Учебно-методический комплекс дисциплины «документационное сопровождение туристической деятельности» программы опережающего профессионального обучения и повышения квалификации
2 чел. помогло. вернуться в начало
скачатьТема 2^ Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством различных параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип носителя, правила расположения информации на рабочем поле документа и т.п.). Несмотря на огромное количество разнотипных документов с множеством параметров, в каждом из них различают форму и содержание. Полноценный процесс унификации документа предполагает наличие двух составляющих: унификацию формы и содержания документа. Унификация форм документа проводится с учетом возможности его последующей обработки техническими средствами на основе метода построения формуляра-образца. Этот метод предусматривает разработку единого формуляра с фиксированным расположением реквизитов для всей рассматриваемой совокупности документов. В соответствии с решаемыми в сфере управления задачами специалисты по ДОУ установили совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, и определил местоположение каждого элемента информации в организационно-распорядительном документе. Это позволило разработать формуляры документов (формуляры-образцы), т.е. определить модель построения документа, установить основной набор реквизитов официального письменного документа, размеры полей, требования к формату документа. Унификация структуры текста устанавливает единую композицию, типовой набор частей документа, создание «языковых блоков» для типовых ситуаций. Процесс унификации организационно-распорядительных документов нашел отражение в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ служит ступенькой к переходу на электронные технологии и электронный документооборот, так как в сфере электронного документооборота продолжает действовать правило, согласно которому электронные документы при распечатке их на бумаге должны соответствовать требованиям действующего стандарта. ГОСТ Р 6.30-2003 установил 30 реквизитов документа. Это максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении и оформлении организационно-распорядительных документов (в конкретном документе реквизитов будет меньше). Место реквизита очерчено графически.
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка Формуляр-образец документа: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН); 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет: ИНН/КПП; 07 – код формы документа; 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации; 10 – наименование вида документа; 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 – место составления или издания документа; 15 – адресат; 16 – гриф документа утверждения; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23 – гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26 – отметка о заверении копий; 27 – отметка об исполнителе; 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 – отметка о поступлении документа в организацию; 30 – идентификатор электронной копии документа. ^ Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную информацию об адресанте, его правовой основе, функциях и месте в системе органов власти и управления, бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации. Установлены два стандартных формата бланков документов: А4 (210 х 297) мм и А5 (148 х 210) мм. Допускается также использовать формат А3 (297 х 420) мм для документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). Допускается использовать бумагу формата А6 (105х148) мм для оформления резолюций руководителя. В ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм. Бланки могут выполняться с помощью средств полиграфии или на персональном компьютере. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и субъектов РФ являются полиграфической продукцией строгой отчетности и должны выполняться исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается. Бланки организаций подлежат строгому учету, особенно бланки с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов:
Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в тех случаях, когда руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи. На персональном бланке в подписи отсутствует должность. Каждый бланк имеет строго определенный перечень реквизитов и схему их расположения на бланке. Расположение реквизитов бланка может быть продольным и угловым. Организация сама выбирает, какое расположение реквизитов бланка будет для нее более удобным. Однако угловое расположение реквизитов считается более рациональным при изготовлении бланка для писем. Бланки с продольным расположением реквизитов применяют в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух языках. Каждая организация в обязательном порядке должна иметь общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма) и отдельный бланк для писем. Оформлять организационно-распорядительные документы на бланке для писем не допускается и считается нарушением ГОСТа. Для изготовления общего бланка используются следующее реквизиты:
Кроме этих реквизитов в виде уголков или других обозначений наносятся ограничительные отметки для расположения реквизитов:
Бланки конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества документов данных видов (например, справок, протоколов, приказов). При разработке этих бланков общий бланк типографским способом дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «РАСПОРЯЖЕНИЕ» «ПРИКАЗ» и т.п. Бланк письма может включать следующие реквизиты:
Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:
В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств – должностные бланки. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность, например: «Генеральный директор ЗАО «РЕАЛ». Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения, где после наименования организации указывается наименование структурного подразделения. Ниже представлены некоторые образцы оформления бланков.
Бланк для писем с угловым расположением реквизитов
Бланк для писем с продольным расположением реквизитов
Образец общего бланка с продольным расположением реквизитов
Образец бланка конкретного вида документа
Образец продольного бланка должностного лица бланка Реквизиты документа – отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления документов. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами. Правила оформления отдельных реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов «Государственный герб РФ» (01) в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ воспроизводится на бланках органов государственной власти. «Герб субъекта РФ» (02) в соответствии с нормативными актами субъектов РФ (законами, уставами, конституциями и т.д.) герб субъекта РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ. «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (03) проставляется на бланках документов в соответствии с Законом РФ от 23.09.1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (в ред. от 24.12.2002). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано согласно установленному порядку. В уставе или в положении об организации должно быть указано о размещении на бланках эмблемы. Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Кроме того, допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации». Размеры эмблемы не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «Наименование организации». Реквизиты «Код организации (04) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи с сокращением количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Он может быть заранее проставлен в бланк документа типографским способом. «Основной государственный номер юридического лица» (05) и «Идентификационный номер налогоплательщика /код постановки на учет» (06) – являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация-автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе. Реквизит «Код формы документа» (07) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения ошибок и является элементом идентификации документа. Проставляется на документах, составленных на общем бланке. «Наименование организации (08) – реквизит, придающий документу юридическую силу, позволяет установить организационно-правовую форму и наименование организации-автора документа. Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование. Сокращенное наименование организации и наименование на иностранном языке приводят в тех случаях, если они закреплены в учредительных документах. Их помещают ниже полного наименования в скобках. При наличии вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования организации. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги. При этом наименование организаций следует располагать в соответствии с их рангом. При оформлении документов организациями одного ранга их наименования располагают на одном уровне. «Справочные данные об организации» (09). Этот реквизит указывает средства коммуникации, которыми располагает организация-автор, что дает возможность организации-отправителю выбрать оптимальное средство связи с ней. Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. Реквизит включает сведения по усмотрению организации: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД, телефакс, телекс, счет в банке, ИНН, адрес электронной почты, адрес в Интернете и т.д. Почтовые и телеграфные адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах. «Наименование вида документа» (10) оформляется в соответствии с ОКУД. Реквизит указывается на всех служебных документах, кроме писем; печатается прописными буквами (например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА). На общем бланке организации для данного реквизита оставляют свободное место (резервируют) под наименованием организации, в бланк конкретного вида документа этот реквизит впечатывается типографским способом. «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» – это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа. Обеспечивают ведение организацией-автором информационно-поисковой и справочной работы. «Дата официального документа» (11) показывает время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Если авторами документа являются две и более организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; при этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение (01.09.2008). В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2008.09.01). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год». В этом случае необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (05 сентября 2008 г./года). Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ, непосредственно при подписании или утверждении. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставляется от руки при подписании документа. В документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах), датой является дата принятия решения, а не подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных, в финансовых документах предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях – цифровой. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. «Регистрационный номер документа» (12). Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив и находится под контролем и ответственностью организации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел (номером папки, куда будет подшита копия исходящего документа), индексом должностного лица. Так, номер приказа по личному составу может быть дополнен сокращением «л/с» (личный состав) или «к» (кадры) – для того, чтобы различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Индексация распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) и протоколов, актов ревизии и т.д. производится по каждому виду раздельно. Для этих документов указывается порядковый номер, присваиваемый документу в пределах календарного года, а в учебных заведениях – в пределах учебного года. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7. Ниже представлены номера исходящих писем, проставляемые в бланке для писем.
На документах, совместно составленных двумя и более организациями, регистрационные номера проставляются каждой из этих организаций через косую черту в порядке указания авторов в документе. «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит заполняется только на бланках для писем. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-запроса, например: На № 14 от 03.04.2008. «Место составления или издания документа» (14) указывают только в общем бланке, так как в бланке для писем этот реквизит есть в почтовом адресе организации. Этот реквизит может быть опущен, если он включен в состав наименования организации, например: Московский авиационный институт, но указывается, если документ составлен в другом месте. Для юридического лица местом издания будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего. Реквизит включает в себя только общепринятые сокращения, например: Москва Или г. Люберцы Московской обл. Сокращение «г.» (город) в этом реквизите не ставится при обозначении столиц государств (Москва), а также при написании названий городов, в состав которых входят частицы «-град» (Зеленоград), «-город» (Новгород) и «-бург» (Петербург). «Адресат» (15). Этот реквизит обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Документы адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже). При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например: Генеральному директору ЗАО «Стройсервис» И.Н. Иванову Адресование документа руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например: ЗАО «Радуга» Начальнику отдела продаж С.И. Петрову При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например: Президенту АКБ «Инвесткредит» г-ну Прохорову Г.А. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Директорам общеобразовательных школ ЮЗАО Москвы При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, например: Директору ОАО «Янтарь» О.Н. Петрову Мира ул., д.7, г. Пермь, 413425 Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в государственные учреждения, в вышестоящие организации, а также постоянным корреспондентам, для которых имеются заготовленные конверты с соответствующими адресами. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например: Красновой Ю.И. Бойцовая ул., д.5, кв. 3, г. Химки, Московская обл., 148012 Реквизит «Гриф утверждения документа» (16). Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). Это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Ниже приводится перечень управленческих документов, на которых гриф утверждения проставляется: Акты проверок и ревизий, списания оборудования, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций. Инструкции – правила: должностные, по документационному обеспечению управления, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д. Нормативы расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д. Отчеты о производственной деятельности, командировках и т.д. Перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем; организаций, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д. Планы производственные; развития, внедрения новой техники; работы выборных коллегиальных органов. Положения об организации; структурном подразделении; премировании и т.д. Программы проведения работ и мероприятий, командировок и т.д. Расценки на производство работ, оказание услуг и т.д. Сметы расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использование средств организации, на капитальное строительство и т.д. Стандарты государственные, отраслевые, технические условия. Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Устав организации. Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в табеле форм документов организации или в Инструкции по делопроизводству организации. Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым делегированы соответствующие полномочия. При утверждении документа должностным лицом гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию) и дату утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Заря» (подпись) А.В. Борисов 06.05.2008 Если дата проставлена не рукой человека, утвердившего документ, документ юридической силы не имеет. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. Документ может утверждаться посредством издания другого документа (как правило, распорядительного) в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, в зависимости от вида документа (инструкция – УТВЕРЖДЕНА, правила – УТВЕРЖДЕНЫ, порядок – УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО приказом директора от 20.02.2008 № 12 «Резолюция» (17) – это поручение руководителя по исполнению документа. Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам (инициалы рекомендуется ставить после фамилии). В резолюции указывается, кто будет решать поставленные вопросы, содержание исполнения, срок исполнения (если он не указан в документе), подпись руководителя и дата, например: Панову О.П. Прошу рассмотреть и подготовить ответ до 12.04.2008 (личная подпись, дата) Поручение по исполнению документа может быть дано одному или нескольким сотрудникам. Ответственным за исполнение документа является специалист, указанный в резолюции первым, например: Маркову С.Н. Медведеву Г.Т. Бокову В.К. (подпись, дата) После указания может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Такие ремарки ориентируют подчиненное лицо на то или иное решение, например: Артемьевой Е.Ю. Мы не можем делать дополнительно поставки. Свяжитесь с партнерами (личная подпись, дата) Резолюция пишется руководителем на документе рукописным способом под реквизитом «Адресат». Чтобы выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять чертой исполнителя (исполнителей) от подписи и даты. Не требуют расшифровки через резолюцию письма-подтверждения, сопроводительные и информационные письма. Здесь можно ограничиться просто указанием исполнителя (или исполнителей), подписью и датой подписания резолюции, например: Прохорову В.А (подпись, дата) «Заголовок к тексту» (18) позволяет оптимизировать процедуры регистрации документа (как отправляемого организацией-автором, так и поступившего адресату) и определения исполнительской принадлежности (без детального изучения текста документа). Место для размещения заголовка на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка: под реквизитом «Место составления или издания» на общем бланке и под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» в бланках для писем. На документах формата А4 в этом реквизите указывается краткое содержание документа, грамматически согласованное с наименованием вида документа, отвечающее на вопросы: «О чем?» (для писем, приказов); «Чего?» (для протоколов); «Кого?» (для должностных инструкций). Заголовок к тексту содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено (О создании аттестационной комиссии, О проведении ремонтных работ). Заголовок составляет тот, кто составляет текст документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, в целях экономии места, реквизит не указывают. Заголовок к тексту может содержать не более пяти строк. «Отметка о контроле» (19). Реквизит означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. Существует два вида сроков исполнения документов: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный распорядительный документом организации или указанный в резолюции. Ниже приводятся некоторые типовые сроки исполнения документов:
Отметка о контроле обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Реквизит может наноситься ярким фломастером, цветным карандашом или специальным штампом. Отметка проставляется на верхнем поле документа должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. «Текст документа» (20) – реквизит, придающий документу юридическую силу. Это основной реквизит документа. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора. Тексты документов могут быть оформлены в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст применяется при подготовке уставов, положений, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, писем. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа составляется на государственном языке РФ, государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов пишутся только на русском языке при направлении их:
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. При изготовлении документов на двух и более страниц вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. «Отметка о наличии приложения» (21). Этот реквизит дает возможность получателю проверить наличие и содержание прилагаемых материалов. Реквизит располагают после текста от границы левого поля. Если документ имеет приложение названо в тексте, его оформляют следующим образом: Приложение: на 3л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют. Слово «Приложение» независимо от количества прилагаемых документов употребляется в единственном числе. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, указывают: Приложение: на 5л. в 2 экз. в первый адрес. При большом количестве приложений их, как правило, не перечисляют в сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка: Приложение: по описи. Если прилагаемый документ также имеет приложение, то в отметке о наличии приложения указывается:
Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает слово «Приложение», его номер (при необходимости), наименование, дату и номер основного документа, например: Приложение № 3 к письму ЗАО «Маяк» от 08.02.2007 № 87/03-15 Допускается выражение «приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать этот реквизит относительно самой длинной его строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу директора ЗАО «Маяк» от 12.03.2007 № 4 Нумерация страниц основного документа и Приложения – общая (например, если текст приказа занимает две страницы, то первая страница Приложения к нему будет иметь номер три). «Подпись» (22) – реквизит, придающий документу юридическую силу. Позволяет определить подписан ли документ должностным лицом, в чью компетенцию входит решение данного вопроса, т.е. полномочным принимать решения. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Или на бланке:
При оформлении документа на бланке должностного лица должность лица, подписавшего документ, не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Если документ подготовлен двумя организациями, то он составляется не на бланке и его подписывают руководители обеих организаций. При подписании документа несколькими лицами равных должностей реквизит «Подпись» располагают на одном уровне, например:
Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем, например:
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с установленным распределением обязанностей. При этом фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:
Подпись располагается после текста документа (на последней странице) или после отметки о наличии приложения. В необходимых случаях, во избежание подделок в документах (например, в договорах), допускается подписание документов постранично, а не после текста. Если подпись руководителя уже заготовлена на документе, а реально подписывает его другой работник (например, заместитель руководителя), запрещается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности, так как документ может потерять юридическую силу. В данном случае обязательно следует внести изменения в реквизит «подпись»: напечатать фактическую должность и фамилию лица, подписывающего документ. Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В соответствии со ст. 160 ГК РФ использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического копирования, т.е. в виде штампа, допускается только при наличии соответствующего нормативного акта или соглашения сторон. В инструкции должно быть точно установлено, что штампы с факсимильным воспроизведением подписи руководителя организации или его заместителей разрешается при необходимости использовать, например, для подписания приглашений, извещений, справок, на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использовать факсимиле при оформлении подлинников документов запрещается. Разрешение на изготовление факсимиле – штампа с факсимильным воспроизведением подписи – дается только руководителем организации в приказе, с указанием, в каких случаях и кто именно ставит факсимильную подпись. Согласование проекта документа со специалистами соответствующего профиля – процедура, сопровождающая подготовку почти каждого документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа – одна из важных составных частей процесса своевременного принятия единственно верного управленческого решения. Согласование может быть внешним или внутренним. При внутреннем согласовании (визировании) оценку содержания проекта документа дают специалисты (сотрудники) организации-автора. При согласовании внешнем экспертизу (оценку) содержания документа проводят компетентные внешние организации, в том числе различные «разрешительные» инстанции и органы, не входящие в структуру предприятия. Внешнее согласование проекта документа должно быть оформлено грифом согласования (23), листом согласования, содержащим несколько грифов, справкой согласования или протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Начальник юридического отдела НИИ статистики (подпись) А.Б. Ветров 05.05.2008 Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется так: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета директоров ЗАО «Маяк» от 05.05.2008 № 10 При оформлении листа согласования на документе должна быть сделана отметка: «Лист согласования прилагается». Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписи руководителя. Визирование (24) является основой для принятия управленческого решения и проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Можно сказать, что виза – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Процедура визирования осуществляется в такой последовательности:
Важно помнить, что должностные ранги лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий. Иногда бывает сложно определить состав должностных лиц, которые должны оценивать (визировать) проект того или иного документа. Для этой цели применяют Табель форм документов, поскольку он содержит сведения об основных этапах подготовки документов, имеющих унифицированную форму. Исполнитель (автор текста) обеспечивает второй этап визирования, после чего проект документа передается в секретариат (службу ДОУ) – на третий этап. Виза согласования включает в себя должность визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи и дату визирования, например: Руководитель службы снабжения (подпись) С.С. Серов 10.05.2008 Если лица, визирующие проект документа, не согласны с отдельными положениями документа или его содержанием в целом, они вправе изложить свои замечания и представить особое мнение. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. В этом случае виза может быть оформлена следующим образом: Замечания прилагаются. Начальник транспортного отдела (подпись) Л.В. Белов 10.05.2008 Процесс принятия решения – «внутренне дело» организации. Получателя документа (адресата) о технологии принятия решения в известность, как правило, не ставят. Поэтому в документе, подлинник которого отправляют из организации (например, в письме), визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Если же письмо будет отправлено по факсу, визы следует проставлять на оборотной стороне последнего листа единственного экземпляра письма, т.е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат «не считывает». Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для проектов некоторых документов (организационных документов, приказов по основной деятельности, бизнес-программ, бизнес-планов и т.д.) допускается оформление виз на отдельном листе согласования (визирования). По усмотрению руководителя и в соответствии с инструкцией по делопроизводству (положением о документационном обеспечении управления) допускается полистное визирование проекта документа и (если необходимо) его приложения. Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, должностной инструкцией, протоколом) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например: С актом ознакомлен (подпись) В.Н. Белов 10.05.2008 Виза ознакомления может включать наименование должности работника, например: С приказом ознакомлен Начальник отдела кадров (подпись) А.С. Тихонов 01.04.2008 «Оттиск печати» (25) – реквизит, придающий документу юридическую силу. Печать – это вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Ниже приводится список документов, на которых проставляется печать: Акты проверок и ревизий, передачи дел, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д. Архивные справки. Архивные копии. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д. Договоры о материальной ответственности, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, оказании услуг и т.д. Задания на капитальное строительство; технические и т.д. Заключения и отзывы. Заявления на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д. Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода. Образцы печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. Письма гарантийные на выполнение работ, оказание услуг и т.д. Поручения бюджетные; банковские; пенсионные; платежные сводные, в банк; на получение и перевод валюты и т.д. Положения об организациях. Представления и ходатайства (о награждении орденами, медалями, знаками, грамотами, премиями и т.д.) Реестры чеков; бюджетных поручений, предоставляемые в банк. Сметы расходов на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д. Соглашения. Справки лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д. Титульные списки. Удостоверения. Уставы организаций. Штатные расписания. В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в негосударственных организациях – печать организации. Чтобы не возникало дополнительных сложностей при удостоверении документов, каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать. Если в организации используются две печати, необходимо уточнить, на каких документах будет проставляться каждая. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации). Г  енеральный директор (подпись) И.О. ФамилияНа документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности на специально отведенном для этого месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом «М.П.». «Отметка о заверении копии (26) – проставляется при заверении соответствия копии документа подлиннику. Этот реквизит ставится ниже реквизита «Подпись» и включает в себя: заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:
При пересылке копии с документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную надпись удостоверяют печатью, определяемой по усмотрению организации. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий (протокольного отдела, канцелярии, общего отдела и т.п.). В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации. «Отметка об исполнителе» (27) дает возможность обратной связи с целью получения дополнительной информации, указывает, кто из специалистов организации составил текст документа, подписанный руководителем, и включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например: О.Г. Романова 123 45 67 Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» (28) проставляется на документах, которые исполнены и подлежат последующему хранению и использованию в справочных целях. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: – ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; – слова «В дело»; – номер дела, в котором будет храниться документ; – личную подпись; – дату подписания. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например: Отправлен факс от 10.04.2008 В дело № 01-05. Подпись 11.04.2008 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется от руки в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Отметка об исполнении документа фиксируется как в электронной, регистрационной, так и контрольной карточках. «Отметка о поступлении документа в организацию» (29). Эта отметка проставляется либо от руки, либо с помощью автоматического нумератора или резинового штемпеля. Содержит наименование организации-получателя, дату поступления в организацию и очередной порядковый номер документа по журналу входящих документов:
В некоторых случаях целесообразно рядом с датой проставлять часы и минуты. Это касается документов срочных или особо важных. Отметка о поступлении документа в организацию располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. «Идентификатор электронной копии документа (30). Реквизит предназначен для автоматического поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например: ^ (Letter – вид документа, 31 – порядковый номер письма). По непонятным причинам в последней редакции ГОСТа (в 2003 г.) исчез реквизит «Гриф ограничения доступа к документу», свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. В соответствии с Законом РФ «Об информации, информатизации и защите информации» информация с ограниченным доступом подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную информацию. Последние помечались грифом «Для служебного пользования» («ДСП»); «Конфиденциально», КТ (коммерческая тайна) и т.п. Гриф ограничения доступа к документу при необходимости мог дополняться номером экземпляра документа. Реквизит наносился без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа, например: Конфиденциально. Экз. 2 Постановлением Правительства РСФСР от 05.12.1991 № 35 был введен Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения (коммерческую тайну), на предприятии разрабатывается «Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия». Данный перечень вводится специальным приказом директора в виде приложения к приказу. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с этим приказом и приложением к нему. Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
не очень плохо
1средне
1хорошо
2отлично
3 