Учебно-методический комплекс дисциплины «документационное сопровождение туристической деятельности» программы опережающего профессионального обучения и повышения квалификации
2 чел. помогло. | скачать Тема 4 Информационно-справочные документы (акты, заявления, докладные и объяснительные записки, расписки, доверенности, письма) Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей) и подтверждающий конкретные факты или действия. Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов; акт ревизии; акт о нарушении техники безопасности и т.д. Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза). Если акт является внутренним документом предприятия, он оформляется на общем бланке. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. Акт должен иметь:
После текста и отметки о наличии приложений указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении (реквизит № 22). Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Служебная записка – документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри организации. Этот документ официально не принятый, т.е. не включен в классификацию документов, но широко используемый. Докладная записка может быть внутренней и внешней. Внутренняя докладная (служебная) записка – документ деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен устно. Внешняя докладная записка направляется руководителю вышестоящей организации с информацией о фактах, событиях, требующей принятия решения. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя – на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5. Докладная (служебная) записка должна иметь:
Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем организации, внутренние – автором. Датой докладной записки является дата подписания ее автором. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события. К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу и дополняют либо поясняют его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты и оформляются на общем бланке организации. Подписываются такие объяснительные записки руководителем организации. Вторая группа объяснительных записок составляется работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они составляются на простых листах бумаги, где указываются:
Объяснительная записка имеет адресат. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные. Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий. Справки бывают двух видов: справки по производственным вопросам и справки по запросам граждан. Справки по производственным вопросам могут быть внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации, и внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации. ^ составляются на общем бланке организации, они должны иметь:
При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью. Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело. ^ составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4; имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати; подписываются исполнителем. ^ (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5. Поскольку организациям часто приходится выдавать однотипные справки, подтверждающие, что этот человек действительно работает в данной организации, что он получает определенную зарплату или что отпуск у него запланирован на конкретный период года, можно разработать специальные трафаретные бланки для справок с частично внесенной в них информацией и пустыми строками, в которые затем будут вписываться нужные данные. Куда бы ни направлялась справка, в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, придающие документу юридическую силу:
Справки учитывают в специальном журнале или книге, где необходимо фиксировать дату выдачи справки, ее краткое содержание, кому она выдана и в какую организацию должна быть представлена. В журнале должна быть графа для личной подписи работника в получении справки. Копии выданных справок целесообразно оставлять в отделе кадров. Пример оформления справки представлен в Приложении 8. Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина). Доверенности могут быть служебными и личными. ^ составляется от имени организации (на бланке доверенности), подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью. ^ выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится) или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет, если же срок действия не указан, – то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает:
Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению: – при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачеркивания слов; – при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть только отметка о заверении). Пример оформления доверенности представлен в Приложении 9. Заявление — это официальное обращение, личное или коллективное, которое подается, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина или, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий. Оформление личных заявлений зависит от того, работает ли заявитель в данной организации или нет. Поэтому для удобства эти документы называют «заявлением работника» или «заявлением гражданина». В любом случае состав реквизитов заявления будет следующим:
Автор в заявлении гражданина указывается ниже реквизита «адресат» в верхнем правом углу и включает фамилию, имя и отчество заявителя, которые пишутся полностью в родительном падеже без предлога «от», а также его домашний адрес и, при необходимости, номер телефона. В заявлении работника автором является структурное подразделение, в котором он работает. Если сотрудник подчинен непосредственно руководителю организации или внутри нее не существует структурных подразделений, указывается наименование организации. Оно проставляется в верхнем углу листа от границы левого поля. Адресат помещается в верхнем правом углу листа и включает наименование должности руководителя, его инициалы и фамилию в дательном падеже. ^ оформляется прописными буквами в заявлении гражданина – посередине строки, в заявлении работника – слева после названия структурного подразделения или организации. Датой заявления является дата его составления. В заявлении гражданина она располагается под реквизитом «подпись» от границы левого поля; дата может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом. На заявлении работника дата обычно обозначается цифровым способом и располагается от левого поля после указания вида документа. Текст заявления пишется, как правило, от руки, от первого лица, в произвольной форме, на стандартном листе формата А4. Логическая структура в зависимости от характера текста может включать вводную часть с изложением обстоятельств – причин написания документа, и вывод, содержащий просьбу или предложение автора, или только вывод, в котором формулируется суть заявления. Для большинства заявлений структура текста достаточно типизирована (о переводе, об отпуске, об увольнении, об изменении фамилии и т.д.). В подобных типовых ситуациях во многих организациях разрабатываются трафаретные формы заявлений, в которых работники заполняют лишь переменные реквизиты. Еще совсем недавно будущий работник писал заявление о приеме на работу. С введением новой редакции Трудового кодекса заявление о приеме на работу утратило свою обязательность, так как основанием для издания приказа о приеме нового сотрудника является трудовой договор. Именно в трудовом договоре указывается оклад, место жительства и другое. Но многие кадровые специалисты предлагают вновь поступающим на работу собственноручно писать на имя первого лица организации такое заявление. Эта практика никак не нарушает закон и связана с тем, что на заявлении в отличие от трудового договора очень удобно проставлять визы непосредственного руководителя, руководителя предприятия. После оформления приема на работу заявление работника вместе с одним экземпляром трудового договора, который хранится у работодателя, и заверенной работником отдела кадров копией приказа о приеме на работу подшивается в личное дело работника. Заявление об увольнении или о переводе на другую работу следует оформлять в соответствии с требованиями ГОСТа. ^ указывается в том случае, если прилагаемый документ (или его копия) служит подтверждением прав заявителя. Подпись автора на заявлении гражданина обычно состоит из личной подписи и ее расшифровки. В реквизит «подпись» на заявлении работника входят наименование его должности, личная подпись, ее расшифровка. Виза должностных лиц, заинтересованных в решении вопросов и уполномоченных на это, включает должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату. ^ содержит результат рассмотрения документа руководством организации. Она размещается под реквизитом «адресат». Несмотря на то, что законодательство и юридическая литература разделяют понятия «заявления», «жалобы», «предложения» и обобщенно называют их «обращения граждан», очень часто все эти документы оформляются в виде заявлений. Претензия (жалоба) – досудебный документ урегулирования разногласий между сторонами, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Поскольку законодательство РФ содержит лишь наиболее общие указания о претензионном порядке урегулирования разногласий между сторонами по договору, то при подготовке письменных претензий представляется целесообразным применять требования ст. 102 «Форма и содержание искового заявления» Арбитражного процессуального кодекса РФ (от 24.07.2002), а также рекомендации, имеющиеся на этот счет в СПС «Гарант». В соответствии с указанными рекомендациями письменная претензия должна иметь следующие реквизиты:
Как правило, оформление первых трех реквизитов не вызывает затруднений. При оформлении заголовка к тексту следует конкретно указать, о чем идет речь, например, об уплате штрафа, о возмещении ущерба, о возврате денежных сумм или товара в натуре и т.д. В тексте претензии должны быть отражены следующие вопросы:
Претензия подписывается заявителем. Объем претензии не должен превышать двух машинописных страниц. Всю необходимую дополнительную информацию следует оформить в виде приложений. Претензия оформляется на листе писчей бумаги формата А4 или на бланке предприятия установленного образца и высылается в адрес заказным письмом с уведомлением. Порядок работы с обращениями граждан установлен нормативными документами. Обращения решаются в сроки, установленные законодательством. Все обращения регистрируются в день их поступления в учетных формах; на обращении ставится: дата поступления; входящий номер, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа, например: № Н – 48. Штамп с регистрационным номером проставляется на середине нижнего поля первой страницы обращения. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы; по ним приняты необходимые меры; даны ответы, соответствующие действующему законодательству. ^ Цель проведения семинарских занятий - формирование у слушателей современного типа мышления, приобретение профессиональной гибкости, компетентности, деловитости, предприимчивости, инициативы, формирование знаний и творческих умений распознать новое и суметь правильно использовать это в своей профессиональной деятельности. В результате проведения cеминарских занятий слушатели должны закрепить основные знания по организации документационного сопровождения туристической деятельности. ^ Самостоятельная работа является неотъемлемой частью изучения дисциплины, служит для более глубокого и детального осмысления предмета, освоения большего количества материала по изучаемым вопросам. ^ Задание № 1 Когда заканчивается формирование дела: а) дело формируется в пределах календарного года (за исключением переходящих дел); б) дело формируется до достижения максимального объема в листах, т.е. до 250 листов; в) дело формируется по усмотрению организации; г) дело формируется до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков. Задание № 2 Формирование дел в структурных подразделениях организаций осуществляется: а) руководителем структурного подразделения; б) исполнителями; в) заместителями руководителей структурных подразделений; г) делопроизводственными работниками. Задание № 3 Какой принцип формирования дел является основным: а) по степени важности документов; б) по видам документов; в) по содержанию; г) по номерам. Задание № 4 В дела не разрешается подшивать: а) документы других организаций; б) документы, оформленные с нарушением установленных правил; в) документы личного происхождения; г) документы других структурных подразделений. Задание № 5 Документы формируются в дела в соответствии с: а) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения; б) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию; в) инструкцией по делопроизводству данной организации; г) номенклатурой дел организации; д) положением об организации. Задание № 6 В личное дело сотрудника не подшиваются: а) копии документов об образовании; б) личный листок по учету кадров; в) выписка из приказа об увольнении; г) выписка из приказа о предоставлении отпуска; д) выписка из приказа о приеме на работу. Задание № 7 Укажите номер правильного утверждения: а) все дела, образующиеся в организации, можно пронумеровать сплошной порядковой нумерацией; б) все дела, образующиеся в организации, следует нумеровать сплошной порядковой нумерацией в пределах каждого структурного подразделения; в) индекс каждого дела должен включать номер структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения; г) каждая организация применяет свою систему индексации дел, так как этот вопрос не регламентируется специальными нормативами. Задание 8 Как правильно должны быть пронумерованы листы дела, представляющие собой иллюстративные и технические документы (фотографии, чертежи, схемы и т.п.): а) в правом верхнем углу листа; б) в правом верхнем углу листа, но на оборотной его стороне; в) такие листы вообще не нумеруются, так как информация о них вносится в лист-заверитель дела; г) на оборотной стороне листа в левом верхнем углу. ^ Методические цели выполнения контрольной работы или реферата:
Образовательные задачи подготовки контрольной работы или реферата:
В процессе работы над контрольной работой или реферата слушатель должен уметь:
Объем контрольной работы не регламентируется, список использованной литературы – не менее 5 источников. Рекомендуемый объем реферата – не менее 15 печатных листов, список использованной литературы – не менее 10 источников. Варианты контрольных работ Вариант 1.
Вариант 2.
Вариант 3.
Вариант 4.
Вариант 5.
|
не очень плохо
1средне
1хорошо
2отлично
3 Разместите кнопку на своём сайте или блоге: