Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Мурманский государственный педагогический университет»
скачать
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Мурманский государственный педагогический университет» ( МГПУ ) г. Мурманск 2010 год Содержание:
I. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в Мурманском государственном педагогическом университете (далее – МГПУ ), порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти от 27.11.2000 № 68 и Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования от 24.07.2000 № 2286, согласованной с Федеральной архивной службой России 21.07. 2000. 1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в университете осуществляет Отдел организации делопроизводства (далее именуется — ООД). ООД дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства. 1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на начальников управлений, отделов, деканов факультетов, заведующих кафедрами, директоров института, центра, библиотеки, музея, руководителей отдельных служб и подразделений (далее - руководители структурных подразделений МГПУ ). Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги. 1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в ООД. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства университета. 1.6. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в ООД. 1.7. Запрещается переписка между структурными подразделениями университета. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректором (по поручению ректора). Ведение переписки от имени МГПУ с другими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений. 1.8. Порядок работы с секретными и документами с грифом "ДСП" (прием, учет, размножение, отправка, формирование и отбор дел для хранения и к уничтожению), письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями. 1.9. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника университета, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку. ^ ПЕДАГОГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА 2.1. Управленческая деятельность Мурманского государственного педагогического университета выражается посредством издания и принятия организационно-распорядительных документов: приказов, распоряжений, инструкций, положений, протоколов, постановлений. 2.2. В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в МГПУ устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов в университете могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами. ^ 3.1. Документирование управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т. д.). При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы, подпись). В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д. ^ 3.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. 3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. 3.2.3. Документы должны оформляться на бланках МГПУ , иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок из расположения, соответствующий ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта бланков: угловой и продольный (Приложение № 4). 3.2.4. В МГПУ применяются следующие виды бланков: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. 3.2.5. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. 3.2.6. Применение бланков произвольной формы не разрешается. ^ 3.3.1. Наименование организации — автора документа. Наименование ВУЗа указывается в точном соответствии с Уставом МГПУ - Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мурманский государственный педагогический университет». Сокращенное наименование помещается после полного наименования – МГПУ . Над наименованием университета указывается сокращенное наименование вышестоящей организации – МИНОБРНАУКИ РОССИИ. 3.3.2. Наименование вида документа Название документа должно соответствовать: - его содержанию, табелю унифицированных форм документов вуза. 3.3.3. Дата документа Датой документа является дата его подписания (приказ, протокол, постановление Ученого совета) для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения (штатное расписание, положение, инструкция), - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 05.01.2000 В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 апреля 2000 г. 3.3.4. Подпись документа Документы, направляемые МГПУ в вышестоящие организации, федеральные органы представительской и судебной власти подписываются ректором, проректорами по поручению ректора. Документы, направляемые университетом в адрес других организаций, учреждений, предприятий и отдельных граждан подписываются ректором, проректорами или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Документы информационного, справочного и аналитического характера (доклад, докладная записка, справка и т.д.) могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленные должностными инструкциями. В состав подписи входят:
Например: Заведующий кафедрой общей и специальной педагогики Подпись Н.А. Рычкова В документах, подготовленных комиссией (акты, заключения и т.д.), указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например: Ректор Подпись А.М. Сергеев Проректор по учебной работе Подпись И.А. Архип Декан факультета физико-математического образования, информатики и программирования Подпись О.М. Мартынов При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне. Например:
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается его заместителем, или лицом, исполняющим его обязанности. Не допускается подписывать документы с предлогом «За…» или проставлением косой черты перед наименованием должности. 3.3.5. Согласование документа При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Согласование проводиться подразделениями и должностными лицами университета. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает: личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию), дату визирования, должность визирующего. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания прилагаются _____________ Е.В. Белянский Главный юрист Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. Внешнее согласование (с органами управления и организациями) оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:
Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности: - с сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; - с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях; - с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.); - с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций. 3.3.6. Утверждение документа. Документы утверждаются ректором, Ученым советом, проректорами вуза, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Положения о создании центров, факультетов, административных структурных подразделений подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее: гриф утверждения помещается в правом верхнем углу документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
или
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длиной строки Например:
Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы. 3.3.7. Адресование документа Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному или физическому лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. Например:
При направлении документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном. Например:
или
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например:
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
3.3.8. Резолюция В состав резолюции входят: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), краткое содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 3.3.9. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы и фамилию, номер его телефона Например: Н.С. Максимова 928-88-14 3.3.10. Оформление приложений к документам Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются: Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов... на 4 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.). На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер. Например:
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка: 