Положение о формировании, ведении и хранении личных дел студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей icon

Положение о формировании, ведении и хранении личных дел студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей


Смотрите также:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, студентов...
Положение о формировании, ведении и хранении личных дел учащихся моу «Добрянская сош №4»...
Положение о проведении научных мероприятий в фгбоу впо «кубгу». Общие положения...
Положение о проведении научных мероприятий в государственном образовательном учреждении высшего...
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, n 7...
Задачи выпускающих кафедр университета в подготовке аспирантов...
Рекомендации По проведению научных мероприятий в государственном образовательном учреждении...
1 Положение о порядке формирования...
Некоммерческая организация «Ассоциация московских вузов»...
С. Н. Гавров социокультурная традиция...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся Общие положения...
V международная научно-практическая конференция «Новое в современной филологии»...



Загрузка...
скачать

ПРИНЯТО

Учёным Советом

ПГПУ имени С.М. Кирова

протокол № 12 от 30 июня 2009 г.


Утверждаю

Ректор ПГПУ имени С.М. Кирова


______________ Гоголевский А.В.



ПОЛОЖЕНИЕ

о формировании, ведении и хранении личных дел

студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей


1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Положение о формировании, ведении и хранении личных дел студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей (далее Положение) является локальным нормативным актом Псковского государственного педагогического университета имени С.М. Кирова (далее Университет) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов, слушателей, аспирантов, докторантов и соискателей (далее обучающихся).

1.2. Положение разработано в соответствии со следующими нормативными правовыми и локальными нормативными актами:

- Федеральный Закон РФ от 10.07.1992 г. № 3266 - 1«Об образовании»;

- Федеральный Закон РФ от 22.08.1996 г. № 125 – ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»;

- Типовое положение об образовательном учреждении высшего про-фессионального образования (высшем учебном заведении) (постановление Правительства РФ от 14.02.2008 г. № 71);

- Порядок приёма граждан в государственные и муниципальные образовательные учреждения высшего профессионального образования (приказ Минобрнауки России от 26.12 2008 г. № 396);

- Порядок перевода студентов из одного высшего учебного заведения РФ в другое (приказ Министерства общего и профессионального образования РФ от 24.02.1998 г. № 501 с внесёнными приказом Министерства образования РФ изменениями и дополнениями от 23.03.2001 г. № 1272);

- Положение об итоговой государственной аттестации выпускников высших учебных заведений РФ (приказ Министерства образования РФ от 25.03.2003 г. № 1155);

- Инструкция о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании (приказ Минобрнауки от 10.03.2005 г. № 65);

- Положение о подготовке научно–педагогических и научных кадров в системе послевузовского профессионального образования (приказ Министерства общего и профессионального образования РФ от 27.03.1998 г. № 814);

- Устав Университета;

- Порядок приёма в Университет;

- Положение о приёмной комиссии Университета;

- Положение об аспирантуре Университета;

- Положение о докторантуре Университета;

- Инструкция по делопроизводству Университета.

1.3. Положение обязательно к применению во всех структурных подразделениях Университета, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел обучающихся (приёмная комиссия, деканаты факультетов, отдел по работе со студентами, аспирантура и докторантура).

1.4. Информация личного дела обучающегося относится к персональным данным и не может передаваться третьим лицам за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

1.5. Ответственность за соблюдение установленных Положением требований возлагается на руководителя структурного подразделения.

1.6. Контроль за исполнением настоящего Положения возлагается на проректора по общим вопросам.


^ 2. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

2.1. Личное дело абитуриента оформляется в Приёмной комиссии в соответствии с действующими Правилами приёма и Положением о приёмной комиссии.

2.2. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов возлагается на технических секретарей приёмной комиссии – работников, назначенных приказом ректора по представлению деканов факультетов.

2.3. Сформированные личные дела зачисленных студентов Приёмная комиссия передаёт по акту в отдел по работе со студентами не позднее, чем за десять дней до начала учебного года.

2.4. К моменту передачи личного дела из Приёмной комиссии в отдел по работе со студентами оно должно содержать следующие

обязательные документы:

- заявление о приёме;

- документ об образовании государственного образца;

- результаты вступительных испытаний в зависимости от их формы:

- свидетельство о результатах ЕГЭ (подлинник или нотариально заверенная копия);

- экзаменационные работы с экзаменационным листом;

- протокол собеседования;

- ксерокопия паспорта (вторая, третья и пятая страницы);

- ксерокопии трудовой книжки и свидетельства о браке (при наличии подлинника);

дополнительные документы:

- договор об оплате за обучение (для поступающих на платной основе);

- представление муниципальных органов управления образования о целевом направлении (для поступающих в рамках целевого приёма);

- заключение об эквивалентности документа об образовании (при поступлении иностранных граждан);

- копии документов, подтверждающих право на льготный или иной порядок поступления (копии свидетельства о рождении, свидетельства о смерти родителей, решения суда о лишении родительских прав и т.д., постановления органов опеки и попечительства, копии различных удостоверений, справок, дипломов победителей олимпиад и др.);

- расписка об ознакомлении с условиями, на основании которых впоследствии будет определяться основная образовательная программа обучения, в случае, если приём проводится на специальности/направления, группы специальностей/направлений или факультеты в целом;

- расписка об ознакомлении с условиями распределения по специаль-ностям/направлениям в случае поступления на группы специаль-ностей/направлений и/или форм обучения одного факультета с единым перечнем экзаменов.

2.5. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого вуза, Приёмная комиссия формирует личное дело, в котором, кроме документов, предусмотренных п.2.4, должны быть:

- академическая справка, выданная вузом, в котором обучался студент ранее, с указанием номера приказа об отчислении;

- индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах).

2.6. Личные дела (с копиями документов незачисленных в Университет абитуриентов) хранятся в Приёмной комиссии в течение шести месяцев с момента начала приема документов, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Подлинники невостребованных документов об образовании после изъятия из личных дел передаются по описи на хранение в архив Университета.

2.7. Личные дела слушателей оформляются в Центрах дополнительного профессионального образования (далее Центры) соответствующих факультетов и включают в себя:

- личное заявление;

- копию документа об образовании и приложения к нему, заверенные по месту учёбы (работы);

- копию паспорта (вторая, третья и пятая страницы);

- учётную карточку слушателя с фотографией (3 × 4 см);

- выписку из приказа о зачислении;

- договор о предоставлении дополнительных платных образовательных услуг.

2.8. Для учёта личных данных и успеваемости обучающихся студентов и слушателей в деканатах и Центрах дополнительного профессионального образования соответствующих факультетов заводятся соответственно Учебные карточки студента (Приложение № 1) и Учебные карточки слушателя (Приложение № 2).

Ответственность за создание и ведение учебных карточек возлагается на соответствующих должностных лиц деканата по распоряжению декана факультета. Учебная карточка создаётся в электронном виде в соответствии с указанной формой после издания приказа о зачислении студента (слушателя) в Университет. В целях сохранения информации, заносимой в учебную карточку, она дублируется на съёмных носителях (CD-RW, флэш-карта).

Фотография студента (слушателя) (3 × 4 см):

- сканируется и размещается в соответствующем месте для фотографии в учебной карточке; или

- сохраняется с момента его зачисления в Университет и вклеивается в учебную карточку студента (слушателя) после распечатки её электронной версии перед передачей учебной карточки в отдел по работе со студентами для включения её в личное дело студента.

2.9. Личное дело аспиранта, докторанта и соискателя оформляется в аспирантуре и докторантуре и включает в себя:

- личное заявление;

- копию диплома о высшем профессиональном образовании соответствующего уровня с приложением, заверенную по месту учёбы (работы) (для аспирантов и соискателей);

- копию диплома о присуждении учёной степени кандидата наук (для докторантов);

- личный листок по учёту кадров с фотографией (3 × 4 см), заверенный по месту учёбы (работы);

- характеристику с места работы (учёбы) (для аспирантов и соискателей);

- справку с места работы (для докторантов);

- список опубликованных научных работ и изобретений (или реферат по теме диссертации – для аспирантов);

- заключение предполагаемого научного руководителя (для аспирантов);

- выписку из протокола заседания кафедры и учёного совета факультета (для докторантов и соискателей);

- решение Учёного Совета Университета (для докторантов);

- рекомендацию Учёного Совета Университета (для выпускников текущего года);

- развёрнутый календарный план работы над диссертацией (для докторантов и соискателей);

- индивидуальный план работы над диссертационным исследованием (для аспирантов и соискателей);

- протоколы сдачи вступительных экзаменов (для аспирантов) и/или удостоверение о результатах кандидатских экзаменов, сданных в другом вузе (для аспирантов и соискателей).


^ 3. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ И УЧЕБНЫХ КАРТОЧЕК СТУДЕНТА И СЛУШАТЕЛЯ В ПЕРИОД ОБУЧЕНИЯ

3.1. Ответственность за ведение личных дел обучающихся возлагается на работников отдела по работе со студентами, центров дополнительного образования соответствующих факультетов, заведующих аспирантурой и докторантурой, в обязанности которых входит работа с личными делами.

3.2. В личное дело обучающегося подшиваются:

- выписки из приказов о зачислении, переводе, предоставлении академического отпуска, поощрениях и взысканиях и т.п. за весь период обучения (в двухнедельный срок с момента издания);

- подлинники личных заявлений, справок и других документов за весь период обучения (при получении);

- копии академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при выдаче их по заявлению студента);

- копии новых договоров об оплате за обучение для обучающихся на платной основе (в недельный срок с момента подписания);

- протокол переаттестации или перезачёта для обучающихся в сокращённые сроки (в недельный срок с момента подписания);

Личные заявления должны иметь резолюцию декана и при необходимости – ректора или первого проректора – проректора по учебной работе.

3.3. При переводе студента на другой факультет ему выдаются новый студенческий билет и зачётная книжка при этом в личном деле должен подшиваться индивидуальный график ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах), а студенческий билет и зачётная книжка с предыдущего места учёбы сдаётся для хранения в деканат соответствующего факультета.

3.4. При восстановлении студента продолжается ведение личного дела,

сформированного ранее, а в случае перерыва в его учёбе на срок более трёх лет – формируется новое личное дело с приложением архивной и академической справок.

3.5. Устанавливается следующий порядок ведения учебной карточки студента (слушателя) в период обучения:

- после окончания каждой экзаменационной сессии и итоговой государственной аттестации ответственное за ведение учебной карточки должностное лицо вносит необходимые сведения в электронную версию учебной карточки;

- после завершения обучения студента (слушателя) в Университете и издания приказа о его отчислении электронная версия учебной карточки распечатывается, в неё вклеивается фотография, (если она не отсканирована), карточка заверяется подписью декана и печатью соответствующего факультета и, после обязательной проверки работниками учебного отдела Университета на соответствие записей в карточке учебному плану специальности/направлению, карточка передаётся в отдел по работе со студентами для включения в личное дело студента.

3.6. ^ При отчислении обучающегося из Университета в его личное дело подшиваются:

- выписка из приказа об отчислении;

- учебная карточка студента (слушателя);

- копия документа об образовании, полученного в Университете, и приложения к нему (для отчисленных в связи с окончанием обучения);

- копия документа об образовании, представленного студентом на момент поступления в Университет (в случае, если в деле хранился подлинник);

- внутренняя опись документов, хранящихся в личном деле.

3.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах дела, их регистрационные индексы, заголовки, даты. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

3.8. В случае утраты (порчи) личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере (порче) личного дела и формируется новое личное дело.


^ 4. ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ.

4.1. В период поступления и обучения личные дела обучающихся должны храниться в отдельном шкафу помещения соответствующего структурного подразделения. Доступ к личным делам должен иметь только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся, и его непосредственный начальник.

4.2. Право доступа к документам личного дела обучающихся имеют также ректор, первый проректор – проректор по учебной работе, проректор по научной работе, работники управления кадровой политики и работы с персоналом, управления академической политики, приёмной комиссии. Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании докладной записки с резолюцией первого проректора – проректора по учебной работе.

4.3. Личные дела обучающихся, отчисленных из Университета, в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях, ответственных за их ведение, после чего передаются на дальнейшее хранение в архив Университета в упорядоченном состоянии в соответствии с «Положением об архиве ГОУ ВПО ПГПУ им. С.М. Кирова».

4.4. Студенческие билеты и зачётные книжки обучающихся, отчисленных из Университета в связи с его окончанием, в течение пяти лет хранятся в деканатах соответствующих факультетов, после чего уничтожаются в установленном порядке.

Студенческие билеты и зачётные книжки обучающихся, отчисленных из Университета по другим основаниям, сдаются обучающимися в отдел по работе со студентами, где хранятся в течение пяти лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.




Скачать 99,63 Kb.
оставить комментарий
Дата05.11.2011
Размер99,63 Kb.
ТипДокументы, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

средне
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх