Инструкция по делопроизводству в гоу впо «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» Уфа 2009 1 общие положения icon

Инструкция по делопроизводству в гоу впо «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» Уфа 2009 1 общие положения


Смотрите также:
Инструкция по делопроизводству в фгбоу впо «Башкирский государственный педагогический...
Ссионального образования башкирский государственный педагогический университет им. М...
Метафоры в татарском языке: лексико-грамматический и стилистический аспекты 10. 02...
У чреждение Российской академии образования...
Социальная история номадизма. Проблемы изучения и оценки исторического развития кочевых обществ...
Методические рекомендации по написанию выпускной квалификационной работы бакалавра по методике...
С. Х. Асадуллина теория и практика разрешения...
Автореферат разослан 2009 г...
Положение о порядке проведения аттестации работников...
Элементы убранства и аксессуары костюма кочевников золотой орды (типология и социокультурная...
«Об образовании»...
Иосиф волоцкий в отечественной историографии XIX xx вв. 07. 00. 09 Историография...



Загрузка...
страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8
вернуться в начало
скачать

^ 3.3.17 Подпись документа

Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов являются подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись – обязательный реквизит документа.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.

Документы, направляемые университетом в вышестоящий орган, подписываются ректором или в соответствии с приказом о делегировании полномочий проректорами университета.

Реквизит «подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и с пробелом перед фамилией. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись, ее расшифровка, например:

Проректор по финансово-

экономической деятельности У.Ш. Шаяхметов

подпись

В документах, составленных комиссией, указываются в первую очередь их обязанности в составе комиссии, а затем должности. Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

При подписании документа несколькими должностными лицами разного уровня, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Например:

ври.о. ректора

Проректор по финансово-

экономической деятельности У.Ш. Шаяхметов

подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не называют.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на документе отсутствует, то документ должно подписать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия.

При этом не допускается подписание документов с предлогом «за» или проставление косой черты перед наименованием должности.

Подлинная подпись может быть заменена факсимиле. Факсимильное воспроизведение подписи в университете может изготавливаться для ректора и проректоров и хранится у секретарей руководителей.

Факсимиле проставляется на приглашениях, грамотах, благодарственных письмах, иных документах, не носящих финансового характера и не являющихся распорядительными документами при отсутствии лица, для которого изготовлено факсимиле, а также по его распоряжению или с его разрешения.

Подлинная подпись не может быть заменена факсимиле при заверке дипломов и иных документов об образовании, приказов, распоряжений, договоров.

^ 3.3.18 Согласование документа

3.3.18.1 Согласование документа проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам.

Согласование может проводиться как внутри вуза (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и не подчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Замечания и дополнения к документу излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого остается в вузе, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования помещается в левой верхней части первого листа на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется крупными буквами (без кавычек и знаков препинания на конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.


Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИ документоведения и архивного дела

________________________ А.Э. Петров

«____»_________________200__ г.


Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:


СОГЛАСОВАНО

Решение заседания Ученого Совета БГУ

Протокол от 03.09.2007 № 18


СОГЛАСОВАНО

Письмо НПО «Неорганические материалы»

от 12.05.2007 N 06-15/1945-Р


Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Внешнее согласование осуществляется в следующем порядке:

– с подведомственными университету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

– с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

– с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль в определенной области (экологической, пожарной и т. п.);

– с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

^ 3.3.19 Оттиск печати, заверение документов

Оттиском печати заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых предусмотрено заверение подлинной подписи

При необходимости документ заверяется печатью с изображением герба РФ, печатью отдела документационного обеспечения университета или печатью структурного подразделения.

Печать с изображением герба РФ ставится на документах, где воспроизведение оттиска этой печати специально предусматривается действующим законодательством.

Примерный перечень документов, которые заверяются печатями, дан в приложении 10.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал части наименования должности лица, подписавшего документ и часть подписи.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Печать структурного подразделения (не гербовая), может ставиться на копиях документов, направляемых в другие учреждения; размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке; на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью и обучением граждан.

^ 3.3.20 Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает инициалы имени и отчества, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона напечатанные шрифтом Times New Roman размером № 10 через 1 межстрочный интервал.

^ 4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1 Приказ, распоряжение

Примерный перечень наиболее употреблемых видов документов приведен в приложении 11.

4.1.1 Приказ – это правовой акт, издаваемый ректором университета, действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом. Виды приказов, издаваемые в университете приведены в приложение 7а.

Приказ должен иметь следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации, наименование организации, слово «ПРИКАЗ», дату, номер, место составления или издания документа, заголовок, текст, подпись, лист согласования, отметку об исполнителе

По содержанию и способам оформления приказы делят на приказы по основной деятельности и по личному составу.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, научной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы по личному составу используются для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.

В процедуре издания приказа выделяют следующие этапы:

1 Инициирование издания приказа;

2 Сбор и анализ информации для подготовки документа;

3 Подготовка приказа;

4 Согласование документа;

5 Доработка приказа по замечаниям согласующих;

6 Подписание приказа;

7 Регистрация приказа;

8 Доведение приказа до исполнителей.

4.1.2 Приказы готовят и вносят подразделения на основании поручений ректора, проректоров, либо в инициативном порядке. Приказы по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на лиц, ответственных за документооборот в структурном подразделении, которые готовят и вносят приказ.

Обеспечение правильности оформления приказов (распоряжений) является обязанностью отдела документационного обеспечения.

Текст приказа готовится специалистами структурных подразделений. На оборотней стороне приказа оформляется Лист согласования, который готовится следующим образом:

а) Фраза «Лист согласования по приказу (название приказа)» №__, располагается на оборотной стороне последнего листа приказа на верху по середине, размером шрифта 13. Номер приказа проставляется после подписания приказа.

б) в левом нижнем углу на листе согласования приказа печатаются данные лица, подготовившего лист согласования приказа (шрифт № 10). (Приказ подготовил: должность, Ф.И.О., тел.)

Приказы согласовывают с:

– руководителем подразделения, внесшим приказ;

– руководителями структурных подразделений, курирующими данный вид деятельности университета;

– руководителем юридической службы;

– руководителем отдела документационного обеспечения;

– проректорами в соответствии с приказом о делегировании полномочий.

Возражения по приказу, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к приказу.

Если в процессе согласования в приказ вносят изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

4.1.3 Датой приказа является дата его подписания.

4.1.4 Для удобства поиска приказов устанавливают следующий порядок индексации и регистрации: приказы нумеруют порядковой нумерацией в пределах календарного года;

В отделе документационного обеспечения:

– по основной деятельности – «о»;

– по контингенту аспирантов и докторантов, в целом по научной деятельности вуза – «н»;

– о командировке студентов, аспирантов (учеба за пределами университета) – «к»

– довузовское образование – «цдо»

– приказы по Институту переподготовки и повышению квалификации – «пк»

В отделе кадров:

  • по личному составу (кадровые, хоздоговорные) – «к», «х»;

  • об отпусках работников – «к»

4.1.5 Копию приказов обязательно направляют исполнителю.

Копии приказов направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.

4.1.6 Приказ (распоряжение) печатают на бланке установленной формы (приложение 12) шрифтом размером № 13.

Приказы печатаются на бланках формата А4, т.е. 210х297 мм.

В соответствии с ГОСТом Р6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее

– 20 мм – левое;

– 10 мм – правое;

– 20 мм – верхнее;

– 20 мм – нижнее.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

– наименование вышестоящей организации;

– наименование организации;

– наименование вида документа – ПРИКАЗ;

– дата и номер приказа.

Дату оформляют цифровым или словесно-цифровым способом.

Вышеуказанные реквизиты (наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование вида, дату и номер документа) печатают центрованным способом.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатают полужирным шрифтом через один межстрочный интервал, 12 шрифтом и выравнивают по центру.

Текст отделяют от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатают шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивают по ширине текстового поля. Первую строку абзаца начинают на расстоянии 1,25 см (или равном пяти буквам) от левой границы текстового поля.

Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

– констатирующей (преамбулы)

– распорядительной.

Констатирующая часть – это кратко изложенные цели и задачи, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Преамбулу в приказах завершают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут заглавными буквами с красной строки (левое поле). После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставят двоеточие.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный университетом, в констатирующей части указывается его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Например:

«Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта необходимо начинать словами «Признать утратившими силу…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводят приказ, указывают в журнале регистрации приказов по данному виду деятельности университета.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

В правом верхнем углу таких документов, от восьмого положения табулятора пишут слово «приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

Например,

Приложение № 1

к приказу ректора

от 02.03.2008 № 198

Приложения должны быть подписаны составителем и его руководителем.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы подписывает ректор или по его поручению проректор.

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ.

Употребление бланков приказов произвольной формы не допускается.

4.1.7 Совместные приказы печатают на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

– наименования организаций – располагают на одном уровне;

– наименование вида документа – приказ, располагают центровано;

– регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

– подписи руководителей располагают ниже текста на одном уровне.

В отделе документационного обеспечения регистрируются следующие виды приказов:

- по основной деятельности;

- по ИПКиПП;

- все приказы, издаваемые управлением научной работы и международных связей;

– все приказы, издаваемые Центром довузовского образования;

- о командировании студентов и преподавателей;

– об изменении сроков командировок студентов и преподавателей.

В учебно-методическом управлении регистрируются:

- по студентам дневной формы обучения бюджетной основы;

– по студентам заочной формы обучения бюджетной и коммерческой основы;

– по студентам дневной формы обучения коммерческой основы;

– приказы о прохождении студентами всех видов практик;

В отделе кадров регистрируются все приказы по личному составу.

^ 4.2 Приказы по командировкам (командировочное удостоверение).

Командировочное удостоверение регистрируется в отделе документационного обеспечения университета после подписи ректора или проректоров (по приказу о делегировании полномочий) на специальном бланке командировочного удостоверения.

Подписывается: личная подпись командируемого, руководитель структурного подразделения, начальником учебно-методического управления, начальником управления бухгалтерского учета и финансового контроля (в отдельных случаях командируемый, отправляющийся за свой счет без подписи начальника управления бухгалтерского учета и финансового контроля), ректором или проректором (на основании приказа о делегировании полномочий). В том случае, когда работник командируется на научные конференции – обязательна подпись начальника управления по научной и работе и международным связям, курсы повышения квалификации – подпись директора Института повышения квалификации. В командировочном удостоверении для водителей университета обязательна подпись заведующего гаражом и начальника административно-хозяйственного управления.

Приказы в пределах года имеют порядковую нумерацию, дробь и буквенную индексацию. Приказы должны оформляться на бланке университета, иметь комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения 7,8,12,13).

Употребление для издания приказов бланков произвольной формы не допускается. Кадровые приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, поощрениях, приказы об отпусках, командировках работников оформляются в университете на бланках унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ.

Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения ректора университета или проректоров по направлению в соответствии с приказом о делегировании полномочий.

К приказу составляют список рассылки, куда входят подразделения университета, должностные лица, которых касается приказ. Визирование приказов ректором или проректорами (на основании приказа о делегировании полномочий), осуществляет специалист отдела документационного обеспечения. Регистрация, хранение и передача приказов в архив университета также производится отделом документационного обеспечения.


4.3 Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый ректором (проректорами) университета по вопросам информационно-методического характера, оперативного управления деятельностью университета и по конкретным вопросам.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части указывают цель или причину распоряжения, в распорядительной, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, – предписываемые действия. Подготовка и оформление распоряжения проводится по тем же правилам, что и приказ (приложение 14).

Распоряжение имеет следующие реквизиты:

^ Наименование федерального органа исполнительной власти и наименование высшего учебного заведения (Федеральное агентство по образованию; Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Башкирский государственный педагогический университет им.М.Акмуллы»);

^ Наименование вида документа (Распоряжение);

Дата и номер распоряжения. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера распоряжения.

Заголовок должен кратко и четко отражать содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.


^ 4.4 Положение, правила, инструкция

4.4.1 Положение принимают в том случае, если в нем устанавливают системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции университета (Положение об Институте повышения квалификации и профессиональной переподготовке).

В правилах устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения (Правила внутреннего распорядка университета).

В инструкции излагают порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов (Инструкция по делопроизводству).

Положения, правила, инструкции применяют как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые коллегиальным органом; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкции находится в ведении университета.

4.4.2 Порядок подготовки положения (правил, инструкций) соответствует общему порядку подготовки нормативных актов.

4.4.3 Текст положения (правил, инструкции) печатают на общем бланке университета.

Текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используют слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?»(Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указывают основания разработки, основное назначение нормативного акта и сферу его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Основной текст положения (правил, инструкции) можно делить на главы (разделы), пункты и подпункты. Главы (разделы) должны иметь названия.

Нумерацию глав (разделов), пунктов и подпунктов производят арабскими цифрами.

4.5 Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

4.5.1 Протокол составляют на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляют структурные подразделения, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.

4.5.2 Записи во время заседания, сбор материалов и подготовку текста возлагают на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания.

4.5.3 Копии документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляют для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Подлинники вместе с протоколами хранятся у секретаря коллегиального органа.

4.5.4 Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожают по миновании надобности, причем копии протоколов – по акту.

4.4.5 На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляют соответствующий гриф, например «Для служебного пользования».

4.4.6 Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются следующие реквизиты: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших), слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие; «Повестка дня»; Докладчики по каждому пункту повестки дня.


Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делают в тексте сноску «Текст выступления прилагается».

Постановление (решение) печатается полностью; при необходимости приводят итоги голосования.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируют только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывают председательствующий на заседании и секретарь.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваивают порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Ученого Совета университета, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.

Принятые решения доводят до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляют на общем бланке университета.

4.4.7 Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 и имеет следующие реквизиты:

^ Наименование документаПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом №14 и выравнивается по центру.

^ Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

^ Место проведения совещания, заседания – указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер».

^ Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Каждый вопрос нумеруют арабской цифрой и его наименование начинают с предлога «О» («Об»), которое печатают центровано другим размером шрифта и подчеркивают одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указывают фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрений соответствующего вопроса. Фамилии печатают через один межстрочный интервал.

Затем указывают принятое по этому вопросу решение.

Подпись, которая включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), отделяют от текста тремя межстрочными интервалами.

Наименование должности печатают от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируют относительно самой длинной строки.

Расшифровку подписи располагают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последнюю букву в расшифровке огранивают правым полем.

Образец полного оформления протокола приведен в приложении №15, выписки из протокола – в приложении 16.

^ 4.6 Служебное, деловое и коммерческое письмо

4.6.1 Служебные письма в университете готовят как:

– ответы о выполнении поручений федеральных и республиканских органов исполнительной власти;

– исполнение поручений федеральных и республиканских органов исполнительной власти по обращениям граждан с вопросами, относящимися к компетенции университета;

– сопроводительные письма;

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Служебные письма печатают на бланках университета формата А4 согласно приложению 4 и 5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Служебное письмо, направляемое внутри страны, необходимо составлять на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма следует излагать от третьего лица единственного числа.

Например: «Ректорат считает..», «БГПУ им. М. Акмуллы рассмотрел…»

Если письмо оформляют на бланке должностного лица, то текст излагают от первого лица единственного числа: «прошу», «направляю…».

Датой письма является дата его подписания и регистрации.

4.6.2 Структура служебных, деловых и коммерческих писем.

Структура письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагают причину, основание или обоснование составления письма, приводят ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

^ 4.6.3 Классификация писем

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения.

По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть:

  • инструктивные (директивные)

  • гарантийные

  • информационные

  • рекламные

  • коммерческие

  • письма-запросы

  • письма-приглашения

  • письма-подтверждения

  • письма-напоминания

  • письма предупреждения

  • письма-извещения и др.

Применяются письма «сопроводительные», которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

В современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

а) письма, требующие письма-ответа;

б) письма, не требующие письма-ответа.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа. Письмо должно быть кратким, четким, тщательно отредактированным, составленным, как правило, по одному вопросу, объемом не более двух страниц.

Письмо состоит из следующих основных частей:

– обращение

– вступление

– основное содержание

– заключение.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например

^ Уважаемый Сергей Петрович!

Уважаемый господин Титов!

Господин Титов!

Сергей Петрович!

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ.

Основное содержание письма оставляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, требований, отказов, напоминаний и т.д.

Для составления служебных писем от имени университета используется бланк письма университета формата А4 (приложение 4,5)

Письма, касающиеся учебной деятельности университета – подписываются проректором по учебной работе;

Письма, касающиеся научной деятельности университета – подписываются проректором по научной работе;

Письма, касающиеся хозяйственной деятельности университета – подписываются проректором по финансовой и экономической деятельности;

Письма, касающиеся социально-воспитательной деятельности университета – подписываются проректором по социальной и воспитательной работе;

Письма от имени факультета и иных структурных подразделений – подписывает декан, руководитель структурного подразделения на бланке руководителя структурного подразделения.

Данные лица (ФИО, контактный телефон), подготовившего письмо располагаются в левом нижнем углу последнего листка служебного письма (шрифт 10).

Все служебные письма подписанные ректором (проректором), регистрируются в отделе документационного обеспечения в журнале «Исходящая корреспонденция» и им присваивается номер, состоящий из порядкового номера, индекса подразделения, подготовившего письмо и номера папки, формируемой по видам деятельности. Копии писем хранятся в отделе документационного обеспечения.

4.6.4 Стандартные фразы и выражения служебных, деловых и коммерческих писем.

При составлении служебных, деловых и коммерческих писем можно использовать набор стандартных фраз.

^ Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используют следующие выражения:

– В связи с отсутствием финансовой помощи…;

– В связи со сложной экономической ситуацией…;

– В порядке проведения совместной работы…;

– В соответствии с Вашим письмом;

– В соответствии с протоколом…;

– В ответ на Ваше обращение…;

– В подтверждение нашей договоренности…;

– В целях усиления ответственности…;

– На Ваше обращение…

Если составляют письмо-просьбу, то используют такие выражения:

– Просим оказать содействие…;

– Просим выслать в наш адрес…;

– Просим принять участие….;

– Прошу принять меры….;

– Прошу принять к сведению…;

– Прошу довести до сведения..;

– Прошу ликвидировать задолженность…

^ Сопроводительные письма обычно начинают со слов:

– Направляем информацию…;

– Возвращаем справочные материалы…;

– Высылаем подписанный с нашей стороны договор…;

– Посылаем справочную литературу…

Письма-подтверждения начинаются так:

– Подтверждаем…;

– С благодарностью подтверждаем…;

– БГПУ им. М. Акмуллы подтверждает…

В письмах-напоминаниях используют такие модели:

– Напоминаем, что…;

– Напоминаем Вам, что…

В письмах-извещениях – такие:

– Сообщаем, что…;

– Ставим Вас в известность, что…

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

– Оплату гарантируем…;

– Сроки выполнения гарантируем…

Письма-приглашения можно начинать со слов:

– Приглашаем принять участие…;

– Просим направить представителя…

^ Отказ в просьбе и отклонение предложения строят по таким моделям:

– Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…;

– Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам….;

–На Ваше обращение о совместной работе считаем…

^ Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

– Убедительно просим Вас выделить 10 тыс. рублей на проведение благотворительного марафона;

– Убедительно просим направить в наш адрес информацию;

– Убедительно просим Вас не задерживать ответ;

– Просим извинить за задержку с ответом;

– Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

^ 4.7 Правила оформления зарубежной корреспонденции (писем)

4.7.1 Деловая международная переписка имеет свои правила. Текст письма на русском и иностранном языках должен быть идентичен.

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления международных писем.

В приложении А международного стандарта ИСО 3535:1977 установлены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле – 20 мм; верхнее – 10 мм, текстовая область для формата А4 – 183х280 мм, для формата А5L – 183х131 мм.

Письма, используемые в практике общения с зарубежными организациями, могут включать нижеследующие реквизиты.

Сведения об отправителе (issuer field). На бланке письма указывают наименование фирмы, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации можно указывать род ее деятельности.

Ссылки на индексы отправителя (reference field). В зарубежной в практике в письме приводят его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 357/27, где 357 – порядковый номер письма, а 27 – номер дела. Ссылка может иметь такой вид: Kindly mention Xf 25/6221 in your reply (Просим упомянуть Xf 25/6221 в Вашем ответе) и т.п.

Дату письма (Date) проставляют обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2009.01.27. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 05.06.2008 в Великобритании будет восприниматься как 5 июня 2008 г., а в США как 6 мая 2008 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 17 September 2008 (17 сентября 2008).

Адресат («внутренний адрес») (Inside Address). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения. Строки адреса необходимо выравнивать с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180:1193 содержится рекомендация лишь придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используют следующие элементы:

1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица);

2) имя (имена), фамилия, приставка к имени;

3) занятие, функция, по адресу (через);

4) пункт доставки;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название территории или провинции и / или название страны.

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используют следующие элементы:

1) название организации;

2) указание на род деятельности или изделия;

3) название отдела или подразделения организации;

4) пункт доставки;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название территории или провинции и / или название страны.

Постскриптум. За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S.(от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставят подписи.

^ 4.8 Телеграммы, телефонограммы

4.8.1 Согласно Правилам предоставления услуг телеграфной связи в зависимости от страны нахождения отправителя и адресата различают: «внутреннюю телеграмму», «международную телеграмму».

Порядок оформления «внутренних телеграмм»

Структурные подразделения университета по письменному разрешению главного бухгалтера (кроме телеграмм, подписанных ректором), самостоятельно занимаются отправкой телеграмм.

Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений, в двух экземплярах, первый из которых передается в отделение связи, второй с отметкой о времени ее приема, подшивается в дело соответствующего структурного подразделения.

В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное наименование вуза, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.,

Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью "Исправленному верить" и заверены составителем.

Правительственные телеграммы подписываются только ректором или проректором.

Перед адресом указываются категории телеграммы:

"Молния", "Срочная".

В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя.

4.8.2 Телеграмма не должна содержать более 300 знаков. Если телеграмма состоит более чем из 300 знаков, ее следует разделить на несколько частей по 300 знаков каждая (последняя часть может содержать менее 300 знаков), передаваемых как отдельные телеграммы. При этом отметку о категории телеграммы указывают на каждой телеграмме, а отметку о виде телеграммы – только на первой телеграмме.

4.8.3 Цифры в подаваемой телеграмме можно указывать либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, отправитель должен указывать полными словами.

В приложении 17 приведен образец оформления телеграммы.

Порядок предоставления услуги «международная телеграмма»

4.8.4 Перечень зарубежных стран, с которыми осуществляется обмен международными телеграммами, устанавливается администрацией связи России.

4.8.5 Международные телеграммы принимают от пользователей только в пунктах связи, определенных для этих целей операторами связи (пункты подачи международных телеграмм).

4.8.6 Международная телеграмма должна быть написана на любом языке, разрешенном страной назначения, с использованием букв латинского алфавита.

Фамилию, имя и адресные сведения отправителя, указываемые после содержания международной телеграммы, можно писать буквами русского или латинского алфавита.

Передача местных телеграмм (в пределах города) запрещается, срочная информация в местные адреса передается телефонограммами (приложение 18).

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем и отправителем в журнале учета исходящих и входящих телефонограмм.

Юридическая сила поступившей телефонограммы) определяется следующими реквизитами:

– исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

– должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

– должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

– входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов, тексты должны быть не сложными, не содержать трудно произносимых слов, составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем структурного подразделения.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

^ 4.9 Порядок снятия и выдачи копий с документов

4.9.1 Копии с документов выдают с разрешения руководителей структурных подразделений и только с тех документов, которые были изданы в университете и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

Копии организационно-распорядительных документов (внутренних) изготавливаются в общем отделе университета.

Копия документа воспроизводится полностью (бланк университета, номер, дата, содержание и т.д.) и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику.

Заверительная надпись составляется по форме:

- внизу после полного воспроизведения текста ставится штамп «Копия верна» и печать «Отдел документационного обеспечения», должность, подпись лица, заверяющего копию, расшифровку подписи, дату заверения.

На копиях документах (включая ксерокопии) ставятся печати для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке документов, имеющих юридическую силу (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью отдела документационного обеспечения университета.

Печатью отдела документационного обеспечения университета и штампом «Копия верна» заверяются:

- ксерокопии дипломов, вкладышей к дипломам работников, аспирантов, докторантов университета;

- ксерокопии Лицензии на право ведения образовательной деятельности в сфере профессионального образования, Свидетельства об аккредитации (ксерокопии данных документов выдаются юридическим отделом университета);

Печатью отдела кадров университета заверяются:

- копии документов, касающиеся трудовой деятельности работников университета: копии трудовых книжек, копии приказов по персоналу, копии локальных нормативных актов университета (Устав, Правила внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Отзывы на авторефераты диссертаций заверяются начальником отдела документационного обеспечения с заверением оттиском гербовой печати университета.





оставить комментарий
страница2/8
Дата22.09.2011
Размер1,52 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4   5   6   7   8
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

наверх