Порядок составления Листа учета и описания уникального документа icon

Порядок составления Листа учета и описания уникального документа


1 чел. помогло.
Смотрите также:
Правила библиографического описания Версия для печати...
Примеры библиографического описания...
Книга, изданная одним...
Примеры библиографического описания и составления списка литературы к научно-исследовательской...
Положение о бюджетном процессе в муниципальном образовании город Набережные Челны Глава Общие...
Закон о бюджетном процессе в забайкальском крае...
Требования к оформлению списка литературы...
П л а н  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий...
Закон забайкальского края...
1. Налоговый аспект бухгалтерского учета Система налогов и сборов, особенности их учета...
Доклад «О результатах проведенного мониторинга действующего в РФ законодательства...
Программа прохождения производственной практики для студентов специальности Документоведение и...



Загрузка...
скачать


Приложение 2

к Административному регламенту


Порядок составления

Листа учета и описания уникального документа


На уникальные документы, выявление которых в плановом порядке осуществляют наиболее квалифицированные специалисты федеральных и государственных субъектов Российской Федерации архивов, музеев, библиотек, организаций Российской академии наук (далее – архив), на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве, составляются листы учета и описания уникальных документов (приложение 1 к Административному регламенту).

Реквизиты формы Листа учета и описания уникального документа соответствуют реквизитам БД «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации».

Лист учета и описания уникального документа Архивного фонда Российской Федерации состоит из 4 разделов:

1. Описание документа.

2. Физическое состояние документа.

3. Место хранения документа.

4. Служебная информация.


Реквизиты «Регистрационный номер» и «Дата включения документа в Государственный реестр» - заполняются в порядке, определенном п.38 Административного регламента.

Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).


Составление первого раздела «Описание документа»


Реквизит «Название (заголовок) документа» - указывается название документа, под которым он учтен в описи дел, документов, других основных учетных документах архива.


Реквизит «Самоназвание документа» - указывается закрепившееся в научных исследованиях индивидуальное название документа - по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.


Реквизит «Вид документа» - указывается вид документа, например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.


Реквизит «Автор документа» - указывается автор (создатель) текста и документа - фамилия, имя, отчество, псевдоним, прозвище, в возможно более полном виде, позволяющем максимально идентифицировать личность и исключить совпадения.

Данный реквизит заполняется и в том случае, если авторство документа уже включено в название документа или является общепринятым. Например: «Жалованная грамота Ивана III».


Реквизит «Дата (время создания документа)» - заполняется, если документ датирован его создателем.

Дата указывается арабскими цифрами (00.00.0000.).


Реквизит «Век» - заполняется для всех документов, указывается арабскими цифрами.


Реквизит «Ориентировочная дата» - указывается дата, установленная по косвенным данным, например: «Не ранее 12.12.1923. - не позднее 12.12.1923.» или «80-ые годы 19 века», «1-ая половина 15 века», «11 век».


Реквизит «Язык документа» - указывается в соответствии с общепринятыми наименованиями языков, например:

- старославянский

- церковно-славянский

- русский

- латинский

- греческий

- арабский

- старофранцузский

-

-

-


Реквизит «Аннотация» - излагается краткая характеристика документа, указывается место создания, от кого исходит документ, кому адресован, другие данные, приводятся сведения о подлинности документа (подлинник, список, копия с указанием времени их составления), имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документе и имеющие существенное значение.

В аннотации может отмечаться степень подробности сведений (“краткие сведения”, “подробные сведения”).

По возможности, включаются сведения, в каких еще хранилищах имеются подобные документы.

Если речь идет о старопечатных книгах, то следует отразить вопрос об их экземплярности.


Реквизит «Историческая справка» - включаются данные о происхождении или источнике приобретения документа, истории его бытования.


Реквизит «Наличие драгоценных металлов и камней» - указываются сведения на основании соответствующих граф инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.


Реквизит «Палеографические особенности» - указывается способ написания документа (устав, полуустав и т.д.).


Реквизит «Печати» - указывается наличие печатей, их вид, материал, сохранность и принадлежность, описываются изображения и надписи.


Реквизит «Художественные особенности оформления» - отмечается наличие заставок, концовок, миниатюр, подписей, надписей и других элементов, имеющих существенное значение для идентификации документа с точки зрения его уникальности, оговаривается их авторство, указываются художественные особенности переплета и др.


Реквизит «Собственность» - указывается через меню со значениями:

- федеральная

- государственная субъекта федерации


Реквизит «Владелец» - указывается через меню со значениями:

- федеральный архив

- федеральный музей

- федеральная библиотека

- государственный архив субъекта РФ

- государственный музей субъекта РФ

- государственная библиотека субъекта РФ

- организация Российской академии наук


^ Составление второго раздела “Физическое состояние документа”


Реквизит «Материальный носитель» - указывается через меню со значениями:

- бумага

- калька

- пергамент

- ткань

- пленка

-

-

-


Реквизит «Размеры» - указывается формат (в см) документа (при необходимости - каждого (нескольких) листов документа).


Реквизит «Объем» - указывается количество листов, кадров, фотографий, метраж (для кинодокументов) и др.


Реквизит «Физическое состояние» - описывается состояние сохранности документа (для документов на бумажной основе – с использованием буквенно-цифро-вой индексации повреждений носителя и текста по отраслевой методике).


Реквизит «Сведения о реставрации» - отмечается, подвергался ли документ реставрации с указанием даты ее проведения, организации, Ф.И.О. реставраторов.

^

Составление третьего раздела “Место хранения документа”



Реквизит «Место хранения» - указывается официально принятое полное и в скобках сокращенное название архива.


Реквизит «Адрес места хранения» - указывается полный почтовый адрес архива.


Реквизит «Архивный шифр» - указываются номера архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета, листов.

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации.

^

Составление четвертого раздела “Служебная информация”



Реквизит «Кем представлен документ» - указывается название федерального архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, представившего предложения о включении документов в Государственный реестр.


Реквизит «Протокол ЭПК» - указывается название совещательного органа (экспертно-проверочной комиссии федерального архива, Архива Российской академии наук, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссии федерального музея, экспертной комиссии федеральной библиотеки), утвердившего предложения о включении уникального документа в Государственный реестр.


Реквизит «Протокол ЦЭПК» - указывается номер и дата протокола Центральной экспертно-проверочной комиссии Росархива, принявшей решение о включении уникального документа в Государственный реестр.





Скачать 55,35 Kb.
оставить комментарий
Дата26.09.2011
Размер55,35 Kb.
ТипДокументы, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх