«Автоматизация рабочего места секретаря» icon

«Автоматизация рабочего места секретаря»


4 чел. помогло.
Смотрите также:
Пояснительная записка к предмету ««Автоматизация производства»...
Определение требований точное определение того, кого вы хотите найти...
Темы курсовых работ для пиэ дисциплина: Профессионально-ориентированные информационные системы...
Правила ведения телефонных переговоров; Организация проведения переговоров...
Дом задание 1 -2 Введение в информатику Термин «информатика»...
Доклад Пухнаревича С. И., ответственного секретаря цпк академии...
Урок №4 Тема урока: Автоматизация лексико-грамматического материала по теме “...
Реферат по предмету: Автоматизированные системы обработки экономической информации Тема:...
Занятость населения: сущность, виды и формы...
Номер рабочего места...
«Знакомство с клавиатурой»...
Дипломный проект на тему: “...



Загрузка...
страницы:   1   2   3   4   5
скачать
Северный государственный медицинский университет


Институт менеджмента


Реферат


тема:

«Автоматизация рабочего места секретаря»


Выполнила:

студентка 3 курса

очного отделения

Гагарина Ю. О.


Проверил:

преподаватель


г. Архангельск

2005 г.


СОДЕРЖАНИЕ


ВВЕДЕНИЕ 3

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА 5

ОБОРУДОВАНИЕ СЕКРЕТАРЯ 13

ОБОРУДОВАНИЕ 16

ПРОГРАМНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 21

^ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА 22

УСЛОВИЯ ТРУДА 23

САНИТАРНЫЕ УСЛОВИЯ ТРУДА 27

ПСИХОФИЗИОЛОГИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ ТРУДА 31

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ 32

^ ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 35

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 38

ВЫВОД 42

ЛИТЕРАТУРА 43



ВВЕДЕНИЕ



Цель автоматизации в увеличении эффективности и производительности труда. В современное время компьютер стал обыденностью и уже не вызывает изумления в душах обывателей. Поэтому даже то, что его нет в приемной секретаря уже говорит о не серьезности данной организации и отпугнет большинство клиентов.

^ Задачи для провидения автоматизации: посчитать смету на закупку оборудования и расходных материалов к нему. Также обучить персонал. Внедрить оборудование. Просчитать возможные риски. Любая техника может выйти из строя, а значит нужно рассчитывать, что придется платить за ремонт.

^ Приемная офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения, как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами. Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря-референта, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.

Работа секретаря-референта в организации напрямую связана с делопроизводством. Делопроизводство же составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Управление офисом необходимо осуществлять в соответствии с нормативными документами по делопроизводству, действующими в России. Эти нормативные документы распространяются на все предприятия, организации и учреждения любой формы собственности. Рассмотрим наиболее важные из них.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) 1973 г. - это комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях. В рамках ЕГСД разработаны унифицированные системы документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиями, содержащая информацию необходимую для определенной сферы деятельности. В настоящее время действует 20 УСД. Среди них плановая, отчетно-статистическая, финансовая, организационно-распорядительная по материально-техническому снабжению и др.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.


^

ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА




Автоматизация это: применение технических средств, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов и информации. Автоматизация управления направлена на использование компьютеров и других технических средств обработки и передачи информации в управлении производством, экономикой. Использование вычислительной техники и средств телеобработки для наблюдения, измерения и регистрации данных по производственно-техническим, экономическим и социальным процессам, а также приведения информации к виду, пригодному для эффективного использования в управлении этими процессами. Автоматизируются процессы обработки информации по всем видам учета: первичному, оперативно-техническому, бухгалтерскому, статистическому.

Рациональный ее вариант предполагает размещение 1СТВ и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

^ Рабочая зона пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную.

Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда, и выполняется основная работа.

Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимно перекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости. В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

  1. на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

  2. каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

  3. канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

  4. все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

  5. документы, с которыми работает секретарь-референт, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

  6. документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

  7. движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

Организация рабочего места секретаря-референта с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания. Рабочее место секретаря-референта является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь-референт - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря-референта, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

  1. рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

  2. в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

  3. мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.



Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями. Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.

Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение. Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находиться на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.

  1. конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.

  2. высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.

  3. рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

  4. конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.

  5. рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

  6. поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.

  7. клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей.

  8. для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее света - отражение чтобы обеспечить нормальную работу оптической системы мыши, а также не затруднять движения мыши.

  9. центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.

  10. по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.

  11. от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).

Рабочий стол секретаря-референта и стол для ПК лучше располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.

Кресло для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит секретарю быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря.

Тумбы для столов имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.

Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находиться на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.





П/П

Наименование позиции

ШТ.

Стоимость

1

Материнская плата: Gigabyte GA-7VT600 Soc-A KT600 U-133 AC'97 6ch USB2.0, PC-3200

1

1682

2

Видеокарта: GeForce4 MX 440-8x DDR TV-out 64 Mb

1

986

3

Память: DIMM DDR 256Mb PC-3200 400Mhz

1

551

4

Процессор: Socket A AMD Athlon Sempron 2500

1

2552

5

DVD+/-RW Teac 516G

1

2146

6

Корпус: ATX P4 Link World 250W mini

1

812

7

Жесткий диск: HDD 80 GB Samsung 7200

1

1682

8

Звуковая карта: C-Media 4 channel

1

203

9

Флоппи диск Samsung

1

330

10

Сканер:BearPaw 1200 (600x1200)

1

1537

11

Принтер: HP LaserJet 1010 600х600 лазерный, 12 стр/ мин, USB / HP 1020

1

5365

12

Колонки: Genius Q06S

1

232

13

Клавиатура: LinkWorld

1

145

14

Мышь: A4 Tech Optical OP-620

1

174

15

Сетевая карта 10/100 Mbit PCI ACORP

1

174

16

И.Б.П.: Ippon Back Power Pro 500

1

1479

17

Монитор: 17" LG 1715S (16ms, 550:1)

1

8700

18

Факс: Panasonic

1

3800

19

Телефон: Электроника 110

3

310

20

Стол для ПК

1

5000

21

Стул вращающийся (черный)

1

1200

22

Стул офисный (серый)

3

900

23

Лампа настольная (галогеновая) «ДЕЛЬТА»

1

1200

24

Шифоньер

1

8800

25

Стол парта

1

1930

26

Тумбочка

2

1800

27

Вешалка

1

910

Итого:

58520

Таблица №1


Зарплата секретаря референта составляет 2500 рублей плюс 70% северных. Итого это составит 4250 рублей в месяц. Минус налоги и отчисления в пенсионный фонд.

Экономический эффект это полезный результат экономической деятельности, измеряемый обычно разностью между денежным доходом от деятельности и денежными расходами на ее осуществление. Экономическим эффект от секретаря всегда будет отрицательным так как секретарь ничего не производит. Но он является лицом фирмы и поэтому можно сказать, что он приносит прибыль своим «лицом». Хороший секретарь должен делать свою работу быстро и качественно. Основная его задача по работе с клиентурой не потерять бумаги. Что в современных офисах бывает довольно часто.


Косвенными признаками экономической эффективности могут служить.
- повышение оборачиваемости капитала за счет ускорения бизнес процессов и повышения их качества;
- повышение объема реализации и за счет повышения качества бизнес процессов;
- снижение потерь и рост реализации за счет улучшения информационного обеспечения управления, что позволит быстрее реагировать на негативные тенденции и т.п.

Секретарь референт ни чего не производит, поэтому не может приносить прибыль!!!

Основным экономическим эффектом от автоматизации для секретаря референта это выигрыш во времени обработки документов.

Сроки окупаемости новой техники можно определить для каждого отдельного предприятия по-разному это зависит от увеличения оборачиваемости капитала за счет автоматизации секретаря.


Расходы разовые 19266 + 58520 = 77786

Ежемесячные расходы = 1300

Уставной капитал = 20000

Для модернизации взято в банке 70000 под 19% в год



Месяц

Долг банку

Выплаты

Проценты по долгу

Выплаты с процентами

Январь

70 000.00р.

5 833.33р.

1 093.15р.

6 926.48р.

Февраль

64 166.67р.

5 833.33р.

935.25р.

6 768.58р.

Март

58 333.33р.

5 833.33р.

941.32р.

6 774.66р.

Апрель

52 500.00р.

5 833.33р.

819.86р.

6 653.20р.

Май

46 666.67р.

5 833.33р.

753.06р.

6 586.39р.

Июнь

40 833.34р.

5 833.33р.

637.67р.

6 471.00р.

Июль

35 000.00р.

5 833.33р.

564.79р.

6 398.13р.

Август

29 166.67р.

5 833.33р.

470.66р.

6 304.00р.

Сентябрь

23 333.34р.

5 833.33р.

364.38р.

6 197.72р.

Октябрь

17 500.00р.

5 833.33р.

282.40р.

6 115.73р.

Ноябрь

11 666.67р.

5 833.33р.

182.19р.

6 015.52р.

Декабрь

5 833.34р.

5 833.33р.

94.13р.

5 927.47р.

Итого

7 138.88р.

77 138.88р.

Таблица №3


В итоге мы должны будем отдать 77138 рублей 88 копеек.

Модернизация - это обновление физически и морально изношенного оборудования. Осуществляется при наступлении одного из данных факторов либо при наличии свободных средств на балансе. Денежные средства на модернизацию берутся из статьи на «Ремонт».



Диаграмма №1


Диаграмма №1 показывает, насколько увеличилась производительность труда: по обработке документов, поиску информации в архивах и мобильности секретаря.




Диаграмма №2


Диаграмма №2 дает наглядный пример увеличения общих показателей эффективности в работе секретаря.






оставить комментарий
страница1/5
Дата10.10.2011
Размер0,57 Mb.
ТипРеферат, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3   4   5
средне
  1
отлично
  2
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх