Методическое пособие по курсу для студентов заочного отделения историко-архивной специальности icon

Методическое пособие по курсу для студентов заочного отделения историко-архивной специальности


Смотрите также:
Методическое пособие для студентов четвертого курса дневного и заочного отделения специальности...
Методическое пособие для студентов третьего курса очного и заочного отделения специальности...
Методическое пособие для студентов четвертого курса дневного и заочного отделения специальности...
Методические указания и контрольные задания для студентов заочного отделения Специальность...
Методические указания и контрольные задания для студентов заочного отделения дисциплина: Теория...
Учебно-методическое пособие для студентов заочного отделения исторического факультета Казань...
Учебно-методическое пособие для студентов заочного отделения исторического факультета Казань...
Методическое пособие по выполнению контрольных заданий для студентов заочного отделения...
Учебно-методическое пособие для студентов заочного отделения по курсу «отечественная история»...
Методические указания и контрольные задания для студентов заочного отделения дисциплина:...
Учебно-методическое пособие для самостоятельной работы студентов заочного отделения...
Учебно-методическое пособие по библиографическим дисциплинам для студентов заочного отделения...





Министерство образования Российской Федерации

Уральский государственный университет им. А.М.Горького

Исторический факультет

Отделение архивоведения, документоведения

и информационно-правового обеспечения управлением


ТЕОРИЯ И МЕТОДИКА АРХИВОВЕДЕНИЯ


Методическое пособие по курсу для студентов заочного

отделения историко-архивной специальности


Екатеринбург

2001


Составитель: старший преподаватель Г. С. Преображенская

ВВЕДЕНИЕ



Методическое пособие по курсу «Теория и методика архивоведения» предназначено для студентов 4 курса заочного отделения исторического факультета, обучающихся по специальности «историк-архивист».

Курс является логическим продолжением учебной дисциплины «История отечественных архивов, которая ознакомила студентов с историей организации архивов с момента их зарождения и до настоящего времени, с составом их документов, законодательными и нормативными актами, на основе которых действует Федеральная архивная служба страны.

Теория и методика архивоведения ставит своей целью ознакомить студентов с научной организацией архивных документов; с принципами и методами отбора документов постоянное хранение; обоснованной системой классификации архивных документов, правилами их учета и обеспечения сохранности, с реальными путями формирования АФ РФ. Курс включает и вопросы организации работы архивных учреждений. Основной акцент в курсе сделан на современные проблемы архивного дела.

Для успешного усвоения курса предусмотрена самостоятельная контрольная работа, лабораторные занятия, производственная практика в государственных, муниципальных архивах и центрах документации (4 недели).

После изучения курса студенты должны уметь правильно оперировать основополагающими архивоведческими понятиями, знать законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие управление и деятельность данной отрасли, основные направления деятельности архивных учреждений, владеть навыками самостоятельной работы с архивными документами.

Вводная лекция. Возникновение и развитие Теории и методики архивоведения. Объект изучения и задачи курса. Архивная терминология.

Архивоведение — комплексный учебный курс, включающий ряд связанных между собой дисциплин, которые в качестве самостоятельных курсов изучаются студентами отделения архивоведения (История отечественных архивов, теория и методика архивоведения, археография, архивное право).

Как особый учебный курс архивоведение складывается еще до октября 1917 г., главным образом в Петербургском и Московском археологическом институтах. Почему именно в них? Длительное время архивоведение было неразрывно связано с археографией, которая в свою очередь входила в комплекс дисциплин, объединенных общим названием «археология». Этот термин был введен древнегреческим философом Платоном (IV в. до н.э.) и означал «учение» «знание» о любых древностях. В этом значении термин «археология» употреблялся в России. Поэтому археологические институты съезды ХIХ — и ХХ в. объединяли археографов, нумизматов, палеографов т.е. будущих источниковедов и археологов. На I Всероссийском археологическом съезде (1869 г.), стоявший у истоков архивного дела Калачов Н.В., делает попытку (и успешную) выделить архивоведение в самостоятельную дисциплину, дав определение понятию «архив». Предметом изучения становится история отечественных архивов.

Постепенно в архивоведение формируется и вторая часть - изучение практических сведений по обработке, хранению, учету и использованию архивных документов (прообраз теории и методики архивоведения).

После октября 1917 г. архивоведение получает дальнейшее развитие. Изменения, которые произошли в стране, не могли не отразиться на архивном деле, на архивоведении. Советская власть признала необходимость существования архивов, она была заинтересована в архивных документах и это подтверждают законодательные акты. Была осуществлена централизация архивного дела (Декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела» и последующие законодательные акты были подробно рассмотрены в курсе «История архивов России»). В 1931 г. создан институт архивоведения (МГИАИ), тем самым введено специальное архивоведческое образование.

Обратить внимание, что в 30-е гг. в архивоведении появляется теоретическая часть. Определенным этапом в развитии теории стал выход в 1935 г. учебного пособия Князева Г.А «Теория и техника архивного дела». 1-я глава называлась «Архивная терминология». Таким образом теория становится составной частью архивоведения. У Князева Г.А. появляется самостоятельный раздел «Основы делопроизводства». В 1946 г. выходит учебное пособие Митяева К.Г. «Теория и практика архивного дела». В нем подведены итоги развития советского архивоведения и в какой-то мере — зарубежного. К этому времени стало уже очевидным, что постановка делопроизводства влияет на ценность документа, на его качество, структуру фонда, поэтому 1-й раздел был посвящен документоведению.

С выходом работ Князева Г.А. и Митяева К.Г принято говорить о формировании самостоятельной части архивоведения — Теории и практике архивного дел (По государственному образовательному стандарту высшего профессионального образования 2000 г. курс называется «Теория и методика архивоведения»).

Обобщение вопросов теории и практики архивного дела в советский период нашло отражение в учебных пособиях, монографиях преподавателей Московского государственного историко-архивного института (МГИАИ). Определенный вклад в развитие теоретической мысли внес созданный в 1966 г. ВНИИДАД. (Более подробную информацию о вкладе в развитие архивоведения советских архивистов см. уч. «ТиПАД в СССР. М., 1980. С.16–17). Необходимо обратить внимание, что наряду с положительными моментами в развитии архивоведения и архивного дела в советский период, были и негативные моменты. В этот период основная задача архивоведения в основном заключалась в обосновании практических и методических требований партийных и правительственных актов по архивному делу. Как отмечал один из ведущих специалистов архивного дела В.В. Цапдин, комментирующая направленность архивоведения не давала возможности превратиться ей в действительную научную дисциплину. Архивоведение отставало от практики и чаще всего определяло не развитие теории архивного дела, а его методику.

В современных условиях архивоведение призвано выявить и привести в систему особенности современного архивного дела, исследовать и определить пути его развития в условиях новой государственности. В настоящее время возникает необходимость коренного обновления многих раннее сложившихся основ архивоведения, новых приемов исследования, Архивоведению необходимо выявить, обосновать и определить новые функции и виды деятельности архивных учреждений, обновить традиционные функции, т. е. найти те пути развития, которые вывели бы наше архивное дело на мировой уровень.

Архивоведение (в том числе и теория и методика как ее составная часть) в своих исследованиях опирается на следующие принципы: 1) историзм, освобожденный от партийно-классовых идеологических наслоений. Через этот принцип архивоведение взаимодействует с действительностью (как с настоящей так и прошлой), с системой управления и исторической наукой. Его применение искажалось классовым и партийным подходом к решению многих вопросов теории и практики архивного дела. Предпочтение отдавалось документам, в которых отражалось классовое и партийное влияние на события, при их экспертизе, описании, создании НСА, публикации при проведении других архивных работ, что несомненно, вело к целенаправленному искажению действительности. 2) Принцип неделимости архивного фонда, который вытекает из принципа историзма и тесно с ним переплетается. Этот принцип обеспечивает целостность комплекса документов учреждений, организаций независимо от их основы, техники, способа обработки. Он является основой организации документов по фондам и в пределах фонда, на него ориентируется разработка НСА. 3) Принцип гласности или доступности архивных документов для всех членов общества. 4) Принцип: комплексность, под которой понимается тесная взаимосвязь и использование архивоведения общенаучных методов, источниковедения, теории Информации и информатики, вспомогательных исторических дисциплин и др.

Современные проблемы архивоведения, новый подход к формированию Архивного Фонда России, его состояние особенности, новые задачи, стоящие перед архивистами, широко освещаются на страницах журнала «Отечественные архивы», «Вестник архивиста» (информационный бюллетень Российского общества историков-архивистов). В научно-методических бюллетенях отдельных регионов (например, Информационно-методический бюллетень Управления архивами Свердловской области; Информационный вестник «Архивное дело в Челябинской области» и др.), в материалах научно-практических конференций, методической литературе.

Подводя итоги, нужно сделать вывод, что теория и методика архивоведения — это составная часть общего курса архивоведения. Зарождается она в недрах архивоведения еще в ХIХ в., но как самостоятельная дисциплина оформляется в 30–40-е гг. ХХ в. Объектом ее изучения являются документы, вышедшие из делопроизводства и подлежащие постоянному хранению. В советский период эти документы составляли РАФ СССР, который и являлся объектом изучения теории и практики архивного дела в СССР и являлся собственностью государства. На современном этапе объектом изучения теории и методики архивоведения является АФ РФ как неотъемлемая часть историко-культурного наследия народов России.

Чтобы уяснить отличие понятия «Архивный фонд Российской Федерации» от ранее существовавшего термина «Государственный архивный фонд СССР», необходимо знать принципиальные положения «Основ законодательства РФ об АФ РФ и архивах» 1993 г., как одного из итогов архивной реформы 90-х гг. Согласно Основам ... объектом архивоведческих исследований является два документальных комплекса: государственная и негосударственная часть Архивного фонда, что влечет за собой ряд проблем, которые ранее просто были немыслимы в архивном деле.

Обратить внимание, что для осуществления организаторских и контрольных функций по сохранению и использованию АФ РФ в стране действует Федеральная архивная служба (подробно изучается в курсе История отечественных архивов). Необходимо знать ее структуру, функции т.к. именно на нее возлагается комплектование, государственный учет и хранение архивных документов, организация использования АФ РФ, контроль за ведомственными архивами и делопроизводственными службами — те направления в деятельности архивных учреждений, которые являются предметом изучения Теории и методики архивоведения (ТиМА).

Учебный курс тесно связан с историей России и госучреждений, документоведением и источниковедением, историей отечественных архивов и археографий и др. научными дисциплинами и необходимо уметь применять знания этих дисциплин при изложении курса «ТиМА».

Изучение дисциплины невозможно без знания и правильного оперирования специальными архивными понятиями и терминами архивное дело, архив, архивный фонд, единица хранения, госучет, депозитарное хранение и т. д. Современные термины и определения понятий, обязательные во всех видах документации и литературы по архивному делу, устанавливает ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Для успешного освоения курса необходимо знать следующие законодательные и нормативные акты по архивному делу, которые регулируют формирование, организацию, хранение, учет и исследование архивных документов и создает правовую основу для дальнейшего развития Архивного дела.


Основы законодательства РФ об АФ РФ и архивах 7 июля 1993 г.

Об архивном фонде Свердловской области и архивах: Областной закон от 22 августа 1995 г. // Областная газета. 1995.-29 августа.

О партийных архивах: Указ Президента РСФСР от 24 августа 1991 г. № 83 // Отечественные архивы.- 1992.- № 1.- С.3.

Об архивах комитета государственной безопасности СССР: Указ Президента РСФСР от 24 августа 1991 г. № 82 // Отечественные архивы.- 1992.-№ 1. - С.3.

Положение об Архивном фонде РФ от 17 марта 1994 г.

Положение О Федеральной архивной службе России: Постановление Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. // Отечественные архивы. 1999. № 1. - С.3.

О федеральных государственных архивах: Постановление Правительства РФ от 15 марта 1999 г. //Отечественные архивы. - 1999. - № 3. - С.3.

О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве: Постановление Правительства РФ от 3 марта 1993 г. // Отечественные архивы. - 1993. - № 3.

О мерах по обеспечению сохранности АФ Свердловской области: Постановление Правительства Свердловской области № 1121-ПП от 23 сентября 1999 г. // Информационно-методический бюллетень Управления архивами Свердловской области № 10, Екатеринбург. 1999.

Основные правила работы госархивов СССР. М. 1984.

Основные правила работы ведомственных архивов. М. 1987.

При изучении курса «Теория и методика архивоведения» привлечение профессионального научно-практического журнала «Отечественные архивы» обязательно. В 2003 г. этому старейшему периодическому изданию архивоведческого профиля исполняется 80 лет. Его предшественники:

«Архивное дело» 1923–1941 гг. (не путать с журналом «Красный архив»);

«Информационный бюллетень» ГАУ МВД СССР (1956–1958).

Вопросы архивоведения (1959–1963).

Советские архивы (1966–1991).

С 1992 г. — «Отечественные архивы». Журнал сохраняет традиции предшественников, отражает процессы, происходящие в архивном деле, вносит свой вклад в разработку архивоведения.
^

Обязательная литература ко всему курсу


Вопрос о сохранении информационных ресурсов обсужден Межведомственной комиссией по информационной безопасности Совета безопасности // Отечественные архивы. - 1998. - № 6 (информация).

Еремченко В.А. Основные проблемы формирования АФ РФ в современных условиях // Отечественные архивы. - 1996. - № 6.

Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы // Отечественные архивы. - 1999. - № 1.

Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отечественные архивы. - 1998. - № 6.

Парламентские слушания по проблемам безопасности комплектования и использования архивов // Отечественные архивы. - 1999. - № 2. (информация)

Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов // Отечественные архивы. - 2000. - № 1. (информация).

Регламент государственного учета документов АФ РФ. 1997 г.

Тюнеев В.А. Федерализм в «Основах законодательства РФ об АФ РФ и архивах // Отечественные архивы.- 1998. - № 5.
^

Раздел 1. ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ


Тема 1. Классификация документов Архивного фонда
Российской Федерации


Изучение темы следует начать с определения классификации - это научная группировка документов по наиболее существенным признакам сходства или различия; это метод упорядочения документов с целью их быстрого поиска и эффективного использования.

Гарантом научной классификации документов по разработанным признакам (знать их) явилась централизация архивного дела. Необходимо уяснить понятие «ГАФ» и подходить к нему исторически. Это понятие зародилось еще в начале ХХ в. в среде реформаторов старой архивной школы и было положено в основу Декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и централизации архивного дела» (см. Отечественные архивы 1999 г. № 1, ст. В.А. Савина). Согласно Декрету в стране начал формироваться ГАФ РСФСР с 1941 г. — ГАФ СССР, а с 1992 г. — АФ РФ.

Советское архивоведение, разработав признаки классификации, определило, что основной классификационной единицей является архивный фонд (знать определение), который не подлежит дроблению. На основе признаков была разработана сеть госархивов СССР (материал курса «История архивов России).

В настоящее время классификация АФ РФ по-прежнему имеет большое значение для организации хранения, учета и использования документов. Осуществляется она: в пределах АФ в целом, в пределах госархива, в пределах архивного фонда. Установленные признаки классификации документов АФ (их несколько) — принадлежность документов:

  1. к определенным историческим эпохам, к комплексам документов федерального, республиканского и местного значения,

  2. к определенным административно-территориальным единицам (край, область, район),

  3. к определенным отраслям государственной и общественной деятельности,

  4. а также способ и техника закрепления информации (документы на бумажной основе, звукозаписи, кинодокументы и т.д.).

Эти признаки положены в основу организации сети госархивов. Необходимо знать закрепленную Правительством России сеть федеральных государственных архивов и центров хранения документации. (см. Отечественные архивы. 1999 г. № 3. С. 4). Сеть республиканских, краевых, областных и других местных архивов устанавливается соответствующими органами власти.

Необходимо отметить, что в новых условиях, вызванных общественно-политическими изменениями 90-х гг. встают и новые задачи в современной классификации архивных документов. Изменения в формировании АФ РФ, в сети госархивов, появление новых видов архивов, требующих новых подходов к классификации их документов в архиве, появление новых источников комплектования вызывают необходимость разработки новой научно-обоснованной системы классификации документов АФ РФ.
^

Классификация документов в пределах архива


При изучении этого вопроса необходимо четкое определение понятий «Архивный фонд», «Объединенный архивный фонд», «Архивная коллекция», «Фонд личного происхождения», «Документальный фонд», «Фондирование» (ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело). Охарактеризовать виды работ, входящие в понятие фондирование: установление границ архивных фондов, определение фондовой принадлежности документов и их распределение по архивным фондам и его разновидностям. Назвать факторы влияющие не влияющие на изменение хронологических границ архивных фондов. Обратить внимание, что сейчас поднимается вопрос о возможности фондирования кинофотофоно- и машиночитаемых документов АФ классификационной единицы.
^

Классификация документов в пределах архивного фонда


Обратить внимание, что этот вид работы на практике называется систематизацией дел внутри архивного фонда (и его разновидностей). Знать признаки систематизации — ведущие (основные) и второстепенные, их применение для разработки схем систематизации. Значение исторической справки для правильного фондирования и систематизации дел внутри фонда. Историческая справка — это документ, в котором отражена история фондообразователя, история фонда, дана характеристика документов фонда.

Подводя итоги изучаемой темы, необходимо отметить, что классификация архивных документов проводится для определения научной системы их хранения. Классификация проводится в три этапа, на каждом из них свой объект классификации. Основной классификационной единицей документов в пределах АФ РФ является архивный фонд. Классификационной единицей в пределах фонда является единица хранения (в делопроизводстве и в архиве часто употребляется термин дело). В соответствии с классификацией документов создана сеть государственных архивов и центров хранения документации.
^

Литература к теме


Автократов В.Н. Понятия происхождения в архивоведении. //Археографический ежегодник за 1978 г. М., 1979.

Акимова И.Е. Проблемы классификации документов на современном этапе развития архивного дела. // Вестник архивиста. 1997. № 4(40).

Петровская М.Ф. Состав ГАФ СССР и комплектование госархивов документальными материалами. М., 1953.

Сырченко Л.Г. Некоторые проблемы классификации архивных документов и сведений о них. //Труды МГИАИ. М. 1975. Т.31. Вып.2.

Цаплин В.В. От «Генерального регламента» до Российского госархива экономики //Отечественные архивы. 1994. № 4.


Тема 2. Экспертиза научной и практической ценности документов

В России Экспертиза ценности документов как самостоятельный вид архивной работы была узаконена в 30-е гг. ХIХ в., в связи с переполнением исторических ведомственных архивов и называлась «разборка решенных дел». Вопрос об экспертизе ценности разрешался не столько в научных сколько, в практических целях. Документы, не потерявшие практического значения для деятельности учреждений, сохранялись, остальные уничтожались. Каждое ведомство имело свои «Правила хранения и уничтожения решенных дел». Единых подходов, единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, не было. Узковедомственный подход к решению вопросов экспертизе ценности документов приводил к большим расхождениям в определении ценности документов. В результате многие ценные документы, не представлявшие интереса для учреждений уничтожались.

Декрет СНК РСФСР от 22 апреля 1919 г. «О хранении и уничтожении архивных дел» положил начало государственного (единообразного) подхода к экспертизе ценности документов. Для чего необходима экспертиза ценности документов? Ее необходимость объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы являются неисчерпаемым источником исследований, другие имеют справочное практическое значение, надобность в третьих исчезает почти одновременно с их появлением.

Поэтому в архивной работе экспертиза ценности документов является одним их основных и наиболее ответственных процессов работы, в результате которого определяется ценность и сроки хранения документов в зависимости от их исторического, научного, культурного или любого другого установленного законом значения. Нормативно-методическую базу этой работы составляют законодательные и нормативные акты в области делопроизводства и архивного дела, отвечающие на основные вопросы экспертизы ценности документов, что отобрать и сохранить, а что уничтожить.

Необходимо уяснить, что окончательное решение о судьбе архивных документов принимают, преимущественно, архивисты. Поэтому экспертиза ценности документов не может зависеть только от интуиции архивиста, а должна основываться на методике экспертизы ценности, которая разрабатывается с учетом возможных особенностей отбора и выделения документов к уничтожению, а также с учетом принципов и критериев экспертизы ценности документов.

Обратить внимание, что в отличие от других проблем отечественного архивоведения, научная разработка вопросов экспертизы ценности документов началась с первых дней становления советского архивного дела и эта проблема, в целом, нашла широкое освещение в советской архивоведческой литературе: были опубликованы десятки работ, в которых в различных аспектах рассматривались вопросы экспертизы. Это монография «Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования госархи­вов, М. 1974., исследования А.В. Елпатьевского, Т.Г. Коленкиной, В.А. Кондратьева, Н.А. Орловой, М.С. Селезнева, В.В. Цаплина и др.

К 60-м гг. была разработана система принципов и критериев экспертизы ценности документов (она подробно анализируется в курсе «Документационное обеспечение управления» (Ш семестр). Основным звеном в системе нормативно-методических пособий по оценке и отбору документов становятся Перечни типовых документов со сроками хранения и Перечни документов, подлежащих приему в госархивы СССР.

В 70–80-е гг. научные исследования, практическая работа в области экспертизы ценности документов были подчинены одной общей задаче — оптимизации состава и содержания ГАФ СССР. Эта задача рассматривалась как одна первостепенных проблем в архивном деле. Причем, научные исследования проводились не только в области архивоведческой, но и в сфере смежных научных дисциплин, и прежде всего, в документоведении т.к. именно в вопросах экспертизы ценности документов особенно тесно смыкаются архивоведение и документоведение. Экспертиза ценности документов — архивоведческий процесс работы, но экспертизе подвергаются документы не только в архивах. Оценка документов начинается в делопроизводстве в процессе формирования их в первичные комплексы — дела. Решая этот вопрос, документоведы используют выработанные архивоведением критерии ценности документов. От эффективности работы с документами на стадии делопроизводства в конечном итоге зависит качество Архивного фонда страны.

Подводя итоги разработки вопросов экспертизы ценности документов в советский период, необходимо отметить, что к концу 80-х — началу 90-х гг. были окончательно выработаны, сформулированы принципы, методы, критерии экспертизы ценности документов, зафиксированы в нормативно-методической литературе, апробированы на практике. Они казались незыблемыми.

Изучая современное состояние экспертизы ценности документов, нужно обратить особое внимание на то, что разрушение старых структур государства, появление новых форм собственности, новых организаций привели к пересмотру различных положений в экспертизе ценности документов. В последние 10 лет сильной критике подвергается политический принцип ЗЦД и комплектования архивов. Согласно этому принципу документы органов коммунистической партии и комсомола были исключены из сферы деятельности госархивов. Для их отбора и хранения были созданы партийные архивы. Это означало, что для документов, поступающих в партархивы, применялись совсем другие критерии экспертизы ценности (политические). Сегодня «не работает» в чистом виде критерий «значение учреждения в отрасли», т.к. появились учреждения нового типа, не связанные жесткой централизацией управления, изменилось представление об отраслях и значение отрасли. Изменился состав документации: наряду с обобщающими документами аналитического характера появились документы с неординарной, неповторяющейся информацией. Происходит постепенное изменение качественных характеристик принимаемых документов, в госархивы поступает все больше документов от общественных, неформальных организаций и объединений, фондов личного происхождения. Формирующаяся негосударственная часть АФ РФ это влечет за собой создание новых видов архивов, куда будут поступать новые документы. Все это вызывает необходимость разработки новых конкретных профессионально обоснованных критериев экспертизы ценности, не игнорируя использование имеющегося положительного опыта оценки и подбора документов на хранение. Необходим пересмотр фактически всей нормативно-методической литературы. Анализ нового Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения дан в статье М.П.Жуковой1 обратить внимание, что в новом Перечне ... увеличено количество документов с отметкой ЭПК (ЭК) т.к. современное документирование, особенно в негосударственных организациях, требует большей работы экспертов, более тщательного контроля за сохранностью документов т.е. роль ЭПК и ЭК на современном этапе значительно повышается.

Для негосударственных организаций (общественные объединения, профсоюзы, политические партии и движения, фирмы и т.д.), роль и значение которых в различных сферах жизни общества постоянно возрастает, разработаны Методическое пособие и Перечень документов с указанием сроков хранения1.

Ценная управленческая документация этих организаций, которая должна быть принята по договору на государственное хранение указана в методрекомендациях, подготовленных ВНИИДАД и рядом архивных учреждений2.

Необходимо отметить, что в условиях резко возрастающего количества современных документов невозможно сохранение в полном объеме всех необходимых документов. В тоже время необоснованное уничтожение даже одного документа может нанести ущерб истории государства, региона или периода. Поэтому возрастает значение профессиональных принципов и критериев экспертизы ценности документов, которые должны обеспечить объективный отбор оптимального объема документального наследия; необходимость постоянного сотрудничества учреждений, организаций и госархивов, которые обязаны контролировать отбор документов уже на стадии делопроизводства.

Таким образом, отмечая изменения и первоочередные задачи в области экспертизы ценности документов, необходимо уяснить, что сегодня главная задача архивистов — отобрать, сохранить уникальный опыт современного периода.

Источники и литература

Банасюкевич В.Д. Вопросы экспертизы ценности документов негосударственных структур. // Отечественные архивы. - 1996. - № 6.

Жукова М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий. // Отечественные архивы. - 1994. - № 3.

Жукова М.П. К разработке нового Перечня типовых управленческих документов. // Отечественные архивы. - 2000. - № 4.

Методическое пособие и примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. М., 1991.

Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономическо-хозяйственных структур). Методические рекомендации. - М. - 1997.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. - М. - 1989.

Перечень документов, подлежащих приему в госархивы СССР. - М. - 1973.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М. - 2000.

Тема 3. Комплектование государственных архивов

Приступая к изучению этой темы, необходимо уяснить, что комплектование выступает как важнейшая сторона экспертизы ценности документов, ее конечная цель. Экспертиза ценности документов — это научная основа комплектования. Вместе с тем, вопросы комплектования имеют и самостоятельный комплекс проблем: это и определение источников комплектования, и научно-техническая обработка документов.

Вплоть до начала 1930-х гг. перед архивистами не стояла задача ограничить прием документов на государственное хранение, цель архивистов заключалась в сохранении возможно большего количества документальных памятников. В связи с этим фактически в то время не было работ по комплектованию. В начале 30-х гг. и до войны, в 40–50-е гг. делаются попытки по-иному взглянуть на состав документов и учреждения, организации, от которых они поступают (Б. Анфилов, К.Г. Митяев, И.Е. Казин, Н.А. Орлова и др.). Но вплоть до конца 1950-х гг. архивы принимали на госхранение документы от всех учреждений, что привело к 100% загруженности архивохранилищ. Что касается теоретических разработок, то к началу 60-х гг. появляется большое количество работ по вопросам комплектования и экспертизы ценности, которые способствовали формированию нового подхода к комплектованию (А.В. Елпатьевский, Т.Г. Коленкина, Н.А. Орглова, А.Д. Стеранский, В.В. Цаплин и др.). В 1959 г. Научный совет ГАУ СССР утвердил ряд мер по изменению в подходах к комплектованию и экспертизе ценности документов. Появляются «Примерные списки учреждений, организаций и предприятий и материалы, по которым подлежат и не подлежат приему в госархивы (1960 г.) — первое методическое пособие по комплектованию, которое ограничило круг учреждений, сдающих документы на госхранение. И с 60-х гг. термин «Источник комплектования» стал широко применяться в архивоведении.

Уяснив сущность понятия «Источник комплектования», разобраться какой признак был положен в основу классификации учреждений, каким критериям должен был отвечать источник комплектования, отметить положительные моменты и недостатки нового подхода к комплектованию.

В 70–80-е гг. идет работа по уточнению состава источников комплектования, идет исследование темы «Развитие критериев определения источников комплектования» результатом которого стали новые «Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования госархивов» (1987).

Нужно знать основные критерии определения источников комплектования (значение учреждения в отраслевой системе, полнота отражения информации о деятельности учреждения в фондах вышестоящих организаций, разобраться в формах приема документов на хранение (полный прием и две формы выборочного приема: повидовая и групповая).

Комплектование госархивов в 90-е гг. развивается под влиянием реформы архивного дела. Поэтому следует специально остановиться на причинах преобразований как в архивном деле, так и в комплектовании, их сути и четко сформулировать факторы, повлиявшие на изменение в области комплектования. Обратить внимание, что отраслевой подход к определению источников комплектования на сегодняшний день не может быть ведущим, бесповоротным, но полностью он себя не изжил и применяться ; что отдельные критерии не могут иметь прежнего значения и перед архивистами стоят задачи разработки и обоснования обновленных критериев определения источников комплектования (универсальность деятельности предприятия, новизна производимой продукции, товаров, услуг и др.); что меняется понятие «профиль архива», т.е. имевшаяся к началу 90-х гг. разработанная теоретико-методическая база комплектования, сегодня подвергается значительной переработке.

В комплектовании, помимо определения источников, входят и другие виды работ: научно-техническая обработка документов и прием-передача дел после обработки из ведомственного архива в государственный архив. Необходимо знать последовательность проведения научно-технической обработки документов, нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов, современные требования к описанию дел, схемы систематизации дел внутри архивного фонда, сроки временного хранения документов в источниках комплектования (по Положению об АФ РФ 1994 г.).

Источники и литература

Автократов В.Н., Елпатьевский А.В. Проблемы комплектования госархивов современными документами \ Источниковедческий аспект. //Источниковедение отечественной истории. 1975. М., 1976.

Бакалинская Т.Г., Андреева Л.С. О пересмотре отраслевого состава источников комплектования Архивного фонда РФ //Отечественные архивы. 1992. № 3.

Еремченко В.А. Основные проблемы комплектования АФ РФ в современных условиях // Отечественные архивы. 1996. № 6.

Иноземцева З.П. Проблемы формирования АФ РФ // Вестник архивиста. 1996. № 5(35).

Леонтьева О.Г. Организация комплектования госархивов нуждается в обновлении // Отечественные архивы. 1994. № 2.

Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования госархивов: Методические рекомендации. - М. - ВНИИДАТ. - 1993.

Примерный список видов учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования госархивов. М., 1987.

Тарасов И.Н., Викторов Т.Н. Новые аспекты сотрудничества Росархива с министерствами и ведомствами. // Отечественные архивы. 1995. № 2.

Тема 4. Учет архивных документов в государственных архивах

Приступая к изучению этой темы, надо знать определение понятий: «Учет документов» (ГОСТ Р51141-98. Ст.115), «Единица хранения», «Архивный фонд» (как учетные единицы: ГОСТ Р51141-98. Ст.71 и 81), обратить внимание, что учет начинается на более ранних стадиях: в делопроизводстве (номенклатура дел), в ведомственном архиве, где учет является одним из средств обеспечения сохранности документов и контроля за их наличием, т.е. учет проходит через все три сферы: делопроизводство, ведомственный архив, государственный архив.

Отметить значение учета (обеспечивает сохранность документов, помогает организовать обоснованное комплектование и т.д.), принципы его построения (централизован, динамичен и система учета едина) и постепенную разработку наиболее целесообразных форм учета. Знать понятия «Государственный учет». «Государственный централизованный учет», «Центральный фондовый каталог». Существующая система учетных документов сложилась не сразу. Из форм дореволюционного учета, советским архивистам заимствовать, за исключением инвентарной описи, фактически было нечего. Поэтому процесс разработки учетных документов протекал длительное время: одни найденные формы не прижились (как опросные листы, разработанные в 1918–19 гг.), другие наоборот усовершенствовались (карточка фонда), апробировались на практике. Выходившие в 1936–1947 гг. «Правила учета архивных материалов в госархивах», а в 1962 и 1984 гг. «Основные правила работы госархивов СССР» закрепляли эту систему учета. Эти правила, а также приказы органов управления архивным делом в течении многих десятилетий являлись организационно-методической основой учета в госархивах.

Переходя к анализу учета в 90-х гг., необходимо остановиться на причинах архивной реформы и четко сформулировать ее следствия как в отношении архивов, так и учета. Отметить, что в соответствии со ст.19 «Основ законодательства об АФ РФ и архивах» все документы государственной и негосударственной части АФ РФ, независимо от места их хранения, подлежат государственному учету. Порядок государственного учета устанавливается Федеральной архивной службой России. Поэтому встал вопрос о необходимости разработки специального нормативно-правового документа, который бы закрепил этот порядок и создал механизм реализации указанной ст.19 «Основ ...».1993.

Таким документом явился «Регламент государственного учета документов АФ РФ (1997 г.). Знать его основные положения, состав и формы документов централизованного государственного учета (паспорт архива, карточка фонда, паспорт архива организаций). Уяснить, что разработка «Регламента...» — это лишь часть большой работы по совершенствованию системы госучета АФ РФ, причем ее развитие возможно лишь на основе решения проблемы автоматизации системы. Сейчас этот вопрос решается, причем автоматизация учета внедряется на всех уровнях. Первый шаг в этом направлении — разработка Росархивом программы «Архивный фонд», одной из выходных форм которой является форма паспорта архива, соответствующая «Регламенту...».

Обратить внимание, что составной частью системы централизованного государственного учета является Государственный реестр уникальных документов АФ РФ. Это создание свода наиболее ценных по своей значимости документальных реликвий, имеющих национальное и мировое значение: «Красная книга АФ РФ». Реестр будет существовать как автоматизированная база данных. Она будет постоянно пополняться и использоваться по запросам. Разрабатывается на федеральном уровне (Более подробную информацию см. Отечественные архивы, 2000 г. № 1. С.11).

Следует иметь ввиду, что в соответствии с Федеральной целевой программой «Развитие и сохранение культуры и искусства Российской Федерации «Развитие архивного дела») в 2001 г. должны выйти новые «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации». Они устанавливают единый порядок функционирования госархивов и центров хранения документации, взаимодействия архивных учреждений федерального, регионального и муниципального уровней, могут использоваться в работе государственных хранилищ документов музеев и библиотек. Раздел V «Основных правил» посвящен Учету. Необходимо ознакомиться с этим разделом, знать систему учетных документов архива, их целевое назначение. Обратить внимание, что учету подлежат секретные и рассекреченные дела, особо ценные и уникальные документы и документы по личному составу, учетно-партийные документы и дела, находящиеся на временном и депозитарном хранении.
^

Источники и литература


Корнаухова О.Е. Учет документов ГАФ СССР. Учебное пособие. - 1964. - М. Регламент государственного учета документов АФ РФ. 1997.

Создается «Красная книга» АФ России // Отечественные архивы. - 1997. - № 2.

Шабанова Т.Е. Укреплена правовая база государственного учета АФ России //Отечественные архивы. - 1997. - № 9.

Тема 5. Обеспечение сохранности архивных документов

При изучении темы важно понять, что задача обеспечения сохранности документов стояла перед архивистами на всех этапах архивного строительства, но не на всех этапах она решалась одинаково. Длительное время задача обеспечения сохранности архивных документов считалась локальноотраслевой т.е. касающейся только архивистов. После VII международного конгресса архивистов в Москве в 1972 г. задача обеспечения сохранности документов стала решаться и реализовываться как комплексная системная проблема. Необходимо четко уяснить, что это сложная многозвеньевая проблема: это и материально-техническая база, это и условия ведомственного хранения, и качество материальных носителей и средств письма, это и учет документов, и создание страхового фонда, это и решение биологических проблем (реставрация, дезинфекция, обеспыливание, картонирование), это и кадровые вопросы. Обеспечение сохранности архивных документов тесно связано и взаимозависит от других направлений деятельности госархивов: комплектования, учета, использования. С 1970-х гг. основной акцент в работе госархивов был сделан на это направление.

Обратить внимание, что обеспечение сохранности архивных документов представляет не только профессиональный интерес, но имеет и политический смысл (кто владеет информацией, тот владеет властью), глубокий социальный смысл (сколько людей пострадало из-за плохой сохранности или уничтожения документов по личному составу). Сегодня особую актуальность имеет вопрос сохранности кинофотодокументов, выполненных на нитроцеллюлезных пленках, сохранность которых всего несколько десятилетий. Поднимается вопрос о применении компьютерной технологии копирования информации для обеспечения сохранности фонодокументов (см. Отечественные архивы. № 2 С. 51), о сохранности принтерных текстов (см. Отечественные архивы. 2000. № 1 Л. 18). Т.е. уметь сохранить приобретенное не менее важно, чем уметь приобрести. Необходимо еще раз подчеркнуть, что проблема обеспечения сохранности документов должна решаться на всех трех стадиях: в делопроизводстве, на стадии ведомственного хранения и в госархивах. В данной теме эта проблема рассматривается на стадии госхранения. Необходимо уяснить, что обеспечение сохранности архивных документов, это комплекс взаимосвязанных работ:

  1. по созданию материально-технической базы;

  2. по обеспечению физической сохранности документов (реставрация, консервация, дезинфекция, картонирование, топографирование;

  3. по созданию страхового фонда и фонда пользования;

  4. в этот комплекс входит и учет документов

  5. и контроль за состоянием ведомственных архивов и делопроизводственных служб.

Охарактеризовать эти работы, выделить проблемы и их решения на современном этапе.

1. Материально-техническая база архива. Знать требования предъявляемые к зданиям и комплексу помещений архива (см. ОПРГА, 2001. раздел 4.2.), порядок размещения дел в хранилищах (раздел 4.3.).

Следует дать анализ состояния сохранности документов АФ РФ в современных условиях. Проблема сохранности АФ РФ рассматривалась на парламентских слушаниях, на заседании Правительства РФ (см. Отечественные архивы. 2000. № 1, Л. 3) и была признана угрожающим сохранности документов.

Отметить основные причины:

1) Проблема архивных полок. Из-за 100% загруженности архивохранилищ большая часть госархивов не может принять из ведомств документы с истекшими сроками хранения (Знать эти сроки). В результате миллионы дел сверхустановленного срока находятся в учреждениях и организациях. Кроме того, ряд документальных комплексов оказались в негосударственных структурах, образовавшихся на базе ликвидированных государственных, что очень затрудняет контроль за их сохранностью.

2) Слабое финансирование капстроительства и капремонта создает реальную угрозу сохранности документов, уже находящихся в архивах, особенно федеральных.

3) Требуют решения вопросы технического оснащения лабораторий. Эти отделы госархивов проводят работы, обеспечивающие сохранность архивных документов: фотореставрацию, создание страхового фонда и фонда пользования, дезинфекцию и др. В настоящее время архивы располагают целой системой научных решений и методик, разработанных ВНИИДАД (это методика по фотореставрации документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; методика оценки физического состояния документов по показателям бумаги и текста; разработана база данных «Обеспечение физической сохранности документов» и др. Но чтобы применять эти научные разработки, необходимо соответствующее техническое оснащение лабораторий.

В сложившейся ситуации архивные учреждения пытаются искать выходы, осуществлять меры по укреплению материально-технической базы хранения АФ РФ. Новые помещения для государственных и муниципальных архивов выделены в республиках Башкортостан, Удмуртия, Якутия, в Вологодской, Ивановской, Костромской, Тюменской, Челябинской областях. В программе «Развитие архивного дела в Свердловской области» предусмотрен пристрой к госархиву Свердловской области (ГАСО).

Необходимо иметь ввиду, что в декабре 2000 г. Правительством РФ была утверждена Федеральная целевая программа «Культура России (2001–2005 гг.), где в подпрограмме «Архивы России» предусмотрен ряд мер по обеспечению сохранности документов АФ РФ: модернизация систем охранно-пожарной сигнализации федеральных архивов, оснащение их современными техническими средствами, проведение Всероссийского смотра обеспечения сохранности архивных документов в государственных, муниципальных и др. архивах (см. Отечественные архивы. 2001. № 1. Л. 7). В «Основных направлениях развития архивного дела в Свердловской области на 2001 г. также предусмотрен ряд мер по обеспечению сохранности и госучету архивных документов (см. Информационно-методический бюллетень № 13 Управления архивами Свердловской области. Екатеринбург. 2001. Л. 51).

Составной частью обеспечения сохранности архивных документов является их учет. (см. тему «Учет архивных документов»).

Анализируя следующую составную часть обеспечения сохранности — контроль за состоянием ведомственных архивов и делопроизводственных служб, необходимо уяснить, что сохранность документов в первую очередь зависит от состояния их организации и учета на стадии делопроизводства и ведомственного хранения, особенно в период изменений в политической, экономической жизни страны.

Как отмечал начальник отдела обеспечения сохранности документов ВНИИДАД В.Ф. Привалов, изучение физического состояния документов показывает, что в тяжелое для страны время резко увеличивается количество дефектов документов. Так, в 1920-е гг. оно составляло 10–20%, а в 60–80-е гг. оно снизилось до 0,3–0,5%, что свидетельствует о стабильности обстановки в стране и грамотной политике в вопросах ведомственного хранения (см. Отечественные архивы. 1999. № 2).

В 90-е гг. происходит значительный рост дефектов. Кроме того, многочисленные реорганизации министерств, ведомств, учреждений, организаций серьезно осложнили обеспечение сохранности и учет документов, находящихся на ведомственном хранении, их подготовку к передаче в госархивы. Выросли объемы документов в ведомствах при резком обострении проблемы «Архивной полки» в госархивах. Наряду с перегруженностью архивохранилищ возникла проблема аренда помещений. Сейчас многие правопреемники не желают или не имеют возможности платить за аренду высокую плату. Помещения передаются другим учреждениям, документы нередко уничтожаются. Все это свидетельствует о необходимости усиления контроля за сферой ведомственного хранения и делопроизводственных служб.

Необходимо остановиться на решении одной из самых больных проблем современного архивного дела, связанной с социальной защитой граждан: обеспечении сохранности документов по личному составу.

Литература


Банасюкевич В.Д., Установ В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. - 2000. - № 1.

Вопрос о сохранении информационных ресурсов АФ РФ обсужден Межведомственной комиссией по информационной безопасности Совета безопасности // Отечественные архивы. - 1998. - № 6.

Парламентские слушания по проблемам безопасности комплектования и использования АФ РФ // Отечественные архивы. - 1992. - № 2.

Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. - 1999. - № 2.
^

Раздел 2. НАУЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ГОСАРХИВОВ


Тема 6. Система научно-справочного аппарата к архивным документам

Это понятие охватывает комплекс работ по обеспечению потребителей (исследователей) необходимой ретроспективной информацией. В него входят:

1) собственно научно-информационная деятельность т.е. предоставление информации о составе документов через различные формы (организация использования архивными документами);

2) разработка системы научно-справочного аппарата к архивным документам. Обратить внимание, что система научно-справочного аппарата (СНСА) — составная часть научной информации.
^

Система научно-справочного аппарата


При изучении этой темы обратить внимание на следующие вопросы:

1) роль и значение НСА в организации использования архивных документов;

2) структура, принципы построения;

3) современное состояние и перспективы развития СНСА как основы формирования архивного информационного пространства.

Необходимо четко усвоить, что АФ РФ — неотъемлемая часть историко-культурного наследия нашей страны. Самый крупный фонд в мире — 460 млн. ед. хр., который постоянно пополняется новой информацией. И задача архивистов не только обеспечить сохранность этого национального достояния, но и обеспечить быстрое, качественное использование документов. В конечном итоге смысл и существование архивов - удовлетворять потребности в архивной информации. А эта задача выполняется с помощью СНСА. «Основы законодательства ...» 1993 г. провозгласили принцип публичности архивов, что означает их открытость (запрет на организацию тайных архивов) и доступность любого юридического или физического лица как к архивным документам, так и к научно-справочному аппарату («Основы законодательства...» Ст.20). Поэтому к СНСА в настоящее время предъявляются повышенные требования. Необходимо знать содержание термина «Система научно-справочного аппарата к архивным документам» (ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело Ст.128), иметь ввиду, что задача создания системы была решена не сразу и не вдруг. Некоторые информационные справочники (путеводители или памятные книжки, инвентарные описи, каталоги) существовали в России еще до октября 1917 г., но единого комплекса не представляли. Каждое ведомство решало вопрос о создании справочника по-своему, отсутствовали единые требования, единые правила, единые подходы к их разработке, что приводило к разнобою в описании, затрудняло использование документов. Но дореволюционные архивисты заложили основы НСА, накопили опыт в его разработке, который был использован советскими архивистами. Уже в 1920-е гг. неоднократно поднимался и обсуждался вопрос о необходимости разработки качественных справочников, об их взаимосвязи. В 1929 г. на 2 съезде архивистов деятелями РСФСР была выдвинута идея о разработке системы НСА, о взаимосвязи справочников, о преемственности справочников ведомственных и государственных архивов, о единых принципах ее построения. Но эта идея не была реализована, не получила достаточного теоретического обоснования. Жизнь распорядилась по-иному. На первый план были выдвинуты задачи спасения, учета документов, их описания. Разработка НСА шла в основном опытным путем и основное внимание уделялось разработке и усовершенствованию отдельных видов справочников. Лишь в 60-е гг. намечается системный (комплексный) подход к решению задачи разработки СНСА. В разработке теоретической базы определенную роль сыграл ВНИИДАД (созд. в 1966 г.). Появляются методические разработки («Методическое письмо о единой системе научно-справочного аппарата госархивов СССР. М. 1965), статьи в ж. «Советские архивы» (Н.А. Ковальчук, М.И. Автократовой, И.С. Назина, М.Н. Шобухова, К.И. Рудельсон и др.). В основу построения системы НСА был положен функциональный признак, согласно которому в систему НСА входили: 1) справочники по учету, 2) справочники по содержанию, 3) научно-справочная библиотека архива.

Но такой подход к системе НСА не давал представления о ней как целостном объекте, который действовал в пределах всего ГАФ страны. Поэтому в 80-е гг. структура НСА была более четко определена и основополагающим в ее построении стал признак уровня. Такой подход был отражен в методпособии 1981 г. «Основные положения развития СНСА к документам госархивов». Согласно этому подходу справочники делятся на:

1) Межархивные — это архивные справочники, содержащие сведения о документах нескольких архивов (Путеводитель по госархивам СССР, справочник обозрение «Архивы России», путеводитель по истории русской православной церкви, Центральный фондовый каталог и др.).

2) Межфондовые справочники по конкретному архиву (например, Краткий справочник по фондам ГАСО; или: Систематический каталог по фондам госархива Тюменской области и т.д.).

3) Внутрифондовые — по конкретному фонду (например, Опись дел фонда № 2110 «Уральский госуниверситет»; Обзор фонда № 24 Уральское горное управление» и т.д.).

После уяснения структуры СНСА, остановились на 2-х группах справочников, входящих в систему

1) архивные (информационные) справочники, в которых поиск информации проводится вручную и они обеспечивают поиск документов и информируются о составе и содержании документов (описи, путеводители, каталоги, обзоры). Методические вопросы создания этих справочников детально изложены в «Основных правилах работы госархивов» ( г.). Необходимо уяснить, что у каждого из справочников свой объект информации и они выдают ее на разном уровне: Опись, которая лежит в основе системы НСА, на уровне дела (ед. хр.); каталоги дают возможность получить детальные сведения о содержании, составе документов, хранящихся в различных фондах; путеводители призваны обеспечить общую, сжатую информацию о составе и содержании всех фондов одного или нескольких архивов; архивные обзоры включают систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов обязательно с их источниковедческим анализом и могут быть двух видов: обзор фонда или тематический обзор.

2) Автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).

Необходимо отметить, что самая крупная АИПС в архивной отрасли началась разрабатываться в 1975 г. на базе ЦФК и называлась Автоматизированная система научно-технической информации ГАФ СССР — «АСНТИ ГАФ СССР (предназначалась для автоматизации ЦФК). Она должна была решать следующие задачи:

  • искать и находить адреса архивов (т.е. назвать архив, где хранятся документы №№ фондов)

  • указать хронометражные рамки документов, их объем

  • дать краткую аннотацию фондов

  • при плохой сохранности документов фондов, система обеспечивала поиск в других фондах, в которых даже невозможно предположить наличие необходимых документов.

В эту систему должны были быть собраны сведения (с высокой степенью обобщения) о составе и содержании всех архивных фондов, входивших в состав ГАФ СССР АС НТИ по д. ГАФ СССР входила с состав Гос.автоматизированной системы НТИ. В журнале «Советские архивы» была опубликована информация о порядке использования запросов (1987 г. № 2).

Кроме АС НТИ ГАФ СССР были разработаны тематические АИПС: «Великий Октябрь» - Победы Великой Октябрьской социалистической революции и борьба за установление и упрочение советской власти (25 октября 1917 — июнь 1918 гг.). и «История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и их пригородов (с XVII в. до 1917 г.).

Необходимо отметить, что этот путь централизованного создания НСА в настоящее время с массовым появлением персональных компьютеров сокращением финансирования архивных работ, исчерпал себя. Персональные компьютеры позволяют каждому архиву создавать свой автоматизированный научно-справочный аппарат.

Сейчас очень остро стоит вопрос о техническом оснащении архивов, о разработке отечественного программного обеспечения. Разработаны программные обеспечения «Архивный фонд», «Архивный каталог», «Учет документов»1, на основе которых создаются базы данных о фондах госархива. Программный комплекс «Архивный фонд» внедрен в 14 федеральных архивах (в стране их 15), в 44 архивах субъектов Федерации (всего региональных архивов 202) и в 64 муниципальных архивах (из 2440). Эти данные (все они на начало 2000 г.) свидетельствуют о том, что ситуация далеко неблагополучная, за исключением федеральных архивов. В 22 регионах архивы вообще не имеют компьютеров. Таким образом, развитие системы НСА на основе автоматизированных архивных технологий является первостепенной задачей, хотя автоматизация НСА является дорогостоящим делом: необходима техника, расходные материалы, обучение сотрудников, программное обеспечение.

Характеризуя современное состояние НСА необходимо также обратить внимание, что в 1995 г. был проведен анализ состава и состояния НСА как в федеральных, так и в региональных архивах. Необходимо знать его основные результаты.

1) Базовым справочником системы НСА по-прежнему является ОПИСЬ. Еще в начале 1970-х гг. первый отраслевой анализ системы НСА показал низкое качество описей досоветского периода и описей 20–50-х гг. Поэтому в планы работ архивистов были включены такие виды работ как усовершенствование и переработка описей. Но и в настоящее время проблема усовершенствования описей стоит перед многими архивами (96%). Причины: неудовлетворительное качество ранее проведенных работ, проведение целевой комплексной экспертизы после усовершенствования описей, рассекречивание и поступление новых документов.

2) Остается актуальной проблема усовершенствования каталогов. Причем важнейшим направлением применения информационных технологий в сфере НСА является автоматизация фондовых каталогов органов управления архивным делом.

3) За последние 10 лет отмечается размах подготовки архивных справочников к изданию. К 2000 г. вышло более 140 справочников: путеводители (65%), каталоги, указатели, описи (нет обзоров). Из межархивных справочников можно назвать «Гос. хранилища документов бывшего архивного фонда КПСС» (1998). Выходят справочники, включающие информацию о ранее закрытых документах (Например, «Путеводитель по фондам Белой Армии» РГВА; Фонды спецхрана РГАЛИ и др.).

4) Еще одна отличительная черта современного состояния научно-справочного аппарата: российские архивисты постепенно накапливают опыт в использовании Интернета для ознакомления пользователей с составом и содержанием документов.

Подводя итоги по теме, необходимо отметить:

  1. Что в развитии и совершенствовании НСА на современном этапе имеются как позитивные моменты (резкое увеличение изданных справочников, увеличение роли информационных технологий в создании и развитии НСА, предоставление доступа к НСА через Интернет, интеграция НСА бывших партархивов в систему НСА госархивов), так и негативные (неудовлетворительное качество описаний архивных документов в традиционных справочниках, недостатки в оформлении изданных справочников, невсегда обоснованный отбор фондов для индивидуального и группового аннотирования фондов в путеводителях; признаки размывания системы НСА, ее дробление, когда каждый архив разрабатывает что-то свое, в границах только своего архива, не задумываясь над тем, что результат разработки должен стать органичной частью единой, общей системы НСА).

  2. Развитие современной системы НСА государственных, муниципальных и других архивов предполагает регламентацию описания архивной информации на всех уровнях ее обобщения, которая должна строиться на унификации элементов описания и стандартизованном описании как обязательном условии формирования системы НСА.

  3. Для архивистов по-прежнему остается актуальной задача изучения и прогнозирования рынка информационной продукции и информационных услуг. С этой целью создаются отделы маркетинга.

Тема 7. Организация использования архивных документов

При изучении темы обратить внимание на следующие вопросы:

  1. Понятие и правовые вопросы использования документов

  2. Направления и формы использования документов

  3. Изменения в организации использования документов на современном этапе, задачи и их решение.

Определение понятия «Использование архивных документов» дано в ГОСТе Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Ст.126. В результате многолетней архивной практики сложились многочисленные формы использования, которые применялись и применяются в различных целях: политических, научных, народнохозяйственных, стационно-пропагандистских и культурно-просветительских, учебно-воспитательных (связь со школами) и краеведческой работе, для удовлетворения социально-правовых запросов граждан. С 90-х гг. формируется новое направление, условно названное «экономико-правовое». Оно связано с приватизацией. Организации нового типа (концерны, АО и др.) запрашивают документы своих предшественников (министерств, главков, научно-исследовательских институтов), чтобы подтвердить права на землю, на здания т.д. Будет ли это направление перспективным пока сказать трудно.

Формы использования — вид информационного обслуживания или способ предоставления информации потребителю. Одна из первых форм использования — выставки (с 1919 г.).

2. Инициативное информирование (органов госвласти и местного самоуправления негосударственных и общественных организаций) и ответы на тематические запросы.

3. Публикации документов — это форма подробно изучается в курсе «Археография».

4. Использование документов через читальные залы. Обратить внимание, что с 1998 г. введены новые Правила работы исследователей в читальных залах архивов. Они определяют порядок допуска в читальный зал (на основании личного заявления или письма направившей организации, права, обязанности и ответственность исследователей, порядок выдачи описей и дел.

5. Подготовка материалов для использования средствами массовой информации.

6. Подготовка наглядных пособий для учебных заведений.

7. Организация конференций, вечеров встреч с общественностью, экскурсий, Дней открытых дверей.

8. Исполнение запросов социально-правового характера.

Каждая из форм может применяться при использовании документов в различных целях.

Нужно не только перечислить цели и формы использования, но и привести примеры, сравнить степень использования той или иной формы.

Обратить внимание, что изменения в России привели к кардинальным переменам в научно-информационной деятельности архивных учреждений России. Этому способствовал ряд обстоятельств:

1) существенно изменился и пополнился состав АФ РФ за счет включения документов б.11 ЦГА СССР, 79 архивохранилищ КПСС, и частично документов архивов о КГБ СССР,

2) начали проводиться работы по снятию неоправданных ограничений доступа к архивным документам, активному введению их в общественный и научный оборот.

Необходимо уяснить, что принципиальные положения, которые регламентируют сегодняшнюю сферу использования архивных документов, отражены в «Основах законодательства... 1993 г. Это

  • публичность гос.части АФ РФ, предусматривающая свободное обращение граждан в любой архив;

  • доступность информации и научно-справочного аппарата к ней - важный момент новой архивной идеологи. Каждый гражданин, включая зарубежных, имеет право доступа к открытой информации;

  • что касается документов гос. части АФ РФ, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, то они могут быть востребованы по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством;

  • принцип свободы распоряжения информацией, которая найдена или получена пользователем в госархиве.

Если пользователь преследует коммерческий интерес, то закон разрешает архивным учреждениям лицензированные договора. Причем пользователь несет ответственность (профессиональную, нравственную) за использование информации.

Эти нормы были реализованы на практике. С 1994 г. работали Комиссии по рассекречиванию документов, созданных КПСС. Исходя из вышеизложенного характерным направлением деятельности госархивов в 90-е гг. стало рассекречивание архивных документов. Так, за 1992–1998 гг. в госархивах было рассекречено 6 млн.463 тыс. дел (см. Отечественные архивы. 2000. № 1 С. 6). Эта работа проводилась как на федеральном уровне, так и на уровне регионов. В ГАСО были рассекречены фонды Временного областного правительства (правительство Колчака) и его управлений, большой массив документов о лишении избирательных прав и о раскулачивании; Центром документации общественных организаций Свердловской области (ЦДООСО) к 1999 г. было рассекречено 11429 дел фондов обкома, горкома, райкомов КПСС. Для дальнейшего использования этих документов.

Программа «Перечень рассекреченных документов». В госархиве административных органов Свердловской области (ГААОСО) — это документы, отражающие репрессивную политику государства по отношению к своим гражданам.

Проводимая работа по рассекречиванию дала возможность изучить новые документы, по-новому осветить многие проблемы, восстановить полную картину истории, устранить политические и политизированные перекосы и ограничения. И как следствие — новая проблематика исследований отечественной истории (темы: историческая судьба российских эмигрантов; голод в СССР, судьба военнопленных в СССР и их роль в восстановлении народного хозяйства; история парламентаризма и чиновничества в России, изучение частного предпринимательства и др.

Обратить внимание, что изменение тематики исторических исследований, введение в научный оборот новых документов, возросший интерес к архивной информации самым прямым образом повлияли на организацию использования документов в госархивах. Совершенно новым стало использование документов на договорной основе и представление платных услуг потребителям. Сейчас готовящаяся информация сориентирована на интересы конкретного потребителя. В этих условиях большое значение имеет изучение архивами рынка информации и ее спроса (архивный маркетинг).

Более широко стали экспонироваться документы архивов в экспозициях музеев и выставок, особенно международных (выставка в Вашингтоне «Открытия в российских архивах» 1992; в г.Хьюстоне (США) «Сокровища России», 1997; в Москве — «Россия–Швейцария. 300 лет сотрудничества», 2000 и др).

Начали применять новые формы использования: устные журналы — диалоги, клубы любителей архивного дела, школьные кружки «Юный архивист».

Большие изменения произошли в публикациях документов. Необходимо отметить такую особенность как сотрудничество архивистов с научной, религиозной общественностью, заключение договоров на подготовку документальных изданий с заинтересованными государственными и общественными организациями. Активизируется международное сотрудничество. Так, в разработке международного проекта «Трагедия советской деревни», «Коллективизация и раскулачивание 1927–1937 гг.» приняли участие как сотрудники федеральных архивов и центров документации России так и США, Англии, Австрии.

Изменился характер социально-правовых запросов. Появились совершенно новые запросы о раскулачивании, об эвакуации, о награждении медалью «Ветеран труда», о репрессированных, о беженцах и т. д.

Таким образом, работа по использованию в новых социально-политических условиях претерпела изменения, стала более целенаправленной, конкретной, адресной. Как отмечал руководитель Росархива В.П.Козлов «годы реформ стали прорывом в использовании архивных документов ... В истории России не были столь масштабного предоставления архивной информации» (см.Отечественные архивы. 1998. № 6).

Подводя итоги темы, необходимо четко сформулировать задачи архивистов в область использования архивных документов.

  1. Дальнейшее изучение и прогнозирование рынка информационной продукции и информационных услуг;

  2. Активная пропаганда в средствах массовой информации;

  3. Выбор приоритетных форм и направлений публикаторской работы, сотрудничество с научной, религиозной общественностью;

  4. Расширение информационной базы архивов. Продолжение работ по рассекречиванию архивных документов;

В план-проспект «Основных правил работы госархивов Российской Федерации» (1997 г.) введен раздел «Организация работы по рассекречиванию архивных документов и продлению сроков их засекречивания» и «Учет рассекреченных документов и учет учетно-партийных документов». Как видно, эта работа на долгие годы. Вместе с тем, необходимо обратить внимание на то, что в российских архивах все еще большой объем документов остается на закрытом хранении (неоднократно отмечали руководители Росархива). Рассекречивание тормозится, нарушается непрерывность в этой необходимой работе. Спецкомиссия при Президенте по рассекречиванию документов, созданных КПСС, с 1997 г. прекратила свою работу. Существующий механизм рассекречивания сегодня не действует (см. Отечественные архивы. 2000 г. № 1, С. 6).

  1. Решая проблему доступа к архивным документам, архивисты должны усилить внимание к развитию системы НСА госархивов (см. тему «Система научно-справочного аппарата к архивным документам).
^

Литература к разделу 2


Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. научно-справочный аппарат в бывших партархивах: состояние и перспективы //Отечественные архивы. - 1994. - № 5.

Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отечественные архивы. - 1998. - № 6.

Киселева И.Н., Волкова И.Н., Нежданова О.Ю. Современное состояние и перспективы развития системы НСА к документам госархивов //Отечественные архивы. - 2000. - № 5.

Ларина В.Г. Система НСА госархивов как основа формирования общего архивного информационного пространства //Отечественные архивы. - 2000. - № 3.

Никонорова В.В., Коршунова Т.Н. Рассекречивание документов бывших парторганов //Отечественные архивы. - 1999. - № 3.

Пальшина Е.Е. Использование архивных документов в современных условиях //Отечественные архивы. - 1998. - № 4.

Правила работы пользователей в читальных залах госархивов РФ. Приказ Росархива от 6 июля 1998. - М. - 1998. – 16 С.

Парламентские слушания по проблемам безопасности, комплектование и использование АФ РФ //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.

^

Раздел 3. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ ЗА ВЕДОМСТВЕННЫМИ АРХИВАМИ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫМИ СЛУЖБАМИ



Приступая к изучению темы, необходимо уяснить, что законодательно принцип контроля за архивами действующих учреждений был закреплен в советское время декретами СНК РСФСР по архивному делу еще в 1918-1920-е гг., но за органами управления архивным делом. На государственные архивы эта функция была возложена в 1964 г. и ей уделялось очень большое внимание т.к. перспективы госархивов, их качественное комплектование, а в конечном итоге, формирование Архивного фонда страны, зависит от состояния как делопроизводства, так и ведомственных архивов.

Следует раскрыть понятие «Оргметодическое руководство и контроль ...», дать его определение. Прежде всего, это практическая и методическая помощь сотрудникам ведомственных архивов и делопроизводственных служб. Вопрос стоял так: методическое влияние должно начинаться с делопроизводства, а ведомственные архивы должны стать проводниками тех методических требований, которые вырабатываются архивными учреждениями. Требования о том, что методическое влияние АУ должно начинаться с делопроизводства не означало вмешательства архивистов в административные функции учреждения, в сам процесс документооборота. Имелись ввиду документы, которые выполнили свою прямую задачу - быть носителем информации, с помощью которой была организована деятельность людей. Выполнив эту задачу, документы приобретают мемориальный характер, т.е. становятся носителями информации, которая может быть использована в дальнейшем. С этими документами и работают архивисты.

На протяжении ряда лет сотрудниками архивных учреждений были апробированы и применялись разные формы помощи:

  1. установление постоянных деловых контактов с источниками комплектования (курирование);

  2. оказание помощи в разработке положений о ведомственном архиве, об ЭК, инструкций, номенклатур;

  3. проведение совещаний, семинаров, мероприятий по повышению деловой квалификации;

  4. информирование работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб о развитии архивного дела и опыте работы через архивоведческую печать («Отечественные архивы», «Информационный бюллетень ФАС», «Вестник архивиста», региональные научно-методические издания).

Архивистами был накоплен большой опыт в применении этих форм, вся работа строилась на основе имеющейся нормативно-методической литературе (ЕГСД – 1979) в ГСДОЦ86. Основные правила работы ведомственных архивов. М. 1987. Основные правила работы госархивов СССР. М. 1984. Типовые положения об архиве, учреждении; перечни и др.). К началу 90-х гг. эта нормативно-методическая база была основой отлаженной системы преемственности в работе ведомственных и государственных архивов. Оргметодическое руководство и контроль за состоянием ведомственных архивов и делопроизводства была одной из основных функций архивной службы. Возникающие проблемы, неотложные задачи архивисты пытались решить совместно с ведомствами.

Характеризуя современный период, необходимо отметить, что те перемены, которые происходят в стране (реорганизация, ликвидация учреждений, ломка отраслевых структур народного хозяйства, выход организаций из-под административного подчинения) очень осложнили работу архивистов. В условиях реорганизации государственных структур проблема ведомственного хранения документов становится одной из актуальных и очень осложняется выполнение функций контроля и руководства ведомственными архивами и делопроизводственными службами. Многие источники комплектования реорганизуются, ликвидируются без правопреемников или на базе государственных предприятий создаются новые с негосударствепнной формой собственности и контроль за их документами очень затруднен.

Сложной является проблема взаимоотношений архивной службы с собственниками документов негосударственных организаций. Условно все их можно разделить на две группы:

  1. организации, возникшие в результате преобразования гос.структур (акционерные общества, ассоциации (концерны, малые предприятия) и

  2. вновь созданные (частные коммерческие организации, банки, биржи, общественные движения, союзы, партии и др.).


В организации работы с негосударственными структурами много проблем, в частности с правовой стороной (особенно со второй группой). Нередко со стороны собственников наблюдается нежелание, непонимание необходимости контактов с госархивами. С негосударственными структурами применяется новая форма работы — договорная (на основе договора). Пока нарабатывается опыт в применении этой формы взаимоотношений. С государственными источниками комплектования работы по-прежнему осуществляется на основе архивного законодательства, нормативно-методических документов.

Очень остро стоит перед архивистами вопрос о совершенствовании отбора и передачи документов в госархивы. Из-за отсутствия площадей в госархивах объем принимаемых документов снижается и увеличивается объем документов сверх установленного срока. В самих же ведомствах появилась совершенно новая проблема, связанная с арендой помещений. Многие документы находятся в помещениях, на которые правопреемники не имеют право собственности, или не могут платить за аренду. В результате помещения передаются другим учреждениям, а документы нередко уничтожаются. Поэтому перед сотрудниками как государственных, так и ведомственных архивов стоит задача по пересмотру состава документов, подлежащих приему в госархивы (см. Отечественные архивы. 1999. № 1. С.15),

Следующая проблема: подготовка документов к передаче на госхранение.

Согласно «Основным правилам работы госархивов (а это нормативный документ) документы, подлежащие госхранению, принимаются по истечении определенных предельных сроков (5.10.15 лет) в обработанном виде по описям. Но многие источники комплектования отказываются заключать договоры с госархивами на научно-техническую обработку документов, т.к. рыночные отношения оказали влияние на работу ведомственных архивов. Нередко из-за такой ситуации ликвидируются отделы госархивов хозрасчетные группы, созданные для обработки документов и передачи их в госархивы.

Необходимо остановиться на проблеме сохранности документов по личному составу. Эта категория документов оказалась самой незащищенной от уничтожения т.к. большая часть этих документов не относится к составу АФ РФ (см. Отечественные архивы. 1992. № 5. ст. В.А.Еремченко).

В 1992 г. было принято распоряжение правительства РФ об обеспечении сохранности документов по личному составу. Такие же распоряжения были приняты в ряде субъектов. На их основе при администрациях создаются архивы или центры хранения по личному составу на основе бюджетного финансирования (в Екатеринбурге — муниципальный центр хранения архивной документации), т.е. создается новое звено в системе госархивов, а для архивной службы это фактически новое направление в работе.

Литература


Еремченко В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях. // Отечественные архивы. - 1992. - № 5.

Еремченко В.А. Делопроизводство и ведомственное хранение документов в условиях административной реформы. // Отечественные архивы. - 1999. - № 1.

Злобина И.В. Смотр-конкурс делопроизводственных служб и ведомственных архивов Н-Тагила. // Отечественные архивы. - 2000. - № 3.

Лыкова Л. Бизнес архивов сегодня и завтра. // Отечественные архивы. - 1994.- № 5.

Кузнецова Т.В. Что должен знать управленец при работе с документами. // Отечественные архивы. - 1994. - № 5.



1 Жукова М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов // Отечественные архивы. 2000. № 4.

1 Методическое пособие и примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, с указанием сроков хранения. М.-1997.

2 Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономическо-хозяйственных структур). Методические рекомендации. - М. - 1997.

1 Автоматизированные архивные технологии подробно изучаются в курсе «Новые архивные технологии».





оставить комментарий
Г. С. Преображенская
Дата26.09.2011
Размер0.5 Mb.
ТипМетодическое пособие, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

плохо
  2
средне
  1
хорошо
  1
отлично
  2
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх