, переносить и т.д.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов. Например: адресовать в адрес; май месяц, пять человек детей и т.д. Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных слов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если такое слово может оказаться непонятным, а его заменить другим нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

С точки зрения соблюдения правил оформления распорядительных документов, отражающих принцип единоначалия, необходимо помнить, что текст излагается от первого лица (приказываю, предлагаю, прошу).

Широкое распространение в служебных документах получило использование сокращённых слов и словосочетаний. Это уменьшает объёмы документов и ускоряет восприятие информации. Например: ОТЗ – отдел труда и заработной платы; ВМС – военно-морские силы. Рекомендуется использовать словарь сокращений русского языка. Написание сокращений ведётся в соответствии с классификаторами технико-экономической информации, требованиями государственного стандарта и правилами русской орфографии.

В последнее время для облегчения восприятия информации и выделения сути делового изложения рекомендуется начинать его с заключительной части. Излагается существо вопроса: просьба, предложения, а затем они подкрепляются обоснованием. Например: «Прошу дополнительно выделить 30 тыс. руб. на приобретение компьютера для лаборатории».


Или:

^ ОАО «Мир» Директору предприятия

Отдел рекламы А.В. Орлову

Служебная записка

      1. (резолюция руководителя)

О дополнительном финансировании

заказа №163/15


В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2005 года и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно 56 (пятьдесят шесть) тысяч рублей для завершения работ по заказу №163/15.

Начальник отдела подпись (И.И. Петров)


^ Отметка об исполнении.


Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью.

Например: Прошу принять меня на работу оператором ЭВМ на 1,5 ставки с 15 августа 2004 года.

Или: Уволить Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 2004 года по собственному желанию, ст. КЗоТ РФ.

Обратите внимание, что в соответствии с изменениями, внесёнными в ГОСТ, инициалы ставятся не после фамилии, как это было раньше, а перед ней.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части даётся пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаётся данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом случае указывается вид деловой бумаги, дата, номер, полное название (заголовок). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного лица («постановляет», «решил»): «Правительство РФ постановляет», или «Коллегия решает».

К постановляющей части текста предъявляются особенно жёсткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, чёткими, ясными, не допускающими различных толкований. Рекомендуется избегать использование неконкретных выражений: «повысить», «усилить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Исполнитель в документе указывается в дательном падеже. Например: «директорам заводов», «руководителям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме: «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и т.д.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Например: «Утвердить прилагаемую инструкцию».

К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены, или вводятся в действие. Например, инструкция, правила, штатные расписания. Порядок оформления приложений описан в ГОСТ Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме: Приложение: на 2л. в 3 экз.

^ III Служебные письма


Служебные (деловые письма) применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Это запросы, уведомления, приглашения, сообщения, напоминания, рекомендации, просьбы и т.п.

Текст служебного письма должен быть простым. Письма по несложным, обговорённым заранее вопросам могут состоять из одной части, без пояснений: «Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ». Используются следующие формы изложения:

  1. от первого лица множественного числа («просим направить», направляем на рассмотрение»);

  2. от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

  3. от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «банк считает возможным»).

Рекомендуется избегать вводных слов и конструкций: «как известно», «по-видимому», «если возможно» и т.п. Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «Внимательно рассмотрев Ваши предложения», «Тщательно изучив Ваши замечания». При обосновании действий используется набор начальных и заключительных словосочетаний: «В порядке обмена…», «В порядке исключения», «В связи…», «В соответствии…» и т.д. Причины принятия решений формулируются с помощью деепричастий и деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «руководствуясь» и т.д.


^ Сопроводительные письма


Это письмо составляется в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам. Начинаются эти письма словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п. Например: «Направляем Вам на рецензирование рукопись программы курса «Бухгалтерский учёт». Отзыв просим прислать до 12 сентября 2005 г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.»


^ Информационное письмо


Эти письма предлагают адресату принять участие в семинаре, выставке, научной конференции, презентации и т.д. Они могут адресоваться конкретным лицам или учреждению. Часто эти письма начинаются словами: «Приглашаем Вас», или «Просим Вас принять участие». В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указывается место и время проведения, условия участия в нём.

Например:

«17-18 июня 2005г. фирма «Металлоконструкция» проводит семинар «Информационные технологии». Для участия в семинаре необходимо прислать тезисы сообщения до 30 мая 2005г. Они будут опубликованы. Наш адрес:….., телефон:…. Вам необходимо подтвердить своё участие в семинаре.

^ Президент фирмы М.А.Иванов


Рекламное письмо


Рекламные письма представляют собой наиболее избирательный вид рекламы. В отличие от уличной и рекламы в прессе, эти письма имеют своей целью продажу конкретных типов товаров или услуг избранным категориям покупателей. Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. В таких письмах адрес или телефон организации-автора (адресанта) указывается отдельно.

Например:

ЗАО «Бизнес-школа»

^ 117036, Москва, ул. Профсоюзная, 3, офис 69

телефон (095) 129-92-12

факс (095) 129 92-36

Предлагаем Вам программный комплекс «Деловое письмо», предназначенный для автоматизации процессов документоведения.

^ Профессионализм программы с точки зрения «Документоведения» состоит в том, что в ней полно описаны все операции документоведения.

Задачи рекламного письма

  1. Возбуждать интерес.

  2. Вызывать желание приобрести товар.

  3. Убеждать.

  4. Побуждать к действию.

Возбуждать интерес

Пробудив во вступительном абзаце интерес читателя, Вы должны вызвать желание приобрести распространяемый Вами товар или воспользоваться рекламируемой услугой. Для этого нужно отметить, какую пользу принесёт читателям данный продукт и каким образом он на них повлияет.

Если Вы посылаете письмо человеку, который ничего не знает о данном продукте, необходимо описать его и дать ясную картину того, что это такое и что с ним можно делать. Изучите продукт, а затем выберите те характеристики, которые отличают его в лучшую сторону от прочих продуктов того же типа. Проанализируйте выбранные характеристики с точки зрения читателя. Не нужно провозглашать, что это «лучшее на рынке», или «это последнее достижение электронной технологии» и т.д. Лучше отметить качество использованных материалов, а также отличия данной модели, благодаря которым она более удобна и эффективна, чем конкурирующие модели.

Убеждать

Вам необходимо убедить читателя в том, что Ваше описание продукта соответствует реальности. Вам необходимо привести какие-нибудь доказательства в поддержку Ваших заявлений – факты, мнения. Это можно сделать несколькими способами:

• Пригласить читателя на фабрику или в демонстрационный зал.

• Предложить прислать товар на пробу.

• Предоставить гарантию.

• Сослаться на опыт производства в данной сфере.

Однако, не забывайте, что искажение или преувеличение каких-либо фактов является противозаконным. Необходимо помнить, что успех Вашего бизнеса во многом опираются на Вашу честность в обращении с клиентами.

^ Побуждать к действию

В заключительном абзаце необходимо убедить читателя в том, чтобы он предпринял желаемое действие – послал запрос на получение образца или сделал заказ.

При составлении рекламных писем помните: интерес представляют не распространяемые Вами товары, услуги или идеи, а та польза, которую они могут принести.


Письмо-подтверждение


Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, бандероли, товаров и т.п.). Письмо подтверждает какой-либо факт. Начинается оно обычно словами, образованными от глагола «подтверждать».

Например: «Подтверждаем долевое участие в строительстве административного здания в 2001/05 гг. в сумме ...».


^ Гарантийное письмо


Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований, предоставление товара и т.д.) Такие письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным.

Например: «Просим Вас провести модернизацию 5 компьютеров института с объединением в сеть и выделением файл-сервера. Оплату гарантируем.» (Подписи руководителя адресанта и бухгалтера.)

Гарантийные письма обычно имеют две подписи: руководителя и бухгалтера, на них проставляется печать.


Письма-ответы

Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и чёткой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументирован.

Например:

Письмо-ответ от 28.01.05 г.

«О качестве продукции»


Предлагаемая Вам магнитная лента, выпускаемая заводом, прошла сертификацию и признана соответствующей всем требованиям.

^ Приложение: Сертификат соответствия на ленту магнитную. (Копия)

Подпись руководителя предприятия.

Для большинства деловых текстов характерно повторение одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

^ Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

«Уважаемый Иван Иванович!»

• «Господин Зорин!»

• «Уважаемый г-н Зорин!»

• «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Большинство писем продолжается словами:

«В связи с …»

«Согласно контракту от … №…»

«Нами рассмотрены Ваши предложения …»

«В соответствии с Вашей просьбой …» и т.д.

В зависимости от вида делового текста при его составлении используются следующие обороты:

^ Отправка груза, документа

«Отправляем Вам …»

«Направляю Вам …»

«Высылаем Вам …»

«В соответствии с Вашей просьбой направляем Вам …»

«Согласно нашей договорённости …»

Напоминание

• «Напоминаем Вам, что …»

• «По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу.»

Подтверждение

«Концерн …подтверждает получение …»

«Подтверждаю, что партия груза (строительного материала) получена …»

Извещение

«Сообщаем Вам, что …»

«Ставлю Вас в известность, что …»

«Извещаем Вас, что …»

«Считаем необходимым поставить Вас в известность …»

Благодарность

«Мы признательны Вам …»

«Выражаем благодарность за …»

«С благодарностью подтверждаем …»


Письма могут заканчиваться фразами:

«Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной.»

«Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.»

«Мы надеемся на Вашу заинтересованность и расширение связей.»

Наиболее распространёнными ошибками при составлении писем являются:

• «в апреле месяце»;

• «польза от использования»;

• «Следует учитывать следующие факторы»;

• «представление информации пользователю»;

• «Настоящим сообщаем»;

• «потребное количество товара»;

• «Приложение: упомянутое на 3х листах».

Этика делового общения посредством письменной речи, т.е. посредством документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:

    1. Знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в РФ.

    2. Стремиться облегчить партнёру работу с документами, направляемыми ему.

    3. Проявлять скромность в общении (как в устной, так и в письменной форме), не теряя достоинства. От этого зависит, как будут развиваться деловые отношения.

Стиль речи – самая трудноуловимая и в то же время самая сильнодействующая её сторона. По стилю речи (устной или письменной) можно почти безошибочно определить её автора (в том случае, когда имеют место специфические черты стиля). Прежде всего надо иметь в виду недопустимость «лишних слов» (например, «значит», «так сказать», «собственно говоря» и др.) Второе требование к хорошему стилю – правильный порядок слов. В этом случае, если допускаются отступления, их перестановка должна быть оправданной, должна служить определённым целям. И третий признак хорошего стиля – отсутствие «избитых выражений».

Один из многих недостатков стиля, которым страдает речь менеджера – ненужная помпезность, излишнее использование определений: «Поздравляю с достигнутыми успехами», «исправляют имеющиеся ошибки», «овладевают настоящим мастерством».

Хорошему стилю речи свойственны краткость, т.е. экономность в использовании речевых средств, способность выделить главную мысль, логичность, строгость и стройность изложения. С точки зрения этикета необходимо помнить о том, что все деловые тексты должны быть оформлены словами и словосочетаниями нейтрального стиля.

Требования к составлению текста следующие:

  1. позитивность;

  2. цельность;

  3. связность;

  4. ясность изложения;

  5. краткость;

  6. прямой порядок слов;

  7. правильное использование элементов унификации в оформлении текста делового сообщения.


При написании делового сообщения используют правило «АБВ»:

Аккуратность: 1) Тщательно проверяйте факты.

2) Не упускайте важные подробности.

3) Внимательно читайте корректуру.

Быстрота: 1) Пишите короткими фразами.

2) Используйте простые выражения.

3) Не злоупотребляйте терминами.

Внятность: 1) Пишите «простым» языком.

2) Используйте деловой стиль.

3) Избегайте фамильярности.

^ Будьте вежливы и деликатны

Быть вежливым – это не значит использовать устаревшие выражения типа «Ваш любезный запрос» или «Ваш высокочтимый заказчик». Вежливость заключается в проявлении уважения по отношению к Вашему адресату. Вежливый стиль создаёт возможность отклонить просьбу без ущерба для дальнейшего сотрудничества. Учтивый тон даёт право ответить отказом, не ставя под угрозу дружеские отношения. Вот ещё несколько рекомендаций:

а) Своевременно отвечайте на все письма – по возможности в тот же день.

б) Если Вы не можете ответить немедленно, напишите краткую записку и объясните, почему. Это сохранит Вашу репутацию.

в) Проявляйте понимание и уважение к точке зрения Вашего корреспондента.

г) Не поддавайтесь искушению ответить на оскорбительное письмо в таком же тоне. Ответьте вежливо, с чувством собственного достоинства.

^ Соблюдайте подходящий тон

Для того, чтобы Ваше сообщение оказалось действенным, необходимо выбрать соответствующий тон. Тон Вашего послания отражает Ваше настроение. При несоблюдении подходящего тона письмо может быть воспринято как агрессивное, бестактное, грубое или оскорбительное. Подобный тон письма вряд ли поможет Вам в достижении желаемой цели.

^ Вместо Пишите

1) Мы ничего не можем сделать 1) К сожалению, мы не в силах

для решения Вашей проблемы. ничем помочь Вам в сложившейся ситуации.

2) Эта проблема не возникла бы, 2) Данная проблема может быть

если бы Вы верно соединили разрешена путём соединения

провода. проводов в соответствии с

инструкцией.


^ Пишите по существу

Вместо Пишите

1) На протяжении нескольких 1) В ближайшее время…

последующих недель …

2) Я был бы признателен Вам, 2) Будьте добры …

если бы Вы …

3) Я с сожалением вынужден 3) Этих товаров нет в наличии.

отметить, что в настоящий

момент в ассортименте

нашего магазина отсутствует

данный вид товара.


^ Используйте современную терминологию

Устаревшие выражения ничего не прибавляют к смыслу Вашего сообщения. В деловом письме никогда не используйте больше слов, чем это надо для того, чтобы ясно и точно выразить мысль.


^ Вместо Пишите

1) При сём прилагается… 1) Я прилагаю…

2) Не будете ли Вы так любезны 2) Пожалуйста, сообщите мне…

уведомить меня…


Памятка

Прежде чем подписаться, задайте себе следующие вопросы:

  1. Будет ли оно понятно?

  2. В соответствующем ли тоне оно написано?

  3. Удалось ли избежать длинных оборотов и устаревших слов?

  4. Не упущены ли какие-нибудь важные подробности?

  5. Является ли письмо коротким, ясным и вежливым?

  6. Верна ли орфография?

  7. Нет ли пунктуационных и стилистических ошибок?

  8. Соблюдена ли логика?


При оформлении деловых писем важно помнить о том, что однообразный, неэнергичный текст не привлекает внимания читателя. Используйте живой энергичный стиль и старайтесь не упускать существенные детали.


Задания

  1. Составьте письмо-извещение ЗАО «Луч» г. … от ЗАО «Мир» г. … о причинах недопоставок машин и оборудования.

  2. Составьте гарантийное письмо о подписании договора товарищества «Радуга» с товариществом «Заря» на поставку строительных материалов.

  3. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Тюменснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

  4. Составьте служебную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

  5. Напишите характеристику.

  6. Назовите структурные части резюме и особенности оформления текста.

  7. Назовите модели и варианты синтаксических конструкций извещения, просьбы, гарантии, приглашения.

  8. Составьте краткий протокол собрания трудового коллектива.

  9. Назовите структурные части отчёта о проделанной работе, их оформление.



Список использованной литературы


  1. Алексеев Д.И., Гозман И.Г., Сахаров Г.В. Словарь сокращений русского языка. – М.: Русский язык, 1984.

  2. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений. М.: Финансы и статистика, 2003.

  3. Виноградов С.И. О социальном аспекте лексической нормы. – В кн.: Литературная норма в лексике и фразеологии. М.: 1983.

  4. Кузнецова Т.В. Требования к оформлению документов // Секретарское дело, 2000 №2.

  5. Спивак В.А. Делопроизводство. ЗАО Издательский дом «Питер», 2003.

  6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.: Издательство «ПРИОР», 2001.



Приложение I

Список слов делового языка, вызывающих трудности в употреблении.

Адресант – лицо, отправляющее документ.

Адресат – лицо, которому адресован документ.

Адресовать – кому (к какому – недопустимо), например, «адресовать запрос директору».

Ассигнования – на что (например, ассигнования на строительство дома).

Благодаря, согласно, вопреки, наперекор – предлоги, употребляются с дательным падежом: «благодаря кому», «согласно приказу».

^ Более – недопустимо сочетание этого наречия с прилагательными и наречиями в сравнительной степени (например: «более лучший»).

Бухгалтер – множественное число: бухгалтеры.

Вакансия – свободное рабочее место, не рекомендуется употреблять тавтологическое сочетание «свободная вакансия».

Вложение – во что (не на что), например: «рост капитальных вложений в строительство».

^ Выговор - множественное число: выговоры (не «выговора»).

Догов`ор - множественное число: «договоры».

Информация – о чём, а не по чему.

Квартал – ударение всегда на 2м слоге.

Обусловливать – не «обуславливать».

Отпуск – родительный падеж: «отпуска»; предложный падеж: «об отпуске», «в отпуске» (не «в отпуску»).

Рационализировать – не «рационализовать».

Совещание – о чём, по вопросу о чём. (Например: «совещание по проекту»).

Сосредоточивать – не сосредотачивать.

Уполномочивать – не уполнамачивать.

Приложение II

Краткий словарь терминов делового языка

Акцепт – принятие предложения о заключении контракта с одной из его сторон.

Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчёта, статьи, документа.

^ Баланс предприятия – финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств (расходов и доходов).

Виза официального документа – реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица.

^ Гриф ограничения доступа к документу – реквизит, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника, имеющий одинаковую юридическую силу с документом.

Контрагент – одна из сторон контракта, договора.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается законодательством РФ.

^ Кредитное письмо – письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту.

Оф`ерта – письменное предложение о заключении контракта на определённых условиях.

Прейскурант – перечень видов работ, услуг, продукции, товаров с указанием цен и расценок.

^ Претенциозное письмо – письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключённых ранее договоров и разного вида обязательств.

Реестр – перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учёте и делопроизводстве (например: «опись» и т.д.)

Резолюция – решение, принятое совещанием, съездом, конференцией, руководителем по обсуждаемому вопросу.

^ Рекламационное письмо – заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Спецификация – документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей изделия, конструкции, установки, входящих в состав сборочного и монтажного чертежа.

Табуляграмма – таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.

Тезаурус – словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы).

^ Т`елекс – телеграмма, посланная по телетайпу.

Телетайп – телеграфный аппарат с клавиатурой пишущей машинки.

Текстовый редактор (процессор) – программное изделие, дающее широкий спектр возможностей для создания документов и работы с ними.

Факсимиле – 1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить подпись на документах.

^ Фирма – предприятие, компания, организация, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

Формуляр документа – совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.д.)

^ Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.


Содержание

    1. Введение…….……………………………………………………………….3

    2. Слово – основа понимания текста……………………………………….5

    3. Оформление текстов документов………………………………………..8

    4. Служебные письма………………………………………………………..13

    5. Сопроводительные письма………………………………………………14

    6. Информационное письмо………………………………………………..14

    7. Рекламное письмо………………………………………………………...14

    8. Письмо-подтверждение…………………………………………………..17

    9. Гарантийное письмо………………………………………………………17

    10. Письма-ответы……………………………………………………………..18

    11. Будьте вежливы и деликатны…………………………………………...22

    12. Соблюдайте подходящий тон…………………………………………...22

    13. Пишите по существу………………………………………………………23

    14. Используйте современную терминологию……………………………23

    15. Памятка……………………………………………………………………..24

    16. Задания……………………………………………………………………..25

    17. Список использованной литературы…………………………………..26

    18. Приложение I Список слов делового языка, вызывающих

трудности в употреблении……………………………………………….27

19 Приложение II Краткий словарь терминов делового языка………..29


Язык и стиль оформления

деловой документации


Учебно – методический комплекс


Составитель: к.п.н., доцент Сидоренко Ксения Андреевна

Ответственный за выпуск: к.э.н., доцент Лиман Ирина Александровна


Печать офсетная

Подписано в печать Заказ № __________

Объем _________ п.л. Тираж 50 экз.


Издательство Тюменского государственного университета.

625003, г. Тюмень, ул. Семакова, 10.








Скачать 313,88 Kb.
оставить комментарий
Дата03.10.2011
Размер313,88 Kb.
ТипУчебно-методический комплекс, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх