Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Мурманский государственный педагогический университет» icon

Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Мурманский государственный педагогический университет»



Смотрите также:
Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном...
Организационные и дидактические условия формирования этнопедагогической культуры будущих...
Экспрессивные лексические ресурсы современной газетной публицистики (на материале газет...
Аксиологические основания и дидактические условия педагогики ненасилия (на материале...
«Волгоградский государственный педагогический университет»...
«Дагестанский государственный педагогический университет»...
Положение о составе и требованиях к учебно-методическим комплексам дисциплин в государственном...
Гигиеническая оценка хозяйственно-питьевого водоснабжения населения Республики Алтай 14. 02...
Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего...
«Волгоградский государственный социально-педагогический университет»...
Будущих учителей технологии и предпринимательства...
Автореферат разослан 2009 г...



страницы:   1   2   3   4
скачать





утверждАЮ


ректор

государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «мурманский государственный педагогический университет»

( МГПУ )

_______________________________ А.М. Сергеев

______ ____________________ 20___ г.




ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования

«Мурманский государственный

педагогический университет»

( МГПУ )


г. Мурманск
2010 год


Содержание:


1.

Общие положения

4

П.

Документы Мурманского государственного педагогического университета

5

Ш.

Правила подготовки и оформления документов




3.1.

Документтирование управленческой деятельности.

5

3.2.

Бланки документов

6

3.3.

3.3.1.

Оформление реквизитов документов

Наименование организации – автора документов

6

6

3.3.2.

Наименование вида документа

6

3.3.3.

Дата документа

6

3.3.4.

Подпись документа

7

3.3.5.

Согласование документа

8

3.3.6.

Утверждение документа

10

3.3.7.

Адресование документа

11

3.3.8.

Резолюция

13

3.3.9.

Отметка об исполнителе

13

3.3.10.

Оформление приложений к документам

13

3.4.

Порядок снятия и выдачи копий с документов

13

1V.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документа




4.1.

Регистрационный номер документа

14

4.2.

Приказ

15

4.3.

распоряжение

16

4.4.

Положения, правила, инструкции

17

4.5.

4.6.

Протокол

Служебное письмо

17

19










У.

Организация документооборота и исполнения документов




5.1.

Организация документооборота

20

5.2.

Организация доставки документов

20

5.3.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

21

5.4.

Организация обработки и передачи отправляемых документов

22

5.5.

Порядок прохождения внутренних документов

22

5.6.

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи


23

5.7.

Работа исполнителей с документами

24

V1.

Контроль за исполнением документов




6.1.

Организация контроля

25

6.2.

Порядок снятия документов с контроля

25

VП.

Поисковая система по документам




7.1.

Регистрация документов

25

7.2.

Индексация документов

26

7.3.

Организация поисковой системы по документам

27

VШ.

Печатание и тиражирование документов

28

1Х.

Учет и хранение печатей, штампов и бланков

28

Х.

Организация документов в делопроизводстве




10.1.

Составление номенклатуры дел

29

10.2.

Формирование и оформление дел

31

10.3.

Организация оперативного хранения документов

33

Х1.

Порядок передачи дел на хранение в архив

35

ХП.

Экспертиза ценности документов

35

Приложение № 1. Перечень реквизитов документов

37

Приложение № 2. Схема расположения реквизитов и границы зон

38

Приложение № 3. Образец оформления общего бланка организации

39

Приложение № 4. Образец оформления углового и продольного бланка письма организации

40

Приложение № 5. Образец оформления бланка распорядительного документа (ВУЗа) приказа

41

Приложение № 6. Образец оформления приказа

42

Приложение № 7. Образец оформления распоряжения

44

Приложение № 8. Образец оформления письма

46

Приложение № 9. Образец оформления телефонограммы

47

Приложение № 10. Перечень нерегистрируемой корреспонденции

48

Приложение № 11. Регистрационно-контрольная карточка

49

Приложение № 12. Индексы структурных подразделений МГПУ

50

Приложение № 13. Образец оформления номенклатуры дел Отдела организации делопроизводства

Приложение № 14. Образец оформления номенклатуры дел факультета

53


56

Приложение № 15. Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

59

Приложение № 16. Образец оформления обложки дела

61

Приложение № 17. Образец оформления титульного листа описи постоянного срока хране-

ния

62

Приложение № 18. Образец оформления описи дел постоянного хранения

63

Приложение № 19. Образец оформления описи дел по личному составу

64









I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в Мурманском государственном педагогическом университете (далее – МГПУ ), порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.

Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти от 27.11.2000 № 68 и Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования от 24.07.2000 № 2286, согласованной с Федеральной архивной службой России 21.07. 2000.

1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в университете осуществляет Отдел организации делопроизводства (далее именуется — ООД).

ООД дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структур­ными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводст­ва и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, свое­временное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на начальников управлений, отделов, деканов факультетов, заведующих кафедрами, директоров института, центра, библиотеки, музея, руководителей отдельных служб и подразделений (далее - руководители структурных подразделений МГПУ ).

Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рацио­нальное использование средств оргтехники, расходование служеб­ных бланков и бумаги.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структур­ных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных от­ветственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохож­дение документов в установленные сроки, информируют руково­дство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление со­трудников с нормативными и методическими документами по де­лопроизводству.

1.5. Работники структурных подразделений несут ответствен­ность за выполнение требований Инструкции, за сохранность нахо­дящихся у них служебных документов. Об утрате документов не­медленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в ООД.

Передача документов, их копий работникам сторонних органи­заций допускается с разрешения руководства университета.

1.6. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структур­ного подразделения передаются другому работнику, который обя­зан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руково­дителем структурного подразделения. Копия акта передается в ООД.

1.7. Запрещается переписка между структурными подразделе­ниями университета.

Ведение переписки с вышестоящими организациями осущест­вляется ректором или проректором (по поручению ректора).

Ведение переписки от имени МГПУ с другими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений.

1.8. Порядок работы с секретными и документами с грифом "ДСП" (прием, учет, размножение, отправка, формирование и отбор дел для хранения и к уничтожению), письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями.

1.9. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для ка­ждого сотрудника университета, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку.


^ П. ДОКУМЕНТЫ МУРМАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО

ПЕДАГОГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА


2.1. Управленческая деятельность Мурманского государственного педагогического университета выражается посредством издания и принятия организационно-распорядительных документов: приказов, распоряжений, инструкций, положений, протоколов, постановлений.

2.2. В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в МГПУ устанавливаются единые правила оформления документов.

Для сокращения количества применяемых форм документов в университете могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.


^ Ш. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ


3.1. Документирование управленческой деятельности


Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным пра­вилам управленческих действий, т. е. создании управленческих до­кументов.

Документирование осуществляется на естественном языке (ру­кописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, те­лефонограммы и т. д.). При подготовке и оформлении до­кументов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юриди­ческую силу документов, оперативное и качественное их исполне­ние и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование органи­зации - автора документа, название вида (унифицированной фор­мы документа), дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы, под­пись).

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.


^ 3.2. Бланки документов

3.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3.2.3. Документы должны оформляться на бланках МГПУ , иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок из расположения, соответствующий ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта бланков: угловой и продольный (Приложение № 4).

3.2.4. В МГПУ применяются следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.


3.2.5. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

3.2.6. Применение бланков произвольной формы не разрешается.

^ 3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Наименование организации — автора документа.

Наименование ВУЗа указывается в точном соответствии с Уставом МГПУ - Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мурманский государственный педагогический университет». Сокращенное наименование помещается после полного наименования – МГПУ .

Над наименованием университета указывается сокращенное наименование вышестоящей организации – МИНОБРНАУКИ РОССИИ.


3.3.2. Наименование вида документа

Название документа должно соответствовать: - его содержанию, табелю унифицированных форм документов вуза.

3.3.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказ, протокол, постановление Ученого совета) для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения (штатное расписание, положение, инструкция), - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписываю­щим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифро­вым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.


Например: 05.01.2000


В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 апреля 2000 г.

3.3.4. Подпись документа

Документы, направляемые МГПУ в вышестоящие организации, федеральные органы представительской и судебной власти подписываются ректором, проректорами по поручению ректора.

Документы, направляемые университетом в адрес других организаций, учреждений, предприятий и отдельных граждан подписываются ректором, проректорами или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Документы информационного, справочного и аналитического характера (доклад, докладная записка, справка и т.д.) могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленные должностными инструкциями.

В состав подписи входят:

  • наименование должности лица, подписывающего документ;

  • личная подпись;

  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Заведующий кафедрой общей

и специальной педагогики Подпись Н.А. Рычкова


В документах, подготовленных комиссией (акты, заключения и т.д.), указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают одну под другой в последовательно­сти, соответствующей занимаемой должности.


Например:


Ректор Подпись А.М. Сергеев


Проректор по учебной работе Подпись И.А. Архип


Декан факультета

физико-математического образования,

информатики и программирования Подпись О.М. Мартынов


При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.


Например:

Ректор Мурманского

государственного педагогического университета

__________________________ А.М. Сергеев

«______»_________________ 2010 г.

Ректор Южного

федерального университета

_____________________ В.Г. Захаревич

«_____»_____________________ 2010 г.


Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается его заместителем, или лицом, исполняющим его обязанности.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За…» или проставлением косой черты перед наименованием должности.


3.3.5. Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Согласование проводиться подразделениями и должност­ными лицами университета.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает: лич­ную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию), дату визирования, должность визи­рующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Заме­чания прилагаются".


Замечания прилагаются

_____________ Е.В. Белянский

Главный юрист


Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Внешнее согласование (с органами управления и организациями) оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовыва­ется документ (включая наименование организации), личную под­пись, расшифровку подписи и дату согласования.


Например:



СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра образования

Российской Федерации

__________________ Ю.П. Сентюрин

(личная подпись)

___________________

(дата)


Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следую­щим образом:





СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания (наименование

коллегиального органа)

от 10.12.2000 №6










СОГЛАСОВАНО

Письмо Минобрнауки России

от 12.05.2000 № 06-15/1945-Р


Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

- с сторонними организациями, ко­гда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.);

- с вышестоящими организациями - в случаях, когда законода­тельством предусматривается возможность совершения управленче­ских действий только с разрешения этих организаций.


3.3.6. Утверждение документа.

Документы утверждаются ректором, Ученым советом, проректорами вуза, вышестоящи­ми или межведомственными органами, общественными организа­циями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изло­женных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъясне­ния).

Положения о создании центров, факультетов, административных структурных подразделений подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу только с момента их утвер­ждения.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

гриф утверждения помещается в правом верхнем углу доку­мента, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного на­именования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:





УТВЕРЖДАЮ

Ректор государственного образовательного

учреждения высшего профессионального

образования «Мурманский государственный

педагогический университет»

_________________________ А.М. Сергеев

(личная подпись) _________________________

(дата)

или






УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора государственного

образовательного учреждения высшего

профессионального образования

«Мурманский государственный

педагогический университет»


от 15.01.2000 № 12



Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длиной строки

Например:




УТВЕРЖДАЮ

Ректор государственного образовательного

учреждения высшего профессионального

образования «Мурманский государственный

педагогический университет»


_________________________ А.М. Сергеев

(личная подпись) _________________________

(дата)



Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и досто­верность содержащихся в них данных возлагается на лица, подгото­вившие, завизировавшие и подписавшие документы.

3.3.7. Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразде­ления или конкретному должностному или физическому лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

Например:




Министерство образования

Российской Федерации


Отдел аттестации

научно-педагогических кадров

При направлении документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, наименование ор­ганизации и структурного подразделения указывают в имени­тельном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

Например:




Министерство образования Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту

А.И. Петрову

или





Ректору Санкт-Петербургского

государственного университета

Н.М. Кропачеву


При адресовании документа в несколько однородных органи­заций их названия следует указывать обобщенно.

Например:




Ректорам, директорам

высших и средних

специальных учебных заведений

Мурманской области

Полный почтовый адрес указывается при направлении доку­мента разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми пра­вилами.


Например:




Редакция журнала

"Вестник образования"

Чистопрудный бульвар, 6,

г. Москва, 101856



Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.


Например:




Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В. Семиной


Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Ко­пия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При направлении документа более чем в четыре адреса состав­ляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:




ООО «Севрыба ЭКО»

Подгорная ул., д. 82, Мурманск, 183001

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и ини­циалы получателя, затем почтовый адрес.


Например:




Калинину А.А.

ул. Садовая, д.5, кв.12,

г. Липки, Киреевского р-на, Тульской обл., 301264


3.3.8. Резолюция

В состав резолюции входят: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), краткое содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указыва­ется ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.


3.3.9. Отметка об исполнителе


Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы и фамилию, номер его телефона


Например:

Н.С. Максимова

928-88-14


3.3.10. Оформление приложений к документам

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то от­метка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.


Если приложения в тексте не названы, то необходимо пере­числить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются:

Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов... на 4 л. в 3 экз.


Если приложения сброшюрованы, количество листов не ука­зывается.

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распоряди­тельного документа, его дата и номер.


Например:




Приложение № 2 к приказу ректора МГПУ

от 08.10.2010 № 623





Скачать 1,16 Mb.
оставить комментарий
страница1/4
Дата29.09.2011
Размер1,16 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3   4
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх