Учебное пособие Часть I рекомендовано научно-методическим советом университета белгород icon

Учебное пособие Часть I рекомендовано научно-методическим советом университета белгород


2 чел. помогло.

Смотрите также:
Учебное пособие Рекомендовано Научно-методическим советом университета белгород...
О. Б. Садовская Рекомендовано к изданию научно-методическим советом математического факультета...
Учебное пособие Рекомендовано научно-методическим советом по прикладной математике умо...
Учебное пособие Часть 3 Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа-2006...
Учебное пособие Рекомендовано методическим советом Морского государственного университета в...
Учебное пособие Изд. 2-е, перераб и доп. Петрозаводск Издательство Петргу 2006...
Учебное пособие Изд. 2-е, перераб и доп. Петрозаводск Издательство Петргу 2006...
Учебно-методическое пособие...
Учебное пособие Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа 2006...
Учебное пособие Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа-2006...
Учебное пособие Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа-2006...
Учебное пособие Рекомендовано в качестве учебного пособия Редакционно-издательским советом...



страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
вернуться в начало
скачать
^

ТЕМА 2. ДОКУМЕНТ, ЕГО ФУНКЦИИ
И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ





  1. Понятия “информация” и “документ”.

  2. Функции документов.

  3. Способы документирования и материальные носители информации.



^

1. Понятия “информация” и “документ”




1.1. Развитие понятий “информация” и “документ”



Всякое сообщество может существовать только обмениваясь информацией. Роль информации в социальных и экономических процессах современности велика. В условиях рыночных отношений, когда очень быст­ро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Не случайно у немцев существует поговорка: кто владеет информацией, тот владе­ет ситуацией, тот и король, а носителем информации выступает документ.

Понятие “документ” имеет много определений, их можно найти в каждом словаре и в энциклопедии. Понятие “информация” не менее сложно, чем “документ” и в его опреде­лении также много вариантов. И хотя они будут отличаться, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначения), в них одно общее – они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления. Таким образом, документ неразрывно связан с информацией.

Закон “Об информации, информатизации и защите информации” определяет информацию как “сведения о лицах, предметах, фактах, событиях и процессах независимо от форм их представления”. В ГОСТ Р 51141-98 закреплено следующее понятие документа “Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать”.

Понятия “документ”, “документация” в сво­ем развитии претерпели существенные изме­нения. Первоначально латинское dосео означа­ло “учу”, “извещаю”. Позднейшая производная форма documetum, в узком смысле слова оз­начающая “доказательство”, “свидетельство”, надолго утвердилась во многих сферах науч­ной и практической деятельности.

В русском языке понятие “документ” появи­лось в XVIII веке. Петр I перевел его как “письменное свидетельство”, подчеркнув тем самым, преж­де всего, правовое значение документа. В XIX веке выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. До начала XX века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

Понятие документа как письменного источника, име­ющего юридическую силу, сохранилось и в XX веке.

По мере накопления знаний о закономер­ностях образования документов и документи­рования, а также с появлением новых ти­пов материальных носителей информации по­нятие “документ” получало новое осмысление.

10 января 2002 года был принят Федеральный закон “Об электронной циф­ровой подписи”, создающий правовую ос­нову для использования электронных до­кументов и электронных цифровых подпи­сей в различных сферах деятельности, где термин “электронный документ” трактуется в са­мом общем смысле – “...документ, в кото­ром информация представлена в электрон­но-цифровой форме”.

Понятие “документ” используется во многих областях знаний и является объектом исследо­вания ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определе­нию документа, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначение документа, фор­ма, способ записи и воспроизведения инфор­мации и т.п.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию “документ”, по нашему мнению, дает научная дисциплина – документоведение: “Документированная информация (документ), зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать”.

Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Это: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Таким образом, к настоящему времени понятие “документ” вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает:

  • сохранение и накопление;

  • возможность передачи друго­му лицу;

  • многократное использование, возвращение к информации во времени.



^

1.2. Законодательные акты, определяющие
обязательность документирования информации



В настоящее время в отечественном законодательстве обязательность документирования информации регламентируется следующими законодательными актами:

  1. Федеральный закон Российской Федерации “Об информа­ции, информатизации и защите информации” закрепил обяза­тельность документирования информации, установил ряд тер­минов (информация, информатизация, информационные ресур­сы, документированная информация и др.), урегулировал отно­шения, возникающие при создании и использовании информа­ционных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

  2. Федеральный закон “О бухгалтерском учете” (ст. 9) определил правила оформ­ления первичных учетных документов. В статье 9 подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти до­кументы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информа­ции. В последнем случае организация должна изготовлять ко­пии таких документов на бумажных носителях для других уча­стников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

  3. Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуще­ствляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выда­ваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информа­ции (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как дове­ренность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

4. Статья 89 Федерального закона “Об акционерных обществах” и ст. 50 зако­на “Об обществах с ограниченной ответственностью” определя­ют обязанности обществ по хранению документов, обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов и обеспечение их сохранности.

5. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Россий­ской Федерации и архивах установили, что в Архив­ный фонд Российской Федерации входят документы, находя­щиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались.

6. Закон “О языках народов Российской Федерации” (в редак­ции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность веде­ния делопроизводства на территории России на русском языке.

7. Федеральный закон “Об основах государственной службы Российской Федерации” регламентирует порядок документирования прохо­ждения государственной службы, оформления трудового догово­ра и обязательность ведения личного дела.

8. “Правила подготовки правовых актов феде­ральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации”. В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, доку­мент не вступает в силу. Свойства документированной информации – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. С содержанием понятия документа тесным образом связаны и его основные функции.

^

2. Функции документа



Можно выделить следующие функции доку­мента: информационную, социальную, политичес­кую, культурную, управленческую, комму­никативную, правовую, учета, историческо­го источника.

Типологически они объединяются в следую­щие блоки (рис. 1):




\


Рис. 1. Блоки функций документа


Поскольку содержание и само понятие “доку­мент” связаны с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей фун­кцией документа является информационная.

Все остальные функции документа в принци­пе можно трактовать как различные аспекты, со­ставные части или подфункции, поскольку они базируются на разных модификациях или интер­претациях содержащейся в документе информа­ции. Однако специфика этих аспектов столь су­щественна, что позволяет каждому из них с полным правом претендовать на статус самосто­ятельной функции.

Социальная функция документа состоит в запечатлении, хранении и передаче именно социальной информации.

Политическая функция документа определя­ется необходимостью запечатления, сохранения и передачи информации о политическом процес­се, то есть о внутренней и внешней политике го­сударства, деятельности политических партий и крупных общественных организаций, политичес­кой оппозиции, политических лидерах, политичес­ком аспекте материалов в средствах массовой коммуникации и т.п.

Тесно связана с информационной коммуни­кативная функция документа. По своему содержанию коммуникативная функция есть функция организации и поддержания инфор­мационной связи между индивидами в обществе и между различными элементами общественной структуры. Она играет, таким образом, социально цементирующую роль.

^ В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решений.

Правовая функция – функция фиксации закрепления и изменения правовых норм и пра­воотношений.

Функция учета ближе всего стоит к соци­альной, но если социальная функция закреп­ляет какую-то качественную определенность, то функция учета дает количественную характе­ристику информации.

Одна из важнейших функций документа – культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи куль­турной традиции.

Функция документа как исторического ис­точника изучается исторической наукой и, преж­де всего, источниковедением и дипломатикой, исследующими документ через анализ его фор­мы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изго­товлен.

Практически каждый документ полифункци­онален. Например, жа­лованная грамота содержит информационную, культур­ную, коммуникативную, социальную, управлен­ческую, правовую и функцию исторического источника; дневник – информационную, культурную, соци­альную, исторического источника; аттестат зре­лости – информационную, культурную, соци­альную, правовую, исторического источника.

Причём с течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими

^

3. Способы документирования



Документы появляются с момента зарождения письменности, “письменной речи” и становятся надежным средством записи, регистрации или, иначе говоря, документирования фактов, явлений, событий. До этого человеческое общество пользовалось живым словом, живой речью.

Живая речь имела, однако, ряд ограничений. Произнесенное слово жило недолго. Живую речь было трудно слово в слово воспроизвести повторно. Обращение с помощью живой речи ограничивалось пределами слышимости человеческого голоса, передать какую-либо информацию на расстоянии можно было только с помощью гонца. Еще труднее с помощью живого слова передавать информацию во времени – через годы, десятилетия, столетия после того, как произошли те или иные события. Живая речь, в силу сказанного, была в состоянии обеспечить потребности в запечатлении и передаче информации сравнительно несложных, расположенных на небольших территориях общественных организаций первобытнообщинного строя. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных специальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высокой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

В глубокой древности появились и так называемые предметные пись­ма, или символы. Например, на Суматре в знак дружбы посылали соль, в знак гнева или вражды – перец; у славянских народов поднесение хлеба и соли означает знак приветствия и дружбы.

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Например, депеши племен Южной Америки инков – кипу – “письма”, написанные узелками на веревочке. Ряды разноцветных шнуров (их число доходило до 200) привязывались к главной веревке. В этом письме все имело свое значение: цвет шнуров, число узлов, их форма, расстояние друг от друга. Точно прочитать такое послание довольно сложно, у индейцев существовали специальные люди, владевшие “грамотой” (рис. 2).





Рис. 2 Кипу

С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передаче во времени и пространстве.

^ Способы фиксации информации (способы документирования) определяются стандартом на термины и определения как “запись информации на различных носителях по установленным правилам” (ГОСТ Р 51141–98 “Архивное дело и делопроизводство”).

В результате появляется документированная информация, т.е. документ.

По мере усложнения общественной организации людей, развития цивилизации способы нанесения информации изменялись вместе с материалами, на которых они фиксировались. Исторически первым способом стало документирование с помощью текстового документа.

^

3.1. Текстовое документирование



Письменная речь сделала запечатление информации и ее передачу на расстояние и во времени более надежным.

Происхождение и развитие письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития.

^ Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетичес­кое, 8–6 тыс. лет до н.э.) – “письмо в картинках” (рис. 3, 4). Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не рас­члененные на отдельные слова. Источник формирования пиктограмм – первобытное искусство, период, когда первобытные рисунки стали применяться не только для познания мира, но и для коммуникативных целей, т.е. передач каких-либо сообщений и для закрепления их во времени. С помощью пиктограмм записаны длинные истории и даже целые поэмы. Например, индейское племя делаваров записало с помощью пиктограмм свой эпос “Валум-олум”.





Рис. 3. Пиктограммы исибиди


У любого народа, стоявшего на уровне первобытнообщинного строя, существовало “рисунчатое письмо”. Языком рисунков пользовались многие народы нашей страны, не имевшие письменности, вплоть до начала XX века.

Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий смысл. Эту возможность пиктографического письма передавать информацию на любом языке стали широко использовать в XX веке, когда расширились связи народов всего мира. Пиктографическое письмо в настоящее время применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мастерских, условных знаках на погонах, гербах и т. д. (рис. 5). Целые инструкции о порядке пользования различными приборами стали “писать” в картинках, чтобы эту информацию понял поку­патель в любом уголке мира. Самым ярким примером использования пикто­графического письма сегодня могут служить компьютерные программы, рас­считанные на использование в любой стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку.





Рис. 4. Образцы пиктограмм, представляющих собой сложные
изобразительные композиции


а – пиктографическая запись условий обмена 30 убитых на охоте (знак ружья) бобров на бизона, морскую выдру и овцу;

б – пиктографическое письмо семи индейских племен президенту США (просьба о разрешении переселиться в район трех озер; линии, соединяющие головы и сердца животных, указывают на единство мыслей и чувств племен).





Рис. 5. Пиктограммы видов спортивных состязаний


^ Вторая ступень – идеографическое (логографическое) письмо (рис. 6, 7). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь, появляется при зарождении классо­вого общества. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья.

В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками. А для передачи общих понятий использова­лись слова со сходным звучанием. Например, по-египетски “ласточка” и “большой” звучат одинаково. Знак “ласточка” стал передавать оба эти значе­ния. Если не было близко звучавшего конкретного слова, то на помощь при­ходила образность. Например, “энергичный” – выходящий из сердца, “щед­рость” – протягивающий руки, “прохладный” – сосуд с льющейся водой. Рисунки древних писцов со временем постоянно упроща­лись и превратились в условные значки – иероглифы.





Рис. 6. Передача слов с помощью рисунков:

а – реалистических; б – схематических




б


Рис. 7. Передача иероглифами в китайском письме

отвлеченных понятий: а – посредством сочетания различных

иероглифов; б – путем повторения одного иероглифа


В Китае традиции древнего иероглифического письма живы до сих пор.

Логографические знаки используется и в настоящее время (знаки доллара, фунта стерлингов и т. п.). Достоинством логографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак – это целое слово. Для передачи одного и того же текста требуется в 4 раза меньше знаков, чем русских слов. Например,. Недостаток такого способа запечатления мысли состоит в трудности передачи абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его консервативности.

^ Третья ступень – слоговое письмо (рис. 8). В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).





Рис. 8. Передача иероглифами слогов
японской письменности


Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35–40 до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II тыс. до н.э. в шумерском письме из логограмм.

^ Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из сло­гового в II тыс. до н.э. Появление буквенно-звукового письма имело огром­ное значение для развития мировой культуры.

Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки типа “черт и резов”. B VII–VIII веках славяне, как и другие народы, заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX века существовали две азбуки: глаголица и кириллица (рис. 9, 10). По своему алфавитно-буквенному соста­ву кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице буквы, на­оборот, были замысловаты.





Рис. 9. Глаголический алфавит


Более удобная кириллица очень быстро почти повсеместно вытес­нила глаголицу. Этому способствовало и стремление государства к унифика­ции письма. В дальнейшем русское письмо (в отличие от западноевропейского) почти непрерывно развивалось. До XVIII века развитие шло стихийно, а с нача­ла XVIII века – путем государственных реформ. Реформами 1707–1710 годов были исключены буквы, заимствованные из греческого алфавита и не нужные при передаче славянской речи: “пси”, “кси”, “омега”, “юс”, “ферт”, “земля”, “иже” (кроме того, Академия наук проводила реформы в 1735, 1738, 1758 гг.). В связи с введением нового правописания и новой орфографии в 1917 – 1918 годах были исключены буквы – i, фита, ижица, ять. В 1935 году были введены буквы “й” и “ё”.





Рис. 10. Кириллическая азбука эпохи древнейших

славянских рукописей


Претерпела значительные изменения и графика русского письма. Древнейшим первоначальным типом почерка был устав, при котором каждый буквенный знак как бы рисовался, буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические формы, писались перпендикулярно строке. В XIV веке возникает новая форма – полуустав, когда геометрически архитектурный принцип нарушается, появляется кривизна, наклонность букв, остроконечность. В полууставе много сокращений, выносных букв-титлов.

Появление полуустава – результат стремления ускорить процесс написания документов. В XIV веке возникает и декоративное письмо – вязь.

На смену полууставу приходит скоропись, для которой характерно совмещенное изображение соседних букв. В XVIII веке скоропись отличается введением гражданского шрифта и нового алфавита (в 1708 г. была проведена реформа азбуки: кириллицу заменила гражданская азбука), она продолжает разви­ваться в гражданской письменности XIX–XX веков Завершающим этапом яв­ляется современное письмо (рис. 11).

Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о явлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации.

С изобретением англичанином Генри Милем пишущей машины появляется машинопись как спо­соб текстового документирования. Во второй половине XIX века (с 1867 года) началось промышленное изготовление пишущих машин. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в на­стоящее время ручное текстовое документирование остается распространен­ным способом первоначального составления документа.

Поскольку человек говорит в 5–6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся с помощью особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз. Скорость в стенографической записи приобретается за счет краткости знаков, сокращения и пропуска элементов слов, слитности написания слов и словосочетаний. Скорость стенографической записи дохо­дит до 120 и более слов в минуту.





Рис. 11. Эволюция русских почерков (устав, полуустав, вязь, скоропись и гражданское письмо начала XVIII века)

Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц.

Но среди огромного количества документов, создаваемых в процессе деятельности человека, в связи с бурным развитием научно-технического прогресса, все большее место начинают занимать другие виды документирования.

^

3.2. Техническое документирование


Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название докумен­тов, отражающих результат строительного и технологического проектирова­ния, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленно­го производства.

Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениями в организации про­изводства. Уже в рабовладельческих государствах все крупные сооружения строились на основе технической документации. В Русском государстве наиболее ранние технические данные о способах строительства и технологии производственных процессов можно найти в житиях и летописях. В XVI–XVII веках техническая документация образуется в приказах, деятельность которых связана со строительными работами и эксплуатацией мануфактур. С развитием производства происходит быстрый рост технической документации. Есть много вариантов классификации технической документации. Например, ее делят на группы: машиностроительная, архитектурная, геодезическая, специальная.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются следующим образом:

1. Технические документальные материалы – результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отве­чающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного произ­водства (изделие) или объект капитального строительства.

2. Технические документальные материалы – запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос: как изготовить изделие и построить объект капитального строительства.

3. Технические документальные материалы, в группу которых входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др.

4. Технические документальные материалы – запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. материалы, фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию тех­нических средств.

В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические материа­лы, проектные документы и др.

Начиная с XIX века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно (аудио) документирование. Создаваемые таким путём документы получили название аудиовизуальных, т.е. содержащих изобразительную и звуковую информацию, воспроизведение которой требует соответствующего оборудования. Они обычно рассматриваются в едином комплексе, так как весьма схожи по технике создания и воспроизведения, по характеру информации, по способу кодирования, по организации хранения. К аудиовизуальным относятся фотодокументы, кинодокументы, видеодокументы, видеофонограммы, фонодокументы, а также документы на микроформах.

3.3. Фотодокументирование



Появление фотодокументов относится к первой половине XIX века и связано с изобретением фотографии (от греч. “photos” – свет, “grapho” – пишу, рисую, т.е. в буквальном переводе – светопись).

Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и выз­вало к жизни новый вид документов. Фотография – совокупность процессов и способов получения изображений на светочувствительных материалах дей­ствием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплени­ем в негативное изображение. С негативов при печатании получают позитив­ное изображение – отпечаток. Кроме того, во второй половине XX века для лю­бительских съемок появились фотоаппараты, дающие возможность сразу после съемки получить готовую фотографию. Открытие фотографии датиру­ется 1839 годом, когда появилась публикация об изобретенном во Франции ху­дожником Дагером первом технически разработанном фотографическом про­цессе, названном дагерротипией.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотогра­фическим способом (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Фотодокументы отличаются существенной особеннос­тью – они возникают в момент событий и на месте событий, что придает им большую ценность. Фотодокументы наглядны, точны, благодаря чему они нашли широкое применение во многих отраслях деятельности человека: в науке, искусстве, технике, например рентгеновские снимки в медицине, фо­тографии в судебной практике, фото- и микрофотокопирование для получе­ния копий документов и т. д.

Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и других материалах со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Новым величайшим завоеванием мировой культуры было изобрете­ние кино.

3.4. Кинодокументирование



Кинематограф изобретен братьями Люмьер в 1895 году во Франции и одновременно Складовским в Германии и Самарским и Акимовым в России.

Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении (ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров. Таким образом, кинодокумент – это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. В ГОСТе Р 51141–98. “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” кинодокумент определяется как “изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематогра­фическим способом”. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. Кинодокументы, как и фотодокументы, возникают в момент со­бытий. Материалом для кинодокументов служит кинопленка, созданная на специальной основе. В России кинопроизводство возникло в начале XX века. Первые фильмы были документальными, затем стали появляться видовые и трюковые фильмы.

Кино вооружало человечество новым мощным средством познания и просвещения. В документальном кино фиксируются все важнейшие собы­тия жизни нашей страны. Кинодокументацию можно разделить на три груп­пы:

  1. кинолетопись;

  2. киножурналы;

  3. документальные фильмы.

Однако в последние десятилетия кинодокументирование уступает место видеодокументированию.

В процессе видеодокументирования получается видеодокумент, видеофонограмма – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нём посредством видеозвукозаписи. Хотя видеофонограмма создаётся на принципиально ином в техническом, технологическом и материальном отношении носителе информации, тем не менее в документоведении и источниковедении она причисляется к одной из разновидностей кинодокументов.


^

3.5. Фоно- и аудиодокументирование


К концу XIX века относится появление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается “до­кумент, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой сис­темой звукозаписи” ( ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т. д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 году, но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 году (ва­лики фонографа Эдисона).

Фонограф был одним из изобретений Эдисона, которым он особенно гордился.

В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась по винтовой линии по поверхности цилиндрического валика, покрытого воском или фольгой, и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины.

Уже с 1888 года механическая запись звука производится на плоских дисках (грампластинках). С начала XX века зазвучали оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием в раз­ной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В настоящее время фоно- и аудиодокументирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций (“чёрные ящики” в авиации) и др.

^

3.6. Документирование с применением
электронно-вычислительной техники



Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Третья четверть XX века характеризуется быстрым внедрением и раз­витием вычислительной техники. Появляются термины “машино-ориентированный документ”, “документ на машинном носителе”, “машинограмма” и другие, определения которых записываются в стандартах.

Быстрое распространение компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, обусловили из­дание в 1984 году ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислитель­ной техники. 10 января 2002 принят Федеральный закон “Об электронной циф­ровой подписи”.

В конце XX века появляется новый способ фиксации информации – Интернет.

^

4. Материальные носители информации



Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде ( ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

^

4.1. Материалы для письма



Большое влияние на графику письма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись).

Наиболее важную информацию человек всегда пытался запечатлеть на материале, гарантирующем ее сохранность. Древнейшие записи человечества сохранились на камне (рис. 12). На камнях встречаются записи астрономических на­блюдений, летописи сражений и даже медицинские рецепты. Стены древней­ших египетских пирамид внутри покрыты высеченными или нарисованными красной краской иероглифами с рассказами о деяниях фараонов.





Рис. 12. Прорись каменной таблички с агванским алфавитом

(лицевая и обратная стороны)


Глина и камень представляла собой дешевый и доступный материал для письма, однако глиняные документы были очень тяжелые. Для того чтобы отправить такие письма и книги, требовалось снаряжать караван верблюдов. Позволить себе это могли только цари и очень богатые люди.

В поисках более легкого материала для письма человечество обратилось к дереву и металлу. В городской крепости греческого города Афины в древно­сти хранились большие деревянные плиты и цилиндры, на которых были вы­резаны тексты законов и важнейших юридических актов. Величайший памят­ник мирового эпоса – поэма Гомера “Илиада” – была выгравирована на свинцовых пластинках. В Индии для записи законов и важнейших государ­ственных документов пользовались нередко медными пластинками. Широ­кое распространение в Древней Греции, а позднее в Риме получили деревян­ные дощечки, покрытые слоем воска. Буквы на воске выдавливались заостренной медной палочкой, верхний конец которой имел форму лопатки. Палочка эта называлась стиль.

Чаще всего дощечками пользовались для написания писем и мелких за­меток. Несколько дощечек скрепляли вместе шнурком или ремешком. Получался своеобразный вечный блокнот, так как написанное легко стиралось обратным концом стиля. В большом ходу навощенные дощечки для письма были еще и в средние века.

Одним из древнейших материалов для письма по праву считается папирус. Папирус являлся основным писчим материалом в течение нескольких тысячелетий, благодаря портативности, легкости. На нем писали египтяне, греки, римляне и другие народы, пока на смену ему не пришли пергамент и бумага. Ломкость папируса определила форму древних документов – свиток. Писали на папирусе заостренными камышовыми кисточками.


В сирийском городе Пергаме было организовано производство но­вого материала для письма – пергамента, представлявшего собой особо вы­деланные кожи телят, овец, оленей. Примерно к IV веку н.э. пергамен вытесняет папирус из книжного дела. Особенно широко применялся он в эпоху раннего средневековья.

Пергамен в отличие от папируса хорошо сгибался. Это привело к исчез­новению стародавней формы книги – свитка – и к появлению новой – ко­декса. Стоил пергамен очень дорого. В Китае древнейшие памятники пись­менности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также оказало влияние на графику китайского письма. На Руси материалом для письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII–XIV вв. было развернуто собственное производство).

Для бытовой переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время археологических раскопок в Новгороде в 1950 г.). С XIV века получает распространение бумага.

Широко распространившаяся во всем мире и вытес­нившая другие материалы для письма бумага была изобретена в Китие во II веке н.э.

Слово “бумага” происходит от итальянского bambagia – хлопок – и озна­чает многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально обработанных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой и образующих тонкий лист.

В течение многих веков бумага остается самым удобным и надежным материалом для письма. Первое упоминание о бумаге относится к 12 году н.э., но во многих книгах изобретение бумаги приписывается китайскому санов­нику Цай Лунь (Чай-Лун), который в 105 году усовершенствовал уже имевшийся способ производства бумаги.

Китайские ремесленники вырабатывали такую прочную бумагу, что она сохранилась в течение многих столетий, не теряя своего первоначального вида.

Из Китая бумага проникла в Японию, затем через Персию в Северную Африку, на Кипр, в Испанию, Италию, а затем в Х веке во все европейские госу­дарства, в том числе и в Россию.

До середины XIX века практически вся европейская, в том числе и российская, бумага изготавливалась из льняного тряпья. Его промывали, проваривали с содой, едким натром или известью, сильно разбавляли водой и размалывали на особых мельницах. Затем жидкую массу черпали специальной прямоугольной формой с прикреплённой к ней сеткой из проволоки. После стекания воды на металлическом сите оставался тонкий слой бумажной массы. Полученные таким образом влажные бумажные листы укладывали между отрезами грубого сукна или войлока, с помощью пресса отжимали воду и просушивали.

Металлические нити сетки оставляли на бумаге, изготовленной ручным способом, следы, видимые на просвет, поскольку бумажная масса в местах её соприкосновения с проволокой была менее плотной. Эти следы получили название филиграней (от итал. filigrana – водяной знак на бумаге).

В бумаге европейского производства водяные знаки впервые появились в Италии в конце XIII века, а в России – лишь во второй половине XVII века. Первоначально это были рисунки, повторявшие контурное изображение, сделанное из тонкой проволоки и прикреплявшееся к дну металлической сетки. На филигранях изображались животные, растения, небесные тела, короны, портреты монархов и т.п., а также нередко буквы и даты, обозначавшие имя владельца, местонахождение фабрики, год изготовления бумаги (рис. 13).

Важнейшим шагом в развитии бумагоделательного производства стало изготовление бумаги из древесины. Открытие нового способа принадлежало саксонскому ткачу Ф. Келлеру в 1845 году. С этого времени древесное сырьё становится основным в бумажной промышленности.





Рис. 13.Филиграни на бумаге русского производства


В двадцатом столетии продолжалось совершенствование бумажного носителя информации бумаги, поэтому предпочтительнее их смешанная композиция. В зависимости от свойств бумага делится на классы (для печати, для письма, для машинописи, декоративная, упаковочная и др.), а также на виды (типографская, офсетная, газетная, мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная и т. д.).

^

4.2. Средства и орудия письма



Древнейшим массовым орудием письма, встречающимся с VII века н.э., было гусиное перо.

На смену гусиному перу пришло металлическое. Его изобретение сыграло большую роль в истории мировой письменности, значительно ускорив и упростив процесс письма.

Появление первых металлических перьев относят к древнему Риму, где перья изготовлялись из бронзы, меди и серебра.

В конце XVIII – начале XIX века в Англии и Германии разные изобретате­ли предлагали варианты металлических перьев. В 1830 году стальное перо было запатентовано как изобретение.

В России металлические перья иностранного производства появляются в 30-х годах. Вначале стальные перья вставляли в гусиное перо или делали самодель­ные ручки. Затем появляются металлические ручки для вставки пера. Перо служило недолго, поскольку быстро ржавело. Перья с антикоррозийным по­крытием вошли в практику вместе с автоматическими “вечными” ручками, в которые чернила поступали все время равномерно из специального резервуа­ра и избавляли от необходимости постоянно обмакивать перо в чернильницу.

Изобретение шариковой ручки, первый опытный образец которой был создан в 1938 году, принадлежит венгерскому журналисту Ласло-Йожефу Биро.

Немало времени понадобилось для создания достаточно стойких, отчётливо видимых чернил. На разных этапах развития письма технология их изготовления включала использование самых разнообразных компонентов: сажи, глицерина, железного купороса, буры, сулемы, уксуса, желатина, сахара, лимонного сока и др.

Первый патент на пишущую машину был получен в начале XVIII века англичанином Генри Милем. Первая промышленная модель пишущей машинки, получившей в 1867 году распространение под названием “ремингтон”, была сконструирована К. Шолсом (США). В России оригинальная пишущая машина, названная “скоропечатник”, была изобретена М.И. Алисовым в 1870 году.

В 1897 году американская фирма “Ундервуд” купила патент у немецкого изобретателя Ф.К. Вагнера на пишущую машину с горизонтально лежащими литерными рычагами. Ундервуд и Ремингтон составляли значительную часть пи­шущих машин в конце XIX – начале XX века. Появляются электрические пишущие машинки, позволившие увеличить скорость печати и облегчить труд машинисток, особенно печать нескольких экземпляров документов под копирку.

Ведущие мировые фирмы-изготовители с начала 1980-х годов перешли на выпуск электронных пишущих машин, обладающих памятью, в которой хранятся тексты-шаблоны, адреса, определённые формы документов. Однако в настоящее время они практически вытеснены персональными компьютерами, появление которых произвело кардинальные перемены в процессе подготовки документов.

Во второй половине XIX века появляется новое средство документирования – телеграф. В 1794 году французский механик Клодт Шапп изобрел оптический сема­форный телеграф. Это устройство состояло из ряда семафоров, приводимых в действие вручную и установленных на башнях или на вершинах холмов в пре­делах видимости.

Дальнейший и решающий вклад в развитие телеграфа внес американс­кий художник и изобретатель Сэмюэл Морзе. В 1837 году он изобрел электро­магнитный телеграфный аппарат, построил пригодную для эксплуатации модель, по которой в 1844 году состоялась первая связь Вашингтон – Балтимор.

Аппарат Морзе прожил свыше ста лет. Телеграфный аппарат, сменивший его на автоматических телеграфных станциях, называется телетайп, т. е. “пе­чатающий на расстоянии”.

Дальнейшее развитие телеграфа связано с созданием фототелеграфного аппарата, передающего на расстояние изображения рисунков, фотографий, текстов и т. д. Принцип его работы идентичен принципу телевизионной пе­редачи. Сегодня факсимильные изображения любых документов повсемест­но передаются по каналам телефонной связи,

По мере развития фоно- и аудиодокументирования совершенствовалась и звукозаписывающая техника. На смену фонографам, граммофонам и другим средствам механической записи и воспроизведения звука пришли магнитофоны. Первый такой технический аппарат появился в 1934 году. Вскоре среди магнитофонов наметилась специализация, в результате которой появились диктофоны – миниатюрные магнитофоны, специально предназначенные для электромагнитной записи и воспроизведения речевой информации.

Ещё одним специализированным аппаратом, использующимся для электромагнитной записи и воспроизведения звука, является автоответчик.

С целью ускорить и облегчить процесс копирования и размножения с начала XIX столетия стала использоваться копировальная бумага (“копирка”). “Устройство для получения копий писем и документов” запатентовал в 1806 году англичанин Р. Веджвуд.

Научно-технический прогресс привёл к изобретению в XIX – XX веках целого ряда оригинальных технологий копирования и тиражирования документов и соответствующих средств репрографии и оперативной полиграфии.

Таким образом, современные средства документирования являются результатом длительного и непрерывного процесса их развития и совершенствования – от простейших орудий для письма до сложных автоматических комплексов составления, редактирования и размножения документов. Арсенал этих средств в настоящее время чрезвычайно разнообразен. Они позволяют быстро, качественно и относительно недорого создавать практически любые документы, что в свою очередь создало предпосылки для широкого распространения принципиально новых носителей документированной информации.

В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом:

  • фотографические носители;

  • носители механической звукозаписи;

  • магнитные носители;

  • оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации.

Физические характеристики материального носителя непосредственно связаны с передачей документированной информации во времени и пространстве. Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования.

В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила. В значительной степени благодаря этому до нас дошли многие важные текстовые исторические памятники, документы прошлого. И, напротив, использование недолговечных материальных носителей (пальмовые листья, деревянные дощечки, берёста и т.п.) привели к безвозвратной утрате большинства текстовых документов далекого прошлого.

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими.

Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации – бумага – обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

В конце ХХ века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит – менее доступными для массового потребителя.

Проблема долговечности и экономической эффективности материальных носителей информации особенно остро встала с появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов, также подверженных старению и требующих особых условий хранения. Причём процесс старения таких документов является многосторонним и существенно отличается от старения традиционных носителей информации.


Контрольные вопросы


  1. Каковы основные предпосылки возникновения документа?

  2. Раскройте взаимосвязь понятий “информация” и “документ”.

  3. Почему различные научные дисциплины по-разному определяют понятие документа?

  4. Как определяется понятие документа в Государственном стандарте?

  5. Дайте характеристику основных функций документа.

  6. Дайте определения понятий “документирование” и “способы документирования”.

  7. Назовите основные этапы в развитии письма. Чем они отличались друг от друга?

  8. В чём заключаются особенности технического документирования?

  9. Охарактеризуйте основные группы и виды технической документации.

  10. Что есть общего между фото- и кинодокументированием?

  11. Что такое видеозапись? Чем она отличается от кинодокументирования?

  12. Каковы особенности аудиодокументирования?

  13. Раскройте сущность понятия “аудиовизуальные документы”. Где они используются?

  14. В чём состоит принципиальное отличие документирования с применением электронно-вычислительной техники от всех других способов документирования?

  15. Дайте определение материального носителя документированной информации.

  16. Какие материалы использовались в древности для письма?

  17. Какие ручные пишущие средства документирования использовались человеком на различных этапах истории?

  18. Охарактеризуйте пишущие средства, которыми Вы пользуетесь.

  19. Какую роль в процессе документирования сыграли пишущие машины? Каковы перспективы их использования?

  20. Когда и каким образом началось использование в процессе документирования электронно-вычислительной техники?







оставить комментарий
страница3/11
Пономарева Ольга Борисовна
Дата28.09.2012
Размер1,41 Mb.
ТипУчебное пособие, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
отлично
  4
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх