Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации) icon

Дифференцированный подход к описанию документальных материалов (Методические рекомендации)


Смотрите также:
«Дифференцированный подход к обучению на уроках географии»...
Методические рекомендации по описанию икт-проектов с использованием справочных моделей...
Методические рекомендации по подготовке материалов по ндв и скиово...
Методические рекомендации к выполнению курсовых работ по курсу «Сопротивление материалов»...
Контрольная работа по дисциплине "Педагогика и психология" тема "Дифференцированный подход"...
«Индивидуально дифференцированный подход в обучении русскому языку и литературе через...
Математические машины и системы, киев, 2008, №1, с. 98-105...
Дифференцированный подход в обучении учащихся на уроках «Технологии» как средство повышения...
Методические рекомендации для сотрудников информационно-издательского отдела...
«Санкт-Петербургская государственная педиатрическая медицинская академия»...
Дифференцированный подход в обучении иностранному языку...
Разработка методических материалов олимпиадных заданий по литературе Состав...



Загрузка...
страницы: 1   2   3
вернуться в начало
скачать





 

Каталоги специфической документации

Государственные архивы с общей документацией, как правило, имеют в своем составе некоторое количество специфической по форме документации. К ней относится документы на небумажной основе, а также документальные материалы в графическом исполнении (фотографии, чертежи, карты, ноты и др.). Они могут представлять значительный научный интерес, поэтому целесообразно, чтобы сведения о подробной документации нашли отражение в системе каталогов госархива. Информация о таких материалах может быть включена в систематический каталог. Однако, учитывая особенности их использования возможно создание самостоятельных каталогов специфической документации, что должно быть строго обосновано информационными потребностями, обычно - практическим использованием.

Принципы организации каталогов специфической документации различны. Они могут организовываться в соответствии с алфавитной или логической структурой и по существу и по существу являются разновидностью предметного или передметно-тематического каталогов. Сведения о картографических материалах могут систематизироваться в каталоге по алфавиту имен авторов (или составителей) или алфавиту названий территорий (алфавитно-территориальные), а также по темам. Нотные материалы - по алфавиту названий произведений или имен авторов.


 

Фондовый каталог

Элементом системы каталогов можно считать также фондовый каталог. Его основная функция - централизованный учет документальных материалов, но фондовый каталог несет и информационную нагрузку. Он дает информацию о документальных материалах архива, обобщенную на уровне названия фонда. Использование такого каталога непосредственно архивом затруднено существующими нормативами документами - создание его предусмотрено в архивных управлениях (или архивных отделах). В государственных архивах подобная информация содержится в листах фондов и указателях к ним.


 

Делопроизводственные картотеки в системе каталогов

В системе каталогов документальных материалов государственных архивов со временем могут занять место отдельные элементы учетно-информационного аппарата учреждений.

В настоящее время можно отметить, что картотеки, создаваемые в учреждениях, представляют определенный интерес как один из источников комплектования системы каталогов. Наибольшего внимания в этом смысле заслуживают картотеки учета нормативных актов. Необходима значительная работа в части сближения принципов описания и классификации информации в учреждениях и архивах, прежде чем делопроизводственные картотеки смогут выступить источником пополнения системы каталогов государственного архива. Положительные изменения в сближении учетно-информационного аппарата учреждений и научно-справочного аппарата государственных архивов могут произойти с внедрением Единой государственной системы делопроизводства.


 

Взаимосвязь элементов системы каталогов

Необходимым условием эффективной работы системы каталогов является установление связи между ними - организация взаимодействия элементов системы. Взаимосвязь элементов осуществляется, как правило, с помощью отсылочных карточек и различных указателей. Все каталоги, входящие в систему, прежде всего связаны с систематическим каталогом. Помимо этого отдельные каталоги могут взаимодействовать между собой.






 
^

2. Методика дифференцированного отбора сведений для описания при каталогизации



 

Сущность дифференцированного подхода при каталогизации

Различная степень информационной значимости архивных фондов вызывает необходимость выработки дифференцированного подхода к описанию документальных материалов при создании всех элементов системы научно-справочного аппарата государственного архива. Установление принадлежности фондов к определенным категориям - один из начальных этапов работы по созданию и усовершенствованию системы научно-справочного аппарата к документальным материалам архива, в том числе и работы по созданию системы каталогов. /8/

Дифференцированный подход при каталогизации выражается в выборе и применении комплекса наиболее рациональных приемов описания документальных материалов фондов разных категорий. При этом имеется в виду установление очередности выбора архивных фондов для каталогизации, определение характера отбора единиц хранения, документов и сведений из них, применение различных приемов подачи информации о документальных материалах.

Практическое осуществление дифференцированного подхода будет зависеть от категории фонда, информационной значимости структурного подразделения данного фонда, разновидности документальных материалов, непосредственно связанной с их содержанием и им обусловленной, состава и состояния имеющегося научно-справочного аппарата к фонду, в том числе вида каталога (систематический, именной, географический и т.д.).


 

Выбор архивных фондов

В системе каталогов данного архива должны быть, в конечном итоге, сосредоточены сведения о содержании всех его фондов. Это положение не означает, что в каталоги войдут сведения о каждом единичном документе или единице хранения каждого фонда. Оно означает, что сведения о содержании всех фондов войдут в систему каталогов с разной степенью обобщения информации о материалах - от каталожной карточки, составленной на вопрос, отраженный в части документа, до отсылочной карточки к фонду в целом. Поэтому практически задача выбора фондов заключается в определении очередности их каталогизации и решении вопроса, с какой степенью обобщения войдут сведения о данном фонде в каталог. Каждый архив определяет эту очередность с точки зрения целесообразности каталогизации документальных материалов фондов той или иной категории в данное или последующее время. Как правило, в первую очередь каталогизации подвергаются фонды первой категории. Однако при определении очередности каталогизации тех или иных фондов должны учитываться такие поправочные коэффициенты, как: комплексность разработки фондов, интенсивность и перспективы использования документов, состав и качество системы научно-справочного аппарата архива в целом и ее элементов, направленность работы архива, степень сохранности документальных материалов данного фонда.

1. Комплексность разработки фондов. Наряду с фондами первой категории первоочередной разработке могут подвергнуться фонды второй и даже третьей категорий, документальные материалы которых связаны между собой временем происхождения, масштабом деятельности и т.д., то есть они составляют в совокупности определенный комплекс. Комплексность разработки фондов дает возможность всесторонне изучить историю и документальные материалы учреждений-авторов за данный период, проследить их взаимосвязь, обратить внимание на дублетность документов и широко применить групповое описание документальных материалов на каталожных карточках.

Одновременной каталогизации могут быть подвергнуты комплексы фондов в рамках существования определенной территориальной единицы. Например, фонды областного архива за советский период делятся на губернский, окружной и областной комплексы. Вначале каталогизируются документальные материалы фондов советских учреждений, организаций и предприятий, действовавших на данной территории в период существования там губернии; после завершения работы над ними переходят к каталогизации документальных материалов периода существования округа, а затем - области. Недостатком такого решения вопроса является то, что каталогизация документальных материалов на продолжительное время ограничивается лишь определенными хронологическими рамками.

В некоторых случаях (особенно для союзных и республиканских центральных государственных архивов) более целесообразно проведение последовательной каталогизации комплексов фондов учреждений одной системы за весь период их существования, независимо от изменения административно-территориального деления. Например, проведение каталогизации фондов органов государственной власти и управления, или органов планирования, или органов культуры и т.д. за весь период их деятельности.

2. Интенсивность и перспективы использования документальных материалов. Из фондов первой категории, намеченных к каталогизации, первоочередной разработке подлежат те, которые наиболее широко и часто используются. Учитывая интенсивность использования документальных материалов, архив может включить для каталогизации в первую очередь и фонд второй категории.

3. Состав и качество системы научно-справочного аппарата архива в целом и ее элементов. Прежде всего учитывается взаимосвязь и взаимодополняемость основных элементов этой системы - каталогов и описей (при этом учитывается качество описей, степень отражения в них содержания документальных материалов). Кроме того, наличие в системе каталогов географического и именного каталогов также окажет влияние на очередность разработки фондов, документальные материалы которых содержат соответствующую информацию. Насыщенность документальных материалов фонда сведениями для включения в имеющийся в архиве именной каталог, может послужить одной из причин первоочередности его разработки.

4. Направленность работы архива. В результате работы архива по использованию и публикации, научно-технической обработке, если она проводится на карточках, может образоваться массив карточек, содержащих сведения о фондах как первой, так и второй категорий. После редактирования эти карточки включаются в каталог.

5. Степень сохранности документальных материалов данного фонда. Если документальные материалы фонда первой категории сохранились неполностью, в список фондов для первоочередной разработки, помимо этого фонда, могут быть включены фонды учреждений его системы, относящиеся ко второй и даже третьей категории. Как правило, эти документальные материалы являются необходимым дополнением для освещения деятельности основного учреждения.

Таким образом, решение проблемы выбора фондов для каталогизации определяется категорией данного фонда - принадлежность фонда к той или иной категории влияет на очередность его каталогизации с учетом вышеперечисленных поправочных коэффициентов.


 

Выбор структурных частей фонда

В фонде, намеченном к каталогизации, не все структурные части будут каталогизироваться в обязательном порядке и не все подвергнутся каталогизации одновременно. Как правило, материалы основных структурных подразделений учреждения содержат многообразную информацию о деятельности самого учреждения и учреждений его системы и требуют первоочередной и детальной разработки (имеется в виду полистный просмотр и наибольшая вероятность подокументной разработки). Информация, содержащаяся в материалах других структурных частей, чаще всего детализирует документную информацию основных отделов или представляет интерес как конкретная информация по определенному участку работы учреждения. Поэтому каталогизация материалов этих структурных частей проводится во вторую очередь, с большей степенью обобщения сведений об их содержании, или они вообще исключается из плана каталогизации.

Документальные материалы структурных частей большинства фондов первой и второй категорий в зависимости от значения и места их фондообразователей в общей структуре учреждения можно разделить на четыре группы:

  • материалы общих отделов (коллегий, президиумов, канцелярий, секретариатов, организационно-инструкторских отделов), отражающие общее руководство деятельностью самого учреждения в целом и учреждений его системы;

  • материалы отраслевых отделов, отражающие конкретные направления производственной деятельности фондообразователя;

  • материалы функциональных отделов (планово-экономический, отдел труда, зарплаты и кадров, бухгалтерия, отдел материально-технического снабжение, сбыта и т.д.), отражающие выполнение определенных функций в сфере обеспечения целевой деятельности фондообразователя;

  • материалы подразделений, отражающие выполнение подсобно-вспомогательных функций.

Основное внимание при выборе для каталогизации структурных частей фондов должно быть обращено на полноту отражения в их документальных материалах основной, целевой деятельности фондообразователя и учреждений его системы.

Документальные материалы общих отделов наиболее полно и всесторонне освещают основную целевую деятельность учреждения. Их конкретное содержание в описи, как правило, не показано. Кроме того, в материалах этой группы много итоговой документации обобщающего характера, отражающей производственную деятельность учреждения (доклады, отчеты). Поэтому они подвергаются первоочередной и детальной разработке в обязательном порядке.

Содержание документальных материалов функциональных и отраслевых отделов, во-первых, частично поглощается в документальных материалах общих отделов; во-вторых, оно показано в описи конкретнее, чем содержание документальных материалов общих отделов. Поэтому эти материалы каталогизируются только после разработки документов общих отделов и с большей степенью обобщения сведений об их содержании (от каталожной карточки, составленной на отдельную единицу хранения, до отсылочной карточки к описи). /9/

Документальные материалы структурных частей, несущих вспомогательные функции, возможно из плана каталогизации исключить. При этом следует иметь в виду, что в зависимости от периода времени возникновения документов, от исторической обстановки, в которой они появились, каталогизации могут быть подвергнуты и документальные материалы вспомогательных структурных частей.


 

Отбор единиц хранения и документов

Отбор единиц хранения следующим этапом работы по каталогизации. При отборе единиц хранения и документов для описания на каталожных карточках следует руководствоваться тем же принципом, что и при выборе структурных частей фонда - прежде всего учитывать целевую направленность документальных материалов и степень отражения в них основной деятельности учреждения. Имея четкое представление о функциях учреждения, можно заранее наметить ориентировочные комплексы документов, содержание которых будет отражать существенные и вспомогательные стороны работы, т.е. основную и вспомогательную документацию. К основной относится документация, определяемая целевым назначением учреждения, полученная извне или созданная в самом учреждении. Она содержит сведения о характере, направлении, итогах деятельности самого учреждения и связанных с ним учреждений. К ним относятся, например, нормативные документы органа управления, без которых это учреждение не может выполнить своих главных функций. К вспомогательной относится документация, содержащая сведения справочного характера, дополняющая основу. Единицы хранения, содержащие сведения по основной деятельности учреждения-автора и учреждений его системы, соответствующие его основным функциям, подвергаются каталогизации в первую очередь.

При оценке содержания единиц хранения и документов для каталогизации следует учитывать также виды и разновидности документальных материалов. Каждый вид и разновидность предназначены для документирования определенных сторон деятельности учреждения и несет свойственную ему функциональную нагрузку. Важнейшими видами документов, посредством которых, например, осуществляется руководство, являются законы, указы, постановления, решения, приказы и т.д. Следовательно, с видом и разновидностью документа связывается наличие в них определенной информации, что дает возможность использовать разновидность документа в качестве своеобразной оценки его содержания, а, значит, и как дополнительный фактор при отборе. Предпочтение отдается тем видам и разновидностям, которые документируют наиболее существенные стороны деятельности учреждений.

Таким образом, при отборе единиц хранения и документов для каталогизации необходимо тщательное изучение функций учреждения, функций видов документов, целей, преследуемых при их создании, и степени информативности каждого документа. Учитывается также степень отражения содержания единиц хранения в описи.

Единицы хранения, состоящие их таких документов, как протоколы, постановления, решения, распоряжения, указы, циркулярные письма, отложившиеся в результате деятельности самого учреждения-фондообразователя, содержание которых отражает выполнение учреждением и его системой основных функций и в описи не показано, должны быть обязательно подвергнуты каталогизации и, как правило, в первую очередь. Возможен такой вариант, когда первоочередной каталогизации подвергаются не все документальные материалы фонда, а лишь вышеперечисленная группа единиц хранения. Остальная группа дел фонда, подлежащая каталогизации, может быть оставлена для последующей разработки в другое, более удобное для архива время. Особенно это характерно для центральных государственных архивов с большим количеством фондов, содержащих многостороннюю информацию. Например, при разработке фонда Совета Министров в первую очередь каталогизируются постановления и распоряжения СНК и Совета Министров, остальная группа единиц хранения намечается для последующей разработки.

При отборе единиц хранения и отдельных документов для каталогизации нужно учитывать следующее:

  1. распорядительные материалы вышестоящих органов в фондах нижестоящих, имеющих прямое отношение к осуществлению учреждением его целевого назначения, хранение которых в фонде признано целесообразным, подвергаются каталогизации. Не каталогизируются они в том случае, если фонды вышестоящего и подведомственного учреждений хранятся в одном архиве и есть возможность убедиться в том, что эти документы сохранились в фонде вышестоящего учреждения;

  2. материалы подведомственного учреждения в фонде вышестоящего, присланные для контроля и обобщения, подвергаются каталогизации. Не каталогизируются они в случае, аналогичном изложенному в пункте 1;

  3. копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и т.д., в которых отражается существо деятельности учреждения, но подлинники которых в учреждениях, их составившем, не остаются, подвергаются каталогизации в том случае, если фонды этого и вышестоящего учреждения, куда были посланы подлинники, находятся в разных архивах;

  4. если при изменении административно-территориального деления соответствующие материалы не были переданы по назначению и остались в прежнем архиве, они подвергаются каталогизации. Каталожные карточки на такие материалы могут включаться в систематический каталог и выделяться путем соответствующих географических рубрик или из них может создаваться специальная картотека;

  5. печатные издания, имеющиеся в фонде и касающиеся непосредственно деятельности данного учреждения, подвергаются каталогизации. Печатные издания, не относящиеся к деятельности данного учреждения, но представляющие значительный научный интерес, могут быть переданы в научно-справочную библиотеку архива или подвергнуты каталогизации по усмотрению архива. При этом архив учитывает характер использования печатных изданий, состав и принципы построения системы каталогов.

Из плана каталогизации заранее следует исключать такие единицы хранения, как циркуляры, приказы, постановления и другие руководящие материалы, присланные для сведения из вышестоящих учреждений. эти единицы хранения могут каталогизироваться лишь в том случае, если установлено, что документальные материалы данного вышестоящего учреждения за указанный период не сохранились. Не включаются в план каталогизации материалы по личному составу, хранящиеся в архивах только в справочных целях - лицевые счета, приказы, списки, платежные ведомости (если особенности работы архива не требуют составления справочных картотек на материалы по личному составу). При этом следует учитывать, что материалы по личному составу, имеющие научное значение, могут быть отражены в именном каталоге. Целесообразно их подвергать просмотру с целью выявления и описания отдельных документов для систематического и особенно для именного каталога (из приказов по личному составу могут быть отобраны сведения о выдающихся деятелях и работниках науки, культуры и производства, сведения об организации и ликвидации фондообразователя, если другие источники, имеющие такие сведения, не сохранились; личные дела, отобранные для постоянного хранения в архиве, каталогизируются для именного каталога).


 

Отбор сведений

Научно-обоснованный отбор сведений из документов является наиболее важной частью работы по каталогизации. Цель отбора - выявить для описания такие сведения, которые в совокупности дадут необходимую и достаточную информацию о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в документальных материалах. При этом необходимо избегать включения в каталог случайных сведений о событиях, фактах, явлениях, не раскрывающих закономерности и х развития, не показывающих индивидуальные, характерные особенности их появления. Качество отбора сведений в конечном итоге определяет полноту разделов каталога, степень освещенности тех или иных исторических фактов и событий.

Непременным условием квалифицированного отбора сведений из документальных материалов при каталогизации является применение общих принципов маркситско-ленинской методологии:

  • партийности, предполагающей научную объективность в оценке сведений с позиций марксизма-ленинизма;

  • историзма, требующего знания не только конкретной истории, но и делопроизводственной практики, существовавшей в данный исторический период;

  • всесторонности и комплексности, то есть учета всех явлений, событий, фактов в жизни общества, изучение их во взаимосвязи и взаимообусловленности.

При проведении отбора сведений из документальных материалов для описания на каталожных карточках, в основном, применяются те же критерии, что и при проведении экспертизы ценности документальных материалов, с учетом целевого назначения данной работы.

Основным критерием при отборе сведений является критерий оценки содержания, ценности документной информации с учетом ее научно-исторического и практического значения. Содержание необходимо рассматривать в целом и в деталях, выделить главное и второстепенное и в зависимости от этого решать, какое значение могут иметь сведения, отраженные в документальных материалах, для освещения тех или иных сторон жизни общества с позиций как настоящего, так и будущего. Необходимо отбирать только такие информационные сведения, которые показывают основное содержание документа. Основное содержание документа (основная информация) - это та целевая необходимая информация, которая вытекает из формы и целевого назначения документа как средства управления. При этом свернутая информация о содержании документа, с одной стороны, не должна быть избыточной, не относящейся к основному содержанию документа, т.е. следует избегать излишней детализации содержания. С другой стороны, она не должна быть неполной, недостаточной для освещения основных фактов, явлений, событий, отраженных в документальных материалах. Не следует излишне обобщать характерные особенности содержания документальных материалов, которые могут представить значительный интерес для показа существенных, но не свойственных данному учреждению сторон его деятельности.

В первую очередь при отборе сведений отдается предпочтение сведениям о характере, направлении, итогах деятельности данного учреждения или учреждений его системы. Таким образом, критерий оценки содержания выступает в тесной связи с такими факторами, как значение учреждения, характер, сфера его деятельности. Чем шире охват различных направлений деятельности подведомственных или смежных по характеру деятельности учреждений, тем большее количество ценной в научном и практическом отношении документации отложится в результате его деятельности и, следовательно, тем большее количество сведений потребует отражения в каталоге.

Так, исходя из критерия оценки содержания, сведения административно-хозяйственного характера (о ремонте зданий, если они не являются историческими памятниками, распределении производственных площадей, отпусках и т.д.) включению в каталог не подлежат.

При отборе сведений учитывается также время возникновения документа или время описываемых в документе событий, когда важен сам исторический период - период подготовки и проведения Великой Октябрьской социалистической революции, Гражданской войны, Великой Отечественной войны, периоды, имеющие особое историческое значение для отдельных республик, краев, областей.

Применение в совокупности критериев оценки содержания и времени происхождения документа помогает в каждом конкретном случае решить вопрос о включении тех или иных сведений в каталог. Например, при отборе информации из протоколов берутся сведения только по решенным вопросам. Но составитель, исходя из конкретного содержания протокола и учета исторического периода, профиля учреждения, может в отдельных случаях брать на каталожную карточку и вопросы нерешенные, постановка которых уже заслуживает внимания исследователя.

Критериями отбора сведений для каталогизации являются также:

  • место событий, освещенных в документальных материалах;

  • автор или адресат. Так, первостепенное значение для отбора сведений имеют документы головных учреждений, организаций, предприятий в пределах данной республики, края, области, а также документы, подписанные известным деятелем или ему адресованные, независимо от характера содержания этих документов;

  • степень сохранности документальных материалов.

Определяющим моментом квалифицированного отбора сведений является применение всех этих критериев во взаимосвязи друг с другом. /10/ Следует учитывать, что практически применять принципы и критерии отбора помогают "Схема единой классификации документальных материалов Государственного архивного фонда СССР в каталогах госархивов", схемы классификации и методические разработки самих архивов. При этом каждым архив исходит из специфики и конкретного содержания его документальных материалов. Все вышеизложенное относится прежде всего к систематическому каталогу.

При отборе сведений для предметных и предметно-тематических каталогов (географический, именной, по истории госучреждений и др.) применяются такие же критерии, что и при отборе сведений для систематического каталога, но с акцентом на те аспекты содержания документальных материалов, которые составляют специфику данного каталога. При этом необходимо помнить, что вопросы отбора сведений тесно связаны с вопросами организации, назначением каталога, которые определяют направление, характер и специфику отбора сведений.

Наибольшей спецификой обладает отбор сведений для именного каталога. Прежде, чем приступить к отбору сведений для именного каталога необходимо четко установить круг лиц, сведения о которых должны браться на каталожную карточку для включения в каталог. В именной каталог включаются сведения о лицах, политическая, общественная, экономическая, культурная, просветительская или практическая деятельность которых представляет интерес для науки и практики. При этом необходимо иметь в виду, что в каталог включаются сведения не только о деятелях прогрессивных партий, организаций и т.д., но и о деятелях реакционного направления, сведения о которых содержатся в документальных материалах общего хранения.

Рекомендовать всеобъемлющий перечень лиц, сведения о которых должны включаться в именной каталог применительно к документальным материалам ГАФ СССР в целом, - задача в настоящее время невыполнимая. Каждому архиву целесообразно, исходя из конкретного содержания и специфики документальных материалов с учетом масштаба, характера и сферы деятельности учреждений-фондообразователей, в документальных материалах которых содержатся сведения о тех или иных лицах, составить такой примерный перечень лиц. В пределах определенного звена государственных архивов (республиканские, областные, городские архивы) это перечень во многом будет однотипен. Однако он будет иметь и ряд особенностей в каждом конкретном архиве, т.к. круг лиц, рамки их деятельности, их интересов, отразившиеся в документальных материалах, будут значительно шире профиля материалов архива. Этот перечень может пополняться и уточняться в процессе конкретной работы при составлении каталожных карточек для именного каталога. Он только в самых общих чертах намечает круг лиц, сведения о которых следует брать для включения в каталог.

В именной каталог каждого архива войдут сведения о жизни и деятельности работников Коммунистической партии Советского государства, науки, культуры, просвещения, промышленности, историческая значимость которых несомненна. При составлении перечня основным критерием явится значимость деятельности лица, сведения о котором содержатся в документальных материалах архива. Если деятельность данного лица имела прямое отношение к работе учреждения-фондообразователя или учреждений его системы, то ее значимость (для материалов советского периода) можно определить из должностного положения и круга вопросов, которым это лицо занималось. При этом необходимо учитывать функции фондообразователя, специфику его работы, период деятельности. В перечень вносятся наименования таких групп лиц, как участники исторических событий, деятели науки, культуры и искусства, передовики промышленности и сельского хозяйства, авторы документов творческого характера. Помимо этого, в перечень вносятся фамилии тех лиц, историческая значимость которых несомненна и сведения о которых имеются в документальных материалах данного архива.

В именной каталог отбираются сведения биографического характера (автобиография, биография, характеристики, документы о перемещениях по службе, увольнениях, награждениях и т.д.) и сведения о деятельности данного лица в той или иной сфере жизни общества (материалы творческого, служебного, делового характера), автографы выдающихся деятелей.

Аналогичным образом осуществляется отбор сведений и для других предметных и предметно-тематических каталогов: вначале - установление круга понятий, сведения о которых должны войти в данный каталог, затем - собственно отбор сведений в соответствии с критериями, о которых говорилось выше.






 
^

3. МЕТОДИКА ДИФФЕРЕНЦИРОВАННОГО ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ ПРИ КАТАЛОГИЗАЦИИ


Дифференцированный подход к каталогизации документальных материалов предусматривает определенное различие в методике описания. Анализ наиболее рациональных приемов описания документальных материалов фондов различных категорий составляет содержание предлагаемой методики.

Информация, объективно отражающая основные стороны деятельности фондообразователя, может быть обеспечена применением научно-обоснованной методики на базе принципов партийности, историзма, всестороннего и комплексного подхода к описанию документальных материалов. Например, сведения о материалах, характеризующих организацию заготовок сельхозпродуктов за 1953-1961 гг., должны быть описаны при каталогизации таким образом, чтобы обязательно отразить и не потерять в массе информации то новое, что было внесено в это дело решениями партии и правительства - повышение заготовительных цен на сельскохозяйственные продукты, снижение норм обязательных поставок, установление единых закупочных цен. Каталогизация документальных материалов о снабжении сельского хозяйства техникой должна дать четкую информацию об удовлетворении заявок колхозов и совхозов на материально-технические средства для развития сельскохозяйственного производства и строительства и т.д.

Отдельные вопросы, находившиеся за пределами регламентированных функций конкретного учреждения, но нашедшие отражение в его документах и по различным причинам представляющие научный или практический интерес, /11/ также имеют основание для описания и включения в каталог.

Такой подход к определению основных принципов методики описания конкретных комплексов документальных материалов обеспечит объективное отражение первичной информации (документов) в каталогах каждого государственного архива.


 

Вопросный метод описания на каталожных карточках

Основным методом описания документальных материалов при каталогизации является вопросный метод, при котором каждый самостоятельный вопрос описывается на отдельной карточке. Необходимость такого метода описания подтверждается тем, что вопрос служит основанием при индексировании каталожных карточек, является сущностью большей части запросов, выполняемых архивами, а также - отправным моментом для поиска документальных материалов.

Вопросом следует считать совокупность сведений, характеризующих какое-либо событие, явление, объект или предмет, причем эти сведения могут заключаться как в отдельном документе или в части документа, так и в группе документов. Как правило, обозначение вопроса должно включать понятие о действии, отразить динамическую сторону событий и явлений, характеризовать действие, совершаемое предметом (объектом) или касающееся его. Например, о развитии животноводства, о строительстве школьных зданий и т.п.

Вопросный метод обязателен при составлении карточек для систематического и предметно-тематического каталогов. Для предметных каталогов карточки в ряде случаев также отражают вопросную сторону документной информации, но в этих случаях основой ее является все-таки предмет, лицо, объект.


 

Требования к информации каталожной карточки

Информация, вынесенная на каталожную карточку, представляет собой совокупность сведений, характеризующих отдельные вопросы первичной информации. Сама каталожная карточка определяется как носитель вторичной информации. Структура ее складывается из элементов, характеризующих вопрос и несущих сведения о поисковых данных документа. Это - основные элементы карточки. К числу дополнительных относятся те, в которых фиксируются способ воспроизведения каталогизируемого документа, дата составления и фамилия составителя каталожной карточки.

Характеристика описываемого вопроса складывается из сведений, размещенных по графам карточки: "содержание", "рубрика", "подрубрика", "место события", "дата события", "название фонда". В графе "индекс" повторяется основное содержание каталожной карточки в формализованном, закодированном виде, позволяющем при систематизации определить место карточки в каталоге. Так, например, сведения об организации, структуре и функциях Самарского губкомхоза из протокола заседания президиума Самарского губернского исполкома можно, избегая повторения в разных графах одних и тех же сведений, разместить по каталожной карточке следующим образом:


frame6

При составлении каталожной карточки следует исходить из того, что каждый ее элемент несет определенную информацию. Обозначение вопроса на карточке должно отвечать ряду требований, в частности:

  • недопустим пересказ содержания документа или его отдельной части. На каталожной карточке должно быть лишь обозначение вопроса в форме, дающей представление о сути содержания первичной информации;

  • при анализе содержания документов обязательно выделяется главный вопрос и основные аспекты его освещения;

  • текст информации каталожной карточки должен быть адекватен основному смысловому содержанию документа (группы документов). Он не должен сокращать или расширять объем информации, содержащейся в документе;

  • стилистическая сторона информации каталожной карточки должна обеспечить предельную ясность и ее полное смысловое понимание. Текст не должен состоять из сложных синтаксических конструкций, затрудняющих понимание смысла. Сложные предложения следует заменять простыми, чаще использовать обобщающие слова, которые заменяли бы несколько однородных членов предложения.

Существенные ошибки при описании происходят из-за нечеткого формулирования вопроса, выносимого на карточку. Эти ошибки, влияющие на информативность каталожной карточки, можно свести к следующим: излишняя детализация при описании отдельного вопроса; излишняя лаконичность при изложении существа вопроса, влияющая на восприятие смыслового содержания, а также отсутствие характеристики действия при обозначении содержания. Так, отсутствие понятия о действии часто приводит к искажению представления о содержании материалов, например:

frame7Настоящую информацию можно понять по-разному: об установлении или наоборот - о ликвидации двоевластия и т.д. Другой пример:

frame8Здесь можно предположить, что речь идет о материалах, характеризующих либо общую деятельность завода, либо какую-то одну сторону этой деятельности - строительство завода или его реконструкцию, обеспечение руководства или любой другой вопрос. Таким образом, включение в текст каталожной карточки понятия о действии делает информацию более конкретной.

В практике архивов нередки случаи, когда каталожные карточки насыщены излишней информацией - перечислением видов документов, наименованиями их авторов и корреспондентов и другими подробностями, хотя часто это не вызывается необходимостью. Особенно заметно такое положение в тех каталогах, где широко использованы ранее сформировавшиеся предметные и предметно-тематические каталоги, например:

frame9Выделенную часть текста можно считать достаточной для каталожной карточки.

Столь же нецелесообразна и другая крайность в методике описания отдельных вопросов, а именно стремление к неоправданной краткости, лаконичности, что приводит к снижению информативности каталожной карточки.

Унификация в изложении информации улучшает ее восприятие при просмотре карточек в каталоге. За последние годы все большее распространение в государственных архивах получает определенный порядок изложения той части информации которая помещается в графе "содержание". Имеется в виду инверсия, при которой на первое место выносится суть вопроса - "о том-то", а дальше дается краткое указание на разновидность документа. Можно считать оправданным применение именно такой унификации, т.к. определенное единообразие в подаче информации повышает информативность всей поисковой системы.

Конкретные особенности каждого отдельного документа влияют на определение наиболее целесообразного приема описания. Поэтому, следует иметь в виду, что изложение характеристики вопроса в графе "содержание" начинается с обозначения вида документа в тех случаях, когда название вида включает в себя и понятие о содержании - "план", "бюджет", "главная книга", "устав" и т.д., например:

frame10Инверсия при изложении текста вторичной информации применяется и для предметных каталогов. В именном каталоге, где главная информация выносится в верхнюю часть карточки, в географическом, где главная информация помещается в графе "место события", инверсное описание позволит сразу обратить внимание на основные вопросы, связанные с объектом описания.

Рассматривая методику обозначения хронологии и географических границ вопроса на каталожной карточке, следует остановиться лишь на следующих моментах.

Дата вопроса выносится в графу "дата события" в следующем виде : 10 февраля 1943 года - 10. 02. 43; 10 февраля 1843 года - 10. 02. 1843. Если вносится только год, то он обозначается полностью - 1843, 1943. В карточке в графе "содержание" дата указывается лишь в том случае, если это является необходимым для обозначения вопроса, уточнения его. При этом применяется принятое написание, например:

frame11Следует иметь в виду, что далеко на всегда дата составления документа является датой события. Это также нужно учитывать при анализе содержания документа.

Подобным же образом решается вопрос и с обозначением географических границ. Указание названий республик, губерний, областей, районов помещаются в графе "место события", в графе "содержание" даются лишь те географические признаки вопроса, без которых содержание утрачивает определенную долю информативности.




Место события Корчевский уезд.

Содержание О постройке школы в селе Заречное.

Из отчета уезда земской управы.




Учитывая требования систематизации карточек в каталоге, данные об административно-территориальной принадлежности располагаются в определенной последовательности - от крупного деления к мелкому.

Если в тексте документа полное название административно-территориальной единицы отсутствует (например, указано название района, но не известно, в какую область он входил), то составитель карточки устанавливает его в соответствии с административно-территориальным делением в данные период и выносит в графу "место события". Географические названия приводятся в их исторической форме.

При определении степени подробности заполнения графы "место события" следует учитывать состав системы каталогов архива, а также принцип систематизации каталожных карточек в конкретном разделе систематического каталога, для которого предназначается составляемая карточка. Если вопрос относится к нескольким конкретным населенным пунктам, то:

  1. в графе "место события" указывается территориальное деление, в которое входят эти территориальные единицы; такие карточки используются в систематическом каталоге при отсутствии систематизации по месту;

  2. либо на каждое территориальное деление составляется отдельная карточка и эти карточки размещаются по соответствующим рубрикам раздела систематического каталога или передаются для комплектования географического каталога.

При определении географических границ не следует отождествлять место события с местом составления документов. Например, для документов, возникших в результате деятельности республиканского министерства, местом события является не город, где находится министерство, а территориальная единица, на которую распространяется действие описываемого документа.


 

Способы описания

Применение при описании обобщений различной степени обеспечивает в систематическом каталоге наибольшую полноту информации о всех фондах архива. Определение нужной степени обобщения диктуется принадлежностью документов к фонду той или иной категории. Кроме того, дифференцированный подход к описанию документальных материалов при каталогизации выражается в выборе основного или определении сочетания различных способов описания для каждой характерной группы документальных материалов фонда. Такими способами являются - подокументный, поединичный, групповой.

Подокументное описание предполагает обозначение на одной каталожной карточке содержания одного документа (или его части, если документ содержит несколько вопросов, требующих самостоятельного отражения в каталоге). Так, документальные материалы фондов первой категории, имеющие многоплановый характер, многоотраслевую направленность, описываются, как правило, подокументно.

При поединичном описании на каталожную карточку выносится обозначение содержания единицы хранения в целом. Так, например, для документальных материалов фондов второй категории, имеющих четкую отраслевую направленность, целесообразно более широкое применение поединичного описания в сочетании с групповым. Это позволит избежать излишней дробности информации, ненужной детализации вопросов при описании.

При групповом описании на отдельную каталожную карточку выносится содержание нескольких единиц хранения по одному вопросу (или нескольких документов, находящихся в одной или в разных единицах хранения). Документальные материалы фондов третьей категории, как отмечалось выше, являются узко специализированными и содержат информацию по частным вопросам. Характер этих документов позволяет описывать их преимущественно групповым способом. Следует считать закономерным, что в фондах с однообразным по содержанию материалами нужно больше применять поединичное и групповое описание. Эти способы могут быть широко применены к материалам фондов, в которых дела сформированы по вопросному принципу.


 

Подокументное описание

Подокументное описание чаще всего применяется для вопросов, которые нашли самостоятельные отражение в отдельном документе или в его части и не связаны с другими документами, характеризующими тот же вопрос. Этот способ описания применяется к документальным материалам различных периодов. Даже при повопросной системе формирования дел в делопроизводстве всегда имеются отдельные группы единиц хранения, представляющие собой комплексы документов по самым различным вопросам. К ним относятся протоколы и журналы заседаний, приказы, постановления и распоряжения. Глухие заголовки в описях, без показа содержания этих документов, делают необходимым применение подокументного описания при их каталогизации. Следует подчеркнуть при этом, что при любой разновидности каталогизации - целевой или попутной /12/ - описание таких материалов, как правило, подокументное, особенно для фондов первой категории. При этом способе описания на каждый документ составляется столько карточек, сколько вопросов в нем заключено. Особенно характерно такое положение для каталогизации протоколов и отчетов.

Преимущественное применение подокументного описания касается названых видов документальных материалов фондов первой категории, но не исключается и для фондов второй категории. Кроме того, подокументное описание рекомендуется также при каталогизации единиц хранения, содержащих среди прочих также сведения для предметных каталогов: отдельные сведения о видных деятелях государства, народного хозяйства, науки и культуры, сведения по истории учреждений, организаций, предприятий.

Формирование дел документами по ряду различных вопросов широко применялось и применяется в учреждениях советского периода. Как правило, многоплановый характер деятельности учреждений, фонды которых отнесены к первой категории, предполагает большую насыщенность разнохарактерными вопросами значительного числа документов. Такое положение определяет во многих случаях необходимость каталогизации отдельного документа или его частей.




оставить комментарий
страница2/3
Дата15.10.2011
Размер0.59 Mb.
ТипМетодические рекомендации, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх