Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии костромской области icon

Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии костромской области



Смотрите также:
Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии орловской области общие положения...
Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Алтайского края 1 Общие положения...
Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии пермского края общие положения...
Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской федерации...
Инструкция по делопроизводству в территориальной избирательной комиссии солнечногорского р...
Инструкция по делопроизводству в центральной избирательной комиссии российской федерации общие...
Избирательная комиссия курской области...
Орегламенте Избирательной комиссии Томской области...
Об инструкции по делопроизводству...
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения...
Решением Верхнетагильской городской территориальной избирательной комиссии...
Положение о комиссии по конкурсному отбору лучших педагогов дошкольного образования Костромской...



страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8   9   10
вернуться в начало
скачать
^

4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами


4.1. Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции.

4.2. Отправка документов из избирательной комиссии осуществляется фельдъегерской связью, почтой, по телеграфу, каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело», каналам факсимильной связи, сети Интернет или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты ПИ «Дело»,
по факсимильной связи или сети Интернет принимает исполнитель по согласованию с руководителем избирательной комиссии, отвечающим за исполнение документа.

4.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации.

4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

4.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы главным бухгалтером избирательной комиссии.

Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, исполнитель либо ответственный за ведение делопроизводства приобщает подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.6. С использованием ПИ «Дело» документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел
и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

4.7. Отправка исходящих документов в ЦИК России по каналам связи ГАС "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело" осуществляется ответственным за ведение делопроизводства

Документы по вопросам формирования избирательных комиссий
и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов
и работников аппаратов избирательных комиссий, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются фельдъегерской связью или почтой.

Иные документы могут быть отправлены фельдъегерской связью или почтой по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

4.8. Для передачи исходящего документа по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело» или электронной почтой сети Интернет исполнитель представляет ответственному за ведение делопроизводства отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции и его электронную версию.

После регистрации электронный образ документа присоединяется к РК и отправляется в формате pdf, при необходимости приложения к документу отправляются в формате MS Word(R) и MS Excel(R).

4.9. По каналам факсимильной связи документы передаются ответственным за ведение делопроизводства после их регистрации.

4.10. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса ответственному за ведение делопроизводства предоставляется ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

4.11. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (Приложение № 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

4.12. Отправка документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно в часы работы избирательной комиссии кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем избирательной комиссии.

4.13. Документы с отметкой о срочности доставки «Весьма срочно» и «Срочно» оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело» или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.

4.14. Документы без отметок о срочности доставки оформляются по мере поступления ответственным за ведение делопроизводства и отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты ПИ «Дело» или передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.

4.15. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами.

4.16. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.17. Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

5. Особенности работы с обращениями граждан

5.2. Письменные обращения граждан (далее - обращения), поступившие в избирательную комиссию, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ «Дело» отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления. Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в избирательную комиссию.

5.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку «Лично», рассматриваются в общем порядке в соответствии с настоящей Инструкцией.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, в РК делается отметка «Повторно» и прикладываются регистрационные карточки по первичным обращениям, подобранные с использованием ПИ «Дело».

Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в РК ставится отметка «Коллективное».

5.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

5.5. После регистрации обращения докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.

5.6. Обращения с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются исполнителю под подпись в распечатанной РК.

5.7. Обращения, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии, после чего передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем - исполнителю под подпись в распечатанной РК.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя избирательной комиссии (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.8. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции избирательной комиссии, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения.

Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

5.9. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

5.10. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 5.9 настоящей Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.

5.11. Обращения, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 10.5 и 10.6 Инструкции.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее чем за три дня до истечения срока подготовки ответа представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока исполнения обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

5.12. В случае поступления в избирательную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

5.13. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

5.14. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

5.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.16. Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

5.17. Обращения, поступившие на официальный почтовый ящик избирательной комиссии в сети Интернет, регистрируются с использованием ПИ «Дело» и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

5.18. Личный прием граждан ведется председателем (заместителем председателя, секретарем, членами) избирательной комиссии по предварительной записи по графику, утвержденному председателем избирательной комиссии.

Информация о порядке приема граждан размещается на сайте избирательной комиссии в сети Интернет.

5.19. Во время приема граждан ведется журнал учета, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, проводящего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию избирательной комиссии, гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

На личном приеме гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

5.20. Переданные на приеме гражданами обращения регистрируются с использованием ПИ "Дело" и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.


^ 6. Порядок работы с документами, содержащими сведения

об избирателях, участниках референдума, обращающимися

в рамках функционирования Государственной системы

регистрации (учета) избирателей, участников референдума

в Российской Федерации


6.1.  К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации относятся документы, поступающие в избирательную комиссию от глав местных администраций муниципальных районов, городских округов, органов регистрационного учета населения, направляемые избирательной комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее – КСА ТИК), избирательной комиссией (далее – КСА ИКСРФ) и Центральной избирательной комиссией Российской Федерации (далее – КСА ЦИК России) в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут содержаться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

6.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного Постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года № 134/973-II, Регламента применения Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" для задач, связанных с регистрацией (учетом) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного Постановлением ЦИК России от 28 февраля 2006 года № 172/1112-4, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного Постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года № 19/137-4.

6.3. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

6.4. Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и направляемых им, осуществляют работники аппарата избирательной комиссии, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК.

6.5. Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением (решением) избирательной комиссии, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Костромской области.

6.6. Получив от главы местной администрации или от органа регистрационного учета населения документ на бумажном носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы документа пометку "Для служебного пользования".

На документах, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, на машиночитаемых носителях информации пометка "Для служебного пользования" ставится в правой верхней части машиночитаемого носителя информации.

Пометка "Для служебного пользования" проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.

6.7. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются системным администратором КСА ТИК в отдельном журнале. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП".

6.8. Сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, регистрируются системным администратором КСА ТИК, а сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения региональных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, - работником избирательной комиссии, отвечающим за делопроизводство. При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка "Для служебного пользования".

Машиночитаемые носители, содержащие изменения региональных, территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, сопроводительные письма к ним и протоколы передачи фрагмента базы данных ГАС "Выборы", пересылаются посредством фельдъегерской почты либо нарочным.

6.9. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

По истечении срока хранения указанные документы уничтожаются по акту (Приложение № 15). Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА избирательной комиссии, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

6.10. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются работникам избирательных комиссий под подпись.

Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, от одного работника другому осуществляется с разрешения председателя избирательной комиссии или лица, его замещающего.

Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, тиражируются с письменного разрешения председателя избирательной комиссии или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.

6.11. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность председатель избирательной комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются председателю избирательной комиссии или лицу, его замещающему.

За разглашение сведений, содержащихся в документах, указанных выше, нарушение порядка обращения с ними работник аппарата избирательной комиссии либо иное лицо, которое на основании закона, нормативного правового акта, нормативного акта или договора обязано обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в документах, где указаны сведения об избирателях, участниках референдума, может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законом ответственности.


^ 7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов,
рассматриваемых на заседаниях избирательной комиссии


7.1. Формирование проекта повестки дня заседания избирательной комиссии.

7.1.1. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется секретарем избирательной комиссии в сроки, установленные регламентом избирательной комиссии, на основании планов работы и постановлений (решений) избирательной комиссии, поручений председателя избирательной комиссии, поступивших документов и после согласования с председателем подписывается секретарем избирательной комиссии.

7.1.2. Члены избирательной комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями (решениями) избирательной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания избирательной комиссии при письменном обращении члена избирательной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя избирательной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления и материалов к нему секретарю избирательной комиссии.

7.1.3. Согласованный с председателем избирательной комиссии и подписанный секретарем избирательной комиссии проект повестки дня заседания избирательной комиссии тиражируется ответственным за ведение делопроизводства для рассылки членам избирательной комиссии.

Проект повестки дня заседания избирательной комиссии может быть размещен на сайте избирательной комиссии в сети Интернет.

7.1.4. Членам избирательной комиссии с правом решающего голоса и членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий проект повестки дня заседания избирательной комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые ящики в сети Интернет.

7.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии.

7.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии, готовятся членами избирательной комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, работников аппарата избирательной комиссии и других специалистов.

7.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании избирательной комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

7.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании избирательной комиссии, визируются исполнителем, начальником правового управления (отдела), начальниками структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, ответственными за подготовку документа, и членом избирательной комиссии, ответственным за его подготовку.

Проекты документов (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером избирательной комиссии.

Визы проставляются в конце текста проекта постановления либо на оборотной стороне последнего листа проекта документа (включая приложения) по установленной форме (Приложение № 7).

7.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем избирательной комиссии.

7.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте постановления, так и в приложениях к нему.

7.2.6. После просмотра, а в необходимых случаях - внесения поправок, секретарь избирательной комиссии на подготовленных и оформленных для рассмотрения на заседании проектах документов делает отметку "На заседание", ставит подпись и дату и передает весь комплект документов ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для тиражирования.

7.2.7. Ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) комплектует папки с документами, подлежащими рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания избирательной комиссии и раздает их членам избирательной комиссии в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.

Если член избирательной комиссии находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенная для него папка с документами остается до его возвращения у ответственного за ведение делопроизводства (за подготовку заседания).

Членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые ящики в сети Интернет и перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.

7.2.8. Проекты документов могут готовиться и согласовываться с использованием ГАС «Выборы» в соответствии с инструкцией, определяющей порядок работы с электронными документами.

7.2.9. Перед началом заседания ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю и секретарю избирательной комиссии.

7.2.10. На заседании избирательной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

7.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии.

7.3.1. Документы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

7.3.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Костромской области, регламентом избирательной комиссии или не оговорен на заседании.

7.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия избирательной комиссией решения о необходимости контроля за выполнением постановления его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

7.3.4. Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется исполнителем, начальниками структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, ответственными за его подготовку и доработку, при необходимости – начальником отдела правового, организационно-методического обеспечения и членом избирательной комиссии, ответственным за его подготовку.

Документы (включая приложения), содержащие вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательных комиссий, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, визируются главным бухгалтером избирательной комиссии.

При необходимости, в случае внесения в документ согласованных на заседании изменений, он визируется у членов избирательной комиссии, внесших на заседании соответствующие предложения.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (постановления, приложения) по установленной форме (Приложение № 7).

7.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к постановлению (решению) документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа постановления и приложений к нему.

7.3.6. Если вопросы, содержащиеся в постановлении (решении) избирательной комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе постановления избирательной комиссии.

7.3.7. К оформленному для подписания постановлению исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется постановление избирательной комиссии (Приложение № 8).

В список включаются лица, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

Список рассылки документов подписывается исполнителем и утверждается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

7.3.8. Процедура доработки и согласования документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии, может проводиться в электронном виде с использованием ГАС "Выборы" в соответствии с инструкцией, определяющей работу с электронными документами.

7.3.9. Оформленный комплект документов (постановление, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись председателю и секретарю избирательной комиссии.

7.3.10. Постановление подписывается председателем и секретарем избирательной комиссии.

Если на заседании избирательной комиссии председательствовал заместитель председателя избирательной комиссии, секретарь избирательной комиссии или один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря избирательной комиссии осуществлял один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении оформляются следующим образом:

«Заместитель председателя избирательной комиссии» - в случае временного отсутствия председателя избирательной комиссии;

«Исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии» - в случае временного отсутствия заместителя председателя избирательной комиссии при наличии решения избирательной комиссии о возложении на секретаря избирательной комиссии либо одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя избирательной комиссии;

«Исполняющий обязанности секретаря избирательной комиссии» - в случае наличия распоряжения председателя избирательной комиссии или исполняющего обязанности председателя избирательной комиссии о возложении на одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря избирательной комиссии либо при наличии постановления избирательной комиссии о возложении на одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря избирательной комиссии.

7.3.11. После подписания документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) с использованием ПИ «Дело». На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

7.3.12. Постановления нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.

Номер постановления может состоять также из номера протокола заседания, порядкового номера постановления, разделенных косой чертой, и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава избирательной комиссии (например: 1/8-5).

7.3.13. Указанные выше реквизиты вносятся в РК, к которой прикрепляется файл документа в формате MS Word(R) и электронный образ документа в формате Adobe PDF (при необходимости), а также делается связка с документами, послужившими основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии.

7.3.14. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии. Документы тиражируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя избирательной комиссии и секретаря избирательной комиссии (без воспроизведения подписей).

7.3.15. Копия постановления избирательной комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в избирательную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии.

7.4. Оформление протокола заседания избирательной комиссии.

7.4.1. Протокол заседания избирательной комиссии оформляется на бланке в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.

7.4.2. Протокол заседания может оформляться в полной или краткой форме.

7.4.3. Текст протокола заседания избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

7.4.4. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя избирательной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии и членов избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, работников аппарата избирательной комиссии и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

7.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

7.4.6. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки
в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».

В части «ПОСТАНОВИЛИ» отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе.

7.4.7. Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем избирательной комиссии (или членом избирательной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря избирательной комиссии).

7.4.8. После подписания протоколы регистрируются с использованием ПИ «Дело», электронная версия присоединяется к РК. Протоколы заседаний нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.

7.4.9. Протоколы заседаний избирательной комиссии, приобщенные к ним постановления (решения) вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов избирательной комиссии хранятся у секретаря избирательной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в отдел документационного обеспечения для определения на хранение в архивных шкафах избирательной комиссии с последующей передачей в государственный архив.


  1. Оформление распоряжений председателя избирательной комиссии

8.1. Распоряжение председателя избирательной комиссии, а в случае его отсутствия – заместителя председателя избирательной комиссии (далее – распоряжение), оформляется на бланке установленной формы (Приложение № 3).

8.2. Проекты распоряжений председателя избирательной комиссии готовятся по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря, членов избирательной комиссии) либо по инициативе структурного подразделения аппарата избирательной комиссии.

8.3. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.

8.4. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

8.5. В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

8.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.

8.7. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

8.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

8.9. Проект распоряжения и приложения к нему визируются непосредственным исполнителем, начальниками соответствующих структурных подразделений аппарата избирательной комиссии, при необходимости – начальником отдела правового, организационно-методического обеспечения, руководителем аппарата избирательной комиссии, заместителем председателя и секретарем избирательной комиссии.

Если в распоряжении содержатся вопросы финансирования выборов, обеспечения деятельности избирательной комиссии, эксплуатации и развития средств автоматизации, обучения организаторов выборов и участников избирательного процесса, то оно визируется у главного бухгалтера.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (распоряжения, приложения к нему) по установленной форме (Приложение № 7).

8.10. По согласованию с председателем избирательной комиссии распоряжения может подписывать заместитель председателя избирательной комиссии.

8.11. Распоряжения регистрируются ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ «Дело» и формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии вместе с документами, послужившими основанием для издания распоряжения. К РК присоединяются файл распоряжения в формате MS Word, электронный образ распоряжения в формате Adobe PDF (при необходимости) и делаются ссылки на документы, послужившие основанием для издания распоряжения.

8.12. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис проставляется индекс «р».

8.13. Распоряжениям по основной деятельности помимо номера с индексом «-р» дополнительно присваивается индекс «-о».

Распоряжения по кадровым вопросам оформляются и регистрируются отдельно от распоряжений по основной деятельности в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

Распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, увольнении, оказании материальной помощи, вознаграждениях помимо номера с индексом «-р» дополнительно присваивается индекс «-лс»; распоряжениям о командировании, ежегодных и учебных отпусках, дополнительных днях отдыха, дисциплинарных взысканиях – индекс «-лк».


^ 9. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных

групп, консультативных органов избирательной комиссии

9.1. Протоколы заседаний рабочих, экспертных групп, консультативных органов избирательной комиссии (далее - рабочая группа) оформляются по установленной форме (Приложение № 9).

9.2. Текст протокола заседания рабочей группы состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председателя заседания (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов ЦИК России, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. При перечислении приглашенных обязательно указывается наименование их должностей.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

9.3. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об". По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

9.4. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст доклада прилагается".

В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса может быть изложена от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".

В части "РЕШИЛИ" отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 1.1. - первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания, 1.2. - второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и т.д.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: возложить, поручить, организовать и т.д.

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

9.5. Протокол заседания рабочей группы подписывается председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания. Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

9.6. Протоколы заседаний рабочей группы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах срока деятельности рабочей группы.

9.7. Протоколы совместных заседаний нескольких рабочих групп оформляются на листах бумаги формата А 4 с соблюдением реквизитов протокола. В реквизите "Председатель" указываются фамилия и инициалы лица (инициалы и фамилии лиц), председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. В реквизите "Подпись" наименования должностей располагаются на одном уровне.

9.8. Решения, принятые рабочей группой по вопросам, рассматриваемым на заседании, могут быть оформлены решением установленной формы (Приложение № 10). Решения подписываются председателем (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

9.9. Протоколы заседаний и решения рабочей группы включаются в номенклатуру дел избирательной комиссии.

После подписания протоколы заседаний и решения рабочих групп регистрируются с использованием ПИ "Дело" как внутренние документы.

9.10. Если в протоколе есть поручение со сроком исполнения, то оно ставится на контроль в соответствии с разделом 10 Инструкции.

9.11. В случае рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.

^ 10. Контроль исполнения документов и поручений

10.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях (решениях) избирательной комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя избирательной комиссии;

письменные поручения председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, указанные в Перечне подлежащих контролю документов с указанием сроков исполнения (Приложение № 9), в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, консультативных органов, образованных избирательной комиссией.

10.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 10.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.

10.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы избирательной комиссии, осуществляют работники аппарата избирательной комиссии, ответственные за подготовку данных документов.

10.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях избирательной комиссии, распоряжениях председателя избирательной комиссии, письменных поручений председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии определяются этими документами.

10.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 10.6 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно» исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой «Оперативно» – в десятидневный срок со дня указания по исполнению.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в следующий за ним рабочий день.

10.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, указанных в Приложении № 11.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

10.7. Ответственность за своевременное и полное внесение в РК сроков исполнения документов и информации о состоянии исполнения документов, контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.

10.8. В планах мероприятий, утвержденных постановлениями избирательной комиссии, распоряжениями председателя избирательной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов. Сведения о ходе и состоянии их исполнения заносятся в РК.

10.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

Регистрационный номер и дата докладной записки с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии о согласовании продления срока исполнения документа незамедлительно вносятся в РК.

10.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам и ввода в ПИ «Дело» отчета, содержащего информацию о документах, являющихся основанием для снятия документа с контроля.

10.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов)
с контроля или об исполнении документа на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки «Согласен», «Рассмотрел», «Принято»);

постановление избирательной комиссии, распоряжение председателя избирательной комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

10.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения избирательной комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости избирательная комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием избирательной комиссии о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица избирательной комиссии, давшего поручение, о принятии исполнения.

10.13. Ответственный за делопроизводство еженедельно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих и внутренних документов с использованием ПИ «Дело» и представляет ее председателю (заместителю председателя, секретарю) избирательной комиссии.


^ 11. Изготовление и использование печатей и штампов

11.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в избирательной комиссии используются печати и штампы.

11.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются штампы.

11.3. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности избирательной комиссии, изготавливаются по согласованию с председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

11.4. Оттиск печати с изображением герба Костромской области проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иными нормативными правовыми актами. На остальных документах при необходимости проставляется оттиск печати избирательной комиссии «Для документов» (заверение копий документов и др.), либо печати соответствующего отдела.

11.5. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы выдаются работникам избирательной комиссии под расписку. На журнале проставляется гриф «Для служебного пользования», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

11.6. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

11.7. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии, назначенный председателем избирательной комиссии.

11.8. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.

11.9. Гражданский служащий аппарата избирательной комиссии, осуществляющий контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, составляет акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов.

Уничтожение производится после утверждения акта председателем избирательной комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.

^ 12. Формирование дел и передача их в архив

12.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы избирательной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом избирательной комиссии, Положением об аппарате избирательной комиссии, штатным расписанием избирательной комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Министерством культуры Российской Федерации (далее – Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательными комиссиями, номенклатурами дел избирательной комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий календарный год составляется ответственным за ведение делопроизводства в последнем квартале текущего года, рассматривается на заседании постоянно действующей Экспертной комиссии при избирательной комиссии Костромской области по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее – ЭК), утверждается председателем избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (Приложение № 12).

Номенклатура дел избирательной комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее ЭПК) Комитета по делам архивов Костромской области.

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя избирательной комиссии по согласованию со специалистами ГУ «Государственный архив новейшей истории Костромской области».

По окончании календарного года ответственный за ведение делопроизводства в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном перечне, устанавливается ЭК по согласованию с ЭПК Комитета по делам архивов Костромской области.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

12.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел.

Законченные делопроизводством документы оформляются
в соответствии с требованиями Инструкции, списываются в дело. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).

Исполненные документы формируются в дела ответственным за ведение делопроизводства избирательной комиссии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле
до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и по хронологии.

Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию избирательной комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе
с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются
в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – вверху, первым.

12.3. Текущее хранение дел.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у ответственного за ведение делопроизводства в избирательной комиссии.

Протоколы заседаний, постановления избирательной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у секретаря избирательной комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь избирательной комиссии и ответственный за ведение делопроизводства в избирательной комиссии.

Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

На корешках обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене ответственного за ведение делопроизводства в избирательной комиссии.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

12.4. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

Рассмотрение проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного хранения и актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, рассмотрение и одобрение номенклатуры дел избирательной комиссии осуществляет постоянно действующая, созданная распоряжением председателя избирательной комиссии ЭК.

ЭК в своей работе руководствуется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Костромской области «О формировании и содержании архивных фондов Костромской области», действующими нормативами, регламентирующими вопросы организации архивного хранения и использования документов, Положением о Центральной экспертной комиссии Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, постановлениями избирательной комиссии Костромской области, указаниями и рекомендациями отдела по делам архивов Костромской области, Положением об ЭК.

Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства под методическим руководством специалистов ГУ «Государственный архив новейшей истории Костромской области».

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Уничтожение документов производится путем их измельчения или сжигания специально создаваемой рабочей группой, состав которой утверждается постановлением избирательной комиссии Костромской области либо распоряжением председателя избирательной комиссии Костромской области.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются сводные описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения (Приложения № 13, 14) и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (Приложение № 15).

Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЭК и утверждаются председателем избирательной комиссии.

Годовые разделы описи дел постоянного хранения подлежат утверждению экспертно-проверочной комиссией Комитета по делам архивов Костромской области.

При уничтожении документов со сроком хранения «До минования надобности», «1 год», «3 года» ответственным за ведение делопроизводства составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими и утверждается председателем избирательной комиссии без рассмотрения на ЭК.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

12.5. Оформление дел.

Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (Приложение № 16), листа-заверителя дела (Приложение № 17), оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Дела временного (более 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение № 18). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название избирательной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название избирательной комиссии указывается в соответствии с Регламентом. При изменении названия избирательной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел
(в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела – на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата – это дата самого раннего, а конечная дата – дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Постоянно».

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в государственном архиве.

На корешке дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается
и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то каждый лист нумеруется отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов
в начале дела может помещаться внутренняя опись (Приложение № 16).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (Приложение № 17).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

12.6. Передача дел в архив.

Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭПК Комитета по делам архивов Костромской области описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (Приложение № 19).

При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе «Примечание» ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в избирательную комиссию с указанием недостатков для их устранения.

12.7. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном для документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утвержденного председателем избирательной комиссии, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Электронные документы постоянного хранения передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов.

13. Ответственность

13.1. Члены избирательной комиссии и гражданские служащие аппарата избирательной комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

13.2. Ответственность за организацию делопроизводства в избирательной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь избирательной комиссии.


Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству

в избирательной комиссии

Костромской области




оставить комментарий
страница5/10
Дата06.05.2012
Размер1,15 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8   9   10
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх