скачать Министерство культуры Российской Федерации Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Тюменская государственная академия культуры, искусств и социальных технологий» Институт интеллектуальных ресурсов и информационных технологий Кафедра библиотечно-информационной деятельности УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС По дисциплине Документационное обеспечение управления Цикла специальных дисциплин СД.Ф.06 Специальности 071201 «Библиотечно-информационная деятельность» Составитель: Е.В. Гракова к.п.н., доцент кафедры БИД Тюмень 2010 ^ Примерная программа дисциплины «Документационное обеспечение управления» федерального компонента цикла СД составлена в соответствии с Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования второго поколения по специальности 052700 - Библиотечно-инфор-мационная деятельность. ^ изучение правил, методов и средств рациональной организации документационного обеспечения управления в условиях деятельности информационно-библиотечных учреждений. Задачи дисциплины:
^ Эффективность управления любым производством, в том числе и информационно-библиотечным, существенным образом зависит от качества подготавливаемой управленческой документации, уровня организации деятельности по документационному обеспечению управления (ДОУ). Реализация практически всех направлений деятельности библиотек и служб информации (управленческой, хозяйственной, производственной, научно-исследовательской и т.п.), требует составления и использования различных видов управленческих документов. При этом затраты на составление документов и работу с ними в среднем составляют до 60% рабочего времени. В такой ситуации особо актуальной является проблема рациональной организации документационного обеспечения управления на основе использования современных способов получения и обработки документов, внедрения средств автоматизации для хранения и поиска информации, необходимой для принятия оптимальных и обоснованных управленческих решений. Изучение курса опирается на знания, полученные студентом по таким дисциплинам профессиональной подготовки, как «Документоведение», «Информационные технологии», «Аналитико-синтетическая переработка информации», «Менеджмент библиотечно-информационной деятельности» и др. В структуре курса выделяется три взаимосвязанных раздела. Первоначально студент изучает теоретические основы документационного обеспечения управления; далее знакомится с системами документации, в частности, унифицированными системами управленческой документации. В самостоятельный раздел выделены темы, связанные с организацией работы с управленческими документами. ^ В результате освоения курса студент должен: знать: основные понятия в области ДОУ; существующие подходы и правила организации деятельности служб документационного обеспечения управления в библиотеках и службах информации; модели построения документов; принципы, стадии создания систем документации; состав и структуру существующих систем управленческой документации; нормативные документы в сфере документационного обеспечения управления; уметь: сформулировать предложения (разработать план) по организации и обеспечению эффективной деятельности службы ДОУ в информационно-библиотечном учреждении; составить различные виды управленческих документов; выбрать или самостоятельно разработать рациональную схему документооборота в информационно-библиотечном учреждении, используя как традиционные, так и автоматизированные технологии составления, обработки, поиска и хранения документов. ^ Дисциплина изучается в течение трех семестров и завершается зачетом в 6 семестре и экзаменами в 7 и 8. Общий объем дисциплины – 454 часа (в 6 семестре – 48 часов теоретических занятий, 16 – практических, 64 – самостоятельная работа студентов; в 7 семестре – 36 теоретических занятий, 36 практических, 72 – самостоятельная работа студентов; в 8 семестре – 39 часов теоретических занятий, 52 – практических, 91 – самостоятельная работа студентов). Освоение дисциплины предполагает теоретическое обучение (лекционные и семинарские занятия), выполнение практических и проверочных работ (а также контрольных работ для студентов заочной формы обучения), тестовых заданий и самостоятельную работу студентов. Внеаудиторная работа студентов ориентирована на ?усвоение технологической терминологии и подбор дополнительного материала к основным положениям дисциплины на основе рекомендованных для самостоятельного изучения документных источников, выполнение самостоятельных практических заданий. ^ СОДЕРЖАНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ (выписка из стандарта основной образовательной программы) СД.Ф.06. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Предмет, структура и задачи курса. Документирование управленческой деятельности, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Унифицированные системы документации (УСД) как средство стандартизации управленческой документации. УСД: виды, принципы и этапы создания. Состав УСД. Категории унифицированных форм документов. Формуляр-образец: понятие, требования к построению, общая характеристика межотраслевых унифицированных систем документации. Общероссийский классификатор управленческой документации как средство информирования о действующих межотраслевых УСД. Процессы записи и оформления необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях. Правила документирования. Организация работы с документами. Характеристика основных этапов работы с документами. Характеристика систем автоматизации документооборота. технологий в деятельности библиотек и информационных учреждений. ^
^ Части курса Часть 1. Основные положения документирования управленческой деятельности. Часть 2. Организация работы с управленческими документами. Часть 3. Административный менеджмент.1 Разделы курса Часть 1. Основные положения документирования управленческой деятельности. Раздел 1. Теоретические основы документационного обеспечения управления. Раздел 2. Унифицированные системы документации. Раздел 3. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Раздел 4. Системы управленческой документации. Часть 2. Организация работы с управленческими документами. Раздел 5. Основные положения организации документооборота. Раздел 6. Организация хранения документов. Раздел 7. Средства совершенствования документооборота. Часть 3. Административный менеджмент Раздел 8. Введение в административный менеджмент. Раздел 9. Функциональные основы администрирования. Раздел 10. Организация офисной деятельности. Часть 1. Основные положения документирования управленческой деятельности. Раздел 1. Теоретические основы документационного обеспечения управления. Тема 1. Документационное обеспечение управления как учебная дисциплина и область научной деятельности Определение исходных понятий: «документирование», «документированная информация», «документационное обеспечение управления». Место курса «Документационное обеспечение управления» в системе других наук и отраслей знания: архивоведения, источниковедения, делопроизводства, информатики, экономики и др. Объект, предмет, цель, задачи, структура курса. Связь курса с дисциплинами профессиональной подготовки: «Документоведение», «Информационные технологии», «Аналитико-синтетическая переработка информации», «Менеджмент библиотечно-информационной деятельности» и др. Информационная база курса. ^ Документирование и организация работы с документами как основа рациональной организации управленческого труда. Управленческая информация: понятие, требования. Классификация управленческой информации. Документ как средство реализации функций аппарата управления. Управленческая документация: понятие, назначение. Общая типологическая характеристика управленческих документов. Связь управленческого документа с различными формами управленческой деятельности. ^ Тема 4. Организация документационного обеспечения управления в библиотечно-информационных учреждениях Служба документационного обеспечения управления в информационно-библиотечном учреждении: структура, задачи, функции. Порядок деятельности службы документационного обеспечения управления. Права и обязанности сотрудников службы ДОУ. Состав и характеристика типовых документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ: положение о службе, инструкция по делопроизводству информационно-библиотечного учреждения, должностные инструкции работников службы. ^ Нормативная база как основа реализации единых требований к технологии создания, обработки, хранения и использования документов на государственном уровне и в деятельности информационно-библиотечных учреждений. Роль нормативных документов в регламентации деятельности служб документационного обеспечения управления и других служб аппарата управления. Характеристика основных групп нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение управления: законодательных актов; постановлений и распоряжений Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти; правовых актов органов власти субъектов РФ; государственных стандартов; унифицированных систем документации; общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации; ГСДОУ; нормативных документов по организации и охране труда служащих службы ДОУ. ^ История становления и развития системы государственного делопроизводства. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ): определение, цели и задачи, назначение, область распространения. Состав ГСДОУ. Характеристика нормативной и инструктивно-методической базы ГСДОУ. ^ Тема 7. Унифицированные системы документации как средство стандартизации управленческой документации Определение исходных понятий: «система документации», «унифицированная система документации». Основные предпосылки, история создания и развития унифицированных систем документации. Цели и задачи создания унифицированных систем документации (УСД). Состав унифицированных систем документации: государственные стандарты и руководящие документы Госстандарта РФ; нормативные документы министерств и ведомств; унифицированные формы документов. Виды унифицированных систем документации: межотраслевые, отраслевые; предприятий и организаций. Характеристика основных видов УСД. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) как средство регистрации и информирования о действующих межотраслевых унифицированных системах документации и унифицированных формах документов. Категории унифицированных форм документов. Принципы построения систем документации. Определение исходных понятий: «унификация», «типизация», «трафаретизация». Характеристика основных принципов унификации документов: унификация от общего к частному; единообразие форм документов и правил их построения, составления и оформления; комплексность унификации; информативность; группировка реквизитов в соответствии с последовательностью их заполнения; обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов; стабильность требований к документам; экономичность; стандартизация требований, применяемых к унифицированным системам документации; сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. Стадии создания унифицированных систем документации. Последовательность и характеристика основных стадий создания унифицированных систем документации: организация разработки УСД, обследование документооборота, составление технического задания; разработка проектов унифицированных систем документации, формуляров-образцов, форм документов; проведение опытной проверки УСД; разработка окончательной редакции, согласование, утверждение, регистрация УСД; издание; внедрение; организация системы ведения и совершенствования УСД; государственный надзор и ведомственный контроль за внедрением УСД. ^ Характеристика основных видов моделей построения документов: описательной и графической. Формуляр-образец как разновидность графической модели построения документов. Определение, назначение, требования к построению формуляра-образца. Нормативная база создания формуляра-образца. ^ Тема 9. Структура организационно-распорядительного документа. Состав и правила оформления реквизитов документов. Определение понятия «реквизит документа». Государственные стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации как средство унификации и стандартизации состава и правил оформления реквизитов, используемых в управленческих документах. Состав реквизитов управленческих документов. Общие требования к оформлению реквизитов управленческих документов. Бланки документов: виды, особенности оформления. Типовые структуры текстов управленческих документов: положений, уставов, инструкций, протоколов, договоров, приказов, отчетов и т.п. ^ Тема 11. Язык и стиль управленческих документов. Стиль документов. Стиль деловой документации и его особенности. Особенности официально-делового стиля документа. Общепринятые стилевые обороты. Употребление прописных и строчных букв. Допустимые и наиболее употребляемые сокращения слов. Часто встречаемые ошибки в деловой документации. Оформление дат и чисел в документах. ^ Тема 12. Организационные документы. Состав документации и правила оформления. Предпосылки и история создания систем управленческой документации. Общая характеристика систем управленческой документации: системы организационно-правовой документации; системы распорядительной документации; системы справочно-информационной и справочно-аналитической документации; системы отчетной документации. Состав и общая типологическая характеристика управленческих документов, используемых в деятельности информационно-библиотечных учреждений. Состояние и перспективы развития систем управленческой документации. Тема 13. Распорядительные документы. Состав документации и правила оформления. Тема 14. Справочно-информационные материалы. Состав документации и правила оформления. Тема 15. Современное деловое письмо. Разновидности и правила оформления. Тема 16. Документы, образующиеся в ходе деятельности коллегиальных органов. Состав документации и правила оформления. Тема 17. Документы по личному составу. Состав документации и правила оформления. Часть 2. Организация работы с управленческими документами. Раздел 5. Основные положения организации документооборота. Тема 18. Документооборот и документопотоки: основные термины и виды. Организация работы с документами: понятие, технологическая схема. Понятие документооборота. Проектирование документопотоков в информационно-библиотечных учреждениях. Схемы документооборота: назначение, требования к разработке. Методы учета и сокращения документооборота. Основные направления совершенствования состава и форм документов организации. Внедрение и применение унифицированных систем управленческой документации в деятельность информационно-библиотечных учреждений. Табель форм документов, применяемых в деятельности организации: определение, назначение, структура. Альбом форм документов организации: определение, назначение, структура. Правила ведения табеля и альбома форм документов. Характеристика основных этапов работы с документами: обработка документов; регистрация и контроль исполнения; систематизация документов в делопроизводстве; формирование и оформление дел; подготовка документов к передаче на архивное хранение. Технология реализации основных этапов работы с документами, состав используемых унифицированных форм и правила их заполнения. Тема 19. Организация движения документов в учреждении. Тема 20. Организация приема поступивших документов. Тема 21. Регистрация и учет документов. Организация справочно-информационного аппарата. Тема 22. Организация контроля за исполнением документов. Тема 23. Организация отправки исходящих документов. Раздел 6. Организация хранения документов. Тема 24. Организация оперативного хранения документов. Формирование дел. Тема 25. Применение номенклатуры дел, методика ее составления. Тема 26. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Экспертиза ценности документов. Раздел 7. Средства совершенствования документооборота. Тема 27. Направления совершенствования документооборота. Тема 28. Системы автоматизации документооборота. Классификация систем автоматизации делопроизводства. Электронные системы управления документооборотом: понятие, задачи. Структура и состав электронной системы управления документооборотом. Технологии электронного управления документами: классификация, общая характеристика. Организация системы электронного документооборота в информационно-библиотечном учреждении. Особенности реализации операций ввода, обработки, хранения, поиска управленческих документов в условиях автоматизации. Обзор систем электронного документооборота. Часть 3. Административный менеджмент. Раздел 8. Введение в административный менеджмент. Тема 29. Сущность и содержание дисциплины «Административный менеджмент» Тема 30. История возникновения административного менеджмента Тема 31. Административные отношения как объект исследования и воздействия Раздел 9. Функциональные основы администрирования. Тема 32. Администрирование в условиях организационного развития Тема 33. Функции администрирования. Тема 34. Формы администрирования в организации. Тема 35. Управление персоналом и совершенствование организации труда. Раздел 10. Организация офисной деятельности. Тема 36. Понятие офиса. Концепции офисных технологий. Тема 37. Офисная деятельность как особый вид управленческой деятельности. Тема 38. Информационная поддержка деятельности организации. Тема 39. Технические средства офисной деятельности Тема 40. Организация бездокументного обслуживания управления. ^ Тема 2. Документационное обеспечение управления – основа технологии управления (1 час) Тема 3. Развитие делопроизводства в России (2 часа) Тема 4. Организация документационного обеспечения управления в библиотечно-информационных учреждениях (1 час) Тема 7. Унифицированные системы документации как средство стандартизации управленческой документации (1 час) Тема 8. Модели построения документов. Формуляр-образец документа (1 час). Тема 27. Направления совершенствования документооборота. (2 часа) Тема 28. Системы автоматизации документооборота.(6 часов) Тема 29. Сущность и содержание дисциплины «Административный менеджмент» (2 часа) Тема 30. История возникновения административного менеджмента (2 часа) Тема 32. Администрирование в условиях организационного развития (4 часа) Тема 33. Функции администрирования. (4 часа) Тема 34. Формы администрирования в организации. (4 часа) Тема 36. Понятие офиса. Концепции офисных технологий. (2 часа) Тема 37. Офисная деятельность как особый вид управленческой деятельности. (2 часа) Тема 38. Информационная поддержка деятельности организации. (2 часа) ^ Тема 5. Нормативно-методическая база современного делопроизводства (2 часа) Тема 9. Структура организационно-распорядительного документа. Состав и правила оформления реквизитов документов. (1 час) Тема 11. Язык и стиль управленческих документов. (1 час) Тема 12. Организационные документы. Состав документации и правила оформления. (1 час) Тема 13. Распорядительные документы. Состав документации и правила оформления. (1 час) Тема 14. Справочно-информационные материалы. Состав документации и правила оформления. (1 час) Тема 15. Современное деловое письмо. Разновидности и правила оформления. (1 час) Тема 16. Документы, образующиеся в ходе деятельности коллегиальных органов. Состав документации и правила оформления. (1 час) Тема 17. Документы по личному составу. Состав документации и правила оформления. (1 час) Тема 18. Документооборот и документопотоки: основные термины и виды. (2 часа) Тема 19. Организация движения документов в учреждении. (2 часа) Тема 20. Организация приема поступивших документов. (2 часа) Тема 21. Регистрация и учет документов. Организация справочно-информационного аппарата. (4 часа) Тема 22. Организация контроля за исполнением документов. (4 часа) Тема 23. Организация отправки исходящих документов. (2 часа) Тема 24. Организация оперативного хранения документов. Формирование дел. (4 часа) Тема 25. Применение номенклатуры дел, методика ее псоставления. (4 часа) Тема 26. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Экспертиза ценности документов. (4 часа) Тема 31. Административные отношения как объект исследования и воздействия (4 часа) Тема 35. Управление персоналом и совершенствование организации труда. (6 часов) Тема 37. Офисная деятельность как особый вид управленческой деятельности. (4 часа) Тема 38. Информационная поддержка деятельности организации. (4 часа) Тема 39. Технические средства офисной деятельности (8 часов) Тема 40. Организация бездокументного обслуживания управления. (8 часов) ЗАДАНИЯ ^ Тема 1. Документационное обеспечение управления как учебная дисциплина и область научной деятельности (3 часа). Задания. Подготовьте сообщение на выбранную тему: Объект и предмет ДОУ; Цели и задачи ДОУ; Структура ДОУ; Перспективы развития ДОУ. Тема 2. Документационное обеспечение управления – основа технологии управления. (3 часа) Задания. Подготовка к семинару. Подготовьте сообщения по одной из тем: Система управления. Роль документа в управлении. Соотношение информационного и документационного обеспечения управления. Тема 3. Развитие делопроизводства в России. (4 часа) Задания. Подготовка к семинару. Подготовьте доклад по одному из этапов развития делопроизводства доклад. Тема 4. Организация документационного обеспечения управления в библиотечно-информационных учреждениях. (4 часа) Тема 5. Нормативно-методическая база современного делопроизводства. (6 часав) Тема 6. Государственная система документационного обеспечения управления. (2 часа) Раздел 2. Унифицированные системы документации. Тема 7. Унифицированные системы документации как средство стандартизации управленческой документации. (2 часа) Тема 8. Модели построения документов. Формуляр-образец документа. (2 часа) Раздел 3. Основные положения по документированию управленческой деятельности. Тема 9. Структура организационно-распорядительного документа. Состав и правила оформления реквизитов документов. (6 часа) Тема 10. Требования к оформлению бланков документов. (4 часа) Тема 11. Язык и стиль управленческих документов.(4 часа) Тема 12. Организационные документы. Состав документации и правила оформления. (4 часа) Тема 13. Распорядительные документы. Состав документации и правила оформления. (4 часа) Тема 14. Справочно-информационные материалы. Состав документации и правила оформления. (4 часа) Тема 15. Современное деловое письмо. Разновидности и правила оформления. (4 часа) Тема 16. Документы, образующиеся в ходе деятельности коллегиальных органов. Состав документации и правила оформления. (4 часа) Тема 17. Документы по личному составу. Состав документации и правила оформления. (4 часа) Часть 2. Организация работы с управленческими документами. Раздел 5. Основные положения организации документооборота. Тема 18. Документооборот и документопотоки: основные термины и виды. (4 часа) Тема 19. Организация движения документов в учреждении. (4 часа) Тема 20. Организация приема поступивших документов. (4 часа) Тема 21. Регистрация и учет документов. Организация справочно-информационного аппарата. (8 часов) Тема 22. Организация контроля за исполнением документов. (8 часов) Тема 23. Организация отправки исходящих документов. (4 часа) Раздел 6. Организация хранения документов. Тема 24. Организация оперативного хранения документов. Формирование дел. (8 часов) Тема 25. Применение номенклатуры дел, методика ее составления. (8 часов) Тема 26. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Экспертиза ценности документов. (8 часов) Раздел 7. Средства совершенствования документооборота. Тема 27. Направления совершенствования документооборота. (4 часа) Тема 28. Системы автоматизации документооборота. (12 часов) Часть 3. Административный менеджмент. Раздел 8. Введение в административный менеджмент. Тема 29. Сущность и содержание дисциплины «Административный менеджмент». (4 часа) Тема 30. История возникновения административного менеджмента. (4 часа) Тема 31. Административные отношения как объект исследования и воздействия (6 часа) Раздел 9. Функциональные основы администрирования. Тема 32. Администрирование в условиях организационного развития. (6 часов) Тема 33. Функции администрирования. (8 часов) Тема 34. Формы администрирования в организации. (8 часов) Тема 35. Управление персоналом и совершенствование организации труда. (9 часов) Раздел 10. Организация офисной деятельности. Тема 36. Понятие офиса. Концепции офисных технологий. (4 часа) Тема 37. Офисная деятельность как особый вид управленческой деятельности. (6 часов) Тема 38. Информационная поддержка деятельности организации. (8 часов) Тема 39. Технические средства офисной деятельности. (14 часов) Тема 40. Организация бездокументного обслуживания управления. (14 часов) ^ ДЛЯ СТУДЕНТОВ ОТДЕЛЕНИЯ ЗАОЧНОГО ОБУЧЕНИЯ ПЕРЕЧЕНЬ ПРИМЕРНЫХ ТЕМ КУРСОВЫХ И ВЫПУСКНЫХ КВАЛИФИКАЦИОННЫХ РАБОТ ^ ФОРМЫ КОНТРОЛЯ КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ К ЭКЗАМЕНУ
15. Система организационно-правовой документации: назначение, состав, особенности структуры. 16. Система распорядительной документации: назначение, состав, особенности структуры. 17. Составление и оформление документов, связанных с деятельностью коллегиальных органов.
22. Основные этапы работы с управленческими документами: характеристика, технология реализации. 23. Прием и первичное рассмотрение документов. 24. Регистрация и учёт документов. 25. Рассмотрение документов руководителем. 26. Организация контроля за исполнением документов. 27. Организация хранения документов. 28. Порядок формирования дел. 29. Порядок оформления дел. 30. Номенклатура дел: понятие, значение, правила составления. 31. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности».
^ Рекомендуемая литература (основная) Нормативные издания
Учебные и справочные издания 9. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб. пособие / М.И. Басаков. — 2-е изд., перераб. и доп. — Ростов н/Д, 2000. — 320 с.
/ В.Л. Бройдо. — М., 1998. — 424 с.
13. Зайцева Т.А. Современные методики делопроизводства в библиотеке: Учеб.-метод. пособие / ТА. Зайцева. — М.: Либерея, 2004. - 128 с. 14. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. — 2-е изд. / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. — Новосибирск, 1998. — 272 с. 15. Комышев А.П. Основы документационного обеспечения управления: Учеб. пособие / А.П. Комышев. — М., 2000. —223 с.
18. Организация работы с документами: Учебник. —2-е изд., перераб. и доп. / Под ред. В.А. Кудряева и др. — М., 2002. - 592 с. 19. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. — 2-е изд., перераб. и доп. на основе ГОСТ Р 6.30-97 / М.В. Стенюков. - М„ 1998. - 144 с. Рекомендуемая литература (дополнительная) 20. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству / В.И. Андреева. - М., 1998. - 144 с.
/ В.В. Андреянова. — М., 1997. — 93 с.
ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ПРОЦЕССЕ ПРЕПОДАВАНИЯ ДИСЦИПЛИНЫ ПРОГРАММНЫЕ И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОБУЧЕНИЯ 1 Изучение частей курса распределяется по семестрам, в течение которых осуществляется рассмотрение предмета; соответственно: 1 часть - в 6 семестре, 2 часть в - 7 семестре, 3 часть в - 8 семестре.
|