Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)» icon

Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)»



Смотрите также:
Конспект лекций Для студентов, обучающихся по специальности 150103. 65 «Теплофизика...
Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего...
Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном...
Гигиеническая оценка хозяйственно-питьевого водоснабжения населения Республики Алтай 14. 02...
«Санкт-Петербургский государственный технологический институт (технический университет)»...
«Санкт-Петербургский государственный технологический институт (технический университет)»...
Разработка технологических решений по переработке высокопарафинистых нефтей (на примере...
Правила внутреннего распорядка в государственном образовательном учреждении высшего...
«Сибирский государственный технологический университет»...
Новые гетероциклические структуры на основе папаверина 02. 00. 03 органическая химия...
Положение о составе и требованиях к учебно-методическим комплексам дисциплин в государственном...
«Северо-Кавказский государственный технический университет»...



страницы: 1   2   3   4
вернуться в начало
скачать

^ 7. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Оперативное хранение документов

7.1.1. С момента создания и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела с исключением доступа к ним посторонних лиц.

7.1.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

7.1.3. Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится только с разрешения руководства. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

7.1.4. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора университета с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

    1. Подготовка документов к передаче в архив



7.2.1. Для обеспечения сохранности документов в СКГМИ (ГТУ) создан архив.

В своей деятельности архив университета руководствуется нормативными и методическими документами Национального архива Республики Северная Осетия-Алания, положением об архиве университета.

7.2.2. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу в течение 1 года остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в архив по акту (Приложение 8). Акт составляется в двух экземплярах.

7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по Акту (Приложение 9, 10). Акт составляется в двух экземплярах.

7.2.4. Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

^ 7.3. Экспертиза ценности документов


7.3.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в университете создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК университета, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается ректором.

7.3.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел университета, Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения, путем постраничного просмотра дел.

7.3.4. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению документов утверждаются ректором университета.

7.3.5. После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются архивом в конторы по заготовке вторичного сырья или уничтожаются.

^ 7.4. Оформление дел

7.4.1. Дела университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

7.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку и переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа - заверителя дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

- оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не переплетаются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

      1. Дела постоянного и долговременного хранения подшиваются в твердую обложку в 3-4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления должны быть удалены из дел.

7.4.4. Листы в деле (за исключением листов-заверителей и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой (порядковой) нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным карандашом.

7.4.5. Количество листов в деле, особенности дела, а также все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов, замена подлинных документов на копи) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

7.4.6. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме (Приложение 7).

Заголовок дела на обложке должен соответствовать включенным в номенклатуру дел заголовкам. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложке дела указываются дата начала и дата окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за ... годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц, год. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

На обложке проставляется номер дела по описи.

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дела дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, темными светостойкими чернилами или тушью.


^ 7.5. Составление описей дел


7.5.1. На завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, архивом университета ежегодно составляются описи установленной формы и сдаются в Национальный архив Республики Северная Осетия-Алания.

7.5.2. Перед внесением в опись проверяется наличие дел в соответствии с номенклатурой дел. В случае отсутствии дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. В противном случае составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел в архив университета.

7.5.3. Описи дел составляются по установленной форме в 2 экземплярах и представляются в архив университета вместе с передаваемыми на хранение делами.

7.5.4. При передаче дел из структурного подразделения в архив в конце каждого экземпляра описи проставляется цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, подписи сотрудников, осуществлявших прием-передачу дел, указывается дата.

7.5.5. При составлении описи необходимо руководствоваться следующими правилами:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации в описи валовой;

- систематизация дел в описи структурного подразделения должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим организациям со ссылкой на акт, о наличии копий и т.п.

7.5.6. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается количество дел (цифрами и прописью), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи; оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

7.5.7. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем подразделения. Сводную опись университета утверждает ректор.

^ 8. ПЕЧАТАНИЕ И ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ


8.1. Печатание и тиражирование внутренних документов, а также документов, подлежащих регистрации в организационно-контрольном управлении (служебные письма), осуществляется структурными подразделениями.

8.2. Печатание и тиражирование приказов по основной деятельности университета осуществляется организационно-контрольным управлением.

Печатание и тиражирование приказов по личному составу осуществляется управлением кадров.

Печатание и тиражирование приказов по составу студентов осуществляется организационно-контрольным управлением.

8.3. Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной деятельности вуза. Тиражирование документов с грифом "Для служебного пользования" производится спецотделом.

Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях возлагается на руководителей.


^ 9. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ


9.1. Изготовление печатей и штампов производится в порядке, установленном Министерством внутренних дел Российской Федерации.

9.2. Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланков, трудовые книжки. Учет ведется в специальных журналах соответствующих служб.

9.3. Выдача печатей, штампов, бланков производится под роспись в соответствующих журналах учета.

Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их нумеруются, прошиваются и опечатываются.

9.4. Печати, штампы, бланки и трудовые книжки должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими.

9.5. Лица, ответственные за хранение печатей с изображением Государственного герба, назначаются приказом ректора университета.

9.6. Заявки на изготовление печатей и штампов подаются структурными подразделениями на имя ректора университета. В заявках должны быть указаны сведения о применении печатей и штампов, описание каждой печати (штампа).

9.7. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение гербовой печати специально предусматривается нормативными актами.

  • Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объек­тов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликви­дации структурных подразделений, предприятий и т.д.).

  • Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабже­нии, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

  • Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капи­тальное строительство; на проведение научно-исследовательских, про­ектно-конструкторских и технологических работ;

  • Инструкции (правила) ( должностные; по документационному обеспече­нию управления; технике безопасности; внутреннего трудо­вого распорядка и т.д.).

  • Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологиче­ского проектирования; численности работников и т.д.).

  • Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-ис­следовательских работах и т.д.).

  • Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; ти­повых документов, образующихся в деятельности университета, струк­турных подразделений и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.).

  • Планы (учебные, производственные; строительно-монтажных, про­ектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения но­вой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-тех­нического совета, ученого совета и т.д.).

  • Положения (о структурном подразделении; премировании, стипендиаль­ном обеспечении и т.д.).

  • Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.).

  • Расценки на производство работ:

  • Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помеще­ний, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

  • Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, техниче­ские условия).

  • Структура и штатная численность.

  • Тарифные ставки.

  • Формы унифицированных документов.

  • Штатные расписания и изменения к ним.

  • Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования; выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

  • Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, веде­ние дел в арбитраже и т.д.).

  • Договоры (об обучении, материальной ответственности, поставках, под­рядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

  • Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капи­тальное строительство; технические и т.д.).

  • Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

  • Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.)

  • Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, на­правляемые в высшую аттестационную комиссию.

  • Исполнительные листы.

  • Командировочные удостоверения.

  • Нормы расхода на драгоценные металлы.

  • Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право со­вершения финансово-хозяйственных операций.

  • Письма гарантийные (на оплату, выполнение работ, услуг)

  • Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные; свод­ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

  • Положения о структурных подразделениях.

  • Протоколы (согласования планов работ; выдвижения народных заседа­телей и т.д.).

  • Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

  • Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку специалистов с полным и частичным возмещением затрат; на кальку­ляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.).

  • Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюд­жетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

  • Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

  • Титульные списки.

  • Штатные расписания и изменения к ним.

9.8. Печати с наименованиями университета, а также их структурных подразделений (не гербовые) ставятся на размноженных экземплярах распорядительных документов, не воспроизводящих факсимильную подпись подлинника; на копиях документов, направляемых в другие учреждения; на справках по вопросам трудовой деятельности, зарплаты и т.п.

9.9. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

9.10. Изготовление разного вида бланков производится в типографии университета через организационно-контрольное управление по заказам структурных подразделений.

9.11. Ответственность за правильное хранение и использование бланков возлагается на руководителей структурных подразделений и должностных лиц, отвечающих за делопроизводство.

9.12. Уничтожение бланков, печатей и штампов производится по акту с отметкой в соответствующих журналах учета.

9.13. Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.


Приложение 3

к инструкции по делопроизводству


Приложение 4

к инструкции по делопроизводству


Приложение 5

к инструкции по делопроизводству

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего образования

«Северо-Кавказский горно-металлургический институт

(государственный технологический университет)»


ПРОТОКОЛ

«____»__________2010 г. № ___________


г. Владикавказ, РСО-Алания


Заседания (наименование)


Председатель – И.О.Ф.

Секретарь – И.О.Ф.

Присутствовало: И.О.Ф. (по алфавиту).


^ ПОВЕСТКА ДНЯ:


1. ….. (Доклад И.О.Ф.)

2. …... (Информация И.О.Ф.)


1.СЛУШАЛИ:


ВЫСТУПИЛИ:


ПОСТАНОВИЛИ:


2.СЛУШАЛИ:


ВЫСТУПИЛИ:


ПОСТАНОВИЛИ:


Председатель Подпись И.О.Ф.


Секретарь Подпись И.О.Ф.


Приложение 6

к инструкции по делопроизводству

УТВЕРЖДАЮ:

Ректор СКГМИ (ГТУ), профессор

___________В.С.Вагин

«____»__________201... г.


Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего образования

«Северо-Кавказский горно-металлургический институт

(государственный технологический университет)»


^ П О Л О Ж Е Н И Е ОБ ОТДЕЛЕ



  1. 1. Общие положения

1.1.

1.2.

1.3.

2. Основные задачи

2.1.

2.2.

2.3.

3. Функции

3.1.

3.2.

3.3.

4. Права

4.1.

4.2.

4.3.

5. Ответственность

5.1.

5.2.

5.3.

6. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями

6.1.

6.2.

6.3.


Начальник отдела И.О.Ф.


Согласовано:

Проректор по полномочиям И.О.Ф.

Начальник правового отдела И.О.Ф.

Приложение 7

к инструкции по делопроизводству

Код госархива____________

Код учреждения__________

Н
_____________________

_____________________

_____________________
ациональный архив РСО-Алания .


_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________

(наименование государственного архива)


__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(наименование учреждения и структурного подразделения)


ДЕЛО № _________ том №_________


__________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок дела)


_______________________________________________________________

(дата)

Ф.№______________________

Оп.№_____________________

Д.№______________________

На_________листах

Хранить__________


Приложение 8

к инструкции по делопроизводству


Федеральное агентство по образованию

Северо-Кавказский

горно-металлургический институт

(государственный технологический

университет)

ул. Николаева, 44, г.Владикавказ, РСО-Алания


УТВЕРЖДАЮ

^ ПРОРЕКТОР СКГМИ (ГТУ)


____________ А.Г.Моураов

« »_________ 2010 г.

(наименование структурного подразделения)

А К Т

________________№__________

г. Владикавказ, РСО-Алания


О передаче документов (постоянного)

длительного (свыше 10 лет) хранения

_________________________________

(наименование структурного подразделения)


Составлен комиссией:

Председатель - — И.О.Ф.

Члены комиссии: руководитель подразделения – И.О.Ф.

ответственный за хранение – И.О.Ф.


На основании номенклатуры дел

_________________________________________________________________

(структурное подразделение)

отобраны к передаче в архив университета следующие документы:




п/п

Заголовок дела

Дата дела или крайние даты дел

Индекс дела по номенклатуре

Срок хранения, статья по перечню

Кол-во листов

1

2

3

4

5

6




















Акт составлен в 2-х экземплярах :

1-й экземпляр - в архиве,

2-й экземпляр – в структурном подразделении.


Председатель комиссии ___________ И.О.Ф.

Члены комиссии:

Руководитель подразделения ___________ И.О.Ф.

Ответственный за делопроизводство

в структурном подразделении И.О.Ф.


Приложение 9

инструкции по делопроизводству


Федеральное агентство по образованию

Северо-Кавказский

горно-металлургический институт

(государственный технологический

университет)

ул. Николаева, 44, г.Владикавказ, РСО-Алания


УТВЕРЖДАЮ

^ ПРОРЕКТОР СКГМИ (ГТУ)


____________ А.Г.Моураов

« »_________ 2010 г.

Кафедра_______________________

(наименование кафедры)

А К Т

________________№__________

г. Владикавказ, РСО-Алания


Об уничтожении контрольных

и курсовых работ (проектов) по кафедре

__________________________________

(наименование кафедры)

в связи с истечением срока хранения


Основание: номенклатура дел, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

Составлен комиссией:

Председатель - - И.О.Ф.

Члены комиссии: зав. кафедрой – И.О.Ф.

ответственный за хранение – И. О.Ф.




Ф.И.О. студента

Наименование, вид работы

Специаль-ность, курс

Срок хранения, статья по перечню

Дата защиты работ (месяц, год)

Дата уничтоже-ния (месяц, год)

1

2

3

4

5

6

7























Акт составлен в 2-х экземплярах :

1-й экземпляр - в архиве,

2-й экземпляр – в структурном подразделении.


Председатель комиссии ___________ И.О.Ф.

Члены комиссии: Зав. кафедрой____________ И.О.Ф.

Ответственный за хранение И.О.Ф.


Приложение 10

к инструкции по делопроизводству


Федеральное агентство по образованию

Северо-Кавказский

горно-металлургический институт

(государственный технологический

университет)

ул. Николаева, 44, г.Владикавказ, РСО-Алания


УТВЕРЖДАЮ

^ ПРОРЕКТОР СКГМИ (ГТУ)


____________ А.Г.Моураов

« »_________ 2010 г.

А К Т

________________№__________

г. Владикавказ, РСО-Алания


О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

__________________________________

(наименование структурного подразделения)

в связи с истечением срока хранения

Составлен комиссией:

Председатель - - И.О.Ф.

Члены комиссии: руководитель подразделения – И.О.Ф.

ответственный за хранение – И. О.Ф.

На основании номенклатуры дел, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

___________________________________________________________________________

(структурное подразделение)

отобраны к уничтожению как утратившие практическое значение следующие документы:



п/п

Заголовок дела

Дата дела или крайние даты дел

Индекс дела по номенклатуре

Срок хранения, статья по перечню

Дата уничтожения (месяц, год)

1

2

3

4

5

6




















Итого ___________________ ед. хр. за ___________________________________ годы

В присутствии членов комиссии измельчено и сдано в утилизацию.


Акт составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр - в архиве,

2-й экземпляр – в структурном подразделении.


Председатель комиссии _____________ И.О.Ф.

Члены комиссии:

Руководитель подразделения _____________ И.О.Ф.

Ответственный за делопроизводство

в структурном подразделении ______ И.О.Ф.


Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству в СКГМИ (ГТУ)


Порядок
подготовки и принятия
организационно-распорядительных документов СКГМИ (ГТУ)
и контроля за их выполнением.



^ 1. Общие положения.

1.1 По вопросам своей компетенции, установленной законодательством РФ и Республики Северная Осетия-Алания ректор СКГМИ (ГТУ) издает организационно-распорядительные документы.

1.2 Организационно-распорядительные документы ректора СКГМИ (ГТУ), изданные в пределах его компетенции, обязательны к исполнению всеми структурными подразделениями и сотрудниками университета.

1.3 В случае отсутствия ректора (болезнь, командировка и т.д.) или невозможности исполнения им должностных обязанностей его полномочия осуществляет первый проректор - проректор по учебной работе. При отсутствии первого проректора - проректора по учебной работе обязанности ректора исполняет проректор, которому делегированы полномочия ректора университета. В этом случае, как правило, издаётся соответствующий приказ о наделении должностного лица полномочиями ректора.

1.4 Ректор университета может передать проректорам право подписи по части организационно- распорядительных документов (по вопросам, находящимся в пределах их ведения согласно распределенных между проректорами обязанностей).


^ 2. Виды организационно-распорядительных документов.

2.1 Организационно-распорядительными документами СКГМИ (ГТУ) являются нормативно-правовые акты в виде приказов и распоряжений.


Приказ - нормативно-правовой акт, издаваемый ректором СКГМИ (ГТУ) для решения основных и оперативных задач, стоящих перед СКГМИ (ГТУ). Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора СКГМИ (ГТУ) в случае его отсутствия.

Приказы должны оформляться на бланке СКГМИ (ГТУ) и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".


Распоряжение - это распорядительный документ, издаваемый ректором или проректорами СКГМИ (ГТУ) по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью СКГМИ (ГТУ) (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказ.

По содержанию приказы и распоряжения делятся на два вида:

  • по основной деятельности;

  • по личному составу.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса, физического развития и т.п.

В приказах по личному составу решаются кадровые вопросы: приём на работу и увольнение, перемещение по службе, вопросы заработной платы, материального стимулирования и т.д.

Делопроизводство по кадровым вопросам осуществляет управление кадров и спецработы. Выпуск, согласование и тиражирование приказов по основной деятельности осуществляет организационно-контрольное управление. В случаях, нетерпящих отлагательства, организационно-контрольное управление полномочно осуществлять выпуск приказов по личному составу с передачей оригинала приказа и всех сопроводительных документов после его подписания в управление кадров и спецработы.


3. Порядок оформления организационно-распорядительных документов

3.1 Основанием для подготовки и принятия организационно-распорядительных документов являются:

  • перспективные и текущие планы работы университета;

  • предписания органов государственной власти и управления;

  • ранее принятые организационно-распорядительные документы университета;

  • решения учёного совета;

  • поручения ректора университета;

  • поручения проректоров в части вопросов, находящихся в их компетенции.

3.2 Подготовка проектов организационно-распорядительных документов осуществляется работниками структурных подразделений университета по поручению руководства или по собственной инициативе. Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание ректором, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, проректоры, сферы деятельности которых затрагивает данный приказ. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют руководители управления бухгалтерского учёта и контроля и управления экономики.

3.3 Ответственность за подготовку проекта документа в целом несет проректор, в службу которого входят исполнители проекта документа.

3.4 Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем постановление, распоряжение).

3.5 Текст организационно - распорядительного документа содержит констатирующую и распорядительную части.

3.5.1 Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (пишется вразрядку строчными буквами). При наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю». После слова «приказываю» ставится двоеточие.

3.5.2 Распорядительная часть документа состоит из пунктов; для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты.

Пункты группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа (хронологически и логически).

Пункт может быть:

а) утверждающим или назначающим. Такой пункт начинается глаголом неопределенной формы (утвердить, назначить, согласовать и т.п.) и содержит:

  • полное и точное наименование утверждаемого документа или полное и точное наименование занимаемой должности;

  • фамилию, имя, отчество назначаемого лица;

  • полное и точное наименование структурного подразделения и должности, на которую осуществляется назначение.

б) содержащим поручение. Такой пункт, содержащий поручение (задание), начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (обязать, поручить, указать и т.п.) и содержит:

  • точное и полное наименование структурного подразделения - исполнителя и фамилию руководителя;

  • срок выполнения задания (поручения);

  • конкретное задание (поручение) исполнителю.

в) контрольным. Организационно-распорядительный документ должен содержать последний пункт с поручением о контроле за выполнением документа, указанием должности и фамилии должностного лица, на которое возложен контроль по исполнению документа в целом.

Исключение составляют организационно-распорядительные документы, носящие характер длительного (постоянного) действия, и по своему содержанию не требующие контроля за выполнением документа.

3.6 Приложения к организационно-распорядительному документу, должны быть в обязательном порядке подписаны руководителем структурного подразделения – исполнителя.

Если приложение определяет размер, срок и порядок финансирования, то кроме руководителя структурного подразделения оно должно быть обязательно подписано начальником управления бухгалтерского учёта и контроля.


^ 4. Порядок согласования.


4.1 Проект организационно-распорядительного документа готовится исполнителями в бумажном и электронном вариантах.

4.2 По окончании процесса подготовки и согласования проекта организационно-распорядительного документа, исполнитель представляет в сектор общего делопроизводства организационно-контрольного управления:

а) распечатанный вариант проекта документа, соответствующий Инструкции по делопроизводству в СКГМИ (ГТУ);

б) записанный на дискете электронный аналог текста проекта организационно-распорядительного документа.

4.3 Все этапы работы с организационно-распорядительными документами после их согласования производятся через сектор общего делопроизводства организационно-контрольного управления (регистрация проекта документа, перенесение проекта документа на бланк, согласование окончательного текста организационно-распорядительного документа, регистрация подписанного документа, рассылка, архивирование документа).

4.4 Сектор общего делопроизводства ОКУ регистрирует проект организационно-распорядительного документа в день поступления путем внесения записи в журнал регистрации проектов и проставления даты поступления проекта. Электронный аналог проекта документа переписывается на жесткий диск (имя файла - регистрационный номер проекта).

4.5 Передача согласованного проекта документа для утверждения ректором университета осуществляется сектором общего делопроизводства в день поступления документа.

4.6 В том случае, если исполнитель приходит к выводу о нецелесообразности дальнейшего согласования и принятия организационно-распорядительного документа, решение об исключении этого проекта из журнала регистрации принимается ректором или проректором, курирующим структурное подразделение исполнителя проекта документа, о чем проставляется соответствующая запись на проекте документа.

4.7 Проект организационно-распорядительного документа должен быть согласован в обязательном порядке:

а) Первая согласующая инстанция - должностные лица структурных подразделений, указанные в проекте документа в качестве исполнителей. Согласование производится на предмет подтверждения возможности выполнения задания (поручения) в объеме и сроки, предлагаемые в проекте документа.

в) Вторая согласующая инстанция - проректор, курирующий структурное подразделение, отвечающее за подготовку проекта документа.

г) Третья согласующая инстанция - юрисконсульт, принимающий решение о соответствии проекта документа действующему законодательству, законам РФ и РСО-А.

д) Если проект организационно-распорядительного документа требует дополнительного внутреннего или внешнего согласования (например, по финансовым вопросам), перечень должностных лиц, виза которых обязательна, определяет ректор СКГМИ (ГТУ) или проректор, курирующий соответствующее направление, о чём ими делается соответствующая запись на проекте приказа (резолюция).

4.8 Сроки согласования проектов организационно-распорядительных документов для всех согласующих инстанций не должны превышать – 1-го рабочего дня с момента поступления проекта на согласование. Для документов, которые требуют дополнительного изучения – в течение 3-х дней со дня поступления;

По распоряжению ректора в отдельных случаях могут быть установлены иные сроки согласования организационно-распорядительных документов.

4.9 Если проект организационно-распорядительного документа требует коллегиального обсуждения, то по инициативе проректора, курирующего структурное подразделение, созывается специальное совещание с участием всех согласующих сторон. Совещание проводится под председательством инициатора созыва совещания, либо, по его поручению, руководителем структурного подразделения - исполнителя.

Проект организационно-распорядительного документа рассылается всем участникам совещания не позднее, чем за 3 дня до даты его проведения. По итогам совещания составляется протокол. Ответственность за ведение протокола возлагается на руководителя структурного подразделения - исполнителя проекта организационно-распорядительного документа.

Протокол должен содержать:

  • дату, время проведения совещания;

  • список присутствующих на совещании;

  • повестку дня (указание наименования проекта организационно-распорядительного документа, вынесенного на обсуждение и согласование);

  • принятое решение (согласовать, единогласно, без дополнений и изменений, с дополнениями и изменениями, наличие особого мнения);

  • подпись председательствующего и секретаря совещания.

Если в проект документа предлагается внести замечания по его содержанию, все принятые изменения и дополнения фиксируются в протоколе совещания и вносятся в проект документа руководителем структурного подразделения - исполнителя. Протокол совещания прилагается к проекту документа.

4.10. При нарушении сроков согласования документа, должностное лицо, допустившее нарушение одновременно с проектом документа представляет на имя ректора докладную записку с объяснением причин нарушения.

4.11. Замечания к проекту организационно-распорядительного документа делятся на:

а) замечания по форме составления документа;

б) стилистические или незначительные замечания, не меняющие сути документа;

в) принципиальные замечания, существенно меняющие смысл и/или содержание имеющихся в документе поручений.

4.12. Приведение формы проекта организационно-распорядительного документа к предъявляемым требованиям ГОСТа и настоящего Порядка осуществляет организационно-контрольное управление.

4.13. Внесение в проект организационно-распорядительного документа стилистических или незначительных, не меняющих сути документа изменений, не влечет за собой повторного согласования замечания автором. В этом случае руководитель структурного подразделения - исполнителя самостоятельно определяет целесообразность внесения в проект организационно-распорядительного документа таких замечаний.

Все замечания согласующих инстанций к проекту организационно-распорядительного документа излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту документа.

4.14. Принципиальные замечания, существенно меняющие смысл и/или содержание имеющихся в документе поручений, вносятся ответственными исполнителями в текст документа, и через ОКУ передаются для повторного согласования в срок не более 2-х дней.

В том случае, если исполнитель настаивает на своем варианте решения вопроса, то к проекту документа прилагается служебная записка за его подписью с обоснованием своей позиции.


^ 5. Подписание организационно-распорядительных документов.

5.1 Подготовленный и согласованный в соответствии с настоящим Порядком проект организационно-распорядительного документа поступает в сектор общего делопроизводства ОКУ, который осуществляет его перенос на фирменный бланк установленного образца в день его поступления, согласует с юрисконсультом, начальником ОКУ, при необходимости с другими должностными лицами университета, и передает на подпись ректору или уполномоченному им проректору вместе со всеми материалами, собранными в процессе согласования.

Визирование организационно-распорядительного документа производится на оборотной стороне первого листа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в СКГМИ (ГТУ).

5.2. Ректором или уполномоченным им проректором подписывается первый экземпляр организационно-распорядительного документа, изготовленный на бланке.

В случае наличия пункта о финансировании документ подписывается в 2-х экземплярах на бланках, второй подлинный экземпляр - для бухгалтерии университета.


^ 6. Регистрация и рассылка организационно-распорядительных документов.


6.1. Организационно-распорядительные документы после их подписания ректором или уполномоченным им проректором вместе с прилагаемыми документами передаются в сектор общего делопроизводства, где они регистрируются в тот же день. Документ считается принятым к исполнению только после его регистрации.

6.2. Регистрация организационно-распорядительных документов производится в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в СКГМИ (ГТУ).

6.3. Подписанные документы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком рассылки в течение 3-х дней с момента регистрации. Рассылка осуществляется сектором общего делопроизводства, по реестру, как правило, под подпись.

6.4. Внесение исправлений в подписанные и зарегистрированные организационно-распорядительные документы запрещено за исключением орфографических и технических ошибок. Исправление орфографических и технических ошибок в организационно-распорядительном документе может быть произведено только с разрешения должностного лица, подписавшего данный документ.

6.5. Первый экземпляр подписанного организационно-распорядитель-ного документа хранится в организационно-контрольном управлении, по истечении срока хранения документы передаются в архив в соответствии с номенклатурой дел.


^ 7. 0рганизация контроля за подготовкой, исполнением и
продлением контрольных сроков выполнения
организационно-распорядительных документов.



7.1 Контроль осуществляется на всех этапах работы с организационно-распорядительными документами.

7.1.1. Контроль по содержанию проекта документа, соблюдению порядка и правил оформления проекта документа осуществляет руководитель структурного подразделения, готовящего проект документа.

7.1.2. Контроль на соответствие проекта документа Конституции РФ, действующему законодательству РФ и РСО-А осуществляет юрисконсульт СКГМИ (ГТУ).

7.1.3. Контроль за соблюдением порядка и сроков согласования проектов организационно-распорядительных документов, а также соответствием проекта документа требованиям главы 3 настоящего Порядка осуществляет организационно-контрольное управление.

7.1.4. Контроль по срокам, полноте и точности выполнения организационно-распорядительных документов осуществляет должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом и организационно-контрольное управление.

7.1.5. Контроль за продлением контрольных сроков исполнения документов осуществляет организационно-контрольное управление по информации, предоставляемой должностным лицом, на которое возложен контроль за выполнением документа в целом.

7.2. Учет и своевременный сбор информации по срокам, полноте и точности исполнения документов, а также необходимости продления контрольных сроков исполнения документов, возлагается на руководителей структурных подразделений, ответственных за исполнение документа.

7.3. При наступлении срока выполнения документа должностное лицо, на которое возложен контроль за выполнением документа в целом, направляет должностному лицу, поставившему документ на контроль и в ОКУ служебную записку – отчет о выполнении документа. Отчет, в случае его принятия, является основанием для снятия организационно - распорядительного документа с контроля, как выполненного.

7.4. За 3 дня до наступления установленного в документе контрольного срока ОКУ направляет должностному лицу (лицам), указанному в документе в качестве исполнителя (исполнителей) напоминание.

Информация о допущенных нарушениях еженедельно предоставляется ректору СКГМИ (ГТУ).

7.5. Для документов, в которых есть указание на конкретный срок (дату) исполнения, но по объективным причинам, не выполненным своевременно, продление контрольных сроков выполнения документов осуществляется должностным лицом, поставившим документ на контроль. Продление контрольных сроков может осуществляться неоднократно, но на общий срок не более 1 месяца.

7.6. Организационно-распорядительные документы снимаются с контроля ОКУ как выполненные на основании служебной записки должностного лица, на которое возложен контроль по документу в целом.

7.7. ОКУ по поручению ректора организует проверку предоставленных служебных записок, объясняющих причины необходимости продления или отмены организационно-распорядительных документов, а также на предмет качества их выполнения. По итогам проверки оформляется справка.


^ 8. Отмена действующих организационно-распорядительных документов.


8.1. Отмена действующего организационно-распорядительного документа осуществляется подготовкой нового организационно-распорядительного документа, соответствующего по виду документа предыдущему.

8.2. В том случае, если документ исключает действие ранее принятого по этому вопросу документа или вносит изменения (дополнения) в его содержание, в документе указывается факт его отмены с указанием момента наступления этого факта (со дня подписания или с конкретной установленной даты).

8.3. Проект организационно-распорядительного документа, исключающий действия ранее принятого по этому вопросу документа, готовит и согласовывает структурное подразделение – исполнитель первоначального варианта документа.


9. Ответственность.


9.1. На всех этапах работы с организационно-распорядительными документами должностные лица, принимающие участие в подготовке и выполнении организационно-распорядительных документов несут ответственность за:

  • своевременность и правильность подготовки проекта документа;

  • соответствие проекта действующему законодательству;

  • соответствие проекта требованиям к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003) и правилам оформления, утвержденным разделом 3 настоящего Порядка;

  • за качество и полноту подготовки проекта документа;

  • соблюдение сроков и порядка согласования проекта документа, утвержденных разделом 4 настоящего Порядка;

  • соблюдение сроков и качества (полнота и точность) выполнения предписанных организационно-распорядительным документом заданий (поручений);

  • продление контрольных сроков выполнения организационно-распорядительных документов.

9.2. Решение о применении дисциплинарных и иных мер воздействия к должностному лицу, допустившему нарушение, принимает ректор университета.

Привлечение к ответственности осуществляется в порядке, определяемом действующим законодательством и внутренними нормативными актами.

^ Схема организации работы с документами в СКГМИ (ГТУ)


*

*

*

*

*

*

*

*


Знаком «*» отмечены участки, находящиеся в ведении ОКУ. Маршрутизация осуществляется руководством СКГМИ (ГТУ), остальные участки – исполнителями.


Приложение 12

к инструкции по делопроизводству


ПЕРЕЧЕНЬ

индексов структурных подразделений СКГМИ (ГТУ)




оставить комментарий
страница3/4
Дата22.09.2011
Размер0,87 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх