Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Мурманский государственный гуманитарный университет» icon

Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Мурманский государственный гуманитарный университет»



Смотрите также:
Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего...
«Дальневосточный государственный гуманитарный университет»...
Синтез историко-культурных традиций в орнаментации отечественного вооружения XIV xvii вв...
Подготовка студентов-экономистов к практике ведения бизнеса в атр в процессе обучения...
«Волгоградский государственный социально-педагогический университет»...
Ведущая организация...
Авторефера т
«Амурский государственный университет»...
Поэтика прозы алексея варламова...
«Астраханский государственный университет»...
Производства и потребления...
В республике тыва...



страницы:   1   2   3   4
скачать




утверждАЮ


ректор

Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего профессионального образования «мурманский государственный гуманитарный университет»

(ФГБОУ ВПО «МГГУ»)

_______________________________ А.М. Сергеев

______ ____________________ 20___ г.




ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении

высшего профессионального образования

«Мурманский государственный

гуманитарный университет»

^ (ФГБОУ ВПО «МГГУ»)


г. Мурманск
2011 год


Содержание:


1.

Общие положения

4

2.

Документы Мурманского государственного гуманитарного университета

5

3.

Правила подготовки и оформления документов

5

3.1.

Документтирование управленческой деятельности.

5

3.2.

Бланки документов

5

3.3.

3.3.1.

Оформление реквизитов документов

Наименование организации – автора документов

6

6

3.3.2.

Наименование вида документа

6

3.3.3.

Дата документа

6

3.3.4.

Подпись документа

7

3.3.5.

Согласование документа

8

3.3.6.

Утверждение документа

9

3.3.7.

Адресование документа

11

3.3.8.

Резолюция

12

3.3.9.

Отметка об исполнителе

12

3.3.10.

Оформление приложений к документам

13

3.4.

Порядок снятия и выдачи копий с документов

13

4.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документа

14

4.1.

Регистрационный номер документа

14

4.2.

Приказ

15

4.3.

Распоряжение

16

4.4.

Положения, правила, инструкции

16

4.5.

4.6.

Протокол

Служебное письмо

17

19










5.

Организация документооборота и исполнения документов

20

5.1.

Организация документооборота

20

5.2.

Организация доставки документов

20

5.3.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

20

5.4.

Организация обработки и передачи отправляемых документов

22

5.5.

Порядок прохождения внутренних документов

22

5.6.

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи


23

5.7.

Работа исполнителей с документами

23

6.

Контроль за исполнением документов

24

6.1.

Организация контроля

24

6.2.

Порядок снятия документов с контроля

25

7.

Поисковая система по документам

25

7.1.

Регистрация документов

25

7.2.

Индексация документов

26

7.3.

Организация поисковой системы по документам

27

8.

Печатание и тиражирование документов

28

9.

Учет и хранение печатей, штампов и бланков

28

10.

Организация документов в делопроизводстве

29

10.1.

Составление номенклатуры дел

29

10.2.

Формирование и оформление дел

31

10.3.

Организация оперативного хранения документов

34

11.

Порядок передачи дел на хранение в архив

34

12.

Экспертиза ценности документов

35

Приложение № 1. Перечень реквизитов документов

37

Приложение № 2. Схема расположения реквизитов и границы зон

38

Приложение № 3. Образец оформления общего бланка организации

39

Приложение № 4. Образец оформления углового и продольного бланка письма организации

40

Приложение № 5. Образец оформления бланка распорядительного документа (ВУЗа) приказа

41

Приложение № 6. Образец оформления приказа

42

Приложение № 7. Образец оформления распоряжения

44

Приложение № 8. Образец оформления письма

46

Приложение № 9. Образец оформления телефонограммы

47

Приложение № 10. Перечень нерегистрируемой корреспонденции

48

Приложение № 11. Регистрационно-контрольная карточка

49

Приложение № 12. Индексы структурных подразделений МГГУ

50

Приложение № 13. Образец оформления номенклатуры дел Отдела организации делопроизводства

Приложение № 14. Образец оформления номенклатуры дел факультета

53


56

Приложение № 15. Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

59

Приложение № 16. Образец оформления обложки дела

61

Приложение № 17. Образец оформления титульного листа описи постоянного срока хране-

ния

62

Приложение № 18. Образец оформления описи дел постоянного хранения

63

Приложение № 19. Образец оформления описи дел по личному составу

64









I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в Мурманском государственном гуманитарном университете (далее – МГГУ), порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в университете осуществляет Отдел организации делопроизводства (далее именуется — ООД). ООД дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структур­ными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводст­ва и осуществляет методическую помощь работникам, ответственным за ведение делопроизводства.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, свое­временное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на начальников управлений, отделов, деканов факультетов, заведующих кафедрами, директоров института, центра, библиотеки, музея, руководителей отдельных служб и подразделений (далее - руководители структурных подразделений МГГУ). Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рацио­нальное использование средств оргтехники, расходование служеб­ных бланков и бумаги.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структур­ных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных от­ветственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохож­дение документов в установленные сроки, информируют руково­дство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление со­трудников с нормативными и методическими документами по де­лопроизводству.

1.5. Работники структурных подразделений несут ответствен­ность за выполнение требований Инструкции, за сохранность нахо­дящихся у них служебных документов. Об утрате документов не­медленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в ООД. Передача документов, их копий работникам сторонних органи­заций допускается с разрешения руководства университета.

1.6. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структур­ного подразделения передаются другому работнику, который обя­зан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руково­дителем структурного подразделения. Копия акта передается в ООД. Ведение переписки от имени МГГУ с другими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений.

1.7. Порядок работы с секретными и документами с грифом "ДСП" (прием, учет, размножение, отправка, формирование и отбор дел для хранения и к уничтожению), письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями.

1.8. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для ка­ждого сотрудника университета, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку.


^ 2. ДОКУМЕНТЫ МУРМАНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО

ГУМАНИТАРНОГО УНИВЕРСИТЕТА


2.1. Управленческая деятельность Мурманского государственного гуманитарного университета выражается посредством издания и принятия организационно-распорядительных документов: приказов, распоряжений, инструкций, положений, протоколов, постановлений.

2.2. В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в МГГУ устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов в университете могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.


^ 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ


3.1. Документирование управленческой деятельности


Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным пра­вилам управленческих действий, т. е. создании управленческих до­кументов.

Документирование осуществляется на естественном языке (ру­кописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, те­лефонограммы и т. д.). При подготовке и оформлении до­кументов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юриди­ческую силу документов, оперативное и качественное их исполне­ние и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование органи­зации - автора документа, название вида (унифицированной фор­мы документа), дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы, под­пись).

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.


^ 3.2. Бланки документов


3.2.1. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

3.2.3. Документы должны оформляться на бланках МГГУ, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок из расположения, соответствующий ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают 2 варианта бланков: угловой и продольный (Приложение № 4).

3.2.4. В МГГУ применяются следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.


3.2.5. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

3.2.6. Применение бланков произвольной формы не разрешается.

^ 3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Наименование организации — автора документа.

Наименование ВУЗа указывается в точном соответствии с Уставом МГГУ – федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Мурманский государственный гуманитарный университет». Сокращенное наименование помещается после полного наименования – ФГБОУ ВПО «МГГУ».

Над наименованием университета указывается полное наименование вышестоящей организации – МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

3.3.2. Наименование вида документа

Название документа должно соответствовать: - его содержанию, табелю унифицированных форм документов вуза.

3.3.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказ, протокол, постановление Ученого совета) для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения (штатное расписание, положение, инструкция), - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписываю­щим или утверждающим документ.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифро­вым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.


Например: 05.01.2000


В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 апреля 2000 г.

3.3.4. Подпись документа

Документы, направляемые МГГУ в вышестоящие организации, федеральные органы представительской и судебной власти подписываются ректором, проректорами по поручению ректора.

Документы, направляемые университетом в адрес других организаций, учреждений, предприятий и отдельных граждан подписываются ректором, проректорами или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Документы информационного, справочного и аналитического характера (доклад, докладная записка, справка и т.д.) могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленные должностными инструкциями.

В состав подписи входят:

  • наименование должности лица, подписывающего документ;

  • личная подпись;

  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Заведующий кафедрой общей

и специальной педагогики Подпись Н.А. Рычкова


В документах, подготовленных комиссией (акты, заключения и т.д.), указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают одну под другой в последовательно­сти, соответствующей занимаемой должности.


Например:


Ректор Подпись А.М. Сергеев


Проректор по учебной работе Подпись И.А. Архип


Декан факультета

физико-математического образования,

информатики и программирования Подпись О.М. Мартынов


При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.


Например:

Ректор Мурманского

государственного гуманитарного университета

__________________________ А.М. Сергеев

«______»_________________ 2010 г.

Ректор Южного

федерального университета

_____________________ В.Г. Захаревич

«_____»_____________________ 2010 г.


Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается его заместителем, или лицом, исполняющим его обязанности.

Не допускается подписывать документы с предлогом «За…» или проставлением косой черты перед наименованием должности.


3.3.5. Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Согласование проводиться подразделениями и должност­ными лицами университета.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает: лич­ную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию), дату визирования, должность визи­рующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Заме­чания прилагаются".


Замечания прилагаются

_____________ Е.В. Белянский

Главный юрист


Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Внешнее согласование (с органами управления и организациями) оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовыва­ется документ (включая наименование организации), личную под­пись, расшифровку подписи и дату согласования.


Например:




СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра образования

Российской Федерации

__________________ Ю.П. Сентюрин

(личная подпись)

___________________

(дата)



Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следую­щим образом:





СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания (наименование

коллегиального органа)

от 10.12.2000 №6










СОГЛАСОВАНО

Письмо Минобрнауки России

от 12.05.2000 № 06-15/1945-Р


Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

- с сторонними организациями, ко­гда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.);

- с вышестоящими организациями - в случаях, когда законода­тельством предусматривается возможность совершения управленче­ских действий только с разрешения этих организаций.


3.3.6. Утверждение документа.

Документы утверждаются ректором, Ученым советом, проректорами вуза, вышестоящи­ми или межведомственными органами, общественными организа­циями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изло­женных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъясне­ния).

Положения о создании центров, факультетов, административных структурных подразделений подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу только с момента их утвер­ждения.


При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

гриф утверждения помещается в правом верхнем углу доку­мента, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного на­именования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:





УТВЕРЖДАЮ

Ректор федерального государственного бюджетного образовательного

учреждения высшего профессионального

образования «Мурманский государственный

гуманитарный университет»

_________________________ А.М. Сергеев

(личная подпись) _________________________

(дата)

или






УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора федерального государственного бюджетного

образовательного учреждения высшего

профессионального образования

«Мурманский государственный

гуманитарный университет»


от 15.01.2000 № 12



Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длиной строки

Например:




УТВЕРЖДАЮ

Ректор федерального государственного бюджетного образовательного

учреждения высшего профессионального

образования «Мурманский государственный

гуманитарный университет»


_________________________ А.М. Сергеев

(личная подпись) _________________________

(дата)



Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и досто­верность содержащихся в них данных возлагается на лица, подгото­вившие, завизировавшие и подписавшие документы.

3.3.7. Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразде­ления или конкретному должностному или физическому лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

Например:




Министерство образования

Российской Федерации


Отдел аттестации

научно-педагогических кадров

При направлении документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, наименование ор­ганизации и структурного подразделения указывают в имени­тельном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

Например:




Министерство образования Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту

А.И. Петрову

или





Ректору Санкт-Петербургского

государственного университета

Н.М. Кропачеву


При адресовании документа в несколько однородных органи­заций их названия следует указывать обобщенно.

Например:




Ректорам, директорам

высших и средних

специальных учебных заведений

Мурманской области

Полный почтовый адрес указывается при направлении доку­мента разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми пра­вилами.


Например:




Редакция журнала

"Вестник образования"

Чистопрудный бульвар, 6,

г. Москва, 101856



Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.


Например:




Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В. Семиной


Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Ко­пия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При направлении документа более чем в четыре адреса состав­ляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:




ООО «Севрыба ЭКО»

Подгорная ул., д. 82, Мурманск, 183001

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и ини­циалы получателя, затем почтовый адрес.


Например:




Калинину А.А.

ул. Садовая, д.5, кв.12,

г. Липки, Киреевского р-на, Тульской обл., 301264


3.3.8. Резолюция

В состав резолюции входят: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), краткое содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указыва­ется ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.


3.3.9. Отметка об исполнителе


Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы и фамилию, номер его телефона


Например:

Н.С. Максимова

928-88-14


3.3.10. Оформление приложений к документам

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то от­метка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.


Если приложения в тексте не названы, то необходимо пере­числить их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений они нумеруются:

Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов... на 4 л. в 3 экз.


Если приложения сброшюрованы, количество листов не ука­зывается.

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распоряди­тельного документа, его дата и номер.


Например:




Приложение № 2 к приказу ректора МГГУ

от 08.10.2010 № 623





оставить комментарий
страница1/4
Дата07.12.2011
Размер1,08 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3   4
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх