Инструкции о порядке форми-рования, ведения и хранения icon

Инструкции о порядке форми-рования, ведения и хранения


Смотрите также:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, студентов...
Инструкция о порядке заполнения...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
Об утверждении Инструкции о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся Общие положения...
Фонда и /или издания...
Федеральное законодательство...
Годовой бухгалтерский отчет об исполнении районного бюджета с приложениями. 3...
Прика з
Ю. Ф. Курамшин: Проблема определения понятий в науке существовала всегда и, по сути...
Правила корректуры...
Доклад к заседанию совета при Губернаторе Ставропольского края по реализации приоритетных...



Загрузка...
скачать




30 января 2008 г. 17

г. Пермь











О введении в действие













Инструкции о порядке форми-рования, ведения и хранения













личных дел студентов,




слушателей, аспирантов,

докторантов и соискателей



В целях совершенствования документационного обеспечения учебной деятельности, в соответствии с законодательством РФ и нормативными актами университета,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действие с 1 февраля 2008 года Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей (далее - Инструкция), принятую Ученым советом университета 26 декабря 2007 года и утвержденную ректором (Приложение).

2. Деканам факультетов, директору Березниковского филиала ПГУ, ответственному секретарю приемной комиссии, зав. отделом аспирантуры и докторантуры довести Инструкцию под расписку должностным лицам, ответственным за формирование, ведение и хранение личных дел студентов и иных категорий обучающихся, принять Инструкцию к неукоснительному соблюдению, осуществлять постоянный контроль ведения личных дел в соответствующих подразделениях.

3. Университетскому центру Интернет обеспечить размещение данного приказа с Приложением на сайте ПГУ.














4. Общему отделу довести настоящий приказ до вышеуказанных должностных лиц.


Основание: представление проректора, начальника УМУ, ответственного
секретаря приемной комиссии, зав. отделом аспирантуры и
докторантуры, начальника ОК, начальника общего отдела,
начальника юридического отдела, протокол № 5 заседания Ученого
совета ПГУ от 26 декабря 2007 года.


Ректор

Пермского госуниверситета,

профессор В.В. Маланин


ЗАВИЗИРОВАЛИ:

Главный бухгалтер

Начальник ПФО

Юрист

ВВ


Приложение к приказу №

от


УТВЕРЖДАЮ

Ректор

Пермского госуниверситета,

профессор____________В.В. Маланин

«____» _________ 2008 год


ИНСТРУКЦИЯ

о порядке формирования, ведения и хранения личных дел

студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей


^ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1. Данный документ является локальным нормативным актом Пермского государственного университета (ПГУ) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей ПГУ (далее обучающихся), в том числе Березниковского филиала ПГУ (далее филиал).

1.2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Инструкция) разработана в соответствии с законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации и локальными нормативными актами ПГУ:

– Федеральным законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»;

– Порядком приема в государственные образовательные учреждения высшего профессионального образования Российской Федерации, утвержденным приказом Минобразования России;

– Порядком перевода студентов из одного высшего учебного заведения Российской Федерации в другое, утвержденным приказом Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации;

– Положением об итоговой государственной аттестации выпускников высших учебных заведений Российской Федерации, утвержденным приказом Минообразования России;

– Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденной приказом Минобрнауки;

– Уставом ПГУ;

– Правилами приема в ПГУ;

– Положением о приемной комиссии ПГУ;

– Правилами приема в аспирантуру ПГУ;

– Положением о подготовке научно-педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования в ПГУ;

– ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

– Основными правилами работы архивов и организаций, 2002 г.

– Инструкцией по делопроизводству ПГУ.

1.3. Инструкция обязательна к применению во всех структурных подразделениях ПГУ, включая филиал, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся (приемная комиссия, деканаты факультетов, учебная часть филиала, отдел аспирантуры и докторантуры).

1.4. Информация личного дела обучающегося относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

1.5. Ответственность за соблюдение установленных Инструкцией требований в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.

1.6. Контроль за исполнением настоящей Инструкции возлагается на ответственного секретаря (заместителя) приемной комиссии, начальника (заместителей) учебно-методического управления, заведующего отделом аспирантуры и докторантуры, директора (заместителей) филиала.


^ 2. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ


2.1. Личное дело абитуриента оформляется в Приемной комиссии в соответствии с действующими Правилами приема и Положением о приемной комиссии.

2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на технических секретарей приемной комиссии – работников, назначенных деканами факультетов (директором филиала) для проведения приема.

2.3. Личные дела зачисленных абитуриентов Приемная комиссия передает по акту в деканаты факультетов (учебную часть филиала) не позднее, чем за 10 дней до начала учебного года для их дальнейшего ведения.

2.4. К моменту передачи личного дела из Приемной комиссии в деканат оно должно содержать следующие

обязательные документы:
^

заявление о приеме;

документ об образовании государственного образца (подлинник или нотариально удостоверенная копия для обучающихся на платной основе);

^

результаты вступительных испытаний в зависимости от их формы:


а) свидетельство о результатах ЕГЭ;

б) сертификат централизованного тестирования с заявлением о засчитывании его результатов в качестве вступительного испытания;

в) экзаменационные работы с экзаменационным листом;

г) протокол собеседования;

дополнительные документы:
^

договор об оплате обучения (для поступающих на платной основе);

контракт о целевой подготовке специалиста (для поступающих в рамках целевого приема);

^

заключение об эквивалентности документа об образовании (при поступлении иностранных граждан);

копии документов, подтверждающих право на льготный или на иной порядок поступления (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав и т.д., постановления органов опеки и попечительства, копии различных удостоверений, справок, дипломов победителей олимпиад и др.);


– расписка об ознакомлении с условиями, на основании которых впоследствии будет определяться основная образовательная программа обучения, в случае, если прием проводится на специальности/направления, группы специальностей/направлений или факультеты в целом;

– расписка об ознакомлении с условиями распределения по специальностям/направлениям в случае поступления на группы специальностей/направлений и/или форм обучения одного факультета с единым перечнем экзаменов.

2.5. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого вуза, Приемная комиссия формирует личное дело, в котором кроме документов, предусмотренных п.2.4, должны быть:

– академическая справка, выданная вузом, в котором обучался студент ранее, с указанием номера приказа об отчислении;

– индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах);

2.6. Личные дела (с копиями документов) незачисленных абитуриентов хранятся в приемной комиссии 1 год, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Подлинники невостребованных документов об образовании после изъятия из личных дел передаются по описи на хранение в архив ПГУ.

2.7. Личное дело аспиранта, докторанта, соискателя оформляется в отделе аспирантуры и докторантуры и включает в себя:

– личное заявление;

– копию диплома о высшем профессиональном образовании с приложением (для аспирантов и соискателей);

– копию диплома о присуждении ученой степени кандидата наук (для докторантов);

– анкету или личный листок по учету кадров с фотографией;

– справку с места работы (для соискателей и докторантов);

– список опубликованных научных работ и изобретений (или реферат по теме диссертации – для аспирантов);

– отзыв предполагаемого научного руководителя (для аспирантов);

– выписку из протокола заседания кафедры и Ученого совета факультета (для докторантов и соискателей);

– решение Ученого Совета университета (для докторантов);

– развернутый календарный план работы над диссертацией (для докторантов и соискателей);

– протоколы сдачи вступительных экзаменов (для аспирантов) и/или удостоверение о результатах кандидатских экзаменов, сданных в другом вузе (для аспирантов и соискателей).


^ 3. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В ПЕРИОД ОБУЧЕНИЯ


3.1. Ответственность за ведение личных дел обучающихся возлагается на работников факультетов, учебной части филиала и заведующего отделом аспирантуры и докторантуры, в должностные обязанности которых входит работа с личными делами.

3.2. На основании приказа о зачислении студенту выдаются студенческий билет и зачетная книжка, которые должны иметь единый порядковый номер для каждого студента, зафиксированный в ЕТИС ПГУ. В случае выдачи дубликата сохраняется порядковый номер утерянного документа.

При переводе студента внутри вуза в рамках факультета (филиала) с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других изменениях студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью проректора или директора филиала и печатью, и выдается новый студенческий билет с сохранением порядкового номера заменяемого документа. Личное дело передается по акту в деканат соответствующей формы обучения.

При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в ведомости регистрации выданных документов.

3.3. В личное дело студента подшиваются:

– выписки из приказов по данному студенту о зачислении, переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании и т.п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента издания);

– подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);

– копии академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при выдачи их по заявлению студента);

– копии новых договоров об оплате обучения для обучающихся на платной основе (в недельный срок с момента подписания);

– протокол переаттестации или перезачета для обучающихся в сокращенные сроки (в недельный срок с момента подписания).

Личные заявления должны иметь резолюцию декана (директора филиала) и при необходимости ректора или проректора по учебной работе.

3.4. При переводе студента на другой факультет личное дело в недельный срок передается в соответствующий деканат по акту с указанием всего перечня имеющихся в личном деле документов, при этом выдаются новый студенческий билет и зачетная книжка. В личном деле должны быть зачетная книжка с предыдущего места учебы и индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах).

3.5. При восстановлении студента продолжается ведение личного дела, сформированного ранее.

3.6. При отчислении из ПГУ в личное дело вносятся:

– выписка из приказа об отчислении;

– учебная (личная) карточка студента;

– студенческий билет и зачетная книжка;

– копия документа об образовании, полученного в ПГУ, и приложение к нему (для отчисленных в связи с окончанием обучения);

– копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент зачисления в ПГУ (в случае если в деле хранился подлинник).

– обходной лист;

– внутренняя опись документов.

3.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их регистрационных индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

3.8. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного дела и формируется новое личное дело.


^ 4. ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ


4.1. В период поступления и обучения личное дело хранится в отдельном шкафу помещения соответствующего структурного подразделения. Доступ к личным делам имеет только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся и его непосредственные руководители.

4.2. Право доступа к документам личного дела обучающегося имеет также ректор, проректор по учебной или научной работе, работники юридического отдела, отдела кадров, учебно-методического управления, приемной комиссии. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией проректора по учебной работе.

4.3. Личные дела обучающихся, отчисленных из ПГУ, в том числе филиала, передаются на хранение в архив ПГУ.






Скачать 108,81 Kb.
оставить комментарий
Дата05.11.2011
Размер108,81 Kb.
ТипДокументы, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх