Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (садэд) Барнаул 2007 icon

Учебно-методический комплекс по курсу Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (садэд) Барнаул 2007


Смотрите также:
Реферат по дисциплине "Информационные системы" на тему "Маркетинговая политика продвижения...
Учебно-методический комплекс дисциплины...
Краткое описание типового решения...
Технические задание на выполнение технологических работ по модернизации системы электронного...
Программа подготовки презентаций...
Учебно-методический комплекс по дисциплине «Основы офисной документационной работы и...
Учебно-методический комплекс по дисциплине «интернет-технологии...
Об утверждении Концепции Интегрированной системы электронного документооборота...
Учебно-методический комплекс для студентов специальности 080102 «Мировая экономика» очной и...
Учебно-методический комплекс по дисциплине «астрофизика» для направления 010700...
Учебно-методический комплекс по курсу информационные системы для студентов отделения...
Учебно-методический комплекс по дисциплине «история и методология физики» для направления 010700...



Загрузка...
страницы:   1   2   3   4   5   6   7   8   9
скачать


Федеральное агентство по образованию РФ

Государственное образовательное учреждение

высшего и профессионального образования

«Алтайский государственный университет»


Факультет политических наук


Кафедра документоведения


УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС

По курсу "Современные отечественные системы автоматизации

делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)»


Барнаул 2007


Составители:

Доцент кафедры документоведения, к.и.н.

С.Ю.Асеев / Князева Т.А.- эксперт компании DSS Consulting


Рецензент:

Заведующий кафедрой документоведения, профессор, к.и.н.

А.Р. Ивонин


УМК утвержден на заседании кафедры документоведения АлтГУ

(протокол № ___ от ____________ 2007 г.)


Заведующий кафедрой

«___» ____________2007 г. _____________ А.Р. Ивонин


СОГЛАСОВАНО

Декан факультета

«___» ____________2007 г. _____________ Е.В. Притчина


СОДЕРЖАНИЕ:

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Пояснительная записка

2.Тематический план курса

3. Содержание лекционного курса

4. Примерная тематика семинарских занятий

5. Глоссарий

6. Список источников и литературы

7. Вопросы к экзамену

8. Приложения

Пояснительная записка


Учебно-методический комплекс по дисциплине «Современные отечественные САДЭД» разработан в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», и включает учебную программу по курсу (темы и планы лекционных занятий, примерная тематика практических занятий), глоссарий, вопросы к экзамену. В состав УМК также входит Приложение с обзором рынка систем электронного документооборота.

Цель изучения курса – получить системные знания о современных системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Темы курса:

  1. Обзор литературы и источников

  2. Методология исследования САДЭД

  3. Внедрение САДЭД

    1. Выбор СЭД

    2. Этапы внедрения.

  4. Роль специалиста - документоведа в выборе и внедрении САДЭД

  5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота.

  6. Обзор отечественных САДЭД и их функциональные характеристики.

    1. MOTIW

    2. NauDoc

    3. Optima-Workflow

    4. Гран-Док

    5. ДЕЛО

    6. Евфрат-Документооборот

    7. Золушка

  7. Проблемы автоматизации электронного документооборота.

  8. Эффективность управления и применение систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.


^ ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН КУРСА «Современные отечественные САДЭД»


Наименование темы

Аудиторные занятия, час.

Самостоятельная работа студента

Всего

лекции

практикум










1. Обзор литературы и источников

2



2

4

2. Методология исследования САДЭД

-

2

2

4

3. Внедрение САДЭД.

-

2

2

4

4. Роль специалиста – документоведа в выборе и внедрении САДЭД

2

-

2

4

5. Классификация САДЭД

-

2

4

8

6. Обзор отечественных САДЭД и их функциональные характеристики.

-

10

8

18

7. Проблемы автоматизации электронного документооборота.

-

2

2

4

8. Эффективность управления и применение САДЭД

-

2

4

4

Итого

4

20

26

50


Содержание лекционного курса.

Тема 1. ОБЗОР ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ.


СЭД относятся к сфере информационных технологий, а проблема информационных технологий в том, что они быстро развиваются и обновляются, поэтому большинство используемой литературы представлено не в печатных изданиях, а в электронных. Но проблема литературы заключается не только в этом. В печатных изданиях, как правило, отсутствует подборка материалов по данной теме, нет специализированных изданий, посвященных рынку СЭД.

  • Информационный портал http://www.docflow.ru/ призван предоставлять максимально полную и актуальную информацию о российском рынке документооборота, его тенденциях и событиях, и объединить вокруг себя общество людей, заинтересованных в развитии этой отрасли, профессионалов рынка. В разделе Аналитика вы найдете различные - как популярные, так и специализированные - материалы, подготовленные журналистами, а также экспертами разных компаний. Сайт содержит постоянно действующий форум среди разработчиков, вендоров, пользователей и потенциальных пользователей САДЭД. Рубрики, проекты, каталог, информация о ежегодной конференции Docflow и других мероприятиях.

  • http://www.klerk.ru

Оформление документов, бухгалтерский учет, IT-новости, управление персоналом, программистам, юристам и т.д.

На сайте размещены самые свежие материалы – аналитика, нормативные акты, библиографические издания, статьи и т.д.

  • http://www.computerra.ru

  • http://www.gdm.ru. Гильдия управляющих документацией.

  • http://www.bytemag.ru

  • http://www.cnews.ru

  • http://www.termika.ru Данный сайт содержит материалы и тезисы докладов с конференций, посвященных электронному документообороту и системам СЭД, электронную правовую, нормативно-методическую библиотеку и т.н. «Электронная библиотека документоведа», «Энциклопедия делопроизводства».

  • Журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело».

  • «Финансовая газета».

Представленные в Интернете материалы тоже имеют ряд недостатков. Во-первых, объективность материалов. Большинство материалов по системам электронного документооборота в Интернете являются рекламными материалами или заказными статьями и исследованиями. Во-вторых, анонимность информации, т.е. невозможно определить, кем и когда была написана та или иная статья.

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность САДЭД предприятиями. В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга, как их систематизировать. Системы, можно характеризовать по ряду критериев: функционалу, производителю, используемым технологиям.

Каждый потребитель САДЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческий персонал, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы.

При решении широкого спектра задач предприятий каждый желает, чтобы система настраивалась «под себя» и в тоже время она должна быть «коробочным» продуктом, который будет внедряться, и поддерживаться силами коллектива. Конечно, можно получить идеальное настраиваемое решение, которое бы учитывало все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от нескольких месяцев до года и даже более и требует немалых финансовых затрат. Но, как известно сроки внедрения должны быть минимальным, а обучение персонала быстрым, «безболезненным» и желательно без отрыва от производственной деятельности.

Система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации, что практически невозможно, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация маршрутных бизнес-процессов).

Она должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее и дальнейшее ее расширение (за счет добавления новых модулей, к примеру, ЭЦП, сканирования, электронных библиотек, хранилищ документов, web-приложений и т.д.).

Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование ЭЦП и шифрования, интегрируется ли с антивирусными пакетами и т.д.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средство разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. Также уделяется внимание средству разработки программы. Чем известнее и распространеннее средство разработки, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, опять же, тем меньше стоимость их услуг, т.к. они не являются «эксклюзивом».

Очень важным является способность программы к интеграции с другими продуктами. Многие пользователи хотели бы видеть свою используемую систему, в которой ведется работа с документами (делопроизводства, бухгалтерии, отдела кадров, сметной и проектной документации и т.д.) как единую корпоративную.

С одной стороны, продукт должен быть массовым, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, такие как словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

В настоящий момент уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач. Так устроен человек, что, прежде всего, он обращает внимание на обертку, а уж потом на содержание. В нашем случае оберткой является интерфейс программного продукта, и чем он привлекательнее (современнее, ярче) и доступнее в понимании, тем большим спросом пользуется. Еще разработчики часто специально «незашивают» некоторые функциональные возможности, которые программа могла бы выполнить и сама. Они предоставляют эту возможность в виде «конструктора», при использовании которого пользователь почувствует себя не меньше, чем продвинутым программистом. Наличие таких «игрушек» тоже оказывает свою роль при выборе систем. Но не стоит «заигрываться», так как данные возможности «съедают» определенное количество рабочего времени, хотя и бесспорно имеют некоторые свои достоинства.

Потребитель внимательно подходит и к выбору разработчика САДЭД. Оценивает, сколько он уже существует на рынке автоматизированных систем, как себя зарекомендовал среди пользователей и конкурентов, каким образом осуществляет техническую поддержку продуктов, как часто выпускает обновление системы и многое другое.

Таким образом, популярность той или иной автоматизированной системы зависит от дружественности ее интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности, актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки. В погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество. Конечно, развитые функциональные возможности с учетом современных требований, безусловно, плюс. Но, стоит подумать об их востребованности в дальнейшем.

Давайте попробуем на конкретных примерах разобраться в этих и других вопросах.

Для данного курса и анализа были выбраны системы являющиеся популярными российскими разработками и относящиеся к промышленным решениям.

В пакет информации от каждого поставщика продукта вошли:

  • Демо-версия системы;

  • Коммерческое предложение от разработчика на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчета 30 рабочих мест;

  • Оценка работоспособности службы технической поддержки через интернет-сайт и электронную почту.

В итоге анализа были выбраны 7 компаний: ЭОС, Cognitive technologies Ltd., ГНПП «Гранит-Центр», НТЦ ИРМ, NAUMEN, Оптима, MOTIW.

Компании

Системы

Институт высоких технологий БелГУ

MOTIW

Наумен

NAUDOC

Оптима

OPTIMA-WORKFLOW

ГНПП Гранит-Центр

ГРАН-ДОК

Электронные офисные системы

ДЕЛО

Cognitive technologies Ltd.

ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ

НТЦ Институт Развития Москвы

ЗОЛУШКА


Выделены основные функциях, которые наиболее хорошо реализованы или наоборот нереализованы в системах, а также на главных особенностях этих систем.

Всего же существует более 146 параметров оценки САДЭД.1


^ Тема 2. Методология исследования автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота

Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки – набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами, но они могут отличаться в конкретных случаях). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота – системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, - это непосредственная работа с регистрационной карточкой, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск и организация защищенной работы в сетевом режиме. Ниже приводится подробная классификация функций систем, относящихся к каждой из задач, по которым и производился сравнительный анализ. 2


^ ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ТЕСТИРОВАНИЯ САДЭД


  1. Подготовительный этап

  • Выбрать системы для исследования;

  • Получить демо-версии систем;

  • Получить коммерческие предложения от разработчиков на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчета 30 автоматизированных рабочих мест (АРМ) системы;

  • Оценить функциональную полноту систем на основе данных тестирования;


Анализ систем проводился по следующим параметрам:

  • Функциональная полнота (функциональные достоинства и недоработки, отсутствие значимых функциональных блоков);

  • Используемая платформа;

  • Используемые технологии;

    • Отличительные особенности систем;

    • Оценка работоспособности технической службы разработчика;

    • Стоимость внедрения и поддержки выбранных систем документооборота;


Задачи:

    • Определить к какому классу относится система (готовое решение («коробочное») / полузаказная («конструктор»);

    • Выявить особенности работы с системой:

    • требуется или нет специалист для внедрения и настройки системы;

    • ориентирована ли система на максимально быстрое внедрение и поддержку сложившихся бизнес-процессов организации в том виде, в котором они действуют в организации;

    • Оценить, существует ли перспектива развития системы:

    • наличие дополнительных модулей;

    • частота обновления системы;

    • возможность интеграции системы с другими продуктами;

    • Оценить работу службы технической поддержки разработчиков через Интернет-сайт разработчиков, электронную почту.




  1. ^ Установка и тестирование систем:

Установка программного обеспечения (ПО, клиентская и серверная часть) систем осуществляется в соответствии с документацией, прилагаемой к системе и может содержать следующие действия:


  1. Установка ПО системы и настройка в соответствии с инструкцией по установке системы;

  2. Создание учетной записи пользователя;

  3. Регистрация организации;

  4. Создание структурных подразделений;

  5. Регистрация пользователей;

  6. Назначение прав пользователям;

В зависимости от функциональных особенностей систем, данный список может дополняться следующими настройками:

  1. Создание ролей;

  2. Создание маршрутов;

  3. Создание хранилищ данных;

  4. Создание техпроцессов;

  5. Создание РК;

  6. Формирование и печать сложных отчетных форм;

  7. Другое


Структура предприятия:

  1. Руководство:

    • Генеральный директор

    • Заместитель генерального директора

  2. Управление делами:

  • Секретарь-референт

  1. Отдел контроля

  • Контролер

  1. Отдел маркетинга:

  • руководитель отдела маркетинга

  • менеджер отдела маркетинга

  • менеджер отдела маркетинга

  1. Отдел продаж:

  • руководитель отдела продаж

  1. Технический отдел:

  • руководитель технического отдела

  1. Бухгалтерия:

  • главный бухгалтер

  1. Отдел кадров

  • руководитель отдела кадров

  1. Юридический отдел

  • главный юрист

  • помощник юриста

  1. IT-отдел

  • системный администратор

  1. Архив

  • руководитель архивной службы


В соответствии с должностью сотрудником присваиваются следующие права:

  • Регистратор;

    • Руководитель;

    • Исполнитель;

    • Ответственный исполнитель;

    • Контролер;


Этапы обработки документов


  • Регистрация документа (создание электронных РК)

  • Заполнение РК документа;

  • Присоединение файлов;

  • Создание связок;

    • Наложение на документ резолюции

        • указание автора резолюции

        • назначение исполнителей документа

        • назначение контролера по документу

        • назначение срока исполнения документа

        • постановка документа на контроль;

  • Исполнения документов

    • Рассылка документов исполнителям (задание маршрута обработки документа);

    • Исполнение резолюций по документу;

    • Снятие документа с контроля;

  • Получение формируемых системой стандартных отчетов о степени исполнения документов

  • Поиск документов;

    • реквизитный поиск

    • поиск по форме

    • полнотекстовой поиск

  • Рассылка исходящих документов

  • Списание документа в дело


Выделяют три основных типа документов, составляющих документооборот:

      • Входящие документы (поступившие из внешних организаций, письма и обращения граждан);

      • Исходящие документы;

      • Внутренние документы.


Маршрут входящего документа:

        • Первичная обработка;

        • Регистрация;

        • Рассмотрение руководством и выдача резолюции;

        • Ознакомление в структурном подразделение или исполнение;

        • Постановка на контроль документа, контроль за исполнением документов;

        • Отслеживание хода исполнения;

        • Составление отчетов об исполнительской дисциплине;

        • Принятие решения по исполненному документу;

        • Снятие исполненных документов с контроля;

        • Списание дел в архив


Маршрут исходящего документа

  • Разработка проекта документа в структурном подразделении;

  • Согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

  • Утверждение документа руководством;

  • Регистрация документа;

  • Рассылка исходящего документа.


Маршрут внутреннего документа

  • Подготовка проекта внутреннего документа;

  • Обеспечение согласования документа;

  • Утверждение;

  • Регистрация;

  • Рассылка по подразделениям;

  • Контроль исполнения документа;

  • Списание дел в архив



Тема 3. Внедрение САДЭД


Выбору автоматизированной системы должно предшествовать предварительное обследование документооборота организации.

Необходимо выяснить цели и задачи организации, юридические, нормативные и деловые условия, в которых она ведёт свою деятельность, выявить слабые места, связанные с недостатками в управлении документами. Провести анализ деловых процессов, определить потребность организации в тех или иных видах документов, сопоставить характеристики представленных на рынке систем делопроизводства и документооборота с конкретными потребностями организации в сфере документационного обеспечения.3


^ Этапы внедрения

Создание корпоративной СЭД, от момента принятия решения до ввода в промышленную эксплуатацию, довольно сложный и продолжительный процесс, представляющий собой цепочку взаимосвязанных работ.

Для удобства можно разбить весь процесс на несколько основных этапов:

  1. Проведение обследования

  2. Разработка технических решений

  3. Внедрение

  4. Опытная эксплуатация

  5. Промышленная эксплуатация

С началом промышленной эксплуатации СЭД начинаются работы по её сопровождению и развитию.

Очень важную роль в процессе создания СЭД играет реальная поддержка проекта внедрения высшим руководством организации (так называемый "фактор первого лица"). Во-первых - это выделение необходимых для проведения работ финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Во-вторых - оформление полномочий, санкция на проведение работ по обследованию и внедрению СЭД. Необходимо наличие соответствующей распорядительной документации (приказы, распоряжения о проведении работ по внедрению СЭД). Авторитет высшего руководства необходим для проведения любых преобразований. При отсутствии такой поддержки, например, в организации получения всей необходимой информации при проведении обследования, в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях организации. Вряд ли от этого можно ждать какого-либо заметного эффекта.
^

3.1. Проведение обследования


Обследование - процесс сбора данных, необходимых на этапах разработки технических решений и внедрения СЭД. Анализ собранных данных позволяет формализовать бизнес-процессы в организации, разработать корпоративный стандарт управления документами (как бумажными, так и электронными), снизить риски при внедрении и эксплуатации СЭД, что приводит к уменьшению затрат на внедрение СЭД (как материальных, так и временных), к повышению вероятности успешного внедрения и эффективности промышленной эксплуатации СЭД.

Для повышения эффективности обследования необходимо предварительно спланировать работы. Желательно заранее ознакомиться со структурой организации, выявить ключевые информационные системы. На основании выбранного метода обследования оценить время, необходимое для выполнения работ. Составить план-график проведения работ, согласовать его и утвердить.

В процессе обследования изучаются применяемые в организации технологии управления документами, потоки документов, производится оценка объема производства документов и объема хранящихся документов, выявляются "узкие места" в делопроизводстве и документообороте. Также крайне важно на этом этапе оценить уровень подготовленности персонала и руководства организации, поскольку это напрямую влияет на эффективность внедрения и последующей эксплуатации СЭД.

В процессе проведения обследования может быть выявлено несовершенство существующих бизнес-процессов в организации, в частности, технологий управления документами "как есть". В этом случае необходимо разработать предложения по совершенствованию этих технологий. Должна быть также обоснована необходимость использования СЭД в организации. Если это возможно, желательно оценить затраты и ресурсы на выполнение работ по созданию СЭД.
^

3.2. Разработка технических решений


Результатом обследования является отчет об обследовании, который содержит информацию, необходимую для разработки технических решений и последующего внедрения СЭД. Анализ этой информации позволяет разработать информационно-функциональную модель организации и описать технологии управлении документами "как будет". На основании этой модели определяются функциональные требования к СЭД – какие функции СЭД должны быть использованы, чтобы реализовать данную модель. Кроме требований к самой СЭД необходимо провести анализ возможной конфигурации аппаратных и программных средств, необходимой для внедрения и последующего использования СЭД.

На этапе разработки технических решений определяется состав и содержание проводимых работ, разрабатывается поэтапный план внедрения СЭД. Немаловажным шагом является подготовка и принятие необходимых организационно-нормативных решений, подготовка регламентов, должностных инструкций.

После этого можно приступать непосредственно к внедрению системы.

3.3. Внедрение


Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (выявленного в процессе проведения обследования), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект. Чаще всего, это канцелярия, секретариат руководителя или ключевое подразделение организации. В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности организации. В силу специфики отечественных технологий работы с документами, необходимо обеспечить поддержку "бумажного" делопроизводства и документооборота, как в процессе внедрения СЭД, так и в процессе её дальнейшей эксплуатации.

Как, правило, процесс внедрения начинается с работ по установке и настройке необходимых аппаратных средств и программного обеспечения. Затем осуществляется первоначальная настройка СЭД в соответствии со спецификой организации - заполнение справочников, заведение пользователей системы, назначение им прав, соответствующих их функциональным обязанностям. В рамках проведения работ по внедрению проводится также обучение пользователей СЭД. В процессе обучения неизбежно выявляются особенности и требования, в соответствии с которыми производится окончательная настройка СЭД.

Работы по внедрению занимают довольно большое место в общем процессе построения корпоративной СЭД. Срок внедрения определяется масштабом внедряемой системы (количество рабочих мест, на которых будет эксплуатироваться система), а также перечнем необходимых работ (установка и настройка аппаратных и программных средств, настройка СЭД, обучение пользователей). Не следует также забывать, что на срок внедрения напрямую влияет степень готовности самой организации к проведению работ по внедрению СЭД. Это и соответствующая техническая оснащенность (например, наличие сети, наличие необходимого оборудования, учебного класса), и готовность персонала (как профессиональная, так и психологическая), и принятие необходимых организационных решений.

В процессе внедрении СЭД, как правило, приходится сталкиваться с рядом проблем, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения. Наиболее типичными являются следующие проблемы:

  • ^ Не все учтено при разработке требований к СЭД.

Причиной этой проблемы является либо недостаточно полная, либо недостоверная информация, полученная на этапе обследования. Для того, чтобы избежать данной проблемы, желательно проводить работы по обследованию совместно с представителями организации, в которой планируется внедрение СЭД, например, в рамках рабочих групп.

  • ^ Человеческий фактор.

Иногда сотрудники организации - пользователи системы, оказывают сопротивление (пассивное или активное) внедрению СЭД. Это может быть вызвано непониманием целей, сопротивлением изменениям, боязнью "прозрачности" деятельности, отсутствием должного уровня подготовки персонала (в том числе и руководителей). В этом случае желательно уже на начальном этапе заручиться поддержкой высшего руководства, проводить поэтапное внедрение, провести разъяснительную работу, разработать четкие регламенты работы и ролевые инструкции, которые помогут пользователям освоить новые технологии работы. В ходе внедрения СЭД, наряду с проведением обучения пользователей, можно организовывать консультации для руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.

  • ^ Теория <> Практика.

То, что представляет себе руководство, не всегда соответствует действительности. В результате, картина, нарисованная на этапе разработки технических решений, может оказаться весьма далекой от реальности. Для предотвращения подобной ситуации необходимо на этапе проведения обследования четко выяснить реальное положение дел, зафиксировать его. При необходимости, возможно составление отчетов по результатам обследования каждого ключевого звена. Если в процессе обследования выявляются проблемы, необходимо оперативно решать их.

  • ^ Завышенные требования.

Довольно часто сотрудники организации выражают желание провести полную автоматизацию всего процесса управления документами, сведя участие пользователей до нажатия одной кнопки. Крайне важно, чтобы пользователи понимали, что любая СЭД – это только инструмент, который помогает выполнять определенные функции в процессе работы с документами, а не выполняет эти работы.

Результатом проведения работ по внедрению являются полностью отлаженные технологии управления документами, обученный персонал и СЭД, готовая для использования, которая передается в опытную эксплуатацию.
^

3.4.Опытная эксплуатация


В период опытной эксплуатации происходит накопление опыта пользователей СЭД, отладка процедур работы с документами с использованием СЭД, выявление "узких мест". При необходимости, осуществляется корректировка настроек СЭД в соответствии с выявленными требованиями, исправление ошибок. В период опытной эксплуатации СЭД полезно присутствие представителя разработчика СЭД для оперативного решения возникающих вопросов – авторский надзор.

После завершения опытной эксплуатации СЭД и решения всех вопросов, возникших на этом этапе, система передается в промышленную эксплуатацию.
^

3.5. Промышленная эксплуатация


В ходе промышленной эксплуатации СЭД используется в полном объеме, необходимым для данной организации. Одна из основных задач пользователей на этом этапе – поддержание СЭД в актуальном состоянии (справочники, настройки, ведение пользователей).

Поскольку для получения максимального эффекта СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация) на определенном этапе возможно принятие решения о необходимости расширения, масштабирования СЭД.

В процессе промышленной эксплуатации возможны выявления требований по доработкам СЭД.

Со стороны разработчика СЭД как в процессе опытной, так и в процессе промышленной эксплуатации осуществляется сопровождение и развитие СЭД. Эти работы включают в себя консультирование по вопросам эксплуатации, развитие функционала СЭД и выпуск новых версий, консультирование по вопросам новых возможностей СЭД, доработки в соответствии с требованиями заказчика.4



Рис. 1 Алгоритм процедуры внедрения СЭД5

^ Тема 4. Роль специалиста-документоведа в выборе и внедрении САДЭД

Рынок систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота активно развивается. И уже многие организации сделали свой выбор в пользу внедрения систем электронного документооборота и по достоинству оценили преимущества использования СЭД. Другие же организации осознали необходимость внедрения и стоят перед выбором системы. Так или иначе, но можно предполагать, что в недалеком будущем такие системы будут использоваться на большинстве предприятий и организациях наряду с системами бухгалтерского учета.

Главная причина этого – перевод делопроизводства и документооборота на компьютерные технологии. Компьютерные технологии развиваются очень быстро, и вместе с ними столь же быстро будет меняться и делопроизводство.

Это требует от работника ДОУ иного уровня знаний.

Даже определение срока хранения документов из простого когда-то дела постепенно превращается в целую исследовательскую деятельность, и работа специалиста ДОУ становится гораздо более сложной, ответственной, увлекательной, более престижной и высокооплачиваемой.  
Тех, кто захотел и успел вскочить в этот стремительно мчащийся "поезд технического прогресса", ждет впереди участие в решении различных проблем на самом высоком уровне совместно с лучшими представителями других профессий. В будущем современных, владеющих ИТ-технологиями, юридическими знаниями и организационными навыками специалистов ДОУ, архивистов, секретарей ждет перенос "центра тяжести" с технической работы на выполнение более интеллектуальных функций.


Информационные технологии существенно меняют стиль и методы работы, а ужесточающиеся требования к "прозрачности" деловой и государственной деятельности и к соблюдению законодательных норм приводят к тому, что из обслуживающего подразделения ДОУ постепенно превращается в не менее важную и нужную службу, чем ИТ или юридическая.6

Одна из главных причин трудностей, состоит в недостаточном участии специалистов-документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии - работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия. Например, часто путают понятия "делопроизводство", включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления". Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности. Даже такие, на первый взгляд простые понятия как «номенклатура», «реестр документов» и «опись дел» в некоторых системах имеют совершенно иной смысл. Часто разработчики не разделяют такие понятия как «резолюция» и «виза». Проблемы разногласия основываются на том, что современные системы электронного документооборота строятся по западному образу и подобию и ориентированны на западные технологии работы с документами. А в большинстве российских компаний делопроизводство построено традиционно в соответствии с регламентирующими российскими нормативными документами. ИТ-сотрудники не являются специалистами в области делопроизводства, поэтому они не смогут подобрать оптимальную систему документооборота, учитывающую все особенности сложившегося документооборота компании без участия документоведа. Если этого не учесть высока вероятность возникновения технологической проблемы - реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно.

Не менее важная проблема - недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно ярко это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов.

^ Но незнание терминологии некоторыми группами разработчиков, это еще полбеды.

Основная же проблема заключается в том, что нет достаточной нормативной базы на государственном и ведомственном уровне.

Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного оргпроекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, т. е. с оптимизации системы управления и схем работы с документами. Только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на ИТ-основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Итак, еще раз подчеркнем, что в основе любой автоматизации должно лежать совершенствование управленческих процессов и делопроизводства в целом.

Часто приходится сталкиваться и с непониманием того, что правильная постановка делопроизводства требует введения единых правил работы с документами во всех подразделениях, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы. Только комплексная рационализация делопроизводства, обязательная и распространяющаяся на все подразделения без исключения, дает максимальный эффект.

Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого основная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответственному за делопроизводство, т. е. будущим главным пользователям системы. К сожалению, службы делопроизводства пока редко бывают, укомплектованы сотрудниками, имеющими высшее специальное образование по специальности 350800 ("Документоведение и документационное обеспечение управления"), и поэтому далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к системе. С другой стороны, фирмы-разработчики также редко имеют в своем составе специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное оргпроектное обследование и помочь сформулировать задачи для программистов. Нередко на практике эта задача решается с помощью приглашенных консультантов, что обойдется Заказчику в дополнительную сумму, т.к. услуги консультантов весьма недешевы.

При внедрении комплексной системы на первом этапе совместно со службой делопроизводства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов не уделяется должного внимания.

^ На первоначальном этапе проводится обследование. Выявляются типовые формы документов, прорабатываются маршруты движения документов.

Для того, чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (в делопроизводстве это называется "трафаретные тексты"), составить набор стандартных фраз и выражений (резолюций, и т.д)., предусмотреть взаимодействие с законодательно-правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации, взаимодействие с CRM-системами для внесения в документ сведений об адресате, кадровыми, бухгалтерскими, архивными, электронными библиотеками и т.д.

На стадии согласования и подписания документов очень важно иметь разработанный в организации табель форм документов, в котором прописано, кто документ составляет, с кем его следует согласовать, кто должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, какая требуется периодичность. При наличии такого табеля форм очень легко затем строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.

Не меньшей предварительной проработки требует автоматизация процесса регистрации документов. Сегодня регистрационные карточки нередко создаются для каждой организации заново и существенно различаются у отдельных разработчиков. В то же время уже давно существует фиксированный набор реквизитов, заносимых в регистрационную форму, было бы неплохо указать стандартный набор справочников для автоматизации заполнения максимального количества полей и различных учетных форм.

Один из важнейших показателей, вносимых в регистрационную карточку после исполнения документа, - номер дела, в которое помещен документ после завершения работы с ним. Поэтому автоматизация требует разработки номенклатуры дел организации, т. е. упорядочения текущего хранения документов.

Еще одна задача, решаемая системами автоматизации, - упорядоченное хранение документов в электронной форме. Решений типа "электронный архив", должны соответствовать действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов. Проблема сохранения документов на электронных носителях и передачи их на хранение должна сразу решаться на уровне разработки автоматизированных систем.

Вывод первый: сегодня автоматизация процессов делопроизводства еще острее, чем раньше, ставит задачу совершенствования процесса управления в целом. Сюда входит уточнение задач и функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых каждым работником, делегирование полномочий на решение вопроса и подписание документа.

Вывод второй: внедрение ИТ требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом.

Вывод третий: внедрение автоматизированных систем требует совместных усилий системных интеграторов и профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.

Важнейший принцип современного управления документами и информацией заключается в том, что все информационные ресурсы и потоки в организации должны управляться единообразно. Среди трудностей, мешающих реализации этого принципа на практике, выделяется проблема налаживания взаимопонимания между службами ИТ, ДОУ, юридическим отделом и деловыми подразделениями.

Чаще всего служба ИТ не подпускает сотрудников ДОУ к управлению электронными документами, - хотя при этом её сотрудники не обладают достаточными знаниями и навыками для обеспечения выполнения законодательных и нормативных требований.

У специалистов ИТ нет подготовки и опыта, необходимых для управления документами в соответствии с законодательством, - особенно для выполнения таких видов работ, как установление сроков хранения, экспертиза ценности, уничтожение документов с истекшими сроками хранения и т.д. И хотя служба ИТ прекрасно справляется с резервным копированием информации, но вот долговременным сохранением аутентичных электронных документов (в том их миграцией) она, как правило, не занимается.

Мнение службы ДОУ не учитывается даже при закупке и внедрении систем электронного документооборота, в результате чего в четырёх случаях из пяти дорогостоящие системы остаются всего лишь игрушкой для программистов.

Службе ДОУ не стоит пассивно ожидать, когда ее пригласят принять участие во внедрении СЭД. Службе ДОУ нужно принимать самое активное участие в выборе и внедрении СЭД в силу вышеуказанных проблем. Самим быть инициаторами этих процессов, так как делопроизводители являются одними из ключевых пользователей СЭД.

А роль ИТ-специалистов в этом процессе помочь службе ДОУ выбрать систему, которая бы смогла интегрироваться с уже существующими на предприятии справочно-информационными, CRM-системами и другими. Чтобы система отвечала необходимым нормам безопасности: поддерживала аутентификацию пользователей, разграничение прав и т.д. Такую систему, которая бы отвечала современным требованиям рынка и была развиваемой. Ведь стоит честно признаться, что далеко не все специалисты-документоведы, делопроизводители хорошо разбираются в IT-технологиях. Поэтому службы ИТ. и ДОУ должны тесно сотрудничать, быть «на равных» в процессе выбора и внедрения автоматизированных технологий.

Несогласованность действий и взаимное непонимание между ИТ и ДОУ приводят к тому, что не обеспечивается единый подход к управлению всеми информационными и документационными ресурсами. Часто слаба внутренняя нормативная база, не налажен учёт электронных документов. Не обеспечивается должная информационная безопасность организации (так, как требует стандарт ISO 17799), которая, помимо прочего, подразумевает установление сроков хранения и проведение экспертизы ценности документов независимо от  вида их носителей, конфиденциальное уничтожение документов с истекшими сроками хранения, обеспечение долговременного хранения документов.

При внедрении систем электронного документооборота также возникают колоссальные проблемы, - главным образом, из-за того, что не учитываются потребности деловых подразделений и требования законодательства к документообороту и делопроизводству.

Для эффективного управления документами и информацией, включая обеспечение информационной безопасности организации и успешное внедрение систем электронного документооборота, необходимо тесное сотрудничество специалистов ИТ, ДОУ и других служб и деловых подразделений. Для выработки единого подхода целесообразно создать "команду", включающую представителей всех заинтересованных сторон.

И как отмечает, Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией компании ЭОС, член Гильдии управляющих документацией и ARMA International «в перспективе одним из разумных решений может быть объединение служб ДОУ и ИТ в единое подразделение, управляющее всеми информационными ресурсами организации». И такой подход уже применяется в ряде ведомств.7

"Гильдия Управляющих Документацией" объединила в своих рядах ведущих специалистов практиков, аналитиков и разработчиков в области делопроизводства, информационных технологий, государственных служащих как федеральных, так и региональных органов власти. Главная цель объединения - сделать документационное обеспечение управления в государстве и бизнесе более эффективным и рациональным.

Одной из приоритетных задач, стоящих перед "Гильдией Управляющих Документацией", реализация которой обеспечит значительное продвижение к заветной цели – эффективному документообороту - организация процесса, обеспечивающего повышение квалификации специалистов в области делопроизводства, распространение профессиональных знаний, необходимых, как специалистам в области традиционного делопроизводства, так и разработчику программных продуктов и их пользователям.8


^ Тема 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота


САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. С ростом предприятия, а, следовательно, и численности его персонала, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. За счет улучшения ведения делопроизводства и ускорения документооборота происходит рост эффективности управления в организации и, как показывает практика, сокращение затрат на хранение, тиражирование, передачу документов. То, что системы САДЭД востребованы, очевидно. Но, в связи с разнообразным предложением на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать, чем они отличаются друг от друга, и необходимость классификации этих систем. Системы, классифицированные по ряду критериев: по функционалу, производителю, используемым технологиям и пр., позволяют разобраться в этом многообразии и подобрать наиболее подходящую систему для конкретной организации.

Так как СЭД находят все более активное применение, то встает проблема анализа как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД.

Рынок СЭД начал формироваться около 20 лет назад. На данный момент рынок систем СЭД находится в стадии, предшествующей бурному росту. Несомненно, именно электронный документооборот будет одним из самых быстрорастущих сегментов ИТ-отрасли в России. Сейчас на рынке работает более 20 ИТ-компаний, представляющих более 20 различных систем, как собственного производства, так и западные разработки. Всего же в мире присутствует более 100 систем электронного документооборота, которые находят постоянных заказчиков в различных отраслях.

В дальнейшем, в ближайшее два-три года, рынок СЭД будет переживать довольно быстрый рост (около 100% в год), но уже через три-четыре года произойдет его относительное наполнение, впрочем, рост и после этого не прекратится, только будет менее бурным, чем в 2003—2005 годах (около 60% в год). Те потенциальные пользователи СЭД, которые на данном этапе сомневаются в целесообразности автоматизации, должны обеспечить рост рынка в течение этих двух лет на уровне 90-130%. В дальнейшем темп роста несколько замедлится в связи с первичным насыщением рынка.9

Хотя ситуация на данном рынке обладает очень высокой динамикой, текущие результаты говорят о реальной конкурентоспособности отечественных производителей систем управления документами и бизнес-процессами.10

На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы:

  1. Системы западного производства (русифицированные версии). Среды разработок. (Documentum 4i компании Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, Lotus Domino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.)

  2. Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes. (CompanyMedia, OfficeMedia компании «Интер-Траст», «БОСС-Референт» разработка фирмы «Ай-Ти» (в настоящий момент принадлежит дочерней компании «Аплана»), «Эскадо» от «Интерпроком ЛАН», «Золушка» Научно-технологического центра Института развития Москвы и др.).

  3. Полностью российские разработки. Системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы», LanDocs от ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства группы компаний «Оптима» (UpScale Soft), «Кодекс» Центра компьютерных разработок, Гран Док компании Гранит, DocsVision от одноименной компании «DocsVision» и др.)


Как правило, при классификации систем ЭУД выделяют шесть категорий систем. Однако следует заметить, что ни одна классификация не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.


  1. ^ Специализированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). Системы предназначены для решения широкого круга делопроизводственных задач в отечественных организациях. Как правило, это системы, созданные российскими фирмами-разработчиками.

  2. ^ Системы автоматизации документооборота (управление документами, (СУД), Document Management systems). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.

  3. ^ Системы управления потоком работ (Workflow systems). Это системы, позволяющие автоматизировать сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий. Примером такой системы является, например, система Optima-Workflow.

  4. ^ Электронные архивы документов (Arhive Management system) Системы организации хранения документов в электронном виде и их поиска. Характерным примером электронного архива документов являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. К этой категории относятся продукты: EDocLib компании ЭОС, «Электронный архив» от одноименной компании.

  5. ^ Системы коллективной обработки документов (groupware). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Известными примерами таких систем являются пакеты Group Wize и Lotus Notes. Как правило, в таких программных продуктах реализованы подсистемы пересылки документов (электронная почта), обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Возможности подсистем могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, предназначенных для построения и функционирования территориально распределенных корпоративных систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

  6. Системы управления знаниями (СУЗ, Knowledge Management systems)

  7. Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).


Все системы основываются на технологиях, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Консалтинговая компания IDC выделяет шесть типов технологий ЭУД.


Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.


Корпоративные системы ЭУД
обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом
обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.


^ Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.


^ Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Технология применяется при сканировании документов.


Системы управления потоками работ (workflow)
обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.11


«Маркетинговая» стихийная классификация. Современная практика работы производителей программных средств (ПС) породила размытую, но интуитивно понятную всякому специалисту классификацию последних. Эта классификация сложилась стихийно, никакого более-менее внятного классификационного принципа в ее основе нет. Фактически она представляет собой набор разновидностей существующих систем, которые приобрели известность благодаря усилиям специалистов по маркетингу соответствующих компаний.

Некоторые основные разновидности ПС, составляющие маркетинговую классификацию, и взаимосвязи между ними схематически представлены на рис. 1.


Рисунок 1. Маркетинговая классификация ПС

Хотя на приведенной схеме «ветви» дерева не пересекаются, в действительности это деление очень условно. Действительно, торговые и бухгалтерские системы обычно поддерживают работу с первичными документами (счетами, накладными, счетами-фактурами) и, следовательно, в каком-то смысле являются системами электронного документооборота. Система CRM может иметь функции органайзера. Система расчета зарплаты частично пересекается с бухгалтерской системой. Крупная же система класса ERP может включать в себя всех своих «соседей» по классификации.

Маркетинговая классификация позволяет расширить область рассмотрения. А именно, перестать ограничиваться системами, причисляемыми к СЭД их разработчиками, и обратить внимание на системы соседних классов, попробовать трактовать их как специализированные СЭД. 12


Как уже говорилось выше, на данный момент в России представлено более 20 систем, многие из которых создавались как системы автоматизированного делопроизводства. Но в последнее время наметилась тенденция к тому, что системы автоматизации делопроизводства постепенно совершенствуя свой функционал, становятся полноценными системами электронного документооборота. Также уже существующие СЭД постепенно уходят от специализации только на хранилище данных или на workflow, начинают создаваться универсальные системы документооборота, в которых одинаково хорошо представлены все составные части систем документооборота.

Именно такие полномасштабные системы в скором времени начнут доминировать на рынке. Хотя, несомненно, сохранится некоторая специализация, связанная скорее с объектом применения самих СЭД. Уже сейчас некоторые системы находят свое большее применение в государственных органах (ЭОС) или в телекоммуникациях (ИнтерТраст).


Известными основными игроками этого рынка, помимо отмеченных выше партнеров Lotus (АйТи (Босс-Референт), Институт Развития Москвы (Золушка), Интерпроком Лан (Эскадо), (CompanyMedia) ИнтерТраст), являются следующие компании с соответствующими продуктами: Ланит (LanDocs), Оптима (Optima-Workflow), Электронные Офисные Системы (ДЕЛО), DocsVision (DocsVision), Directum (DIRECTUM) и ряд других поставщиков.


Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота одновременно предоставляют функции:

  • Обработка и хранение документов: регистрация

  • Управление потоками работ (передача документов между исполнителями)

  • Контроль исполнительской дисциплины

  • Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск

  • Работа с взаимосвязанными документами

  • Регламентация прав доступа

  • Списание документов "в дело"

  • Интеграция с внешними системами электронной почты

  • и ряд других.


Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.




    1. Скачать 1,25 Mb.
      оставить комментарий
      страница1/9
      Дата28.09.2011
      Размер1,25 Mb.
      ТипУчебно-методический комплекс, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3   4   5   6   7   8   9
плохо
  1
отлично
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх