Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по курсу «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов очной формы обучения специальности 351100 icon

Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по курсу «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов очной формы обучения специальности 351100


1 чел. помогло.
Смотрите также:
Методические рекомендации по выполнению курсовой работы для студентов очной и заочной формы...
Методические указания по выполнению курсовой работы для студентов факультета ветеринарной...
Методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы для студентов заочной формы...
Программа, методические рекомендации по выполнению контрольных работ для студентов заочной формы...
Методические рекомендации по выполнению индивидуальных заданий по дисциплине «Делопроизводство и...
Самостоятельная работа студентов методические рекомендации по выполнению самостоятельной работы...
Методические указания по выполнению дипломной работы для студентов очной формы обучения по...
Методические указания к выполнению лабораторной работы №4 по курсу “Основы измерительной...
Методические рекомендации для самостоятельной работы студентов заочной формы обучения...
Методическое пособие для лабораторной работы №4 по курсу физической химии для студентов дневной...
Методические рекомендации по выполнению...
Методические указания по выполнению лабораторной работы №3 по курсу “Основы измерительной...



Загрузка...
страницы:   1   2   3   4
скачать
Федеральное агентство по образованию


Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Алтайский государственный технический университет

имени И.И. Ползунова»


Бийский технологический институт (филиал)


Т.И. Макрушина


Особенности составления деловых писем


Методические рекомендации по выполнению лабораторной

работы по курсу «Делопроизводство и корреспонденция»

для студентов очной формы обучения специальности 351100

«Товароведение и экспертиза товаров» (по областям применения)


Бийск

2005

УДК 651.51.8 (075.8)


Макрушина Т.И. Особенности составления деловых писем: Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы по курсу «Делопроизводство и корреспонденция» для студентов очной формы обучения специальности 351100 «Товароведение и экспертиза товаров» (по областям применения).


Алт. гос. техн. ун-т БТИ. – Бийск.

Изд-во Алт. гос. техн. ун-та, 2005. – 53 с.


Методические рекомендации составлены на основании СТП 12 700-02 «Образовательный стандарт высшего профессионального образования АлтГТУ. Лабораторные работы. Общие требования к содержанию, выполнению и оформлению».

Рассмотрены особенности подготовки и оформления деловых писем. Для закрепления изложенного материала предложено выполнить тесты, а также приведен словарь терминов и определений.


Рассмотрены и утверждены

на заседании кафедры ОХЭТ.

Протокол №23 от 01.09.2004 г.


Рецензент: к.т.н., зав каф. ИВМ Севодина Г.И.


©БТИ АлтГТУ, 2005

^ Особенности составления деловых писем (4 часа)


Цель работы: изучить основные системы документации, ознакомиться с правилами составления, оформлением и стилем деловых писем, приобрести навыки оформления деловой и коммерческой переписки, в том числе международной с применением компьютерной техники.


^ 1 ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЫ


Студент обязан:

  • перед выполнением лабораторной работы ознакомиться с объемом, последовательностью и правилами ее выполнения, проработать теоретический материал, необходимый для усвоения знаний по работе;

  • получить допуск на проведение работы у преподавателя, ознакомившись по необходимости с правилами техники безопасности и охраны труда при работе на компьютере;

  • выполнить работу согласно заданию и методическим рекомендациям;

  • оформить работу и защитить ее у преподавателя.


^ 2 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТА

ПО ЛАБОРАТОРНОЙ РАБОТЕ


На первой странице пишется заглавие, указываются цель и объем работы в часах; ФИО студента, группа, дата выполнения. Работа оформляется в последовательности, приведенной в методических указаниях. Текст работы пишется аккуратно, от руки, чернилами или пастой в ученической тетради или на сброшюрованных листах формата А4 с соблюдением ГОСТ 2.105, ГОСТ 8.417 и ГОСТ 7.1 (допускается оформление работы в виде принтерных распечаток с соблюдением вышеназванных стандартов).

При оформлении работы не допускается:

- сокращать наименование единиц физических величин, если они употребляются без цифр;

- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, а также ГОСТ 7.12;

- употреблять в тексте математические знаки без цифр, например,  ( меньше или равно), ≥ (больше или равно), (не равно), а также знаки ø (диаметр), % (процент), № (номер), параграф, применять индексы стандартов (ГОСТ, ОСТ, СТ СЭВ, СТ ИСО, СТ МЭК) без регистрационного номера.

В состав лабораторного отчета входят:

1. Титульный лист.

2. Теоретическая часть.

3. Практическая часть.

4. Выводы.

Пример оформления титульного листа лабораторного отчета в Приложении В.


^ 3 ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ


3.1 Общие правила составления служебных писем

Деловые письма предназначены не для того,

чтобы вызвать восхищение читателя,
а чтобы его убедить и победить…
(Из французского пособия деловым людям)



Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями (между учреждением и частным лицом) в процессе осуществления их деятельности.

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому «одежка» Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком.

Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами.

^ Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте (общение между предприятиями).

Служебные письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. C этой целью необходимо руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003. «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-рас-порядительной документации. Требования к оформлению документов».

Деловые письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту и имеющих установленный комплекс обязательных элементов – реквизитов. Рекомендуется следующий их состав: наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, номер факса, свидетельство о регистрации, банковские реквизиты, дата и номер документа, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя (рисунок 1).

В письмах, факсах название вида документа не указывается за исключением гарантийного письма.

Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.^ При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.





Рисунок 1 Письмо

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Можно выделить следующие разновидности писем: письмо-просьба, письмо-требование, письмо-предложение, гарантийное письмо, рекламное письмо и т. д.

В делопроизводстве принята следующая классификация служебных писем.

1. Письма-запросы (просьбы, требования, предложения о пре­доставлении сведений или осуществлении действий).

2. Письма-ответы (запрашиваемые сведения, информация о вы­полненных работах, отказ в сведениях и взаимодействии).

3. Сопроводительные письма (сопровождают документы, не имею-щие адресующей части или являющихся материальными объектами).

Деловая переписка неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.

По содержанию и назначению письма могут быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

^ Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.

^ Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

^ Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т. п.

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающих такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью.

^ Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

«В связи с тем, что при получении груза на станции «Марк» 26.01.05 по накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя... была установлена недостача:... штук изделий на сумму... (коммерческий акт от 26.01.95 № 247)...»

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

В самом общем случае деловые письма делятся на две большие группы: письма с предложениями продать (предложение продуктов, товаров, услуг, заявление о приеме на работу и пр.) и письма с предложениями купить (продукты, услуги и пр.). Остальные функциональные письма (жалоба, напоминание об уплате счета и пр.) можно отнести к производным или результатам писем первых двух категорий. Поэтому и стратегия, и стиль таких писем различны. Наиболее трудным делом, конечно, является категория писем о продаже, т. к. продать что-то всегда намного труднее, чем купить.

Золотое правило: никогда не старайтесь перевести письмо дословно со своего родного языка на иностранный. Стандарты везде разные. Приготовьте банк данных из писем, по которым Вы учились, которые Вы получали, которые представляются вам образцовыми. Вам останется только адаптировать исходный текст к текущему моменту и получить его.

Как быстро и правильно сформулировать запрос, сделать предложение, обосновать претензию?

^ Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям.

Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дела, соблюдая нейтральность тона.

Деловые письма юридических лиц (предприятия, фирмы, кооперативы, общественной организации…) излагаются:

  • от третьего лица единственного числа (фирма «уведомляет», «сообщает», «просит», «предупреждает», «примет меры»…)

или

  • от первого лица множественного числа («сообщаем», «предупреждаем», «направляем», «отказываемся», «просим»...).

Технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно согласно стандарту требуется указание на документе его исполнителя.

Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. При составлении письма следует сначала «набросать» логическую схему его содержания. В качестве аналога можно использовать образцы уже имеющейся деловой переписки.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например:

приказ – издается,

контроль – возлагается на какое-либо лицо

или осуществляется кем-то,

должностные оклады – устанавливаются,

выговор – объявляется,

дисциплинарное наказание – применяется,

меры – принимаются,

обязанность – возлагается и т. д.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые, можно составить тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

  • Уважаемый Игорь Леонидович!;

  • Господин Зорин!;

  • Игорь Леонидович!;

  • Уважаемый г-н Зорин!;

  • Уважаемые господа! (Употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).

Затем уместны были бы слова благодарности:

  • Мы были рады получить Ваше письмо…;

  • Большое спасибо за факс от 04.06.95…;

  • Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма.

Большинство писем продолжаются далее словами:

  • В связи с ...;

  • Согласно контракту от ... № ...;

  • В соответствии с ... и т.д.;

  • Ввиду срочности заказа…

  • В связи с уточнением плана прибыли…

  • Согласно вашей просьбе…

  • Согласно распоряжению начальника управления…

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

  • Отправляем Вам...

  • Направляем Вам...

  • Высылаем Вам...

Напоминание

  • Напоминаем Вам, что...

  • По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Подтверждение

  • Концерн... подтверждает получение...

  • Подтверждаем, что партия ТНП получена...

Извещение

  • Сообщаем Вам, что...

  • Ставим Вас в известность, что...

  • Извещаем Вас, что...

Просьба

  • Пожалуйста, сообщите...

  • Просим оплатить в течение... банковских дней...

  • Мы будем благодарны, если Вы...

Гарантия

  • Оплату гарантируем.

  • Качество продукции наша фирма гарантирует.

Предложения

  • Мы рады предложить Вам...

  • Предлагаем Вам...

  • Мы можем рекомендовать...

  • Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ

  • К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по сле­дующим причинам…

  • К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем...

  • К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

Предупреждение

  • Фирма оставляет за собой право обратиться... если Вы...

  • Задержка поставок может привести к...

  • Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...

Приглашение

  • Просим принять участие в...

  • Приглашаем Вас...

  • Мы рады пригласить Вас...

Письма обычно заканчивают фразами:

  • Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной.

  • Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.

  • Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей.

  • С уважением...

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Деловая переписка делится на две части:

  • поступающие (входящие) в фирму письма;

  • отправляемые (исходящие) из фирмы письма.

Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Золотое правило: ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, оп­ределенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них (рисунок 2).

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм) (рисунок 2,3).




Рисунок 2 – Письмо иностранному партнеру




Рисунок 3 – Перевод на русский язык

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизве­стная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например, «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т. д.

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера теле­фонов и факсов, адреса и телефоны представительств компании и ее филиа­лов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2).

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, бук­венной или буквенно-цифровой, например:

Reference: 101;

Ref:MS;

Ref: MS/101;

Ref:MS/AP/101,

где Reference (Ref) ссылка; MS инициалы автора, АР инициалы сек­ретаря или исполнителя; 101 порядковый номер документа.

Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходя­щий номер инициативного письма, например: Your reference 12.

Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без до­бавления «th» к числу), например: 1 17 August 2003.

Дата может проставляться у границы левого или правого поля до­кумента.

Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:

  • имени и фамилии получателя;

  • наименования компании;

  • номера дома, улицы;

  • города, почтового округа (индекса);

  • страны.

Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке-указании конкретного лица, например: Attention: Mr. J.Moore, проставляемом после адреса.

При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуа­ция», то есть без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отсту­пив от адреса четыре межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов «Dear...». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

  • Dear Sir если имя получателя неизвестно;

  • Dear Madam если имя получателя неизвестно;.

  • Dear Mr Neit господину, имя которого известно;

  • Dear Mrs Fella замужней женщине;

  • Dear Miss Jones незамужней женщине;

  • Dear Ms Morrison замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного об­ращения. Заголовок обозначается:

  • RE: сокращение слова «regarding» (относительно);

  • In re: сокращение сочетания «In regard to» (касательно);

  • Subject (предмет, тема, вопрос);

  • Подчеркиванием.

Например:

RE: Выставка «Информтехника-2003»

Или

Оплата по контракту № 345/128.

Заголовок необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в офи­циальной переписке по юридическим вопросам.

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (со­временный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца

с красной строки (классический вариант).

Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным меж­строчным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шриф­том, подчеркиванием и т. п.

В переписке с иностранными деловыми партнерами часто использу­ются следующие обороты:

  • Мы только что вышли на рынок с новой продукцией...

We have just launched a new product...

  • Мы являемся ведущими производителями этого товара...

We are the leading manufacturers for this article...

  • В течение последних лет мы специализировались...

For the last years we specialized in...

  • Прилагаем технические спецификации и инструкции по эксплуатации...

We enclose technical specifications and directions for use...

  • Сейчас мы предлагаем более широкий перечень услуг...

We offer now more comprehensive service...

  • Дополнительные детали можно получить, направив запрос...

Further details can be obtained on request...

  • Мы отгрузим товары в ближайшее время...

We shall have the goods shipped as soon as possible...

  • Груз должен быть упакован...

The consignment should be packed...

  • Просим отгрузить первую партию товара...

Please dispatch the first part of the order...

  • Будем признательны, если Вы вышлете самолетом...

  • We should be obliged if you could send us by air...

  • До сих пор не было никаких задержек с грузами...

Hitherto no irregularities have been experienced with consignments...

  • Сожалеем о непредвиденной задержке...

We are sorry for this unforeseen delay...

  • Пожалуйста, незамедлительно свяжитесь с нами, как только появится необходимость в дополнительной информации ...

Please do not hesitate to contact us if you need any further information.

Текст письма, как и в российской деловой переписке, также не превы­шает одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «за­ключительная формула вежливости» (реквизит 9). Она должна соответство­вать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчи­вается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.

В качестве окончания письма могут также использоваться следующие словосочетания:

Yours truly… (искренне ваш).

Best wishes… (наилучшие пожелания).

После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке – должность лица, подписавшего документ. Должность не указы­вается, если письмо подписано руководителем компании.

Перед подписью может стоять отметка «р. р.» (от имени) или «Per pro» (по доверенности) в том случае, когда подчиненные подписывают доку­мент по поручению руководителя.

Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указывают­ся следующим образом: jfj Enclosure (приложение): Order № 34

или сокращением i End: Contract № 11/S115.

При направлении копий письма («carbon copy» или «ее») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправ­лены (реквизит 12).

Для быстрого и грамотного составления несложных писем и перевода их на английский язык можно использовать программу «Письмовник» компании «Медиа Лингва». При его использовании составитель отвечает на вопросы, а компьютер автоматически формирует текст письма на рус­ском и английском языках.

^ Рекламные письма имеют существенные отличия от традиционных де­ловых писем как в оформлении, так и в тексте. Обязательными компо­нентами их являются описание рекламируемых товаров или услуг и под­робный адрес организации-отправителя с телефоном/факсом, электрон­ной почтой, указанный на бланке или в тексте письма. При составлении рекламного письма на первый план выходят такие критерии, как внеш­ний вид (дизайн) документа, свободная форма изложения, отсутствие штампов. Такое письмо должно быть оригинальным и по форме, и по содержанию (рисунок 4).




Рисунок 4 – Рекламное письмо


Факс – документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (те­лефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией пере­данного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды доку­ментов (контракты, прайс-листы, акты) и приложения к ним: таблицы, чер­тежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени явля­ются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организация­ми, поэтому факсом будем условно называть письмо, полученное посредст­вом факсимильного аппарата.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите «адресат» указывается номер телефакса полу­чателя письма (рисунок 5).




Рисунок 5 Факс


Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) у верхней кромки листа, являются: дата и время передачи; ее длительность; (код) отправителя; номер телефакса, с которого передана информация; номер теле­факса получателя; количество страниц.

Отправитель факса может получить подтверждение (CONFIRMATION REPORT) о том, что информация дошла до получателя, в ко-тором указыва­ются: код фирмы получателя, номер телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа «RESULTS», в которой ставится «ОК» (o'key), если сообщение получено полностью и без ошибок, или NG (нега­тив), если имелись сбои во время получения факса.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначе­ны для длительного использования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага (термобумага) недолговечна. При использовании в фак­симильных аппаратах обычной бумаги копирование не обязательно.

Передача документов по факсу с грифом «Для служебного пользова­ния», «Конфиденциально» и др. проводится только по специально защи­щенной системе связи.

^ Телеграмма (телетайпограмма) обобщенное название разных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Этот вид документов используют в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю. Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки достав­ки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с оплаченным ответом, письмо-телеграмма и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизи­ты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адрес орга­низации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

Категория и вид телеграммы указываются составителем пе­ред адресом.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация не имеет условного телеграфного или телетайпного адреса (зарегистрированного на телеграфе). Те­леграфный адрес значительно короче почтового и состоит из на­именования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например: «МОСКВА ПРИРОДА ВОДРОВУ», «РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ ПИХТОВУ». Если в несколько адресов и пунктов направляются телеграммы, то адрес оформляется следующим образом:

РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ копия РЯЗАНЬ АДМИНИСТРАЦИЯ

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, т.е. составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов и индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными сокращениями: ТЧК точка, ЗПТ запятая, ДВТЧ двоеточие, КВЧ кавычки, СКБ скобки. Принято условное обозначение слова «номер» HP.

Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Заканчивается текст номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия (допускается без инициалов и указания должности) того должност­ного лица, от имени которого передается телеграмма. Информа­ция, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буква­ми) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Под­пись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы на­правляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам связи и записывается от руки).


^ 3.2 Рекомендации по составлению отдельных видов писем




оставить комментарий
страница1/4
Дата17.10.2011
Размер0.58 Mb.
ТипМетодические рекомендации, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3   4
отлично
  1
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх