Инструкция по документационному обеспечению Общие положения icon

Инструкция по документационному обеспечению Общие положения


Смотрите также:
Инструкция по документационному обеспечению управления ОАО «ххх»...
Инструкция по документационному обеспечению управления ОАО «ххх»...
Инструкция по делопроизводству I. Общие положения...
Типовая инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской...
Инструкция старшему поста охраны №3 объекта «Пальниковский таможенный пост» Пермской таможни...
Инструкция по техническому обслуживанию путевых устройств саут I. Общие положения...
Инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии пермского края общие положения...
Документационное обеспечение управления и архивоведение...
Правительство кыргызской республики постановление...
Типовая технологическая инструкция по индексированию документов в узлах ксмб общие положения...
Временная инструкция по работе с электронным учебно-методическим комплексом Общие положения...
Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской федерации...



Загрузка...
страницы:   1   2   3   4   5   6
скачать
Приложение 1

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования


БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

УТВЕРЖДАЮ

Ректор

_________ С.В. Калмыков ___ .____ .2008 г.


ИНСТРУКЦИЯ ПО документационному обеспечению

1.Общие положения


1.1.Инструкция по документационному обеспечению (далее - Инструкция) устанавливает общие правила работы с документами в Бурятском государственном университете (далее- Университет). Инструкция направлена на совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизацию управленческого труда.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации по документационному обеспечению и архивному хранению документов, нормативными и методическими документами Госстандарта России, Федерального архивного агентства, Федерального агентства по образованию и уставом Университета.

1.3. Документационное обеспечение управленческой деятельности Университета, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на общий отдел.

1.4.Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на директоров филиалов, институтов, руководителей управлений, отделов, деканов факультетов, заведующих кафедрами, руководителей структурных подразделений.

Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу.

1.5.Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате служебных документов немедленно докладывается руководителю подразделения и в общий отдел Университета.

1.6.Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (секретную и конфиденциальную информацию), регулируется специальными инструкциями, утверждаемыми ректором Университета.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно- технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с ними, а также подготовки документов к передаче в ведомственный архив Университета.

1.7.Передача служебных документов и их копий сторонним организациям, а также публикация их в печати допускается только с разрешения ректора Университета.

1.8.При уходе сотрудника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.9. Запрещается переписка между структурными подразделениями Университета.

Ведение переписки с Министерством образования и науки Российской Федерации, Федеральным агентством по образованию, Правительством РБ, Министерством образованием и науки РБ осуществляется ректором.

Ведение переписки от имени университета с другими организациями и учреждениями, осуществляется ректором или проректорами (по поручению ректора) или по их поручению руководителями структурных подразделений.

1.9. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.10. Должностные обязанности работников общего отдела и работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, регламентируются должностными инструкциями. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника университета, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку.


2. Документирование управленческой деятельности


    1. Общие требования к документам



2.1.1. Деятельность Университета обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

2.1.2. В целях повышения качества подготовки управленческих документов в Университете устанавливаются единые правила подготовки и оформления документов.

2.1.3. В соответствии с действующим законодательством и Уставом Университета ректор издает следующие правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы и иные документы. Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

2.1.4. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

2.1.5.Составление и оформление документов предполагает наличие в них отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.)

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30- 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их местоположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 30 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.

Перечень реквизитов документов приведен в приложении 1.

2.1.6. Управленческие документы, подготовленные в структурных подразделениях Университета, должны быть краткими, ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости согласованными со всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами, сторонними организациями. Тексты документов не должны допускать различных толкований и противоречить действующему законодательству.

Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

2.1.7.Каждый сотрудник Университета непосредственно отвечает за качество подготовки документов. Ответственность за некачественную подготовку документов, недостоверность содержащихся сведений возлагается на работников, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.


2.2.Бланки документов


^ 2.2.1.Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А 4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики, ведомости, планы и т.д. оформляются на бумаге формата А3 ( 297 х 420).

Бланки документов, как правило, изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств ВТ непосредственно при изготовлении конкретного документа. Документы должны, как правило, оформляться на бланках университета и иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30- 2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

2.2.2.В университете применяются бланки:

- Общий бланк (приложение 2)

- Бланк письма (приложение 3)

- Бланк конкретного вида документа

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой

(являющийся наиболее рациональным и экономичным) и продольный.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Изготовление бланков производится после согласования с общим отделом формы бланка и наличия в нем реквизитов.


2.2.3.Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное место между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, проставления некоторых служебных отметок.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003 размеры полей должны быть не менее:

-левое поле-20 мм;

-правое поле -10 мм;

-верхнее поле – 20 мм;

- нижнее поле – 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее управление и хранение документов, но большие поля допустимы.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) - 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 - через один интервал. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

- От границы левого поля печатают реквизиты:

«заголовок к тексту»;

«текст» (без абзацев);

«отметка о наличии приложений»;

«фамилия исполнителя и номер его телефона»;

«отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

наименование должности в реквизитах:

«подпись»

«гриф согласования»

заверительная надпись «верно»

слова «примечания», «основание»

слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», (в приказах и распоряжениях),

слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» и «РЕШИЛИ» (в протоколах).

- Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

- Отступив 32 печатных знака - реквизит «адресат».

- Отступив 40 печатных знаков – реквизит «гриф утверждения».

- Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

2.2.4. Внутренние документы Университета – информационно- справочные, плановые, отчетные и др.- изготавливаются на основе компьютерных шаблонов с соблюдением требований к оформлению реквизитов (раздел 2.3.).

При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии от 6.0. и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером №12 (для оформления табличных материалов), 13,14,15, Times DL размером № 12,13,14 через 1-2 интервала.

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства - текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

2.3. Оформление реквизитов документов


2.3.1.Код организации (реквизит 04)


Код университета проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) - 42760089. Он указывается в бланках писем под реквизитом «Справочные данные об организации»

2.3.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Университета (13-значный цифровой код) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами, - 102030970106. Он указывается в бланках писем под реквизитом «Справочные данные об организации» наряду с кодом Университета по ОКПО.

2.3.3.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06)

Идентификационный номер налогоплательщика Бурятского государственного университета /код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами, 0323085259/032601001. Это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика- юридического лица.

Он указывается в бланках писем под реквизитом «Справочные данные об организации» наряду с кодом Университета по ОКПО и ОГРН.

2.3.4.Код формы документа (реквизит 07)

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов, наименования которых включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

2.3.5.Наименование организации- автора документа (реквизит 0 8)

Указывается на бланках документов в точном соответствии с учредительными документами (Уставом Университета).

Наименование Университета включает:

- наименование вышестоящей организации;

- указание на организационно- правовую форму;

-полное официальное индивидуальное наименование организации;

- сокращенное наименование организации, заключенное в скобки.


Федеральное агентство по образованию


Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

^ БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ


( ГОУ ВПО БГУ)


или


Рособразование


Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования


^ БУРЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ


( ГОУ ВПО БГУ)


Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в верхнем левом углу (угловой бланк)

2.3.6.Справочные данные об организации-авторе (реквизит 9)

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, телексов, адрес электронной почты и др.) необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

Почтовый адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Правилах оказания услуг почтовой связи от 26 сентября 2000 года № 725 и введенными в действие с 1 января 2001 года.

2.3.7.Наименование вида документа (реквизит – 10)

В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа. Наименование вида документа, составленного университетом, должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 020000) , содержанию документируемого управленческого действия. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ

В служебной переписке наименование вида и разновидности письма (гарантийное письмо, сопроводительное письмо) не указывается.




оставить комментарий
страница1/6
Дата22.09.2011
Размер0.97 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3   4   5   6
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх