1. Microsoft Office издалека icon

1. Microsoft Office издалека


Смотрите также:
Лекция: Интерфейс Microsoft Word 2007...
«Учебные проекты с использованием Microsoft Office»...
«Учебные проекты с использованием Microsoft Office»...
«работа с электронными таблицами microsoft excel 2000/2003»...
Методические указания / Н. В. Мокрова. М.: Мгуиэ, 2012. 48с.; ил...
Курсовая работа по информатике на тему: «Характеристика Microsoft Excel»...
Программа курсов повышения квалификации «Основы работы с программами Microsoft Office 2003»...
Планирование работ и ресурсов в ms project...
Тема урока: «Создание документов в текстовом редакторе Microsoft Word»...
Методическое пособие по курсу консультационной поддержки «Microsoft Excel» (электронные таблицы)...
3 Microsoft PowerPoint на практике...
Данный материал является методической разработкой темы «Компьютерные коммуникации» по базовому...



Загрузка...
скачать

1. Microsoft Office издалека


Мы начнем описание Microsoft Office 97 с самой общей точки зрения и попробуем ответить на следующие вопросы: что такое Microsoft Office 97 (и чем он не является), для чего он предназначен (а для чего его лучше не использовать), из чего он состоит (и чего в нем нет) и как он устроен. Прежде всего, Microsoft Office 97 — это пакет, состоящий из множества компонентов. В этой части мы собираемся поговорить о пакете в целом. Детальное рассмотрение отдельных составляющих пакет компонентов Microsoft Office мы отложим до следующей части.

В то же время мы включили в эту часть довольно много сведений технического характера (в форме замечаний), которые начинающий пользователь вполне может пропустить при первом чтении. В отличие от остальных частей книги, эта часть опирается главным образом на интуитивные представления читателя, а не на конкретные примеры и детальные рассмотрения.
^

1.1. Архитектура Microsoft Office


Что означает слово пакет в словосочетании "пакет Microsoft Office 97"? Без ответа на этот внешне никчемный вопрос может статься, что все остальное содержание нашей книги потеряет свое значение. Мы считаем это настолько важным, что постарались подчеркнуть в названии нашей книги: "Microsoft Office 97 в целом". Суть ответа заключается в следующем важном тезисе: целое больше суммы частей. На самом деле перечисление компонентов Microsoft Office 97 не описывает в полной мере суть явления "Microsoft Office 97". Более того, это перечисление, как мы увидим чуть ниже, практически невозможно провести исчерпывающим образом, особенно при первоначальном знакомстве. Поэтому мы начнем с анализа назначения пакета Microsoft Office 97.
^

1.1.1. Назначение Microsoft Office


Как следует из самого названия, пакет программ Microsoft Office 97 предназначен для автоматизации делопроизводства. Как и всякое определение, это, с одной стороны, слишком общо, с другой стороны, не покрывает понятия в полном объеме. Другого и не следовало ожидать: вряд ли можно одной короткой фразой исчерпывающим образом описать содержимое увесистой коробки с надписью Microsoft Office 97. А если это можно сделать, то почему эта коробка так дорого стоит? Тем не менее, мы возьмем это определение за основу и попробуем прокомментировать входящие в это определение понятия.

Начнем с понятия делопроизводства. Делопроизводство — это некоторая обработка информации. Считая понятие обработки информации интуитивно ясным (в конце концов, это не трактат по гносеологии), обратимся к специфике делопроизводства. Она состоит в том, что информация в делопроизводстве имеет всегда вполне определенный вид: это либо тексты на том подмножестве естественного языка, которое называется деловой прозой, либо наборы числовых данных, чаще всего организованные в таблицы, либо графические образы, относящиеся к классу деловой графики. Кроме того, в делопроизводстве широко распространен еще один вид информации, специфический именно для делопроизводства. Это формализованные бланки, или просто формы.

Обработка деловой информации носит, в основном, рутинный характер (что, впрочем, не противоречит лозунгу "бизнес — это творчество"). Сюда можно отнести хранение и поиск сохраненной информации, ее изменение (редактирование), копирование и пересылку. Все это совершенно тривиально и не заслуживало бы обсуждения здесь, если бы не одно нетривиальное (хотя и ставшее уже привычным) обстоятельство. Дело в том, что любые попытки автоматизации конкретного делопроизводства в конкретном офисе (как, наверное, знает читатель по собственному опыту) начинаются с выписывания списка конкретных автоматизируемых функций: бухгалтерский учет, обработка корреспонденции, материально-технический учет, планирование основной деятельности, управление кадрами и т. д. В крупных организациях за выполнение каждой такой функции отвечает целое подразделение, в мелких фирмах иногда один человек отвечает за все, но перечень этот остается примерно одним и тем же. Перечень этих функций — объективная характеристика делопроизводства. Естественно ожидать, что пакет программ автоматизации делопроизводства содержит программы, автоматизирующие выполнение перечисленных функций. Обычно каждая такая программа соответствует одному из автоматизированных рабочих мест (АРМ): для бухгалтера, для плановика, для инспектора отдела кадров и т. д. И таких пакетов немало было и есть сейчас. Но в Microsoft Office 97 нет программ бухгалтерского учета, управления кадрами и т. д. Почему же тогда мы говорим, что это пакет программ для автоматизации делопроизводства? Потому, что это пакет программ именно для автоматизации делопроизводства, а не для автоматического выполнения функций делопроизводства. И это гораздо удобнее! Microsoft Office — это инструмент решения задач человеком, а не готовый решатель задач, зашитый в компьютер. Практика показывает (а авторы имеют соответствующий опыт), что можно (и несложно) разработать конкретный АРМ (или, следуя современной терминологии, — приложение) для автоматизации конкретной функции в конкретном офисе, но разработчику приходится этот АРМ сопровождать (т. е. постоянно изменять и настраивать) все время эксплуатации АРМа. В результате одной задачей начинают постоянно заниматься два человека вместо одного, что просто очень дорого. Попытки же создать универсальный АРМ с возможностями настройки на конкретного пользователя очень быстро приводят к тому, что настроечная часть намного перерастает функциональную. Так не лучше ли сразу разработать хорошие универсальные средства создания функциональной части и возложить как разработку, так и сопровождение на пользователя?1 Именно по этому пути пошли разработчики Microsoft Office (и многие за ними последовали). Они вычленили те базовые информационные структуры, которые лежат в основе любого делопроизводства, и создали универсальные надежные средства для работы с ними. Именно эти универсальные средства и вошли в состав Microsoft Office в качестве основных компонентов.
^

1.1.2. Состав Microsoft Office 97


Развивая заключительный тезис предыдущего параграфа, вернемся к составу Microsoft Office 97, который включает в себя программные компоненты, перечисленные в таблице 1.1-1.

Таблица 1.1-1. Основные компоненты Microsoft Office 97

Значок

Описание



Текстовый процессор Microsoft Word 97



Система электронных таблиц Microsoft Excel 97



Система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint 97



Система управления персональной информацией Outlook 97



Система управления базами данных Microsoft Access 972

Перечисленные приложения находятся в центре нашего внимания и именно им будет посвящена львиная доля объема книги. Однако этим перечнем структура Microsoft Office отнюдь не исчерпывается. Это только основные компоненты Microsoft Office на самом верхнем уровне его структуры. Более того, даже этот перечень носит условный характер. Дело в том, что состав Microsoft Office 97 и даже состав его основных компонентов зависят от целого ряда факторов.

  • Источник установки Microsoft Office 97. Установка может быть выполнена с набора гибких дисков,3 с компакт-диска и с сетевого сервера. Наборы файлов, которые появляются на компьютере в результате, существенно различаются.

  • Используемая операционная система. Microsoft Office 97 может работать под управлением Windows 95, Windows NT Workstation и Windows NT Server, причем эти операционные системы могут иметь разные версии и модификации, что также влияет на состав устанавливаемых компонентов.

  • Наличие на компьютере в момент установки предшествующих версий Microsoft Office или его отдельных компонентов. Некоторые компоненты старых версий автоматически включаются в состав Microsoft Office 97 (если они уже установлены на компьютере).

  • Параметры, заданные при установке Microsoft Office 97. В случае так называемой выборочной (т. е. по выбору пользователя) установки, можно указать несколько десятков независимых параметров, влияющих на состав Microsoft Office 97.

Замечание

Всюду в этой книге (если явно не оговорено противное) используется вариант состава Microsoft Office 97, который соответствует следующей исходной ситуации. На компьютере установлена операционная система Windows 95 (русская версия) и пакет Microsoft Office 95 (профессиональный выпуск). Microsoft Office 97 устанавливается с компакт-диска, используется полная установка (т. е. выборочная установка при нажатой кнопке Выделить все).

Возникает естественный вопрос: как можно пользоваться некоторым пакетом программ, если даже не вполне ясно, о каких именно программах идет речь? В ответ мы выдвинем встречный вопрос: а можно ли ездить на автомобиле, не вполне отчетливо представляя себе смысл и последовательность фаз газораспределения в двигателе внутреннего сгорания? Ответ очевиден: можно. Не менее очевидно и дополнение к ответу: знать принципы устройства автомобиля не бесполезно, особенно это может пригодиться, когда вы сидите в одиночестве на шоссе под дождем ночью в автомобиле с безнадежно заглохшим двигателем.4

Из сказанного ясно, что мы не собираемся здесь детально описывать состав Microsoft Office. Вместо этого мы укажем основные принципы организации пакета и проиллюстрируем их некоторыми примерами.

Если образно представить себе Microsoft Office как большое здание, в которое нужно войти, чтобы получить доступ к определенным средствам, то пять упомянутых основных приложений — это пять парадных подъездов. Войти можно в любой, но удобнее входить в соответствующий намеченной цели. Некоторые подъезды могут быть закрыты (приложения не установлены) — это не мешает пользоваться зданием в целом. Кроме парадных подъездов есть еще служебные входы и тайные лазейки.

Служебные входы — это вспомогательные приложения, которые устанавливаются (или не устанавливаются) вместе с основными приложениями. Ими можно воспользоваться из основных приложений или (может быть) вызвать независимо. Вспомогательные приложения позволяют сохранить результаты своей работы в виде отдельного файла или в виде объекта, внедренного в документ основного приложения. В табл. 1.1-2 перечислены некоторые из вспомогательных приложений, в частности, все те, о которых идет речь в этой книге.

Таблица 1.1-2. Некоторые вспомогательные приложения Microsoft Office

Значок

Описание

Ссылка



Интерпретатор запросов к внешним базам данных Microsoft Query

5.3.1



Программа рисования блок-схем Microsoft Organization Chart

5.1.3




Программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt

4.1.2



Программа записи сеанса работы Microsoft Camcorder

4.3.1



Редактор математических формул Microsoft Equation

4.1.4



Программа редактирования географических карт Microsoft Map

5.3.2



Программа построения диаграмм Microsoft Graph






Программа просмотра презентаций Microsoft PowerPoint Viewer

4.3.2

Архитектура конкретного экземпляра Microsoft Office может быть весьма причудлива. Кроме основных и вспомогательных приложений могут быть установлены и с успехом использованы различные пристройки и надстройки, которые можно условно разделить на три группы:

  • Самостоятельные приложения, разработанные фирмой Microsoft в стиле Microsoft, но не входящие (пока) в состав пакета. Примерами являются приложения Microsoft Project, Microsoft FrontPage, Microsoft Publisher. Приложения этой группы не будут рассматриваться в нашей книге (во-первых, потому, что мы пишем именно про Microsoft Office, а, во-вторых, потому, что все время появляются новые приложения, за которыми невозможно угнаться в напечатанной книге), но иметь в виду наличие этих приложений очень полезно.

  • Надстройки над компонентами Microsoft Office, разработанные фирмой Microsoft и представляющие собой готовые решения или дополнительные функции. Как правило, надстройки оформляются не в виде готовых к выполнению программ, а в виде документов специального типа: шаблонов, рабочих книг, библиотек динамической компоновки (DLL) и т. п. Часть надстроек может быть установлена вместе с Microsoft Office, а часть устанавливается дополнительно.

(См. параграф 1.1.4 "Установка Microsoft Office")

  • Приложения, разработанные независимыми производителями для пользователей Microsoft Office. В этот обширный класс попадают как продукты сторонних фирм, так и ваши собственные разработки. В частности, примеры из нашей книги, которые обладают законченной функциональностью, тоже попадают в этот класс.

(См. главы 3.5 "Access на практике" и 6.4 "Разработка приложений в Microsoft Office")

Как видите, Microsoft Office имеет достаточно сложную, пеструю и динамичную структуру, которую мы, на самом деле, и не раскрыли во всей глубине. Может показаться, что нужны титанические усилия, чтобы разобраться в этом многообразии и начать практически использовать пакет. К счастью, это не так. Программы установки Microsoft Office на редкость разумны и просты в использовании. Положитесь на них, примите предлагаемые установки по умолчанию (или сделайте полную установку, если позволяют ресурсы компьютера), и вы получите конфигурацию, с которой сразу же сможете работать.

Можно было бы закончить параграф с описанием структуры Microsoft Office на этой мажорной ноте, но, хотя Microsoft Office нам друг, истина все-таки дороже. Некоторых специфических, но иногда полезных в задачах делопроизводства вещей в Microsoft Office нет.

  • В Microsoft Office нет средств распознавания текстов (OCR). К счастью, подавляющее большинство программ распознавания текстов третьих фирм совместимо с форматами текстов в Microsoft Office, так что этими программами удается успешно пользоваться.

  • В Microsoft Office нет средств автоматического перевода (нужда в таких средствах для деловых людей нашей страны ощутима), но, к счастью... (см. выше).

  • В Microsoft Office не развиты средства управления большими массивами документов. Средства поиска файлов и внутренняя структуризация документов (мы поговорим об этом в следующем параграфе) кое-что позволяют сделать. Однако ведение документальной базы на тысячи документов с возможностями проведения групповых операций организовать в Microsoft Office совсем не просто.

(См. параграф 1.3.4 "Управление файлами")

  • Средства разработки приложений Microsoft Office ориентированы на быструю разработку и прототипирование открытых приложений, но созданные приложения не будут отчуждаемыми — а именно, полученный продукт не будет работать в отсутствие Microsoft Office или его отдельных компонентов.5

Этот список можно продолжить — всякий конкретный продукт обладает конечными возможностями, а мир задач потенциально бесконечен. Однако, в Microsoft Office 97 и сейчас имеется немало полезных средств — весь последующий текст посвящен их описанию, причем отнюдь не исчерпывающему и практически без повторений. Так что у нашей книги есть предмет, о котором стоит говорить. Самое существенное заключается в том, что Microsoft Office — это пакет с большим будущим, который энергично распространяется и развивается. То, что отсутствует в пакете сегодня, скорее всего появится уже завтра, и новые возможности расширят функциональность вашего пакета Microsoft Office при сохранении всех сделанных наработок. В этом и состоит основное преимущество открытости Microsoft Office перед закрытыми немодифицируемыми АРМами, о которых мы говорили в начале главы.
^

1.1.3. Документы Microsoft Office


В предыдущем параграфе мы бегло описали состав пакета Microsoft Office, то есть, фактически, перечислили программные компоненты. В этом параграфе естественно обратиться к описанию тех данных, с которыми могут работать перечисленные программы.

Единица данных самого верхнего уровня структуризации имеет в Microsoft Office обобщенное название — документ. Документы классифицируются по типам в зависимости от того, какого сорта информация хранится в документах. Как правило, документы разных типов обрабатываются разными программами.

Единица хранения данных в операционной системе называется файлом. С точки зрения операционной системы файлы являются неделимыми объектами, которые обладают определенными свойствами, в частности, именем. Крайняя справа часть имени файла, состоящая из точки и некоторых символов называется расширением. Расширение имени файла не является обязательным. Файлы хранятся в папках. Папки тоже имеют имена и могут содержать файлы и другие папки (вложенные). Объекты, находящиеся в одной папке (файлы и вложенные папки), должны иметь разные имена. Доступ к папкам и файлам осуществляется по их именам.

Замечание

Изложенное в предыдущем абзаце настолько привычно современным пользователям персональных компьютеров, что может показаться законом природы. Однако это не так. Это изобретение, которое обычно связывают с появлением операционной системы UNIX (примерно 25 лет тому назад), было прогрессивным и удачным по тем временам, но сейчас представляется несколько архаичным.

Каждый документ представляется в компьютере одним файлом (в первом приближении). В Microsoft Office принята определенная дисциплина именования файлов, суть которой состоит в использовании расширения имени файла для указания типа документа, представляемого этим файлом. Придерживаться этой дисциплины необязательно — файлы можно именовать как угодно — но нарушение дисциплины не дает ничего, кроме неудобств. В табл. 1.1-3 перечислены наиболее распространенные типы документов, с которыми работают программы Microsoft Office.

Таблица 1.1-3. Основные типы документов Microsoft Office

Название

Расши­рение

Прог­рамма

^ Краткое описание

Документ

.doc

Word

Основной тип документов Word. Содержит форматированный текст, то есть текст с дополнительной информацией о шрифтах, отступах, интервалах и т. п.

Шаблон документа

.dot

Word

Содержит информацию, общую для всех документов, основанных на данном шаблоне, в том числе: макросы, описание стилей, элементов Автотекста и др.

Рабочая книга

.xls

Excel

Основной тип документов Excel. Содержит данные различных типов, формулы, диаграммы и макросы.

Шаблон рабочей книги

.xlt

Excel

Шаблон документа Excel. На основании шаблонов могут создаваться новые рабочие книги и отдельные листы, оформленные в соответствии с используемым шаблоном.

База данных

.mdb

Access

Основной тип документов Access. Содержит как собственно базу данных, то есть совокупность таблиц, так и соответствующие запросы, макросы, модули, формы и отчеты.

Презентация

.ppt

Power­Point

Основной тип документов PowerPoint. Содержит презентацию, состоящую из набора слайдов, заметок выступающего, раздаточных материалов и другой информации.

Шаблон дизайна

.pot

Power­Point

Шаблон презентации PowerPoint. Содержит параметры оформления презентации. Вместе с PowerPoint поставляется большое число шаблонов, подготовленных профессиональными дизайнерами, которые можно использовать для оформления презентации.

Личные папки

.pst

Outlook

Основной тип документов Outlook. Имеет сложную внутреннюю структуру, состоящую из папок, вложенных папок и элементов различных типов, хранящихся в этих папках.

Замечание

К сожалению, документ Word называется просто "документ" и не имеет никакого другого специального названия. Это обстоятельство порождает путаницу в терминологии: слово "документ" в Microsoft Office обозначает два родственных, но существенно различных понятия. С одной стороны, "документ" — это общее название для единиц информации, обрабатываемых программами Microsoft Office, а с другой стороны, "документ" — это частный случай документа. Путаница усугубляется тем, что слово "документ" входит в устойчивые терминологические словосочетания, где тоже имеет разный смысл. Мы будем стараться избежать неясностей, добавляя пояснение: "документ Word", "документ Microsoft Office", хотя это и снижает благозвучность текста.

Каждый документ имеет свойства (рис. 1.1-1), которые могут быть использованы, например, для поиска файла, содержащего нужный документ.

Документы разных типов могут иметь разные свойства, но часть свойств является общей для документов всех типов.

Получается стройная схема, в которой все разложено по полочкам и ясно даже после наших не вполне исчерпывающих объяснений, не правда ли? К сожалению, на этом нельзя остановиться. Приведенная типизация полезна и необходима для первого знакомства, но в ней не учтены некоторые существенные детали, без ясного понимания которых эффективно использовать Microsoft Office практически невозможно. К обсуждению деталей представления информации в Microsoft Office мы будем постоянно возвращаться на протяжении всей книги, а здесь мы приведем общий обзор, чтобы при рассмотрении отдельных деревьев не терять из виду лес на горизонте.



Рис.1.1-1.
Вкладка Общие
диалогового окна Свойства
документа Word

Во-первых, список типов документов, приведенный в табл. 1.1-3, не является исчерпывающим даже в малой степени. Только основные приложения Microsoft Office используют по меньшей мере втрое больше типов документов, чем указано в табл. 1.1-3. Попытка перечислить их все здесь породила бы полный хаос в голове читателя. Кроме того, вспомогательные приложения используют свои собственные типы документов. Поскольку, как уже было показано, состав приложений Microsoft Office не является фиксированным и даже не является ограниченным, перечислить заранее все типы документов Microsoft Office просто невозможно.

Во-вторых, документы указанных типов могут иметь внутреннюю структуру, причем элементы этой внутренней структуры могут, в свою очередь, иметь различные типы. Так, документ Word может состоять из нескольких разделов, оформленных совершенно по разному. Разделы не имеют собственных имен, но нумеруются по порядку в документе. Рабочая книга Excel состоит из нескольких листов, имеющих различную природу: рабочих листов, листов диаграмм, листов модулей, диалогов и макросов. Листы рабочей книги Excel имеют собственные имена, и на них можно сослаться извне рабочей книги. База данных Access может состоять из таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей — совершенно различных по своим свойствам объектов, объединенных в один документ семантическими взаимосвязями. Презентация PowerPoint состоит из последовательности нумерованных слайдов, но, кроме того, может иметь произвольные демонстрации, которые являются подпоследовательностями основной последовательности. Внутренняя структура документа Outlook вообще важнее внешнего представления в виде файла. При работе с Outlook пользователь сразу погружается во внутренний мир элементов Outlook и наличие документа Outlook просто теряется из виду.

В-третьих, механизм связи и внедрения объектов OLE 2, на котором мы остановимся в конце книги, позволяет внутрь документа одного типа внедрить объект совершенно другого типа, который может быть обработан только "родным" для него приложением. Например, внутрь пустого документа Word может быть внедрена диаграмма Excel. Какой тип имеет такой документ? Формально — это документ Word, а по существу — лист диаграмм Excel.

В-четвертых, внутрь документа любого типа могут быть вставлены гиперссылки на документы или части документов любых других типов. Переходя по гиперссылкам из одного документа в другой, пользователь очень скоро перестает понимать, документ какого именно типа открыт перед ним в данный момент на экране.

В-пятых, приложения Microsoft Office имеют различные средства экспорта/импорта, конверторы и фильтры, которые позволяют обрабатывать документы в чужих форматах (почти) так же свободно, как и документы в "родном" формате. Например, Excel без всяких затруднений позволяет обрабатывать документы в формате Lotus 1-2-3. Более того, такие механизмы, как ODBC (см. часть 5), позволяют работать с документами "чужих" форматов без (видимого) преобразования. Вы можете работать с базой данных в формате .dbf как с таблицей Access или рабочим листом Excel, не создавая файла с расширением .mdb или .xls. Полагать, однако, что формат .dbf является форматом документов Access и Excel, было бы натяжкой, сводящей на нет весь смысл типизации.

Сказанное означает только одно: типизация документов при помощи расширений имен файлов уже не вполне отвечает современным потребностям обработки данных.6

Замечание

Нам хочется заключить обзор пространным обобщающим замечанием, которое можно смело проигнорировать, если оно покажется непонятным. Может быть, самая главная черта архитектуры Microsoft Office и состоит в том, что входящие в состав пакета приложения способны тесно взаимодействовать при решении той или иной задачи; они создают единую информационную среду и позволяют обмениваться объектами. Документы Microsoft Office являются частными примерами объектов. Про Microsoft Office иногда говорят, как про документо-ориентированную среду (можно сказать, объектно-ориентированную), противопоставляя Microsoft Office традиционным средам, ориентированным на приложения (можно сказать, процедурно-ориентированным). С самой общей точки зрения различие между традиционной процедурной ориентацией и повсеместно вытесняющей ее объектной ориентацией заключается в следующем. Если в первом случае в качестве первичных элементов информационной среды выступают активные программы (приложения), а данные не более чем пассивные параметры этих программ, то во втором случае первичными элементами являются объекты, которые инкапсулируют (этот термин не мы придумали!) в себе как данные, так и возможные методы (процедуры) обработки этих данных. Преимущество второго подхода заключается в том, что открывается широкий путь к интеграции информационной среды. Действительно, в первом случае, для того чтобы две разные процедуры оказались применимыми к одному объекту, требуется, чтобы представление объекта в компьютере было одним и тем же для обеих процедур. Во втором случае две процедуры обработки, присущие одному объекту, являются согласованными, так сказать, по определению.

За модной "объектно-ориентированной" терминологией, которой мы немного злоупотребили в предыдущем замечании, скрываются совершенно естественные, более того, уже более 25 лет хорошо известные в научных кругах идеи. Однако Microsoft Office является фактически первым действительно документо-ориентированным пакетом. Причины медленного внедрения этих идей заключаются в известном консерватизме информационных технологий и трудностях реализации механизмов объектной ориентации в классических процедурно-ориентированных операционных системах типа MS DOS. Но в случае с Microsoft Office все эти трудности остались позади. Microsoft Office является пакетом, действительно находящимся на переднем крае информационных технологий! Механизмы объектной ориентации, имеющиеся в Microsoft Office, подробно раскрыты в последних частях книги.
^

1.1.4. Установка Microsoft Office


Мы полагаем, что держа в руках эту книгу, вы одновременно являетесь счастливым обладателем близкой по формату коробки с надписью "Microsoft Office 97 Professional". В этом параграфе мы хотим дать несколько советов по поводу того, как разумно распорядиться содержимым указанной коробки. Другие категории наших читателей в этом параграфе оставлены без внимания.

  • Пользователи корпоративной сети с сетевой установкой Microsoft Office обслуживаются системным администратором. Если администратор дурно выполняет свои обязанности, то наши советы бесполезны, а если исправно — то излишни.

  • Обладатели набора дискет составляют ничтожное меньшинство. Впрочем, для них справедливо все сказанное, но с некоторыми исключениями, поскольку на дискетах имеется не все, что есть на компакт-диске.

  • Покупатели "пиратских" компакт-дисков около станций метро сами выбирают свою судьбу. Помочь им уже невозможно.

Итак, что же имеется в коробке? Во-первых, там имеется набор бумажек: лицензионное соглашение,7 регистрационная форма и т. п. На каждой бумажке подробно написано, что с ней нужно делать, поэтому мы сразу переходим дальше.

Во-вторых, в коробке имеется книжка "Как работать с Microsoft Office 97", которая похожа на нашу книгу8 не только по толщине, но и по структуре и принципам построения. В фирменной книге также описывается Microsoft Office в целом, причем описание ведется на конкретных примерах. Эта книга не дублирует Справку и вложена в коробку не только для веса. Мы ни в коем случае не советуем игнорировать фирменную документацию и не хотим противопоставлять ей нашу книгу. Напротив, мы рекомендуем читать "Как работать с Microsoft Office 97" наряду с нашей книгой, может быть, даже раньше, поскольку наши примеры длиннее, труднее и сложнее.9

В-третьих, самое главное, имеется компакт-диск "Microsoft Office 97 Professional". Следующие несколько абзацев посвящены описанию работы с этим компакт-диском.

Сама по себе процедура установки Microsoft Office как нельзя более проста и надежно обеспечивается программой SETUP. Достаточно просто вставить компакт-диск в дисковод. Через некоторое время появится окно, подобное приведенному на рис. 1.1-2.



Рис. 1.1-2.
Окно установки
Microsoft Office 97

Теперь нужно щелкнуть по кнопке Установка Microsoft Office, чтобы запустить программу установки. Интерфейс программы установки тщательно продуман, все необходимые сведения находятся перед глазами на экране, мы не знаем ни одной причины, которая бы препятствовала успешной установке Microsoft Office, поэтому мы воздержимся от дальнейших детальных описаний.

Совет

Смело выбирайте выборочную установку, которая рекомендуется опытным пользователям, даже если вы таковым себя пока и не считаете. Все, чем вы при этом рискуете — это занять несколько лишних мегабайт пространства на жестком диске под неиспользуемые компоненты. Зато осознанная расстановка флажков для устанавливаемых компонентов даст вам приятное чувство понимания того, что именно вы ставите на свой компьютер.

Если вы действительно не очень уверенно ориентируетесь в возможностях Microsoft Office, то после успешной установки примите все значения параметров по умолчанию и просто поработайте некоторое время, чтобы набраться опыта, хотя бы в объеме второй части нашей книги. После этого можно заняться настройкой параметров приложений, которая описана в последней части.

Совет

Не пытайтесь перенести Microsoft Office 97 с другого компьютера на свой компьютер путем простого копирования файлов. Во-первых, этим вы нарушите лицензионное соглашение, а во-вторых, ничего не добьетесь: скопированные приложения скорее всего работать должным образом не будут, а трудно разрешимые проблемы на вашем компьютере возникнут почти наверняка.

Однако это еще не все. Дело в том, что на компакт-диске имеется еще весьма полезная информация, которая не затрагивается основной программой установки. Посмотрите с помощью программы Проводник содержимое компакт-диска Microsoft Office 97. При выполнении стандартной программы установки на жесткий диск фактически было переписано содержимое папки Office,10 а остальные папки пока остались не использованными. Часть этих папок содержит служебную информацию, которая пользователю не нужна, но другие представляют большой интерес. Самая интересная папка называется Valupack (рис. 1.1-3).



Рис. 1.1-3.
Содержимое папки Valupack

Двадцать шесть вложенных папок и ничего похожего на значок программы SETUP! Глаза разбегаются и не понятно, что делать. А нужно просто дважды щелкнуть по значку презентации Overview.pps или по значку файла справки Valupk8.hlp. Как ни странно, в обоих случаях вы увидите по существу одно и то же: некоторую справочную информацию о составе надстроек и дополнений, включенных в Valupack, и элементы управления для установки этих дополнений. В первом случае (презентация) информация более структурирована и графически оформлена, зато во втором случае (справка) сопроводительный текст на русском языке. Просмотрите эту информацию и установите на компьютер то, что считаете нужным.

Совет

Если на вашем компьютере еще не установлен Internet Explorer, то установите его с помощью указанных средств. Эта программа нам понадобится при разборе некоторых примеров.

Последнее замечание данной главы касается требований Microsoft Office 97 к программному и аппаратному обеспечению. Microsoft Office 97 успешно работает под всеми 32-разрядными версиями Windows: Windows 95, Windows NT Workstation, Windows NT Server.11 "Противопоказаний" для использования самой новейшей доступной версии не имеется.

В документации требования к аппаратуре найти не просто: они напечатаны самым мелким шрифтом на обратной стороне коробки. Причина "пренебрежения" такой, казалось бы, важной характеристикой заключается в следующем: Microsoft Office из тяжелого ресурсоемкого пакета, каким была версия 4.2, эволюционировал в весьма экономичный и непритязательный пакет, каким является Microsoft Office 97. Конечно, требования к аппаратуре не уменьшились, наоборот, они несколько возросли, но за это время возможности обычного компьютера возросли в гораздо большей степени, поэтому требования Microsoft Office выглядят на сегодняшний день достаточно скромно. Вот эти требования в случае использования операционной системы Windows 95:

  • Процессор 486 или более мощный. Даже процессора 486 DX с тактовой частотой 33 МГц оказывается достаточно, как свидетельствует наш опыт, но для постоянной интенсивной работы мы рекомендуем Pentium.

  • Оперативная память 8 Мб (12 Мб для профессионального варианта). Мы рекомендуем не менее 16 Мб, особенно при необходимости работы сразу с несколькими программами.

  • От 80 до 220 Мб свободной памяти на жестком диске. Если свободного пространства на жестком диске мало, а устройство чтения компакт-дисков достаточно быстрое, то целый ряд компонентов можно не устанавливать на жесткий диск, а использовать прямо с компакт-диска.

  • Видеоадаптер и монитор с разрешением VGA. Microsoft рекомендует SVGA, мы поддерживаем эту рекомендацию и свидетельствуем, что дополнительные графические возможности будут востребованы программами Microsoft Office 97.

  • Устройство чтения компакт-дисков. Не помешают и другие устройства мультимедиа: Microsoft Office 97 умеет их эффективно использовать.

  • Мышь или эквивалентное устройство указания. Рекомендуется использовать новинку: мышь Microsoft IntelliMouse, которая обеспечивает некоторые дополнительные возможности при работе с Microsoft Office 97.

Как видите, эти требования, фактически, укладываются в требования операционных систем, под управлением которых работает Microsoft Office 97. Таким образом, можно сказать, что Microsoft Office 97 не выдвигает дополнительных требований к аппаратуре.

Замечание

Выше перечислены требования для случая использования Windows 95. При использовании Windows NT требования Microsoft Office 97 несколько выше, но и требования к аппаратуре самих операционных систем Windows NT также выше, так что равновесие сохраняется.

* * *

В первой главе приведены различные общие сведения о Microsoft Office 97: назначение, состав, типы документов, рекомендации по установке и требования к программному и аппаратному обеспечению. Мы затронули все, кроме главного: как работать с Microsoft Office? Остальная часть книги посвящена ответу на этот вопрос.

1 Очень многие разработчики специализированных АРМов сейчас используют в качестве средства разработки Microsoft Office 97. Это ничуть не противоречит нашему тезису. Сменить прокладку в кране проще самому, а для замены системы водоснабжения в вашем доме лучше пригласить водопроводчика.

2 Это приложение включается в так называемый профессиональный выпуск Microsoft Office.

3 Установка с набора гибких дисков стала редкостью. Такой набор нужно специально заказывать.

4 Эту аналогию можно продолжить. Воспоминания из школьного курса физики о красивой диаграмме цикла Карно вряд ли вам помогут, а вот навыки смелого вмешательства во внутренности мотора с отверткой в руках могут пригодиться.

5 Последнее утверждение не совсем точно. Строго говоря, Microsoft Office 97 Developers Edition позволяет создавать отчуждаемые приложения.

6 Мы уже отметили и хотим повторить еще раз, что это механизм, введенный в операционных системах лет 25 назад.

7 Microsoft не продал вам Microsoft Office, он продал только право пользоваться этой программой.

8 Именно так, а не наоборот, потому что мы выпустили нашу первую книгу "Microsoft Office в целом" до того, как фирма Microsoft стала использовать такую структуру документации.

9 Мы льстим себя надеждой, что благодаря этому они полезнее и информативнее.

10 А также внесена информация в Реестр Windows, изменены меню и выполнено множество других важных действий. Именно поэтому программы Microsoft Office трудно установить простым копированием.

11 При установке на Windows NT Server 3.51 требуется Service Pack 5.





Скачать 241,03 Kb.
оставить комментарий
Дата29.09.2011
Размер241,03 Kb.
ТипДокументы, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх