Инструкция по делопроизводству в гоу впо «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» Уфа 2009 1 общие положения icon

Инструкция по делопроизводству в гоу впо «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» Уфа 2009 1 общие положения


Смотрите также:
Инструкция по делопроизводству в фгбоу впо «Башкирский государственный педагогический...
Ссионального образования башкирский государственный педагогический университет им. М...
Метафоры в татарском языке: лексико-грамматический и стилистический аспекты 10. 02...
У чреждение Российской академии образования...
Социальная история номадизма. Проблемы изучения и оценки исторического развития кочевых обществ...
Методические рекомендации по написанию выпускной квалификационной работы бакалавра по методике...
С. Х. Асадуллина теория и практика разрешения...
Автореферат разослан 2009 г...
Положение о порядке проведения аттестации работников...
Элементы убранства и аксессуары костюма кочевников золотой орды (типология и социокультурная...
«Об образовании»...
Иосиф волоцкий в отечественной историографии XIX xx вв. 07. 00. 09 Историография...



Загрузка...
страницы:   1   2   3   4   5   6   7   8
скачать

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Башкирский государственный педагогический университет

им. М. Акмуллы»

(ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»)


УТВЕРЖДАЮ

Ректор ГОУ ВПО

«Башкирский государственный

педагогический университет

им. М. Акмуллы»

от «___»_________ 2009 г.

№ ____


ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в ГОУ ВПО «Башкирский государственный

педагогический университет им. М. Акмуллы»


Уфа 2009




^ 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1 Настоящая Инструкция по делопроизводству в ГОУ ВПО «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов (поручений).

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ГОУ ВПО «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы» (далее – университет), обеспечивающего деятельность БГПУ им. М. Акмуллы.

1.2 Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 25.11.2005 года № 536, Инструкцией по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию, утвержденной приказом Федерального агентства по образованию от 4 февраля 2005 г. N 38, ГОСТ Р6.30-2003, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Президента Республики Башкортостан, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Правительства Республики Башкортостан и других нормативных документов, приведенных в приложении 1.

1.3 Руководство и контроль за ведением делопроизводства в университете осуществляет отдел документационного обеспечения.

Отдел документационного обеспечения дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.4 Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагают на руководителей соответствующих структурных подразделений университета (управлений, отделов, деканатов, кафедр).

Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходных материалов и расходование бумаги.

Руководители структурных подразделений в вопросах делопроизводства:

– обеспечивают ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями ГОСТ, данной Инструкции и другими нормативными документами;

– обеспечивают своевременную передачу документов в иные структурные подразделения университета, должностным лицам и в иные организации;

– докладывают в отдел документационного обеспечения о ходе выполнения данных им поручений;

– обеспечивают сохранность образующихся в текущем делопроизводстве документов, вплоть до сдачи их в архив университета;

– принимают меры к сокращению объема переписки, не допуская ее по вопросам, которые возможно решить путем личных переговоров или по телефону;

– обеспечивают рациональное использование средств оргтехники, расходование бланков строгой отчетности, служебных бланков и бумаги.

1.5 Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях университета возлагается на работников, назначенных ответственными за эту работу в соответствии с утвержденными должностными инструкциями.

Работники структурных подразделений:

– должны знать основы делопроизводства, правила составления основных видов документов, написания заявлений, анкет, писем и т.д.;

– несут ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, за сохранность находящихся у них служебных документов;

– должны обеспечивать прохождение подготовленных ими документов до исполнителей (отдел документационного обеспечения, управление бухгалтерского учета и финансового контроля, планово-финансовый отдел, учебно-методическое управление и т.д.);

– об утрате документов докладывают руководителю подразделения и сообщают в отдел документационного обеспечения.

1.6 Инструкция предусматривает:

– порядок подготовки, оформления, прохождения распорядительной документации и поручений вышестоящих органов в соответствии с законодательством РФ;

– организацию учета, регистрации, контроля исполнения служебных документов;

– порядок размножения, копирования, тиражирования служебных документов, порядок их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования;

1.7 Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление иных лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается только с разрешения руководства университета.

1.8 Передача служебных документов и их копий лицам, не являющимися работниками университета, допускается с разрешения руководства университета.

1.9 Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем подразделения со структурой университета, установленным порядком работы, Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностной инструкцией.

1.10 При увольнении или перемещении работника, ответственного за ведение делопроизводства, производится передача дел и документов иному назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи документов, который утверждается ректором (проректором).

1.11 Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется по поручению ректора или проректора начальниками структурных подразделений; с другими организациями и частными лицами от имени университета –по письменному поручению ректора – руководителями структурных подразделений (директорами институтов, деканами факультетов, начальниками отделов и т.д.).

1.13 Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого работника университета. Ответственные за делопроизводства структурных подразделений с требованиями Инструкции должны быть ознакомлены под расписку.

1.14 Порядок работы с секретными и другими документами, имеющими гриф ограниченного пользования (для служебного пользования, не для печати, коммерческая тайна, письмами, заявлениями и жалобами граждан и др.) определяется специальными инструкциями.

1.15 Организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.(далее документы), включенные в ОК 011-93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 020000), оформляют согласно ГОСТ Р.6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, в котором установлены:

– состав реквизитов документов;

– требования к оформлению реквизитов документов;

– требования к бланкам документов.


^ 2 ДОКУМЕНТЫ УНИВЕРСИТЕТА


2.1 Деятельность университета обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией университета, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между университетом, другими учреждениями образования и организациями.

2.2 При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии от 6,0/95 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером № 14 через 1,5 межстрочный интервал (для оформления табличных материалов размер шрифта допускается от № 12 до 14 через 1 межстрочный интервал).

2.3 Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы университета, производится на основе документации, образующейся в процессе делопроизводства структурных подразделений.

2.4 Распорядительные документы, поступающие в университет из вышестоящих организаций, доводятся до подведомственных подразделении, посредством:

– издания распорядительных документов, в которых излагается содержание документов вышестоящей организации применительно к задачам университета, и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

– ссылки на наименование, номер и дату документа вышестоящей организации, при издании документов на их основе.

2.5 С целью усовершенствования делопроизводства в университете устанавливаются единые правила оформления документов. Для сокращения количества применяемых форм документов используются унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», а также унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1.


^ 3 ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ


3.1 Документирование управленческой деятельности

3.1.1 Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов различного назначения и вида.

Так, создание учреждения сопровождается созданием организационных документов – учредительного договора, устава, положения; оформлением комплекса документов, сопровождающих государственную регистрацию учреждения как юридического лица.

Деятельность органов управления учреждения, его структурных подразделений и должностных лиц регулируют регламентами, положениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами.

Управленческие решения фиксируют в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией учреждения (приказы, распоряжения, указания).

Заседания коллегиальных органов сопровождаются ведением протоколов.

Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируют с помощью договоров и другой документации, используемой в договорной работе.

Информационный обмен с учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами осуществляют с помощью писем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи, электронной почты, Web-страницы в Интернете.

В учреждении готовят акты, протоколы, отчеты, справки, докладные записки и другие документы.

При оформлении приема, увольнения, перемещения работников, предоставлении отпуска создают кадровые документы (трудовые договоры, приказы по личному составу, заявления, личные карточки и др.)

3.1.2 Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.). При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

3.1.3 Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации – автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, заголовок к тексту, текст, подпись, печать (при необходимости).


^ 3.2 Бланки документов

3.2.1 Документы университета должны оформляться на бланках, иметь комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

3.2.2 Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 – 210х297 мм. и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, 10 мм – правое, по 20 мм – верхнее и нижнее.

3.2.3 Перечень реквизитов документов приведен в приложении 2, схема расположения реквизитов документов представлена в приложении 3.

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

3.2.4 На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

3.2.5 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующую страницы нумеруют. Номера страниц проставляют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

3.2.6 В университете применяются следующие бланки документов:

– бланк письма (образец продольного бланка письма) (приложение 4)

– бланк письма (образец углового бланка письма) (приложение 5);

– бланк должностного лица (приложение 6)

– бланк конкретного вида документа, кроме письма:

– приказа (приложение 7)

– командировочного удостоверения (приложение 8)

3.2.7 Бланки университета оформляются на государственном языке Российской Федерации. Двуязычным в университете является продольный Бланк письма. Наименование организации на башкирском языке располагают слева от наименования организации на русском языке.

3.2.8 Для служебной переписки с организациями: Администрацией Президента РФ, Министерством образования и науки РФ, Федеральным агентством по образованию, Федеральной службой по надзору в сфере образования и другими организациями Москвы и Санкт-Петербурга используется одноязычный (русскоязычный) угловой бланк.

^ 3.3 Правила оформления отдельных реквизитов документов

При подготовке организационно-распорядительных документов сотрудники университета обязаны соблюдать нижеследующие основные требования к составлению и расположению реквизитов.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов в Российской Федерации определен ГОСТом Р 6.30-2003.

Реквизит – обязательный элемент, присущий определенному виду документа.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Бланк придает информации официальный характер.

Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», иным унифицированным формам».

3.3.1 Эмблема организации

Эмблему организации помещают на бланках в соответствии с Уставом университета.

3.3.2 Код организации

Код университета проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.3.3 Основной государственный регистрационный номер организации

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) университета проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.3.4 Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.3.5 Код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 г. № 299.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

3.3.6. Наименование организации – автора документа.

Наименование вуза указывается в точном соответствии с Уставом университета – Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Башкирский государственный педагогический университет им.М.Акмуллы. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием. (ГОУВПО «БГПУ ИМ.М.АКМУЛЛЫ).

Над наименованием организации указывают полное наименование Федерального Агентства по образованию.

3.3.7 Справочные данные об организации

Справочные данные об университете включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты, адрес WEB-страницы в Интернете и другие сведения.

3.3.8 Наименование вида документа

Название документа должно соответствовать его содержанию, табелю унифицированных форм документов университета (приказ, распоряжение, протокол и т.д.).

3.3.9 Дата документа.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом – дата его принятия; для документа, требующего утверждения – дата его утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его происхождением и исполнением, должны быть датированы и подписаны.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны быть оформлены цифровым способом.

Элементы даты приводятся арабскими цифрами, в одну строку, в последовательности: число, месяц, год (если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ним ставится 0); день месяца и месяц – двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 08.09.2009.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера применяется словесно-цифровой способ оформления дат, например, 8 сентября 2009 года.

Место проставления даты на документе зависят от бланка и вида документа.

3.3.10 Регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, место составления документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополнен номером индекса структурного подразделения и индексом дела по номенклатуре.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляют только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения типа «На ваше письмо от __ № ___ сообщаем» и т.п. Сведения о номере и дате переносят с поступившего документа.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.3.11 Адресование документа

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть направлен адресату точно и без неоправданных затрат труда.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресации документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица наименование организации пишут в именительном падеже.

Например:

ГОУВПО «Башкирский государственный университет»

Отдел аспирантуры

При направлении документа должностному лицу, название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата – в дательном. При адресовании должностному лицу инициалы располагаются перед фамилией.

Например:

Ректору ГОУВПО «Башкирский государственный университет»,

профессору М.Х. Харрасову

При адресации документа нескольким однородным организациям их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Деканам факультетов университета, директорам институтов ГОУ ВПО «БГПУ им. М. Акмуллы»


При этом документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если адресатов более четырех. Рекомендуется составлять список рассылки документа.

Полный почтовый адрес указывается в соответствии с почтовыми правилами.

Например:

Редакция газеты «Вечерняя Уфа»

ул. 50-летия Октября, 13,

г. Уфа-79, 450079

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные органы, в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресации документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. При адресовании физическому лицу инициалы располагаются после фамилии.

Например:

Якуповой Л.Я.

ул.Свердлова, д.53/1, кв. 101,

г.Уфа, Кировский р-н,

Республика Башкортостан, 450076

^ 3.3.12 Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждают вышестоящие или межведомственные органы, руководители университета, общественные организации, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, а также некоторые виды актов, протоколов, смет, расценок на проведение работ и оказание услуг приобретают юридическую силу только после их утверждения.

Утверждение документа производится двумя способами:

– проставлением грифа утверждения;

– изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения об институтах, центрах, факультетах, структурных и иных подразделениях университета подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.


УТВЕРЖДАЮ

Ректор ГОУ ВПО «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы»

________________ Р.М. Асадуллин

«____» ______________ 200__год


При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНА

Приказом ректора

ГОУ ВПО «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы»

от 01.09.2008 № 24


УТВЕРЖДЕН

Решением Ученого Совета

ГОУ ВПО «Башкирский государственный педагогический университет им. М. Акмуллы»

от 09.10.2008 № 12


Вносить изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документа и достоверность содержащихся в нем данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документ.

3.3.13 Резолюция

Резолюцией называется реквизит, содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции – это отражение поручения ректора или проректоров университета, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами. Резолюция, как правило, пишется от руки в верхней свободной от текста части первой страницы документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

В состав резолюции должны входить следующие элементы:

Фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата резолюции.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым), ответственность за своевременное и правильное исполнение задания в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Содержание резолюции должно четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. От того, как написано содержание, зависит качество и своевременность исполнения поручения.

^ 3.3.14 Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовки составляются ко всем документам, за исключением распоряжений ректора. Заголовок составляется исполнителем, готовящим документ.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы «О ком?», «О чем?». Например: «Об отмене…», «О выделении…», «О состоянии….» и т.д.

Заголовок, который не должен занимать более пяти строк, располагают под реквизитами бланка, печатают от левой границы текста поля с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, шрифтом № 12, без кавычек, не подчеркивая, точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

При составлении документа на основании унифицированной формы постоянную часть заголовка, входящую в название формы, дополняют переменной информацией, конкретизирующей его содержание.

Заголовок формулируют, как правило, с помощью отглагольных существительных («Об отмене…», «О выделении…», «О назначении…»). Например: Об оказании научно-технической помощи.

Не рекомендуется ограничивать заголовок только указанием объекта (подразделения, лица и т.д.), по поводу которого издается документ, без обозначения характера предписываемых действий (например, «О Н.К.Петрове», «Об отделе кадров» и т.п.).

Заголовок к тексту документа должен согласовываться в падеже с наименованием вида документа. Например: Акт (чего?) приема-передачи дел. Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

Если в тексе отражено несколько вопросов, заголовок необходимо формулировать обобщенно. В необходимых случаях в документах большого объема составляют подзаголовки. При этом нежелательно использовать конструкции со словом «Вопросы» (например, «Вопросы ревизионной комиссии»). Заголовок должен более четко определять содержание документа, например: «О проведении конкурса на лучшую научную работу студентов».

Заголовок составляет исполнитель к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не указывать.

Расстояние между заголовком и текстом должно быть равно трем межстрочным интервалам. Расстояние между заголовками раздела и подраздела – полтора-два межстрочных интервала или равно межстрочному интервалу, используемому в основном тексте.

^ 3.3.15 Текст документа

На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведут на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках в составе Российской Федерации ведут также на государственных языках данных республик.

Договоры, соглашения и иные международные акты, заключаемые от имени Российской Федерации, оформляют на русском языке и на языке другой договаривающейся стороны, либо на иных языках по взаимной договоренности сторон.

3.3.15.1 Тексты документов могут быть оформлены в виде таблицы, текста или в виде соединения структур.

3.3.15.2 Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различные толкования.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова – «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например «применяют», «указывают» и т.п.

В тексте документа не допускаются:

– применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

– применять для одного и того же понятия различные научные термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

– применять произвольные словообразования;

– применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии и соответствующими государственными стандартами. Например, перечень допускаемых сокращений слов в библиографической записи установлен в ГОСТ 7.12-93.

3.3.15.3 Таблицы применяют для лучшей наглядности. Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей. При переносе части таблицы на ту же или другие страницы название помещают только над первой частью таблицы.

Таблицы следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией.

На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует печатать слово «таблица» с указанием ее номера.

Заголовки граф и строк таблицы печатают с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Слово «Таблица» указывают один раз справа над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием номера таблицы.

Нумерация граф таблицы арабскими цифрами допускается в тех случаях, когда в тексте документа имеются ссылки на них, при делении таблицы на части, а также при переносе части таблицы на следующую страницу.

3.3.15.4 Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты.

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и напечатанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точку не ставят. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного и нескольких пунктов.

Если раздел (или подраздел) состоит из одного пункта, его также нумеруют.

Если текст документа подразделен только на пункты, их нумеруют порядковыми номерами в пределах документа.

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставить скобку. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставить скобку, а запись производить с абзацного отступа, как показано в примере.

Пример:

а) ___________________

б) ___________________

1)

2)

в) ___________________

Каждый пункт, подпункт и перечисление начинают с абзацного отступа.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) учреждений, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству учреждения, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили», «постановляют»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности учреждений, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

3.3.15.5 В письмах используют следующие формы изложения:

– от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

– от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «БГПУ им. М. Акмуллы» считает возможным»).

3.3.16 Оформление приложений к документу

Строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Приложения к документу могут быть трех видов:

– приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приложения к нормативным актам);

– приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

– приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами:

Приложение 1 Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2 Смета расходов... на 2 л. в 3 экз.

Если приложение в свою очередь имеет приложение, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение: Договор от 08 сентября 2007 года № 24 и приложение к нему, всего на 17 стр.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения оформляются на стандартных листах с необходимыми реквизитами (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т. д.).

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу ставится отметка с указанием названия распорядительного документа, его дата и номер.

Например:

Приложение № 1

к приказу Росархива

от 08.10.2007 № 623





оставить комментарий
страница1/8
Дата22.09.2011
Размер1.52 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3   4   5   6   7   8
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Загрузка...
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх