Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской федерации общие положения
| скачать Приложение к постановлению Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 21 апреля 2011 г. № 6/37-6 ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1.1. Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации (далее – избирательная комиссия). Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями. Инструкция разработана на основании федеральных законов «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии, регламента избирательной комиссии, с использованием ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти», за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, порядок работы с которыми изложен в разделе 6 Инструкции. 1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, государственных гражданских служащих аппарата избирательной комиссии (далее – гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам. 1.3. Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат избирательной комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции. 1.4. Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата избирательной комиссии в соответствии со своим должностным регламентом. 1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в избирательной комиссии (далее – ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства. 1.6. Делопроизводство в избирательной комиссии осуществляется с использованием программного изделия «Дело» подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», входящей в состав специального программного обеспечения (далее – ПИ «Дело»). Доступ к ПИ «Дело» осуществляется в соответствии с распоряжением председателя избирательной комиссии. Основной единицей хранения информации в ПИ «Дело» является регистрационная карточка документа (далее – РК). Работа в ПИ «Дело» основывается на принципе однократной регистрации документа. 1.7. Согласование Инструкции и изменений в нее с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела проводятся в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации в области архивного дела. 1.8. В Инструкции используются следующие понятия: бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; внутренний документ – документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы; входящий документ – документ, поступивший в избирательную комиссию; дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку; делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними; докладная записка – внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя; документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот избирательной комиссии; документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; исходящий документ – документ, отправляемый из избирательной комиссии; контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов; копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; нормативные документы – совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания; оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; письменное обращение гражданина – направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба; письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами; подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа; поручение – документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий; регистрационная карточка документа (РК) – электронная регистрационно-учетная форма, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ «Дело»; регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа; срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением; указания по исполнению документа – реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом; учет документов – фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов; формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела; экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; электронный образ документа – документ на бумажном носителе, преобразованный в электронно-цифровую форму путем сканирования с сохранением всех его реквизитов.
|
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка: 