Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство» icon

Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство»


Смотрите также:
Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство»...
Конспект лекций москва 2004 удк 519. 713(075)+519. 76(075) ббк 22. 18я7...
Опорный конспект лекций по макроэкономике Автор: Фридман А. А...
Конспект лекций по курсу «теория чисел» Методическая разработка...
Конспект лекций Бийск 2007 удк 621. 377. 037. 3...
Конспект лекций Красноярск 2009 удк 627. 352...
Конспект лекций по курсу “Начертательная геометрия и инженерная графика” Кемерово 2002...
Конспект лекций по курсу «Организация производства»...
Конспект лекций 2010 г. Батычко Вл. Т. Муниципальное право. Конспект лекций. 2010 г...
Организация предпринимательской деятельности: Конспект лекций...
Конспект лекций 2011 г. Батычко В. Т. Семейное право. Конспект лекций. 2011 г...
Конспект лекций по курсу "Информатика и использование компьютерных технологий в образовании" Для...



Загрузка...
страницы: 1   2   3   4   5   6
вернуться в начало
скачать

^ КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что такое документооборот?

2. Что представляет собой объем документооборота?

3. Какие этапы обработки проходят входящие документы?

4. Из каких операций состоит обработка исходящих документов?

5. Что такое регистрация документов?

6. Какие формы регистрации документов Вы знаете?

7. На какие группы делятся документы при регистрации?

8. Какие рубрики входят в журнал регистрации исходящих документов?

9. Какие рубрики входят в журнал регистрации входящих документов?

10. Какие признаки группировки документов в дела Вы знаете?

11. Что представляет собой номенклатура дел?

12. Какую информацию указывают на обложке дела?

13. Какие требования необходимо соблюдать при формировании дел?

14. Какие функции выполняет экспертная комиссия?

15. Какого дополнительного оформления требуют дела, отобранные на архивное хранение?

16. Что понимают под экспертизой документов?


Лекция 7

^ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

Вопросы:

  1. Понятие «коммерческая тайна».

2. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.


1. В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия. В условиях рынка информация является товаром, каждый собственник данного товара имеет право охранять его и использовать в своих интересах для достижения преимуществ над конкурентами и получения максимальной прибыли. Каждому предпринимателю необходимо знать специфику составления, оформления, обработки, хранения и использования документов, содержащих КТ.

^ Коммерческая тайна — производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной. К конфиденциальным сведениям относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, прибыль организации.

Сведения, содержащие КТ организации, можно условно разделить на 2 группы:

● научно-техническая информация;

●деловая информация.

Научно-техническая информация включает:

● сведения о конструкции машин и оборудования;

● чертежи;

● схемы;

● используемые материалы;

● рецептуры;

● методы и способы производства;

● новые технологии;

● программное обеспечение ПЭВМ и др.

Деловая информация содержит:

● сведения о финансовой стороне деятельности;

● сведения о размере прибыли;

● планы развития предприятия;

● планы и объемы реализации продукции;

● анализ конкурентоспособности;

● планы рекламной деятельности;

● списки торговых и других клиентов и др.

Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.

Органы государственной власти и местного самоуправления не вправе вмешиваться в определение и охрану КТ предприятия, за исключением случаев, предусмотренных законом.

КТ предприятия не могут составлять:

● учредительные документы и Устав предприятия;

● документы, дающие право заниматься предпринимательской деятель­ностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

● сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему);

● документы о платежеспособности;

● сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и ус­ло­виях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

● документы об уплате налогов и обязательных платежах.

2. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность до­кументов с грифом «КТ», предусматривает выполнение ряда рекомендаций. Для ограничения доступа к информации, содержащей КТ, руководитель издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих КТ предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под роспись ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Порядок обеспечения сохранности КТ предприятия может быть закреплен в трудовом договоре с работником. Если сведения из «Перечня…» переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами с грифом «КТ» является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для которого эти функции будут дополнительными.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например: КТ

Экз. № 1

Такие грифы не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если КТ является результатом совместной деятельности с другими предприятиями, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом «КТ» указывают количество его экземпляров и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись», «Фамилия исполнителя»), например:

^ Составлен в 2 экз.

1 экз. – в адрес

2 экз. – в дело № 10-05

На обороте документа руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Разрешаю:

  1. Петров А. В.

  2. Сидоров Ю. П.

Подпись руководителя

Дата

Отработанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим же лицом с подтверждением факта уничтожения с последующей записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно в журнале регистрации документов с грифом «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала на листе-заверителе дела указывают количество листов (цифрами и прописью).


^ Форма журнальной регистрации документов с грифом «КТ»

№ до­кумента

Дата регистрации документа

Дата пос­тупления и № (для входящих)

Откуда поступил и куда направлен

Краткое содержание

Количество листов

Количество экземпляров

Исполнитель

Примечание


Все поступающие документы с грифом «КТ» принимает и вскрывает специально назначенное должностное лицо или секретарь. При поступлении проверяется его цельность, количество листов и экземпляров, наличие приложений. В случае отсутствия одного или нескольких документов составляется акт в 2-ух экз., один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируют в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставят гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела помещают список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы нумеруются в правом верхнем углу карандашом. В начале дела подшивают внутреннюю опись документов, содержащихся в нем, а в конце дела — лист-заверитель дела. Хранятся такие дела в сейфе.

Движение (выдача и возврат) документов должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».


^ Форма журнального учета выдачи документов с грифом «КТ»

Индекс документа

Дата выдачи документа

Краткое содержание (заго­ло­вок документа)

Количество экземпляров документа

Количество листов доку­мента

Кому выдан документ (ФИО)

Подпись

Отметка о возврате доку­мента (подпись, дата)

Примечание


Выданный для работы документ с грифом «КТ» подлежит возврату в тот же день. С разрешения руководства отдельные документы могут находиться в течение определенного срока, необходимого для выполнения работы с ним. При возврате документа с грифом «КТ» секретарь сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

Передача документов и дел другим работникам организации (предприятия), имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом «КТ» без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из здания. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и тому подобного с принятием необходимых мер предосторожности.

Все дела и журналы (картотеки) учета документов с грифом «КТ» в обязательном порядке вносят в номенклатуру дел организации.

По окончании календарного года специально созданная комиссия организации выполняет следующие работы:

● проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»;

● отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;

● отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

Проверка наличия документов с грифом «КТ» по решению руководства организации может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставят в известность руководителя организации и принимают все меры к розыску документа. Руководитель назначает экспертную комиссию для расследования факта утраты.

Если розыск утерянных документов не принес положительных результатов, составляют акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносят соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производят проверку числящихся за ним документов и их передачу вновь назначенному лицу. Акт приема (передачи) этих документов утверждается руководителем организации или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений работника с организацией, в которой он имел допуск к документам с грифом «КТ», взятые им обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если трудовым договором не установлен иной срок.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляют отдельную опись. Хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные для уничтожения, составляют акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожают документы в присутствии экспертной комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.


^ КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что такое коммерческая тайна?

2. Что включает научно-техническая информация?

3. Какие сведения содержит деловая информация?

4. Какие сведения не могут составлять коммерческую тайну?

5. Назовите мероприятия, связанные с организацией ведения спе­циаль­ного делопроизводства.

6. Назовите отличительные черты документов с грифом «КТ».

7. Какие рубрики входят в журнал регистрации документов с грифом «КТ»?

8. Какие рубрики содержит журнал учета выдачи документов с грифом «КТ»?

Лекция 8

^ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЭВМ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ

ОБЕСПЕЧЕНИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ


Вопросы:

  1. Использование компьютера в документировании.

  2. Информационные технологии в делопроизводстве.

  3. «Евфрат» универсальные системы управления документами.

  4. Программные продукты по автоматизации делопроизводства: «Босс-референт», «Золушка», «Дело», «Делопроизводство».


1. Электронная техника стала необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием.

Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ:

● документирование;

● организация работы с документами.

При документировании, т.е. создании (составлении) документов, ПЭВМ выступает в роли «умной» пишущей машинки. ПЭВМ позволяет от­ре­дак­тировать печатный текст частично или полностью, не прибегая к мно­го­численным перепечаткам документа. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно назвать документом. Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами: Лексикон, Word, и др.

Большинство текстовых редакторов представляют широкие возможности для документирования. Программы включают словари синонимов делового языка, проверку орфографии, современное стилевое оформление документа (включая пригодность использования конкретного шрифта), возможность составления документа на нескольких языках и многое другое.

^ 2. Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляющей собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т.п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т.п.

Признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов.) Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость довольно высока — порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место.

Русскоязычные названия таких систем обычно представляют собой более или менее удачные эквиваленты англоязычных аналогов: система управления документами (Document Management System), система управления потоками работ (Workflow Management System), электронный архив (Data Ware House).
В последнее время в России утвердился термин автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ).

Некоторые системы второго уровня манипулируют параллельно регистрационной карточкой и собственно документом как цельным текстовым или графическим файлом, позволяя оперативно разыскать его и передать пользователю, который работает с ним с помощью программы-приложения — например, текстового редактора Word или электронной таблицы Excel (такой подход реализован, в частности, в системе «Дело» российской компании «Электронные офисные системы»).

Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они работают не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства.

Сегодня на белорусском рынке информационных технологий пред­лагается довольно широкий спектр АСДОУ. Представляют интерес разработки на базе системы Евфрат, созданной российской фирмой Cognitive Technologies Ltd. Евфрат представляет собой настраиваемый программный комплекс, на базе которого Micro Express разработала интегральную технологию Micro Express Document Management System (MEDMS) — набор типовых модулей для быстрого создания АСДОУ, адаптированной под конкретную организацию. Важным преимуществом систем на базе Ефрата являются возможности полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка, которыми, естественно, не обладают коммерческие продукты западного производства.

В Беларуси активно продвигается очень мощная и разносторонняя система коллективной работы с документами Lotus Notes / Domino, имеющая богатые возможности для создания систем документооборота на уровне разветвленной корпорации, территориальные подразделения которой удалены друг от друга. В основе Lotus Notes / Domino лежит объектно-ориентированная (нереляционная) СУБД, позволяющая оперировать с объектами разных уровней, которые могут представлять собой папки, документы, их отдельные структуры и реквизиты, шаблоны и пр. Этот продукт также представляет собой настраеваемый программный комплекс.

Несмотря на очевидный прогресс в продвижении подобных систем, сегодня уже начинает ощущаться необходимость перехода к системам третьего уровня. Их ключевой особенностью должно стать обеспечение подлинности электронных документов на таком уровне, который позволил бы отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному до­ку­мен­то­обо­ро­ту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение.

Полноценная система третьего уровня (т.е. система электронного доку­менто­оборота в полном смысле этого слова) должна предусматривать про­це­дуру экспертизы ценности документов, определять сроки их хранения, а по истечении этих сроков обеспечивать их уничтожение или передачу в государственный архив вместе со всей сопроводительной документацией. Как в процессе обращения, так и при передаче в архив она обязана поддерживать сертифицированные средства электронной цифровой подписи, выполняющей функции традиционных подписи и печати, а, следовательно, иметь надежно защищенную от взлома подсистему хранения цифровых кодов (ключей), с помощью которых вырабатываются и проверяются эти цифровые подписи.

^ 3. Ведущей системой управления документами стала программа «Евфрат», разработанная компанией Cognitive Technologies в 1995 году.

Программа «Евфрат» — коробочный продукт. Подсчитано, что при­ме­не­ние этой системы способно сэкономить до 30 – 40% рабочего времени, обычно за­т­рачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции.

Система «Евфрат» имеет преимущества в использовании электронной регистрации по сравнению с бумажным журналом — автоматизация самого процесса регистрации, а также несравнимо более быстрый поиск необходимого документа любым человеком, имеющим соответствующие права (а не только ответственным делопроизводителем, зарегистрировавшим документ).

Для решения проблемы перевода бумажного документа в электронный вид в систему «Евфрат» интегрированы средства импорта изображений со сканера и модуль оптического распознавания текстов одной из самых распространенных OCR-систем CuneiForm. Это позволяет прямо в «Ефрате» преобразовать бумажный документ в электронный, не прибегая к вызову внешних приложений, зарегистрировать документ в системе и затем уже полноценно с ним работать.

В системе управления документами «Евфрат» реализована функция контроля исполнения, предназначенная, во-первых, для передачи заданий исполнителям, во-вторых, для уведомления о заданиях, требующих выполнения, и, в-третьих, для получения сведений об исполнении этих заданий.

В связи с тем, что основными пользователями систем управления документами являются руководители, бухгалтеры, секретари и т.д., т.е. лица, не являющиеся специалистами в области компьютерных технологий, то простота и понятность интерфейса является одним из необходимых условий эффективной работы программы. Разработчики «Евфрата» постарались создать максимально понятный интерфейс, не требующий специальных знаний и долгого обучения. Наглядное восприятие информации достигается с помощью виртуального рабочего стола с располагающимися на нем объектами в виде папок, документов, корзины и т.п.

^ 4. Наиболее популярными системами по автоматизации документооборота является «Босс – Референт» и «Золушка».

Система «Босс – Референт» разработана компанией АйТи. Она относится к категориям систем, ориентированных на поддержку управления организацией, обеспечивает более эффективную работу сотрудников, накопление информации по самым разным вопросам (законодательства, производственным, организационным и др.)

Архитектура системы «Босс-Референт» — модульная. Система представлена следующим набором модулей:

  1. ^ Обработка входящих и исходящих документов. В данном модуле производится регистрация входящей и исходящей корреспонденции, предусмотрена возможность внесения резолюций, контроль за исполнением, передача документа в электронном виде внутри организации, перевод бумажных документов в электронный вид (копия документа в виде файла). Имеется возможность формирования электронных документов в дела согласно номенклатуре дел организации. В системе можно производить настройку структуры регистрационного номера по различным параметрам (номенклатуре дел, индексу подразделения и т.д.)

  2. ^ Работа с внутренними документами. В данном модуле автоматизированы процедура подготовки документов в организации, а также подготовка проекта документа, его визирование в электронном виде, передача на подпись руководителю, регистрация документов, рассылка сотрудникам организации на ознакомление и (или) исполнение, контроль за исполнением. В системе имеется возможность накопления и создания стандартных форм и шаблонов наиболее распространенных документов организации. С ее помощью можно контро­лировать ознакомление сотрудников с приказами и инструкциями, управлять доступом к документу.

  3. ^ Работа с договорами организации. В данном модуле имеется возможность хранения и накопления шаблонов договоров, их согласования в электронном виде, ведения реестра договоров, планирования этапов и событий по договорам, планирования платежей, сроков поставок и работ, контроля исполнения договорных обязательств, формирования отчетов, поиска договоров в базе.

  4. ^ Управление внешними контактами. Автоматизированы регистрация контактов со сторонними организациями, планирование контактов, подписка на информацию о контактах (встречах, совещаниях и др.), поиск контактов с интересующей организацией.

  5. ^ Организация канала новостей и конференций. Информирование сотрудников о внутренних новостях организации, возможность создания библиотеки документов по отдельным темам, проведение дискуссий по отдельным вопросам, возможность подписки пользователями на получение новостей.

  6. ^ Ведение справочника организации в электронном виде. Автоматизирована возможность ведения справочника организации согласно штатной структуре и распределению функциональных обязанностей сотрудников, их взаимозаменяемость. Возможно ведение справочника корреспондентов (внешних организаций).

  7. ^ Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации. Ведение реестра объектов инженерного хозяйства, обработка в электронном виде заявок сотрудников на ремонт оборудования, проведение инвентаризации и т.д.

  8. ^ Организация и планирование мероприятий. Оповещение и напоминание о мероприятиях, проведение электронных конференций, совещаний, индивидуальное и групповое планирование рабочего времени.

  9. ^ Автоматизация деятельности бюро пропусков предприятия. Оформление и согласование заявки на получение пропуска, контроль пропускной системы.

Основное применение системы — создание корпоративной сети, охватываю­щей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие процессы. В системе автоматизировано делопроизводство, в том числе согласование документов. Система ориентирована на сложную структуру организации.

Электронная канцелярия «Золушка» позволяет организовать децентрализованную регистрацию и контроль исполнения в подразделениях, в том числе территориально удаленных, с внесением всей информации в единую базу данных. Программа состоит из трех модулей (блоков):

служебная корреспонденция — регистрация и контроль исполнения входящих, исходящих и внутренних документов;

решения и распоряжения — позволяет ставить на контроль отдельные пункты распорядительных документов и поручения руководства;

письма граждан.

Формирование древовидной иерархической схемы по всем связанным друг с другом документам позволяет исполнителю сразу посмотреть все входящие, исходящие и внутренние документы, отражающие историю рассмотрения конкретного вопроса (первичный документ, сопроводительные письма, повторные письма, ответы, внутренние документы, связанные с рассмотрением вопроса).

Автоматизированная технология делопроизводства и документооборота «Дело» поддерживает движение документов в организации от первичной регистрации до исполнения и формирования их в дела. Система поддерживает делопроизводственные процедуры по сопровождению бумажного документооборота и параллельное движение в локальной сети электрон­ных копий бумажных документов. В системе можно регистрировать всю пос­тупающую корреспонденцию, включая письма и обращения граждан, исходящую и внутреннюю документацию. Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. В состав реквизитов РКК входят: корреспондент; краткое содержание; дата создания; регистрационный номер документа; подпись; резолюция; тематика; отметка о наличии приложений; номер дела по номенклатуре; состав документа и др. РКК можно объединять в кар­то­теки, находящиеся в ведении структурных подразделений. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках. Обработка и хранение документов в системе производится только с РКК.

Движение документов в системе производится с помощью механизма управления ходом работ, обеспечивающим обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документов от одного должностного лица другому является факт внесения резолюции с указанием исполнителей документа. Исполненные документы списываются в дело. В РКК заносятся реквизиты хранения документов согласно номенклатуре дел.

Прикладная программа «Делопроизводство» предназначена для автоматизации процесса работы с исходящими, входящими и внутренними документами организации в подразделениях документационного обеспечения управления и структурных подразделениях.

Она обеспечивает реализацию следующих функций:

  • перенос входящих документов на машинный носитель;

  • регистрацию документов и направление на рассмотрение;

  • рассмотрение документов, назначение исполнителей и постановку на контроль;

  • исполнение и составление отчетов о выполнении;

  • контроль состояния документов при их движении по подразделениям;

  • контроль сроков и результатов исполнения документов, формирование сводок о состоянии исполнительской дисциплины;

  • подготовку исходящих и внутренних документов, направление на согласование;

  • согласование документов и направление на подпись, или отклонение их;

  • подписание документов;

  • регистрацию исходящих и внутренних документов;

  • печать документов для отправки традиционным способом по почте;

  • формирование дел и направление документов в дела;

  • сортировку и полнотекстовый поиск документов;

  • передачу документов в электронный архив.

Прикладная программа, совместно с сервером Notes, предоставляет возможности по пересылке документов в электронной форме между тер­ри­то­риально распределенными и удаленными подразделениями организации. Для этого имеются как средства работы сервера с большим количеством клиентов в рамках локальной сети, так и средства тиражирования баз данных между серверами, расположенными в разных зданиях, офисах, регионах и т.д. При этом Notes обеспечивает совместный доступ к этим базам данных всех сотрудников, независимо от их территориальной расположенности.





Скачать 1,74 Mb.
оставить комментарий
страница4/6
канд. филол. наук
Дата29.09.2011
Размер1,74 Mb.
ТипКонспект, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6
плохо
  1
отлично
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх