Правила машинописного оформления текстовых работ. 27 Машинописное оформление табличного материала. 32 icon

Правила машинописного оформления текстовых работ. 27 Машинописное оформление табличного материала. 32



Смотрите также:
Советы по оформлению работ...
Предлагаемое пособие посвящено вопросам оформления работ в соответствии с гостами Российской...
Методические указания по написанию и оформлению курсовых и дипломных работ основаны на...
Методические указания по написанию и оформлению курсовых и дипломных работ основаны на...
Все аспекты оформления текстовых документов и отчетов о нир содержатся в следующих документах...
Правила оформления работ на республиканский конкурс научных работ студентов вузов...
Тема: Систематизация текстовых задач в курсе математики 5 классов...
Правила оформления исследовательских работ (рефератов курсовых, контрольных, диссертационных)...
Правила оформления курсовых и дипломных проектов (работ) методическое пособие...
Правила оформления дипломной работы Подготовка к защите и защита дипломных работ Приложение А...
Правила написания числительных в тексте > Сокращения слов и словосочетаний > Правила оформления...
Правила оформления студенческих выпускных работ и отчетов санкт-Петербург Издательство спбгту...



страницы: 1   2   3   4   5   6
вернуться в начало
скачать



^

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ


об уплате неустойки

за недопоставку продукции


Сумма сумма неустойки руб.


В соответствии с заключенным договором № номер от дата ответчик должен был поставить нам к дате поставки товар наименование товара в количестве количество на сумму стоимость товара .

Свои обязательства по договору ответчик не выполнил.

Фактически за указанный период ответчик поставил товар наименование товара в количестве количество на сумму стоимость товара .

Таким образом, Вами недопоставлено в указанный в договоре срок товар наименование товара в количестве количество на сумму стоимость товара .

За недопоставку товара согласно соответствующему пункту договора или ст. «Положения о поставках продукции производственно-технического назначения» ответчик обязан уплатить неустойку в размере сумма неустойки .

Предъявленную нами претензию № номер претензии от дата претензии об уплате неустойки в сумме сумма неустойки за недопоставку продукции ответчик оставил без ответа (без удовлетворения, при этом нужно указать причину отказа в удовлетворении претензии и, если эта причина не освобождает ответчика от выполнения обязательств по договору, указать, что «Отказ ответчика от удовлетворения претензии считаем необоснованным по причине ….»)

Учитывая изложенное, просим за недопоставку товара взыскать с ответчика неустойку в размере сумма неустойки и возврат расходов по госпошлине в сумме сумма госпошлины .

Приложение: 1. Копия договора № номер от дата на 3 л. в 1 экз.

  1. Копия оглашения № номер от дата об изменении и дополнении договора № номер от дата на 2 л. в 1 экз.

  2. Расчет неустойки на 1 л. в 1 экз.

  3. Копия товарно-транспортной накладной № номер от дата на отгруженную продукцию на 1 л. в 1 экз.

  4. Копия претензии № номер от дата на 2 л. в 1 экз.

  5. Почтовая квитанция № номер от дата об отсылке претензии ответчику на 1 л. в 1 экз.

  6. Копия ответа № номер от дата на претензию на 2 л. в 1 экз.

  7. Почтовая квитанция № номер от дата об отсылке копии искового заявления ответчику на 1 л. в 1 экз.

  8. Платежное поручение № номер от дата о перечислении госпошлины на 1 л. в 1 экз.



Руководитель предприятия подпись И.О.Фамилия

печать

      ^ 4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

      4.1 Понятие, структура и объем документооборота.

Документооборот - это движение документов в учреждении, организации, на предприятии с момента их создания или получения до завершения или отправления.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных потока документов:

  • входящие (поступающие в организацию)

  • исходящие (отправляемые из учреждения)

  • внутренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителем. В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют исходящий поток документов.

Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

При проектировании рациональных документопотоков в организации составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов и определить этапы их обработки.

Под объемом документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения.

Документооборот включает следующие этапы:

  • прием и первичную обработка документов

  • предварительное рассмотрение и распределение документов

  • регистрация документов

  • контроль за исполнением документов

  • информационно-справочная работа

  • формирование дел

  • передача дел на архивное хранение

  • уничтожение документов.






      ^ 4.2 Обработка и движение внешних и внутренних документов. Контроль и проверка исполнения документов.

Прием и первичная обработка документов:

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрывают все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «Лично»). Затем проверяют правильность адресования вложенного в конверт документа, количество его листов, наличие приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставят в известность отправителя письма и делают отметку на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только на конверте можно определить адрес отправителя, даты отправки или поступления или на нем имеются пометки «Конфиденциально», «Срочно».

Предварительное рассмотрение входящих документов проводят с целью их распределения на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляют «Отметку о поступлении».

Если документ был принят по факсу на светочувствительной бумаге, то с важных документов нужно снять ксерокопию. Если документ был получен по электронной почте, его следует распечатать.

^ Предварительное рассмотрение и распределение документов:

Чтобы секретарь мог квалифицированно распределить документы, он должен хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между должностными лицами. Руководителю организации должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителям, в структурные подразделения или непосредственным исполнителям.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем и передаются вместе с входящим документом руководителю.

Без предварительного рассмотрения и разметки передают по назначению документы, в адресе которых указаны структурные подразделения или фамилии работников.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству осуществляется после их регистрации.

Зарегистрированные документы передаются руководителю. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки его исполнения. Указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем в регистрационный журнал. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.

Документ с резолюцией руководителя передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты его получения. Если документ должен быть исполнен одновременно несколькими исполнителями, секретарь должен размножить входящий документ и передать его копии исполнителям.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на нем проставляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю для подшивки в дело.


^ Регистрация документов:

Регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление этого индекса на документе с последующей записью данных о нем в журнале, на регистрационную карточку или в память ПК. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документа является его однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы, протоколы и т.д.), а также предложения, заявления и жалобы.

Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства.

Индексация документов в делопроизводстве – это проставление при регистрации их порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения и хранения документов.

Индекс входящего, исходящего или внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа. Например, 05-29/890. Исключением являются индексы распорядительных документов, протоколов. У них регистрационные индексы – это номера, присваиваемые в пределах каждого вида документа.

В практической деятельности используются две формы регистрации документов:

    1. Журнальная – используется, если документов немного или важен лишь их учет;

    2. Карточная – более удобная. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации. Используемые форматы – А5 и А6.

Возможна и третья форма регистрации – с использованием персонального компьютера.


^ Формы регистрации документов и порядок их заполнения:

Рассмотрим примеры оформления и заполнения журналов и карточек регистрации различных видов документов:


Табл.4 Форма журнальной регистрации исходящих документов

^ Индекс документа

Дата отправки документа

Адресат документа

Краткое содержание документа (заголовок)

Исполнитель

Номер структурного подразделения и раздела номенклатуры дел

05-11/152

13.10.2006

ПО «Импульс»

О предоплате по контракту

Сомов

05-11



Табл.5 Форма журнальной регистрации входящих документов

^ Индекс (номер) документа

Дата поступления

Исходящий номер

Краткое содержание документа (заголовок)

^ Резолюция и кому направлен документ

Отметка об исполнении

71/01-03

18.12.2005

04-12/86

О сокращении поставок товара

Тимохов П.Л. Подготовить ответ до 22.12.2005

Отправлен факс

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как сразу можно отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить их по картотекам. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Организация по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф (рис. 4).


а) лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Срок исполнения

Наименование документа

Автор (корреспондент)

Дата и индекс поступления

Дата и индекс документа

Краткое содержание (заголовок) документа

Резолюция и кому направлен документ

Отметка об исполнении документа


б) оборотная сторона

Контрольные отметки

Фонд №

 

Опись №

Дело №


^ Рис. 4 Образец регистрационно-контрольной карточки


Контроль за исполнением документов:

Регистрацию документа можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Регистрационные и контрольные функции могут быть неразрывно связаны и осуществляются с помощью тех же журналов и карточек.

Основная цель контроля – обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь проставляет на документе Отметку о контроле. Затем в регистрационном журнале или на карточке делается отметка о постановке документа на контроль, сроках исполнения и ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе.

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления срока фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки: 31 ячейки соответствуют количеству дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступают в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка. Контрольную картотеку можно вести не только на документы, но и на устные поручения и задания руководителя.

Если для веления контроля используется персональный компьютер, то, например, с помощью программы MSOutlook, можно в календарь внести информацию о документах. Эта программа в нужное время выдаст напоминание секретарю о документах, срок исполнения которых уже настал (или предварительное напоминание, в зависимости от настроек).

Секретарь проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документа. По результатам проверки производится анализ исполнения документов и о случае необходимости делается доклад об этом руководителю.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы. Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа»). Кроме того, в карточке или журнале ставится отметка об исполнении.

Обработка входящих документов:

Поступившие в организацию документы проходят следующие этапы обработки:

  • первичную обработку

  • предварительное рассмотрение

  • разметку

  • регистрацию

  • рассмотрение документов руководством

  • направление на исполнение

  • контроль за исполнением

  • исполнение документов

  • подшивку документов в дела.


Обработка исходящих документов:

Процесс обработки исходящих документов включает следующие стадии:

  • составление проекта исходящего документа

  • проверка правильности оформления документа

  • согласование проекта документа

  • подписание документа руководителем

  • регистрация документа

  • простановка индекса (номера) на документе

  • проверка правильности адресования документа

  • отправка документа адресату

  • подшивка второго экземпляра документа в дело.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается секретарю для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с перепиской.

      ^ 4.3 Систематизация документов. Номенклатура дел. Формирование дел, подготовка их в архив для хранения.


Номенклатура дел:

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документе, он становится «памятью» учреждения, «хранителем» информации, потребность в которой может возникнуть через определенный промежуток времени. Таких документов накапливается множество. Для того чтобы их можно было легко найти, после исполнения документы группируются а дела.

Номенклатура дел является указателем индексации документов и дел. При индексации документов индекс дела по номенклатуре обычно входит в индекс документа. В номенклатуре дел указывают сроки их хранения, с ее помощью проводится первый этап экспертизы ценности документационных материалов, определяется время их хранения.

Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, связанных с деятельностью учреждения, при этом учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне.

Заголовок дела, включенного в номенклатуру, должен отражать один вопрос, один срок хранения документов конкретного дела. В заголовке должны быть указаны: виды документов, хранящихся в данном деле (приказы, протоколы, акты и т.д.); вопрос; автор; корреспондент; период, за который создан документ.

При составлении номенклатуры дел обязательно учитывают сроки хранения документов. В зависимости от практической и научной ценности документов определяют и срок их хранения – временный (до 10 лет включительно), долговременный и постоянный.

Названия дел в номенклатуре располагают в определенной последовательности. Вначале помещают дела с распорядительной документацией вышестоящих органов, затем с организационными документами (устав, положение). Далее идут распорядительные документы самого учреждения (приказы, распоряжения), планы, отчеты, переписка с вышестоящими организациями.

Номенклатура дел составляется или обновляется ежегодно. Она вводится в действие 1 января. Номенклатуры дел подразделяют на индивидуальные, примерные, типовые.

  • Индивидуальная номенклатура дел – отражает документы одного контрольного учреждения;

  • Примерные и типовые номенклатуры дел – разрабатывают в целях унификации группирования документов определенной категории учреждений с однотипными характером деятельности и составом документов.

Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые – обязательный.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения (например, 03-12).

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме (см. пример):

  • в первой графе проставляют индекс дела;

  • во вторую графу заносят заголовки дел и наименования структурных звеньев;

  • в третьей графе проставляют (в конце года) количества дел и томов;

  • в четвертой указывают срок хранения дела со ссылкой на номер статьи ведомственного или типового перечня документационных материалов;

  • пятую графу заполняют в том случае, когда делают отметки об уничтожении дел, о передаче их в архив т.д.

В конце года составляется итоговая запись, в которой отдельно подсчитывают дела постоянного, временного и долговременного хранения и учитывают переходящие дела.

^ Номенклатура дел составляется как минимум в трех экземплярах: для канцелярии, структурного подразделения и архива.


ПРИМЕР :


М
УТВЕРЖДАЮ


Директор


подпись Г.Л.Горбылев


25.12.2006
инистерство промышленности


Республики Беларусь

ОАО «Станкострой»


^ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ


25.12.2006 1-16


г.Минск


На 2007 год



^ Индекс дела

Название раздела, заголовок дела

(тома, части)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части)

и № статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5




01. Канцелярия










01-01

Устав предприятия




Пост. ст. 37




01-02

Положение о канцелярии




3 г. ст.38




01-03

Должностные инструкции работникам канцелярии




3 г. ст. 56




1

2

3

4

5

01-04

Приказы, распоряжения, указания вышестоящих органов




До минования надобности ст. 18б




…..
















^ 02. Отдел маркетинга













03. …..



























06. Бухгалтерия










06-01

Положение о бухгалтерии




3 г. ст. 38




06-02

Должностные инструкции работникам бухгалтерии




3 г. ст. 56




06-03

Штатное расписание ОАО




Пост. ст. 52




06-04

Приказы, инструкции, указания вышестоящих организация по вопросам бухгалтерского учета




До минования надобности ст. 18б




….
















^ 07. Отдел кадров










07-01

Положение об отделе




3 г. ст. 38




07-02

Должностные инструкции сотрудникам отдела




3 г. ст. 56




07-03

Положения об отделах и должностные инструкции работникам ОАО




Пост. ст. 38, 55а




….















Зав. канцелярией подпись Н.М.Дятчик


дата


Зав. архивом подпись Е.А.Шумихина


дата


^ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО


Протокол ЭК ОАО Протокол ЭПК

«Станкострой» архивного учреждения

_______________ № __________ ___________ № _________


Председатель ЭК подпись Председатель ЭПК подпись

^ Формирование дел:

Формированием дел называется группирование документов в дела в соответствии с их номенклатурой.

Документы постоянного и долговременного хранения следует группировать в отдельные дела. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.

В дела группируют документы одного делопроизводственного года (исключение – переходящие дела).

Существуют различные принципы расположения документов в деле:

  • в порядке разрешения вопросов;

  • в порядке хронологии;

  • в алфавитном порядке;

  • в порядке индексации и т.д.

Документы подшивают и хранят в твердых папках (скоросшивателях). Различают две формы брошюровки документов в скоросшивателях:

  • при правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху. Эта форма пригодна только для временного хранения, т.к. архивные правила запрещают расположение документов постоянного и долговременного хранения в порядке, обратном хронологическому;

  • прямая хронологическая последовательность возможна при использовании левой формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а документ, поступивший последним – в конце подшивки. Такой способ наиболее целесообразен.

Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими устройствами, которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы.

На обложке каждого дела указывают:

  • наименование вышестоящего учреждения;

  • наименование данного учреждения;

  • наименование структурной части, где сформировано дело;

  • номер дела по номенклатуре;

  • заголовок дела;

  • дату;

  • количество листов;

  • срок хранения.

Дела с исполненными документами хранят централизованно у секретаря, в канцелярии учреждения или в каждом структурном подразделении.

Заключительным этапом работы с документами в текущем делопроизводстве является подготовка дел для сдачи в архив учреждения для последующего их хранения и использования.

Оформление дела включает:

  • описание его на обложке;

  • брошюровку;

  • нумерацию листов;

  • составление заверительной надписи.

Дела постоянного и долговременного хранения подшивают в твердую обложку, листы нумеруют. В конце дела на отдельном листе ставят заверительную надпись.

^ Дела временного хранения оформляют упрощенно: их не подшивают; листы не нумеруют; опись не составляют; учет ведут по номенклатуре дел.

Закончив подшивку и нумерацию, оформляют по единой форме обложку дела. На обложках дел постоянного и долговременного хранения должны быть проставлены следующие сведения:

  • название учреждения;

  • его подведомственность;

  • наименование структурной части;

  • индекс дела по номенклатуре;

  • номер тома;

  • заголовок дела;

  • дата;

  • количество листов;

  • срок хранения или отметка «Хранить постоянно»


Передача дел на архивное хранение:

Значение и практическая ценность документов учреждения (организации, предприятия) различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив учреждения. Архив подчиняется непосредственно руководителю или его заместителю.

В задачи архива входят:

  • прием, учет и хранение завершенных дел;

  • информационно-справочная работа по архивным документам учреждения;

  • организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном помещении.

Сдача дел в архив учреждения ведется по графику, утвержденному руководством учреждения. В архив передают дела постоянного и долговременного хранения через год после их завершения в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передают в архив учреждения по усмотрению руководства.

Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы.

Основными видами архивов являются:

  • государственные

  • ведомственные

  • архивы негосударственных организаций

  • частные архивы физических лиц

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. По истечении этого срока решается: передать их в архив, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки их к архивному хранению и отбора для уничтожения в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Определение конкретных сроков хранения документов в Республике Беларусь проводится согласно двум перечням:

  • Перечень-1988, утвержденный Главным архивным управлением Совета Министров СССР от 15.08.1988;

  • Перечень-2001, утвержденный Постановлением Госкомархива от 06.08.2001 №38.

При использовании перечня следует учитывать, что все учреждения, организации и предприятия разделены на две группы:

  • Министерства, комитеты, другие государственные органы управления, крупные предприятия типа «МАЗ» и т.п., деятельность которых оформляется документами постоянного срока хранения, поступающими затем в государственный архив;

  • Предприятия и организации вспомогательного, обслуживающего характера, деятельность которых не сопровождается оформлением документов постоянного хранения.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения.

В зависимости от значимости документов устанавливают следующие сроки хранения: ^ 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50 и 75 лет. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение, и срок его хранения определяет сама организация.

При исчислении сроков хранения учитывают только год, день имесяц составления документа значения не имеют.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров, протоколы общих собраний, годовые планы, отчеты и т.п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка, за редким исключением, на архивное хранение не передается.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) определяется по формуле: 75 лет – возраст работника, на которого составлен документ.

В результате работы ЭК документы подразделяют на две группы:

  • Предназначенные для архивного хранения;

  • Подлежащие уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. Необходимо:

  • Расположить документы в деле в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;

  • Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом;

  • Подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле (см. рисунок 5);

  • На наиболее важные документы составить внутренние описи дел (см. рисунок 6), если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;

  • Переплести дело или прошить его в четыре прокола;

  • Указать на обложке дела количество листов согласно листу-заверителю дела, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.


frame33

Рисунок 5. Форма листа-заверителя дела

frame34

Рисунок 6. Форма внутренней описи документов дела

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

  • Дела по личному составу организации – это основные документы, передаваемые в архив;

  • Дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дел по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дел по личному составу. Описи составляются на документы одного года. Дела в описи вносят по степени важности. В конце любой описи указывают цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

Прием (передача) дел в архив производится секретарем и работником архива. При этом во всех экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера соответствующих дел, дату приема (передачи), а также подписи участников приема (передачи).

Вместе с делами в архив передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть указаны в описи.


^ Уничтожение дел:

На документы, предназначенные для уничтожения, составляют акт. В него в любой последовательности вносят заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например «Переписка за 2005-2006 гг. – 3 дела».

Акты и описи составляют и подписывают члены ЭК, а рассматривает и утверждает руководитель организации.

Уничтожение документов, включенных в акт, разрешается производить только после передачи документов, подлежащих хранению. Осуществляется оно с помощью специальных машин.


6. ЛИТЕРАТУРА


  1. СТБ 6.38 – 2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».




  1. Давыдова Э. Н., Делопроизводство, Мн., ТэтраСистемс, 2004




  1. Паневчик В. В., Делопроизводство, Мн., Вышэйшая школа, 2003




  1. Михальченко А. М., Пособие по делопроизводству, Мн. , Полымя, 1993




  1. Кравченя Э. М., Цесарская Т. А., Настольная книга секретаря-референта, Мн., ТэтраСистемс, 2004




оставить комментарий
страница6/6
Дата17.10.2011
Размер1,09 Mb.
ТипДокументы, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6
плохо
  1
отлично
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх