Курсовая работа icon

Курсовая работа


2 чел. помогло.
Смотрите также:
Курсовая работа Тема курсовой...
Курсовая работа...
Курсовая работа должна включать в себя следующие разделы...
Курсовая работа...
Курсовая работа...
Курсовая работа по педагогике...
Курсовая работа студента 345 группы...
Курсовая работа по дисциплине: "налоги и налогообложение" Тема: "Валютная система рф"...
Лесопромышленный комплекс Украины курсовая работа студентка Коробко М. В. группа Из-581...
Курсовая работа Социокультурные лакуны в статьях корреспондентов «Moscow News»...
Курсовая работа должна иметь...
Курсовая работа должна иметь...



Загрузка...
страницы:   1   2   3
скачать


ГОУ ВПО «МаГУ»

Факультет педагогического образования и сервисных технологий

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

(Кафедра ДиМД)


Курсовая работа

Организация документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан



Выполнила:

Студентка группы №

заочной формы обучения

по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

Надршина Эльмира Камилевна

Научный руководитель:

Кандидат п.н. профессор кафедры ДиМД

Самарокова Ирина Владимировна





Дата сдачи:______________

Дата защиты:_____________

Оценка: _________________





______________________ ___________________ _______________________

Должность руководителя Подпись И.О.Фамилия


Магнитогорск 2010

Оглавление


Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Нормативно-методическая база делопроизводства и термин документооборота………………………………………………………………...7

    1. Нормативно - методическая база делопроизводства ………………………7

    2. Понятие, принципы и характеристика документооборота………………..12

Глава 2. Основные правила организации документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет ……………………….…….22

2.1 Анализ составления документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет………………………………………….22

2.2 Рекомендации по совершенствованию документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет…………..32

Заключение.............................................................................................................37

Список использованной литературы…………………………………….....…..40

Приложение 1…………………………………………………………….……....43

Приложение 2………………………………………………………………….....44

Приложение 3………………………………………………………………….....45

Приложение 4.........................................................................................................46

Приложение 5 (пример входящего документа)

Приложение 6 (пример исходящего документа)

Приложение 7 (пример внутреннего документа)

Приложение 8 (журнал регистрации входящих документов)

Приложение 9 (журнал регистрации исходящих документов)


Введение


В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. .[20, с.124].

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру руда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, то 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом.

За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе курсовой мной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан.

Объектом исследования – организация документооборота. Предмет исследования – организация документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан.

Целью написания курсовой работы является организация документооборота в Администрации сельского поселения Ильчигуловский сельсовет муниципального района Учалинский район Республики Башкортостан и рекомендации по его совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

    • ознакомление с организационной структурой учреждения

    • изучение основных этапов документооборота в учреждении

    • внесение предложений по совершенствованию документооборота в учреждении.

Курсовой проект состоит из двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.


Глава 1. Нормативная - методическая база документационного обеспечения управления учреждения. Основные характеристики документооборота в учреждении.

1.1.Нормативная - методическая база документационного обеспечения управления учреждения.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления.[2, с.4].Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила. Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

  1. законодательные и правовые акты РФ;

  2. ГОСТ;

  3. нормативные документы;

  4. классификаторы;

  5. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).[19, с.23]

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

    • законы РФ;

    • указы и распоряжения Президента;

    • постановления и распоряжения Правительства;

    • правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств, и других) – как общественного, так и ведомственного характера;

    • правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

    • правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость.

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы. системы технологии. области применения стандартов и их содержания определяется государственными органами управления. в соответствии с законом «о стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.[19, с.24]

Ниже приведены основные стандарты в области делопроизводства

    • ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. унифицированная система организационно – распорядительной документации. требования к оформлению документов»

    • ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. термины и определения»

    • ГОСТ Р 50992 – 96 «Защита информации. основные термины и определения»

    • ГОСТ 6.10.4 – 84 « Унифицированные системы документации. придание юридической силы документа на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. основные положения»

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006 – 2007 годы Государственным учреждением ВНИИДАД подготовлен национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [19, с.25]

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1-2001 Information and documentation. Records management.General, который был разработан в Европе в 2001 году и выдвигал единые нормы делопроизводства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 является аутентичным переводом этого международного стандарта, утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15.03.2007 № 28-ст.

Стандарт содержит общие требования к методологии управления документами на всех носителях, а также процедуры разработки и внедрения современных систем делопроизводства. Главная идея стандарта заключается в признании делопроизводства неотъемлемой частью управления.[19, с,27]

Область применения ГОСТ Р ИСО 15489-1-207:

  • Распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

  • Содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организации; .[7, с.44]

  • Содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТЬ Р ИСО 14001;

  • Содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы;

^ Государственная система документационного обеспечения (ГСДОУ) была принята в 1998 году как совокупность принципов и правил, устанавливающие единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ – «упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных и технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления» [12, с,17]

ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

  1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:

    • состав управленческих документов;

    • порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;

    • оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;

    • общие требования к составлению текстов управленческих документов.

  1. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:

    • документооборота организации;

    • построения информационно- поисковой системы (ИПС) по документам; контроля исполнения документов;

    • подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

  2. Механизация и автоматизация работы с документами.

  3. Организация службы документационного обеспечения управления.

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации.[12, с.21]

В соответствии с Постановлением Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской федерации была разработана «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (далее – Типовая инструкция). Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (организация документооборота и исполнение документов, создание поисковой системы по документам, осуществление контроля исполнения документов, составление номенклатуры дел, правила формирования и оформление дел, организация оперативного хранения и порядок передачи документов на хранение в архив), а также правила подготовки и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.[12, с.18]

Каждая организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого сотрудника.

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификатор – нормативный документ, представляющий систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации [11, с.7]

Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов.

Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКА ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.[11, с.8]

К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:

    • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

    • Общероссийский классификатор предприятий и организаций;

    • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).[11, с.9]

Нормативно-методическая база делопроизводства представлена огромной совокупностью законов, различных актов и методических документов, которой необходимо уметь пользоваться, применять в своей профессиональной деятельности. Так как нормативно-методическая база является основой, фундаментом науки документоведения, точнее её составляющей делопроизводства. .[23, с.47]

Эти знания и умение необходимы для правильного составления изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение. Так же знание и умение позволяют упростить работу с документами, что позволяет сэкономить время.
^

1.2 Характеристика документооборота.


Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента получения или создания до завершения исполнения или отправки [2]

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [2, с.7]

Документы отражают производственно- хозяйственную деятельность организациями, служат основой для бухгалтерской, экономической и статистической отчетности, а также имеют историческую и культурную ценность. Особое значение имеют документы по личному составу, закрепляющие факт трудовой деятельности работников и подтверждающие трудовой стаж. Персональную ответственность за состояние документального фонда несет руководитель организации. Работа с документами должна вестись в соответствии с законодательством РФ об архивном фонде РФ и архивах.

Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документа в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.[18, с.62]

Различают три потока документооборота:

    • Входящие документ (поступивший документ) - документ, поступивший в учреждение

    • Исходящий документ (отправляемый документ) - официальный документ, отправляемый из учреждения

    • Внутренний документ: - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, ко­личестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем доку­ментооборота учреждения. Величина документооборота нужна для рас­чета необходимой численности делопроизводственного персонала, рас­чета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управ­ленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.[18, с.56]

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

  1. прием и первичная обработка документов;

  2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

  3. регистрация;

  4. контроль за исполнением;

  5. информационно-справочная работа;

  6. исполнение документов и отправка.

Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.[18, с.52]

Основными принципами документооборота являются, следующие:

    • Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздачу копий документа лицам, в исполнение которого они участвуют одновременно и т.д.);

    • Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;

    • Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быт единообразным.

Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов .

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота. являются:

  • Объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию(секретаря) за год, полугодие или квартал;

  • Структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими квалификационными признаками;

  • Режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря). .[18, с.85]

Входящие документы проходят несколько стадий обработки:

  1. первичная обработка

  2. предварительное рассмотрение

  3. регистрация

  4. рассмотрение руководством

  5. передача на исполнение

  6. отправка

  7. формирование дел и хранение.[24, с.15]

Документы поступают в организацию по почте, доставляются курьером или посетителями, принимаются по факсу, электронной почте или по телефону (телефонограмма). Корреспонденция, проходящая пол почте или по факсу без указания адресата или на имя руководства, обрабатывается самой службой документационного обеспечения управления. Корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, принимают и обрабатывают секретари подразделений или лица, исполняющие их обязанности.

При получении корреспонденции проверяется точность адреса сохранность упаковки. Если адрес ошибочный, документ возвращается ав почтовую службу. Если нарушена упаковка и есть сомнения в сохранности и полноте полученной документации, может составляться акт. Если в документе отсутствуют упомянутые в нем приложения, об этом делается запись на первом листе. Таким образом, отмечаются неточности в адресации. Запрос на досылку недостающих приложений высылается отправителю. Корреспонденция, адресованная лично. не скрывается. .[23, с.19]

Конверты прикладываются к документу в следующих случаях:

  • дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте;

  • даты подписания документа и его отправки значительно отличаются;

  • конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

В остальных случаях конверт уничтожается.

Далее происходит предварительное рассмотрение документов с целью определить, куда именно они направляются [24, с.16]:

  • в структурные подразделен

  • конкретным исполнителям;

  • руководству.

Без рассмотрения руководства исполнителям направляются документы, содержащие оперативную информацию, решения по которым могут принять сами исполнители. Документы передаются исполнителям в день их поступления в службу ДОУ. Если исполнение документа предполагается в нескольких подразделениях, он размножается в необходимом количестве экземпляров и передается всем исполнителям.

3.Регистрация - это закрепление факта создания или получения документа путем простановки на нем даты и индекса и записи сведений о документе в регистрационных формах (журнале или карточке). Регистрации подлежат все документы, требующие учета или использования в качестве справочной информации. Не все документы регистрируются службой ДОУ. Плановые, бухгалтерские, финансовые и другие функциональные документы регистрируются в соответствующих подразделениях, в службе ДОУ на них проставляется только дата поступления. .[23, с.16]

Нерегистрируемые документы сразу сортируются по исполнителями или отделам доставки и передаются по назначению.

Регистрационные индексы присваиваются входящим документам в пределах календарного года.

Регистрационные журналы используются при относительно небольшом потоке входящих документов, поскольку поиск документов по журналам занимает много времени, кроме того, по журналу невозможно вести контроль исполнения документов. При большом потоке документов лучше использовать картотеки с карточками. В этом случае для отметок о присвоении очередного регистрационного номера используются специальные бланки - шахматные ведомости, которые заводятся на начало календарного года. Формы регистрационного журнала и карточки законодательно не регламентированы и устанавливаются самой службой ДОУ организации. При регистрации установлен следующий состав реквизитов входящего документа:

  • автор или отправитель;

  • название;

  • дата документа;

  • индекс (регистрационный номер) документа;

  • заголовок, краткое содержание;

  • решение (резолюция);

  • срок исполнения;

  • отметка об исполнении;

  • номер дела.

Исходящие и внутренние документы гораздо проще в обработке. Вся обработка заключается в их регистрации и передачи исполнителям либо отправке. Регистрация не отличается от описанной выше для входящих документов. Из состава реквизитов исключаются дата и индекс поступления. Их регистрация проходит в день подписания или утверждения. При передаче внутреннего документа подразделения в другое он регистрируется повторно. .[22, с.36]

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по следующим видам:

  • приказы по основной деятельности;

  • приказы по личному составу;

  • акты ревизий;

  • протоколов заседаний;

  • отчеты;

  • докладные записки и т.д..

Документы в каждой группе регистрируются отдельно, регистрационные номера (индексы) присваиваются в пределах группы.[24, с.16]

Внутренние документы организации передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме (журнале или карточке).

Служба ДОУ должна вести статистику обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные копии. Результаты учета документооборота доводятся до сведения руководства, и служить основой для совершенствования методов работы с документами в организации.

Слово nomenclatura в переводе с латинского означает «перечень, роспись имен». Это слово используется в основном для обозначения перечня названий, как система терминов или категорий, употребляемых в какой-либо отрасли науки или техники. Номенклатурными кадрами именовался перечень руководящих должностей, назначение на которые утверждалось в СССР партийными органами. Однако к делопроизводству эта номенклатура не относится. Здесь имеет смысл номенклатура дел. .[22, с.35]

^ Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения [22, с.36]. Это классификационный справочник, определяющий, как разлеплять документы по делам. Что такое дело? Стандарт определяет дело - как совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Это сгруппированные и систематизированные документы, которые в таком виде удобно хранить, находить и использовать.

Номенклатура - важнейший инструмент организации делопроизводства [22, с.36]. Она должна отвечать следующим требованиям:

  • полный охват всех документов, получаемых или создаваемых в организации;

  • разделение документов постоянного и временного хранения, их отдельная группировка в дела;

  • четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документа и исключает возможность ошибочного включения в него документов, не соответствующих содержанию или сроку хранения;

  • систематизация внутри разделов по степени важности и срокам хранения.

Назначение номенклатуры очень широкое. Номенклатура дел применяется для классификации при распределении документов по делам. При этом заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки. С помощью номенклатуры отмечают ориентированные сроки хранения дел. Сама она может использоваться вместо описи при сдаче дел на архивное хранение или для составления описей на дела. Кроме того, номенклатура имеет справочное значение при изучении и анализе структуры организации. Она также служит основой для построения информационно - справочной системы по документам предприятий или справочной картотеки на документы. .[22, с.37]

Разработка номенклатуры дел включает следующие этапы:

  1. определение перечня документов;

  2. составление заголовка дел;

  3. разработка квалификационной системы;

  4. определение сроков хранения дел;

  5. определение системы индексов и оформление номенклатуры.

В номенклатуру включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности организации, в том числе и документы временных комиссий или групп, а также документы, не оконченные делопроизводством и поступившие из другой организации. В номенклатуру не включаются справочники, сборники и печатные издания. .[22, с.37]

Самое важное при составлении номенклатуры - это составление заголовков дел. Заголовок должен точно определять все входящие в дело документы и исключать вероятность включения документов из других дел. Заголовок содержит указание на род или вид документов (переписка, приказы, акты), а также о датах, корреспондентах и подлинности (оригинал или копия) документов. уточняется также периодичность документов , а при наличии форм - их номер и условнее обозначение. [23, с.58]

Классификационная схема строится в иерархическом порядке и обычно отражает структуру организации. Первыми размещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов, затем - организационная документация об организации в целом (уставы, положения). Далее следуют дела с плановым и отчетными документами, перепиской и другими документами.

При формировании дел могут использоваться несколько принципов группирования:

  • номинальный признак: дела формируются по разновидности - приказы, протоколы, акты, справки;

  • предметно - вопросный признак: за основу берется содержание документов

  • авторский признак: предлагает группировку документов одного автора;

  • кореспонденский признак: по нему группируется переписка;

  • хронологический признак: означает группировку документов за календарный период.

Для обеспечения сохранности документов обозначаются сроки хранения. Сроки определяют группировку дел, так как дела со сроками хранения до 10 лет, свыше 10 лет или постоянного хранения не могут помещаться в одно дело. Сроки устанавливаются по перечням документов или экспертным путем. Если в одном деле содержится документы с разными сроками хранения , срок хранения всего дела определяет как наибольший.[24, с.78]

Система индексов, то есть условные обозначения для дел, помогает практическому использованию номенклатуры. В простейшем виде индекс формируется из условного обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в подразделении. При этом индексация структурных подразделений должна быть постоянной из года в год.

Порядок оформления номенклатуры определен в государственной системе документационного обеспечения управления и правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры в простейшем виде - это таблица из пяти граф:

  • индекс

  • заголовок

  • количество томов

  • срок хранения

  • примечание.

Полезно в конце каждого раздела оставлять резервные номера для дел, не предусмотренных заранее. В конце отчетного срока (в конце года) в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел по срокам их хранения, а также количество дел, переходящих на следующий год. Итоговая запись заверяется подписью составившего номенклатуру лица с указанием даты составления. .[22, с.45]






Скачать 0,52 Mb.
оставить комментарий
страница1/3
Кандидат п.н
Дата29.09.2011
Размер0,52 Mb.
ТипКурсовая, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3
плохо
  2
отлично
  4
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх