Инструкция по делопроизводству Пермского государственного университета icon

Инструкция по делопроизводству Пермского государственного университета



Смотрите также:
Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии пермского края общие положения...
Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего...
Инструкция по делопроизводству I. Общие положения...
Примерная инструкция по делопроизводству в муниципальном образовательном учреждении...
Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской федерации...
Инструкция по делопроизводству в Администрации Молвотицкого сельского поселения...
Международная научно-методическая конференция «Национальный исследовательский университет в...
Международная научно-методическая конференция «Национальный исследовательский университет в...
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения...
Инструкция по делопроизводству в Южно-Уральском государственном университете Содержание...
Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии орловской области общие положения...
Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Алтайского края 1 Общие положения...



страницы: 1   2   3   4   5   6   7
вернуться в начало
скачать

Пермского госуниверситета, профессор _________________ В.М.Суслонов


подпись

20.06.2004

В документах, составленных комиссией, указываются в первую очередь их обязанности в составе комиссии, а затем должности.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

При подписании документа несколькими должностными лицами разного уровня, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Например:
^

Вр. И. О. ректора


Пермского госуниверситета,

доцент В.А. Шерстнев

При этом не допускается дописывание отметки «за» или проставление косой черты перед наименованием должности.

Подлинная подпись может быть заменена факсимиле. Факсимильное воспроизведение подписи (факсимиле) – штамп (клише) с воспроизводящей подписью лица. Факсимиле в университете может изготавливаться для ректора и проректоров, хранится в первом отделе и выдается начальником первого отдела.

Факсимиле проставляется на приглашениях, грамотах, благодарственных письмах, иных документах, не носящих финансового характера и не являющихся распорядительными документами при отсутствии лица, для которого изготовлено факсимиле, а также по его распоряжению или с его разрешения.

Подлинная подпись не может быть заменена факсимиле при заверке дипломов и иных документов об образовании, приказов, распоряжений, договоров.

3.3.5. Согласование документа.

Согласование документа проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам.

Согласование документа может проводиться, как внутри университета (подразделениями и должностными лицами), так и вне него (с подчиненными и не подчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования документа или проекта документа должностным лицом. Виза включает личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа (или на обороте), на копии отправляемого документа (письма).

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «замечания прилагаются».

Замечания докладываются лицу, подписывающему документ.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования располагается ниже подписи в левой части последнего листа на лицевой стороне документа и включает слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут крупными буквами (без кавычек и знаков препинания на конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО
^

Директор ВНИИ документоведения


и архивного дела

______________ А.Э. Петров

“__”___________ 200___г.

Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то согласование оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Решение заседания
^

Правления банка “Прогресс”


Протокол от 03.02.2004 № 21


СОГЛАСОВАНО

Письмо НПО “Неорганические материалы”


от 12.03.2004 № 12-3/186

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, на документе делается отметка “Лист согласования прилагается”.

Внешнее согласование осуществляется в следующем порядке:

- с подведомственными университету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих при издании документа или (когда содержание документа затрагивает их интересы);

- с общественными организациями – в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль, в определенной области (экологический, пожарный и т.д.);

- с вышестоящими организациями, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.


3.3.6. Утверждение документа

Способом введения документа в действие является его утверждение.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения, либо с момента, указанного в распорядительном документе.

Документы, издаваемые в университете, приведённые в приложении 11, утверждаются ректором или проректорами университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится двумя способами:

- проставлением грифа утверждения,

- изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения об институтах, центрах, факультетах, кафедрах, структурных и иных подразделениях университета подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу с момента их утверждения.

Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова, УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения: УТВЕРЖДАЮ

Ректор Пермского госуниверситета, профессор

__________________ В.В. Маланин

«___» ______________ 200__ год.


При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНА

приказом ректора Пермского государственного университета от 01.03.2003 № 24


УТВЕРЖДЕН

решением Ученого совета

Пермского госуниверситета

от 05.04.2003 № 12

Вносить изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документа и достоверность содержащихся в нем данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.


3.3.7. Реквизит «Печать».

При необходимости документ заверяется печатью с изображением герба РФ, печатью университета или печатью структурного подразделения.

Печать с изображением герба РФ ставится на документах, где воспроизведение оттиска этой печати специально предусматривается действующим законодательством.

Примерный перечень документов, которые заверяются печатями, дан в приложении 12.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть подписи.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Печать структурного подразделения (не гербовая), может ставиться на копиях документов, направляемых в другие учреждения; размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке; на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью и обучением граждан.


3.3.8. Реквизит «Адресат».

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу, гражданам.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, наименование организации пишут в именительном падеже, например:

^ НПО «Искра»

Отдел аспирантуры

или

Профком сотрудников ПГУ

При направлении документа должностному лицу, название организации, структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата – дательном.

Например:

^ Ректору Пермской государственной фармацевтической академии, профессору Г.И. Олешке

или

АО «Мотовилихинские заводы»

Отдел главного металлурга

Главному металлургу
Ю.В. Круглову


При адресовании документа нескольким однородным организациям, их названия следует указывать обобщенно

Например:

^ Деканам факультетов

университета,

заведующим кафедрами

химического факультета

При этом документ не должен содержать более четырех адресов. Слово копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если адресатов более четырех, рекомендуется составлять список рассылки документа.

Полный почтовый адрес указывается, в соответствии с почтовыми правилами,

Например:

^ Редакция газеты «Местное время»

ул. Крупской, 32, г. Пермь, 614028

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные органы и постоянным респондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

А.А. Калинину

ул. Садовая, д. 5, кв. 28

г. Пермь, 614058


3.3.9. Реквизит «Резолюция».

Указания по исполнению документа даются в форме резолюции ректором или проректорами университета

Резолюция, как правило, пишется от руки в верхней свободной от текста части первой страницы документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата резолюции.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым), ответственность за своевременное и правильное исполнение задания в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.3.10.Оформление приложений к документу.

Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приложения к нормативным актам);

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

^ Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами:

^ Приложение 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

Приложение 2. Смета расходов на 4 л. в 1 экз.

Если приложение в свою очередь имеет приложение, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

^ Приложение: Договор от 31 марта 2004 года № 17 и приложение к нему, всего на 25 л.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения оформляются на стандартных листах с необходимыми реквизитами (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделения, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.)

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

^ Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер. Например:

Приложение № 1

к приказу Росархива

от 2 марта 2004 № 101


3.4.Оформление отдельных видов документов.

Примерный перечень наиболее употребляемых видов документов приведен в приложении 13


3.4.1.Приказ – локальный акт, издаваемый ректором университета для решения основных и оперативных задач. Приказ может быть издан ректором или проректором, исполняющим обязанности ректора в случае его отсутствия, а также проректором в соответствии с его полномочиями.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса и т.п. Приказы, издаваемые в университете, имеют следующую буквенную индексацию:

- по основной деятельности – без индекса (безлитерные),

- по личному составу (кадровые, кадровые хозяйственные) – «к», «хоз»,

- по личному составу НИЧ (кадровые НИЧ) – «к/нич»,

- по контингенту аспирантов, докторантов (аспирантские) – «асп»,

- по контингенту студентов (учебные)- «уч»,

- о практике и командировках студентов, аспирантов (учеба за пределами университета) - «уч-пр»,

- о командировках работников (командировочные) – «1-ком»,

- об отпусках работников (отпускные)- «отп».

Приказы в пределах года имеют порядковую нумерацию по каждому индексу отдельно, регистрация приказов ведется в журнальной форме в общем отделе университета.

Приказы должны оформляться на бланке университета, иметь комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения 7,8,9).

Употребление для издания приказов бланков произвольной формы не допускается. Приказы кадровые о приеме на работу, увольнении, переводе, поощрениях, приказы об отпусках, командировках работников оформляются в университете на бланках унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ.

В связи с внедрением подсистемы «Образовательная деятельность» ЕТИС ПГУ, учебные приказы издаются в соответствии с трафаретными формами, утвержденными приказами ректора.

Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения ректора университета или проректоров по соответствующему направлению деятельности.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями университета по поручению ректора, проректоров или по собственной инициативе. К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения университета, должностные лица, которых касается приказ.

Издание приказа включает:

- подготовку проекта приказа, согласование проекта, печатание на бланке, визирование, подписание ректором, проректорами, регистрацию. Составитель проекта приказа отвечает за содержание, стиль исполнения и качество его оформления. Проекты приказов, небрежно оформленные и с большим количеством правок, к печатанию не принимаются.

- согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект составитель, руководитель структурного подразделения, ректор (проректор). Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют начальник ПФО, главный бухгалтер или их заместители. Проекты учебных приказов при необходимости визируют начальник УМУ или его заместитель, проекты приказов по основной деятельности и распоряжений визирует работник юридического отдела.

- передача на подпись проектов приказов ректору и проректорам производится через их секретарей, руководителям структурных подразделений – через делопроизводителей этих подразделений.

- проекты приказов со всеми необходимыми подписями приносят в общий отдел работники подразделений, ответственные за делопроизводство, приказы формируются и печатаются общим отделом.

Приказ должен иметь заголовок, который начинается, как правило, с предлога «О» («Об») и отражает краткое содержание приказа.

Например: «Об утверждении…», «О регистрации…», «О создании …», «О проведении…», «По личному составу работников», «Об отпусках работников» и т.д.

Оформляется приказ на бланке. Приказ должен иметь дату, номер, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части.

Констатирующая часть – это кратко изложенные цели и задачи, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Она может и отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табулятора (левое поле). При наличии двух частей приказа, распорядительная часть отделяется от констатирующей части, словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Например:

«Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

В правом верхнем углу таких документов, от пятого положения табулятора пишут слово «приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

Например, Приложение № 1

к приказу ректора

от 02.03.2004 № 198


Приложения должны быть подписаны составителем и его руководителем.

Страницы приказа и приложения нумеруются, как единый документ.

Подписываются, как правило, два первых экземпляра приказа, завизированные руководителями соответствующих структурных подразделений и юристом. В состав подписи входят: обозначение должности лица подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка,

например:

^ Ректор

Пермского госуниверситета,

профессор В.В. Маланин

Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.

Первый экземпляр подписанного приказа со всеми необходимыми визами хранится у начальника общего отдела, второй подписанный экземпляр приказа с визой главного бухгалтера или его заместителя передается под расписку в расчетный отдел сотрудников (расчетный отдел студентов – учебные).


3.4.2. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый ректором (проректорами) университета (по деятельности факультета – деканами) по вопросам информационно-методического характера, оперативного управления деятельностью университета и по конкретным вопросам.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словом, ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. Подготовка и оформление распоряжения проводится по тем же правилам, что и приказ (приложение 10).

3.4.3. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной части и основной.

В вводной части заполняются следующие реквизиты: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня»

На бланке протокола (приложения 16,17,18) эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему.

Постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарём.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в работе совещания.


3.4.4. Акт – справочно-информационный документ.

Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д.)

Текст акта состоит из двух частей: вводной части и констатирующей.

В вводной части акта указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части акта излагают установленные факты, выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

^ Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – отдел М и ПД,

3-й экземпляр – факультет.

Некоторые акты подлежат утверждению: изданием распорядительного документа или руководителем, к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении.

Акты оформляются на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены не на бланке. Образец формы акта приведен в приложении 19 .


3.4.5. Служебное письмо.

Все деловые письма можно разделить на подтверждающие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения.

По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть: инструктивные (директивные) письма - приглашения

гарантийные письма – подтверждения

информационные письма – напоминания

рекламные письма – предупреждения

коммерческие письма – извещения и др.

письма-запросы

Применяются письма «сопроводительные», которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

В современном делопроизводстве письмо выступает, как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

а) письма, требующие письма – ответа;

б) письма, не требующие письма – ответа.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа. Письмо должно быть кратким, чётким, тщательно отредактированным, составленным, как правило, по одному вопросу, объёмом не более двух страниц.

Письмо состоит из следующих основных частей:

- обращение,

- вступление,

- основное содержание,

- заключение.

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:

«Уважаемый Сергей Петрович!»; «Господин Титов!»;

«Уважаемый господин Титов!»; «Сергей Петрович!»

При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии: «Господин Президент».

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ.

Основное содержание письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, отказов, напоминаний и т.п.

Для составления служебных писем от имени университета используется бланк письма университета формата А4 (приложение 5), а от имени и в пределах их компетенции - бланки структурных подразделений. Письма от имени университета подписывает ректор (проректор) или по поручению ректора – руководитель структурного подразделения. Письма от имени факультета и иных структурных подразделений – подписывает декан, руководитель структурного подразделения.

Все служебные письма подписанные ректором (проректором), регистрируются в общем отделе в журнале “Исходящая почта” и им присваивается номер, состоящий из индекса подразделения, подготовившего письмо, номера журнала (3) и порядкового номера по журналу.


3.4.6. Телеграмма составляется согласно образцу (приложение 22). Структурные подразделения университета самостоятельно занимаются отправкой телеграмм.

Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений в двух экземплярах, первый передается в телетайпную, другой, с отметкой о времени ее приема, подшивается в дело соответствующего структурного подразделения.

В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное наименование университета, должность лица, подписавшего телеграмму, его фамилия, инициалы и дата.

Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью “исправленному верить” и заверены составителем.

Правительственные телеграммы подписываются только ректором или проректором.

Перед адресом указываются категории телеграммы: “Правительственная”, “Молния”, “Срочная” и др.

В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.

При оформлении телеграммы через телеграф почтового отделения их оформление производится отдельно по каждому почтовому адресу.

Телеграмма должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем, кроме телеграмм, подписанных ректором.

Передача местных телеграмм (в пределах города) запрещается, срочная информация в местные адреса передается телефонограммами.


3.4.7. Телефонограмма.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем и отправителем в журнале учёта исходящих и входящих телефонограмм.

Юридическая сила поступившей телефонограммы (приложение 22) определяется следующими реквизитами:

- исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

- должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

- входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов, тексты должны быть не сложными, не должны содержать трудно произносимых слов, составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или ответственным исполнителем.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

3.4.8. Факс.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии (факсимиле), называемую факсом или телефаксом.

Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется с разрешения ректора или проректоров университета, через узел компьютерной связи (далее УКС).

Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа (договор, письмо, протокол и т.д.)

Оригиналы документов, переданных по факсу, возвращаются в структурное подразделение с пометкой Faх (дата и время) и подшиваются в дело. Работник УКС, ответственный за факсимильную связь, регистрирует в журнале дату и время передачи факсимиле.

3.4.9. Электронными сообщениями называются документы, передаваемые по каналам электронной почты.

В соответствии с Федеральным законом “Об информации, информатизации и защите информации” (статья 5) юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной подписи признается при наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной подписи осуществляется на основании лицензии.

Сообщения, передаваемые электронной почтой, используются для пересылки сообщений между средствами ЭВТ (электронно-вычислительной техники) внутри одной организации, между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа на экране ПК или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи принтера.

Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный “почтовый ящик”, которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям, изложенным в разделе служебное письмо.

3.4.10. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.

Заявление может быть написано от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном в данной организации.

Реквизиты заявления:

- наименование вида документа – заявление,

- дата,

- адресат (кому направлено),

- от кого направлено,

- текст,

- подпись,

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Образец формы заявления приведен в приложении 20.


3.4.11. Докладная, объяснительная, служебная записки – информационно-справочные документы.

Докладная записка может быть адресована руководителю своей организации, в вышестоящую организацию или в другую организацию, по содержанию и назначению может быть информационной или отчетной.

Внутренние записки пишутся от руки, подписывает автор-составитель, внешние оформляются на общем бланке организации формата А4, подписывает руководитель организации (приложение 20). Текст докладной записки состоит из 2-х частей: изложения фактов, послуживших причиной ее составления и выводов, мнения организации или должностного лица.

^ Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др.

Объяснительная записка, поясняющая содержание документа, является приложением к документу, оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. Внутренние объяснительные записки оформляются, как и внутренние докладные записки.

Реквизиты докладной и объяснительной записок:

- наименование организации (наименование министерства, структурного подразделения) – автора документа;

- наименование вида документа (докладная записка, объяснительная записка);

- дата, номер, место издания;

- адресат;

- заголовок, текст;

- приложение (если есть);

- подпись;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

^ Служебная записка - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер, содержать просьбу, предложение. Текст состоит из 2-х частей: изложения фактов и выводов, предложений по излагаемому вопросу.

^ 3.5. Порядок снятия и выдачи копий документов.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа изготовляется и выдается с разрешения ректора (проректоров) университета или руководителя соответствующего структурного подразделения и только с тех документов, которые были изданы в университете и касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

Копии организационно - распорядительных документов (внутренних) изготавливаются в общем отделе университета.

Копия документа воспроизводится полностью (бланк университета, номер, дата, содержание и т.д.) и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.

Заверительная надпись составляется по форме:

- внизу после полного воспроизведения текста ставится штамп «Копия верна», должность, подпись лица, заверяющего копию, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения,

например:

Подпись

^ Верно

Начальник общего отдела личная подпись В.А. Пепеляева

07.05.2004

На копиях документов (включая ксерокопии) ставятся печати для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью. Допускается заверять копии при пересылке в другие организации или выдаче копии на руки отдельным лицам печатью общего отдела университета.

В правом верхнем углу документа делается отметка, кому выдана копия, а в журнале регистрации и выдачи копий указывается дата и подпись лица, получившего копию.

При оформлении копий, касающихся личных прав и интересов граждан на документе, с которого снята копия, делают отметку, кому и когда она выдана, а на самой копии – отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.

Печатью общего отдела университета заверяются ксерокопии дипломов, вкладышей к дипломам работников, аспирантов, докторантов университета.

Печатью отдела кадров заверяются:

ксерокопии Лицензии на право ведения образовательной деятельности в сфере профессионального образования, Свидетельства об аккредитации (ксерокопии данных документов выдаются деканатами факультетов).

копии документов, касающиеся трудовой деятельности работников университета: копии трудовых книжек, копии приказов, копии локальных нормативных актов университета (Устав, Правила внутреннего трудового распорядка и т.п.)

Отзывы на диссертации заверяются Учёным секретарём университета с заверением оттиском печати университета.

Ксерокопии документов изготавливаются в УКС.


^ 3.6. Автоматизация документирования.

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяются стандартами в области автоматизированных информационных технологий.

Для автоматизации документирования в университете введена Единая телеинформационная система (ЕТИС). Порядок эксплуатации и пользования указанной системой устанавливается соответствующими приказами ректора.

^ 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

4.1. Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения.

Движение документов в университете должно быть управляемым, оперативным, регламентированным технологической схемой движения документов.

Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления университета.

Требования, предъявляемые к документообороту:

- прямоточность движения документов – документ кратчайшим путём попадает исполнителю, возвратные перемещения документа исключены;

- распределение документов ректору, проректорам, руководителям структурных подразделений согласно их функциональным обязанностям;

- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

4.2. Документооборот состоит из следующих потоков:

1. Поступающих (входящих) документов (вышестоящих организаций, подведомственных и неподчинённых учреждений);

2. Отправляемых (исходящих) документов (вышестоящим организациям, неподчинённым, нижестоящим и общественным организациям, отдельным гражданам);

3. Внутренних документов, которые обеспечивают решение задач университета (приказы, распоряжения, протоколы, решения, акты, докладные записки и т.д.). Работу по подготовке внутренних документов осуществляют непосредственно работники структурных подразделений, факультетов, отделов. Юридическую экспертизу внутренних документов осуществляют работники юридического отдела университета.

Объём документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определённый период времени.


^ 5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ.

5.1. Организация контроля.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение зарегистрированных документов.

Все поступающие на имя ректора и в адрес университета документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контролю за исполнением документов подлежат также наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, решения Учёного совета и т.д.).

Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения и включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Контроль за исполнением документов может осуществляется с помощью автоматизированной системы контроля на базе ЭВМ.

^ Контроль исполнения документов включает следующие этапы:

- постановка документа на контроль (руководитель (ректор, проректор) делает отметку на документе «КОНТРОЛЬ» или «К», определяет исполнителей, срок исполнения, ставит дату и подпись).

- заполнение работником общего отдела регистрационно-контрольной карточки (приложение 23).

- своевременное доведение документов до исполнителей работником общего отдела (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания);

- проверка и регулирование хода исполнения документа путём напоминания ответственным исполнителем специалисту о приближении срока окончания работы над документом – за 10 дней, 5 дней и 2 дня;

- регулярное информирование соответствующих руководителей о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях исполнителями.

Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями ректора (проректоров) университета, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или иное лицо, ответственное за делопроизводство.

Контроль за исполнением, зарегистрированных документов, поступивших на имя ректора и в адрес университета возлагается на общий отдел университета.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами, индивидуальные сроки исполнения указываются непосредственно в тексте документа или в резолюции к нему ректором (проректором).

Срок исполнения документа может быть продлен письменным распоряжением должностного лица, которое его установило сразу после получения документа или не менее, чем за 2 – 3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано серьёзными обстоятельствами.

Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

- если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок,

- документы и поручения без указания срока исполнения – в месячный срок,

- если в документе имеется пометка «срочно», то в трехдневный срок.

Срок исчисляется в календарных днях с дня, следующего за днём подписания документа, трёхдневный срок – в рабочих днях.


^ 5.2. Порядок снятия документов с контроля.

Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора или проректоров университета является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения. Снятие с контроля зарегистрированных документов в общем отделе производят работники общего отдела путём проставления в журнале регистрации номера и даты письма-ответа (или переносят РКК из контрольной картотеки в справочную), а в структурном подразделении - лицо, ответственное за делопроизводство подшивает исполненный документ в дело.

Снять документ с контроля может только должностное лицо, которое поставило его на контроль, или ректор.


^ 6. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ.

6.1. Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и сортируется работником общего отдела. Проверяется целостность конвертов, упаковки бандеролей и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

6.2. Документы сортируются на нерегистрируемые (приложение 23) и регистрируемые.

Цель регистрации документов:

- обеспечить их учет,

- контроль,

- быстрый поиск.

Регистрация документа включает:

- проставление даты, регистрационного номера,

- запись краткого содержания документа.

Главное назначение регистрации документов:

- придание им юридической силы,

- подтверждения факта их поступления,

- создание регистрационно-справочного аппарата.

6.3. Документы, поступившие в адрес университета на имя ректора, проректоров, главного бухгалтера вскрываются (если на конверте не указано «Лично в руки») работником общего отдела. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в 2-х экземплярах, один экземпляр акта прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты сохраняются в том случае, если:

- адрес указан только на конверте,

- дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени,

- конверт необходим, как оправдательный документ к расходам по оплате корреспонденции (заказная корреспонденция).

6.4. На всех входящих документах и приложениях к нему в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера («входящий номер») и даты поступления.

На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте (не вскрывается в общем отделе ценная корреспонденция, экспресс-почта и корреспонденция из-за рубежа).

6.5. Документы, не требующие визирования ректора (проректоров) университета и адресованные структурным подразделениям университета, направляются работником общего отдела непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Работники деканатов, кафедр и структурных подразделений ежедневно получают корреспонденцию в общем отделе (за своевременную доставку простой корреспонденции в адрес структурных подразделений ответственность несут работники деканатов и кафедр).

Все поступившие в адрес университета или адресованные лично ректору (проректорам) документы должны передаваться ректору (проректорам) в день их поступления.

6.6. Получив документы для исполнения, работник университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, обязанным ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

Документы могут тиражироваться и передаваться в отдельные структурные подразделения работниками общего отдела (если исполнителей больше 4-х человек или в резолюции ректора есть на это указание).

6.7. Работник университета обязан обеспечивать оперативность, качество исполнения и сохранность документов, поступивших к нему для исполнения.

Передача регистрируемого документа от одного исполнителя к другому может производиться только через работников общего отдела.

6.8. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель в нижней части первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в соответствующее дело.

^ 7. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПРОХОЖДЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ.

7.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию.

7.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

7.3. Документы, подписанные ректором и проректорами, адресованные в вышестоящие и иные организации, регистрируются в общем отделе и доставляются адресатам в пределах города - курьером, в другие города – делопроизводителем общего отдела через отделение почтовой связи.

Делопроизводитель перед отправкой корреспонденции должен проверить правильность ее оформления и адресования. Конвертирование писем производится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях; упаковка бандеролей производится делопроизводителем общего отдела, отвечающим за отправку исходящей корреспонденции.

7.4. Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах университета.

7.5. Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки, заявления) рассматриваются теми лицами, кому они направлены. Прохождение документа до исполнителя обеспечивается заявителем или лицом, подготовившим документ.


^ 8. РЕГИСТРАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.

8.1. Регистрация документов.

Регистрация документов в университете производится децентрализовано.

В общем отделе регистрируется - входящая корреспонденция:

- на имя ректора, проректоров,

- адресованная в университет, без указания конкретного адресата,

- правительственная;

исходящая - от имени ректора, проректоров университета, ответ на запрос, подписанный руководителем структурного подразделения;

внутренние документы - приказы, распоряжения.

Регистрация производится в журналах или компьютере в общем отделе.

Протоколы совещаний, проводимых ректором, проректорами университета, регистрируются и хранятся Учёным секретарём университета.

Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.

8.2. ^ Индексация документов.

Каждому структурному подразделению университета присваиваются цифровые индексы (приложение 33).

Исходящим номером отправляемого документа является цифровой номер (индекс) структурного подразделения, которое отправляет письмо, номер журнала, в котором регистрируется исходящая почта и порядковый номер регистрации письма по этому журналу в течение текущего года. Например:

Приемная комиссия имеет цифровой индекс 11, журнал регистрации 3, порядковый номер регистрации письма по журналу № 3 – 528 и дата регистрации: № 11 – 3/ 528 от 15.04.2004.

Делопроизводитель общего отдела проверяет правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера регистрации, адреса, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителей, № телефона и др.), регистрирует второй экземпляр и вносит необходимые записи в журнал.

Исходящие факсы оформленные на бланке письма, отправляются в узле компьютерной связи университета по разрешению ректора или проректора с оформлением бланка-заявки.


^ 9. ПОСТРОЕНИЕ СПРАВОЧНОГО АППАРАТА.

9.1. В общем отделе и структурных подразделениях университета справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции или учет на персональных компьютерах

Справочные журналы заводятся на документы, поступившие на имя ректора, проректоров или в адрес Пермского государственного университета.

9.2. Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов, реестры, квитанции или учет на ПК.


^ 10. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ.

10.1. Руководители структурных подразделений университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов.

10.2. При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя.

Срочные документы передаются немедленно.

10.3. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, подписание ректором или проректором или руководителем структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в 4-е адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

10.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов, исполнитель осуществляет промежуточные действия, как запрос сведений, телефонные переговоры, и т.д., подготавливая окончательное решение к намеченной дате.

10.5. При наличии ответственного исполнителя, все остальные исполнители своевременно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа.

10.6. Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.

10.7. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком данных университета, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации, в пределах своих должностных обязанностей.


^ 11. ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ.

11.1. Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации, осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы.

11.2. Тиражирование производится на копировальных аппаратах в подразделениях или в узле компьютерной связи, или типографии университета.

Тиражированию подлежат документы, относящиеся к служебной деятельности университета (приказы, распоряжения).

Тиражирование документов «Для служебного пользования» производится с разрешения Первого отдела университета.

Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей.

11.3. Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные машинописным способом на пишущей машинке или ПК. Для тиражирования документов заполняется заказ, который подписывает руководитель подразделения.

Размноженные документы и оригиналы выдаются заказчику под расписку.

11.4. В УКС ведется журнал учета тиражированных документов, в общем отделе – журнал учета рассылок тиражированных документов.


^ 12. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ,

ШТПАМПОВ И БЛАНКОВ.

12.1. Печати и штампы университета, структурных подразделений изготавливаются с письменного разрешения ректора. Заказы на их изготовление размещаются через отдел кадров.

12.2. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловыми и продольными штампами университета, удостоверения личности, командировочные удостоверения, трудовые книжки, дипломы.

12.3. Учет всех печатей и штампов, имеющихся в университете, ведется в Первом отделе, выдача их осуществляется под расписку лицам, ответственным за хранение печатей и штампов в каждом подразделении.

12.4. Выдача бланков университета с угловым штампом производится в общем отделе под расписку в соответствующем журнале учета.

12.5. Журналы учёта включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.

12.6. Печати, штампы и бланки должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

12.7. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства.

12.8. Уничтожение бланков испорченных или устаревших производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.

12.9. Печати и штампы уничтожаются по акту работником Первого отдела.

12.10. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.


^ 13. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

13.1. Номенклатура дел университета – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

13.2. Сводная номенклатура дел университета (приложение 24) составляется общим отделом университета при методической помощи архива университета, не реже одного раза в пять лет на основе номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 25).

13.3. Номенклатуры дел структурных подразделений разрабатываются их руководителями с привлечением ведущих специалистов, согласовываются с общим отделом и архивом университета.

13.4. Номенклатура дел университета визируется заведующей архивом университета, начальником общего отдела и после одобрения Экспертной комиссией (ЭК) университета, согласовывается с Экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) государственного архивного учреждения и утверждается ректором. Структурные подразделения университета получают выписки соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел для использования в работе. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, согласовывается с ЭК, утверждается ректором и вводится в действие с 1 января следующего года

13.5. При составлении номенклатуры дел университета следует руководствоваться Уставом университета, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием университета, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, Перечнями типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

13.6. В номенклатуру дел университета включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений университета.

Названиями разделов номенклатуры дел университета являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

Если в течение года в университете возникают новые непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют резервные номера.

13.7. Графы номенклатуры дел университета, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в университете цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: ^ 10-05, где 10 – обозначение структурного подразделения

05– порядковый номер заголовка дела по номенклатуре

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

13.8. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделений номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями ректора университета. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

При составлении заголовков дел используются формулировки из примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения.

13.9. Графа 3 заполняется по окончании календарного года. Она предназначена для фиксации факта заведения дел, её данные используют при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количестве дел, заведенных в определенном году в университете. Общий отдел и архив используют эти данные для определения и состава образующихся ежегодно дел.

13.10. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.2000); Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М.1989).

13.11. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. В этой графе дают ссылки на решения ЭК.

13.12.. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).


^ 14. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ.

14.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в университете формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство, назначенными приказом ректора. Структурные подразделения формируют в дела документы в соответствии с профилем своего подразделения.

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет общий отдел и архив университета.

14.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дел,

- помещать в дело только исполненные документы одного календарного или учебного года (исключение составляют личные дела, которые формируются в течение всего периода работы или учёбы данного лица в университете), надлежащим образом оформленные документы по разрешению одного вопроса,

- документы постоянного и временного срока хранения формировать раздельно,

- в дело не помещать документы, подлежащие возврату, а также черновики, лишние экземпляры, металлические скрепки,

- каждое дело должно быть не толще 35-40 мм и содержать не более 250 листов, если документов в деле больше 250 листов, то формируется несколько томов с самостоятельной нумерацией в каждом томе,

- документы внутри дела должны располагаться последовательно, освещая определённые вопросы. Приложения независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к тем документам, к которым они относятся; приложения большого объёма следует группировать в отдельные дела.

14.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка « В дело №…», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

14.4. Документы внутри дела располагают в хронологическом порядке или так, чтобы последовательно освещать решение вопросов, документы по которым входят в данные дела.

14.5. Распорядительные документы группируют в дела по видам в хронологическом порядке, (наиболее ранние документы располагаются в начале дела) с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу о приёме, переводе, поощрении, увольнении работников формируют отдельно от приказов по личному составу о командировках, отпусках.

14.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируют вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

14.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

14.8. Утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Планы на несколько лет формируются по начальной дате, отчёты за несколько лет формируются по конечной дате.

14.9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в логико-хронологической последовательности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приёма на работу (учёбу), а впоследствии – все остальные документы, возникающие в ходе трудовой (учебной) деятельности работника (студента).

Документы, подлежащие возврату из личного дела студента или работника (подлинники документов об образовании, почётные грамоты и т.д.) помещаются в дело в отдельном конверте, который наклеивается на третью сторону обложки личного дела. На третью сторону обложки личного дела подшиваются студенческий билет и зачетная книжка.

14.10. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

14.11. Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно-производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

14.12. Переписка группируется за календарный или учебный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.


^ 15. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.

15.1. Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

15.2. Экспертиза ценности документов в университете проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

15.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в университете создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК университета, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором.

Заседания ЭК протоколируются, протоколы подписывают председатель и секретарь ЭК и утверждает ректор.

15.4. Основными функциями ЭК являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения или уничтожения в соответствии с номенклатурой дел университета;

- рассмотрение и вынесение на утверждение ректором и согласование с ЭПК архивного учреждения проекта номенклатуры дел университета, описей постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 26);

- подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных Перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнями.


^ 16. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ.

16.1. Дела университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс мероприятий по технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем работников архива университета.

16.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять, учет ведется по номенклатуре дел.

16.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи; составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; оформление обложки (внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела - названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.)

16.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

16.5. Заверительная надпись составляется на отдельном листе – заверителе дела, (приложение 27), подписывается составителем и подшивается в конце каждого дела.

16.6. Внутренняя опись помещается в начале дела и содержит: порядковый номер документа, индекс документа, дату документа, вид документа и краткое содержание, номера листов в деле, примечание (приложение 28).

16.7. Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 29), обложка личного дела студента (работника) (приложение 30) оформляются по установленным формам.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносят уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.).


^ 17. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ.

17.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приложение 31).

17.2. В структурных подразделениях университета описи составляются ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методическом руководстве работников архива университета. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений.

По этим описям документы сдаются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел университета, которую готовит архив, и по которой он передает дела на постоянное государственное хранение.

17.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел университета;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

17.4. Описи дел составляются в установленной форме в трех экземплярах.


^ 18. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ.

18.1. С момента заведения и до передачи в архив университета дела хранятся по месту их формирования. В этот период ответственность за сохранность документов и дел несут работники, отвечающие за делопроизводство и руководители структурных подразделений.

Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

18.2. Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения ректора (проректора) университета. На выданное дело заводится карточка – заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора (проректора) с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:

1 месяц – для работников структурных подразделений;

3 месяца – для работников сторонних организаций;

до прекращения дела или вынесения судебного решения – органам суда и прокуратуры.

Состояние дел, возвращаемых в структурное подразделение или архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи отдельных листов или повреждения дел, для привлечения виновных к ответственности составляется акт в 2-х экземплярах, который подписывается виновной стороной, руководителем структурного подразделения (или архива), и утверждается ректором университета.


^ 19. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ.

19.1.Для обеспечения сохранности документов в высшем учебном заведении создается архив вуза.

19.2. В архив университета передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

19.3. В своей деятельности архив университета руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением об архиве университета.

19.4. Дела передаются в архив по описям.

19.5. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом.

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, подписи заведующего архивом, руководителя структурного подразделения и работника, передавшего дела.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел университета, структурным подразделением принимаются меры по их розыску, при необнаружении дел – составляется акт (приложение 32), который подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается ректором и передается в архив университета.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту (приложение 26), который рассматривается и подписывается ЭК университета и утверждается ректором.


Приложение 1

к инструкции по делопроизводству


^ ПЕРЕЧЕНЬ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Наименование реквизита

Код реквизита

Государственный Герб Российской Федерации

01

Герб субъекта Российской Федерации

02

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

03

Код организации

04

Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН)

05

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

06

Код формы документа

07

Наименование организации

08

Справочные данные об организации

09

Наименование вида документа

10

Дата документа

11

Регистрационный номер документа

12

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

13

Место составления или издания документа

14

Адресат

15

Гриф утверждения документа

16

Резолюция

17

Заголовок к тексту

18

Отметка о контроле

19

Текст документа

20

Отметка о наличии приложения

21

Подпись

22

Гриф согласования документа

23

Визы согласования документа

24

Оттиск печати

25

Отметка о заверении копии

26

Отметка об исполнителе

27

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28

Отметка о поступлении документа в организацию

29

Идентификатор электронной копии документа.

30







Скачать 1,11 Mb.
оставить комментарий
страница2/7
Дата29.09.2011
Размер1,11 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6   7
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх