скачать
УТВЕРЖДЕНЫ
Постановлением президиума РК
Белорусского профсоюза работников
строительства и
промстройматериалов
17 декабря 2003 г., протокол № 1
РЕКОМЕНДАЦИИ
по ведению делопроизводства в первичных организациях
Белорусского профсоюза работников строительства и
Промстройматериалов
1. Общие положения
Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных организациях профсоюза.
^
Делопроизводство в профсоюзных комитетах ведется самостоятельно, отдельно от делопроизводства предприятия и включает в себя часть работы с документами, связанной с их оформлением, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции, контролем за исполнением документов, ведением протокольного хозяйства, формированием документов в дела, обеспечением их сохранности до передачи на хранение и к уничтожению в соответствии с установленным порядком.
Ведение делопроизводства поручается одному из членов профсоюзного комитета или специально назначенному работнику.
Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзного комитета.
Рекомендуемый перечень дел для профсоюзного комитета прилагается (приложение № I).
Прием поступающей корреспонденции:
Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем после ее регистрации в журнале или карточке. (Форма журнала регистрации входящей корреспонденции прилагается).
В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая обозначена первой в адресате.
На всех, поступивших в профсоюзный комитет документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу или карточке регистрации входящей корреспонденции. При отсутствии свободного места на письмах граждан возможно проставление штампа в правом верхнем углу.
Нумерация документа (начиная с № 1) ведется в пределах календарного года.
Документы статистического и информационного характера, полученные от цехкомов, профгрупп и комиссий профкома, могут не регистрироваться.
Письменные и устные обращения граждан регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква заявителя. Например, вх. № 10-Д (Денисов).
Контроль за исполнением документов:
2.10. На контроль ставят наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.
За своевременное и правильное исполнение документов в профкоме отвечают его руководители (председатель и его заместитель).
2.11. Формы и методы контроля зависят от организационных и технических условий каждого конкретного профсоюзного комитета.
Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках, в журналах с теми же порядковыми регистрационными номерами, которые были присвоены документам при поступлении, а также можно производить с помощью счетно-перфорационной и электронно-вычислительной техники.
2.12. Сроки исполнения могут быть индивидуальными и типовыми. Индивидуальные сроки исполнения указываются в самом документе или устанавливаются резолюцией руководителя.
Если в документе или резолюции руководителя срок исполнения не указан, то устанавливается типовой срок исполнения документов, который не должен превышать 10 дней.
По документам, требующим изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения и обсуждения их на заседаниях профсоюзного комитета, срок исполнения не должен превышать 30 дней.
Заявления и жалобы трудящихся разрешаются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления.
Все контрольные документы передаются на исполнение под расписку с указанием даты получения документа исполнителем и проставлением отметки "К" (контроль) на документах и в регистрационных формах.
Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону) необходимо сделать отметку на нем об исполнении и заверить подписью с проставлением даты.
Не реже чем два раза в месяц осуществляется выверка не исполненных в срок документов, а по итогам работы за год проводится анализ исполнения документов и делается информация на заседании профсоюзного комитета или его президиума.
Регистрация и отправка исходящих документов:
Все документы, исходящие из профсоюзного комитета, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. (Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции прилагается).
На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу (карточке).
Ответы на обращения граждан имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении (№ 10-Д).
Протоколы и постановления отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.
Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или трудящимся, а также документы финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзного комитета. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.
Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзного комитета.
^
3.1. Оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета и его президиума рекомендуется по следующей форме:
Наименование профсоюза
Наименование вышестоящей профсоюзной организации
Наименование профсоюзного комитета
Протокол
02. 04. 2003 г. № 2
заседания профсоюзного комитета (или президиума)
Председательствующий (фамилия, инициалы)
Присутствовали:
Члены профсоюзного комитета (президиума), (фамилии, инициалы в алфавитном порядке)
Приглашенные: (фамилия, инициалы, должность), если более 10-ти человек, указать: список прилагается.
Повестка дня:
1. (Наименование вопроса)
2.
3.
1. СЛУШАЛИ: (Вопрос повестки дня, фамилия, инициалы, должность докладчика). Текст доклада, информации, сообщения включается в протокол или указывается, что на _____ листах прилагается.
Выступили:
1. (Фамилия, инициалы, должность, текст выступления дается при необходимости).
Постановили: (текст постановления включается в протокол или указывается, что на _____ листах прилагается).
После голосования постановление принято.
Итоги голосования: за: ______,
против : ________,
воздержались: ________.
СЛУШАЛИ:
Постановили:
Председатель профкома (подпись) Расшифровка подписи
(инициалы, фамилия)
В протоколах профсоюзных собраний, конференций и заседаний профсоюзного комитета или его президиума в последовательности, установленной повесткой дня, по каждому вопросу включаются или прилагаются к протоколу тексты докладов и выступлений в прениях и принятые постановления.
Документы — приложения к протоколам формируются в последовательности принятых постановлений, при этом они должны быть соответствующим образом оформлены (наличие подписей, виз, дат и т. п. ).
3. 4. При оформлении постановления, прилагаемого к протоколу, рекомендуется следующая его форма:
Наименование профсоюза
Наименование вышестоящей организации профсоюза
Наименование профсоюзного комитета (президиума).
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Дата, №
(протокол — пункт)
Заголовок
Текст постановления
Должность Подпись Расшифровка подписи
Постановления профсоюзных собраний, конференций визируются председательствующим без указаний должности, при размножении виза не воспроизводится, а для заверения их подлинности на всех экземплярах проставляется печать профсоюзного комитета.
По вопросам, принятым совместно с администрацией предприятия оформляются решения. Подписи руководителей располагаются на одном уровне.
Проекты постановлений (решений), по которым в ходе обсуждения были сделаны замечания, внесены дополнения или изменения, дорабатываются соответствующими исполнителями, но не более чем в 2— 3-дневный срок или в срок, установленный профсоюзным комитетом.
По вопросам оперативного характера в исключительных случаях могут приниматься постановления и решения в рабочем порядке без обсуждения их на заседаниях, визированием членами профсоюзного комитета (президиума) и соответствующими должностными лицами.
Примерный перечень вопросов, по которым могут быть приняты постановления в рабочем порядке, определяется профсоюзным комитетом по согласованию с вышестоящим профсоюзным органом.
3.10. Постановлениям, принятым между заседаниями профсоюзного комитета, присваивается очередной номер протокола. В этом случае протокол не оформляется, а в дело формируются подлинники постановлений, принимаемых в рабочем порядке, и документы к ним.
После подписания и проставления даты они регистрируются в перечне, составляемом по прилагаемой форме.
Протоколу очередного заседания профсоюзного комитета присваивается следующий порядковый номер.
Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзных комитетов и их президиумов ведется в течение срока полномочий профсоюзного органа.
3.13. По отдельным вопросам составляются выписки из протокола, которые рекомендуется оформлять по следующему образцу: (образец прилагается).
Приложение № 1
^
(При составлении конкретной номенклатуры дел профсоюзного комитета в нее включаются фактически заводимые дела)
№ п/п
|
Наименование
|
^
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Организационные вопросы
|
1.
|
Постановления, письма и рекомендации
вышестоящих профсоюзных органов
|
ДМН
(до минования
надобности)
|
Возможно
формирование
нескольких дел
(по корреспондентам)
|
2.
|
Постановления, решения и информационные письма местных исполнительных и распорядительных органов, органов государственной власти и управления
|
ДМН
|
|
3.
|
Приказы (распоряжения) руководителя предприятия, организации (копии)
|
ДМН
|
|
4.
|
Протоколы профсоюзных конференций.
собраний, активов и документы к ним
|
Постоянно
|
10 лет—для
организаций, не
образующих документ научно-исторического значения
|
5.
|
Документы по организации и проведению профсоюзных конференций, собраний (выписки из протоколов об избрании делегатов, графики собраний профсоюзных организаций и т. п. )
|
ДМН
|
Хранятся до очередной отчетно-выборной конференции, собрания
|
6.
|
Протоколы заседаний профсоюзного комитета, его президиума, документы к ним
|
Постоянно
|
—"—
|
7.
|
Планы работы профсоюзного комитета и его комиссий
|
ДМН
|
—"—
|
8.
|
Документы по организации работы цехкомов (профбюро) и их комиссий: списки, справки об их деятельности и т. п.
|
ДМН
|
Хранятся до очередной отчетно-выборной конференции, собрания
|
9.
|
Документы по организации работы профгрупп (списки профгрупоргов, справки об их деятельности и т. д. )
|
ДМН
|
|
10.
|
Документы комиссий профсоюзного комитета
|
ДМН
|
Дело может формироваться отдельно по каждой из комиссий
|
И.
|
Коллективный договор и документы по его подготовке, принятию и проверке его выполнения
|
Постоянно
|
|
12.
|
Годовые статистические отчеты профсоюзного комитета и подведомственных ему организаций профсоюза
|
Постоянно
|
|
13.
|
Документы по обучению профсоюзных кадров и актива (учебные планы, методические, справочные пособия, списки. графики и т. п. )
|
ДМН
|
Хранятся до очередного отчетно-выборного собрания (конференции)
|
14.
|
Справки проверок работы профсоюзного (цеховых) комитетов, профгрупп
|
Постоянно
|
|
15.
|
Переписка по вопросам профсоюзной работы
|
ДМН
|
|
16.
|
Обращение граждан и переписка по их рассмотрению
|
5 лет
|
|
17.
|
Карточки или журналы учета приема граждан
|
5 лет
|
|
18.
|
Учетные карточки членов профсоюза
|
До снятия с учета (не востребованные— 1 год)
|
|
Делопроизводство
19.
|
Инструкции, указания, положения, в том числе по вопросам работы с документами
|
До замены новыми
|
|
20.
|
Номенклатура дел, историко-архивная справка, описи надела постоянного срока хранения, акты на уничтожение дел профсоюзного комитета
|
Постоянно
|
(в делах профкома не менее 10 лет)
|
21.
|
Журнал (картотека) регистрации входящей корреспонденции
|
5 лет
|
|
22.
|
Журнал (картотека) регистрации исходящей корреспонденции
|
5 лет
|
|
23.
|
Журнал регистрации обращений граждан (предложений, заявлений и жалоб)
|
5 лет
|
|
24.
|
Журнал учета выдачи командировочных удостоверений
|
5 лет
|
|
Бухгалтерия профсоюзного комитета-
25.
|
Инструкции, указания, директивные
письма по финансовой работе, бухгалтерскому учету и отчетности
|
До замены
новыми
|
|
26.
|
Сметы, утвержденные штатные расписания, дополнения и изменения к ним, годовые финансовые отчеты
|
Постоянно
|
См. примечание
к делу № 4
|
27;
|
Отчеты по всем направлениям финансово-хозяйственной деятельности профсоюзного комитета
|
Постоянна
|
|
28.
|
Кассовые, мемориальные, банковские документы со всеми приложениями к ним (счета, накладные, квитанции, акты, поручения, договоры, заявления на материальную помощь, авансовые отчеты и т. п. )
|
3 года
|
|
29.
|
Журнал регистрации банковских поручений
|
3 года
|
|
30.
|
Журнал регистрации приходно-расходных документов
|
3 года
|
|
31.
|
Книги (карточки) материально-хозяйственного учета профсоюзного комитета и подведомственных ему организаций
|
Постоянно
|
|
32.
|
Журнал-главная
|
5 лет
|
|
33.
|
Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств фондов
|
Постоянно
|
|
34.
|
Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности профсоюзного комитета, приемо-сдаточные акты материально-ответственных лиц. в том числе составляемые при переизбрании председателя профсоюзного комитета
|
5 лет
|
|
35.
|
Лицевые счета работников профсоюзного комитета (на выдачу заработной платы)
|
75 лет
|
|
36.
|
Переписка по финансовым вопросам с организациями
|
ДМН
|
|
37.
|
Книга учета полученных и выданных
|
3 года после
|
|
|
профсоюзных билетов
|
перерегистрации
|
|
38.
|
Акты об уничтожении учетных карточек
|
ДМН
|
|
|
не снявшихся с учета членов профсоюза
|
|
|
39.
|
Журнал учета оттисков печатей и штампов
|
До замены
новыми
|
|
40.
|
Учетные документы органов статистики и налоговой инспекции, документы о постановке организации профсоюза на учет в местах исполнительных и распорядительных органах, регистрации в качестве юридического лица
|
Постоянно
|
|
41.
|
Договоры, заключаемые с банком о кассовом обслуживании
|
ДМН
|
|
Примерный перечень дел цехкома
Постановления профсоюзного комитета, вышестоящих профсоюзных органов (копии)
|
ДМН
|
Протоколы собраний профсоюзной организации и заседаний цехкома и материалы к ним
|
ДМН
|
Списки членов цехкома (профбюро), комиссий и профгрупоргов, схема организационной структуры
|
ДМН
|
Книга учета предложений, высказанных на профсоюзных собраниях
|
5 лет после регистрации книги
|
Документы комиссий цехкома (профбюро)
|
ДМН
|
Учетные карточки членов профсоюза
|
До снятия с учета (не востребованные— 1 год)
|
Акты об уничтожении учетных карточек
|
3 года
|
Протоколы профсоюзных собраний структурных подразделений
|
ДМН
|
Примечание: Профгрупорги, как правило, ведут делопроизводство в дневнике профгрупорга
Приложение к п. 2. 16
Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции
Исходящий номер
|
Дата
|
Куда и кому адресован документ
|
Краткое содержание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Кол-во листов
|
Кем подписан
|
Исполнитель
|
Какой входящий № исполнен
|
Номер дела
|
Примечание
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
Приложение к п. 2. 4.
Форма журнала регистрации входящей корреспонденции
№ п/п
|
Число и месяц регистрации
|
От кого поступил документ. № и дата
|
Заголовок или краткое содержание поступившего документа
|
Резолюция руководства, кому и когда передан для
исполнения
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Продолжение формы
Срок исполнения
|
Роспись в получении
|
Отметка об исполнении
|
№ дела, в котором хранится документ
|
6
|
7
|
8
|
9
|
Приложение к п. 3. 10.
ПЕРЕЧЕНЬ
постановлений, принятых в рабочем порядке с
по к протоколу № профсоюзного комитета
(наименование организации)
Пор № протокола постановления
|
Дата подписания постановления
|
Краткое содержание
|
Кем подписано
|
Количество листов
|
Страницы в деле
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
Приложение к п. 3. 13.
Наименование профсоюза
Наименование вышестоящей организации профсоюза
Наименование профсоюзного комитета
^
02.03.2001 №
заседания профсоюзного комитета (президиума)
СЛУШАЛИ: (наименование вопроса)
ПОСТАНОВИЛИ: (текст постановления)
Председатель (подпись) (инициалы, фамилия)
Форма протокола собрания профсоюзной организации (конференции)
^
собрания (конференции) профсоюзной организации
(указать какого предприятия)
На учете (избрано) — указать кол-во членов профсоюза или делегатов конференции)
Присутствует — (кол-во человек)
Президиум собрания (конференции)
В работе собрания (конференции) принимают участие:
(фамилия, инициалы, должность представителей)
^
(наименование вопроса)
и т. д.
1. СЛУШАЛИ: (фамилия, инициалы докладчика) (доклад прилагается)
ВЫСТУПИЛИ: (фамилия, инициалы выступающего и краткое содержание выступления. Оно должно правильно передавать основное содержание выступлении)
Профсоюзное собрание (конференция) ПОСТАНОВЛЯЕТ:
(констатация фактов и постановляющая часть)
Если постановление написано отдельно, то в протоколе делается запись "постановление прилагается".
2 (аналогично первому вопросу)
Подпись (протокол собрания (конференции) подписывает председатель президиума секретарь)
Добавить документ в свой блог или на сайт
|
