Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников icon

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников


Смотрите также:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, студентов...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся Общие положения...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
1 Положение о порядке формирования...
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, n 7...
Инструкция о порядке заполнения...
Методические рекомендации по оформлению...
Методические рекомендации по оформлению...
Инструкция о порядке составления планов ликвидации аварий...
Инструкции о порядке форми-рования, ведения и хранения...
«свердловская областная клиническая больница №1» номенклатура дел на 2011 год...



Загрузка...
скачать
ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ

МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

26 марта 2004 г. № 2


ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ

И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ


На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 12 августа 2002 г. № 1098 "О Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь" Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.


Председатель В.И.Адамушко


СОГЛАСОВАНО

Министр труда

и социальной защиты

Республики Беларусь

А.П.Морова

22.03.2004


УТВЕРЖДЕНО

Постановление

Комитета по архивам

и делопроизводству

при Совете Министров

Республики Беларусь

26.03.2004 № 2


ИНСТРУКЦИЯ

о порядке формирования, ведения и хранения личных дел

работников


ГЛАВА 1

^ ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.


ГЛАВА 2

^ СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА


5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., № 24, ст.460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

контракт (государственных служащих);

справка-объективка;

анкета;

копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);

копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);

направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

характеристики и аттестационные листы;

списки научных трудов и изобретений;

заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

9. В личное дело не включаются:

копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.


ГЛАВА 3

^ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ЛИЧНОГО ДЕЛА


10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".

11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";

не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;

фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;

в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;

место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер.Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;

в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";

если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";

в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

Например:

женат:

жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,

сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,

дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,

мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.

14. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество;

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

трудовая деятельность;

профессия;

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке.

В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

17. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:

название вида документа (характеристика);

имя, отчество, фамилия характеризуемого;

текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.


ГЛАВА 4

^ УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ


18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5.

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.

23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Приложение 1

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников


Форма


Внутренняя опись документов личного дела № ___

________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)


───┬──────────┬─────────┬─────────┬──────┬──────────────┬───────────

№ │Название и│ Дата │ Индекс │Номера│Дата включения│

п/п│заголовок │документа│документа│листов│ документа в │ Примечание

│документа │ │ │ дела │ личное дело │

───┼──────────┼─────────┼─────────┼──────┼──────────────┼───────────

1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7

───┼──────────┼─────────┼─────────┼──────┼──────────────┼───────────


Итого __________________________________________________ документов*

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи* ________________________________

(цифрами и прописью)


______________________________

*Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.


Приложение 2

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников


Форма


Личный листок по учету кадров


1. Фамилия ____________________________________________ ┌─────────┐

Имя _______________ Отчество __________________________ │Место для│

2. Пол ______ 3. Число, месяц и год рождения __________ │фото- │

4. Место рождения _____________________________________ │карточки │

5. Гражданство ________________________________________ └─────────┘

6. Образование ________________________________________


───────────────┬─────────┬───────────┬──────────────┬───────────────

Наименование │ │ │Год окончания.│ Какую

учебного │Факультет│ Год │ Если не │ специальность

заведения и его│ или │поступления│окончил, то с │получил, номер

местонахождение│отделение│ │какого курса │ диплома или

│ │ │ ушел │ удостоверения

───────────────┼─────────┼───────────┼──────────────┼───────────────


7. Какими языками владеете _________________________________________

(владеете свободно, читаете и можете

____________________________________________________________________

объясняться, читаете со словарем)

8. Ученая степень, ученое звание ___________________________________

9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________

____________________________________________________________________

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу

в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу,

работу, учебу, стажировку за границей)


При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия

необходимо именовать так, как они назывались в свое время, военную

службу записывать с указанием должности.


──────────────────────────────┬─────────────────────┬───────────────

Число, месяц и год │Должность с указанием│Местонахождение

───────────────────┬──────────┤ учреждения, │ учреждения,

приема (назначения,│увольнения│ организации, │ организации,

избрания), перевода│ │ предприятия │ предприятия

───────────────────┼──────────┼─────────────────────┼───────────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

───────────────────┼──────────┼─────────────────────┼───────────────


11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.


───────────────┬─────────────┬────────────┬─────────────────────────

Местонахождение│ Название │ В качестве │ Число, месяц, год

выборного │ выборного │кого избран ├────────────┬────────────

органа │ органа │ │ избрания │ выбытия

───────────────┼─────────────┼────────────┼────────────┼────────────


12. Участие в профессиональном союзе _______________________________

(членом какого профсоюза

____________________________________________________________________

состоите, с какого времени)

____________________________________________________________________

13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания _______

____________________________________________________________________

(когда и кем награждены, присвоены)

14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________

____________________________________________________________________

Военно-учетная специальность по действительному названию ___________

____________________________________________________________________

15. Семейное положение _____________________________________________

(перечислить членов семьи с указанием

____________________________________________________________________

возраста)

16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию

анкетируемого и нанимателя): _______________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

17. Место жительства: ______________________________________________

____________________________________________________________________

Телефон ____________________________________________________________

Паспорт: серия ________________ № __________________________________

Кем выдан __________________________________________________________

Дата выдачи ________________________________________________________

Личный номер _______________________________________________________


___________________ __________________

(дата заполнения) (личная подпись)


(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих

изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и

т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его

личное дело)


Приложение 3

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников


Форма


Дополнение к личному листку по учету кадров


Фамилия _________________ Имя _______________ Отчество _____________

1. Данные о работе после заполнения личного листка


────────────┬───────────────────────┬───────────────────────────────

Должность (с│ Число, месяц, год │ Распорядительный документ

указанием ├────────────┬──────────┼─────────────────┬─────────────

наименования│ приема │ │ │

учреждения,│(назначения,│увольнения│о приеме-переводе│об увольнении

организации,│ избрания),│ │ │

предприятия)│ перевода │ │ │

────────────┼────────────┼──────────┼─────────────────┼─────────────

────────────┤ │ │ │

────────────┼────────────┼──────────┼─────────────────┼─────────────


2. Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка

(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов)


┌──────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) │

├─────────────────────┬─────────────────────┬──────────────────────┤

│ │ Наименование │ Основание записи │

│ Число, месяц, год │ правительственной │ │

│ награждения, │ награды, присвоения │ │

│ присвоения │ ученого, воинского, │ │

│ │ почетного звания │ │

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┴─────────────────────┴──────────────────────┤

│2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации │

├─────────────────────┬─────────────────────┬──────────────────────┤

│ Число, месяц, год │ Решение комиссии │ Основание записи │

│ │ (квалификационной, │ │

│ │ аттестационной) │ │

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┴─────────────────────┴──────────────────────┤

│2.3. Записи о присвоении классов │

├─────────────────────┬─────────────────────┬──────────────────────┤

│ Число, месяц, год │ Решение комиссии │ Основание записи │

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┴─────────────────────┴──────────────────────┤

│2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике │

├─────────────────────┬─────────────────────┬──────────────────────┤

│ Число, месяц, год │ Характер изменения │ Основание записи │

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

├─────────────────────┼─────────────────────┼──────────────────────┤

└─────────────────────┴─────────────────────┴──────────────────────┘


┌─────────────────────┬─────────────────────┬──────────────────────┐

│Личное дело проверено│Личное дело проверено│Личное дело проверено │

│_________ │_________ │_________ │

│ (дата) │ (дата) │ (дата) │

│_________ │_________ │_________ │

│(подпись) │(подпись) │(подпись) │

└─────────────────────┴─────────────────────┴──────────────────────┘


Приложение 4

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников


Форма


_________________________________________

(наименование вышестоящей организации

_______________________________________________________

наименование организации (структурного подразделения)


Личное дело № ___

__________________________

(фамилия, имя, отчество)


Начато _______________

Окончено _____________


На ______ листах.

Хранить ____________


Приложение 5

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников


Форма


^ ЖУРНАЛ (КНИГА)

учета личных дел


────────────┬───────────────────┬───────────────┬───────────────────

Номер │ Фамилия, имя, │Дата постановки│ Отметка о снятии

личного дела│ отчество работника│ на учет │ с учета

────────────┼───────────────────┼───────────────┼───────────────────

1 │ 2 │ 3 │ 4

────────────┼───────────────────┼───────────────┼───────────────────


Приложение 6

к Инструкции

о порядке формирования,

ведения и хранения

личных дел работников


Форма


Контрольная карточка


Личное дело № _________________________

Фамилия _______________________________

Имя ___________________________________

Отчество ______________________________


Отметка о выдаче личного дела


────────────┬────────────┬─────────────┬──────────────┬─────────────

Дата выдачи│ Кому выдано│ Расписка в │Номер телефона│Дата возврата

│ │ получении │ │

────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────────

1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5

────────────┼────────────┼─────────────┼──────────────┼─────────────




Скачать 203,92 Kb.
оставить комментарий
Дата05.11.2011
Размер203,92 Kb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

отлично
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх