Методические рекомендации по ведению архива проектной документации в организациях членах Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство «Союз архитекторов и проектировщиков «волга-кама» icon

Методические рекомендации по ведению архива проектной документации в организациях членах Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство «Союз архитекторов и проектировщиков «волга-кама»


Смотрите также:
Некоммерческое Партнёрство «Гильдия архитекторов и проектировщиков Поволжья»...
Годовой отчет исполнительного органа (Генерального директора) Саморегулируемой организации...
Мероприятий в области контроля (выездных проверок) за деятельностью членов саморегулируемой...
Перечень юридических лиц членов саморегулируемой организации...
Протокол №27 заседания Совета Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство по...
Протокол №10 заседания Совета Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство по...
Протокол №18 заседания Совета Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство по...
Выписка из Протокола №01 от 26. 01. 2012 г...
Мероприятий в области контроля (выездных проверок) за деятельностью членов саморегулируемой...
Методические рекомендации Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в...
Саморегулируемой организации некоммерческое партнерство...
Рекомендации по ведению документации общеобразовательных...



Загрузка...
скачать
Методические рекомендации

по ведению архива проектной документации в организациях – членах Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство

«Союз архитекторов и проектировщиков «ВОЛГА-КАМА»


1.1. Настоящие методические рекомендации направлены на оказание помощи в организации порядка учета и хранения проектной, рабочей и технической документации в архивах организаций - членов Саморегулируемой организации Некоммерческого партнерства «Союз архитекторов и проектировщиков «ВОЛГА-КАМА» (далее – Партнерство).

1.2. Настоящие методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 21.1003-2009 «Учет и хранение проектной документации», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Уставом Партнерства.

1.3. Каждый член Партнерства в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» должен обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.


2. Основные термины и определения


2.1. В настоящих методических рекомендациях применены термины, установленные законодательством Российской Федерации, а также используются следующие основные понятия:

2.1.2. электронный документ – документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством;

2.1.3. проектный документ - составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение;

2.1.4. подлинники в бумажной форме - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль;

2.1.5. подлинники в электронной форме - электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.

2.1.6. единица хранения документации - учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько разделов проектной документации или иной технической документации, имеющих разные обозначения. К иной технической документации отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений, исходные данные и расчеты, полученные от заказчика, другие виды документации, подлежащей учету и хранению;

2.1.7. единица учета архивных документов - единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе;

2.1.8. инвентарный номер - номер регистрации документа в службе хранения.

3. Общие положения


3.1. Учет и хранение проектной документации является частью процесса документационного обеспечения управления в организации.

3.2. Обеспечение сохранности и отбор документов на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Татарстан «Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах» и иными нормативными правовыми актами.

3.3. Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее - подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.

3.4. Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной власти.

3.5. Бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.

3.4. В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:

- подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;

- копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;

- копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями;

- разрешения на внесение изменений;

- документацию повторного применения (типовую).

3.5. В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:

- проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;

- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

- документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;

- преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);

- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

- документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;

- взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.


^ 4. Прием, регистрация, учет и хранение подлинников


4.1. Подлинники документов, принимаемые на хранение, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.

4.2. Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

4.3. Сроки архивного хранения некоторых видов проектной, рабочей и иной технической документации




Вид документа

Сроки хранения документов


Примечания







в организациях, утверждающих и согласовывающих документы

в организациях – разработчиках/авторах документов

в организациях –заказчиках







1

2

3

4

5

1

Переписка о заключении договоров (контрактов) на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы










2

Договоры (контракты) на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним

5 л. <1> ЭПК

10 л.

ЭПК <1>, <2>


10л.

<1> После истечения срока действия договора

<2> При отсутствии (не составлении) планов проектно-изыскательских работ (заказ-нарядов)

3.

Субподрядные договоры о делегировании прав на осуществление отдельных градостроительных, проектных и проектно – изыскательских работ

5л <1> ЭПК

5л <1> ЭПК

5л <1>

<1> После истечения срока действия договора

4.

Протококлы экспертно-технических совещаний по градостроительному планированию и проектированию объектов строительства, проектно-изыскательскими работам, документы (акты, справки, докладные записки, сводки замечаний) к ним

5л. ЭПК

Пост.

5л. <1>

<1> После утверждения градостроительной и/или иной проектной документации

5.

Обзоры, справки, записки, подготовленные проектантами по проектированию отдельных объектов:

а) особой важности (по памятникам архитектуры, истории, культуры; по победителям международных конкурсов (тендеров); по особо охраняемым природным и административным территориям и пр.)

б) одинарного характера



Пост.

5л. <1>



Пост.

10л.



10л<1>

5л. <1>




<1> После окончания проектирования

6.

Протоколы огласования с уполномоченными органами технических условий и технических требований на подключение проектируемых объектов в внешним инженерным сетям

2г. <1>

5л.

ЭПК <1>

2г. <1>

<1> После сдачи объектов в эксплуатацию

7.

Технические условия на присоединение проетируемого объекта к инжененрным сетям и коммуникациям


__


Пост


__





8.

Переписка об организации и проведении градостроительных, проектно-изыскательских и проектных работ, составу, разработке, согласованию и утверждению градостроительной проектной документации

5л. <1>

5л. <1>

ЭПК

5л. <1>

<1> После окончания проектирования

9.

Документы (протоколы разногласий, справки, извещения, переписка) о внесении изменений в утвержденную градостроительную, проектно – изыскательскую документацию

5л. <1>

10л.

ЭПК <1>

5л. <1>

<1> После окончания проектирования

10

Наблюдательные дела проектов (копии распорядительных документов, заключения экспертизы, справки, разрешения, акты и пр.)

__

До ликвидации организации или прекращения проектной деятельности

5л. <1>

<1> После окончания проектирования

11

Акты-справки о ходе выполнения работ по градостроительному планированию:

а) годовые

б) квартальные

в) месячные


5л.

3г.

1г.


5л.

3г.

1г.


5л.

3г.

1г.




12

Журналы регистрации замечаний по  согласованию градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

3г. <1>

3г. <1>

3г. <1>

<1>После утверждения градостроительной и/или проектной документации

13

Каталоги, аннотированные списки и перечни проектов строительства и объектов градостроительного планирования, разработанных проектными организациями

1г. <1>

20л. ЭПК

. <1>

__

<1>После замены новыми

14

Документы (акты, справки, переписка) о пересмотре, приостановке или прекращении разработки градостроительной, проектно-изыскательской и проектной документации

__

5л. . <1>

ЭПК

5л. . <1>


<1>После пересмотра, приостановки или прекращения разработки документации

15

Акты сдачи-приемки заказчиками выполненной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

__

10л. . <1>


5л. . <1>


<1>После завершения проектирования рабочей стадии

16

Документы (акты, перечни, переписка) о приеме-передаче градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации зарубежными странами

5л. . <1>

10л. . <1>

10л. . <1>

<1>После окончания приема документации

17

Заключения и отзывы заказчиков и иных организаций на градостроительную, проектную и проектно-изыскательскую документацию до ее направления на государственную экспертизу

5л. . <1>

10л.

ЭПК .

5л.




18

Акты готовности градостроительных, проектных и проектно-изыскательских работ с приложениями

__

5л.

5л.




19

Документы (акты, протоколы, справки) по рассмотрению проектов подготовленной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации и ее утверждению

5л. . <1>

5л. .

ЭПК<1>

5л. . <1>

<1>После утверждения проектной документации

20

Образцы оформления (эталоны) градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми




21

Документы (акты, справки, переписка) по автоматизации градостроительных и проектных работ

__

5л. ЭПК

__




22

Документы (замечания, пречни претензий) о рекламациях по выполненной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

__

5л.

5л.




23

Журналы (карточки) учета (регистрации) градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

__

До прекращения проект

ной деятельности или ликвидации организации

__




24

Генеральные схемы инженерных сетей (внутригородского водоснабжения, канализации, отопления, электроснабжения, газоснабжения, теплоснабжения и пр.)

Пост <1>

Пост

5л.

<2> ЭПК

<1>В организациях, согласовывающих схемы - до замены новыми

<2> После утверждения схем

25

Совмещенные схемы – планы внутригородских подземных и наземных коммуникаций и инжененрных сетей

Пост. <1>

Пост.

5л.

<1> В организациях, согласовывающих схемы - до замены новыми

<2>После утверждения схем

26

Схемы внутриплощадочных инженерных сетей, необходимые для осуществления строительства предприятий, зданий и сооружений на конкретном участке (трассе):

а) проект


б) рабочая документация



__

__



5л. <1>

20л. <2>



5л. <1>

10л. <2>


<1> После утверждения схем

<2>После утверждения рабочей документации

27

Ходатайства (декларации) о намерениях проектирования объектов недвижимости

5л.

__

10л.




28

Задания на разработку обоснований инвестиций в строительстве предприятий, зданий и сооружений

__

10л.

ЭПК <1>

5л.

<1>


<1>

После утверждения обоснований

29

Бизнес-планы по строительству и реконструкции объектов и уточнения к ним

__

15л.

ЭПК <1>

15л.

<1>

<1>

После окончания срока действия договора

30

Предпроектные предложения (проработки) по строительству и реконструкции объектов в различных вариантах

__

10л.

ЭПК <1>

15л.

<1>

<1>

После окончания срока разработки предложений

31

Эскизные проекты по различным вариантам проектирования и реконструкции объектов

__

15л.

ЭПК <1>

5 л.

<1>

После окончания разработки

32

Альбомы эскизных объемно-планировочных и технологических решений для строительства жилых и административных зданий

__

Пост

__




33

Проектные предложения (архитектурные концепции) по строительству и реконструкции объектов

__

Пост

10л.

<1>

<1>

После окончания срока разработки предложений

34

Технические условия на разработку специальных объектов и конструкций и их присоединение к инженерным сетям

До замены новыми

Пост

5л.

<1>

<1>

После окончания срока действия договора на разработку ТУ

35

Архитектурно–планировочные задания

5л.

<1>

Пост

5л.

<1>

<1>

После окончания разработки проекта

36

Индивидуальные проекты на строительствл предприятий, зданий и сооружений не оконченных проектированием:

а) задание на проектирование

б) проект (технико экономическое обоснование) при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»;

«Генеральный план и транспорт»;

«Технологические решения»;

«Архитектурно-строительные решения (стрительные решения; строительная часть)» <3>

в) рабочий проект при наличии законченных частей

«Общая пояснительная записка»;

«Генеральный план и транспорт»;

«Технологические решения»;

«Архитектурно-строительные решения (стрительные решения; строительная часть)»

г) рабочая документация



5л.<1>

5л.<1>


5л.<5>

5л.<4>




5л.ЭПК <1>

Пост. <2>


Пост. <5>

10л. <4> ЭПК




5л.<1>

5л.<1>


5л.<5>

5л.<4>


.<1>После истечения контракта с заказчиком

.<2>При отсутствии этих частей или одной из них – 10л.

.<3>Для объектов жилищно гражданского строительства при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»; «Архитектурно-строительные решения»

.<4> После истечения срока действия контракта с заказчиком

.<5> После истечения срока действия контракта с заказчиком

37

Инженерно-технические паспорта проектов

__

Пост

5л. <1> ЭПК


<1> После окончания проектирования


38

Расчеты строительных конструкций, технологических процессов и инженерного оборудования к индивидуальным проектам на строительство предприятия, зданий и сооружений

__

Пост

5л. <1>

<1> После передачи рабочей документации заказчику

39

Технические заключения по инженерному обследованию существующих зданий (сооружений) для их последующей реконструкции с приложениями (обмерочные чертежи, инженерные записки, технические планы зданий и пр.)

__

10л. ЭПК. <1>


5л.

<1> Для памятников архитектуры, истории и культуры – Пост.

40

Типовые поекты, типовые проектные решения предприятий, зданий и сооружений:

а) задание на разработку типового проекта


б) проект


в) рабочий проект


г) рабочая документация


5л. <1>

10л. <2>


10л. <2>


5л.


5л. ЭПК.

Пост.


Пост.


5л. <3> ЭПК


5л. <1>

5л. <1>


5л. <1>


5л. <3>

<1> После передачи проекта заказчику

<2> Для важнейших проектов, до 1992г. утвержденных Госстроем СССР, - Пост.

<3> После прекращения действия проекта

41

Рабочие чертежи типовых строительных конструкций, изделий и узлов:

а) технические решения


б) рабочие чертежи


10л. <1>

5л.


Пост.

До прекращения эксплуатации проекта



До прекращения эксплуатации проекта


3г.



<1>Для важнейших типовых конструкций, 1992г. утвержденных Госстроем СССР, - Пост.


42

Проекты для строительства предприятий, зданий и сооружений с применением типовых или повторно примененных частей индивидуальных проектов (проекты-привязки):

а) задание на проектирование


б) проект


в) рабочий проект


г) рабочая документация



5л. <1>


5л. <1>


5л. <1>


5л. <3>




5л. <1>


20л. ЭПК <2>


20л. ЭПК <1>


20л. ЭПК <3>




5л. <1>


5л. <1>


5л. <1>


5л. <3>




<1>После окончания срока договора с заказчиком

<2>При изменении базовых конструктивных решений и подземного хозяйства основного проекта –Пост.

<3> После ввода объекта в эксплуатацию


43

Журналы авторского надзора проектантов за строительством, реконструкцией и реставрацией объектов

__

20л. ЭПК <1>


__

<1> После сдачи объекта в эксплуатацию


44

Акты обследования работ по авторскому надзору за строящимися объектами

__

5л.ЭПК <1>


5л.

<1> После сдачи объекта в эксплуатацию

45

Опорные планы (схемы) привязки малых архитектурных форм к территории застройки

__

5л.ЭПК


5л.




46

Задание на проектирование малых архитектурных форм

5л. <1>


10л. ЭПК


5л. <1>


<1> После окончания разработки проекта

47

Художественно-эскизные проекты малых архитектурных форм

__

Пост.

5л. <1> ЭПК


<1> После окончания проектирования

48

Индивидуальные проекты малых архитектурных форм:

а) рабочий проект (документация)

5л. <1>


Пост.

5л. <1> ЭПК


<1> После истечения срока договора с заказчиком

49

Типовые проекты малых архитектурных форм:

а) рабочий проект

10л. <1>


Пост.

5л. <1> ЭПК


<1> После передачи проекта заказчику

50

Документы по расчету геометрии малых архитектурных форм (сводные расчеты поверхности, координатные ведомости и пр.)

__

15л. <1>

5л. <1>

<1>По окончании проектирования

51

Исходно-разрешительные документы на проектно-реставрационные работы (архитектурно-планировочные здания; историко- градостроительные заключения; протоколы, решения о необходимости реставрации объектов; ордера на производство археологических, земляных и иных работ и др.)

5л. <1>

5л. ЭПК <1>

5л. <1>

<1> После окончания проектно-реставрационных работ

52

Технические требования на подготовку специальных технологических проектов нестандартного оборудования, спецсигнализации, оформительских проектов и других исходных данных для проектирования

__

5л. ЭПК <1>

5л. <1>

<1> После утверждения проектов

53

Строительные паспорта объектов реставрации (генпланы земельного участка с вертикальными отметками, ситуационные планы участка, геокарты и пр.)

__

10л.ЭПК

5л. <1>

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

54

Технические условия на присоединение коммуникаций к объектам реставрации

5л. <1>

5л. <1>

5л. <1>

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

55

Акты, отчеты, справки, эскизы художественного обследования объектов реставрации

__

Пост.

До оконч. реставрации объекта




56

Акты технического состояния объектов реставрации и их территории

__

15л. <1> ЭПК

20л. <1> ЭПК

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

57

Итоговые отчеты по всем видам инженерного, археологического, архитектурного, фотофиксационного обследования объектов реставрации

__

Пост.

5л. <1>

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

58

Эскизные проекты реставрации (приспособления) объекта и/или ремонтно-реставрационных работ

__

Пост.

До окончания проектно-реставрационных работ




59

Журнал архитектурно-авторского надзора

__

20л. <1>

ЭПК

20л. <1>

ЭПК

<1>После ввода объекта в эксплуатацию или прекращения работ по реставрации

59

Заключительные отчеты, записки, справки с оценкой качества проведения проектно-изыскательских и проектных работ сторонними проектными организациями

__

Пост.

5л. <1>

ЭПК

<1>После окончания проектно-изыскательских работ

60

Отчеты, докладные записки, справки по проверке надежности, технического состояния и эксплуатационных свойств объектов строительства, возведенных по проектам сторонних организаций

__

Пост.

10л. <1>

ЭПК

<1>После ввода объекта в эксплуатацию

61

Каталоги авторской проектной документации, предлагаемой для рыночной реализации (приобретения)

__

10л.

ЭПК

До замены новым




62

Отчеты о проведении подготовительных работ по отбору и экспертизе самостоятельно разработанной проектной документации с целью инженерного сопровождения объекта в течение всего срока его эксплуатации сторонних организаций

__

5л. ЭПК

5л.




63

Конспекты лекционных курсов для подготовки и переподготовки кадров в области инвестиционного и инженерного проектирования

__

10л. ЭПК

5л.





Отметка "ЭПК", проставленная к конкретным видам архивных документов, означает, что часть таких документов, после истечения установленного срока временного хранения в организациях, подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.

Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Отметка "до минования надобности" означает, что архивные документы хранятся в организациях не менее 5-ти лет.


^ 5. Восстановление подлинников

5.1. Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.

5.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

5.3. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:

- размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;

- порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

5.4. В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

5.5. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

5.6. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.

5.7. Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.


^ 6.Учет и хранение копий документов


6.1. В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.

6.2. Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома - отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.







Скачать 324,6 Kb.
оставить комментарий
Дата28.09.2011
Размер324,6 Kb.
ТипМетодические рекомендации, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

отлично
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх