Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Алтайского края 1 Общие положения
| скачать Приложение к решению Избирательной комиссии Алтайского края от 12 сентября 2011 года № 6/68-6 Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Алтайского края 1 Общие положения1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Алтайского края (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Алтайского края (далее – избирательная комиссия). При разработке Инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела: 1. Федеральный закон от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» (с изм. от 14 июня 2011 года). 2. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изм. от 13 мая 2008 года). 3. Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». 4. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». 5. Кодекс Алтайского края о выборах референдуме, отзыве депутатов от 8 июля 2003 года № 35-ЗС (с изм. от 25 августа 2011 года). 6. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (с изм. от 4 августа 2006 года). 7. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». 8. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76. 9. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 10. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 11. Регламент Избирательной комиссии Алтайского края, утвержденный решением Избирательной комиссии Алтайского края от 31 августа 2007 года № 3/15-5 (с изм. от 25 декабря 2009 года). 1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата избирательной комиссии (далее – гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам. 1.3. Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции. 1.4. Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом. 1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии (далее – ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства. 1.6. Делопроизводство в избирательной комиссии осуществляется с использованием программного изделия «Дело» подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», входящей в состав специального программного обеспечения (далее – ПИ «Дело»). Доступ к ПИ «Дело» осуществляется в соответствии с распоряжением председателя избирательной комиссии. Основной единицей хранения информации в ПИ «Дело» является регистрационная карточка документа (далее – РК). Работа в ПИ «Дело» основывается на принципе однократной регистрации документа. 1.7. Согласование Инструкции и изменений в нее с экспертно-проверочно-методической космиссией (ЭПМК) управления Алтайского края по культуре и архивному делу проводятся в соответствии с законодательством Алтайского края и в области архивного дела. 1.8. В Инструкции используются следующие понятия: бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; внутренний документ – документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы; входящий документ – документ, поступивший в избирательную комиссию; дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку; делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними; докладная записка – внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя; документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот избирательной комиссии; документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; исходящий документ – документ, отправляемый из избирательной комиссии; контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов; копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; нормативные документы – совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания; оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; письменное обращение гражданина – направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба; письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами; подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа; поручение – документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий; регистрационная карточка документа – электронная регистрационно-учетная форма, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ «Дело»; регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа; срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением; указания по исполнению документа – реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом; учет документов – фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов; формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела; экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; электронный образ документа – документ на бумажном носителе, преобразованный в электронно-цифровую форму путем сканирования с сохранением всех его реквизитов.
|
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка: 