скачать
ГОУ ВПО «Вологодский государственный педагогический университет»
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
|
Общие положения
1.1. Данная инструкция устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов обучающихся ВГПУ.
1.2. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Инструкция) разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации (приложение 1) и локальными нормативными актами ВГПУ.
1.3. Инструкция обязательна к применению во всех структурных подразделениях ВГПУ, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся.
1.4. Информация, содержащаяся в личном деле обучающегося, относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
1.5. Ответственность за соблюдение установленных Инструкцией требований возлагается на руководителей структурных подразделений.
Формирование личных дел
2.1. Личное дело абитуриента формируется в приемной комиссии в соответствии с действующими правилами приема и положением о приемной комиссии.
2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на ответственного секретаря приемной комиссии.
2.3 Личные дела зачисленных абитуриентов приемная комиссия передает по акту в деканаты факультетов не позднее, чем за 10 дней до начала учебного года.
На момент передачи личного дела оно должно содержать следующие документы:
обязательные документы:
личное заявление;
копия документа об образовании государственного образца, заверенная:
техническим секретарем приемной комиссии ВГПУ – при предъявлении оригинала документа об образовании;
нотариусом.
4 фотографии размером 3х4 (матовые, с уголком);
экзаменационный лист;
результаты вступительных испытаний в зависимости от их формы:
а) свидетельство о результатах ЕГЭ;
б) экзаменационная работа (лист устного или письменного ответа);
выписка из приказа о зачислении;
лист выписок из приказов (приложение 2);
лист внутренней описи (приложение 3);
2-ой экземпляр расписки о приеме подлинника документа об образовании.
дополнительные документы:
договор на оказание платных образовательных услуг;
договор на целевой прием;
заключение об эквивалентности документа об образовании (при поступлении иностранных граждан);
копия свидетельства о заключении брака, иные документы, подтверждающие смену фамилии;
копии документов, подтверждающих особые права при поступлении в высшее учебное заведение, в т.ч. для лиц с ограниченными возможностями здоровья (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав и т.д., постановления органов опеки и попечительства, копии различных удостоверений, справок, дипломов победителей олимпиад и др.), подтверждающих право на льготы.
2.4. При зачислении студента на второй или последующие курсы приемная комиссия формирует личное дело, в котором кроме документов, предусмотренных п.2.3, должны быть:
академическая справка, выданная вузом, в котором студент обучался ранее, оформленная в установленном порядке;
выписка из приказа;
итоги аттестационных испытаний;
договор на оказание платных образовательных услуг;
индивидуальный график обучения (ликвидации академической задолженности при наличии разницы в учебных планах).
2.5. При переводе студента, обучавшегося в другом вузе, в ВГПУ формирование личного дела осуществляется деканатом факультета. При этом в личном деле должны быть следующие документы:
заявление о переводе;
выписка из приказа о зачислении;
академическая справка, выданная вузом, в котором студент обучался ранее, оформленная в установленном порядке;
4 фотографии размером 3х4 (матовые, с уголком);
итоги аттестационных испытаний;
договор на оказание платных образовательных услуг;
документ об образовании.
2.6. Личные дела незачисленных абитуриентов хранятся в приемной комиссии 6 месяцев, а затем уничтожаются в установленном порядке.
Подлинники невостребованных документов об образовании после изъятия из личных дел передаются в архив ВГПУ по описи для хранения.
2.7. Подлинники документов об образовании абитуриентов, зачисленных на обучение за счет средств федерального бюджета по очной и заочной формам, передаются по акту в отдел спецучета ВГПУ.
2.8. В недельный срок после принятия решения о переводе с платной основы обучения на бесплатную основу обучения студент обязан представить оригинал документа об образовании в приемную комиссию. Студенту выдается расписка о принятии оригинала документа об образовании. 2-ой экземпляр расписки вшивается в личное дело.
Ведение личных дел в период обучения
3.1. Ответственность за ведение личных дел возлагается на деканов факультетов.
3.2. В личное дело студента подшиваются:
экземпляр расписки о принятии оригинала документа об образовании;
лист выписок из приказов (приложение 2);
лист внутренней описи (приложение 3);
выписки из приказов по данному студенту о зачислении, предоставлении академического отпуска, поощрениях и взысканиях, о смене фамилии, о завершении обучения по основной профессиональной образовательной программе подготовки с указанием степени выдаваемого диплома (с отличием, без отличия) и присваиваемой квалификации и т.п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента издания);
приказы о переводе студента с курса на курс;
подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);
копии академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при выдаче их по заявлению студента);
копии дополнительных соглашений к договорам об оплате за обучение для обучающихся на платной основе ( в недельный срок с момента подписания);
протокол аттестации или перезачета для обучающихся в сокращенные сроки (в недельный срок с момента подписания).
Личные заявления должны иметь резолюции декана и ректора.
3.3. При переводе студента на другую специальность (направление) личное дело и зачетная книжка в недельный срок передается деканом в соответствующий деканат, при этом выдается новый студенческий билет.
3.4. При восстановлении студента продолжается ведение личного дела, сформированного ранее.
3.5. При отчислении из ВГПУ в личное дело вносятся:
выписка из приказа об отчислении;
учебная карточка студента;
студенческий билет и зачетная книжка;
копия документа об образовании, полученного в ВГПУ, и приложения к нему (для отчисленных в связи с окончанием срока обучения);
копия академической справки;
копия документа об образовании, представленного студентом на момент зачисления в ВГПУ (в случае, если в деле хранился подлинник);
обходной лист;
внутренняя опись документов.
3.6. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит следующие сведения: регистрационный номер личного дела, наименования, порядковые номера, даты документов дела, количество занимаемых листов. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
3.7. При приобщении в личное дело копий документов на них ставится заверительная надпись «Копия верна», подпись, указывается должность работника, инициалы и фамилия работника, дата подписи, печать структурного подразделения, заверяющего документ.
3.8. В случае утраты/порчи личного дела составляется акт об утере/порче личного дела и формируется новое личное дело.
Хранение личных дел
4.1. В период поступления и обучения личные дела хранятся в соответствующем структурном подразделении. Доступ к личным делам имеют только работник, ответственный за ведение и хранение личных дел обучающихся, и декан.
4.2. Право доступа к документам личного дела обучающегося имеют лица, указанные в Положении о защите персональных данных. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией ректора.
4.3. В деканатах ведется журнал учета выдачи личных дел.
4.4. Личные дела обучавшихся, отчисленных из ВГПУ, хранятся в деканатах не более трех лет после отчисления, а затем сдаются в архив ВГПУ.
Подготовка личных дел к сдаче в архив
5.1. Листы в личном деле подшиваются суровыми нитками на четыре или пять проколов за левое поле в приемной комиссии и затем подшиваются в хронологической последовательности на факультете.
5.2. Нумерация листов в деле производится простым карандашом в правом верхнем углу по мере поступления документов в дело. Чистые листы, не заполненные текстом, не нумеруются, а пропускаются.
5.3. Личные документы (аттестат, диплом о среднем профессиональном образовании и др.) выдаются на руки выпускнику под расписку.
5.4. Обложка личного дела оформляется синей или черной пастой. Фломастеры, капиллярные ручки и цветные чернила не применяются. Наклейки не допускаются.
5.5. Обложка содержит следующую информацию:
полное наименование учебного заведения;
наименование факультета и специальности/направления, форму обучения (очно, очно-заочно, заочно). При изменении формы обучения прежняя форма ставится в скобки, новая форма обучения дописывается на обложке;
фамилию, имя, отчество (разборчиво). При смене фамилии прежняя заключается в скобки, новая пишется рядом;
дату начала комплектования личного дела (дата приказа о зачислении);
дату окончания комплектования личного дела (дата приказа об отчислении).
5.6. Скрепки из личных дел удаляются.
5.7. После завершения комплектования личного дела подшивается заверительный лист с записью:
« В данном деле прошито и пронумеровано_________________________ листов».
цифрой (прописью)
Дата, должность Роспись Расшифровка подписи
5.8. Личные дела лиц, обучающихся по основным образовательным программам, вносятся в сдаточную опись по году окончания или отчисления по алфавиту до четвертой буквы фамилии.
5.9. При сдаче в архив личное дело получает номер по сдаточной описи.
Приложение 1
к Инструкции о порядке формирования, ведения
и хранения личных дел обучающихся
Нормативные правовые акты
Федеральный закон от 22.08.1996 № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском образовании»
Закон РФ от 10.07.1992 № 3266-1 «Об образовании»
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
Федеральный закон от 24.04.2008 № 48-ФЗ «Об опеке и попечительстве»
Федеральный закон от 29.12.2006 № 256-ФЗ «О дополнительных мерах государственной поддержки семей, имеющих детей»
Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»
Постановление Правительства РФ от 14.02.2009 № 71 «Об утверждении типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении)»
Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»
Постановление Правительства РФ от 17.11.2007 № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»
Постановление Правительства РФ от 02.06.2008 № 420 «О федеральной службе государственной статистики»
Постановление Правительства РФ от 01.11.2002 № 794 «Об утверждении Положения о выдаче иностранным гражданам и лицам без гражданства вида на жительство»
Постановление Центризбиркома РФ от 10.06.2009 № 163/1160-5 «О Положении о порядке прохождения практики студентов и стажировки аспирантов (докторантов) образовательных учреждений высшего профессионального образования в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации»
«Основные правила работы архивов организаций» (одобрено решением коллегии Росархива от 06.02.2002)
«Основные правила работы ведомственных архивов» (утвержден Приказом Главархива СССР
Приказ Минобразования РФ от 24.02.1998 № 501 «Об утверждении порядка перевода студентов из одного высшего учебного заведения в другое»
Приказ Россвязькомнадзора от 17.07.2008 № 08 «Об утверждении образца формы уведомления об обработке персональных данных»
Приказ Минздравсоцразвития РФ от 30.12.2006 № 892 «Об утверждении Правил ведения единого регистра лиц, имеющих право на дополнительные меры государственной поддержки»
Приказ Минобрнауки РФ от 15.04.2009 № 133 «Об утверждении порядка формирования и ведения федеральных баз данных и баз данных субъектов Российской Федерации об участниках единого государственного экзамена и о результатах единого государственного экзамена, обеспечения их взаимодействия и доступа к содержащейся в них информации»
Письмо Минобразования РФ от 19.10.2001 № 34-55-364 «О приеме иностранных граждан в средние, высшие учебные заведения, а также в учебные заведения послевузовского образования»
Письмо Рособразования от 29.07.2009 № 17-110 «Об обеспечении защиты персональных данных» (с «Информацией об основных нормативно-методических документах и требованиях по организации защиты персональных данных»)
Инструкция по делопроизводству (согласовано с Управлением по делам архивов Вологодской области, утверждена ректором 09.08.2006)
Правила приема в ГОУ ВПО «ВГПУ»
Устав ВГПУ
Приложение 2
к Инструкции о порядке формирования, ведения
и хранения личных дел обучающихся
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
^
ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗОВ ПО СТУДЕНТУ
_____________________________________________________________________________
(Ф.И.О. студента)
^
|
№ и дата приказа
|
Содержание приказа
|
Подпись ответственного лица
|
^
|
|
Зачислен на I курс по специальности _______________
____________________________
Форма обучения______________
____________________________
(очная, очно-заочная, заочная)
Группа _____________________
|
|
^
|
|
Переведен(а) на II курс
|
|
|
Переведен(а) на III курс
|
|
|
Переведен(а) на IV курс
|
|
|
Переведен(а) на V курс
|
|
|
Переведен(а) на VI курс
|
|
^
|
|
|
|
4. О поощрении
|
|
|
|
5. О взыскании
|
|
|
|
^
|
|
|
|
7. О восстановлении и переводе
|
|
|
|
8. Другое
|
|
|
|
Приложение 3
к Инструкции о порядке формирования, ведения
и хранения личных дел обучающихся
^
документов ед. хр. №______________________
№ п/п
|
Дата документа
|
Наименование документа
|
Номера листов ед. хр.
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ___________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________ .
(цифрами и прописью)
__________________________ _______________________ __________________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка)
«____» ________________ 20___ г.
Добавить документ в свой блог или на сайт
|
