Правила машинописного оформления текстовых работ. 27 Машинописное оформление табличного материала. 32 icon

Правила машинописного оформления текстовых работ. 27 Машинописное оформление табличного материала. 32



Смотрите также:
Советы по оформлению работ...
Предлагаемое пособие посвящено вопросам оформления работ в соответствии с гостами Российской...
Методические указания по написанию и оформлению курсовых и дипломных работ основаны на...
Методические указания по написанию и оформлению курсовых и дипломных работ основаны на...
Все аспекты оформления текстовых документов и отчетов о нир содержатся в следующих документах...
Правила оформления работ на республиканский конкурс научных работ студентов вузов...
Тема: Систематизация текстовых задач в курсе математики 5 классов...
Правила оформления исследовательских работ (рефератов курсовых, контрольных, диссертационных)...
Правила оформления курсовых и дипломных проектов (работ) методическое пособие...
Правила оформления дипломной работы Подготовка к защите и защита дипломных работ Приложение А...
Правила написания числительных в тексте > Сокращения слов и словосочетаний > Правила оформления...
Правила оформления студенческих выпускных работ и отчетов санкт-Петербург Издательство спбгту...



страницы: 1   2   3   4   5   6
вернуться в начало
скачать
^

Подпись дата


26. Визы. Первым визирует проект документа исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. Затем визирование осуществляется в следующем порядке: руководители исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; представители общественных организаций; ответственные лица финансовых и экономических служб; заместитель руководителя организации, курирующий данный вопрос; главный бухгалтер; юристы; служба документационного обеспечения. Если проект документа должен быть завизирован несколькими должностными лицами, визы располагают друг под другом в порядке визирования.

В состав реквизита входят:

      1. Наименование должности;

      2. Личная подпись;

      3. Расшифровка подписи;

      4. Дата.

Начальник финансового отдела

личная подпись А.Р. Иванов

дата

В случае наличия замечаний и дополнений к проекту документа виза оформляется так:

^ Начальник финансового отдела

личная подпись А.Р. Иванов

Замечания прилагаются

дата

Реквизит «Визы» используют и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Пример:

С приказом ознакомлен подпись О.П.Петров

10.06.2007

При необходимости виза может включать наименование должности работника:

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров подпись В.И.Гришина

20.07.2007

Экономист планового отдела подпись А.С.Маслова

21.07.2007

27. Печать. На документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, определенных правовыми актами Республики Беларусь, подпись ответственного лица заверяется печатью. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи.

28.Отметка об исполнителе. Реквизит включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона. Например,

^ Семенов 55-89-09

29. Отметка о заверении копии. Копия – воспроизведение всех реквизитов документа – изготавливается и выдается с разрешения руководителя организации, предприятия, структурного подразделения. В правом верхнем углу (шестая позиция табулятора) ставят слово «Копия». Затем, с нулевой позиции табулятора, ниже реквизита Подпись помещают заверительную подпись. При пересылке копии документа или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.

Заверительная подпись составляется по следующей форме:

ВЕРНО

Инспектор отдела кадров личная подпись Р.Л. Петров

11.04.2007

Если копия выходит за пределы организации, подпись должна быть заверена печатью.

30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. После решения вопроса, поставленного в документе, на нем проставляется отметка, свидетельствующая об окончании работы с данным документом. Реквизит включает:

      1. Надпись «В дело» и индекс дела, в которое будет подшит документ;

      2. Краткие сведения о порядке решения вопроса;

      3. Подпись исполнителя (его руководителя);

      4. Дату.

Например,

В дело № 01-90

Подготовлен ответ

24.09.2007 № 01-90/22

личная подпись

30.09.2007

31. Отметка о поступлении. Реквизит проставляется на входящих документах от руки или резиновым штемпелем в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входят:

      1. Сокращенное наименование организации –получателя документа;

      2. Дата поступления документа;

      3. Входящий регистрационный индекс – используется для учета количества поступивших документов.

ГГПТ

Дата 12.09.2004

Индекс № 11

32. Отметка о переносе данных на машинный носитель. Данный реквизит включает:

      1. Запись «Информация перенесена на машинный носитель», полное имя файла;

      2. Дату;

      3. Подпись лица, ответственного за перенос данных.

Целесообразно также указать наименование файла и его место расположения.



      ^ 2.3 Правила машинописного оформления текстовых работ.

Правила написания различных символов:

  • Скобки – с обеих сторон выделяют интервалами.

  • Дефис, тире, перенос – знак «тире» с обеих сторон выделяют интервалами. Его можно переносить на следующую стоку. Дефис всегда пишут без промежутков между словами. Этот знак переносить на следующую строку нельзя. Переносы слов, как правило, делают по слогам. Сложные слова переносят по составным частям.

  • ^ Вопросительный и восклицательный знаки. После этих знаков делают пробел, а перед ними – нет.

  • Многоточие. Точка с запятой. Многоточие ставят для обозначения незаконченности высказываний, в цитатах – для указания на пропуски слов и предложений. Оно обозначается тремя точками, поставленными подряд. Знак «многоточие» пишут без пробелов до и после слова. Вопросительный и восклицательный знаки перед многоточием сохраняются (?.., !..), однако при этом знак «многоточие» пишется уже двумя точками.

При сочетании знаков препинания пробел между ними не делают. Исключением является тире, которое при любых сочетаниях знаков препинания отделяют с двух сторон пробелами.

  • ^ Арабские и римские цифры. При написании цифр столбиком единицы пишут под единицами, десятки под десятками и т.д.

1,0

10

10,0

  • Дроби. Простые дроби пишут через дробную черту (/). Пробела между числителем и знаменателем не делают, например, 4/5.

У смешанных дробей целую часть отделяют от дробной пробелом, например, 3 ½.

Десятичные дроби пишут слитно, после запятой пробел не делают, например: 0,55. При перечислении их желательно отделять друг от друга точкой с запятой: 1,2; 13,5; 234,07.

  • Многозначные числа. Их разбивают на классы по три цифры справа налево и отделяют друг от друга пробелом в один удар.

Четырехзначные цифры не разделяют на классы, за исключением случаев, когда их пишут в колонку.

Знаки, употребляемые с цифрами:

  • Параграф. Этот знак отделяется пробелом от цифры, к которой он относится, например: § 12.

  • Номер. Пробел после данного знака обязателен, например: № 9.

  • Процент. Этот знак не отделяется от стоящей перед ним цифры пробелом.

Знаки «параграф», «номер», «процент» при нескольких числах, обозначающих множественное число, не удваиваются.

  • ^ Градус, минута, секунда. Эти знаки пишут на пол-интервала выше строки без пробела между цифрами. Например, 17 ºС; 15’ ; 15’18”.

Буквенно-цифровые обозначения пишут слитно или через дефис. Например, 55А, дом7а, «Аполлон-12».

  • ^ Математические знаки «плюс», «минус», «умножить», «разделить», «равно». Эти знаки отделяют от цифры пробелом в один удар. При написании положительных и отрицательных величин знаки «плюс» и «минус» пишут слитно с цифрами, например, +41; -85.

Между положительными и отрицательными числами, выражающими крайние пределы, знак «тире» не ставится. В этих случаях пишут предлоги «от» и «до». Например, температура воды поднялась от +4 до +20 ºС.

Показатели степени и индекс пишут на пол-интервала соответственно выше или ниже строки, например, 102, 10n.

  • ^ Порядковые числительные. Если порядковые числительные обозначены арабскими цифрами, то их пишут с падежными окончаниями (через дефис). Например, 3-е издание, 2-я линия.

Если порядковых числительных больше трех, падежные окончания пишут только после последней цифры, например: 2, 3 и 4-е издания.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишут без падежных окончаний, например: I сорт, II этап.

  • ^ Количественные числительные. Если они обозначены цифрами, то их пишут без падежных окончаний, например: 20 человек; 5 этажей.


Общепринятые сокращения:

При сокращении слов в документах следует руководствоваться действующими правилами орфографии и пунктуации, а также ГОСТ 7.17-77 «Система информационно-библиографической документации. Сокращение русских слов и словосочетаний в библиографическом описании произведений печати».

Допускается пользоваться общепринятыми сокращениями. Они применяются в любых изданиях, документах. Например:

с.г. – сего года и т.п. – и тому подобное

г., гг. – год, годы и др. – и другие

г-жа – госпожа и. пр. – и прочие

г-н, гг. – господин, господа напр. - например

гр., гр-ка – гражданин, гражданка к-во - количество

и т.д. – и так далее т.е. – то есть

Названия организаций, учреждений и предприятий, состоящие из начальных букв (буквенные аббревиатуры), пишут прописными буквами без точек. Например:

МАЗ – Минский автомобильный завод

БГУ – Белорусский государственный университет

МИД – Министерство иностранных дел

ГКНТ – Государственный комитет по науке и технике

КБ – конструкторское бюро

СУД – Система управления документами.

Ученую степень, звание, должность, профессию перед фамилией пишут сокращенно через точку или дефис без пробелов:

канд. – кандидат адм. – адмирал

д-р – доктор инж. – инженер

акад. – академик нач. – начальник

проф. – профессор зав. – заведующий

доц. – доцент зам. – заместитель.

Ссылки на иллюстрации, таблицы и части текста с указанием номера, главы сокращаются следующим образом:

экз. – экземпляр разд. – раздел

прим. – примечание см. – смотри

гл. – глава ср. – сравни

п. – пункт ил. – иллюстрация

пп. – пункты кн. – книга

рис. – рисунок л. – лист

Ссылки в примечаниях, сносках и в библиографии сокращаются так:

сб. – сборник ст. – статья

вып. – выпуск рец. – рецензия

изд. – издание т. – том

пер. – перевод рус. – русский

б.г. – без года сост. – составитель

б.ц. – без цены журн. – журнал

ч. – часть прим. – примечание

ц. – цена

Единицы измерений обозначают согласно принятой метрической системе. После цифры обязателен промежуток. Степень с обозначением пишут слитно. Если единицы измерений содержат косую черту, их пишут без пробелов и точку в конце не ставят:

кг – килограмм

см3 – кубический сантиметр

м2 – квадратный метр

см/с – сантиметр в секунду

м/с – метр в секунду

км/ч – километр в час.


^ Исправление ошибок:

При подготовке документов нередко допускаются ошибки, возникает необходимость изменения порядка слов или включения дополнительных фраз либо слов. Для этих целей используются корректурные знаки.

Каждое исправление следует обозначать определенным корректурным знаком (табл.3). Такой же знак необходимо повторять на левом поле страницы на уровне исправляемой строки. Справа от этого знака пишут необходимые исправления.

В оригинале документа исправления допускаются в минимальном количестве.

Наиболее часто встречаются следующие ошибки:

  • неверно написанные, пропущенные или переставленные буквы или слова;

  • неправильно поставленные знаки препинания;

  • промежутки перед знаками препинания, большие промежутки между словами;

  • неправильные переносы и недописанные строки.

При переходе на следующую страницу не рекомендуется:

  • отрывать первую или последнюю строку текста от абзаца;

  • осуществлять переход на следующую страницу на переносе.

^ Таблица 3. Корректурные знаки

Наименование

^ Образец применения

Начертание

1

2

3

Начать текст с абзаца

Знак обозначает, что следующее за ним предложение надо начинать с нового абзаца




Набрать в подбор с текстом (ликвидировать абзац)

Организация труда.


Факторы труда.




Вставить букву

в

Редактироание



в

Вставить недостающее или заменить ошибочно написанное слово

по

Делают слогам



по

Уничтожить пробел между словами

Документ ( ---- ) находится на исполнении

( ---- )

Уничтожить пробел в слове




Те ле фон




Уничтожить знак или букву, соединив части слова

Организаация рабочего места секретаряря




Разъединить слитно написанные слова




Текстписьма




Восстановить зачеркнутые слова


резолюция – это реквизит

. . . . . . .

. . . . . . .

Поменять местами буквы или слова

Поменять местами буквы слова или




Поменять местами написанные рядом слова

3 1 2




Текста простейшей частью

1 2 3

Переставить из одной строки в другую слово или группу слов

Средства позволяют

выполнять

оргтехники





Убрать разрядку


Р а з р я д к а




Заменить строчную букву прописной

иванов А.В.

и

1

2

3

Заменить прописную букву строчной


БухГалтер




Г

Уменьшить интервал

Печатать текст через

один интервал




Увеличить интервал

Директору ПО «Рубин»

Павлову А.В.





Перечислим приемы исправления ошибок:

  • перебивка – некоторые буквы разрешается исправлять перебивкой. Например: букву Л можно исправить на Д, Г на П и т.п. Нельзя делать перебивку, если от нее получается неразборчивый оттиск и грязь;

  • исправление с помощью ластика;

  • забеливание – для исправления ошибок используют специальную забеливающую быстросохнущую краску. Ее наносят на опечатку и, дав просохнуть, печатают нужную букву;

  • использование белой корректирующей клейкой ленты – ею можно заклеить неправильно напечатанные слова, строку или несколько строк, а затем написать правильный вариант.

      ^ 2.4 Машинописное оформление табличного материала.

Таблица – это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков. Таблицы используются , как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде. Применяют таблицы для лучшей наглядности и удобства сравнения числовых значений, показателей (параметров, размеров и т.п.)

Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Таблица состоит из следующих элементов (рис. 2):

  • номер;

  • наименование таблицы;

  • головка (заголовки и подзаголовки граф);

  • строки (горизонтальные ряды);

  • боковик (заголовки строк);

  • графы (колонки).


Номер Наименование

таблицы


^ Таблица 1 Учет затрат на брак

Головка



Показатели

Календарный год

^ Прошлый, млн. руб.

Отчетный, млн. руб.

Себестоимость забракованных изделий


Расход на исправление брака


^ Удержание с виновника брака

850


210


12

521


150


10
Заголовок граф

Подзаголовки

граф

Боковик

Строки


Графы (колонки)

Рисунок 2 Пример оформления таблицы

Головку таблицы отделяют от основной части таблицы двойной линией. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

^ Оформление заголовков таблиц:

Слева над таблицей размещают слово «Таблица», после него приводят номер таблицы. Точка после номера таблицы не ставится.

Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложения, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. При необходимости краткого пояснения и/или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей. В конце заголовка точка не ставится. Переносы слов в наименовании таблицы не допускаются.

Головка таблицы содержит заголовки и подзаголовки граф и наименования боковика. Строки заголовков и подзаголовков размещаются горизонтально. Заголовки граф указывают в единственном числе. Пишут их с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.

Например:

Районы

Распределение товарооборота

на государственную торговлю

на кооперативную торговлю




Районы

1995-1998

^ Количество школ

Количество учащихся

Рисунок 3

При приведении заголовка боковика или заголовков (подзаголовков) других граф не допускается разделение граф в головке таблицы диагональными линиями. Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается располагать заголовки граф перпендикулярно строкам таблицы.

Таблицы, как правило, следует располагать на странице вертикально. Помещенная на отдельной странице таблица может быть расположена горизонтально, при этом ее головка должна размещаться в левой части страницы, номер страницы проставляется в установленном порядке.

Если страница большая, и ее строки или графы не помещаются на формате страницы, то ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом. В каждой части таблицы повторяют ее головку и боковик. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером строк или граф. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы. Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» или «Окончание таблицы» с указанием номера таблицы в соответствии с рисунком 4.

Таблица

В миллиметрах


^ Номинальный диаметр резьбы болта, винта, шпильки

Внутренний диаметр шайбы, d

Толщина шайбы

легкой

нормальной

а

в

А

В

2,0

2,1

0,5

0,8

0,5

0,5

3,0

3,1

0,8

1,0

0,8

0,8



^ Окончание таблицы


^ Номинальный диаметр резьбы болта, винта, шпильки

Внутренний диаметр шайбы, d

Толщина шайбы

легкой

нормальной

а

в

А

В

40

4,1

1,0

1,2

1,0

1,2

42,0

42,5

-

-

9,0

-
Рисунок 4

Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, отделяя их друг от друга двойной линией. При этом повторяют головку таблицы в соответствии с рисунком 5.

Таблица


^ Диаметр стержня крепежной детали, мм

Масса 1000 шт. стальных шайб, кг




Диаметр стержня крепежной детали, мм

Масса 1000 шт. стальных шайб, кг

1,1

0,045




2,0

0,192

1,2

0,063




2,5

0,350

1,3

0,111




3,0

0,553



Рисунок 5

При делении таблицы на части допускается головку (при ее большом размере) во второй и последующих частях не повторять, заменяя ее соответствующими номерами граф, если это не затруднит понимание содержания таблицы. При этом графы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с рисунком 6.

Таблица


^ Наименование показателя

Значение показателя для марки

Метод испытания

ВД-ВА-224

ВД-К4-183

1

2

3

4

рН краски

6,8-8,2

Не менее 8,0

По 4,6

Укрывистость высушенной пленки краски, г/м2, не более

120

180

По 4,6



^ Окончание таблицы


1

2

3

4

Свертываемость пленки краски, г/м2, не более

3,0

3,5

По ГОСТ 9.403

Степень перетира, мкм

-

-

По ГОСТ 6589



Рисунок 6


Нумерацию граф рекомендуется проставлять, если в тексте документа имеются ссылки на номера граф. Нельзя включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковик таблицы непосредственно перед их наименование (рисунок 7).

Таблица


^ Наименование показателя

Значение

1. Марка провода

КППРЭ

2. Количество жил

4

3. Шаг укладки жил, мм

3,7



Рисунок 7

При обозначении марок, типов продукции, а также перед числовыми значениями величин порядковый номер не ставится. Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается текстом, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии отдельных данных в таблице проставляется прочерк (тире).

Если в таблице отсутствуют горизонтальные линии, текст, повторяющийся в строках одной и той же графы и состоящий из одиночных слов, чередующимися с цифрами или буквенно-цифровыми обозначениями, заменяют кавычками в соответствии с рисунком 8.

Если повторяющийся текст состоит из двух и долее слов, при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее кавычками в соответствии с рисунком 8.

Если повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять словами «То же» с добавлением дополнительных сведений, как показано на рисунке 8.

При наличии горизонтальных линий текст необходимо повторять.

Не допускается заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов и типоразмеров продукции.

Таблица


Оружие

Характеристики пули

Характеристика броневой защиты

Масса, г

Тип сердечника

^ Скорость, м/с, ±10

Автомат АК-74

3,5

Стальной термоупроченный

880

Защита автомобиля при круговом обстреле

« АК-74

7,9

То же

715

То же, а также защита крыши при обстреле под углами от 20° до 30° к горизонту

Винтовка СВД

9,6

«

825

То же

« МЛ6А2

4,5

Свинцовый

890

«



Рисунок 8

Цифровые значения в графах таблиц проставляются так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю (параметру, размеру). В одной графе соблюдают, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

Горизонтальные линии, разграничивающие строки таблицы допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

      ^ 3. ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

      3.1 Делопроизводство по общим, административным и трудовым вопросам.


^ Распорядительные документы:

Рассмотрим основные виды документов этой группы:

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующей на основе единоначалия и являющийся формой доведения до исполнителей наиболее важных решений. В зависимости от содержания приказы делятся на приказы по личному составу (о кадрах) и приказы по основной деятельности. К распорядительным документам относится второй вид приказов.

Оформляется приказ на общем бланке.

^ Состав реквизитов приказа по основной деятельности:

  1. Заголовок, который выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О проведении семинара-практикума по математике»;

  2. Текст;

  3. Подпись руководителя организации;

  4. Визы.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа, начинается она со слов «в связи», «в целях» и т.п. Если основанием к изданию приказа служит документ вышестоящей организации, то констатирующая часть имеет вид:

^ Основание: Распоряжение Совета Министров Республики Беларусь от 01.02.1997 № 143

«О ….»

Если распорядительная часть приказа не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ. Намеченные мероприятия излагаются по пунктам. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя – структурного подразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения. Последний пункт приказа имеет постоянную формулировку: «Контроль за исполнением приказа возложить на …» (указывается структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль.

Если в тексте приказа упоминаются сведения, зафиксированные в приложении, в скобках указывают: (Приложение 1), если их несколько, а если одно, то (См. Приложение), отметки о наличии приложения как отдельного реквизита в приказах нет.


ПРИМЕР:


Министерство образования Республики Беларусь

Учреждение образования Гомельский

государственный политехнический

техникум


ПРИКАЗ


11.01.2007 12


г.Гомель


О проведении семинара-практикума

по математике


С целью обмена опытом преподавателей дисциплины «Математика»


ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Провести 10.02.2007 семинар-практикум по математике.

  2. Назначить ответственным за проведение семинара-практикума преподавателя математики Петрова П.Р.

  3. Бухгалтерии выделить на проведение семинара-практикума 2 000 000 (два миллиона) рублей.

  4. Контроль возложить на зам. директора по учебной работе Лукашевич В.В.



Директор подпись А.А.Савицкий


Преподаватель


подпись П.Р.Петров


10.01.2007


Зам. директора по

учебной работе


подпись В.В.Лукашевич


11.01.2007


Главный бухгалтер


подпись В.Л.Орлова


11.01.2007


Распоряжение – это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам организации ее руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений.

Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений и должностных лиц.

Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только в констатирующей части используется слово предлагаю или ОБЯЗЫВАЮ.


ПРИМЕР:


^ ОАО «БЕЛПЛАСТ»


РАСПОРЯЖЕНИЕ


11.01.2007 12


г.Гомель


Об обеспечении конкурентоспособности продукции на внешних рынках


В целях обеспечения конкурентоспособности выпускаемой продукции на внешних рынках


ОБЯЗЫВАЮ:

  1. Начальника отдела маркетинга Семенова В.С. осуществлять контроль за качеством экспортируемой продукции и сроками поставок.

  2. Менеджера по сбыту Головнева Г.Л. организовать сервисное обслуживание экспортируемой продукции в срок до 30.03.2007

  3. Начальника отдела маркетинга Семенова В.С. проводить постоянный мониторинг рыночной ситуации на внешних рынках.



Директор подпись П.А.Ильин


Начальник отдела

маркетинга


подпись В.С.Семенов


10.01.2007


Менеджер по сбыту


подпись Г.Л.Головнева


11.01.2007


Указание – это правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Составляют и оформляют указание подобно приказу по основной деятельности и распоряжению. Ключевые слова – ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.


ПРИМЕР:


ОАО «Симплекс»


УКАЗАНИЕ


11.01.2007 12


г.Гомель


Об организации работы

копировально-множительного

бюро


В соответствии с приказом министра от 03.01.2007 № 3


ОБЯЗЫВАЮ:

  1. Зав. копировально-множительным бюро Петрова А.В.:.

1.1 Разработать форму заказа на размножение документов.

1.2. Выдавать размноженные документы исполнителям с соответствующей распиской в журналах учета.

  1. Регистрировать поступающие на размножение документы в специальных журналах учета.

  2. Контроль возложить на начальника общего отдела Кравца И.П..



Директор подпись П.Р.Сидоров


Зав. копировально-

множительного бюро


подпись А.В.Петров


10.01.2007


Начальник общего

отдела


подпись И.П.Кравец


11.01.2007

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение – это правовой акт, принимаемый местными органами власти в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции. Решениями оформляются также результаты деятельности и других коллегиальных органов – коллегий министерств и ведомств, научных советов, советов директоров предприятий и др.

Составляются и оформляются постановления и решения аналогично приказам по основной деятельности, ключевые слова при этом соответственно ПОСТАНОВИЛИ и РЕШИЛИ.


организационные документы:

Рассмотрим основные виды документов этой группы:

Устав – это правовой акт, регулирующий деятельность организаций, предприятий, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношение с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

Общие уставы утверждаются органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы организаций (предприятий) утверждаются вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).

Текст устава разбивается структурно на разделы:

  • общие положения (определение задач и целей создаваемой организации);

  • организационное единство (структурные подразделения и связи);

  • регламентация деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

  • финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

  • отчетность и ревизионная деятельность;

  • порядок ликвидации и ответственности по делам организации (предприятия).


ПРИМЕР:


Н
УТВЕРЖДАЮ

Руководитель вышестоящей организации

подпись И.О.Фамилия

дата
аименование министерства,


ведомства

Наименование организации


УСТАВ


дата индекс


место издания


Структура текста


Общие положения

Основные задачи

Функции

Права и обязанности

Руководство

Взаимоотношения. Связи

Производственно-хозяйственная деятельность

Имущество и средства

Контроль, проверка и ревизия деятельности

Реорганизация и ликвидация


Руководитель организации подпись И.О.Фамилия


Визы


Положение – это правовой акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, структурного подразделения (комиссии, группы).

Уставы и положения являются сложными документами. Их структуру и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик. Текст положения может включать:

  • общие положения;

  • основные задачи;

  • функции;

  • права и обязанности;

  • взаимоотношения и связи.


ПРИМЕР (положение о структурном подразделении):


Н
УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

подпись И.О.Фамилия

дата
аименование министерства,


ведомства

Наименование организации


ПОЛОЖЕНИЕ


дата индекс


место издания


О ______________________________

(наименование структурного

подразделения)


Структура текста

Общие положения

Основные задачи

Функции

Права и обязанности

Руководство

Взаимоотношения. Связи


Руководитель структурного

подразделения подпись И.О.Фамилия


Визы


С положением ознакомлены подписи И.О.Фамилии

даты


Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция – это нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника организации (предприятия).

Текст инструкции делится на разделы:

  • общие положения;

  • функции;

  • должностные обязанности;

  • права;

  • ответственность;

  • взаимоотношения.

ПРИМЕР (должностной инструкции):


Н
УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

подпись И.О.Фамилия

дата
аименование министерства,


ведомства

Наименование организации


^ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ


дата индекс


место издания


______________________________

(наименование должности

работника)


Структура текста

Общие положения

Функции

Должностные обязанности

Права

Взаимоотношения (связи по должности)

Оценка работы и ответственность


Руководитель структурного

подразделения подпись И.О.Фамилия


Визы


С инструкцией ознакомлен подпись И.О.Фамилия

дата


Правила – это нормативный документ, в котором излагаются основные требования, предъявляемые к сотрудникам учреждения (организации, предприятия) или к выполнению определенного рода работ. Правила касаются разных вопросов и утверждаются руководителем учреждения.

Текст правил может содержать следующие разделы:

  • общие положения;

  • порядок приема, перевода и увольнения работника;

  • основные обязанности работника;

  • основные обязанности нанимателя;

  • рабочее время и его использование;

  • поощрения за успехи в работе;

  • взыскания за нарушение трудовой дисциплины;

  • внутриобъектный режим.


ПРИМЕР (правила внутреннего трудового распорядка):


Н
УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

подпись И.О.Фамилия

дата
аименование министерства,


ведомства

Наименование организации


ПРАВИЛА


дата индекс


место издания


Внутреннего трудового распорядка


Структура текста


Общие положения

Порядок приема, перевода и увольнения работника

Основные обязанности работника

^ Основные обязанности нанимателя

Рабочее время и его использование

Поощрения за успехи в работе

Взыскания за нарушение трудовой дисциплины

Внутриобъектный режим


Руководитель структурного

подразделения подпись И.О.Фамилия


Визы


информационно-справочные документы:


Рассмотрим основные виды документов этой группы:

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте или другим видом связи. Письма оформляются на бланках для писем и могут быть: информационные, рекламные, сопроводительные, гарантийные, претензионные, и др.


ПРИМЕР:



^ Министерство образования

Республики Беларусь

Учреждение образования

Гомельский государственный

политехнический техникум”

ул.Билецкого, 6, 246050, г.Гомель

тел. (0232)74 43 26, факс 74 35 72

р/с № 3604900010015 в филиале

ОАО “Белпромстройбанк” по Гомельской области


^ Министерства адукацыі

Рэспублікі Беларусь

Установа адукацыі

Гомельскі дзяржаўны

політэхнічны тэхнікум”

вул.Білецкага, 6, 246050, г.Гомель

тэл. (0232)74 43 26, факс 74 35 72

р/р № 3604900010015 у філіяле

ААТ “Белпрамбудбанк” па Гомельскай вобласці

^ Министерство образования

Республики Беларусь

Учреждение образования

Гомельский государственный

политехнический техникум”

ул.Билецкого, 6, 246050, г.Гомель

тел. (0232)74 43 26, факс 74 35 72

р/с № 3604900010015 в филиале

ОАО “Белпромстройбанк” по Гомельской области


^ Министерства адукацыі

Рэспублікі Беларусь

Установа адукацыі

Гомельскі дзяржаўны

політэхнічны тэхнікум”

вул.Білецкага, 6, 246050, г.Гомель

тэл. (0232)74 43 26, факс 74 35 72

р/р № 3604900010015 у філіяле

ААТ “Белпрамбудбанк” па Гомельскай вобласці



02.03.2007 02-04/58

Гомельский лесхоз

На №_________от_________


Об организации практики


Просим организовать прохождение производственной практики учащихся нашего техникума. Список учащихся прилагается.

Заранее благодарны.


Приложение: на 2 л. в 1 экз.


Директор подпись А.А.Савицкий


Петров 53 10 10


Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Оформляется протокол на общем бланке.

Состав реквизитов протоколов:

  • ^ Заголовок к тексту, содержит вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже.

  • Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

^ Вводная часть содержит:

- фамилию и инициалы председателя совещания;

- фамилию и инициалы секретаря совещания;

- фамилии и инициалы членов коллегиального органа, указываются в алфавитном порядке. Если их количество более 15 человек, то указывается общее число присутствующих и делается ссылка на наличие регистрационного листа. Если должен быть кворум (минимальное необходимое количество присутствующих, при котором принятое решение будет правомочным), то пишут, сколько должно быть человек.


Например:

Присутствовали: 50 человек (регистрационный лист прилагается).

^ Должно быть 45 человек.

- фамилии и инициалы представителей других организаций, участвующих в заседании, записывают в алфавитном порядке с указанием должности и организации;

- повестку дня, в которой перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, название вида выступления (доклад, отчет, сообщение ), наименование должности выступающего, его фамилия и инициалы.


Например:

  1. О проделанной работе

^ Отчет председателя профкома Петрова В.А.


Основная часть протокола состоит из разделов. Количество разделов соответствует количеству пунктов повестки дня. Каждый раздел строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ(ПОСТАНОВИЛИ),

отдельно по каждому вопросу.

  • Некоторые виды протокола могут содержать: гриф утверждения и гриф согласования;

  • ^ Подписи председателя и секретаря.



ПРИМЕР:


Министерство образования Республики Беларусь

Учреждение образования Гомельский

государственный политехнический

техникум


ПРОТОКОЛ


25.03.2007 3


г. Гомель


Заседания педагогического совета


Председатель – Иванов А.А.

Секретарь – Сидорова В.В.


Присутствовали: 52 человека (регистрационный лист прилагается)

Должно быть 50 человек.

Приглашенные: главный инженер ОАО "Гомельдрев" Сидоров А.В.

Повестка дня:

  1. О работе цикловых комиссий.

Информация главного методиста Соловьева Р.Л.

  1. Об итогах сессии.

Отчет зам. директора Петрова М.М.

1. СЛУШАЛИ:

Соловьева Р.Л. – доклад прилагается


ВЫСТУПИЛИ:

Мохов П.Т. – текст выступления

Яковлев В.Л. – текст выступления


ПОСТАНОВИЛИ:

    1. Текст постановления

    2. Текст постановления


2. СЛУШАЛИ:

Петрова М.М. – доклад прилагается


ВЫСТУПИЛИ:

Романов П.П. – текст выступления

Яшин В.П. – текст выступления


ПОСТАНОВИЛИ:

    1. Текст постановления

2.2 Текст постановления


Председатель подпись А.А. Иванов


Секретарь подпись В.В.Сидорова

Акт – это документ, составленный комиссией и подтверждающий установленный факт, событие, действие. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: приема-передачи (дел, материальных ценностей и т.д.), списания, инвентаризации, проверки и т.д. Оформляются акты на общем бланке.

^ Состав реквизитов акта:

    • Заголовок, который представляет собой краткое содержание событий или фактов, сформулированное с помощью отглагольного существительного, например: «О списании малоценного инвентаря», «О выделении документов к уничтожению».

  1. ^ Текст акта, который состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта перечисляются:

    • основание (распорядительный или нормативный документ или устное указание руководителя, послужившее основанием для составления акта);

    • состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименование должностей, инициалы и фамилии членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке).

    • В констатирующей части акта излагаются цели и задачи работы комиссии, описание проведенной работы, установленные факты, выводы и заключения.

В конце текста указываются сведения о количестве его экземпляров.

  1. Отметка о наличии приложения, если к акту какие-либо документы прилагаются.

  2. Подписи председателя комиссии, членов комиссии и приглашенных лиц;

  3. Гриф утверждения, если акт должен быть утвержден руководителем организации.


ПРИМЕР:


^ Министерство образования




УТВЕРЖДАЮ

Республики Беларусь







^ Учреждение образования

Гомельский государственный

политехнический техникум




Директор

подпись А.А.Савицкий




оставить комментарий
страница2/6
Дата17.10.2011
Размер1,09 Mb.
ТипДокументы, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6
плохо
  1
отлично
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх