Инструкция по делопроизводству в фгбоу впо «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» 1 общие положения icon

Инструкция по делопроизводству в фгбоу впо «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» 1 общие положения


Смотрите также:
Инструкция по делопроизводству в гоу впо «Башкирский государственный педагогический университет...
У чреждение Российской академии образования...
Эколого-биологическая характеристика...
Положение о порядке проведения аттестации работников...
Формирование вокально-исполнительской культуры будущего учителя музыки на основе татарских...
-
«Об образовании»...
Иосиф волоцкий в отечественной историографии XIX xx вв. 07. 00. 09 Историография...
Метафоры в татарском языке: лексико-грамматический и стилистический аспекты 10. 02...
Социальная история номадизма. Проблемы изучения и оценки исторического развития кочевых обществ...
Автореферат разослан 2009 г...
Этноязыковое развитие республики башкортостан (1979-2010 гг.)...



Загрузка...
страницы:   1   2   3   4   5
скачать











УТВЕРЖДЕНА

приказом ректора ФГБОУ ВПО «Башкирский государственный педагогический университет

им. М.Акмуллы»

от «26» августа 2011 г. № 153/о









ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в ФГБОУ ВПО «Башкирский государственный

педагогический университет им. М.Акмуллы»


1^ ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в ФГБОУ ВПО «Башкирский государственный педагогический университет им. М.Акмуллы» (далее соответственно – Инструкция, Университет) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Университета документов, совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов (поручений).

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Университете.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Университете.

1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с:

– ГОСТ Р 6.30-2003;

– Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477;

– Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с приложениями (утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76);

– законами Российской Федерации и Республики Башкортостан, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Президента Республики Башкортостан, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Правительства Республики Башкортостан в сфере информации и документации.

1.3. Инструкция утверждается приказом ректора Университета после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Управления по делам архивов Республики Башкортостан. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением законодательства, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов как составной части Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе на электронных носителях, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми ректором Университета.

Требования инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, подготовки документов к передаче на архивное хранение;

1.5. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в университете осуществляет отдел документационного обеспечения.

Отдел документационного обеспечения дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагают на руководителей соответствующих структурных подразделений Университета (управлений, отделов, деканатов, кафедр).

Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:

– обеспечивают ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями данной Инструкции и другими нормативными документами;

– контролируют своевременную передачу документов в иные структурные подразделения Университета, должностным лицам и в иные организации;

– докладывают в отдел документационного обеспечения о ходе выполнения данных им поручений;

– обеспечивают сохранность образующихся в текущем делопроизводстве документов, вплоть до сдачи их в архив Университета;

– принимают меры к сокращению объема переписки, не допуская ее по вопросам, которые возможно решить путем личных переговоров или по телефону;

– обеспечивают рациональное использование средств оргтехники, служебных бланков и бумаги.

1.7. Инструкция предусматривает:

– порядок подготовки, оформления, прохождения распорядительной документации и поручений вышестоящих органов в соответствии с законодательством РФ;

– организацию учета, регистрации, контроля исполнения служебных документов;

– порядок размножения, копирования, тиражирования служебных документов, порядок их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования;

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление иных лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается только с разрешения руководства Университета.

1.9. Передача служебных документов и их копий лицам, не являющимися работниками Университета, допускается с разрешения руководства Университета.

1.10. При переходе на другую работу работников, занимающихся в структурных подразделениях Университета ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам. Акты утверждаются руководителем структурного подразделения.

Вновь принятые работники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства в отделе документационного обеспечения.

1.11. Работать с документами, поступившими в Университет, вне служебных помещений и вносить в них исправления не разрешается.

Служебная информация, содержащаяся в служебных документах, не подлежит разглашению (распространению). Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.

1.12. Взаимодействие со средствами массовой информации и передача им служебной информации осуществляется структурными подразделениями Университета, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях – по письменному разрешению руководства Университета.

1.13. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник структурного подразделения Университета обязан передать через работников, ведущих делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.

1.14. Работники структурных подразделений Университета несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

О случаях утраты зарегистрированного документа работник обязан незамедлительно доложить руководителю структурного подразделения Университета. Руководитель структурного подразделения Университета назначает служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает в отдел документационного обеспечения.

Отдел документационного обеспечения организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях Университета. О результатах проверок докладывается руководству Университета.

1.15. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом ректора Университета после их согласования с ЭПК Управления по делам архивов РБ.


^ II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Университета;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в высших учебных заведениях;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Университета;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Университете, с указанием сроков их хранения;

объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

служба делопроизводства – структурное подразделение Университета, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Университета;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

электронный документ1 – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему законодательством Российской Федерации, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.


^ III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФГБОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы»


Деятельность Университета как высшего учебного заведения обеспечивается системой унифицированной взаимоcвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Университета, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Университетом, другими органами управления и организациями.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman:

– размером № 12 (для оформления табличных материалов);

– размером № 14 (для оформления текстовых материалов);

  • размером № 12,13,14 полужирный (для оформления заголовков документов);

  • размером № 10 (для оформления реквизитов исполнителя).

Текст печатается через 1 межстрочный интервал, при объеме документов менее 15 строк используется межстрочный 1,5 интервал.

^ 3.1. Бланки документов


3.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 х 297 мм).

Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Университета оформляются на бланках, в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка на стандартных листах бумаги.

3.1.2. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

3.1.3. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующую страницы нумеруют. Номера страниц проставляют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

3.1.4. В Университете применяются следующие бланки:

– Продольный бланк письма Университета (черно-белого цвета); Продольный бланк письма в Университете является двуязычным. Наименование организации на башкирском языке располагают слева от наименования организации на русском языке.

– Угловой бланк письма Университета (черно-белого цвета);

– Бланк руководителя структурного подразделения Университета, имеющего право осуществлять переписку со сторонними организациями (черно-белого цвета);

– Бланк командировочного удостоверения (черно-белого цвета).

– Бланки распорядительных документов (приказ, распоряжение и т.д.).

Реквизиты бланка и ограничительные отметки размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

Документы Университета должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов.

Для бланка письма:

– для продольного бланка – символика Университета;

– полное наименование организации (на русском и башкирском языках на бланках писем в пределах Республики Башкортостан);

– справочные данные об Университете (почтовый адрес, номер телефона, телефон-факс, адрес электронной почты);

– отметки для проставления даты и регистрации номера;

– отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

Для бланка приказа, распоряжения:

– полное и краткое наименование Университета;

– вид документа;

– место составления (издания) документа;

– отметки для проставления даты и регистрации номера.

3.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) ректора Университета. Соответствующие предложения вносятся начальником отдела документационного обеспечения вместе с образцами предлагаемых бланков.

^ 3.2. Оформление реквизитов документов

При подготовке организационно-распорядительных документов оформляются реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Документы, создаваемые в Университете, имеют стабильный состав реквизитов, расположение и способы оформления.

В Университете установлен следующий состав реквизитов документов:

а) символика Университета;

б) полное наименование организации;

в) краткое наименование организации;

г) наименование должности лица, подписавшего документ;

д) подпись должностного лица;

е) справочные данные об организации;

ж) вид документа;

з) место составления (издания) документа;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

м) адресат;

н) наименование документа;

о) текст документа;

п) отметка о наличии приложений;

р) гриф согласования;

с) гриф утверждения;

т) виза;

у) оттиск печати

ф) отметка о заверении копии;

х) отметка об исполнителе;

ц) указания по исполнению документа;

ч) отметка о контроле документа;

ш) отметка об исполнении документа;

щ) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

При оформлении реквизитов документов Университета, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов.


^ Правила оформления реквизитов документов


1. Все документы, создаваемые в ФГБОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы», оформляются на бланках, имеют установленный состав реквизитов, порядок их расположения, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером № 14. При оформлении приложений в виде табличных материалов допускается в случае необходимости использовать бумагу формата А3 (297 х 420 мм), а также размеры шрифтов меньше № 14.

2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее:

верхнее поле – 2 см, нижнее поле – 2 см, левое поле – 2 см, правое поле – 1 см.

3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами через верхний колонтитул, знак номера страницы выравнивается по центру, печатается шрифтом размером № 12 без дополнительных символов.

4. Символика университета – главный элемент корпоративного фирменного стиля. Она представляет собой стилизованный элемент книги – символа мудрости и педагога, росток познания, а также образ крыла, символизирующего стремление к новым вершинам, непрерывный рост, вдохновение. В символике использован прием плавного перехода от темно-синего к светло-небесному (голубому).

Синий цвет символ высоты и глубины, создает атмосферу доверия, гармонии и спокойствия. Темно-синий цвет отличается официальностью, строгостью. Голубой символизирует чистоту, разум, постоянство.

5. Наименование учреждения^ МИНОБРНАУКИ РОССИИ – печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

6. Наименование организацииФедеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Башкирский государственный педагогический университет им. М.Акмуллы» – указывается в точном соответствии с Уставом Университета. Сокращенное наименование указывается вслед за полным наименованием (ФГБОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы»)

7. ^ Справочные данные об организации. Справочные данные указываются в бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номер телефона, номер факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес.

8. Наименование вида документа. Наименование вида документа, создаваемого в Университете должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

9. ^ Место составления (издания) документа. Место составления или издания документа указывается на бланках документов Университета, за исключением бланков писем.

10. ^ Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или отделом документационного обеспечения при регистрации документа. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например:

14.03.2011

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2011 г.

11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, дополненным индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

12. ^ Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

13. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Министерство образования

Республики Башкортостан

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:


Министру образования

Республики Башкортостан

А.С.ГАЯЗОВУ

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов госвласти, органов местного самоуправления, организаций.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).


Общественная организация-Общество «Знание» РБ

Цюрупы ул., д.95, Уфа, 450077

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем – почтовый адрес, например:


^ БАЖАНОВОЙ Т.А.

Свердлова ул., д. 53, кв. 32

Уфа, 450000


При адресовании документа должностному лицу инициалы имени и отчества ставятся с пробелом перед фамилией (И.О. ФАМИЛИЯ).

14.^ Текст документа. В Университете документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

– 1-го лица единственного числа: «п р и к аз ы в а ю... подготовить и представить на рассмотрение»; «прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов»...;

– 3-го лица единственного числа: «ректорат не считает возможным»...;

– 1-го лица множественного числа: «просим представить данные о...»; «представляем на рассмотрение и утверждение...»; в протоколах: СЛУШАЛИ...; ВЫСТУПИЛИ...; РЕШИЛИ (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: «приказываем...», «решили...» .

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»...

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

15. ^ Отметка о наличии приложений. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение одно и названо в тексте документа, в отметке о приложении указывают количество листов:


Приложение: на 3 л.


При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:


Приложение: 1. Справка о ... на 3 л.

2. Проект ... на 8 л.


Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 № 02-6/172 и приложение к нему

всего на 3 л.


Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:


Приложение: на 3 л. только в первый адрес.


Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении проставляется следующим образом:


Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях,

для служебного пользования, рег. № 26-дсп,

на 2 л. в 1 экз.)


Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем, внесшим проект.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2) Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:


Приложение № 2

к приказу ……

от 16.03.2011 № 261


При наличии в тексте приказа, распоряжения формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа, например:

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом от 12.11.2009 №

16. Гриф согласования. Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:


СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра финансов

Республики Башкортостан

Подпись Р.С. Хисматуллина

00.00.0000


СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от 26.09.2009 № 01-18/115

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

– с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

– с органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

– при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

– с общественными организациями.

17. Виза. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Университета, ими должны быть завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на оборотной стороне документа (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы пробел фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. На документах, подлинники которых помещаются в дела организации, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело организации, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:


Имеются замечания

Начальник учебно-методического управления

Подпись Г.И. Калимуллина

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

^ 18. Подпись должностного лица. Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются ректором или, по его поручению, проректорами, в соответствии с приказом о делегировании полномочий.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются ректором Университета или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:


И.о. ректора Подпись И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности ректора Подпись И.О. Фамилия


При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

19. ^ Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

УТВЕРЖДАЮ

Ректор ФГБОУ ВПО «БГПУ им. М.Акмуллы»

подпись Р.М. АСАДУЛЛИН

00.00.0000


При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.


УТВЕРЖДЕНО

приказом ректора по ФГБОУ ВПО

«БГПУ им. М.Акмуллы»

от 16.03.2011 № 150/0

20. Указания по исполнению документа. Указания по исполнению документа – резолюция — оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на справке к документу.

Указания по исполнению документа включают следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

21.^ Оттиск печати. Университет имеет основную печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Уставе организации.

Оттиск печати с изображением Государственного герба РФ ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать наименование должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

22. ^ Отметка о заверении копии. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий:

– слово Верно,

– наименование должности лица, заверившего копию;

– личную подпись, расшифровку подписи;

– печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Верно

Начальник ОДО Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

23. ^ Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа 10 шрифтом.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.К. Аскарова

(347) 272 74 48

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника изготовившего документ и дату печатания документа.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается основной исполнитель.

24. ^ Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело». Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

25. ^ Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

26. ^ Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

27. ^ Отметка о конфиденциальности. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165), отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.)





оставить комментарий
страница1/5
Дата31.03.2012
Размер1,41 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3   4   5
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх