Учебно-методический комплекс дисциплины «документационное сопровождение туристической деятельности» программы опережающего профессионального обучения и повышения квалификации
2 чел. помогло. | скачать Тема 3 ^ Главное назначение организационно-распорядительных документов: регламентация и документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава (как в целом, так и по структурным подразделениям); порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений; установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей. Организационно-распорядительные документы подразделяются на три основные группы документов:
Исходя из специфики работы с документами, можно выделить следующие группы документов:
Организационные документы – это комплекс взаимосвязанных документов, определяющих структуру, функции и задачи предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и сотрудников предприятия. Документам этой группы присущи некоторые общие характерные черты: 1. Подготовке организационных документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования. Введение организационных документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем (руководителем вышестоящей организации, данной организации или начальником структурного подразделения в зависимости от категории документа). Организационные документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены (введения в действие новых взамен устаревших). Практика показывает, что при нормальном режиме работы организации большинство организационных документов подвергается переработке примерно одни раз в 4 – 6 лет. Значительно чаще (в среднем раз в год) содержание рассматриваемых документов уточняется. Внесение изменений и дополнений в организационные документы производится приказом (распоряжением) руководителя организации. Организационные документы – документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов. Для абсолютного большинства организационных документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания. Среди наиболее распространенных организационных документов выделяют:
Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности. Уставы оформляются на стандартных листах бумаги. Устав должен иметь:
Текст устава состоит из определенных разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт): 1. Общие положения. 2. Цели, задачи, предмет деятельности. 3. Правовой статус. 4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи). 5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими). 6. Учет и отчетность. 7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью. 8. Права и обязанности участников. 9. Порядок ликвидации и реорганизации. Отдельного комментария заслуживает порядок оформления устава организации. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства). Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при регистрации. Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава, проставляемой на титульном листе. Она включает:
Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа. Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Титульный лист Положения оформляется на общем бланке организации, на котором указываются:
Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом. Заголовок положения отвечает на вопрос «о чем?», например: «Положение об аттестации». Текст может состоять из следующих разделов: 1. Общие положения. 2. Задачи и функции. 3. Управление и структура. 4. Права и обязанности. 5. Контроль деятельности. 6. Служебные контакты. 7. Ответственность. Инструкция по отдельному виду деятельности – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, их подразделений и должностных лиц. Инструкции могут издаваться:
Инструкции бывают двух видов: типовые (разрабатываются для однотипных организаций, структурных подразделений) и индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения) Инструкция должна иметь:
Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом. Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к тому приказу. Должностная инструкция – основной организационный документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника организации при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности. Ее важность состоит в том, что она имеет силу юридического документа. Должностная инструкция бывает типовая и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть типовая инструкция кассира. Должностная инструкция должна составляться по каждой штатной должности организации, носить обезличенный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих "руководители" (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе "Руководство". Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Например: известны случаи, когда служащие, уволенные с работы, обжаловали действия администрации в суде, ссылаясь на то, что они не были официально предупреждены о круге их должностных обязанностей. Преимущества должностных инструкций заключаются в следующем:
Недостатком же должностных инструкций можно считать сложность разработки оптимального документа. Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, визируется юрисконсультом организации и кадровой службой, утверждается руководителем организации или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Должностная инструкция оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:
Существует несколько методик составления должностных инструкций. Возможна методика, состоящая из четырех разделов: 1. Основные задачи. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность. В наибольшем объеме должностная инструкция может содержать следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Функции. 3. Должностные обязанности. 4. Права. 5. Ответственность. 6. Служебное взаимодействие. 7. Оценка работы. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Одним из обязательных реквизитов должностной инструкции является отметка об ознакомлении работника с должностной инструкцией. Существует два подхода: 1. Должностная инструкция составляется в двух и более экземплярах, один из которых передается работнику. 2. Должностную инструкцию составляют в одном экземпляре, а для текущей работы с подлинника снимают копии и передают одну из них работнику. В этом случае ознакомление оформляется отдельным листом, который является неотъемлемой частью должностной инструкции. Таким образом, например, оформляется ознакомление с должностной инструкцией в таможенных органах. Составляют лист по следующей форме. ЛИСТ ознакомления с должностной инструкцией
Лист ознакомления рассчитывается на количество сотрудников, до сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия. Утвержденную инструкцию и лист ознакомления нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа делается запись: «В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью __________________ листов». (количество листов) Руководитель или уполномоченное им лицо подписывает запись и указывает дату. Основное назначение распорядительных документов – обеспечить реализацию поставленных перед органом управления задач и получить максимальный эффект не только от своей деятельности, но и деятельности организаций, входящих в его систему. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. Основанием для издания распорядительного документа может быть:
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: 1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения); 2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (распоряжении, приказы, указания и т.д.). В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых правлением, собранием, советом, коллегией. В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач. Приказы являются одним их важнейших документов организации. Приказы делятся на две группы: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. ^ относятся приказы: по организации работы организации; финансированию; планированию; отчетности; снабжению; реализации продукции; другим производственным вопросам (например: о распределении служебных помещений; о нарушении правил транспортировки грузов; о создании рабочей группы по проекту; о премировании сотрудников; о мерах по улучшению пожарной безопасности и т.п.). По поручению руководителя проекты приказов готовятся специалистами организации после изучения существа вопроса и сбора необходимой информации. Приказы оформляются на общем бланке организации или на бланке приказа и имеют следующие реквизиты:
Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). Заголовок приказа должен отвечать на вопрос: «о чем?», например: «О реорганизации предприятия». Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывают основания издания приказа (решения совета директоров, производственная необходимость). Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях…», «На основании…», «Во исполнение…», «В целях…». Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «ПРИКАЗЫВАЮ», после чего ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель организации. В случае необходимости в приказе перечисляют ранее изданные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются. Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части не в отдельном реквизите «Приложение», а в скобках в соответствующих пунктах. Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются в основном по вопросам:
– о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; – о применении правил работы с конфиденциальными документами; – о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками; – о проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п. Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности. Распоряжение должно иметь:
Текст распоряжения также состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть начинается глаголом «ПРЕДЛАГАЮ» (ОБЯЗЫВАЮ), который часто в тексте распоряжения опускают, указывая только действие, например: «всем сотрудникам пройти инструктаж». Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя организации. ^ – правовой акт, издаваемый администрацией для регулирования правоотношений между гражданами и органами управления. Такие приказы готовят отделы кадров или, если такой отдел структурой организации не предусмотрен, должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам. Приказы по личному составу фиксируют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т.д. В 2004 г. утверждены новые унифицированные формы большинства приказов по личному составу, что позволило внести единообразие в структуру текста. Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
В тексте указываются: ФИО работника (полностью), наименование структурного подразделения, профессия (должность), предпринимаемое действие (УВОЛИТЬ, ПРИНЯТЬ и т.д.), с какого числа. В графе «основание» указываются документы, послужившие причиной создания приказа. Приказы нумеруются в течение календарного года. Номер пишут с добавлением «к» или «л/с», что значит: приказ по кадрам. Приказы визируют заместитель директора по кадрам, руководитель отдела кадров, руководитель отдела, в котором работает работник, бухгалтер, а приказы об увольнении или дисциплинарных взысканиях – еще и юрист. Сотрудника необходимо ознакомить с приказом под роспись. Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в приказе указывается другая дата его вступления в юридическую силу (например, приказ подписан 10 мая, а увольнение работника должно быть произведено 25 мая). Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа; составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов. На оформление протокола совещания обычно отводят 3-5 дней. Проект протокола визируется сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение. Протокол подписывается председателем и секретарем собрания. В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления). Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги. Протокол должен иметь:
Датой протокола является дата проведения собрания. Номер протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т.д.). Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря собрания и присутствующих (до 10 человек). Если присутствующих больше, то составляется список на отдельном листе, оформляемый как приложение (также как и представленные на рассмотрение материалы). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
|
не очень плохо
1средне
1хорошо
2отлично
3 Разместите кнопку на своём сайте или блоге: