Инструкция по делопроизводству в Министерстве по делам печати и информации Московской области (далее Министерство) разработана в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, icon

Инструкция по делопроизводству в Министерстве по делам печати и информации Московской области (далее Министерство) разработана в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области,


Смотрите также:
Распоряжение от 5 августа 2008 г...
Инструкция по делопроизводству в Министерстве образования Московской области...
Отчет о результатах реализации ведомственной целевой программы Московской области...
Типовая инструкция по делопроизводству в иных исполнительных органах государственной власти...
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах...
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной...
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения...
Инструкция по делопроизводству Пермского государственного университета...
Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления...
Методика проведения конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы...
Положение о единой дежурно-диспетчерской службе Волоколамского муниципального района...
Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Нижегородской области и их...



Загрузка...
скачать
Приложение №22





УТВЕРЖДЕНА

приказом Министра по делам печати и информации Московской области

от « 30 » мая 2003 г.


И Н С Т Р У К Ц И Я

по делопроизводству в Министерстве по делам печати

и информации Московской области

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве по делам печати и информации Московской области (далее – Министерство) разработана в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области, утвержденной распоряжением Губернатора Московской области от 27 декабря 2002 г. № 1193-РГ, и устанавливает порядок работы со служебными документами в Министерстве по делам печати и информации Московской области.

1.2. Организационно-методическое и документационное обеспечение деятельности министерства осуществляет Секретариат министра по делам печати и информации Правительства Московской области (далее – Секретариат).

1.3. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.

1.4. Ответственность за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

1.5. Контроль за состоянием делопроизводства в министерстве осуществляет комиссия, создаваемая министром.


^ II. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

ПРАВИТЕЛЬСТВА И МИНИСТЕРСТВА ПО ДЕЛАМ ПЕЧАТИ

И ИНФОРМАЦИИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ


Функции управления в Правительстве и Министерстве реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая в себя включает следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.


^ 2.1. Нормативные правовые акты


Под нормативными правовыми актами понимаются принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, то есть нормативные предписания, расчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение.

Нормативным правовым актом является постановление.

Постановление – нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установленных норм, правил.


^ 2.2. Распорядительные документы


2.2.1. Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов, их подразделений и отдельных должностных лиц.

К распорядительным документам относятся: распоряжение, приказ, указание.

2.2.2. Распоряжениями и приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам.

2.2.3. По вопросам, находящимся в его компетенции, Министерство вправе принимать распоряжения, которые не могут противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным законам, указам Президента Российской Федерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, Уставу Московской области, постановлениям Губернатора Московской области и постановлениям Правительства Московской области.

2.2.4. Приказы издаются с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности Министерства.

2.2.5. Распоряжения и приказы готовят и вносят на рассмотрение соответствующие подразделения Министерства на основании поручений руководителей либо в инициативном порядке. Проекты по кадровым вопросам готовит организационно-контрольный отдел.

2.2.6. Указание – распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций.


^ 2.3. Организационные документы


2.3.1. Организационные документы – это документы, регламентирующие задачи и функции Министерства и его структурных подразделений, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действия работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

2.3.2. К организационным документам относятся: положения, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные инструкции работников.

2.3.3. Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа управления.

2.3.4. Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения.

2.3.5. Инструкции регламентируют порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных или иных нормативных правовых актов.

2.3.6. Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав государственного органа с указанием должностных окладов работников.


^ 2.4. Информационно-справочные документы


2.4.1. Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

2.4.2. К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, стенограмма, план, отчет и др.

2.4.3. Протокол – служебный документ, в котором зафиксирован ход проведения каких-либо действий, мероприятий (протокол собрания, заседания, протокол осмотра и т.д.).

2.4.4. Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию служебных документов.

2.4.5. Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

2.4.6. Докладная записка – это документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

2.4.7. Объяснительная записка – это документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

2.4.8. Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

2.4.9. Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов.

2.4.10. План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем и сроки исполнения, а также определяющий конкретных исполнителей и ответственных.

2.4.11. Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.


^ III. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИНИСТЕРСТВЕ

3.1. Прием и учет служебных документов.


3.1.1. Прием поступающей корреспонденции производится сотрудниками Секретариата.

3.1.2. Лицо, принимающее корреспонденцию, обязано проверить правильность адресования пакетов (документов), сверить номера на пакетах (документах) с номерами, указанными в реестре (расписке) и расписаться за прием документов.

3.1.3. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Лично», вскрываются. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции необходимо проверить комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а так же составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в секретариате, второй приобщается к полученному материалу, а третий направляется отправителю документа.

3.1.4. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в компьютерную автоматизированную систему делопроизводства и документооборота или в журналах (приложение № 1). При регистрации на лицевой стороне документа, внизу ставится штамп министерства, на котором указывается регистрационный номер документа.

3.1.5. Регистрация обращений граждан ведется отдельно от других видов документов.

Поступившие обращения подлежат регистрации в книге учета обращений граждан аналогично регистрации входящих документов. Зарегистрированным обращениям присваивается регистрационный номер с пометкой «ОГ», например: 32вх.4-ОГ.

3.1.6. Регистрация документов, поступивших в Министерство по средствам факсимильной связи, производится аналогично регистрации обычных документов. Перед регистрационным номером таких документов в журнале или в электронной карточке ставится пометка “F”.

3.1.7. Не подлежат регистрации:

  • обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты и другие издания;

  • документы на иностранных языках без перевода;

  • ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;

  • рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная техническая литература, информационные сводки, тематические и специальные сборник и т.п.;

  • документы бухгалтерского учета;

- копии писем, переданные по факсу;

  • документы без подписей;

  • приглашения;

  • поздравительные открытки и телеграммы.

3.1.8. При повторном поступлении документов по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и через дробь количество повторных поступлений, например: № 32 вх. 575 – входящий номер первого поступившего документа по определенному вопросу, номер второго поступившего документа будет № 32 вх. 575/1, третьего - № 32 вх.575/2 и т.д.

Ответы на служебные документы регистрируются по тому же принципу, но через тире: № 32 исх. 575, № 32 исх. 575 – 1 и т.д.

Регистрация инициативных исходящих документов ведется по отдельному учету, имеет отдельную нумерацию, и номер такого документа после цифрового порядкового обозначения имеет букву «и», например № 32 исх. 575и.

^ 3.2. Рассмотрение и организация исполнения

служебных документов


3.2.1. Поступившие в Секретариат документы после регистрации представляются в доклад Министру или по его указанию одному из заместителей. Документы с резолюцией Губернатора Московской области, первых заместителей Председателя Правительства Московской области и заместителей Председателя Правительства Московской области докладываются лично Министру или лицу его замещающему.

3.2.2. Рассмотренные в соответствии с п.3.2.1 документы передаются на исполнение сотрудникам Министерства под роспись в журнале учета входящих документов или в карточках (при регистрации электронным способом).

3.2.3. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение служебного документа в установленный срок. Соисполнители должны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы по вопросам, входящим в их компетенцию.

3.2.4. Все документы должны исполняться в установленный срок, который указывается в служебном документе или в резолюции.

Если срок исполнения документа не указан , то он должен быть исполнен в срок не более месяца, а документы с пометкой «Срочно» - в трехдневный срок, «Оперативно» - в десятидневный срок.

Ответ на парламентский запрос (запрос депутата Московской области) должен быть дан не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в другой, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации (Московской областной Думой), срок.

3.2.5. Изменение срока исполнения документа производится должностным лицом, установившим срок.

Исполненные документы оформляются в соответствии с п. 5.3.20 и возвращаются в Секретариат. Документы, хранящиеся в делах структурных подразделений в соответствии с утвержденной номенклатурой, в секретариат не сдаются, а подшиваются в дела подразделений, при этом руководители структурных подразделений обязаны представлять в секретариат сведения об их подшивке в дела.

Сверка наличия документов в подразделениях Министерства производится Секретариатом не реже одного раза в полугодие.


^ 3.3. Отправка служебных документов


3.3.1. Документы после их подписи должностными лицами, имеющими на это право, регистрируются в книге учета исходящих документов (инициативные) (Приложение № 2) или в книге учета входящих документов (ответы) или в электронной базе с присвоением им исходящих номеров в соответствии с п. 3.1.8.

Исходящий номер документа оформленного на бланке Министерства проставляется на специально отведенном для этого месте. Если документ составлен на обычном листе, то исходящий номер проставляется под датой подписанного документа.

3.3.2. При отправке документов работник секретариата обязан проверить правильность оформления и адресования документа, наличие всех экземпляров и приложений, сделать копию для подшивки в дело.

3.3.3. При отправке одного документа более чем в три адреса, исполнитель обязан представить в секретариат расчет рассылки, подписанный заведующим отделом или начальником управления (Приложение № 3).

При этом документ во все адреса отправляется за одним номером, расчет рассылки подшивается в дело вместе с копией документа.


^ IY. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ


4.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет обобщение и анализ хода исполнения документов, информирование руководителей в целях исполнения поручений.

4.2. Постановке на контроль подлежат принятые нормативные правовые и распорядительные акты, служебные и информационные документы с соответствующими резолюциями руководителей, а также порученные для контроля мероприятия.

4.3. Работники, осуществляющие контроль, заносят сведения о контролируемом мероприятии в электронную таблицу контроля, контрольную карточку или журнал контроля (далее – контрольная карточка).

В последствии в контрольную карточку заносятся сведения о всех разрабатываемых, передаваемых и получаемых по данному вопросу документах (или их копии), а так же сведения об исполнителе и о выполнении поручения с указанием регистрационного номера документа.

4.4. Сроки выполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых и распорядительных актах, указываются в тексте документа и определяются по сроку исполнения последнего поручения, предусмотренного данным актом.

В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

Сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания (совещания).

4.5. Снятие с контроля правовых и распорядительных актов и поручений производится на основании представленной исполнителем информации об их выполнении.

4.6. Доклад о состоянии исполнения документов министру осуществляется Секретариатом ежемесячно.


^ Y. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Бланки документов


5.1.1. Документы оформляются на бланках А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов, а так же на стандартных листах. Основным вариантом расположения реквизитов на бланке чвляется продольный. Для бланков поручений установлен формат А6 (105х148 мм) и (210х210 мм).

Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, оформления копий документов, остающихся в делах (кроме ксерокопий), а также докладов и служебных записок внутри Министерства.

^ 5.2. Требования к изготовлению, учету, использованию

и хранению гербовых бланков


5.2.1. Бланки документов с воспроизведением Герба Московской области (далее – гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

5.2.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

5.2.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале.

5.2.4. Обеспечение подразделений Министерства гербовыми бланками, учет, хранение и контроль за их использованием возлагается на Секретариат.

^ 5.3. Оформление реквизитов документов


5.3.1. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: Герб Московской области, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

5.3.2. Наименование организации, разработавшей документ, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

5.3.3. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты и др.

5.3.4. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.


Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (29 апреля 2003 г.) или цифровым (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами; например: 29.04.2003).

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль; например: 01.02.2003.

При обозначении в документах временного периода (план 2001 – 2005 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова «включительно») или слов «по состоянию на», например: «с 2001 по 2003 гг.», «за период с 15.12.2002 по 31.12.2002», по состоянию на 15.05.2003». Слово «год» сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения «с.г.» и «т.г.». При включении в дату конкретного месяца, слово «месяц» не указывается. Слово «квартал» в дате не сокращается , номер квартала обозначается римской цифрой. Номер полугодия пишется словами: «в первом полугодии 2003 года».

5.3.5. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексами. Регистрационный номер документа Министерства состоит из порядкового номера Министерства в перечне исполнительных органов Правительства Московской области, обозначения вида документа (входящий или исходящий) и порядкового номера: «32 исх.705».

5.3.6. Ссылка на регистрационный номер и дату включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

5.3.7. Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа.

5.3.8. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например :






Минюст России

Управление систематизации



Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например:






АОЗТ «Болшевский текстиль»

Бухгалтерия

Главному бухгалтеру

В.В. Зайцеву






Или

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод»

С.А. Волкову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:




Главным редакторам

районных газет

Московской области



В состав реквизита «Адресат», при необходимости, может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строчку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:




Генеральному директору

ГУП «Издательский Дом «Московия»

В.А. Сокирко

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию адресата, а затем почтовый адрес.

Н.М. Толчину

ул. Садовая, д.137

г. Королев Московская область 143204

Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При большом количестве адресатов составляется список рассылки.

Почтовый адрес не проставляется на документах.

5.3.9. Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименовании должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.




УТВЕЖДАЮ

Первый заместитель министра по делам печати и информации Правительства Московской области

(подпись) И.О. Фамилия

15 мая 2003 г.



5.3.10. Резолюция – реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному вопросу. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручение считается названный первым, если ответственный в резолюции не указан.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

5.3.11. Заголовок к тексту должен выражать краткое содержание текста. Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ о чем, карточка чего и т.д.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А-5, письмам объемом мене двух страниц и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.

5.3.12. Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде буквы «К» или штампа «Контроль».

5.3.13. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста, трафарета или сочетания этих форм.

Сплошной связанный текст применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров и т.д.

Связанный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В тексте документа. подготовленного на основании или в развитие других документов указываются их реквизиты.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может иметь только заключительную часть.

Если связанный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется.

При подготовке текстов документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, претензий, заявок и т.д.) используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

При подготовке текстов документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times New Roman Cyr Times DL размером 12, 13, 14.

5.3.14. Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложение не указано в тексте, то указывается его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минюста России от 15.05.03 № 01-4/78 и приложение к нему,

всего на 6 л.

В приложении к нормативному правовому и распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:






Приложение № 3

к приказу министра по делам печати и информации Правительства Московской области

от 15.05.2003 № 55



Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение на 3 л. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: в 3 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение согласно описи на 50 л.

5.3.15. В состав реквизита подпись входят: наименование должности лица подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия.

При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего документ лица не указывается.

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. Не разрешается ставить от руки надписи «зам», «за» или косую черту перед наименованием должности.

Документы коллегиальных органов (коллегии, советы и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии (подпись) А.А. Артемьевских

Члены комиссии (подпись) В.А. Гаврилюк

(подпись) Н.В. Харченко

5.3.16. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

5.3.17. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа.

При необходимости копия документа заверяется: ниже подписи проставляются заверительная надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи и дата.

5.3.18. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Располагается на лицевой или оборотной стороне последнего документа в левом нижнем углу, например:


Дорогокупля

788 06 24


5.3.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при его отсутствии – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, например:


Материалы отправлены

Факсом 16.05.2003 г.

В дело. № 01-07 (подпись) инициалы, фамилия

16.05.2003 г.


5.3.20. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа, в поле которого указывается порядковый номер и дата поступления документа.


^ YI. ПОДГОТОВКА НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ АКТОВ

6.1. Требования к составлению и оформлению нормативных

правовых и распорядительных актов


6.1.1. При подготовке проектов постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений и постановлений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области, первых заместителей , заместителей Председателя Правительства Московской области, приказов и распоряжений Министерства по делам печати и информации Московской области необходимо руководствоваться требованиями Регламента Правительства Московской области, Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и настоящей Инструкцией.

6.1.2. Заголовок к тексту акта дается в краткой форме, точно отражает его содержание, формулируется в виде ответа на вопрос «о чем (о ком)» и располагается в центральной части листа перед текстом документа.

6.1.3. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных актов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) части.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых и распорядительных актов. В этой части, при необходимости, устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Московской области и Министерства, другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании ранее изданных нормативных правовых и распорядительных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование органа (должностного лица) – автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок.

Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать РФ (правильно – Российская Федерация), МО (правильно – Московская область). Констатирующая часть постановлений Губернатора Московской области завершается словом «постановляю», постановления Правительства Московской области «Правительство Московской области постановляет», приказов Министерства по делам печати и информации Московской области «приказываю», после которых ставится двоеточие.

Если содержание акта не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную часть), в которой в повелительной форме указывается: кому, в какой срок и какие действия предписывается сделать.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт акта должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

6.1.4. Если подготавливаемый акт влечет за собой изменения или дополнения других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно в виде отдельного проекта акта.

6.1.5. Если в тексте дается ссылка на приложение («согласно приложению», «приложение»), то на первой странице приложения, в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия нормативного правового и распорядительного акта, его даты и номера по форме:






Приложение

к приказу Министерства по делам

печати и информации

Московской области

От 28.05.2003 г. № 56



При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак № (приложение №1, приложение №2 и т.д.).

Если в тексте акта записано: «утвердить Положение, Устав, состав комиссии или иной документ (прилагается), то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком, в правом верхнем углу пишется:




УТВЕРЖДЕН

(наименование документа в творительном падеже)

от ____________ №___________


Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

6.1.6. Если в акте неоднократно употребляется то или иное понятие, то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование, после чего используется только сокращенное наименование.

6.1.7. Наименование упоминаемых в акте государственных органов, организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным положениями (уставами) об этих органах (организациях).

6.1.8. Порядок и сроки согласования проектов нормативных правовых и распорядительных документов Московской области устанавливаются Регламентом Правительства Московской области.

Проекты распорядительных документов Министерства согласовываются с первым заместителем министра, ответственным за организационно-контрольную работу в Министерстве, курирующим заместителем Министра, заведующим финансово-экономическим отделом (при необходимости), лицом, ответственным за правовое обеспечение в Министерстве.

6.1.9. Согласование проектов нормативных правовых и распорядительных документов осуществляется путем визирования.

Лист согласования (Приложение № 4) оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта (но не приложении к нему). Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих органов, организаций и лиц и печатается на отдельном листе с грифом «Продолжение листа согласования».

Если в процессе согласования проекта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

Если при доработке проекта внесены уточнения, не меняющие сути документа, исполнитель перепечатывает текст проекта, визирует его у должностного лица, представившего проект, а также в Правовом управлении аппарата Правительства Московской области (у лица, ответственного за правовое обеспечение в Министерстве).

При наличии разногласий по проекту замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом: «Замечания прилагаются» (личная подпись, дата).

6.1.10. Допускается в целях ускорения процесса согласования проекта рассылать его одновременно нескольким согласующим органам, организациям и лицам.

На основании полученных письменных ответов от согласующих организаций исполнитель оформляет и прилагает к проекту дополнительный лист согласования вместе с письмами, в которых указывается:

наименование согласующего органа;

должность, фамилия, инициалы руководителя с которым согласован проект;

дата согласования и номер документа, содержащего визу.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты.


^ 6.2. Порядок подписания и регистрации нормативных

правовых и распорядительных документов


6.2.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений и распоряжений на бланке и в электронном виде (дискете), с пояснительной запиской (к проекту постановления Правительства или при наличии разногласий), списком рассылки (на бумажном носителе и дискете), другими информационными материалами сдаются исполнителем в протокольный отдел аппарата Правительства Московской области (далее – протокольный отдел).

Проекты распоряжений и приказов Министерства сдаются в секретариат Министра.

6.2.2. Постановление Правительства после доработки представляется исполнителем в правовое управление для проверки соответствия текста доработанного постановления стенографической записи заседания Правительства. После повторного визирования в правовом управлении постановление Правительства сдаётся исполнителем в протокольный отдел для передачи на подпись Губернатору Московской области.

6.2.3. Документы, подготовленные совместно двумя или более органами, после согласования представляются на подпись и регистрацию в протокольный отдел в количестве экземпляров, равном числу органов, подготовивших документ. Номер такого документа состоит из регистрационных номеров документов каждого органа, проставляемых через дробь в порядке указания авторов документа.

6.2.4. Регистрация распоряжений и приказов Министерства по основной деятельности производится в секретариате.

Приказы по личному составу регистрируются в организационно-контрольном отделе Министерства, при этом приказы о назначении и увольнении сотрудников имеют после номера через тире обозначение «лс», приказы о поощрении и наказании – «пн», приказы об отпусках и командировках – «ок».

Указанные выше приказы регистрируются отдельно и имеют свою нумерацию.

6.2.5. Подписанные приказы и распоряжения доводятся до заинтересованных лиц. При необходимости для их доведения производится тиражирование в соответствии с расчетом, указанном на обороте подписанного документа.

6.2.6. Подлинные экземпляры распоряжений и приказов до передачи в архив хранятся в тех структурных подразделениях, где производится их регистрация.


^ YII. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ

7.1. Составление номенклатуры дел.

7.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, имеющихся в Министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

7.1.2. Номенклатура Министерства составляется Секретариатом на основе предложений структурных подразделений.

7.1.3. Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1-го января следующего года приказом Министерства. Номенклатура дел согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Московской области не реже, чем раз в пять лет.

^ 7.2. Формирование дел

7.2.1. Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в Министерстве формируются децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Ответственными за формирование дел являются руководители подразделений.

7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

^ 7.3. Оформление дел

7.3.1. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела оформляются при их заведении и завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками, ответственными за ведение дел в структурных подразделениях.

При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием: наименования подразделения, индекса дела, заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной номенклатуры дел.

7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится частичное или полное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома и количества листов и др.).

7.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3.4. С момента заведения и до передачи дел в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

Руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают сохранность документов и дел, хранящихся в подразделениях.

^ 7.4. Составление описей дел

7.4.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи.

Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив.

7.4.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд несколько дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе опись и заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.д.

В конце описи делается итоговая запись о количестве дел.

^ 7.5. Передача дел в архив

7.5.1. Хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учет, отбор и подготовка к передаче на государственное хранение осуществляется в созданном в министерстве архиве. Деятельность архивов регламентирована Законом Московской области «Об архивном фонде Московской области и архивах организаций».

7.5.2. В архив сдаются дела по утвержденному графику постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

Дела со сроком хранения до 3-х лет в архив не передаются.




Скачать 273,78 Kb.
оставить комментарий
Дата30.08.2012
Размер273,78 Kb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх