Учебное пособие Часть I рекомендовано научно-методическим советом университета белгород icon

Учебное пособие Часть I рекомендовано научно-методическим советом университета белгород


2 чел. помогло.

Смотрите также:
Учебное пособие Рекомендовано Научно-методическим советом университета белгород...
О. Б. Садовская Рекомендовано к изданию научно-методическим советом математического факультета...
Учебное пособие Рекомендовано научно-методическим советом по прикладной математике умо...
Учебное пособие Часть 3 Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа-2006...
Учебное пособие Рекомендовано методическим советом Морского государственного университета в...
Учебное пособие Изд. 2-е, перераб и доп. Петрозаводск Издательство Петргу 2006...
Учебное пособие Изд. 2-е, перераб и доп. Петрозаводск Издательство Петргу 2006...
Учебно-методическое пособие...
Учебное пособие Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа 2006...
Учебное пособие Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа-2006...
Учебное пособие Рекомендовано учебно-методическим советом угаэс уфа-2006...
Учебное пособие Рекомендовано в качестве учебного пособия Редакционно-издательским советом...



страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
вернуться в начало
скачать
^

5. Унификация текста документа




5.1. Унификация документа
как одно из направлений его совершенствования



Под унификацией понимается “приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию” (ГОСТ Р 1.0 –92).

Унификация текстов управлен­ческих документов заключается в установлении единой формы язы­кового выражения, наиболее точ­но передающей содержание ре­гулярно повторяющихся управ­ленческих ситуаций или дей­ствий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части тек­ста, текст документа в целом. В результате появляется возмож­ность большей оперативности подготовки документов.

Унификация текстов документов проводится с целью выработки приемов и правил составления текстов, позволяющих предельно сократить время на подготовку документов, быстро и однозначно воспринимать текст, сделать его пригодным для машинной обработки.

Унификация текстов проводится по следующим направлениям: состав ин­формации; структура текста; языковые средства, представления информации; правила построения словосочетаний и предложений.

При унификации текстов документов следует соблюдать следующие принципы: объективное отражение в тексте содержания управленческой ситуации; строгое соот­ветствие между составом информации и видом документа; использование унифициро­ванных речевых средств; устойчивых словосочетаний и моделей предложений, стан­дартизованных терминов, принятых сокращений, стандартных обозначений величин и единиц измерения.

^

5.2. Унификация структуры текста



В процессе унификации тек­стов проводится унификация структуры текста, наиболее полно отвечающая назначению доку­мента, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифици­рованных текстов в виде типово­го связного текста, трафарета, ан­кеты или таблицы.

Типовым является связный текст, содержание которого может быть неоднократно использовано без изменений при реализации управленческих ситуаций по опре­деленной функции управления.

Трафаретом является форма представления унифицированно­го текста, содержащая постоян­ную информацию и пробелы, за­полняемые переменной информа­цией, характеризующей конкрет­ную управленческую ситуацию.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафарет­ная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводит­ся в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнитель­но заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере.

В компьютерных программах, предназначенных для набора и офор­мления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) фор­мы документов называются template и переводятся словом “шаблон”.

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть при­глашение на конференцию, предложение услуг, поздравление посто­янных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например:


Господину (И. О. Ф.)

Уважаемый (имя, отчество)

Так как оборот Ваших закупок превысил объем... руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере... %, действующей на закупки до 01.06.2000.

С наилучшими пожеланиями

Директор


Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено.

Таблица – это форма представления унифицированного текста, имеющего два уровня членения: графы и строки, и содержащего характеристики объектов по различным признакам­.

Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в име­нительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерова­ны, и на следующих страницах можно дублировать только но­мера этих граф.

Если документ будет содержать несколько таблиц, а в тексте ссылки на них, то целесообразно дать каждой содержательный заголовок. Заголовок помещают над соответствующей таблицей и начинают с прописной буквы.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты – “опросные листы для получения определенных сведений”. В анкете как форме представления унифицированного текста дается характеристика определенного объекта по различным признакам.

Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена строго зафиксированной последовательности.

Переменная информация в анкете может быть выражена ранее подготовленным ответом типа “да – нет”, развернутым ответом, числовыми показателями.

В унифицированных документах устойчивые языковые обороты различают­ся степенью компрессии (в трафаретах степень компрессии значительно меньше, чем в анкетах).

В документации, представленной в виде таблиц и анкет устойчивые обороты представляют собой перечень слов или словосочетаний, в которых опускаются служебные и вспомогательные слова, отдельные слова, несущие второстепенную часть информации, т. е. вместо развернутых конструкций используются более сжатые.

В трафаретных текстах устойчивый оборот представляет собой предло­жение, воспроизводимое каждый раз как самостоятельная речевая единица.

Например: “^ Контроль за исполнением возложить на Кузнецова С. А.”.

При составлении текста документа на основе трафарета следует учитывать, что заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией.

Например: “^ В соответствии с приказом директора завода”.

В таблицах, анкетах заполняемая переменная информация ставится в исход­ной форме, (т. е. существительное – в им. падеже, глагол – в неопределенной фор­ме и т. д.), за исключением отдельных случаев, которые должны быть оговорены в инструкциях по применению этих форм документов.

Для унифицированных текстов документов характерно использование сжатых синтаксических конструкций.

Для текстов документов, представленных в форме трафарета, наиболее ха­рактерны двусоставные (в составе предложения есть и подлежащее, и сказуемое) пол­ные распространенные предложения с прямым порядком слов.

Из односоставных используются безличные и определенно-личные (отсутствует подлежащее) распространенные предложения, которые наиболее четко передают управ­ленческое действие.

Например: “^ Утвердить следующее распределение обязанностей...”; “Контроль за исполнением возложить на Сидорову Т. Г.”.

В текстах документов, оформленных как анкета или таблица, употребля­ются нераспространенные двусоставные предложения. В таких предложениях в ка­честве подлежащего (подлежащее в анкете – вопрос, в таблице – наименование по­казателя) выступает имя существительное или словосочетание в роли существитель­ного. (Например: “категория учета”, “дата заполнения”); в качестве сказуемого (в ан­кете и таблице – конкретные данные) выступает глагол, существительное, прилага­тельное или числительное, выраженное словами и цифрами.


Контрольные вопросы


  1. Чем определялась структура текста и наименование вида документа в XVI –XVII веках?

  2. Назовите особенности внешнего оформления документа XVI – XVII веков?

  3. Какие признаки помогают определить авторство документа XVI – XVII веков?

  4. Как определить время составления документа XVI – XVII веков? Назовите особенности обозначения даты документа этого периода.

  5. Как удостоверялись документы XVI – XVII веков?

  6. Назовите особенности формы документа XVIII века?

  7. В чем проявлялась тенденция к унификации документов в XVIII веке?

  8. В чем проявилась тенденция к унификации формы и текста документа XIX века?

  9. Что такое трафаретный и типовой тексты?

  10. Назовите состав бланка документа XIX века?

  11. Чем определялся характер адресования документа XIX века?

  12. Перечислите виды нормативных актов, регламентирующих документирование управленческой деятельности?

  13. Назовите основные виды бланков, применяемых в учреждениях.

  14. Чем различаются общий бланк и бланк для письма?

  15. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

  16. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма.

  17. Какие требования предъявляются к оформлению реквизита “наименование организации”?

  18. Каковы порядок датирования документа и виды дат?

  19. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его проставления?

  20. Каков порядок адресования документа?

  21. Какими способами оформляется утверждение документа?

  22. Какие требования предъявляются к резолюции, каков порядок ее оформления?

  23. Какие требования предъявляются к заголовку?

  24. Каков порядок оформления приложений к документу?

  25. Каков порядок оформления реквизитов “подпись” и “отметка о заверении копии”?

  26. Как оформляется согласование документа?

  27. Каков порядок проставления на документах печатей?

  28. Перечислите отметки, проставляемые на входящем документе, укажите порядок их оформления?
^

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ





  1. Об электронной цифровой подписи: Закон РФ от 10.01.2002 г. №1-ФЗ.

  2. Об информации, информатизации и защите информации: Закон РФ от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.

  3. О государственной тайне: Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1.

  4. Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России: Указ Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. № 552. – М., 1994.

  5. ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1991.

  6. ГОСТ 6.10.-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М., 1985

  7. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М., 1987

  8. ГОСТ 7.69-95 “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” // Вестник архивиста. – 1997. – № 5. – С. 67-71.

  9. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

  10. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Госстандарт России. – М., 2003.

  11. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

  12. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. – 2000. – № 1. – С. 10-17.

  13. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. – М.: Информационно-издательский дом “Филинъ”, 1998.

  14. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб. пособие. – М., 1996. – 52 с.

  15. Варадинов Н.В. Делопроизводство: Руководство к составлению всех родов бумаг и актов по данным формам образцов. – Т. 1, 2. – СПб., 1837.

  16. Василевский Ю.А. Носители магнитной записи. – М.: Искусство, 1989.

  17. Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. – М., 1988.

  18. Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. – 1998. – № 1. – С. 120-122.

  19. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учеб. для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др. – М., 2000.

  20. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учеб. пособие. – М., 1993.

  21. Илюшенко М.П. К понятию “документ” (Эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. –1986. – № 1. – С. 26-31.

  22. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. – 1999. – № 2. – С. 43-46; 2000. – № 1. – С. 20-23.

  23. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение: Документ и системы документации: Учеб. пособие. – М., 1977.

  24. Илюшенко М.П. Организация документооборота: Учеб. пособие, МГИАИ. – М., 1981.

  25. Исаев Г.Н., Фрайтаг Ю. Документальные источники научной информации (Теоретические основы): Учеб. пособие. – М., 1996.

  26. История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие. – М., 1974.

  27. Истрин В.А. Возникновение и развитие письма. – М.: Наука, 1965.

  28. Истрин В.А. История письма. – М., 1965.

  29. Каштанов С.М. Русская дипломатика. – М., 1988.

  30. Кузин А.А., Филиппов Н.Г. Техническое документирование: Учеб. пособие. – М.: МГИАИ, 1973.

  31. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. – М., 2000.

  32. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1991.

  33. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М., 2002.

  34. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления: Учеб. справ. пособие. – М., 1998.

  35. Кузнецова Т.В. Новый ГОСТ Р 6.30 97. Требования к оформ­лению документов // Секретарское дело. – 1998. – № 1. – С. 6-14.

  36. Кузнецова Т.В. Организация и документирование работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан / Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Н.В. Овчинникова. – М., 1998.

  37. Ларин М.В. Развитие понятия “документ” // Делопроизводство. – 2000. – № 1. – С. 5-9.

  38. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 1998.

  39. Магидов В.М. Кинофотодокументы как объект источниковедения (историография вопроса) // Советские архивы. – 1991. – № 4. – С. 27-38; № 5. – С. 12-23.

  40. Организация работы с документами. – М.: ИНФРА-М, 1998.

  41. Павленко Н.А. История письма. – Минск, 1987.

  42. Пигарев А.Ю. Курс современной стенографии: Учеб. – Новосибирск: ЮКЭА, 2000.

  43. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. – 1999. – № 2. – С. 12-16.

  44. Развитие советского документоведения (1917-1981). – М.: Главархив, ВНИИДАД, 1983.

  45. Ракитов А.И. Философия компьютерной революции. – М.: Политиздат, 1991;

  46. Рейсер С.А. Русская палеография нового времени. Неография. – М.: Высшая школа, 1982.

  47. Санкина Л.В. Визирование и согласование // Секретарское дело. – 1997. – № 1. – С. 17-19.

  48. Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917-1970). – М., 1973.

  49. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1986.

  50. Сквернюков П.Ф. Слово о бумаге. – М.: Московский рабочий, 1980.

  51. Собрание законодательства Российской Федерации. 1994-2000.

  52. Сокова А.Н. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет, основные задачи // Документирование управленческой деятельности. – М., 1986. – С. 5-30.

  53. Составление и оформление служебных документов: Практ. пособие для коммер­ческих фирм, общественных организаций и государственных структур / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М., 1999.

  54. Татиев Д.П. Бумага и переплётные материалы. – М., 1972.

  55. Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Делопроизводство. – 1999. – № 2. – С. 48-56.

  56. Фотография: Энциклопедический справочник. –Минск, 1992.

  57. Чибисов К.В. Фотография в прошлом, настоящем и будущем. – М.: Наука, 1988.

  58. Чуковенков А.Ю. Требования к оформлению текстов документов // Секретарское дело. – 2000. –№ 1. – С. 6-10.

  59. Янковая В.Ф. Русское делопроизводство в сборниках образцов документов конца XVIII – начала XX в. // Советские архивы. – 1989. – № 4. – С. 23-31.

  60. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // Де­лопроизводство.– 1999. – № 1. – С. 41-46.



ПРИЛОЖЕНИЯ



Приложение 1


Описание Белгородского Николаевского
монастыря (1708 г.)





Окончание прил. 1





Приложение 2


Расположение реквизитов и границы зон

на формате А 4 углового бланка




Приложение 3


Расположение реквизитов и границы зон

на формате А 4 продольного бланка




Приложение 4


Образец углового бланка письма организации




Приложение 5


Образец общего бланка организации





Приложение 6


Образец бланка конкретного вида

документа организации




Приложение 7


Образец бланка продольного бланка

письма должностного лица




Приложение 8


Примерный перечень документов,

на которых проставляется гриф утверждения


Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

^ Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.).

Окончание прил. 8


Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).

^ Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организации.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 9


Примерный перечень документов, заверяемых печатью


1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.).

2. Архивная копия.

3. Архивная справка.

4. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

5. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.).

6. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.)

7. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.)

8. Командировочные удостоверения.

9. Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

11. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, на импорт и т.д.).

12.Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, калькуляцию по договору и т.д.).

15. Соглашения.

Окончание прил. 9


16. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

17. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

18. Титульные списки.

19. Удостоверения.

20. Штатные расписания.


Учебно-теоретическое издание


Пономарева Ольга Борисовна


ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ


Учебное пособие



Редактор Г.А. Габелкова

Компьютерный набор и верстка С.В. Инютиной


Сдано в набор 20.02.2004. Подписано в печать 29.10.2004.

Формат 60х84 1/16. Бумага офсетная. Гарнитура Times New Roman.

Ризография. Усл. печ. л. 9,18. Тираж 100 экз. Заказ .

Издательство Белгородского университета потребительской кооперации

“Кооперативное образование”

308023, г. Белгород, ул. Садовая, 116а






оставить комментарий
страница11/11
Пономарева Ольга Борисовна
Дата28.09.2012
Размер1,41 Mb.
ТипУчебное пособие, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11
отлично
  4
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх