Учебное пособие Часть I рекомендовано научно-методическим советом университета белгород icon

Учебное пособие Часть I рекомендовано научно-методическим советом университета белгород


2 чел. помогло.

Смотрите также:
Учебное пособие Рекомендовано Научно-методическим советом университета белгород...
О. Б. Садовская Рекомендовано к изданию научно-методическим советом математического факультета...
Учебное пособие Рекомендовано научно-методическим советом по прикладной математике умо...
Учебное пособие Часть 3 Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа-2006...
Учебное пособие Рекомендовано методическим советом Морского государственного университета в...
Учебное пособие Изд. 2-е, перераб и доп. Петрозаводск Издательство Петргу 2006...
Учебное пособие Изд. 2-е, перераб и доп. Петрозаводск Издательство Петргу 2006...
Учебно-методическое пособие...
Учебное пособие Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа 2006...
Учебное пособие Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа-2006...
Учебное пособие Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа-2006...
Учебное пособие Рекомендовано в качестве учебного пособия Редакционно-издательским советом...



страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
вернуться в начало
скачать
^

ТЕМА 4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Формуляр документа и его составные части.


  1. Создание и развитие традиционной формы документа.

Формуляр современного управленческого документа.

Текст документа.

Унификация текста документа.




^

1. Формуляр документа и его составные части



Каждый документ состоит из отдельных составляющих его ин­формационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.).

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Реквизит яв­ляется законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например автор­ство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Рекви­зиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согла­сования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и назы­вается переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с опре­делением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или груп­пы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель по­строения множества документов. Он устанавливает форматы бу­маги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения пло­щади.

Принятая в формуляре-образце последовательность распо­ложения реквизитов должна отражать наиболее часто приме­няемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов по­зволяет не только успешно совершенствовать процессы доку­ментирования в традиционных “ручных” технологиях, но и, оп­ределив общие принципы архитектуры управленческих доку­ментов, перейти к автоматизированному проектированию необ­ходимых документов в компьютерных (информационных) тех­нологиях.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде черте­жа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде опи­сания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях пред­почтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного ви­да (договоры, протоколы, акты), называется типовым форму­ляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 “Унифицированные си­стемы документации. Требования к построению формуляра-образца” установлены:

  • форматы бумаги - от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

  • служебные поля - поле подшивки не менее 20 мм, левое, ниж­нее и правое поля не менее 10 мм;

  • конструкционная сетка с ячейкой, равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машинки (2,6 на 4,25 мм), что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman 14;

  • состав и правила оформления реквизитов, придающих доку­ментам юридическую силу.

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.

Схема построения, формуляр одного вида и системы документа­ции имеют определенную устойчивость, конкретность. В то же вре­мя формуляр документа определенного этапа исторического разви­тия может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представ­ляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.

Формуляры различных видов документов складывались на про­тяжении веков.

^

2. Создание и развитие традиционной формы документа




2.1. Формуляр текстового документа ХVI-ХVII веков




Общие вопросы документирования


В государственном правовом акте – Судебнике 1550 года – отдельные статьи затрагивают и общие вопросы документирова­ния и вопросы порядка составления конкретных документов.

К правилам составления документов возвращается и Судебник 1589 года. Статья 191 определяет, например, порядок составления завещания.


^ Вид документа


Наименование вида или разновидности документа, за редким исключением, обозначалось в тексте. Если вид документа не упоми­нался в тексте, он всегда подразумевался автором документа (рис. 14, прил. 1).





Рис. 14. Договорная грамота Новгорода с великим князем тверским Ярославом Ярославовичем (1265 г.)


Число видов документов периода до образования государствен­ности было невелико.

Основными распорядительными документами были указы царя и приговоры Боярской думы, названия которых даются в тексте или определяются по словам “указал”, “приговорил”.

Грамотой стали называться лишь отдельные виды документов. Это, прежде всего, жалованные и указные грамоты. Они выдавались великими и удельными князьями, митрополитами, архиепископами. В великокняжеских, царских жалованных и указных грамотах вид до­кумента обозначался в тексте: в жалованных грамотах – “...как в сей жалованной грамоте писано”, “а дана грамота”; в указных грамотах – “а выход бы есте велели им тем крестьяном платити по нашему указу”; в указных монастырских грамотах, регламентиру­ющих крестьянские повинности, в начале текста писали: “таковы указные грамоты даны по селам...”.

Термин “грамота” употреблялся для обозначения актов феодаль­ного землевладения и хозяйства – данные, деловые, духовные, за­кладные, купчие, меновнне и др. Они фиксировали передачу, раздел имущества, завещательные распоряжения, запись займа, обеспеченного залогом имущества, запись купли-продажи и обмена имущества.

Переписка оформлялась такими документами, как отписки, сказ­ки, челобитные, памятки. Отписки обычно поступали в приказ от официального лица – воеводы, посла, епископа. Наименование это­го вида документа давалось в конце текста (“а отписку, государь, и книги велел отдать...”).


^ Автор документа


В самом тексте документа обозначался и автор.

При отсутствии упоминания автора в тексте его можно установить путем анализа текста, выяснения вопроса и функции управления и соотнесения их с учреждением, путем изучения автографов отдель­ных дьяков, которые “приписывали” документ. Изучение автографов помогает определить принадлежность текстов автору или переписчи­ку, отнести документы к отдельным учреждениям, в которых работа­ли дьяки и подьячие, известные по их автографам.


^ Адресат документа


Определенное место, обычно в начале текста, занимает в до­кументе адресат. В судебниках, актах местного управления (губных и земских грамотах) давалось подробное адресование – указа­ние “всех служилых чинов и сословий или лиц”. Конкретный ад­ресат обозначался в царских, жалованных и указных грамотах (“Бо­ярину нашему князю Ивану Федоровичу Мстиславскому да дьяку нашему Ондрию Щелканову”, “пожалован есмь игумена Никона”; “...в Суз­дальский уезд княж Ондреевских сел Шуйского приказчику Медведю Клементьеву”), в памятях (“в дрвню Кучи старосте Гришке Андро­нову и всем крестьянок...”), в некоторых сказках (“сказал постелничему Федору Михайловичу Ртищеву”), в частных письмах (“Гсдрю моему племяннику князю Василью Васильевичу...”).

С адресата обычно начинался текст и таких документов, как отписки и челобитные. Однако обозначение адресата имело особен­ность: они адресовались на имя царя (“Государю и великому кня­зю”), хотя часто их исполнение предполагало конкретное учрежде­ние. Иногда в таких случаях делалась особая отметка о конкрет­ном адресате; “Отдати в посольскую избу Ондрею Щелканову”. На документах – столбцах адресат повторялся на обратной стороне.


^ Дата документа


Одним из реквизитов документа является его дата. Дошедшие до нас многие ранние документы ХII-ХV веков не датированы. Их дату можно установить лишь по каким-либо признакам.

Место даты в документах обычно постоянно: в законах, указах, приговорах, памятях, наказах, сказках, писцовых книгах – в нача­ле текста, и в конце текста – в актах (“Писана на Москве лета 7000 тридесят первого, апреля”, “А меновные писал ... лета 7068 го”).

При определении времени составления документов до ХVIII века следует иметь в виду, что в России применялась эра “от сотворения мира” или византийская эра.




оставить комментарий
страница5/11
Пономарева Ольга Борисовна
Дата28.09.2012
Размер1,41 Mb.
ТипУчебное пособие, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
отлично
  4
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх