Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся Общие положения icon

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся Общие положения


Смотрите также:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, студентов...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
1 Положение о порядке формирования...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, n 7...
Инструкция о порядке перевозок организованных групп детей и учащихся Общие положения...
Положение о порядке перевода, восстановления, отчисления лиц...
Инструкция о порядке выдачи, замены...
Инструкция пользователя версия 6 содержание общие сведения Общие сведения о Федеральном реестре...
Временная инструкция по работе с электронным учебно-методическим комплексом Общие положения...
Приказ от 14 декабря 1999 г...



Загрузка...
скачать

ГОУ ВПО «Вологодский государственный педагогический университет»


ИНСТРУКЦИЯ

о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся


  1. Общие положения

1.1. Данная инструкция устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов обучающихся ВГПУ.

1.2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Инструкция) разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации (приложение 1) и локальными нормативными актами ВГПУ.

1.3. Инструкция обязательна к применению во всех структурных подразделениях ВГПУ, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся.

1.4. Информация, содержащаяся в личном деле обучающегося, относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

1.5. Ответственность за соблюдение установленных Инструкцией требований возлагается на руководителей структурных подразделений.


  1. Формирование личных дел

2.1. Личное дело абитуриента формируется в приемной комиссии в соответствии с действующими правилами приема и положением о приемной комиссии.

2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на ответственного секретаря приемной комиссии.

2.3 Личные дела зачисленных абитуриентов приемная комиссия передает по акту в деканаты факультетов не позднее, чем за 10 дней до начала учебного года.

На момент передачи личного дела оно должно содержать следующие документы:

обязательные документы:

  • личное заявление;

  • копия документа об образовании государственного образца, заверенная:

    • техническим секретарем приемной комиссии ВГПУ – при предъявлении оригинала документа об образовании;

    • нотариусом.

  • 4 фотографии размером 3х4 (матовые, с уголком);

  • экзаменационный лист;

  • результаты вступительных испытаний в зависимости от их формы:

а) свидетельство о результатах ЕГЭ;

б) экзаменационная работа (лист устного или письменного ответа);

  • выписка из приказа о зачислении;

  • лист выписок из приказов (приложение 2);

  • лист внутренней описи (приложение 3);

  • 2-ой экземпляр расписки о приеме подлинника документа об образовании.

дополнительные документы:

  • договор на оказание платных образовательных услуг;

  • договор на целевой прием;

  • заключение об эквивалентности документа об образовании (при поступлении иностранных граждан);

  • копия свидетельства о заключении брака, иные документы, подтверждающие смену фамилии;

  • копии документов, подтверждающих особые права при поступлении в высшее учебное заведение, в т.ч. для лиц с ограниченными возможностями здоровья (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав и т.д., постановления органов опеки и попечительства, копии различных удостоверений, справок, дипломов победителей олимпиад и др.), подтверждающих право на льготы.

2.4. При зачислении студента на второй или последующие курсы приемная комиссия формирует личное дело, в котором кроме документов, предусмотренных п.2.3, должны быть:

  • академическая справка, выданная вузом, в котором студент обучался ранее, оформленная в установленном порядке;

  • выписка из приказа;

  • итоги аттестационных испытаний;

  • договор на оказание платных образовательных услуг;

  • индивидуальный график обучения (ликвидации академической задолженности при наличии разницы в учебных планах).

2.5. При переводе студента, обучавшегося в другом вузе, в ВГПУ формирование личного дела осуществляется деканатом факультета. При этом в личном деле должны быть следующие документы:

  • заявление о переводе;

  • выписка из приказа о зачислении;

  • академическая справка, выданная вузом, в котором студент обучался ранее, оформленная в установленном порядке;

  • 4 фотографии размером 3х4 (матовые, с уголком);

  • итоги аттестационных испытаний;

  • договор на оказание платных образовательных услуг;

  • документ об образовании.

2.6. Личные дела незачисленных абитуриентов хранятся в приемной комиссии 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Подлинники невостребованных документов об образовании после изъятия из личных дел передаются в архив ВГПУ по описи для хранения.

2.7. Подлинники документов об образовании абитуриентов, зачисленных на обучение за счет средств федерального бюджета по очной и заочной формам, передаются по акту в отдел спецучета ВГПУ.

2.8. В недельный срок после принятия решения о переводе с платной основы обучения на бесплатную основу обучения студент обязан представить оригинал документа об образовании в приемную комиссию. Студенту выдается расписка о принятии оригинала документа об образовании. 2-ой экземпляр расписки вшивается в личное дело.

  1. Ведение личных дел в период обучения

3.1. Ответственность за ведение личных дел возлагается на деканов факультетов.

3.2. В личное дело студента подшиваются:

  • экземпляр расписки о принятии оригинала документа об образовании;

  • лист выписок из приказов (приложение 2);

  • лист внутренней описи (приложение 3);

  • выписки из приказов по данному студенту о зачислении, предоставлении академического отпуска, поощрениях и взысканиях, о смене фамилии, о завершении обучения по основной профессиональной образовательной программе подготовки с указанием степени выдаваемого диплома (с отличием, без отличия) и присваиваемой квалификации и т.п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента издания);

  • приказы о переводе студента с курса на курс;

  • подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);

  • копии академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при выдаче их по заявлению студента);

  • копии дополнительных соглашений к договорам об оплате за обучение для обучающихся на платной основе ( в недельный срок с момента подписания);

  • протокол аттестации или перезачета для обучающихся в сокращенные сроки (в недельный срок с момента подписания).

Личные заявления должны иметь резолюции декана и ректора.

3.3. При переводе студента на другую специальность (направление) личное дело и зачетная книжка в недельный срок передается деканом в соответствующий деканат, при этом выдается новый студенческий билет.

3.4. При восстановлении студента продолжается ведение личного дела, сформированного ранее.

3.5. При отчислении из ВГПУ в личное дело вносятся:

  • выписка из приказа об отчислении;

  • учебная карточка студента;

  • студенческий билет и зачетная книжка;

  • копия документа об образовании, полученного в ВГПУ, и приложения к нему (для отчисленных в связи с окончанием срока обучения);

  • копия академической справки;

  • копия документа об образовании, представленного студентом на момент зачисления в ВГПУ (в случае, если в деле хранился подлинник);

  • обходной лист;

  • внутренняя опись документов.

3.6. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит следующие сведения: регистрационный номер личного дела, наименования, порядковые номера, даты документов дела, количество занимаемых листов. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

3.7. При приобщении в личное дело копий документов на них ставится заверительная надпись «Копия верна», подпись, указывается должность работника, инициалы и фамилия работника, дата подписи, печать структурного подразделения, заверяющего документ.

3.8. В случае утраты/порчи личного дела составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.


  1. Хранение личных дел

4.1. В период поступления и обучения личные дела хранятся в соответствующем структурном подразделении. Доступ к личным делам имеют только работник, ответственный за ведение и хранение личных дел обучающихся, и декан.

4.2. Право доступа к документам личного дела обучающегося имеют лица, указанные в Положении о защите персональных данных. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией ректора.

4.3. В деканатах ведется журнал учета выдачи личных дел.

4.4. Личные дела обучавшихся, отчисленных из ВГПУ, хранятся в деканатах не более трех лет после отчисления, а затем сдаются в архив ВГПУ.


  1. Подготовка личных дел к сдаче в архив

5.1. Листы в личном деле подшиваются суровыми нитками на четыре или пять проколов за левое поле в приемной комиссии и затем подшиваются в хронологической последовательности на факультете.

5.2. Нумерация листов в деле производится простым карандашом в правом верхнем углу по мере поступления документов в дело. Чистые листы, не заполненные текстом, не нумеруются, а пропускаются.

5.3. Личные документы (аттестат, диплом о среднем профессиональном образовании и др.) выдаются на руки выпускнику под расписку.

5.4. Обложка личного дела оформляется синей или черной пастой. Фломастеры, капиллярные ручки и цветные чернила не применяются. Наклейки не допускаются.

5.5. Обложка содержит следующую информацию:

  • полное наименование учебного заведения;

  • наименование факультета и специальности/направления, форму обучения (очно, очно-заочно, заочно). При изменении формы обучения прежняя форма ставится в скобки, новая форма обучения дописывается на обложке;

  • фамилию, имя, отчество (разборчиво). При смене фамилии прежняя заключается в скобки, новая пишется рядом;

  • дату начала комплектования личного дела (дата приказа о зачислении);

  • дату окончания комплектования личного дела (дата приказа об отчислении).

5.6. Скрепки из личных дел удаляются.

5.7. После завершения комплектования личного дела подшивается заверительный лист с записью:

« В данном деле прошито и пронумеровано_________________________ листов».

цифрой (прописью)


Дата, должность Роспись Расшифровка подписи


5.8. Личные дела лиц, обучающихся по основным образовательным программам, вносятся в сдаточную опись по году окончания или отчисления по алфавиту до четвертой буквы фамилии.

5.9. При сдаче в архив личное дело получает номер по сдаточной описи.


Приложение 1

к Инструкции о порядке формирования, ведения

и хранения личных дел обучающихся


Нормативные правовые акты


  1. Федеральный закон от 22.08.1996 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском образовании»

  2. Закон РФ от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании»

  3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

  4. Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»

  5. Федеральный закон от 24.04.2008 № 48-ФЗ «Об опеке и попечительстве»

  6. Федеральный закон от 29.12.2006 № 256-ФЗ «О дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей»

  7. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»

  8. Постановление Правительства РФ от 14.02.2009 № 71 «Об утверждении типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении)»

  9. Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»

  10. Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»

  11. Постановление Правительства РФ от 02.06.2008 № 420 «О федеральной службе государственной статистики»

  12. Постановление Правительства РФ от 01.11.2002 № 794 «Об утверждении Положения о выдаче иностранным гражданам и лицам без гражданства вида на жительство»

  13. Постановление Центризбиркома РФ от 10.06.2009 № 163/1160-5 «О Положении о порядке прохождения практики студентов и стажировки аспирантов (докторантов) образовательных учреждений высшего профессионального образования в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации»

  14. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрено решением коллегии Росархива от 06.02.2002)

  15. «Основные правила работы ведомственных архивов» (утвержден Приказом Главархива СССР

  16. Приказ Минобразования РФ от 24.02.1998 № 501 «Об утверждении порядка перевода студентов из одного высшего учебного заведения в другое»

  17. Приказ Россвязькомнадзора от 17.07.2008 № 08 «Об утверждении образца формы уведомления об обработке персональных данных»

  18. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 30.12.2006 № 892 «Об утверждении Правил ведения единого регистра лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки»

  19. Приказ Минобрнауки РФ от 15.04.2009 № 133 «Об утверждении порядка формирования и ведения федеральных баз данных и баз данных субъектов Российской Федерации об участниках единого государственного экзамена и о результатах единого государственного экзамена, обеспечения их взаимодействия и доступа к содержащейся в них информации»

  20. Письмо Минобразования РФ от 19.10.2001 № 34-55-364 «О приеме иностранных граждан в средние, высшие учебные заведения, а также в учебные заведения послевузовского образования»

  21. Письмо Рособразования от 29.07.2009 № 17-110 «Об обеспечении защиты персональных данных» (с «Информацией об основных нормативно-методических документах и требованиях по организации защиты персональных данных»)

  22. Инструкция по делопроизводству (согласовано с Управлением по делам архивов Вологодской области, утверждена ректором 09.08.2006)

  23. Правила приема в ГОУ ВПО «ВГПУ»

  24. Устав ВГПУ

Приложение 2

к Инструкции о порядке формирования, ведения

и хранения личных дел обучающихся


Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
^

«Вологодский государственный педагогический университет»



ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗОВ ПО СТУДЕНТУ

_____________________________________________________________________________

(Ф.И.О. студента)


^ Название приказа

и дата приказа

Содержание приказа

Подпись ответственного лица

^ 1. О зачислении на I курс




Зачислен на I курс по специальности _______________

____________________________

Форма обучения______________
____________________________

(очная, очно-заочная, заочная)

Группа _____________________





^ 2. О переводе студентов




Переведен(а) на II курс







Переведен(а) на III курс







Переведен(а) на IV курс







Переведен(а) на V курс







Переведен(а) на VI курс





^ 3. О предоставлении академического отпуска












4. О поощрении












5. О взыскании












^ 6. Об отчислении












7. О восстановлении и переводе












8. Другое












Приложение 3

к Инструкции о порядке формирования, ведения

и хранения личных дел обучающихся


^ ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. №______________________


п/п

Дата документа

Наименование документа

Номера листов ед. хр.

Примечание

1

2

3

4

5



































































































































































































































Итого ___________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)


Количество листов внутренней описи __________________________________ .

(цифрами и прописью)


__________________________ _______________________ __________________________

(наименование должности) (подпись) (расшифровка)


«____» ________________ 20___ г.




Скачать 124,4 Kb.
оставить комментарий
Дата05.11.2011
Размер124,4 Kb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

хорошо
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх