Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии костромской области

1. 
   Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.
   
2. 
   Учебные программы, планы (учитываются в отделе кадровой работы и документационного обеспечения).
   
3. 
   Рекламные извещения, плакаты (учитываются в структурных подразделениях аппарата избирательной комиссии по направлению деятельности).
   
4. 
   Поздравительные письма и телеграммы.
   
5. 
   Пригласительные билеты.
   
6. 
   Бухгалтерские документы (учитываются в бухгалтерии).
   
7. 
   Печатные издания.
   
8. 
   Стенограммы заседаний органов государственной власти Костромской области.
   
9. 
   Оперативная информация, поступающая по каналам связи ГАС «Выборы».
   

Председатель

Председатель

Председатель

Председатель

РАСПОРЯЖЕНИЕ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

^ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ ул. Дзержинского, 15, г. Кострома, 156006 тел./факс (4942) 31-13-86 E-mail: izbircom@kos-obl.kmtn.ru ОКПО 00095779, ОГРН 1024400533695 ОКАТО 34401000000 ^ ИНН/КПП 4443022882/440101001 от «____» ____________ 20___ г. № ___ на № ___ от «____» ____________ 20___г.

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ «___» __________ 20__ года № ____

^ КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ _________________________________– (Фамилия, имя, отчество) _________________________________ (должность) командируется в: ___________ (куда) на ______________________ (количество дней) с ___ по ___ ________ 20__ года Цель командировки: _________________________________________ Основание: ________________________________ Действительно по предъявлении паспорта или удостоверения. Председатель избирательной комиссии ___________ ___________________________ (подпись) (инициалы, фамилия)

1. 
   Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через 1 межстрочный интервал.
   
2. 
   Название вида документа печатается прописными буквами.
   
3. 
   Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
   
4. 
   Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается
   на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift – Ctrl – Пробел между инициалами и фамилией.
   
5. 
   Создание, форматирование и вывод на печать документов производится на компьютерах с использованием текстового процессора
   MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.
   
6. 
   При форматировании документов обязательно работать с включенной кнопкой , ,, чтобы видеть на экране все служебные символы.
   
7. 
   При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:
   

• 
  Шрифт TimesNewRomanCyr
  

• 
  Размер 14 пунктов
  

• 
  Отступ слева 0 см
  

• 
  Интервал перед 0 пунктов
  

• 
  Межстрочный интервал полуторный
  
• 
  Первая строка отступ на 1,25 см
  
• 
  Выравнивание по ширине
  

8. 
   При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:
   

9. 
   Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:
   

• 
  верхнее 2,0 см
  
• 
  нижнее 2,0 см
  
• 
  левое 3,0 см
  
• 
  правое 1,5 см
  

• 
  верхнего 1,25 см
  
• 
  нижнего 1,25 см
  

10. 
    При подготовке документов используют следующие реквизиты:
    

• 
  наименование организации;
  
• 
  наименование вида документа;
  
• 
  ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  
• 
  место составления или издания документа;
  
• 
  адресат;
  
• 
  гриф утверждения документа;
  
• 
  заголовок к тексту;
  
• 
  текст документа;
  
• 
  отметка о наличии приложения;
  
• 
  подпись;
  
• 
  гриф согласования документа;
  
• 
  отметка об исполнителе;
  
• 
  идентификатор электронной копии документа.
  

11. 
    Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие
    из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:
    

• 
  Шрифт TimesNewRomanCyr
  
• 
  Размер 14 пунктов
  
• 
  Отступ слева 0 см
  

• 
  Интервал перед 0 пунктов
  

• 
  Межстрочный интервал одинарный
  
• 
  Отступ первой строки нет
  

• 
  Выравнивание по центру
  

12. 
    Реквизит «Адресат» печатают со следующими параметрами:
    

• 
  Шрифт TimesNewRomanCyr
  
• 
  Размер 14 пунктов
  
• 
  Отступ слева 7 см
  

• 
  Интервал перед 0 пунктов
  

• 
  Межстрочный интервал одинарный
  
• 
  Отступ первой строки нет
  

• 
  Выравнивание по центру
  

13. 
    При оформлении документов на двух и более страницах вторая
    и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют в правом углу верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.
    

14. 
    Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.
    
15. 
    Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают
    в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутри файла сам документ и каждое приложение помещают в отдельные разделы.
    
16. 
    Все реквизиты документа отделяют друг от друга одной пустой строкой, образуемой символом абзаца (¶ – клавиша Enter). В тексте
    не должно встречаться более двух символов абзаца подряд.
    
17. 
    Не допускается писать слова с разрядкой, вставляя пробелы между буквами в словах. Не допускается использование пробелов для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. В тексте не должно встречаться подряд более одного символа пробела. Разделение инициалов
    и фамилии делается с использованием неразделяемого пробела (сочетание клавиш Shift – Ctrl – Пробел).
    
18. 
    Не допускается включать в текст документа разделительные линии, составленные из цепочек символов (*, =, -, ­– и др.).
    
19. 
    Не допускается использование в русских словах сходных по начертанию латинских букв (A, a, B, C, c, E, e, H, K, M, O, o, P, p, r, X, x, y).
    
20. 
    Не допускается использование символа табуляции (→) для образования абзацного отступа (красной строки) или пустых строк. Абзацный отступ устанавливают в меню Формат/Абзац или с помощью верхнего движка на горизонтальной линейке.
    
21. 
    Не допускается использование символа «-» для обозначения переноса. Вместо него следует использовать символ мягкого переноса
    (комбинация клавиш Ctrl – «-»).
    
22. 
    Для написания римских цифр должны использоваться заглавные буквы латинского алфавита (I, V, X, C, D, L, M). Использование для этой цели русских букв и арабских цифр не допускается.
    
23. 
    Вместо буквы «Ё» должна употребляться буква «Е» (кроме имен собственных при наличии подтверждающих документов).
    
24. 
    Реквизиты «Наименование вида документа» должны быть выровнены по центру и каждый из них должен представлять собой один абзац, то есть внутри текста каждого реквизита не должно быть символа абзаца. Не допускается использование символа абзаца для прерывания строки в произвольном месте, для этого следует использовать символ разрыва строки (комбинация клавиш Shift – Enter).