1 Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Положение) является локальным нормативным актом ноу впо вятский гуман icon

1 Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Положение) является локальным нормативным актом ноу впо вятский гуман


Смотрите также:
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся Общие положения...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, студентов...
Положение о зачетной неделе в моу сош №59 Принято...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
Решением Совета нп...
Положение о формировании, ведении и хранении личных дел студентов, слушателей, аспирантов...
Положение о промежуточной аттестации обучающихся и их переводе в следующий класс по итогам...
Положение о системе оценивания в начальной школе в условиях перехода на фгос...
Положение о системе оценивания в начальной школе в условиях перехода на фгос...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
Положение о текущей и промежуточной аттестации учащихся 1-11-х классов...



Загрузка...
скачать




1. Общие положения


1.1. Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее – Положение) является локальным нормативным актом НОУ ВПО «Вятский гуманитарно-технологический институт» (далее – ВГТИ, Институт) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов ВГТИ (далее – обучающихся).

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с:

– Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных";

– Федеральным законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» от 22.08.1996 № 125-ФЗ (с дополнениями и изменениями);

– Порядком приема граждан в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования;

– Порядком перевода студентов из одного высшего учебного заведения Российской Федерации в другое, утвержденным приказом Минобразования России от 24.02.1998 № 501 (с изменениями и дополнениями от 26.03.2001 № 1272);

– Порядком перевода студентов из одного среднего специального учебного заведения в другое среднее специальное учебное заведение и из высшего учебного заведения в среднее специальное учебное заведение, утвержденным приказом Минобразования России от 20.12.1999 № 1239;

– Положением об итоговой государственной аттестации выпускников высших учебных заведений Российской Федерации, утвержденным приказом Минобразования России от 25.03.2003 № 1155;

– Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденной приказом Минобрнауки РФ от 10.03.2005 № 65;

– Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденной Приказом Минобрнауки РФ от 09.03.2007 № 80;

– Уставом НОУ ВПО «Вятский гуманитарно-технологический институт»;

– Правилами приема в НОУ ВПО «ВГТИ»;

– Инструкцией по делопроизводству НОУ ВПО «ВГТИ».

1.3. Положение обязательно к применению во всех структурных подразделениях ВГТИ, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел студентов (приемная комиссия, деканаты факультетов). В обеспечении документооборота ответственные подразделения обязаны соблюдать установленные настоящим Положением сроки (Приложение 1).

1.4. Сведения, содержащиеся в материалах личного дела обучающихся, относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией.

При передаче персональных данных обучающихся необходимо соблюдать следующие требования:

– не сообщать персональные данные обучающихся третьей стороне без письменного согласия обучающихся, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью студента, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;

– не сообщать персональные данные студента в коммерческих целях без его письменного согласия;

– предупредить лиц, получающих персональные данные обучающихся, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные студента, обязаны соблюдать режим конфиденциальности;

 разрешать доступ к персональным данным обучающихся только специально уполномоченным лицам Института, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные обучающихся, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

– не запрашивать информацию о состоянии здоровья студента, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности получения обучающимися образовательных услуг.

1.5. Документы из личного дела обучающихся или их копии могут быть выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры, миграционной службы и других.

Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации.

Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от ректора Института.

Оригиналы документов из личного дела обучающихся выдаются по описи. При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа.

1.6. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных обучающихся, несут дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами.

Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований также возлагается на руководителей структурных подразделений.


2. Состав документов личного дела


2.1. Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения об обучающемся в Институте. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. На обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя, отчество, дата поступления, номер приказа о зачислении, номер приказа об отчислении, специальность, группа.

2.2. В состав личного дела студента входят следующие документы:

  • заявление на имя ректора о приеме в ВГТИ;

  • документ об образовании государственного образца (копия и оригинал);

  • свидетельство о результатах ЕГЭ (копия и оригинал), кроме абитуриентов заочного отделения, окончивших школу до 1 января 2009 года;

  • личный листок;

  • учебная карточка студента;

  • выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д., относящиеся к данному студенту;

  • заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному студенту, в том числе заверенная копия трудовой книжки, академическая справка или диплом о неполном высшем или среднем образовании, выданные другими образовательными учреждениями;

  • студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении);

  • обходной лист (вкладывается при отчислении);

  • копия академической справки или диплома о неполном высшем образовании, выданных НОУ ВПО «ВГТИ»;

  • копия диплома и приложения к нему, выданные НОУ ВПО «ВГТИ»;

  • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

2.3. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение 2), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их заголовках и количествах занимаемых листов. Отдельно оформляется лист заверителя (Приложение 3).

2.4. При заверении копий документов, приобщаемых в личное дело, выполняется заверительная надпись: «Копия верна», подпись, должность работника, инициалы и фамилия работника, дата подписи, с печатью структурного подразделения, заверяющего документ.


3. Формирование личных дел


3.1. На каждого поступающего в ВГТИ работники Приемной комиссии заводят личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов.

3.2. Все сведения об абитуриенте работниками Приемной комиссии заносятся в базу данных.

3.3. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов и заполнение базы данных возлагается на технических секретарей Приемной комиссии по формам обучения. Ответственный секретарь Приемной комиссии осуществляет контроль за правильностью формирования и полнотой содержания личных дел и базы данных.

3.4. Личные дела зачисленных абитуриентов Приемная комиссия передает по акту (Приложение 3) в деканаты не позднее, чем за 10 дней до начала учебного года для их дальнейшего ведения.

3.5. К моменту передачи личного дела обучающегося из Приемной комиссии на факультет оно должно содержать следующие документы: заявление абитуриента (по установленной в Институте форме), документ об образовании государственного образца, свидетельство о результатах ЕГЭ, личный листок абитуриента, фотографии, медицинская справка форма 086-У (для студентов очного отделения), опись принятых документов.

3.6. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого вуза, его личное дело формируется также работниками Приемной комиссии, в котором дополнительно должны быть предусмотрены следующие документы:

– академическая справка (или диплом о неполном высшем образовании), выданная высшем или средним учебным заведением, в котором студент обучался ранее, с указанием номера приказа об отчислении;

– индивидуальный учебный план для ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах).


4. Ведение личных дел в период обучения


4.1. Во время обучения студентов ответственность за ведение их личных дел возлагается на методистов факультетов, в должностные обязанности которых входит работа с личными делами.

4.2. На деканаты возлагается оформление студенческих билетов и зачетных книжек.

Зачетные книжки подписываются деканом факультета и проректором по учебной работе и заверяются печатью ВГТИ. Студенческие билеты подписываются ректором (с использованием факсимильного воспроизведения подписи) и заверяются печатью ВГТИ, перевод с курса на курс заверяется подписью декана факультета и печатью института.

Личному делу, студенческому билету и зачетной книжке студента присваивается один и тот же унифицированный номер. При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в Журнале регистрации выданных документов. В случае утраты студенческого билета или зачетной книжки студенту за дополнительную плату выдается новый документ с отметкой «дубликат», который сохраняет порядковый номер утерянного.

При отчислении студента из Института студенческий билет и зачетная книжка сдаются в деканат для приобщения в личное дело.

4.3. При переводе студента внутри вуза с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других изменениях студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью проректора по учебной работе и печатью. На основании приказа о переводе личное дело студента в недельный срок передается по акту в деканат с указанием всего перечня имеющихся в нем документов.

4.4. При восстановлении студента, отчисленного из ВГТИ, продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело студента включается заявление на восстановление с визой декана факультета, копия приказа о восстановлении, индивидуальный учебный план по ликвидации разницы в учебных планах. Студенту выдается зачетная книжка, имеющаяся в личном деле.

4.5. На каждого обучающегося всех форм обучения деканатами заводится учебная карточка студента по установленной форме, которая заполняется на протяжении всего срока обучения студента в Институте. Выполнение учебного плана по семестрам и курсам фиксируется указанием номеров приказов о переводе с курса на курс и визируется подписью декана факультета.

По окончании обучения или выбытии студента из ВГТИ учебная карточка приобщается в личное дело студента.

4.6. Во время обучения в личное дело студента подшиваются:

– выписки из приказов по данному студенту о переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании и т.п. за весь период обучения;

– подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);

– копии академической справки или диплома о неполном высшем образовании (выданных по заявлению студента без его отчисления);

– приказ о перезачете дисциплин для обучающихся в сокращенные сроки.

Личные заявления и лист перезачета дисциплин должны иметь резолюцию декана факультета и при необходимости проректора по учебной работе (ректора).

4.7. При отчислении обучающегося из ВГТИ в личное дело вносятся:

– выписка из приказа об отчислении;

– учебная и личная карточки студента;

– студенческий билет и зачетная книжка;

– копия академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при досрочном отчислении);

– копия документа об образовании, полученного в ВГТИ, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения); копия заверяется специалистом (методистом) структурного подразделения, ответственным за формирование личного дела студента;

– копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент зачисления в ВГТИ (в случае если в деле хранился подлинник).

– оформленный обходной лист;

– внутренняя опись документов.


5. Хранение личных дел


5.1. В период поступления и обучения студента в ВГТИ его личное дело хранится в отдельном шкафу помещения соответствующего структурного подразделения. Доступ к личным делам имеет только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся и его непосредственные руководители.

5.2. Право доступа к документам личного дела обучающегося также имеют ректор, проректор по учебной или научной работе, сотрудники учебно-методического отдела, юридической службы, приемной комиссии.

Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией проректора по учебной работе.

5.3. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором хранится личное дело, и уведомления сотрудника, ведущего личные дела. Допускается изъятие только копий имеющихся документов.

5.4. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного дела и формируется новое личное дело.

5.5. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных до окончания нормативного срока обучения в ВГТИ, производит методисты соответствующего деканата, выполняя следующие операции:

  • подшивку (вложение) в личное дело следующих документов:

    • полностью заполненную учебную карточку студента;

    • выписку из приказа об отчислении;

    • копию диплома с приложением, заверенную методистом соответсвующего деканата;

    • оформленный обходной лист;

    • студенческий билет;

    • зачетную книжку;

  • выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в ВГТИ, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;

  • закрытие (в том числе подшивка) личного дела с вложением листа-заверителя;

  • хранение личного дела до передачи его в архив ВГТИ;

  • составление акта (с указанием порядкового номера и Ф.И.О.) и описи (Приложение 4) на передачу личных дел в архив ВГТИ;

  • передача личных дел в архив ВГТИ.

  • Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных в связи с окончанием ВГТИ, производят методисты соответствующих деканатов, выполняя следующие операции:

  • подшивку (вложение) в личное дело документов в связи с отчислением:

    • полностью заполненную учебную карточку студента;

    • выписку из приказа об окончании обучения в Институте;

    • заверенную деканатом копию диплома с приложением;

    • оформленный обходной лист;

    • студенческий билет;

    • зачетную книжку.

  • выдачу документа об образовании, представленного при поступлении в ВГТИ, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;

  • закрытие (в том числе подшивка) личного дела с вложением листа-заверителя;

  • хранение личного дела до передачи его в архив ВГТИ;

  • составление акта (с указанием порядкового номера и Ф.И.О.) и описи (Приложение 4) на передачу личных дел в архив ВГТИ;

  • передачу личных дел в архив ВГТИ.



Приложение 1

Сроки производства и передачи документации

в личное дело студента



^ Виды работ с документами

Ответственный исполнитель

Сроки производства

1.

Оформление личного дела абитуриента

Приемная комиссия

В период работы Приемной комиссии

2.

Передача личных дел зачисленных абитуриентов в деканат

Приемная комиссия

За 10 дней до начала учебного года

3.

Проверка полноты содержания личных дел, присвоение номеров

Деканат

В течение 10 дней до начала учебного года

4.

Оформление студенческих билетов

Деканат

Сентябрь

5.

Оформление зачетных книжек

Деканат

Не позднее 1 месяца до начала сессии

6.

Внесение анкетных данных в учебную карточку студента

Деканат

1 месяц после зачисления

7.

Внесение результатов промежуточной аттестации в учебную карточку

Деканат

2 месяца после окончания сессии

8.

Внесение результатов итоговой государственной аттестации в учебную карточку

Деканат

1 месяц после окончания итоговой государственной аттестации

9.

Внесение итоговых записей в учебную карточку в случае досрочного отчисления или отчисления в связи с окончанием обучения

Деканат

За 2 месяца до окончания календарного года

10.

Подготовка личного дела к сдаче в архив: проверка комплектности документов, полноты и правильности их заполнения

Деканат

За 1 месяц до конца календарного года

11.

Прием личных дел в архив

Архив

Январь-февраль


Приложение 2

Внутренняя опись

документов дела № _______


№ п/п

Заголовок документа

Номера листов дела




































































































Приложение 3


АКТ приема-передачи личных дел абитуриентов

в деканат ___________

по направлениям (специальностям)

Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)

№ п/п

ФИО абитуриента

Примечание















































Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)

№ п/п

ФИО абитуриента

Примечание















































Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)

№ п/п

ФИО абитуриента

Примечание















































Шифр направления (специальности) – наименование направления (специальности)

№ п/п

ФИО абитуриента

Примечание
















































Акт сдал: секретарь Приемной комиссии /Ф.И.О./


Акт принял: методист деканата /Ф.И.О./


Дата

Приложение 4


ОПИСЬ

личных дел студентов

200___ г.


Наименование факультета

п/п

Индекс дела

Ф.И.О. студента

Кол-во листов

Прим.


































Скачать 154,76 Kb.
оставить комментарий
Дата17.10.2011
Размер154,76 Kb.
ТипДокументы, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

отлично
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх