Приказ №659 от «31» августа 2009 г. Инструкция по делопроизводству в Комитете образования Гатчинского муниципального района. 97 г. N 79 Общие положения icon

Приказ №659 от «31» августа 2009 г. Инструкция по делопроизводству в Комитете образования Гатчинского муниципального района. 97 г. N 79 Общие положения


Смотрите также:
Инструкция по делопроизводству в Администрации Егорлыкского района  Общие положения...
Инструкция по делопроизводству I. Общие положения...
Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии пермского края общие положения...
Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской федерации...
Администрация гатчинского муниципального района...
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области Общие положения...
Й открытый вокальный конкурс «Романса трепетные звуки » Учредители: Администрация Гатчинского...
Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии орловской области общие положения...
Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Алтайского края 1 Общие положения...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
Инструкция о порядке формирования...



Загрузка...
скачать

Утверждаю:

Председатель Комитета образования

_____________________Попков С.В.

Приказ № 659__от « 31» августа 2009_г.


Инструкция по делопроизводству

в Комитете образования Гатчинского муниципального района.97 г. N 79

1. Общие положения


1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в комитете образования Гатчинского муниципального района (далее – комитет).

Инструкция подготовлена в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в Министерстве образования и науки, министерствах и ведомствах Российской Федерации.

1.2. Методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в комитете осуществляет заместитель председателя по организационно-педагогической работе, дает указания по вопросам ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями комитета, проверяет состояние делопроизводства в аппарате комитета и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность возлагается на руководителей отделов комитета.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в комитете образования возлагается на специалиста приемной председателя комитета (секретаря), который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.

1.6. При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

1.7. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо - передаточный акт, который утверждается председателем комитета. Копия акта вкладывается с соответствующее дело.

1.7. Запрещается переписка между структурными подразделениями комитета. Ведение переписки с подведомственными учреждениями, отделами администрации района, предприятиями и организациями по вопросам образования осуществляет председатель комитета образования или его заместители.

1.8. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

1.9. Выполнение Инструкции обязательно для каждого сотрудника комитета и его структурных подразделений, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены.
^

 2. Правила составления и оформления документов


2.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией комитета издаются следующие распорядительные документы: инструктивные письма, приказы, рекомендации.

2.2. В целях эффективного использования средств вычислительной техники в комитете устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

2.3. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

2.4. Документы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения. Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на чистых листах.

2.5. Оформление реквизитов документов.

2.5.1.Изображение герба Гатчинского муниципального района помещается на верхнем поле распорядительных документов.

2.5.2. Наименование комитета указывается в точном соответствии с Положением о нем.

2.5.3. Название документа должно соответствовать компетенции комитета.

2.5.4. Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия, для утверждения документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. 
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 января 1997 года.

2.5.5. Документы, направляемые комитетом в вышестоящие органы власти, организации, сторонним организациям, подведомственным учреждениям подписываются председателем или его заместителями по поручению председателя. В состав реквизита подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или при проставлении косой черты перед наименованием должности.

2.5.6. С целью оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри комитета, так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования, должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в комитете, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

 СОГЛАСОВАНО

Председатель комитета социальной защиты населения ГМР

____________________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия) 07.01.97

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

(наименование коллегиального органа) 15.01.97 N 2

СОГЛАСОВАНО

Письмо архива 14.01.97 N 02-15/1247-Т

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.5.7. Документы утверждаются председателем комитета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель комитета Гатчинского муниципального района

____________________________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия) 00.00.00

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Комитета образования

Гатчинского муниципального района 00.00.00 N

2.5.8. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

2.5.9. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

2.5.10.Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

Например: ^ Ленинградский областной институт экономики и финансов

Отдел аспирантуры

 

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

 

Например:

Ленинградский областной институт экономики и финансов

Р.Н.Авербуху

 

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

 

Например:

Ректору Санкт-Петербургского государственного университета

Л. А. Вербицкой

 

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

 

Например:

Руководителям образовательных учреждений района

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

 

Например:

Редакция журнала

"Новый мир"

103806, ГСП, Москва, К-6,

Малый Путниковский пер., 1/2

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

2.5.11. В состав резолюции по исполнению документа входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

2.5.12. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов... на 2 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.д.).

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

 

Например: 

Приложение

к приказу комитета образования

Гатчинского муниципального района

от 21.01.09 N 129

 

2.6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

2.6.1. Решения нормативного характера в пределах компетенции комитета, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким подведомственным образовательным учреждениям излагаются в приказах. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями или специалистами комитета по поручению руководства или в инициативном порядке.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается образования.

Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте преамбулы, например: "В дополнение к приказу (во изменение приказа) комитета от 08.10.09 N ...".

Проект приказа во исполнение распорядительного документа вышестоящего органа должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен иной срок исполнения.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Проекты приказов представляются заместителям председателя на согласование и проверки правильности оформления. Ответственность за качество подготовки документов как по содержанию, так и по оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, готовивших эти документы. Приказ подписывает председатель комитета или по его поручению заместитель.

Приказ регистрируется секретарем, нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.

Приказы по личному составу регистрируются специалистом по кадрам, имеют самостоятельную нумерацию.

2.6.3. Указание (рекомендация) - распорядительный документ, издаваемый комитетом преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам организационно-оперативного управления деятельностью комитета (совещания, конференции и т.д.).

Указание не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. На основании указаний создаются комиссии комитета для ознакомления с деятельностью подведомственных образовательных учреждений, для проверки заявлений граждан.

Указания подписываются председателем комитета или его заместителями в пределах их компетенции.

Указание визируется в установленном порядке руководителем отдела, который готовит его проект, а также руководителями отделов, вопросы деятельности которых затрагиваются в документе.

Распорядительная часть указания начинается словом "ПРЕДЛАГАЮ" ("ОБЯЗЫВАЮ", «РЕКОМЕНДУЮ»).

Регистрация указания осуществляется специалистом приемной (секретарем).

Указание нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.

2.6.4. Инструктивное письмо. Инструктивное письмо - документ, издаваемый комитетом в целях оказания методической помощи учреждениям образования по вопросам образовательной деятельности.

Инструктивные письма подписываются председателем комитета или его заместителями в пределах их компетенции. Инструктивные письма визируются в установленном порядке руководителем отдела, который готовит его проект. Информационная часть инструктивного письма начинается словом "Объявляю", "Сообщаю".

Регистрация инструктивного письма осуществляется секретарем комитета, где оно нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.

2.6.5. Протокол.

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: "председатель",

"секретарь", "присутствовали", "повестка дня".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

^ СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). 

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, постановление (решение) печатается полностью.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

2.7. Телефонограммы и факсимильная связь.

2.7.1. Срочная информация в местные адреса передается телефонограммами.

2.7.2. Передача корреспонденции по факсимильной связи осуществляется по указанию или с разрешения руководящих работников комитета.

2.7.3. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у секретаря комитета, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие структурные подразделения комитета с пометкой "FAX (дата и время) ".

2.7.4. Регистрация передаваемой и получаемой по факсимильной связи, производится в общем порядке.

2.8. Подготовка и оформление материалов к совету и совещанию руководителей образовательных учреждений.

2.8.1. Заседания советов и совещаний руководителей образовательных учреждений проводятся в соответствии с планами работы комитета.

Предложения к плану работы совета и совещания руководителей образовательных учреждений представляются начальниками отделов заместителю председателя по организационно-педагогической работе после предварительного обсуждения в отдела не позднее чем за 10 дней до рассмотрения плана на совете или на совещании.

Проект плана работы совета и совещания руководителей образовательных учреждений составляется заместителем председателя по организационно-педагогической работе.

В проект повестки включаются вопросы, полностью подготовленные к рассмотрению на совете и/или совещании руководителей образовательных учреждений.

2.8.7. Секретарь совета и совещания руководителей осуществляет систематический контроль за выполнением протокольных поручений, доработкой и представлением в установленные сроки на подпись руководству решений совета (совещания) руководителей.

Оперативный контроль за выполнением решений советов (совещаний) (приказов во исполнение решений советов, совещаний) осуществляют заместителя председателя комитета, на которых возлагается контроль.

2.8.8. Снятие с контроля исполненных отдельных поручений, содержащихся в документах совета (совещания) руководителей, производится председателем комитета или его заместителями.

2.9. Порядок снятия и выдачи копий с документов.

2.9.1. Копии с документов выдаются с разрешения руководителей структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в комитете и касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.

2.9.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью

(бланк комитета, номер, дата, содержание и т.д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".

При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".

2.9.3. При заверении копии документа внизу, после полного воспроизведения текста пишется "Верно", указывается должность лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, ставится подпись, дата заверения, печать.

2.9.4. На обороте подлинника документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

2.10. Тиражирование документов.

При определении тиража для рассылки документов необходимо исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до подведомственных учреждений комитета, которых касаются эти документы.

Тираж определяется ответственным исполнителем.
^

3. Контроль за исполнением документов


3.1. Организация контроля.

3.1.1. Все поступающие на имя председателя и в адрес комитета документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю.

3.1.2. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительной дисциплины.

3.1.3. Контролю подлежат приказы, указания, решения советов (совещаний) руководителей, а также поступающие на имя председателя и в адрес комитета документы, взятые на контроль.

3.1.4. Поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный, остальные в месячный срок, исчисляющийся в календарных днях с даты их подписания.

3.1.5. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют заместители председателя и секретарь комитета.

Заместители председателя осуществляют контроль за ходом выполнения плана мероприятий комитета, за исполнением решений, постановлений и распоряжений Главы администрации Гатчинского муниципального района, приказов по комитету; осуществляют анализ решений органов местного самоуправления по вопросам развития образования и контроль за ходом их реализации; готовит аналитическую сводку о ходе выполнения комитетом решений и поручений вышестоящих органов;

секретарь комитета - за своевременностью исполнения оперативных поручений, писем различных ведомств, организаций и учреждений. 

Секретарь комитета готовит еженедельно перечень находящихся на контроле поручений, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе, а также представляет сведения о документах, сроки исполнения которых истек. Руководящие работники, на которых возложен контроль за исполнением приказов, указаний и решений, несут личную ответственность за своевременное выполнение поручений; секретарь совещания - за исполнение поручений, данных в протоколах совещаний.

3.1.9. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все подготовленные в нем вопросы, о проведении необходимых мероприятий поставлены в известность заинтересованные учреждения, подразделения и должностные лица, подготовлены необходимые распорядительные и информационные документы.

3.1.10. Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи "В дело N", подписи и даты, исполнитель вносит краткую запись об исполнении.

3.2. Порядок снятия документов с контроля.

3.2.1. Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное выполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

3.2.2. Снять документ с контроля могут только должностные лица.

3.2.3. Основанием для снятия с контроля документов является ответ, подписанный руководством комитета.
^

4. Порядок исполнения и прохождения входящих документов


4.1. Вся корреспонденция, поступающая в комитет, принимается и регистрируется специалистом приемной председателя (секретарем) с 9 до 18 часов, а в предвыходные и предпраздничные дни - с 9 часов до 17.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается к отправителю.

Корреспонденция передается во все структурные подразделения под расписку и учитывается в отдельном журнале.

4.2. При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

4.3. На всех входящих документах на верхнем свободном от текста поле первой страницы поступившего документа ставит от руки порядковый регистрационный номер и дата поступления документа.

4.5. Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится только с разрешения председателя комитета или его заместителей.

4.6. Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.

4.7. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях руководства комитета образования и его структурных подразделений.

4.8. Рассмотренные руководством документы должны передаваться исполнителям только после записи резолюций в журналах (карточках) регистрации документов.

4.9. Получив документы на исполнение, сотрудник комитета образования должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.

4.10. Передача документов от одного исполнителя другому может производиться только через ответственного за делопроизводство.

4.11. Документы, направляемые в структурные подразделения для ознакомления, должны быть рассмотрены без задержки и возвращены в тот же день.

4.12. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
^

5. Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов


5.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, подписание (утверждение), тиражирование и отправку.

5.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

5.3. Документы, подписанные председателем комитета, и документы, подписанные заместителями председателя, адресованные в вышестоящие органы, регистрируются в приемной специалистом и доставляются адресатам в пределах г. Гатчина и Санкт-Петербурга нарочным.

Копии отправленных документов с проставлением даты отправки возвращаются в соответствующее структурное подразделение.

5.4. Внутренние документы, докладные записки, справки, сводки и другие оформляются и исполняются (используются) в пределах аппарата комитета. Они рассматриваются должностными лицами, которым направлены.

5.5. Документы на отправку в другие организации должны сдаваться лично сотрудниками структурных подразделений.

Документы на отправку принимаются в течение рабочего дня, но не позднее 14 часов.

Специалист, ответственный за делопроизводство, перед сдачей корреспонденции на отправку должен обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.

5.6. Вся корреспонденция из комитета отправляется как из основного, так и из других зданий комитета только через приемную, расположенную в основном здании (пр. 25 Октября, д.18).

5.7. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
^

6. Регистрация документов


6.1. Регистрация документов.

6.1.1. Регистрация документов в комитете образования ГМР осуществляется децентрализованно: в приемной председателя регистрируется входящая корреспонденция из вышестоящих органов, корреспонденция, адресованная на имя председателя, из отделов администрации района, ведомств, учреждений и организаций; документы, адресованные в комитет без указания конкретного адресата, исходящая документация за подписью председателя, приказы, соглашения, указания, инструктивные письма комитета; у специалиста, ответственного за ведение протоколов - протоколы заседаний советов и совещаний руководителей; в структурных подразделениях регистрируется входящая корреспонденция, адресованная руководству структурного подразделения или исполнителям, исходящая корреспонденция и внутренние документы.

В каждом отделе для учета корреспонденции ведутся журналы регистрации документов. Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие - в день подписания.

6.2. Индексация документов.

6.2.1. Регистрационный номер ставится в правом нижнем углу документа и состоит из порядкового номера поступления и даты поступления документа. (например, № ___ 20.01.97).

 6.2.3. Индекс исходящего и внутреннего документа.

Исходящим номером отправляемого документа - ответа является входящий номер документа.


Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки или журналы.

Исходящие телефонограммы регистрируются так же, как и другая исходящая корреспонденция.
^

 7. Построение справочного аппарата


 7.1. В приемной председателя справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции, картотеки или учет ведется автоматизированно на персональных ЭВМ.

Справочные картотеки и журналы ведутся на документы, поступившие на имя руководства комитета образования и в адрес комитета из администрации ГМР, Губернатора Ленинградской области, КОПО Ленинградской области, Законодательного собрания Ленинградской области, отделов администрации ГМР, ведомств, предприятий и организаций.

Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов или учет ведется на персональных ЭВМ.

7.2. Справочные картотеки ведутся по каждому виду документов.

7.3. В структурных подразделениях комитета справочным аппаратом являются журналы регистрации входящих и исходящих документов или картотеки, состоящие из регистрационных карточек на входящие документы, или учет ведется автоматизированно на персональных ЭВМ.

8. Работа исполнителей с документами.

8.1. Руководители структурных подразделений комитета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

8.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, требующие согласования, рассматриваются в день их поступления.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией. Срочные документы передаются немедленно.

8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) руководством комитета, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.6. В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, номенклатуры дел, средства вычислительной и организационной техники.

8.7. Исполнитель для удобства работы заводит следующие папки для исполнения документов: "Срочно", "На доклад (подпись) ", "На отправку".

Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за правильное использование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

8.8. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированными банками данных комитета, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.
^

9. Печатание и тиражирование документов


9.1. Печатание документов.

9.1.1. На печатание документов принимаются рукописи документов только с резолюцией председателя комитета или его заместителей.

9.1.2. Рукописи документов, написанные неразборчиво, карандашом, красными или зелеными чернилами, а также с большим количеством вклеек и неясных исправлений, к печатанию не принимаются.

9.1.3. Материалы, подлежащие тиражированию на копировально - множительных аппаратах, печатаются в 2 экз. Документы печатаются через полтора интервала.

9.2. Тиражирование материалов в копировально-множительном аппарате производится в приемной председателя, а также в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования. Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности комитета образования. Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
^

10. Учет и хранение печатей, штампов и бланков


10.1. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки с угловыми и продольными штампами комитета образования, удостоверения личности, командировочные и отпускные удостоверения, трудовые книжки.

10.2. Заказы на изготовление печатей, штампов и снабжение структурных подразделений комитета всеми видами бланков осуществляются материально-техническим отделом.

10.3. Учет печатей и штампов, имеющихся в комитете, ведется в специальном журнале.

10.4. Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.

10.5. Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.

10.6. Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

10.7. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных подразделениях несут руководители отделов. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

10.8. Выдача бланков документов производится под расписку в соответствующих учетных формах.

10.9. Уничтожение бланков производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.

10.10. Печати и штампы уничтожаются по акту.

10.11. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

10.12. Отметки о проведенных проверках делаются в соответствующих журналах учета после последней записи.

10.13. Печати, штампы и бланки хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:
^

11. Составление номенклатуры дел 


11.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, составляется в комитете с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

11.2. Номенклатура дел комитета составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного отдела администрации Гатчинского муниципального района.

Номенклатура дел комитета, предварительно согласованная с экспертной комиссией комитета, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного отдела администрации Гатчинского муниципального района.

11.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о комитете и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

11.4. В номенклатуру дел комитета включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы комитета.

11.5. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

11.6. Графы номенклатуры дел комитета, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

1

2

3

4

5

Индексы

Дела (арабские цифры)

заголовки дел (по степени важности документов и их взаимосвязи)

Количество томов

Срок хранения документов, № статей по перечню

Примечание (проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

01-05




Заполняется по окончании календарного года







 Например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения,

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

Заголовок дела в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов. 
^

12. Формирование дел


 12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в комитете осуществляется заместителем председателя комитета по организационно-педагогической работе и архивным отделом администрации Гатчинского муниципального района.

12.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по одному вопросу; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов.

12.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель по номенклатуре. На документе проставляются: отметка "В дело N", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

12.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

- Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

- Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

- Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

- Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

- Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

- Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

- Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

- Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам деятельности комитета образования и подведомственных образовательных учреждений и документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

- Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
^

13. Экспертиза ценности документов


 13.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

13.2. Экспертиза ценности документов в комитете проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

13.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в комитете создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Функции и права ЭК комитета, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается председателем комитета.

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях комитета с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК комитета.

13.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел комитета путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "до минования надобности" и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению..
^

14. Оформление дел


14.1. Дела комитета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архивного отдела администрации ГМР.

 14.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

14.3. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
^

15. Составление описей дел


15.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, дела со специальной документацией.

15.2. В комитете описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архивного отдела администрации ГМР. По этим описям документы передаются в архив. Составляется единая опись комитета.

15.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером) ; порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью) ; для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих документы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года) ; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

15.4. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
^

16. Оперативное хранение документов и дел


16.1. С момента заведения и до передачи в архив дела комитета хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре.

16.2. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
^

17. Передача дел в центральный архив


17.1. В своей практической деятельности комитет образования по организации архивной работы руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, администрации ГМР, настоящим положением.

17.2. В комитете образования созданы условия для хранения документы комитета, ответственность за хранение возлагается на специалиста по кадровой работе.

17.3. В архивный отдел администрации ГМР передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится по описям.

17.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации ГМР не подлежат, они хранятся в комитете и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архивный отдел администрации ГМР только в исключительных случаях. Передача их может осуществляться по описи или номенклатуре дел.

17.5. Передача дел в архивный отдел администрации ГМР осуществляется по графику, прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии специалиста, отвечающего за ведение архивного дела в комитете. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приемки - передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.


^

 18. Контроль за ведением делопроизводства.


18.1. Заместитель председателя комитета осуществляет периодическую (не реже 1 раза в год) проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях комитета.

 18.2. Для проверки состояния делопроизводства приказом по комитету создаются комиссии.

18.3. Итоги проверки отражаются в акте, который представляется на утверждение председателю комитета.

18.4. Начальники отделов комитета должны ежемесячно проводить проверку у специалистов наличия, порядка хранения документов, обращения с ними в процессе работы.





Принята на аппаратном совещании «___» ________ 200__ года




Скачать 348.64 Kb.
оставить комментарий
Дата23.01.2012
Размер348.64 Kb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх