Инструкция по делопроизводству в гоу впо «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» Уфа 2009 1 общие положения icon

Инструкция по делопроизводству в гоу впо «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» Уфа 2009 1 общие положения


Смотрите также:
Инструкция по делопроизводству в фгбоу впо «Башкирский государственный педагогический...
Ссионального образования башкирский государственный педагогический университет им. М...
Метафоры в татарском языке: лексико-грамматический и стилистический аспекты 10. 02...
У чреждение Российской академии образования...
Социальная история номадизма. Проблемы изучения и оценки исторического развития кочевых обществ...
Методические рекомендации по написанию выпускной квалификационной работы бакалавра по методике...
С. Х. Асадуллина теория и практика разрешения...
Автореферат разослан 2009 г...
Положение о порядке проведения аттестации работников...
Элементы убранства и аксессуары костюма кочевников золотой орды (типология и социокультурная...
«Об образовании»...
Иосиф волоцкий в отечественной историографии XIX xx вв. 07. 00. 09 Историография...



Загрузка...
страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8
вернуться в начало
скачать

^ 5 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И

ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1 Организация документооборота

5.1.1 Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения.

5.1.2 Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в университете, регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

^ 5.2 Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции

5.2.1. Всю корреспонденцию, поступающую в университет принимают и регистрируют сотрудники отдела документационного обеспечения.

При приеме корреспонденции проверяют целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленную корреспонденцию пересылают отправителю.

5.2.2 Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые, согласно перечню приложения 19.

5.2.3 При вскрытии конверта (упаковки) проверяют правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляют акт в двух экземплярах, один из которых прилагают к полученному документу, а другой отправляют отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если:

– адрес отправителя указан только на конверте;

– дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени;

– конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции (заказная корреспонденция).

5.2.4 На всех входящих документах и приложениях к нему в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера («входящий номер») и даты поступления документа.

На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте (не вскрывается в отделе документационного обеспечения личная корреспонденция, ценная корреспонденция, экспресс-почта и корреспонденция из-за рубежа).

^ Обо всех поступивших документах необходимо докладывать руководству в день их поступления.

Документы, адресованные руководству вуза, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматривают в отделе документационного обеспечения, а затем направляют руководству или в подразделение. Предварительное рассмотрение документов проводят с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляют, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в университете распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передают по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Работники деканатов, кафедр и структурных подразделений ежедневно получают корреспонденцию в отделе документационного обеспечения (за своевременную доставку простой корреспонденции в адрес структурных подразделений ответственность несут работники деканатов и кафедр).

Рассмотренные руководством документы возвращают в отдел документационного обеспечения, где в журнал «Входящая корреспонденция» вносят содержание документа, а документ передают на исполнение.

5.2.5 Получив документы на исполнение, работник университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурным подразделениями, получает ответственный исполнитель (лицо, указанное в резолюции первым), который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

В отдельных случаях такие документы можно тиражировать и передавать в соответствующие структурные подразделения.

Работник университета обязан обеспечивать оперативность, качество исполнения и сохранность документов, поступивших к нему для исполнения.

Передача регистрируемого документа от одного исполнителя к другому может производиться только через отдел документационного обеспечения.

После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа.

5.2.6 Движение документов в университете должно быть управляемым и оперативным.

Требования, предъявляемые к документообороту:

– прямоточность движения документов – документ кратчайшим путем попадает исполнителю, возвратные перемещения документа исключены;

– распределение документов ректору, проректорам, руководителям структурных подразделений согласно их функциональным обязанностям;

– единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

5.2.7 Оригиналы писем от вышестоящих организаций, органов власти хранятся в отделе документационного обеспечения.

^ 5.3 Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

5.3.1 Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

5.3.2 До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляют на подпись вместе с материалами, на основании которых его готовили.

5.3.3 Документы, подписанные ректором и проректорами по приказу о делегировании полномочий, адресованные в вышестоящие и сторонние организации регистрируют в отделе документационного обеспечения и направляют адресату через органы почтовой связи.

Документы для отправки в сторонние организации сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство, должны передавать в отдел документационного обеспечения.

Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования. Конвертирование корреспонденции и других почтовых отправлений производят в отделе документационного обеспечения университета.

5.3.4 Внутренние документы оформляют и исполняют (используют) в пределах университета.

5.3.5 Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматривают те должностные лица, кому они направлены.

^ 5.4 Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

5.4.1 Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты.

Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри организации, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняют аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передают адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат электронной почты получает изображение документа на экране персонального компьютера или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи принтера.

Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный «почтовый ящик», которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

5.4.2 При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

– объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

– передачу корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляют с разрешения руководства университета или руководителя структурного подразделения;

– оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшивают в дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, с указанием времени и даты передачи;

– ответственность за содержание передаваемой информации возлагают на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

– факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

– запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;


^ 6 ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ

6.1 Регистрация документов

6.1.1 Регистрацию документов в университете осуществляют децентрализованно: в отделе документационного обеспечения регистрируют входящую корреспонденцию, адресованную на имя ректора; документы, адресованные в университет без указания конкретного адресата; входящую правительственную корреспонденцию; исходящую от имени руководства вуза документацию; приказы, распоряжения, письма.

6.1.2 Протоколы заседаний ректората, деканов, совещаний у проректоров вуза регистрируют и хранят в секретариатах ректора и проректоров университета.

6.1.3 Входящие документы регистрируют в день поступления, а исходящие и внутренние документы – в день подписания.

^ 6.2 Индексация документов

6.2.1 Каждому структурному подразделению университете присваивают цифровые индексы (приложение 20).

6.2.2 Исходящим номером отправляемого документа является порядковый номер регистрации письма по журналу в течение текущего года, цифровой номер (индекс) структурного подразделения, которое отправляет письмо, номер журнала, в котором регистрируется исходящая почта и

Например:

Порядковый номер письма 515, юридический отдел имеет индекс 09, журнал регистрации 03 и дата регистрации: № 515–09–03 от 15.12.2008.

Специалист по делопроизводству отдела документационного обеспечения проверяет правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера регистрации, адреса, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителей, номера телефона).

^ 6.3. Построение справочного аппарата

6.3.1 В отделе документационного обеспечения и других структурных подразделениях университета справочным аппаратом являются журналы регистрации корреспонденции.

В журнале регистрируются все документы, поступившие на имя ректора университета и (или) в адрес университета.

Справочным аппаратом для исходящих документов являются журналы регистрации этих документов.

^ 6.4. Работа исполнителей с документами

6.4.1 Руководители структурных подразделений университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день поступления, контроль за качественным исполнением документов.

6.4.2 При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя.

^ Срочные документы передаются немедленно.

6.4.3 Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, подписание (утверждение) ректором или проректором или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

6.4.4 При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов, исполнитель осуществляет промежуточные действия, как запрос сведений, телефонные переговоры и т.д., подготавливая окончательное решение к намеченной дате.

6.4.5 При наличии ответственного исполнителя, все остальные исполнители своевременно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.4.6 Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.

6.4.7 Исполнитель имеет право пользоваться справочно-информационным фондом университета, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации, в пределах своих должностных обязанностей.

^ 6.5 Печатание и тиражирование документов

6.5.1 Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации, осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы.

6.5.2 Тиражирование производится на копировальных аппаратах в структурных подразделениях университета или в издательско-полиграфическом комплексе университета.

Тиражированию подлежат документы, относящиеся к служебной деятельности университета.

Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей.

6.5.3 Для тиражирования принимаются служебные документы, изготовленные средствами ПЭВМ. На тиражирование документов заполняется заказ, который подписывает руководитель подразделения.

Размноженные документы и оригиналы выдаются заказчику под расписку.

6.5.4 Растиражированные в издательско-полиграфическом комплексе экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные (номер заказа, тираж, дата).

6.5.5 Оригиналы растиражированных документов возвращаются заказчику при получении тиража.

6.5.6 В издательско-полиграфическом комплексе ведут журнал учета тиражирования документов.

^ 6.6 Учет и хранение печатей, штампов и бланков

6.6.1 Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, удостоверения личности, командировочные удостоверения, трудовые книжки, студенческие билеты, зачетные книжки, аспирантские удостоверения.

6.6.2 Учет всех печатей и штампов, имеющихся в университете (кроме печатей и штампов второго отдела), ведут в специальном журнале.

6.6.3 Выдачу печатей и штампов производят под расписку в соответствующих журналах учета.

6.6.4 Журналы учета выдачи печатей и штампов включают в номенклатуру дел. Листы их нумеруют, прошивают и опечатывают.

6.6.5 Печати и штампы хранят в сейфах.

6.6.6 Ответственность за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства.

6.6.7 Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

6.6.8 Уничтожение бланков, подлежащих учету производят по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.

6.6.9 Печати и штампы уничтожают по акту.

6.6.10 Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится отделом документационного обеспечения не реже одного раза в год, одновременно с проверкой состояния делопроизводства.


^ 7 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ


7.1. Организация контроля

7.1.1 Контроль исполнения документов – это комплекс организационных, информационных, технических и иных мероприятий, нацеленных на обеспечение надлежащего (т.е. своевременного, точного и полного) исполнения зарегистрированных документов.

Все поступающие на имя ректора вуза и в адрес вуза документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контролю за исполнением документов подлежат также наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, решения Ученого совета и т.д.).

7.1.2 Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения и включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Контроль за исполнением документов осуществляет отделе документационного обеспечения университета. Контроль исполнения документов включает следующие этапы:

– постановка документа на контроль. Ректор (проректор) делает отметку на документе «Контроль» или «К», определяет исполнителей, срок исполнения, ставит дату и подпись.

– своевременное доведение документов до исполнителей делопроизводителями отдела документационного обеспечения (поступившие – в день поступления и регистрации, внутренние – после подписания);

- проверка и регулирование начальником отдела документационного обеспечения хода исполнения документа путем напоминания ответственным исполнителям о приближении срока окончания работы над документом – за 10 дней, 5 дней и 2 дня;

– регулярное информирование соответствующих руководителей о ходе исполнения документов.

7.1.3 Ответственность за организацию своевременного и правильного исполнения документов возлагается на руководителей структурных подразделений.

7.1.4 Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства вуза, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

7.1.5 В структурных подразделениях непосредственный контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или иное лицо, ответственное за делопроизводство.

7.1.6 Контроль за исполнением зарегистрированных документов, поступивших на имя ректора и в адрес университета возлагается на отдел документационного обеспечения университета.

7.1.7 Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами, индивидуальные сроки исполнения указываются непосредственно в тексте документа или в резолюции к нему ректором (проректором).

Срок исполнения документа может быть продлен письменным распоряжением должностного лица, которое его установило сразу после получения документа не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.

Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

– если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок,

– документы без указания срока исполнения - в месячный срок,

– если в документе имеется пометка «оперативно» - то в десятидневный срок,

– если в документе имеется пометка «срочно», - то в трехдневный срок.

7.1.8 Срок исчисляется в календарных днях со дня следующего за днем подписания документа, трехдневный срок – в рабочих днях.

^ 7.2 Порядок снятия документов с контроля

7.2.1 Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

7.2.2 Основанием для снятия с контроля документов с поручениями ректора или проректоров университета является документ – ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения. Снятие с контроля зарегистрированных документов производит начальник отдела документационного обеспечения, путем проставления в журнале регистрации номера и даты письма-ответа, а в структурном подразделении – лицо, ответственное за делопроизводство подшивает исполненный документ в дело.

^ 8 ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В УНИВЕРСИТЕТЕ


8.1 Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

Дела в университете формируют, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в университете осуществляют отдел документационного обеспечения и архив университета.

8.2 При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в всего периода работы данного лица в университете; документы университета за учебный год;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

8.3 Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагают в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяют к документам, к которым они относятся.

Приложения свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

8.4 Распорядительные документы группируют в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируют вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные тома;

приказа по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документах приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела в соответствии с их сроками хранения.

поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируют в дела по направлениям деятельности университета;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируют отдельно от их проектов;

документы в личных делах располагают в хронологическом порядке, по мере их поступления;

- лицевые счета работников университета по заработной плате группируют в отдельные дела и располагают в них по алфавиту фамилий;

- переписку группируют, как правило, за календарный год и систематизируют хронологической последовательности, документ-ответ помещают за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.





оставить комментарий
страница3/8
Дата22.09.2011
Размер1,52 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх