Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики беларусь icon

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики беларусь


Смотрите также:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь...
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь...
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики беларусь...
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики беларусь...
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики беларусь...
Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Республики Казахстан...
Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Республики Казахстан...
Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики...
Правила работы с научно-технической документацией в учреждениях...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников...
Инструкция о порядке формирования...



страницы: 1   2   3   4   5   6   7
вернуться в начало



Приложение 7

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Правила заполнения основных реквизитов

регистрационно-контрольной карточки


Реквизиты

Пояснения к заполнению

1

2

Название вида документа

Заполняется в соответствии с названием вида
регистрируемого документа. При регистрации
писем графа не заполняется

Автор (корреспондент)

При регистрации поступившего документа
записывается наименование организации-автора
документа. При регистрации исходящего
документа записывается наименование
организации-корреспондента. Допускается
применение сокращенного наименования
организации

Дата и индекс поступления

Заполняется при регистрации входящего
документа. Записываются дата и индекс,
присвоенные документу организацией-
получателем; переносятся из регистрационного
штампа входящих документов

Дата и индекс документа

Записываются дата и индекс, присвоенные
документу организацией-автором; переносятся
с входящего или исходящего документа

Заголовок (краткое
содержание)

Переносится заголовок, сформулированный на
документе

Резолюция или кому направлен
документ

Переносится текст резолюции руководителя

Срок исполнения

Проставляется дата (число, месяц, год), к
которой документ должен быть исполнен. При
регистрации исходящего инициативного
документа записывается дата ожидаемого
ответа

Отметка об исполнении
документа

Кратко записываются решение вопроса по
существу, дата и индекс документа-ответа

Дело N

Проставляется индекс дела, в которое помещен
документ после исполнения в соответствии с
номенклатурой дел



Приложение 8

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Примерная форма журнала регистрации входящих документов


┌───────────┬───────────────┬──────────┬─────────────┬─────────┬──────────┐

│ Дата │Корреспондент, │ │Резолюция или│Расписка │ │

│поступления│ дата и индекс │ Краткое │ кому │ в │Отметка об│

│ и индекс │ поступившего │содержание│ направлен │получении│исполнении│

│ документа │ документа │ │ документ │ │ │

├───────────┼───────────────┼──────────┼─────────────┼─────────┼──────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │

├───────────┼───────────────┼──────────┼─────────────┼─────────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │


Приложение 9

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов


┌─────────────┬───────────────┬──────────────────────┬────────────────────┐

│Дата и индекс│ Корреспондент │ Краткое содержание │ Отметка об │

│ документа │ │ документа │исполнении документа│

├─────────────┼───────────────┼──────────────────────┼────────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

├─────────────┼───────────────┼──────────────────────┼────────────────────┤

│ │ │ │ │


Приложение 10

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Форма номенклатуры дел организации


Наименование вышестоящей организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование организации _______________________________

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (наименование должности

___________ N ______________ _______________________________

____________________________ руководителя организации)

(место составления)

на _____________ год Подпись Расшифровка подписи

Дата


┌───────────┬─────────────────┬──────────┬────────────────────┬───────────┐

│ │Название раздела │Кол-во дел│ Срок хранения дела │ │

│Индекс дела│ (подраздела), │ (томов, │ (тома, части) и │Примечание │

│ │ заголовок дела │ частей) │ номера пунктов │ │

│ │ (тома, части) │ │(статей) по перечню │ │

├───────────┼─────────────────┼──────────┼────────────────────┼───────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

├───────────┼─────────────────┼──────────┼────────────────────┼───────────┤

│ │ │ │ │ │


Номенклатура дел составлена на основании __________________________________

(названия и выходные данные

___________________________________________________________________________

нормативных правовых актов, использованных при определении

сроков хранения дел)


Наименование должности руководителя

службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) Подпись Расшифровка подписи


Заведующий архивом (наименование

должности лица, ответственного за архив)

Подпись Расшифровка подписи

Дата


^ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <*>

Протокол заседания ЦЭК (ЭК) Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)

__________________________________ ________________________________________

(наименование организации) (наименование

____________ N ____________ ________________________________________

государственного архива или органа

________________________________________

Государственной архивной службы

________________________________________

Республики Беларусь,

________________________________________

вышестоящей организации)

_________________ N ____________________


--------------------------------

<*> В организациях, не являющихся источниками комплектования

государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не

оформляется.


Приложение 11

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Форма номенклатуры дел структурного подразделения

(общественной организации) организации


Наименование организации

Наименование структурного

подразделения (общественной

организации)

^ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ N ______________

____________________________

(место составления)

на _____________ год


┌───────────┬────────────────┬───────────┬───────────────────┬────────────┐

│ │Название раздела│Кол-во дел │Срок хранения дела │ │

│Индекс дела│ (подраздела), │ (томов, │ (тома, части) и │ Примечание │

│ │ заголовок дела │ частей) │ номера пунктов │ │

│ │ (тома, части) │ │(статей) по перечню│ │

├───────────┼────────────────┼───────────┼───────────────────┼────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │

├───────────┼────────────────┼───────────┼───────────────────┼────────────┤

│ │ │ │ │ │


Номенклатура дел составлена на основании __________________________________

(названия и выходные данные

___________________________________________________________________________

нормативных правовых актов, использованных при определении

сроков хранения дел)


Наименование должности руководителя

структурного подразделения

(общественной организации) Подпись Расшифровка подписи


Заведующий архивом (наименование

должности лица, ответственного за

архив)

Подпись Расшифровка подписи

Дата


СОГЛАСОВАНО <*>

Протокол заседания ЭК

_____________________________________

(наименование структурного

подразделения)

____________ N ______________________


--------------------------------

<*> Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.


Приложение 12

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации


Итоговая запись о категориях и количестве дел,

заведенных в ____ году в _________________________________

(наименование организации)



По срокам хранения


Всего

В том числе







переходящих

с отметкой
"ЭПК"

1

2

3

4

Постоянного










Временного (свыше 10 лет)










Временного (до 10 лет включительно)










ИТОГО











Наименование должности руководителя

службы ДОУ (лица, ответственного за

ДОУ) Подпись Расшифровка подписи

Дата


Итоговые сведения переданы в архив организации


Наименование должности лица,

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата


Приложение 13

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Форма внутренней описи документов дела


Внутренняя опись

документов дела N ____


┌───┬───────────┬───────────┬─────────────────┬─────────────┬─────────────┐

│ N │ Дата │ Индекс │ Заголовок │Номера листов│ Примечание │

│п/п│ документа │ документа │ документа │ дела │ │

├───┼───────────┼───────────┼─────────────────┼─────────────┼─────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │

├───┼───────────┼───────────┼─────────────────┼─────────────┼─────────────┤

│ │ │ │ │ │ │


Итого __________________________________________________ листов документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________

(цифрами и прописью)


Наименование должности лица, составившего

внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата


Приложение 14

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Форма листа-заверителя дела


ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _________


В деле подшито (вложено) и пронумеровано __________________________________

(цифрами и прописью)

лист(ов), в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

+ листов внутренней описи:


┌───────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────┐

│ Особенности физического состояния и формирования дела │ Номера листов │

├───────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│ 1 │ 2 │

├───────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │


Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись Подпись Расшифровка подписи

Дата


Приложение 15

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Форма обложки дела


┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ │

│ ┌───────────────────────────┐ │

│ │Ф. N _____________________ │ │

│ │Оп. N ____________________ │ │

│ │Д. N _____________________ │ │

│ └───────────────────────────┘ │

│ │

│ _______________________________________________________________________ │

│ (наименование государственного архива) <*> │

│ _______________________________________________________________________ │

│ (наименование вышестоящей организации) │

│ _______________________________________________________________________ │

│ (наименование организации) │

│ _______________________________________________________________________ │

│ (наименование структурного подразделения (общественной организации), │

│ _______________________________________________________________________ │

│ функции или направления деятельности) │

│ │

│ │

│ │

│ Дело N ________________ Том N ___________ │

│ _________________________________________ │

│ _________________________________________ │

│ _________________________________________ │

│ _________________________________________ │

│ (заголовок дела) │

│ │

│ _______________________│

│дата (крайние даты) │

│ На ______________ листах│

│ Хранить _______________│

│ │

│ ┌────────────────────┐ │

│ │Ф. N _______________│ │

│ │Оп. N ______________│ │

│ │Д. │ │

│ │N ________________ │ │

│ └────────────────────┘ │

│ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘


--------------------------------

<*> Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования

государственных архивов, при передаче дела (тома, части) в государственный

архив.


Приложение 16

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по

личному составу структурного подразделения (общественной организации)

организации


Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование структурного ____________________________________

подразделения (общественной (наименование должности

организации) ____________________________________

Опись N __________________________ руководителя структурного

дел _______________________________ ____________________________________

(наименование категории дел) подразделения (общественной

за _____________ год ____________________________________

организации)


Подпись Расшифровка подписи

Дата


┌───┬───────┬──────────────┬─────────┬───────────┬─────────────┬──────────┐

│ │Индекс │ Название │Дата дела│Количество │Срок хранения│ │

│ N │ дела │ раздела, │ (тома, │ листов в │ дела (тома, │Примечание│

│п/п│(тома, │заголовок дела│ части) │деле (томе,│ части) <*> │ │

│ │части) │(тома, части) │ │ части) │ │ │

├───┼───────┼──────────────┼─────────┼───────────┼─────────────┼──────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │

├───┼───────┼──────────────┼─────────┼───────────┼─────────────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │


В данную опись внесено ____________________________________________________

(цифрами и прописью)

дел с N ________________________ по N ________________________ в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:


Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата


Наименование должности руководителя

службы ДОУ (лица, ответственного за

ДОУ)

Подпись Расшифровка подписи

Дата


СОГЛАСОВАНО <**>

Протокол заседания ЭК

__________________________________________

(наименование структурного подразделения)

_________________________

N ______________


Передал _____________________________ дел и _______________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.


Наименование должности работника,

передавшего дела Подпись Расшифровка подписи

Дата


Принял _________________________________ дел и ____________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.


Наименование должности работника

архива (лица, ответственного за архив),

принявшего дела Подпись Расшифровка подписи

Дата


--------------------------------

<*> Графа 6 не оформляется в описях дел постоянного хранения.

<**> Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.


Приложение 17

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел,

не подлежащих хранению


Наименование вышестоящей организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование организации __________________________________

АКТ (наименование должности

_________ N ____________ __________________________________

________________________ руководителя организации)

(место составления)

Подпись Расшифровка подписи

Дата


О выделении к уничтожению

документов и дел, не подлежащих

хранению


На основании ______________________________________________________________

(названия и выходные данные нормативных правовых актов,

___________________________________________________________________________

использованных при проведении экспертизы ценности)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда N <*>

___________________________________________________________________________

(название фонда)


┌───┬─────────┬───────┬───────────┬────────────┬───────┬────────┬──────────┐

│ │ │ │ │ │ │ Срок │ │

│ │ │ │ │ │ │хранения│ │

│ │Заголовок│ Дата │ │Индекс дела │ │ дела │ │

│ │ дела или│ дела │ Номера │ (тома, │Кол-во │ (тома, │ │

│ N │групповой│ или │номенклатур│ части) по │ дел │части) и│Примечание│

│п/п│заголовок│крайние│(описей) за│номенклатуре│(томов,│ номера │ │

│ │ дел │ даты │ год(ы) │ или N дела │частей)│пунктов │ │

│ │ │ дел │ │ по описи │ │(статей)│ │

│ │ │ │ │ │ │ по │ │

│ │ │ │ │ │ │перечню │ │

├───┼─────────┼───────┼───────────┼────────────┼───────┼────────┼──────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │

├───┼─────────┼───────┼───────────┼────────────┼───────┼────────┼──────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │


Итого ______________________________________ дел за _______________ год(ы).

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______________________ год(ы) утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _________________________

___________________________________________________________________________

(наименование государственного архива, органа Государственной архивной

службы

___________________________________________________________________________

Республики Беларусь или вышестоящей организации)

(протокол ___________ N _________)


Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи


^ СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>

Протокол заседания ЦЭК (ЭК) Протокол заседания ЭМК (ЭПК, ЦЭК)

__________________________________ _____________________________________

(наименование организации) (наименование

____________ N ___________________ _____________________________________

государственного архива или органа

_____________________________________

Государственной архивной службы

_____________________________________

Республики Беларусь,

_____________________________________

вышестоящей организации)

_________________ N _________________


Документы в количестве _______________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в ____________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ N __________


Наименование должности работника

организации, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата


Изменения в учетные документы внесены.


Наименование должности работника

архива (лица, ответственного за архив),

внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата


--------------------------------

<*> Номер фонда указывается в организациях, являющихся источниками

комплектования государственных архивов.

<**> Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с

отметкой "ЭПК".


Приложение 18

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Форма листка-заместителя документа


^ ЛИСТОК-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА


Вид документа ___________________________ Дата _________ Индекс ___________

Корреспондент _____________________________________________________________

Заголовок (или краткое содержание документа) ______________________________

___________________________________________________________________________

Выдан _____________________________________________________________________

(дата выдачи)


Выдал _____________________________ Получил ____________________________

(наименование должности, (наименование должности,

подпись, подпись,

____________________________ _____________________________

расшифровка подписи лица, расшифровка подписи лица,

____________________________ _____________________________

выдавшего документ) которому выдан документ)


Приложение 19

к Инструкции

по делопроизводству

в государственных органах

и организациях

Республики Беларусь


Форма карты-заместителя дела


Наименование организации

Наименование структурного

подразделения


^ КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА


Дело N ____________________________________________________________________

(индекс по номенклатуре дел или номер по описи и заголовок)

Выдано ___________________ во временное пользование до ____________________

(дата выдачи) (дата возврата)


Выдал _____________________________ Получил ___________________________

(наименование должности, (наименование должности,

подпись, подпись,

_____________________________ ____________________________

расшифровка подписи лица, расшифровка подписи лица,

_____________________________ ____________________________

выдавшего дело) которому выдано дело)




оставить комментарий
страница7/7
Дата22.09.2011
Размер1.38 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6   7
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2014
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх