Лекция 6 Тема Правила оформления корреспонденции icon

Лекция 6 Тема Правила оформления корреспонденции


1 чел. помогло.

Смотрите также:
Отчет о научно-исследовательской работе структура и правила оформления...
Отчет о научно-исследовательской работе структура и правила оформления...
Правила оформления исследовательских работ (рефератов курсовых, контрольных, диссертационных)...
Предлагаемое пособие посвящено вопросам оформления работ в соответствии с гостами Российской...
Правила оформления отчёта впервые утверждаю ректор Мордовского государственного университета...
Правила оформления студенческих выпускных работ и отчетов санкт-Петербург Издательство спбгту...
Правила оформления реквизита «дата». Перечислите элементы индекса для исходящих документов...
Дипломная работа подготовка, правила оформления и защита...
Правила выполнения и оформления схем классификация схем термины и их определения...
Правила оформления работы Правила оформления курсовой работы Структура отчета > Требования к...
Общие требования, структура, правила оформления магистерской диссертации...
Общие требования, структура, правила оформления магистерской диссертации...



скачать
Лекция 6


Тема 3. Правила оформления корреспонденции


Вопрсы:

  1. Письма как вид документа, правила их оформления.

  2. Особенности оформления и передача телеграмм.

  3. Особенности оформления и передача телетайпограмм,
    факсограмм, телефонограмм.


4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)


1. Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть:

  • инструктивные,

  • гарантийные,

  • информационные,

  • письма - запросы,

  • письма - извещения,

  • письма - приложения,

  • письма - ответы и др.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1 - 2-х машинописных страниц.

^ Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

  • вступление,

  • основное содержание,

  • заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

  • ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно - аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

  • констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

2. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты:

  • наименование документа,

  • указание на категорию телеграммы ("Срочная" и т.п.),

  • подробный адрес с указанием номера отделения связи,

  • текст - содержание телеграммы;

  • регистрационный делопроизводственный номер,

  • дата регистрации;

  • сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму; подпись, расшифровка подписи.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем. Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, скобка - скб, кавычки - квч. Словами указываются следующие знаки: "№" - номер, "+" - плюс,"-"- минус, "!" - знак восклицательный, "?" - знак вопросительный, "%" - процент.


Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента. Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста отделом документационного обеспечения проставляется регистрационный исходящий номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются:

  • обратный телеграфный адрес управления, таможни (таможенного поста);

  • должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму;

  • дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "На Ваш". Визирование телеграмм аналогично визированию писем. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. Телеграммы сдаются в отдел документационного обеспечения на подпись руководству управления, таможни (таможенного поста) и отправку в двух экземплярах с визой исполнителя на копии, которая подшивается в дело.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в управлении, таможне (таможенном посте), указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Телеграммы, поступившие в адрес таможенного органа и его подразделений, регистрируются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, передаются на рассмотрение руководству таможенного органа или структурных подразделений.


^ 3. Передача оперативной информации в таможни, таможенные посты и другие организации, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.

Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес таможенного управления, таможни (таможенного поста)) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам.

Частью реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.

Телетайпограммы должны содержать не более 30 - 40 слов. Требования к тексту телетайпограммы аналогичны требованиям к тексту телеграмм. Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.

Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.

Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.

Телетайпограммы, являющиеся ответом на документ - запрос с поручением таможенного органа, печатаются в двух экземплярах (на втором экземпляре ставится виза руководителя отдела - исполнителя) и вместе с документом - запросом передаются через отдел документационного обеспечения на подпись лицу, давшему поручение. Затем первый экземпляр передается отделом (отделением, группой) документационного обеспечения на телетайп, второй вместе с документом - запросом подшивается в дело в соответствии с номенклатурой.

Входящие телетайпограммы учитываются в журнале и передаются в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для последующей регистрации и исполнения.

^ Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы .

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи.

^ Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается.

Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в журнале. После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.

Поступившие в управление, таможню, таможенный пост со статусом юридического лица факсограммы подлежат обязательному учету в журнале.

Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные - немедленно.

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефоннойсвязи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается. Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

  • исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

  • должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

  • должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

  • входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству таможенного органа на рассмотрение, второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководством таможенного органа.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Срочные документы, поступившие из ГТК России, доводятся до таможен и таможенных постов в день получения также в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа.


^ 4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)

Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение полученных и отправленных сообщений.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами:

  • поиск,

  • копирование,

  • отбор по заданному критерию.

Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.

Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям для телетайпограмм.




Скачать 80,32 Kb.
оставить комментарий
Дата05.11.2011
Размер80,32 Kb.
ТипЛекция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

отлично
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх