Руководство пользователя Учет посещаемости и успеваемости студентов icon

Руководство пользователя Учет посещаемости и успеваемости студентов


1 чел. помогло.

Смотрите также:
Курсовая работа «Автоматизированное рабочее место преподавателя...
Журнала посещаемости лекций и журнала отработок занятий и лекций I...
GARMIN GPSMAP 60 Руководство пользователя...
Руководство пользователя программы «OracleAdmin» 37 4 Руководство пользователя программы...
Системной Энциклопедии" Руководство пользователя "...
Программный комплекс «администратор д» Руководство пользователя учёт и администрирование...
Руководство пользователя tdvr-45...
Тематический план дисциплины (одо) Тема Вид контроля успеваемости...
Руководство пользователя Сетевой цифровой видеорекордер...
Отчет о посещаемости портала www...
Отчет о посещаемости портала www...
Руководство пользователя Руководство и справочник...



страницы: 1   2   3   4   5   6   7
вернуться в начало
скачать
^

4.4. Заполнение справочников


Для работы программы «Учебный учет» необходимо заполнить справочники программы.

Периодичность заполнения справочников:

Раз в год, вернее в самом начале года заполняются справочники, которые отражают структуру учебного заведения: Преподаватели, Специальности, Учебные группы, Дисциплины.

Каждый семестр необходимо заполнять справочник нагрузки.

Справочник уроков необходимо заполнять ежемесячно.


Все справочники кроме «Студентов» удобней импортировать из базы данных программы «Экспресс-расписание». Справочник студентов можно заполнить вручную или воспользоваться импортом из других форматов.

Если у Вас в учебном заведении не установлена программа «Экспресс-расписание», то вы также можете пользоваться импортом из других форматов или ввести данные вручную.

Далее мы рассмотрим структуру и содержание каждого справочника.

4.4.1. Специальности


В справочнике указываются специальности, имеющиеся в учебном заведении.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Учебные группы/Специальности

2 вариант: (Специальности).



Рис. 33. Окно справочника «Специальности».


Справочник содержит графы:

  • Код – записывается код специальности по табелю (максимум 6 символов).

  • Наименование специальности – указывается полное название специальности (обязательное поле, 250 символов)

  • Сокращение – записывается несколько символов, которые будут идентифицировать специальность




4.4.2. Преподаватели


В этом справочнике содержится список преподавателей, работающих в учебном заведении, совместителей и почасовиков. Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Преподаватели

2 вариант: (Преподаватели).




Рис. 34. Окно справочника «Преподаватели».


Справочник содержит графы:

  • Фамилия И.О. – записывается полное ФИО преподавателя (максимум 30 символов, обязательное поле, уникальное поле).

  • Табельный номер – указывается табельный номер преподавателя (максимум 10 символов, необязательное поле)

  • Примечание – записывается любая дополнительная информация. Поле можно оставлять пустым (максимум 50 символов).



^

4.4.3. Учебные группы


Справочник содержит список учебных групп охваченных учебным процессом.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Учебные группы/Учебные группы

2 вариант: (Учебные группы).




Рис. 35. Окно справочника «Учебные группы».


Справочник содержит графы:

  • Специальность – выбирается специальность из списка (обязательный выбор).

  • Курс – записывается номер курса.

  • Группа – записывается сокращенное название группы (обязательное поле).

  • Кл. руководитель – выбирается из справочника Преподавателей.

  • Вид обучения – выбирается вид обучения из справочника Виды обучения.

  • Примечание – записывается любая дополнительная информация. Поле можно оставить незаполненным (максимум 50 символов).



4.4.4. Студенты


Справочник содержит сведения о всех студентах учебного заведения.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Студенты,

2 вариант: (Студенты).




Рис. 36. Окно справочника «Студенты».

Справочник содержит графы:

  • Фамилия (максимум 50 символов, обязательное поле), Имя, Отчество, Пол, Дата рождения.

  • Группа – выбирается группа, в которой обучается студент.

  • П/г – записывается подгруппа, в которой обучается студент. (0 – ставится в том случае, если группа не делится на подгруппы).

  • Адрес, телефон – записывается контактная информация.

  • Удостоверение личности – записывается информация из паспорта или иного документа (максимум 100 символов).

  • Примечание – записывается дополнительная информация о слушатели. (максимум 100 символов).

4.4.5. Дисциплины


Справочник содержит перечень предметов, по которым ведутся занятия в учебном заведении.


Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Дисциплины

2 вариант: (Дисциплины).



Рис. 37. Окно справочника «Дисциплины».


Справочник содержит графы:


  • Код – записывается код дисциплины согласно табелю.

  • Наименование – в это поле записывается название дисциплины, которое будет отображаться в готовых (отпечатанных) отчетах и на экране компьютера (обязательное, уникальное поле).

  • Полное наименование – записывается полное название дисциплины.



^

4.4.6. Справочник нагрузки


Справочник нагрузки содержит записи об учебной нагрузке групп и преподавателей, соответствующие учебному плану и тарификации.

Справочник открывается:

1 вариант: Справочники/Нагрузка

2 вариант: (Нагрузка).



Рис. 38. Окно «Справочник Нагрузка».


Выбор преподавателя или группы за которыми закреплена нагрузка, осуществляется с помощью панели инструментов:



  • щелчок по букве П (Г) переключает тип объекта: Преподаватель, Группа;

  • щелчок по кнопке раскрывает список, в котором можно выбрать нужного преподавателя, группу при этом в справочнике будут выбраны только соответствующие этому преподавателю записи.


Примечание:

Для быстрого выбора нужного преподавателя (группы) можно выделить список и набирать с клавиатуры первые символы искомого слова – появится наиболее подходящая строка списка.


^ Справочник содержит графы:

  • Преподаватель – Обязательный реквизит, выбирается из справочника преподавателей.

  • Группа – Обязательный реквизит, выбирается из справочника Учебных групп.

  • Подгруппа – Обязательный реквизит. Если нагрузка для группы в целом, то вводится 0 (группа полностью), если для части, то ставиться номер подгруппы 1, 2 и т.д. (максимум 10 подгрупп).

  • Дисциплина – Обязательный реквизит, выбирается из списка дисциплин.

  • Часов в семестре – Обязательный реквизит. Всего часов в семестре.

  • Начало и Окончание – Период выполнения нагрузки.

  • Примечание – записывается дополнительная информация (поле можно оставить незаполненным).



^ Удаление всей нагрузки

Для того, что удалить все строки из справочника нагрузки необходимо нажать кнопку (Удалить всю нагрузку) на панели инструментов.

Внимание: будут удалены нагрузки у всех преподавателей и групп. Это обычно необходимо при переходе на новый учебный год. Перед удалением сделайте архивную копию (см. 4.5. Архивирование и рекомендации по защите информации.)


^ Копирование нагрузки на группы

Если Вы ввели нагрузку одной группы, а у другой группы или нескольких групп нагрузка должна быть аналогичной, то Вы можете скопировать эту нагрузку на одну или несколько групп. Для этого:

  • выделите строки, которые нужно скопировать,

  • нажмите кнопку (Копировать на группы…),

  • в открывшемся окне выберите группы, на которые надо скопировать нагрузку:




Рис. 39. Окно «Выбор групп».


Можно выбрать опцию Все группы, Выбор специальностей и тогда будет скопировано на группы выбранных специальностей, а можно выбрать Выбор групп и отметить галочками нужные группы, а также Выбор подгрупп и отметить подгруппы,

  • нажмите ^ Ok.


Примечание 1: в окне Выбор групп есть также кнопки «+» и «–» они позволяют соответственно отметить галочками или разотметить все строки в выбранной секции.

Примечание 2: нагрузки таким способом не копируются на ту же группу, которая была указана в копируемой нагрузке, то есть при выборе специальностей повторных нагрузок создано не будет.


^ Особенности работы с помощью клавиатуры

Для удобства работы пользователя в окне справочника нагрузки предусмотрен переход вверх из таблицы нагрузок в раскрывающийся список объектов нагрузки (Преподавателей, Групп) с помощью Esc и обратно – вниз – с помощью Enter. Клавиша Tab подходит для обоих случаев.


^ Печать справочника нагрузки

Есть возможность распечатать содержимое справочника нагрузки в целом или выделенных строк для этого нажмите кнопку (Печать). Подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц

^

4.4.7. Справочник пользователи


Справочник открывается: Справочники/Пользователи




Рис. 40. Справочник Пользователи.


В справочник Пользователи Администратор может добавлять пользователей, удалять, изменять параметры пользователя. Нельзя удалить пользователя, имеющего администраторские права, то есть хотя бы один пользователь (с любым именем) должен иметь такие права. Если нет ни одного пользователя с правами администратора, то при следующем запуске программы будет создан пользователь Администратор с правами администратора (без пароля).


Для установки пароля необходимо открыть Справочники/Пользователи, выбрать пользователя и сделать двойной щелчок по его имени. Далее откроется окно (Рис. 41.) в котором вы можете изменить имя в строке Пользователь, и его роль в одноименной строке.




Рис. 41. Окно установки пароля.


Для установки пароля необходимо ввести пароль и подтверждение пароля, нажать Ok (или Enter).


Пароль хранится в файле базы данных в зашифрованном виде. Имейте ввиду, что строчные и заглавные буквы различаются. Также при вводе пароля обратите внимание на выбранный алфавит.

В справочнике по умолчанию создается три пользователя (Администратор, Диспетчер, Пользователь).

На Рис. 40 добавлен пользователь Сидоров с правами Администратора. Каждый пользователь может устанавливать свой пароль для входа в программу.

^

4.5. Ежемесячный импорт уроков из программы «Экспресс-расписание»


После того, как мы заполнили все справочники программы «Учебный учет» (методом импорта или вручную), необходимо произвести импорт занятий из программы «Экспресс-расписание».

Если в Вашем учебном заведении программа «Экспресс-расписание» не используется, то Вы сразу можете приступать к выполнению пунктов 4.6. Ввод данных по посещаемости в программу , 4.7. Ввод данных по успеваемости в программу.

Импорт уроков из программы «Экспресс-расписание» позволяет уточнить в какие именно дни было то или иное занятие по расписанию группы.

Импорт уроков необходимо производить каждый месяц, перед тем как в программу будет внесена информация по посещаемости и успеваемости студентов.

Для импорта уроков выполните:

1. Откройте: Операции\Импорт уроков.

2. Найдите при помощи проводника базу данных программы «Экспресс-расписание».

3. Нажмите Открыть, откроется окно импорта уроков:




Рис. 42. Окно «Импорт уроков».


4. Укажите начало и окончание периода импорта (лучше указывать даты начала и конца месяца).

5. Нажмите OK.


Примечание: для проведения пробного импорта вы можете воспользоваться демонстрационной базой данных программы «Экспресс-расписание». Демонстрационная версия по умолчанию располагается:

^ С:\Program Files\Учебный учет\ raspis_demo.mdb В данной базе данных уже стоят занятия, а также заполнены все справочники.


Следующими шагами работы с программой будут выполнение пунктов 4.6. Ввод данных по посещаемости в программу , 4.7. Ввод данных по успеваемости в программу.

^

4.6. Ввод данных по посещаемости в программу


Окно Посещаемость можно открыть двумя способами:

1. Операции\Посещаемость.

2. Нажать на кнопку: (посещаемость).


Откроется окно:



Рис. 43. Окно «Посещаемость».


В данном окне необходимо указать:

1. Месяц и год.

2. Группу.

3. Дисциплину.


Если Вы используете Импорт уроков (справочник занятий) из программы «Экспресс-расписание» у Вас появляется возможность увидеть в какие дни месяца был тот или иной предмет, для этого необходимо нажать кнопку (фильтр). После нажатия этой кнопки станут доступны только те дни, в которые была назначена выбранная Вами дисциплина:




^ Рис. 44. Окно Посещаемость с включенным фильтром.


Для того, чтоб поставить часы пропуска студенту необходимо кликнуть мышкой в ячейку на пересечении фамилии студента и даты.

Щелчок левой кнопкой мыши при первом нажатии ставит 2 часа пропуска. При повторном нажатии ставится 1 час пропуска. При третьем нажатии пропуск отменяется.

Правый щелчок мыши переводит пропуск из разряда «не уважительный пропуск» в разряд «уважительный пропуск».

Двойной щелчок открывает индивидуальный журнал посещаемости студента:




^ Рис. 45. Журнал посещаемости.


В данном журнале можно также проводить корректировку часов пропусков занятий или просто получить экспресс информацию о количестве пропусков у данного студента на определенную дату.

Общее количество часов пропусков по группе за день отображено в «итого за день» (нижней колонке таблицы), общее количество пропусков за месяц по человеку отображено в колонке «за месяц» (колонка справа). Общее количество часов пропущенных всеми студентами группы за месяц отображается в самой нижней строке колонки «за месяц».

Примечания:

1. Красные цифры обозначают пропуски по неуважительной причине, синие по уважительной.

2. Если выключено автосохранение (Сервис\Параметры), то после внесения изменений необходимо нажать на кнопку Сохранить.

3. Если Вы используете справочник уроков, для Вас открывается возможность выбрать параметр ^ Все дисциплины вместо какой то одной. При установке пропуска в ячейке программа автоматически ставит пропуски студенту на все дисциплины, которые были в эту дату.

4. После окончания работы с окном Посещаемость его необходимо закрыть.
^

4.7. Ввод данных по успеваемости в программу


Окно Успеваемость можно открыть двумя способами:

1. Операции\Успеваемость.

2. Нажать на кнопку: (успеваемость).


Откроется окно:



Рис. 46. Окно «Успеваемость».


В данном окне необходимо указать:

1. Месяц и год.

2. Группу.

3. Дисциплину.


Для внесения данных с ведомости в программу необходимо сделать щелчок левой кнопкой мыши в строке с фамилией студента напротив необходимой отметки.




^ Рис. 47. Окно Успеваемость с оценками.


В том случае, если выставляемые оценки пойдут в диплом (Итоговые оценки) необходимо перед сохранением поставить галочку Итоговая оценка (в диплом) в нижней части окна.
^

4.8. Работа с отчетами


Отчеты открываются с помощью пункта меню Отчеты, либо с помощью соответствующей кнопки в панели инструментов основного окна программы. Одни отчеты – это только печатные формы, поскольку информация уже представлена в таблицах посещаемости и успеваемости, другие представляют собой экранные формы, которые можно распечатать: Отчет по специальностям.

Методы работы с таблицей отчета аналогичны работе с таблицами в справочниках. Это:

  • выделение строк (см. 4.3.2. Выделение строк в таблицах),

  • сортировка (см. 4.3.3. Сортировка таблиц),

  • печать (см. 4.3.4. Печать таблиц).



^

4.8.1. Отчет посещаемости


Отчет содержит информацию о количестве пропусков занятий студентами по числам месяца, а также по уважительной или не уважительной причине были пропущены занятия.

В дополнительном столбце ведется статистика о количестве пропусков с начала года.

Открыть отчет:

Отчеты/Отчет посещаемости

Далее необходимо выбрать группу, месяц и год (Рис. 48.)




Рис. 48. Окно «Вывод документов».


Далее нажмите Печать, программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).

Пример отчета в Excel:



Рис. 49. Печатная форма «Отчет посещаемости».
^

4.7.2. Отчет успеваемости.


Отчет содержит информацию об отметках студентов по предметам, а также содержится информация о качестве отметок по каждому студенту.

В дополнительном столбце ведется статистика о количестве пропусков.


Открыть отчет:

Отчеты/Отчет успеваемости

Далее необходимо выбрать группу, месяц и год (Рис. 48.)


Далее нажмите Печать, программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).

Пример отчета в Excel:



Рис. 50. Печатная форма «Отчет успеваемости».
^

4.7.3. Табель успеваемости.


Данный табель часто используется классными руководителями для информирования студентов и их родителей об успеваемости.

Бывают случаи, когда студенту необходимо срочно предоставить информацию о том, какая у него ситуация с успеваемостью по каждой дисциплине, тогда классный руководитель может отпечатать данный табель «без оценок». Далее, студент лично подходит к каждому преподавателю с просьбой выставить ему текущую отметку по дисциплине.

Открыть отчет:

Отчеты/Табель студента

Далее необходимо выбрать группу, месяц и год (Рис. 48.)

Нажмите Печать, после чего появится дополнительное окно выбора студентов данной группы.




^ Рис. 51. Окно выбора студентов.


Отметьте галочками тех студентов, по которым необходимо распечатать табели. ( кнопки «+» и «–» позволяют отметить и разотметить всех студентов сразу)

Если необходимо напечатать табель без оценок поставьте галочку «Печать без оценок».


Далее, нажмите Печать, программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).

Пример табеля в Excel:



Рис. 52. Печатная форма «Табель студента».




Рис. 53. Печатная форма «Табель студента без оценок».
^

4.7.4. Итоговый отчет.


Данный отчет содержит итоговую информацию по группам. На оборотной стороне отчета приводится статистика по группе.


Открыть отчет:

Отчеты/Итоговый отчет

Далее необходимо выбрать группу и период формирования отчета:



Рис. 54. Выбор параметров отчета.


Далее нажмите Печать, программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).

Пример отчета в Excel:




Рис. 55. Печатная форма «Итоговый отчет».



Рис. 56. Печатная форма «Итоговый отчет (оборот)».




^

4.7.5. Сводный отчет.


Данный отчет содержит информацию о дипломных оценках, а также статистические данные об их качестве.

Открыть отчет:

Отчеты/Сводный отчет

Далее необходимо выбрать группу, и нажать Печать, программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).




Пример отчета в Excel:




Рис. 57. Печатная форма «Сводный отчет».

^

4.7.6. Отчет по специальностям.


В данном отчете содержится информация по успеваемости и посещаемости по всем специальностям учебного заведения. Данный отчет снабжен интерактивной диаграммой, которая показывает рейтинг специальностей и групп. Отчет будет полезен для проведения методических собраний по обсуждению общих вопросов связанных с дисциплиной и успеваемостью.


Открыть отчет:

Отчеты/Отчет по специальностям


Далее необходимо выбрать период формирования отчета, затем нажмите Печать. В окне программы появится экранная форма отчета:




Рис. 58. Экранная форма «Отчет по специальностям».


В верхней таблице указаны суммарные показатели по специальностям, в нижней – приведена расшифровка по группам. Справа приведена интерактивная диаграмма рейтинга групп. При наведении курсора мыши на диаграмму, она увеличивается.

Для того, чтоб увидеть полные названия граф можно расширить необходимый столбец при помощи мыши.

Отчет можно распечатать в Excel, для этого выберите ту специальность, которая Вас интересует и нажмите кнопку (печать). На экране появится окно печатной формы:



Рис. 59. Выбор граф печатной формы.


Выберите те показатели, которые необходимо вывести на печать (можно оставить все предложенные) и нажмите кнопку Печать.

Программа выдаст окно подтверждения, ответьте Да, после чего начнется формирование отчета в Microsoft Excel (подробнее см. 4.3.4. Печать таблиц).

Пример отчета в Excel:




Рис. 60. Печатная форма «Отчет по специальностям».

Заключение


Данное руководство призвано помочь пользователю в освоении компьютерной программы «Учебный учет». Программа «Учебный учет» помогает классному руководителю и заведующим отделением вести электронный журнал посещаемости и успеваемости студентов, а также создавать отчеты и базы данных информации об учащихся.

Мы постарались сделать программу максимально удобной и понятной даже для начинающего пользователя ПК. Мы надеемся, что компьютерная программа «Учебный учет» позволит Вам работать эффективнее и с легкостью отслеживать посещаемость и успеваемость в стенах Вашего учебного заведения.

Мы будем рады ответить на все ваши вопросы и рассмотреть предложения по программе «Учебный учет», если Вы пришлете их по адресу psbatishev@yandex.ru .

Желаем Вам успехов в работе!








Телефон линии консультаций и заказов: 8 (8332) 47-31-47

Россия, 610000, г.Киров,
Главпочтамт, а/я 19.



Веб-сайт: http://psbatishev.narod.ru

Эл. почта: psbatishev@yandex.ru

Автор и разработчик:

Павел Сергеевич Батищев, 2009


Разработчик руководства пользователя: Александр Печенкин




Программы разработчика:









оставить комментарий
страница7/7
Дата17.10.2011
Размер0,6 Mb.
ТипРуководство пользователя, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6   7
отлично
  2
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх